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 Proceso para la

identificación, análisis y
respuesta del riesgo a la
imparcialidad en las
actividades verificación
P-16-V-07

Modificado por:  Gestoría de Calidad  27-02-2018

Revisado por:  Director  27-02-2018

Aprobado por:  Director  27-02-2018

Descripción del cambio Aprobado Responsable


Se incluyen nuevos riesgos (por competencia y capacitaciones), Dirección Gestoría de Calidad
además se incluye que se solicitará al equipo verificador la
retroalimentación sobre nuevos riesgos a la imparcialidad que
se puedan presentar. Varias de las salvaguardas mencionadas
han sido ampliadas. Los tipos de riesgos y la probabilidad de
ocurrencia se modifican, haciendo un estudio de los tipos de
riesgos que se han presentado en las verificaciones que se han
desarrollado a la fecha.
Cambio de versión 04 a 05.
Se eliminó categorización de riesgos dejando solamente la Dirección Gestoría de Calidad
probabilidad de ocurrencia. La probabilidad de ocurrencia se
clasificó en alta, media o baja según el registro de conflictos
encontrados en el periodo del 2016.
Se alineó el procedimiento según los riesgos más frecuentes,
sin dejar de lado aquellos riesgos potenciales que aun no se
han presentado.
Además se mejoran las medidas de salvaguardas en los riegos
de Familiaridad/amistad y Participación continua de
verificadores, esto en el cuadro #2.
Cambio de versión 05 a 06.
Se elimina todo lo referente a validación y proyectos de Dirección Gestoría de Calidad
remoción con la norma 14064-2.
Cambio de versión 06 a 07.
Proceso para la identificación,
análisis y respuesta del riesgo
a la imparcialidad de las
actividades de verificación
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1. OBJETIVO

Minimizar los riesgos a la imparcialidad que puedan surgir en las actividades de verificación.

2. ALCANCE:

Aplica al proceso de las actividades de verificación de GEI que solicitan los clientes.

3. DEFINICIONES

Cliente: Organización que solicita la verificación.

EARTH-UCN: Escuela de Agricultura de la Región Tropical Húmeda, Unidad de Carbono


Neutro.

Usuario Previsto: Individuo u organización definido por quienes informan de lo relacionado


con los GEI, como aquel que utiliza dicha información para la toma de decisiones.

Verificación: comprobación de que los datos e información de una organización


implementados sean correctos.

Equipo de verificación: uno o más verificadores que llevan a cabo una verificación con el
apoyo, si es necesario, de expertos técnicos.

Verificador (V): persona competente e independiente con la responsabilidad de llevar a cabo


la verificación e informar sobre el proceso de verificación.

Experto técnico (ET): persona que aporta conocimientos o experiencia específicos al equipo
de verificación.

Líder de Equipo (LE): persona con la competencia para liderar una actividad de verificación
a quien se le ha asignado la responsabilidad de esta actividad.

Para fines de este documento se utilizan las definiciones dadas en la Norma INTE-ISO 9000
Sistemas de gestión de la calidad. Fundamentos y vocabulario (E-1) e INTE-ISO 14065
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Gases de efecto invernadero — Requisitos para los organismos que realizan la validación y la
verificación de los gases de efecto invernadero (E-11).

4. DOCUMENTOS RELACIONADOS

4.1. Documentos Internos

F-38 Matriz de identificación de riesgos a la imparcialidad

F-55 Matriz para determinar el tamaño de muestra, tiempo de la verificación y costo

F-10 Solicitud de actividad de Verificación.

F-35 Lista de Organizaciones Verificadas.

P-03 Proceso de Planificación de Actividades de Verificación.

P-04 Ejecución de Actividades de Verificación.

P-20 Procedimiento para la determinación del tamaño de muestra, tiempo y estimación


costos en actividades de Verificación

4.2. Documentos Externos

E-03 INTE-ISO 14064-1 Gases Efecto Invernadero Parte 1: Especificación con


orientación, a nivel de las organizaciones, para la cuantificación y el informe de las
emociones y remociones de GEI.

E-05 INTE-ISO 14064-3 Gases Efecto Invernadero Parte 3: Especificación con


orientación para la validación y verificación de declaraciones sobre gases de efecto
invernadero.

