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identificación, análisis y
respuesta del riesgo a la
imparcialidad en las
actividades verificación
P-16-V-07
1. OBJETIVO
Minimizar los riesgos a la imparcialidad que puedan surgir en las actividades de verificación.
2. ALCANCE:
Aplica al proceso de las actividades de verificación de GEI que solicitan los clientes.
3. DEFINICIONES
Equipo de verificación: uno o más verificadores que llevan a cabo una verificación con el
apoyo, si es necesario, de expertos técnicos.
Experto técnico (ET): persona que aporta conocimientos o experiencia específicos al equipo
de verificación.
Líder de Equipo (LE): persona con la competencia para liderar una actividad de verificación
a quien se le ha asignado la responsabilidad de esta actividad.
Para fines de este documento se utilizan las definiciones dadas en la Norma INTE-ISO 9000
Sistemas de gestión de la calidad. Fundamentos y vocabulario (E-1) e INTE-ISO 14065
Proceso para la identificación,
análisis y respuesta del riesgo
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actividades de verificación
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Gases de efecto invernadero — Requisitos para los organismos que realizan la validación y la
verificación de los gases de efecto invernadero (E-11).
4. DOCUMENTOS RELACIONADOS
E-11 INTE-ISO 14065 Requisitos para los organismos que realizan la validación y la
verificación de los gases de efecto invernadero.
E-18 INTE B5: 2016 Norma para demostrar la Carbono Neutralidad. Requisitos
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5. RESPONSABILIDADES
Dirección: [DU]
Gestoría de Calidad: [GC]
6. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Los riesgos a la imparcialidad del verificador son fuentes de sesgos potenciales que podrían
comprometer la capacidad del verificador de tomar una decisión sesgada.
Gestoría de Calidad solicitará una vez al año, realimentación a los equipos de verificación
para determinar si han identificado nuevos riesgos a la imparcialidad, que no hayan sido
detectados en este procedimiento. Además con este insumo convoca al Comité de
Imparcialidad (una vez al año) para revisar este procedimiento, los riegos identificados, su
clasificación y su gestión, analizando nuevos riegos para ser incluidos.
(Salvaguarda)
Para gestionar el Se identifican los Se analiza el riesgo Para cada riesgo Se evalúa
riesgo, la EARTH-UCN mayores riesgos a según el tipo de identificado se ha posteriormente la
efectúa una los que relación reportada por creado una efectividad de la
identificación de potencialmente el cliente en el estrategia de estrategia (post
posibles riesgos que podría estar Formulario F-10 respuesta para verificación) y se
podrían derivarse de amenazada la minimizarla. recomienda
las relaciones que imparcialidad en el cambios cuando
mantiene EARTH con proceso de requiere.
personas y verificación.
organizaciones a lo
interno y externo de la
organización con el fin
de analizarlos y
determinar estrategias
de salvaguarda,
seguimiento y control,
basándose en la
normativa INTE/ISO
14065 puntos 5.4.1 y
5.4.2
Relaciones Personas y/o organizaciones que aportan dinero/becas Aplicar los procedimientos de gestión a todas
comerciales/donante para financiamiento a la Universidad y solicitan servicios las organizaciones cuando solicitan Servicios
de verificación de GEI por igual, de manera
de verificación de GEI
que no se genere ninguna preferencia durante
la actividad de verificación.
Aportes de donantes, de personas y organizaciones que
aportan becas a estudiantes de escasos recursos El uso de procedimientos establecidos para
podría representar un riesgo a la imparcialidad cuando conducir el proceso de verificación, permite el
cumplimiento de todas las fases y asegura la
además solicitan actividades de verificación a la Unidad
relación directa del verificador con los
de Carbono. procedimientos y formularios requeridos.
Podrían asumir que el aporte que ofrecen a la
Se selecciona el equipo verificador, quien
Universidad se compensaría con una verificación menos
implementa una revisión preliminar y luego la
rigurosa o bien con un costo menor verificación in situ según los procedimientos
establecidos. Utilizando el P-03 y el P-04 el
equipo verificador planifica y ejecuta la
Actividad de verificación. Los resultados de la
actividad de verificación no se verán por lo
tanto afectada por la relación que exista con
donantes o con quienes la EARTH mantiene
relaciones comerciales.
Intimidación Altas autoridades de la organización (gobernanza Las altas autoridades de la organización han
interna) podrían influir/intimidar para incidir en los recibido una presentación de la operación de
la Unidad de Carbono, han firmado un
resultados de la AV de un tercero. También se podría
compromiso de imparcialidad para evitar el
dar el riesgo de intimidación de las altas jerarquías de la riesgo por gobernanza/intimidación. Se
EARTH ante intereses de relaciones institucionales e asegura la independencia del verificador con
un entorno profesional y cultura con valores
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Auto revisión Algunos verificadores externos de la Unidad de Carbono Con la información solicitada al cliente en el F-
también actúan como consultores, asesores, auditores 10 y con la información solicitada a cada
verificador cada vez que se le solicita
internos y personal de planta de organizaciones clientes.
participar en un equipo verificador, se logra
Esos verificadores podrían participar como miembros determinar si hay ese conflicto por auto
verificadores de EARTH UCN a la organización con la revisión.
