Gestión de compras

M.A.R.H. RODRIGO CALDERON CASANOVA

IDIE71N

ADRIAN EMANUEL GONZALEZ PALACIOS

9/24/2020
 La principal función de un caso de estudio es dar a conocer las diferentes problemáticas

que se presentan en las áreas de una compañía, en este texto hablamos de un departamento de

compras el cual tiene el problema de administración, el caso nos muestra una manera amplia y

variedad de prácticas de negocios, así mismo habilidades para encontrar una solución optima y

efectiva para el caso.

En particular el caso nos habla de una empresa familiar dedicada a la fabricación de

máquinas industriales con una problemática en su departamento de compras, específicamente

con el mal manejo que se tiene con los proveedores, ya que en el mismo se menciona la manera

errónea de comprar mencionando un punto importante dentro del estudio, en el cual se menciona

que la empresa en ocasiones o la mayor parte del tiempo cuenta con un solo proveedor para sus

partes requeridas, por lo que esto puede poner en riesgo sus operaciones de manufactura.

A continuación, se da respuesta a los cuestionamientos del caso de estudio para comprenderlo de

una manera mas efectiva.

¿En qué negocio se encuentra la organización? ¿Cuáles son sus objetivos? ¿Cuáles son sus

fortalezas y debilidades? ¿Qué oportunidades y amenazas existen? ¿Quiénes son sus

clientes? ¿Qué deben hacer bien para satisfacer al cliente? ¿Cómo es que lo sabes?

La empresa se encuentra en el negocio de la manufactura maquiladora, ya que ellos se

dedican a la creación de maquinaria creada con fichas técnicas altamente especializadas, la

empresa tiene como objetivo principal su crecimiento dentro de la industria y mejora del
departamento de compras, esto gracias a el ahorro motivo de sus principales compras, ellos

tienen como fortalezas, por mencionar alguna de ellas, está en que la compañía tiene empleados

comprometido con su crecimiento personal, así mismo motivados y con convicción de cambiar

su manera de trabajo, que de cierta forma no es la adecuada, lo que se puede realizar para

satisfacer al cliente son tiempos de entrega y precios accesibles derivados de compras más

económicas pero de calidad, una amenaza, es que dependen de sus proveedores y no hay un

desarrollo bueno de los mismos, sus clientes son aquellos que igual se dedican a realizar trabajos

especializados con maquinarias industriales, esta información puede ser identificada fácilmente

por el tipo de manejo del departamento que se menciona dentro del caso de estudio. Y una

oportunidad de mejora puede ser que en lugar de utilizar talleres externos pueden crearlos para

producir internamente esos subensambles, y también la de creación de nueva cartera de

proveedores debido a la nueva reestructuración, así mismo su debilidad actual radica en que el

personal no esta debidamente capacitado.

¿Cuál es la decisión por tomar, el problema a resolver o la situación a manejar?

La decisión por tomar es, la mejora del departamento de compra debido a que por el giro

de la empresa y la diversificación de sus familias de productos, requieren un departamento

altamente competente para realizar compras de manera efectiva, por la misma razón se debe

tener trato con proveedores diferentes, para cada uno de los productos, tener múltiples opciones

de proveedor para así no arriesgar las operaciones en la compañía en cuestión de ensamble, ya

que en esta empresa, como lo es en la mayor parte de ellas, el departamento de compras es

fundamental para el desarrollo de la misma, todo esto puede mejorar con la capacitación

constante del equipo y una buena dirección por el personal a cargo del departamento, teniendo en

cuenta objetivos claros y medibles.

¿Cómo es que lo sabes, cuál es tu evidencia? (Permite que la información del caso te guíe, la

mayoría de los casos tienen datos suficientes para que "resuelvas" los problemas y es improbable

que contengan grandes cantidades de datos irrelevantes.)