E-11 INTE-ISO 14065 Requisitos para los organismos que realizan la validación y la
verificación de los gases de efecto invernadero.

E-18 INTE B5: 2016 Norma para demostrar la Carbono Neutralidad. Requisitos
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5. RESPONSABILIDADES

Las responsabilidades se detallan en cada actividad mencionada en este documento.

La simbología utilizada para designar a los responsables es la siguiente:

 Dirección: [DU]
 Gestoría de Calidad: [GC]

6. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

6.1. Proceso de identificación y clasificación de riesgos a la imparcialidad .

El proceso inicia cuando un cliente efectúa el contacto inicial con la EARTH-UCN


manifestando su interés de verificar por tercera parte la declaración de emisiones de su
inventario, reducciones, o bien del nivel de neutralidad de GEI. La Dirección de la Unidad
evalúa el riesgo de posibles conflictos de interés para asegurar mecanismos independientes
que logren minimizar la imparcialidad en el proceso de verificación de GEI de la organización
haciendo uso del F-38 Matriz de identificación de riesgos a la imparcialidad.

Los riesgos a la imparcialidad del verificador son fuentes de sesgos potenciales que podrían
comprometer la capacidad del verificador de tomar una decisión sesgada.

Gestoría de Calidad solicitará una vez al año, realimentación a los equipos de verificación
para determinar si han identificado nuevos riesgos a la imparcialidad, que no hayan sido
detectados en este procedimiento. Además con este insumo convoca al Comité de
Imparcialidad (una vez al año) para revisar este procedimiento, los riegos identificados, su
clasificación y su gestión, analizando nuevos riegos para ser incluidos.

La evaluación de los riesgos a la imparcialidad se rige por siguientes componentes como se


muestra en el cuadro 1.
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Cuadro 1: Gestión de riesgos a la imparcialidad

Planifica la Gestión Identifica Realiza análisis de Planifica Seguimiento y


del Riesgo según Riesgos Riesgo Respuesta controles
tipo de relación Estratégica

(Salvaguarda)

Para gestionar el Se identifican los Se analiza el riesgo Para cada riesgo Se evalúa
riesgo, la EARTH-UCN mayores riesgos a según el tipo de identificado se ha posteriormente la
efectúa una los que relación reportada por creado una efectividad de la
identificación de potencialmente el cliente en el estrategia de estrategia (post
posibles riesgos que podría estar Formulario F-10 respuesta para verificación) y se
podrían derivarse de amenazada la minimizarla. recomienda
las relaciones que imparcialidad en el cambios cuando
mantiene EARTH con proceso de requiere.
personas y verificación.
organizaciones a lo
interno y externo de la
organización con el fin
de analizarlos y
determinar estrategias
de salvaguarda,
seguimiento y control,
basándose en la
normativa INTE/ISO
14065 puntos 5.4.1 y
5.4.2

6.2 Tipos de relaciones entre EARTH y otras organizaciones y/o personas

La EARTH mantiene diferentes tipos de relaciones para su sostenibilidad operativa con


diferentes organizaciones como se muestra en el Anexo 1. Es decir, posee donantes de
dineros, organizaciones generadoras de becas, relaciones comerciales, graduados,
relaciones con centros educativos y financieros, así como relaciones de amistad con
graduados y con miembros de los concejos directivos, ofrece capacitación y subcontrata
servicios de verificación a verificadores externos, entre otros. Esas relaciones podrían
influenciar la imparcialidad del proceso de Verificación de GEI del cliente.
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El cuadro 2 muestra los tipos de riesgos a la imparcialidad y la estrategia de salvaguarda