Interés propio Representa una amenaza a la imparcialidad cuando una Para evitar este conflicto, se aplican los
persona verificadora también tiene algún interés procedimientos de verificación de igual forma
a todas las organizaciones, asegurando que se
particular con la organización cliente. Por ejemplo,
selecciona el equipo verificador quien
interés de laborar a futuro, de desarrollar relaciones implementa una revisión preliminar y luego la
comerciales y de otro tipo que resulte en un conflicto de verificación in situ según los procedimientos
interés personal con la organización que solicita la establecidos P-03 y P-04.
actividad de verificación y por ende podría tratar de
El PAC presentado por el cliente es revisado y
saltar procedimientos o realizar una verificación menos aprobado por el equipo verificador.
profunda para lograr la declaración de C neutralidad.
Este caso podría presentarse cuando una persona que Se realiza una revisión independiente que
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realiza capacitaciones de EARTH UCN también le evidencia que todas la etapas, los
desarrolla servicios de asesoría personalizada procedimientos y los formatos requeridos se
utilizaron y completaron
posteriormente a la organización cliente, o servicios de
auditoría internas y o revisiones técnicas periódicas. Si él LE percibe que en alguno de los
Podría también presentarse este caso, cuando un miembros de su equipo está posible el riesgo,
verificador(a) del cuerpo de verificadores de EARTH le o bien si alguno de los miembros del equipo lo
informara al LE, éste lo minimizará
ofrece posteriormente servicios de auditoría interna la
reemplazando a la persona que muestra el
misma organización. riesgo.
Por defensa Situación que podría presentarse cuando la EARTH- Cuando se presenta una situación de litigio o
UCN o su personal actúen en apoyo ó en oposición a disputa donde se involucra un verificador(a)
no se permite la persona involucrada en el
una empresa que a su vez es su cliente en la solución
equipo verificador
de una situación de disputa o de litigio.
Participación Podría darse el caso de que mismos verificadores Después de tres procesos continuos de actuar
continua de participen continuamente verificando la misma como verificador en una misma organización,
verificadores el verificador no podrá participar en el equipo
organización, lo cual representa un riesgo a la
verificador de esa organización para el periodo
imparcialidad. Los verificadores que participaron siguiente, pudiendo ser considerado en el
anteriormente podrían no detectar vacíos de información equipo verificador del periodo posterior. Es
decir, cada verificador puede participar tres
y/o riesgos no detectados en verificaciones anteriores, o
veces seguidas, no así en la próxima
podrían desarrollar relaciones de amistad con el cliente verificación, pero podría en la siguiente y así
que podrían resultar en conflictos de interés. sucesivamente. En el F-35 quedan registradas
las personas que han conformados los equipos
verificadores lo que permitirá minimiza el
riesgo cuando se conforme el equipo.
Competencia entre Competencia por las relaciones OV-OV (caso EARTH- El costo y tiempo de verificación, se calcula
OV/Vs UCN/INTECO). Puede existir conflicto de interés al tener con el uso del F-55 a partir del cual se elabora
la cotización para cada organización. Cada
que competir con otro OV, pudiendo hacer procesos
cotización se mantiene en el expediente de
sencillos o menos costosos para ganar más clientes. cada cliente
Consultoría durante Los riegos de que las capacitaciones lleguen al nivel de Las capacitaciones brindadas se enfocan en
brindar soluciones específicas y por ende a la asesoría. temas genéricos y con ejemplos que no son
capacitaciones
reales ni específicos de ninguna organización,
esto se evidencia con los programas de cada
Pueden a llegar a darse soluciones específicas o resolver
capacitación y con contenidos de las
aspectos específicos en organizaciones cuando se presentaciones que se dieron así como los
realizan capacitaciones. ejercicios realizados.
Otras contribuciones Hay organizaciones que forman parte de Redes La EARTH-UCN se asegurará que el equipo
educativas, mantienen acuerdos, apoyan por medio de verificador y el personal de apoyo implemente
patrocinios
la actividad de verificación apegándose en los
Muchas organizaciones que mantienen convenios con procedimientos P-03 Proceso de Planificación
EARTH, podrían confundir la relación y asumir que la de Actividades de Verificación y P-04 Ejecución
declaración podría lograrse con menos profundización en de Actividades de Verificación, de manera que
los muestreos, menor tiempo y menor costo. la relación no interfiera en el proceso de
Verificación ni en la Declaratoria de
Verificación. Eso se evidencia en el expediente
de cada cliente y en el cumplimiento de fechas
entre procesos sucesivos.
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Riesgo
Grado de Relaciones Intimidación Auto Interés Familiaridad/ Por Participación Competencia Consultoría/ Otras:
probabilidad comerciales/ (Gobernanza revisión propio amistad Defensa* continua de entre OVV* capacitaciones*
donantes interna) Verificadores*
10
A
l
9 X
t
a 8 X
M 7
e
6 X
d
i
5 X X
a
4
B 3 X
a
2 X
j
a 1 X X x
1: Menor
probabilidad
de ocurrencia
10: Mayor
probabilidad
de ocurrencia
Nota: la probabilidad de ocurrencia se ha modificado utilizando el resultado de las evaluaciones realizadas en el F-38 al mes de
Nov para el 2016 (Ver Anexo #2).
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6.4 Controles
7. ANEXOS
Anexo #1
Anexo #2
Familiaridad/amistad 4
Auto revisión 3
Sin riesgo 11