Como bien se menciona el caso de estudio nos da un claro ejemplo de un departamento

de compras no capacitado, ya que al momento de dejar en un solo proveedor la mayor parte de

las compras que son de uso común en tus operaciones dice bastante acerca de como se controla

dicho departamento, un buen departamento debe tener como mínimo 3 proveedores para

subsanar los componentes requeridos para la operación, también se puede notar que el

departamento no estaba del todo en optimas condiciones debido a que con la reasignación de

proveedores se refleja un ahorro notorio para la compañía lo que también es un claro indicador

de que la compañía tenia una fuga de gastos innecesarios.

¿Qué datos son relevantes y claves para encontrar una solución? ¿Son síntomas? ¿Causas?

¿Cuál es tu evaluación cuantitativa y cualitativa de las fortalezas y debilidades de la

organización?

En mi opinión los datos mas relevantes me los dio el ahorro que se estima con la

reestructuración del departamento, el observar que los proveedores no estaban equilibrados

también fue una señal de la mala administración lo que causa un déficit en esta área que así
mismo también el equipo no contaba con la correcta capacitación para el control del

departamento, en el ámbito cuantitativo la perdida por mala decisión de compra o selección de

proveedores puede ser notoria debido a que se perdia tiempo y dinero, así mismo la gran

cantidad de componentes que manejaba la compañía, es decir estaban muy diversificados al

contar con 267 familias de productos lo cual no controlaban de forma eficiente, en este caso su

fortaleza será que ahora debido a la mejora en la clasificación solo tendrán 38 familias de

producto, que la compañía espera con esto, tener un mejor control en sus compras. Y una

debilidad que logre apreciar es que esta compañía no cuenta con una persona especializada en el

desarrollo de proveedores.

¿Qué significan los datos para el problema? Aquí aprenderás a analizar, preguntar y responder a

muchas preguntas.

Los datos para la empresa se pueden interpretar como medibles, es decir pueden con los

datos que se recopilan tener un histórico para así colocarse objetivos dentro de la compañía, por

ejemplo si la cartera de familias descendió a ser de solo 38 como meta pueden colocarse bajar a

30 para el siguiente año, lo mismo para el ahorro que se identificó por 500,000 dólares para el

siguiente ano fiscal pueden tener el objetivo de duplicarlo, con estos datos se crean los

indicadores de performance, y se les puede dar un seguimiento, incluso puedes medir cuantos

entrenamientos has tenido dentro de tu personal en un lapso que la empresa determine.

¿Cuáles son los criterios de decisión?

 Se definió un proceso de evaluación de proveedores, mediante la definición indicadores

de gestión para su control (facturación, evolución de precios, cumplimiento de plazo de entrega,

calidad). Debido a que anteriormente no se llevaba estos puntos de la mejor manera así mismo

con el personal, él trabajó en el análisis de las tareas que realizaban cada uno en su puesto de

trabajo identificando aquellas que aportaban valor y las que no y se reorganizaron las funciones

de los puestos y reasignaron prioridades. Con el objetivo de mejorar su plantilla.

¿Cuáles son las alternativas? ¿Son relevantes ante los problemas en cuestión? Aunque

usualmente es poco sabio ignorar las soluciones obvias, muchos instructores aprecian las

soluciones que resultan creativas, siempre que sean sensatas y estén fundadas en

información razonable.

Las alternativas eran muy obvias realmente el control del departamento realmente era

malo, la falta de capacitación y/o poco interés de los empleados al organizar sus áreas de trabajo

terminaron metiendo a la empresa en esos problemas, las opciones brindadas en el caso las

considero buenas la matriz de Kraljic fue buena opción para ordenar prioridades, otra alternativa

que considero factible en cualquier lugar es la mejora de la comunicación, y en este caso yo

hubiese incluido juntas informativas diarias por la mañana incluyendo a un jefe de los diferentes

departamentos para que así todos conocieran las necesidades de los demás, y poder colaborar

todos como una sola compañía, ya que parte de los grandes problemas siempre es generado por

mala comunicación.
¿Cuál es tu evaluación de las alternativas en vista de los criterios de decisión? ¿Cuáles son

los pros y contras de cada uno? ¿Qué alternativas o combinación de alternativas elegirías?

¿Por qué?