Cuadro 2. Riesgos y estrategia de salvaguarda

Tipo de relación con


la organización Conflicto de interés Salvaguarda

Relaciones Personas y/o organizaciones que aportan dinero/becas Aplicar los procedimientos de gestión a todas
comerciales/donante para financiamiento a la Universidad y solicitan servicios las organizaciones cuando solicitan Servicios
de verificación de GEI por igual, de manera
de verificación de GEI
que no se genere ninguna preferencia durante
la actividad de verificación.
Aportes de donantes, de personas y organizaciones que
aportan becas a estudiantes de escasos recursos El uso de procedimientos establecidos para
podría representar un riesgo a la imparcialidad cuando conducir el proceso de verificación, permite el
cumplimiento de todas las fases y asegura la
además solicitan actividades de verificación a la Unidad
relación directa del verificador con los
de Carbono. procedimientos y formularios requeridos.
Podrían asumir que el aporte que ofrecen a la
Se selecciona el equipo verificador, quien
Universidad se compensaría con una verificación menos
implementa una revisión preliminar y luego la
rigurosa o bien con un costo menor verificación in situ según los procedimientos
establecidos. Utilizando el P-03 y el P-04 el
equipo verificador planifica y ejecuta la
Actividad de verificación. Los resultados de la
actividad de verificación no se verán por lo
tanto afectada por la relación que exista con
donantes o con quienes la EARTH mantiene
relaciones comerciales.

El PAC es revisado y aprobado por el equipo


verificador.

Se realiza una revisión independiente que


evidencia que todas las etapas, los
procedimientos y los formatos requeridos se
utilizaron y completaron.

Se efectúa un contrato y a la vez se


confecciona la cotización según expectativa del
cliente, cantidad de datos, emisiones de GEI,
complejidad de fuentes y sector al que
pertenece lo que permite el equipo verificador
utilizando el F-55.

Intimidación Altas autoridades de la organización (gobernanza Las altas autoridades de la organización han
interna) podrían influir/intimidar para incidir en los recibido una presentación de la operación de
la Unidad de Carbono, han firmado un
resultados de la AV de un tercero. También se podría
compromiso de imparcialidad para evitar el
dar el riesgo de intimidación de las altas jerarquías de la riesgo por gobernanza/intimidación. Se
EARTH ante intereses de relaciones institucionales e asegura la independencia del verificador con
un entorno profesional y cultura con valores
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inclusive de la dirección de la EARTH-UCN hacia los éticos y morales en la institución.


verificadores
Las altas autoridades de EARTH no toman
decisión en relación a los procesos de
verificación ni participan en ninguna etapa de
verificación.

En caso de presentarse un riesgo por


intimidación, el mismo no tendrá
repercusiones en la AV ya que el proceso
como tal no permite que ese riesgo afecte la
calidad de la declaración que emita el LE.

La Dirección de la Unidad participa en la


revisión independiente en los sectores con
competencia para asegurar que el proceso de
Verificación se ha cumplido y se cuenta con la
evidencia sin influir en las decisiones del
equipo verificador. Se evidencia en el F- 28 si
la persona que condujo la revisión
independiente tiene algún conflicto de interés.
También se registra en el F-38.

Auto revisión Algunos verificadores externos de la Unidad de Carbono Con la información solicitada al cliente en el F-
también actúan como consultores, asesores, auditores 10 y con la información solicitada a cada
verificador cada vez que se le solicita
internos y personal de planta de organizaciones clientes.
participar en un equipo verificador, se logra
Esos verificadores podrían participar como miembros determinar si hay ese conflicto por auto
verificadores de EARTH UCN a la organización con la revisión.

cual mantiene una relación laboral o un conflicto de


Cuando eso ocurre no se permite la
interés. participación de ese verificador en el equipo.
Eso podría ser una amenaza en la que ellos mismos
La información queda registrada en la carta
podrían auto-revisar su trabajo.
de participación del verificador en el equipo la
cual es emitida por el verificador y luego en el
expediente del cliente.

También queda registrado en el F-10 y en el


F-38 que se elabora previo a la selección del
equipo verificador.

