Liquidación de la nómina

Mensualmente la empresa debe proceder a liquidar y contabilizar su respectiva Nómina.

A continuación se expone un ejemplo de la liquidación y contabilización de una nómina.
Para hace el ejercicio más ágil y comprensible, el ejemplo se trabajara con un solo
empleado, el cual tenga derecho al Auxilio de transporte, a horas extras y a comisiones.

Supuesto:
Salario básico. 700.000
Comisiones. 100.000
Horas extras. 50.000
Auxilio de transporte. 50.800 (2007)
Total devengado 900.800

Liquidación.
Deducciones de nómina. (Conceptos a cargo del empleado)
Salud (4%). 850.000*0.04 = 34.000
Pensión (4%). 850.000*0.04= 34.000

Nota. Para efectos de la seguridad social no se tiene en cuenta el Auxilio de transporte.

Seguridad social a cargo del empleador.

Salud (8.5%). 850.000*0.085 = 72.250
Pensión (12%). 850.000*0.12= 102.000
A.R.P. (Según la tabla). 850.000*.00522 = 4.437

Prestaciones sociales.
Prima de servicios. 900.800*0.0833 = 75.037
Cesantías. 900.800*0.0833 = 75.037
Intereses sobre las cesantías. 75.037*0.12 = 9.004
Vacaciones. 700.000*.0417 = 29.190

Nota:

1. El artículo 192 del C.S.T contempla que para el cálculo de las vacaciones no se tiene en
cuenta el valor de las horas extras.
2. Para el cálculo de las Prestaciones sociales dentro de la base se debe incluir el Auxilio de
transporte, excepto para las vacaciones. Solo se debe tomar el salario básico, puesto que en
vacaciones no tendrá ni horas extras, comisiones ni trabajo suplementario.
3. Según la sentencia de septiembre 16 de 1958, de la Corte suprema de justicia, la base
para el cálculo de la prima de servicios debe ser el salario promedio, lo que significa que se
deben incluir tanto las comisiones como el trabajo suplementario y las horas extras.
4. Para el cálculo de las cesantías se debe tomar el salario promedio, lo que supone la
inclusión de las comisiones, horas extras y trabajo suplementario.
5. Para el cálculo de las vacaciones, por costumbre se provisional el 4.17% lo que
corresponde exactamente a 15 días de salario, pero se debe tener en cuenta que a la hora de
pagar la vacaciones se debe pagar aproximadamente 18 días de salario, toda vez que la
norma habla de 15 días hábiles de descanso, lo que por lo general significan 18 días
calendario. Recordemos que los domingos y festivos no son días hábiles. El sábado es día
hábil solo si en la empresa se labora ese día, de lo contrario tampoco es día hábil.

Aportes parafiscales.
Cajas de compensación familiar (4%). 850.000*0.04 = 34.000.
I.C.B.F. (3%). 850.000*0.03 = 25.500.
Sena. (2%). 850.000*0.02 = 17.000.

Nota. Para el cálculo de los Aportes parafiscales se toma el valor total de la nómina.
Mensual de la empresa, excluyendo el Auxilio de transporte que no es factor salarial.

Neto a pagar al empleado.

Total devengado 900.800 (-)
Salud 34.000
Pensión 32.938
Neto pagado 833.862

Contabilización de la nómina
Una vez liquidada la nómina., se debe contabilizar cada uno de los conceptos determinados.
En este ejemplo, se supone que el empleado pertenece a la parte administrativa, por lo que
se utilizara la cuenta 51.

Para la contabilización de la nómina, utilizaremos los valores determinados en la

Liquidación de la nómina.

En el proceso de contabilización se utilizaran los siguientes grupos de cuentas.

1105 (Bancos).

2370 (Retenciones y aportes de nómina).

2610 (Provisiones para obligaciones laborales).

5105 (Gastos de personal).

Contabilización.

Código Nombre de la cuenta Debito Crédito

250505 Salarios por pagar 833,862.00
237005 Aportes E.P.S 106,250.00
237006 A.R.P 4,437.00
237010 Aportes parafiscales 76,500.00
238030 Fondos de pensión 131,751.00
261005 Cesantías 75,037.00
261010 Intereses sobre las cesantías 9,004.00
261015 Vacaciones 29,190.00
261020 Prima de servicios 75,037.00
510506 Sueldos 700,000.00
510515 Horas extras 50,000.00
510518 Comisiones 100,000.00
510520 Auxilio de transporte 50,800.00
510530 Cesantías 75,037.00
510533 Intereses sobre las cesantías 9,004.00
510536 Prima de servicios 75,037.00
510539 Vacaciones 29,190.00
510568 A.R.P 4,437.00
510569 Aportes E.P.S 72,250.00
510570 Aportes fondo pensiones 98,813.00
Aportes cajas de
510572 34,000.00
compensación
510575 I.C.B.F 25,500.00
510578 Sena 17,000.00
Sumas iguales 1,341,068 1,341,068

Comentarios.

En el caso que haya lugar a practicarle retención a un empleado, el valor de la retención se

deduce del total devengado y se contabiliza con un crédito a la cuenta 236505.

Igual se deduce del total devengado, los embargos judiciales, libranzas, aportes a
Cooperativas y fondos, y demás descuentos que deba hacer la empresa al empleado. Estos
conceptos se contabilizan en la respectiva subcuenta de la cuenta 2370.

No hay que olvidar, que la empresa solo puede retener o deducir del sueldo del empleado
aquellos conceptos o valores autorizados expresamente por el mismo empleado o por una
autoridad judicial.

La parte que le corresponde al empleado por concepto de salud y pensión, se considera

como una retención de nómina (deducciones de nómina.), y como se puede ver se
contabiliza en la cuenta 2370 y 2380, junto con la parte que le corresponde pagar al
empleador.

Al gasto solo se lleva la parte de la pensión y de salud, que le corresponde al empleador,

puesto que el valor restante, es el trabajador quien lo aporta.
Las Prestaciones sociales se contabilizan en la cuenta 2610, que corresponde a una
provisión. Se considera provisión porque es una estimación de lo que se pagara por ello.
Una vez se haya determinado el valor exacto que se debe pagar por Prestaciones sociales se
lleva a la cuenta 25.

Es importante aclarar, que no se debe olvidar a final de año cancelar las respectivas
provisiones y llevarlas a la cuenta 25 como pasivos reales y efectivos, toda vez que los
pasivos estimados no proceden fiscalmente, y esto supondría un aumento del patrimonio
fiscal que es la base para el cálculo de la Renta presuntiva y el Impuesto al patrimonio.

La nómina por pagar se ha causado inicialmente en la cuenta 2505, y luego  al momento de
pagarla, se debe debitar esta cuenta y acreditar la cuenta de caja o bancos, según sea el
caso.