John Freddy Martinez Hernández

5 errores comunes al elaborar el presupuesto anual de la empresa

Un presupuesto anual es un plan operaciones y recursos de una empresa, que
se formula para lograr en un año los objetivos propuestos y se expresa en
términos monetarios. También se define como un plan integrador y coordinador
que expresa en términos financieros las operaciones y recursos que forman
parte de una empresa en un periodo de tiempo de un año, con el fin de lograr
los objetivos fijados por la alta gerencia. Al decir integrador nos referimos a que
toma en consideración todas las áreas y actividades de la empresa.
La elaboración del presupuesto anual de la empresa es esencial para su
rentabilidad, pues una mala planeación tendría graves consecuencias; Cuando
la empresa se plantea objetivos debe tener un plan de cómo financiar los pasos
que deba dar para alcanzarlos. Esto es la planeación financiera que debe
acompañar a la estratégica e incluye la elaboración de presupuestos.
Uno de los objetivos más importantes del presupuesto es determinar los
ingresos que se pretenden obtener, así como los gastos que se van a producir.
Esta información debe elaborarse en la forma más detallada posible. Sin
embargo, no es suficiente con planificar los ingresos y gastos del año, sino que
la empresa debe planear de igual manera los recursos necesarios para realizar
sus planes de operación. Diversas herramientas de software y programas de
gestión pueden ser una ayuda muy útil para la elaboración de unos
presupuestos.

Sin embargo, hay errores muy comunes que pueden echar por tierra cualquier
buen proyecto de presupuesto y, por tanto, evitar que se alcancen las metas
empresariales. Como lo son:
 No alinear el presupuesto elaborado con la planeación estratégica de la
empresa
 Manejar un presupuesto que no corresponda con los objetivos que se
haya planteado la organización a corto, mediano o largo plazo es un
desperdicio de esfuerzos.
 Hacer proyecciones de ventas erróneas
 Calcular mal los costos de producción y de ventas
 Planear y manejar el presupuesto desde los niveles superiores
 No darle seguimiento
El presupuesto es un planteamiento de cómo se utilizarán los recursos, pero, y
si se pronostica mal los ingresos por ventas, como se podrá saber de dónde
vendrán los recursos, es por ello que el pronóstico de ventas debe basarse en
los datos históricos, cierto; pero también se deben tomar en cuenta factores
como tendencias de consumo e inflación.
Aspectos como la oferta y la demanda de los insumos, las variaciones de
precios de los servicios o los desafíos de la administración de recursos
humanos afectan a los gastos generales y a la rentabilidad de la empresa.
Cada área de la empresa debe definir sus metas y los recursos que necesitará,
así que deberá tener una voz en la elaboración y control de su propio
presupuesto. De lo contrario, se daría una desarticulación financiera total y no
se cumplirían los objetivos empresariales generales.
El presupuesto ayuda a la gestión de los recursos, pero también puede servir
como una herramienta para optimizar el uso de los mismos detectando
oportunidades de ahorro y de eliminación de malas prácticas. Como
proyección, el presupuesto puede ser certero o no, así que lo correcto es darle
seguimiento y ajustarlo periódicamente a las realidades que enfrente la
empresa, tanto en el área de costos como de ventas.
Un presupuesto bien hecho estará dirigido a que cada una de las áreas de la
empresa contribuya a la consecución del objetivo global. Al definir el
presupuesto anual como un plan coordinador, queremos decir que los planes
para varios de los departamentos de la empresa han de ser preparados
conjuntamente y en armonía.
Podemos decir que elaborar un presupuesto anual para una empresa no es
sino planear las operaciones de la empresa a lo largo de un período de un año.
Obviamente, un presupuesto es una estimación. Cuanto mejor esté
confeccionado el presupuesto, menor será la desviación de éste con respecto a
la realidad. Es muy importante proceder de manera continua a la evaluación del
presupuesto según vaya pasando el tiempo. Esto nos permite ver si nuestro
presupuesto anual, nuestras predicciones o planes de futuro se van
cumpliendo. En caso de que no sea así, este análisis nos permite detectar
áreas o líneas que están fallando y proceder a los reajustes necesarios.