Interés propio Representa una amenaza a la imparcialidad cuando una Para evitar este conflicto, se aplican los
persona verificadora también tiene algún interés procedimientos de verificación de igual forma
a todas las organizaciones, asegurando que se
particular con la organización cliente. Por ejemplo,
selecciona el equipo verificador quien
interés de laborar a futuro, de desarrollar relaciones implementa una revisión preliminar y luego la
comerciales y de otro tipo que resulte en un conflicto de verificación in situ según los procedimientos
interés personal con la organización que solicita la establecidos P-03 y P-04.
actividad de verificación y por ende podría tratar de
El PAC presentado por el cliente es revisado y
saltar procedimientos o realizar una verificación menos aprobado por el equipo verificador.
profunda para lograr la declaración de C neutralidad.
Este caso podría presentarse cuando una persona que Se realiza una revisión independiente que
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realiza capacitaciones de EARTH UCN también le evidencia que todas la etapas, los
desarrolla servicios de asesoría personalizada procedimientos y los formatos requeridos se
utilizaron y completaron
posteriormente a la organización cliente, o servicios de
auditoría internas y o revisiones técnicas periódicas. Si él LE percibe que en alguno de los
Podría también presentarse este caso, cuando un miembros de su equipo está posible el riesgo,
verificador(a) del cuerpo de verificadores de EARTH le o bien si alguno de los miembros del equipo lo
informara al LE, éste lo minimizará
ofrece posteriormente servicios de auditoría interna la
reemplazando a la persona que muestra el
misma organización. riesgo.

Pasados tres años, la persona que presentó 3l


riesgo podría ejercer servicios como verificador
externo de EARTH siempre y cuando no haya
estado involucrado con el clientes en otras
actividades de asesoría y o cualquier otro tipo
de relación laboral como se muestra en el F-
10.

Los conflictos de interés se declaran por los


verificadores cuando se seleccionan las
personas para conformar los equipos, ya que
se les solicita una carta indicando si tienen
algún conflicto de interés con el cliente. Esa
carta se mantiene en el expediente del cliente.

Familiaridad/amistad En situaciones donde es posible encontrar relaciones de Cuando se da el riesgo de familiaridad de


amistad cercana y/o familiaridad entre los miembros del primera generación (padres, hermanos,
relaciones de pareja) cercana entre
equipo verificador y las personas de la organización a
verificadores y personal responsable en la
verificar, se podría poner en riesgo la imparcialidad del elaboración de información de las
proceso de verificación. organizaciones, no se permitirá la presencia en
el equipo verificador de la persona que
muestra el conflicto.

Esta información se evidencia en la carta de


solicitud de participación en el equipo
verificador donde la persona seleccionada para
participar en la verificación indica el tipo de
relación que tiene con la organización cliente o
con las personas encargadas de manejo de la
información del cliente.

Además en el formulario F-10 Solicitud de


actividad de verificación se le consulta a la
organización sí contrató a consultores externos
para el desarrollo de la información, lo que nos
permite identificar si algún miembro del
equipo brindó servicios profesionales a la
organización y a la vez mantiene lazos de
familiaridad. Se toma la decisión de
descartarlo como miembro del equipo
verificador de la organización en cuestión.
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Anteriormente se podía presentar el riesgo de


amistad cercana entre verificadores y personal
responsable en la elaboración de información
de las organizaciones, debido a que estas
personas también son parte del equipo, por tal
razón se han tomado dos decisiones como
medidas de salvaguardas para eliminar este
conflicto:

1) A partir de enero 2017 se procederá a


separar del equipo verificador de la
EARTH-UCN los miembros que trabajan
con empresas que están verificadas por la
EARTH-UCN, y no serán contemplados
para más actividades de verificación.

2) No se permitirá como miembros del


equipo verificador a personas que
trabajen en empresas que sean
verificadas por la EARTH-UCN.

Por defensa Situación que podría presentarse cuando la EARTH- Cuando se presenta una situación de litigio o
UCN o su personal actúen en apoyo ó en oposición a disputa donde se involucra un verificador(a)
no se permite la persona involucrada en el
una empresa que a su vez es su cliente en la solución
equipo verificador
de una situación de disputa o de litigio.

Participación Podría darse el caso de que mismos verificadores Después de tres procesos continuos de actuar
continua de participen continuamente verificando la misma como verificador en una misma organización,
verificadores el verificador no podrá participar en el equipo
organización, lo cual representa un riesgo a la
verificador de esa organización para el periodo
imparcialidad. Los verificadores que participaron siguiente, pudiendo ser considerado en el
anteriormente podrían no detectar vacíos de información equipo verificador del periodo posterior. Es
decir, cada verificador puede participar tres
y/o riesgos no detectados en verificaciones anteriores, o
veces seguidas, no así en la próxima
podrían desarrollar relaciones de amistad con el cliente verificación, pero podría en la siguiente y así
que podrían resultar en conflictos de interés. sucesivamente. En el F-35 quedan registradas
las personas que han conformados los equipos
verificadores lo que permitirá minimiza el
riesgo cuando se conforme el equipo.

