F6.P1.

SA
PROCESO SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
Versión 4
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FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
07/05/2019
Clasificación de la Información
PÚBLICA
SEDE HOJA No. DE

SECCIÓN
SUBSECCIÓN REGISTRO DE ENTRADA
OBJETO AÑO MES DIA
AAAA MM DD

Fechas
Número Consecutivo Extremas Unidad de Conservación Folios
Código Nombre de la Serie, Volumen de
de Orden
Subserie o Asunto Nombre del Expediente Número Desde Hasta Inicial Final Caja Carpeta Tomo Otro Carpetas de al Soporte Notas

Elaborado por: ___________________________ Aprobado por: ___________________________ Recibido por: ___________________________

Fecha: __________________________________ Fecha: __________________________________ Fecha: __________________________________
Firma: __________________________________ Firma: __________________________________ Firma: __________________________________
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PROCESO SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Versión 4 Página 1 de1

FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL Clasificación de la Información:

PÚBLICA

No. de
Ítem: NOMBRE DESCRIPCIÓN

DATOS PARA EL ENCABEZADO

1 SEDE Registre el nombre de la Dirección General, Regional o Centro Zonal.

Registre código y nombre de la unidad administrativa de mayor jerarquía, de la cual

2 SECCIÓN dependa la oficina productora.

3 SUBSECCIÓN Registre código y nombre de la oficina que produce la documentación.

4 OBJETO Indique la finalidad del inventario documental.

5 HOJA N° Registre el número consecutivo de la hoja.

6 DE Registre el número total de hojas del inventario.

7 REGISTRO DE ENTRADA Consigne la fecha (año/mes/día) de diligenciamiento del FUID.

DATOS PARA EL ENCOLUMNADO

Número de orden Registre de forma consecutiva y ascendente el número de cada uno de los registros,
8 que corresponden a las unidades documentales que se relacionan en el FUID.

9 Código Registre el código de la serie y/o subserie documental.

Nombre de la serie,
10 subserie o asunto Registre el nombre de la serie y/o subserie documental tal como aparece en la TRD.

11 Nombre del expediente Registre el nombre asignado al expediente.

Registre el número asignado al expediente para el caso de historias laborales,

12 Número contratos, historias de atención, entre otros.

Registre el rango del número consecutivo para las series actas, resoluciones,
13 Consecutivo comprobantes de pago, notas de contabilidad, entre otros.

Registre la fecha inicial y final de cada expediente, teniendo en cuenta la fecha del
14 Fechas extremas documento principal y no de los anexos, en orden de día/ mes/año.
 Consignar el número asignado a cada unidad de almacenamiento:
Caja: consigne el número de la caja en la cual se encuentra ubicado el expediente.
Carpeta: consigne el número de la carpeta que tiene asignada la unidad de
conservación.
Tomo: consigne el número del tomo (aplica para la documentación que se
15 Unidad de conservación encuentra en empastes), que tiene asignado la unidad de conservación.
Otro: consigne el número asignado a la unidad de conservación contenida en otro
soporte.

Registre el número de cada unidad de almacenamiento, cuando el expediente esté

16 Volumen de carpetas conformado por varias carpetas, se describirá cada carpeta con su número
respectivo y el total de carpetas que conforman el expediente 1 de 2; 2 de 2; etc.

17 Folios del - al Registre el número de folios que conforman la carpeta.

Registre el soporte en el que se encuentra registrada la información (papel,

18 Soporte
magnético, CD, DVD o electrónico).

19 Notas Diligencie esta casilla en caso que la carpeta o expediente presente alguna
relevancia o característica que requiera aclaración.

REGISTROS PARA LA DATACIÓN

Registre el nombre del colaborador que elaboró el inventario documental, para el

caso de transferencias primarias.
20 Elaborado por Registre el nombre del colaborador del Archivo Central que elaboró el inventario
documental, para el caso de transferencias secundarias.
Registre la fecha en la cual firma el inventario documental (día/mes/año).
Firme con su puño y letra el inventario documental, como responsable de su
elaboración.

Registre el nombre del Jefe de área responsable de aprobar el inventario

documental, para el caso de transferencias primarias.
Para el caso de transferencias secundarias, registre el nombre del Coordinador
del Grupo de Gestión Documental y/o Director Administrativo, aplica para la
Dirección General; a nivel regional, registre el nombre del Coordinador
Administrativo o Coordinador de Gestión y Soporte, responsables de aprobar el
inventario documental.
Registre la fecha en la cual el Jefe de área firma el inventario documental
(día/mes/año).
21 Aprobado por El Jefe de área debe firmar con su puño y letra el inventario documental, como
responsables de su aprobación (transferencia primaria).
El Coordinador del Grupo de Gestión Documental y/o Director Administrativo, de la
Dirección General; el Coordinador Administrativo o Coordinador de Gestión y
Soporte, deben firmar con su puño y letra el inventario documental, como
responsables de aprobar el inventario documental (transferencia secundaria).
 Registre el nombre del responsable del Archivo Central y/o Histórico que recibe la
documentación objeto de transferencia documental.
22 Recibido por Registre la fecha en la cual el responsable del Archivo Central y/o Histórico recibe el
inventario objeto de transferencia documental (día/mes/año).
El responsable de Archivo Central y/o Histórico, debe firmar con su puño y letra el
inventario documental, como responsable de su recepción.

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Clasificación de la Información:
PÚBLICA

SEDE REGIONAL CÓRDOBA HOJA No. 1 DE 5

SECCIÓN 43000 REGIONAL CÓRDOBA

SUBSECCIÓN 43300 GRUPO DE ASISTENCIA TÉCNICA REGISTRO DE ENTRADA
OBJETO TRANSFERENCIA DOCUMENTAL PRIMARIA 2021 AÑO MES DIA
2019 3 11

Número Consecutivo Fechas Extremas Unidad de Conservación Folios

Código Nombre de la Serie, Volumen de
de Orden
Subserie o Asunto Nombre del Expediente Número Desde Hasta Inicial Final Caja Carpeta Tomo Otro Carpetas de al Soporte Notas
ACTAS / Actas de
Actas comité adopciones
1 2-4 Comité Regional de 1 25 02/01/2019 12/30/2019 1 1 1 de 1 1 200 Papel No se encuentra el Acta N°7
2019
Adopciones
ASISTENCIA Asistencia técnica Centro
5 10/01/2019 4/28/2019 1 2 1 de 3 1 200 Papel
2 TÉCNICA Zonal Sahagún
ASISTENCIA Asistencia técnica Centro
3 5 03/05/2019 8/26/2019 1 3 2 de 3 201 400 Papel
TÉCNICA Zonal Sahagún
ASISTENCIA Asistencia técnica Centro El folio 420 se encuentra
5 07/09/2019 12/28/2017 1 4 3 de 3 401 560 Papel
4 TÉCNICA Zonal Sahagún rasgado

PROCESOS/ El folio 170 contiene un sobre

5 40-12 Apellidos, nombres NUIP o TI 17/03/2019 4/23/2019 2 1 1 de 2 1 200 Papel
Procesos de Adopción con CD

PROCESOS/
40-12 Apellidos, nombres NUIP o TI 24/04/2019 6/23/2019 2 2 2 de 2 201 400 Papel
Procesos de Adopción
6

Elaborado por: ___________________________ Aprobado por: ___________________________ Recibido por: ___________________________

Fecha: __________________________________ Fecha: __________________________________ Fecha: __________________________________
Firma: __________________________________ Firma: __________________________________ Firma: __________________________________

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