EMPRESA DE LÁCTEOS “BLANCA LECHE”

La compañía colombiana de Lácteos BLANCA LECHE surgió como una idea de negocio hacia el año 2001, luego de
que sus accionistas principales encontraran algún interés y beneficio en la preparación y distribución de Cuajada;
un producto a base de leche y suero. Luego de un año en el mercado, y al revisar los registros de ganancias del
negocio, se pudo observar algunas pérdidas significativas que llevaron a la reestructuración de los productos y de
la planta física, hacia finales del año 2002, se abandonó la fabricación de cuajada y se inició la producción de
crema de leche y mantequilla.

En el año 2009, la calidad, buena presentación y precio, hacen de los productos de la Compañía Colombiana de
Lácteos BLANCA LECHE, unos de los más pedidos en el mercado local, ingresando a nuevos mercados como
Corabastos y Paloquemao, lugar de encuentro de grandes mayoristas. El aumento en las ventas y la acogida de
los productos en mercados cono Girardot y Fusagasugá hacen nuevamente que se compré maquinaria y se
contrate personal, aumentando los vehículos y obligando a la compra de un furgón de capacidades superiores en
relación a los que se tenían.

En la actualidad, la organización se encuentra en manos de 2 de sus 3 accionistas, es dirigida por la gerente y

propietaria Carmen Pérez y por su hermano Raúl Pérez, quienes se encargan de todos los asuntos pertinentes a
la compra de materia prima, el procesamiento y la posterior venta de los productos. Cuenta con cerca de 15
empleados entre los cuales se encuentran vendedores, conductores, operarios, control y por ultimo
administrativos. La empresa no cuenta con una planta física propia, funciona en el primer piso de una vivienda
familiar, que fue adecuado con 2 cuartos fríos y requerimientos específicos exigidos por las autoridades
pertinentes para el manejo y manipulación de alimentos.

El control de la organización se encuentra en manos de la gerente y su hermano, por lo que la

departamentalización dentro de la misma es mínima, teniendo grandes inconvenientes con la planeación y el
control de los procesos que se deberían llevar y cumplir dentro de cada área. No existen funciones detalladas ni
cargos específicos con alguna jerarquía implícita que permitan controlar y generar objetivos dentro de la misma.

Existen algunos problemas con la estandarización de procesos por parte de los operarios y de los vendedores, de
igual manera no se han establecido horarios de atención a proveedores y recepción de materia prima, lo cual
estanca un poco la producción y el desarrollo de las actividades administrativas ya que se hace necesario un alto
a cualquier hora del día para poder atenderlos.

El manejo de las finanzas, la producción y el personal se encuentra a cargo de la Gerente, quien la mayoría del
tiempo se encuentra en la planta, los aspectos concernidos a la venta y las relaciones públicas son manejadas en
su mayoría por su hermano Raúl Pérez. Es importante añadir que la mayoría de la información es llevada
manualmente, según información entregada por el señor Raúl Pérez, siempre les ha gustado hacer las cosas
manualmente, y llevarlo todo de esta manera.

La organización paga todos los impuestos requeridos, pero para ello se lleva un control que no es tenido en cuenta
dentro del quehacer diario de la misma, la poca contabilidad que se lleva es únicamente utilizada con el fin de
cumplir con las regulaciones y leyes para el pago oportuno de los impuestos.
No se realizan juntas de accionistas donde se muestren los resultados del ejercicio de la organización, ni existe un
departamento de contabilidad que permita realizar planeaciones con aspectos significativamente importantes y
relevantes dentro del negocio, por lo tanto la información se encuentra polarizada en la Gerente, quien es la única
persona que se encarga de hacer un control a la entrada y salida del producto. Las metas a cumplir se realizan
mensualmente, bajo algunos criterios que se han estipulado bajo la observación que por años se ha realizado al
comportamiento del mercado.

No existe información almacenada de manera clara sobre los stakeholders, ni sobre el funcionamiento de la
organización en cada una de las áreas a lo largo de su actividad empresarial. De otra parte, al no contar con
información específica de los clientes las apreciaciones que se hacen del mercado son insuficientes, al no contar
con datos verídicos del mismo.

La empresa no maneja estandarización en los precios de sus productos, lo que conlleva a contar con diferencias
relevantes entre los clientes y el factor de contribución de los productos, ya que al encontrarse en un mercado
donde la calidad y el precio son de gran importancia pero no van de la mano, se hace necesario crear un equilibrio
en los diferentes micro-sectores que se forman en la ciudad, para poder mantener una presencia adecuada a lo
largo y ancho de la ciudad.

Los sistemas de información que se encuentran en la actualidad sirven únicamente para llevar un control por
parte de la gerente, quien es la encargada de llevar las cuentas y el inventario diariamente. Existen 4 sistemas de
información; inventario, ventas (salida de producto), control de venta e información para impuestos, los dos
primeros se encuentran en físico y son llevados en papel diariamente por la gerente, el tercero es manejado
igualmente por la gerente para controlar el dinero diario que entra de las ventas utilizando Excel y el último es
manejado únicamente por el contador de la empresa para justificar los impuestos que se pagan a lo largo del año.

BLANCA LECHE ha tenido que enfrentar bastantes retos como la falta de uniformidad por parte de los
proveedores, esta falla se ve reflejada en “canecas” de insumos de diferentes pesos, lo cual dificulta llevar una
cuenta precisa del costo real de la materia prima para la producción de sus dos productos, uno de los puntos
importantes dentro de esta situación radica en que los lácteos son sumamente sensibles a factores como la
demanda del mercado o las temporadas climáticas, lo cual hace imposible contar con un único proveedor y de
este modo no hace posible exigir total uniformidad entre los diferentes insumos que llegan a la organización.

Los proveedores manejan diferentes tamaños de las bolsas en las cuales se empaca el producto terminado, lo cual
no tiene una implicación directa en los costos pero afecta la venta del producto ya que si es una bolsa muy
pequeña el producto se ve comprimido y mal presentado, cuando son bolsas muy grandes parece que se estuviera
vendiendo menos cantidad que la ofrecida (hay que decir que la máquina embaladora está programada para
inyectar X cantidad de producto, por lo cual las bolsas siempre llevan la cantidad precisa pero difieren en
apariencia)

La realización del inventario toma mucho tiempo a la persona encargada del tema y no se registra de manera
correcta por lo que se incurre en pérdidas de materia prima y de producto terminado, lo cual puede verse
reflejado en un aumento de costos de producción. El inventario ocupa un espacio importante al interior de la
empresa y dado que se trata de una casa es difícil de mantener.
Aunque son pocos los trabajadores se presenta un exceso de horas extra utilizadas para la producción lo que
incrementa los costos de personal.

La empresa no realiza presupuestos lo que desfavorece el cumplimiento de objetivos, todo se trabaja bajo pedido
y no se lleva una contabilidad bien establecida ni unos patrones de producción claros, por lo que no es sencillo
calcular cuánto es posible producir en un período de tiempo.
Caso adaptado del proyecto realizado por Camilo Díaz Parra, Daniela Acevedo Téllez, Rafael López Lasso y Paula Ojeda
Rincón para la asignatura de Sistemas de Información (2011)