Competencia entre Competencia por las relaciones OV-OV (caso EARTH- El costo y tiempo de verificación, se calcula
OV/Vs UCN/INTECO). Puede existir conflicto de interés al tener con el uso del F-55 a partir del cual se elabora
la cotización para cada organización. Cada
que competir con otro OV, pudiendo hacer procesos
cotización se mantiene en el expediente de
sencillos o menos costosos para ganar más clientes. cada cliente

Se debe respetar el P-20 Procedimiento para la


determinación del tamaño de muestra, tiempo
y estimación costos en actividades de
Verificación justifica de forma clara el tiempo y
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costos de los procesos de verificación. No


obstante según el margen de utilidad de
EARTH UCN se podrá reducir el margen a
favor de una organización cuando ésta lo
solicite, quedando la evidencia en el F-69.

Consultoría durante Los riegos de que las capacitaciones lleguen al nivel de Las capacitaciones brindadas se enfocan en
brindar soluciones específicas y por ende a la asesoría. temas genéricos y con ejemplos que no son
capacitaciones
reales ni específicos de ninguna organización,
esto se evidencia con los programas de cada
Pueden a llegar a darse soluciones específicas o resolver
capacitación y con contenidos de las
aspectos específicos en organizaciones cuando se presentaciones que se dieron así como los
realizan capacitaciones. ejercicios realizados.

En caso de capacitaciones solicitadas por


empresas, se utiliza un programa de
contenidos generales que evita la asesoría.

No se permite que capacitadores también sean


asesores de la empresa que han capacitado. Si
el riesgo se presenta, el involucrado no podrá
participar en el equipo verificador de esa
organización.

Otras contribuciones Hay organizaciones que forman parte de Redes La EARTH-UCN se asegurará que el equipo
educativas, mantienen acuerdos, apoyan por medio de verificador y el personal de apoyo implemente
patrocinios
la actividad de verificación apegándose en los
Muchas organizaciones que mantienen convenios con procedimientos P-03 Proceso de Planificación
EARTH, podrían confundir la relación y asumir que la de Actividades de Verificación y P-04 Ejecución
declaración podría lograrse con menos profundización en de Actividades de Verificación, de manera que
los muestreos, menor tiempo y menor costo. la relación no interfiera en el proceso de
Verificación ni en la Declaratoria de
Verificación. Eso se evidencia en el expediente
de cada cliente y en el cumplimiento de fechas
entre procesos sucesivos.
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6.3 Análisis de Riesgo

Para el análisis de riesgo se relaciona la probabilidad de ocurrencia con el tipo de riesgo, lo


que permite alertar acerca de los riesgos más frecuentes a la imparcialidad, como se muestra
en el Cuadro 3.

Cuadro 3. Tipos de riesgo y probabilidad de ocurrencia

Riesgo
Grado de Relaciones Intimidación Auto Interés Familiaridad/ Por Participación Competencia Consultoría/ Otras:
probabilidad comerciales/ (Gobernanza revisión propio amistad Defensa* continua de entre OVV* capacitaciones*
donantes interna) Verificadores*

10
A
l
9 X
t
a 8 X

M 7
e
6 X
d
i
5 X X
a
4

B 3 X
a
2 X
j
a 1 X X x

1: Menor
probabilidad
de ocurrencia

10: Mayor
probabilidad
de ocurrencia

Nota: la probabilidad de ocurrencia se ha modificado utilizando el resultado de las evaluaciones realizadas en el F-38 al mes de
Nov para el 2016 (Ver Anexo #2).
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6.4 Controles

Utilizando el F-38 Matriz de identificación de riesgos a la imparcialidad se llevará a cabo un


registro de cada organización donde se podrá evidenciar los tipos de riesgos a la
imparcialidad, su categorización, la planificación de respuesta considerada y la evaluación de
la misma, con el fin de reducir las amenazas a la imparcialidad. Esto se revisa posterior a la
verificación registrándose en el F-38.