Considero que las alternativas tomadas fueron buenas, la capacitación del personal es

algo que considero muy bueno para el desarrollo de este, un contrario es que deserten de la

empresa al momento de recibir dicha capacitación, por lo cual tuviese que realizarse un

convenio, la matriz de Kraljic puede ser una herramienta muy útil, pero si no se usa

adecuadamente el personal podría estar comprando cosas que no son necesarias en momentos no

adecuados, por lo contrario de usarla de manera adecuada podría evitarse cuellos de botella o

desabasto de materia prima. Por mi parte yo utilizaría los KPI (Key Indicador Performance) por

sus siglas en inglés, o indicadores para el monitoreo y medición de los departamentos, no solo de

compras, si no de producción, para así tener un panorama de los consumibles dentro de la

compañía, creando máximos y mínimos, y agregaría un par de personas dedicadas especialmente

al desarrollo de proveedores.

¿Cuál es tu plan de acción? Delimita tu plan respondiendo a las preguntas ¿quién?,

¿cuándo?, ¿qué?, ¿dónde?, ¿por qué? y ¿cómo?

Mi plan de acción seria iniciar con la selección del personal realmente interesado en el

departamento, si yo fuese el encargado de dicho departamento, iniciaría con la capacitación de

todo el personal creando un grupo de personal competente para sus tareas, se iniciaría de

inmediato ya que de lo contrario seguirían las perdidas dentro de la compañía por medio del
departamento de compras lo cual no sería aceptable, pondría en marcha la matriz de Kraljic para

dar las prioridades de material creando así un monitoreo de la materia prima, las juntas de

comunicación considero son primordiales porque con ellas podemos tener un panorama y con

eso podemos planear de mejor manera, incluiría un sistema de compras mas robusto y las

compras internas serian con aprobación de los jefes de departamento hasta cifras considerables

con su debida requisición evitando que cualquier persona compre por comprar, si la cifra

superara el estimado del objetivo, lo sometería a un CAPEX para que así los directivos

estuviesen enterados cuando el gasto fuese a superar el objetivo mensual y poder evaluar si se

realiza o no, por qué lo haría, considero que se tendría un control más estricto y no cualquiera

pudiera tener acceso a las compras, como lo haría con un equipo multidisciplinario dentro del

departamento con responsabilidades asignadas estratégicamente.

¿Qué resultado esperas? ¿Por qué?

Esperaría un resultado favorable ya que al tener un control de la cadena de suministros en

un sistema donde se visualice todo lo que se compra con aprobaciones de los diferentes

interesados y/o jefes de departamento, se evita que las personas dupliquen pedidos, den de alta

proveedores no confiables o inclusive que se llegara a cometer algún tipo de fraude, con los

entrenamientos al personal se esperaría que se desarrollen en sus áreas de trabajo, que se motiven

e incentivarlos a seguir creciendo, incluso que desarrollen un plan profesional dentro de la

compañía, lo que posteriormente se convertiría en un departamento altamente eficiente, con

personal con objetivos claros, que se reflejaría en los tiempos de entrega, mejor negociación con

proveedores entre otros más beneficios.

 Para terminar, considero que en cada compañía que existe no solo en la del caso

anteriormente analizado, es primordial que el departamento de compras este debidamente

estructurado, ya que a través de él, pasan muchos activos de la empresa, las finanzas pueden

verse seriamente afectadas por malos compradores y así mismo también la producción de la

compañía se puede poner en riesgo, si los tiempos de entrega, materiales con mala calidad, y

otros factores se presentan en el departamento, considero que se debe tener una buena planeación

dentro del departamento para poder reaccionar con anticipación a los peores escenarios que

puedan presentarse dentro de la empresa, la negociación también forma parte fundamental de

este departamento ya que lo que busca cualquier empresa es incrementar sus ganancias, por

último es bueno tener mas de un proveedor por cada refacción o número de parte dentro de la

compañía, ya que depender de uno pone en riesgo los intereses de la compañía.

Referencia: Área de estudios de Improven (s/f). Caso de éxito: ganando competitividad

mediante la transformación de un departamento de compras.