6.4.1 Seguimiento y Controles

Utilizando el F-38 Matriz de identificación de riesgos a la imparcialidad se llevará a cabo un


registro de cada organización donde se podrá evidenciar los tipos de riesgos a la
imparcialidad, su categorización, la planificación de respuesta considerada y la evaluación de
la misma, con el fin de reducir las amenazas a la imparcialidad.

7. ANEXOS

Anexo #1

Tipo de relación con la organización Registro de organizaciones


Donante de Dinero y de becas: Master Card foundation, Coca Cola, Volcafe,
Forticus, Americana Foundation, Interra
international,BAC San José, Union Europea, Centro
Fox, Kalsec Inc, The Margaret A. Cargill
Foundation, AID Nicaragua, AYCO Charitable
Foundation, Coopeguanacaste, Grupo Olefinas,
Kathleen and Douglas Colson, Gobierno del Estado
de San Luis Potosi, Allegro Coffee, World, food
program USA, Banacol, Scotiabank, PINDECO,
BANDECO,AID USA, Gobierno de Costa Rica, The
foundation of St.Louis, José Zaglul, Henry Lambert,
Portico S.A, Regina Aguirre de Rojas, Gobierno
República de China, Open society foundation,
Secretaria de desarrollo del gobierno del Estado de
Campeche, Alunasa, New Hamshire Cheritable
foundation, Universidad Autonoma de Yucatan,
Gobierno de Ecuador, The BOMA Project, Globan
Giving UK, Starr Gilbert Living Trust. Panasonic
Cooporation of Nort America, james Starr Moore
Memorial Foundation entre otras

Esta lista está sujeta a cambios y modificaciones


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por la Oficina de desarrollo de la EARTH quien


mantiene la base de información.

Relaciones comerciales Whole Foods USA,


Automercados Costa Rica,
Fresh market Costa Rica,
Colono Costa Rica.
Alimentos Bermúdez
AQUIARES
ARENA
BAC - Credomatic
Banco Central de Costa Rica
Banco de Costa Rica
Brumas del Zurquí
Busetas Heredianas
ByC Exportadores
Caramba Farms
Carnes don Fernando
CATURGUA
Cielo Azul
CITI Group
Climatisa S.A.
Club Hotel Punta Leona
Colchones Selther
Colegio de Agrónomos
Coonaprosal
Coopeagropal
Coopeliberia
Coopesantos
Corfoga
Cuestamoras
Defensoría de los Habitantes
DEMASA
Dirección General de Migración y Extranjería
DOLE
Durman Esquivel
EATON
El Colono
ESPH
Eventos del Sol
FARMAGRO y MARUCO
Finca Iza
Finca Ojo de Agua
FRIONET - MAYCA
Fundación Adopta un Arbol
Ganadera Santa Fé
Green Plants
Green Time Technology
Grúas Rago
Grúas y Montacargas Nantón
Grupo Agroindustrial 3Js
Grupo CMA
Grupo Nación
Grupo Rivera
Hacienda Las Delicias
Horizontes
Hotel Belmar
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Hotel Buena Vista Lodge


IICA
INA
Infocoop
INOLASA
INPREFA
Jorcel Ferretería y Pinturas
Junta de Protección Social
Kativo
Mundimar
Municipalidad de Aserrí
Municipalidad de Dota
Pacheco Coto
PALMA TICA
PROCOMER
Proquinal
Purdy Motor
RECOPE
Scotiabank
Diamantes
Hospital Clínica Bíblica.

(Intimidación) gobernanza interna Rector, Preboste, Decanatura,


Directores de programas, Coordinadores.

Auto revisión Equipo de Verificadores

Interés propio Equipo de verificadores

Familiaridad/amistad Graduados y familiares de equipos verificadores

Participación continua Ver lista de verificadores de la EARTH-UCN y


registros en F-35

Consultoría/capacitación Contenidos de capacitaciones

Otras contribuciones REDIES.


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Anexo #2

Tipo de riesgo encontrado Riesgos encontrados 2016

Familiaridad/amistad 4

Interés propio No hay

Auto revisión 3

Intimidación (Gobernanza Interna) 2

Intereses comerciales No hay

Apoyo ad honoren No hay

Sin riesgo 11

Competencia entre OVVS No hay

Participación continua de No hay (riesgo para 2017)


verificadores

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