INVENTARIO DOCUMENTAL

INFORME

PRESENTADO POR: JAIRO VALENCIA

PRESENTADO A: ROBERTO CARLOS OROZCO LUBO

1. OBJETIVO

El objetivo de este instructivo es describir en forma secuencial los pasos que se deben
seguir para diligenciar el “Formato Único de Inventario Documental”.

2. INVENTARIO DOCUMENTAL

3. PASO A PASO DEL DILIGENCIAMIENTO

En cada una de las casillas del Formato Único de Inventario Documental se debe
registrar así:

NOMBRE DE LA
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
ACTIVIDAD
1. Dependencia Debe relacionarse el nombre de la dependencia Responsable
remitente responsable de la documentación que se va a del archivo de
 gestión de la
transferir.
dependencia.
Responsable
Debe relacionarse el nombre completo de la
2. Dependencia del archivo de
dependencia que produce o produjo los
productora gestión de la
documentos.
dependencia.
Responsable
Debe consignarse el nombre de la dependencia
3. Unidad del archivo de
o unidad administrativa de mayor jerarquía de
administrativa gestión de la
la cual dependa la oficina productora.
dependencia.
Debe colocarse el nombre de la Unidad Responsable
4. Oficina Administrativa que produce y conserva la del archivo de
Productora documentación tramitada en ejercicio de sus gestión de la
funciones. dependencia.
Se debe consignar la finalidad del inventario,
que puede ser: Transferencias primarias, Responsable
transferencias secundarias, valoración de del archivo de
5. Objeto
fondos acumulados, fusión y supresión de gestión de la
dependencia o dependencias, inventarios dependencia.
individuales.
Responsable
6. Hoja No:___ Se numerará cada hoja del inventario
del archivo de
De:_____ Hoja consecutivamente de ___: Se registrará el total
gestión de la
No. ___: de hojas del inventario.
dependencia.
Se diligencia sólo para transferencias primarias
Responsable
y transferencias secundarias. Debe consignarse
7. Registro de del archivo de
en las tres primeras casillas los dígitos
entrada gestión de la
correspondientes a la fecha de la entrada de la
dependencia.
transferencia (año, mes, día).
Responsable
8. Número de del archivo de
Se anotará el número de la transferencia.
Transferencia gestión de la
dependencia.
Debe anotarse en forma consecutiva el número Responsable
9. Número de correspondiente a cada uno de los asientos del archivo de
orden descritos, que generalmente corresponde a una gestión de la
unidad documental. dependencia.
Se debe anotar el respectivo código según las Responsable
10. Tablas de Retención Documental de la del archivo de
Dependencia dependencia productora de los documentos a gestión de la
transferir y el respectivo nombre. dependencia.
Sistema convencional establecido por la entidad Responsable
que identifica las oficinas productoras y cada del archivo de
11. Código
una de las Series, Subseries o asuntos gestión de la
relacionados. dependencia.
12.Nombre de Debe anotarse el nombre asignado al conjunto Responsable
la Serie, de unidades documentales de estructura y del archivo de
Subserie o contenidos homogéneos emanados de un gestión de la
Asuntos mismo órgano o sujeto productor como dependencia.
consecuencia del ejercicio de sus funciones
específicas. Para las transferencias primarias
 secundarias y las ocasionadas por fusión y/o
supresión de dependencias, el asiento
corresponderá a cada una de las unidades de
conservación. En los inventarios individuales, el
asiento corresponderá a los asuntos tramitados
en ejercicio de las funciones asignadas. Cuando
no se puedan identificar series, se debe reunir
bajo un solo asunto aquellos documentos que
guarden relación con la misma función de la
oficina productora.
Responsable
Se debe realizar una breve descripción de lo del archivo de
13. Contenido
que comprenden los documentos a transferir. gestión de la
dependencia.
Deben consignarse la fecha inicial y final de
cada unidad descrita. Deben colocarse los Responsable
14. Fechas cuatro dígitos correspondientes al año. En el del archivo de
extremas caso de una sola fecha se anotará ésta. Cuando gestión de la
la documentación no tenga fecha se anotará S.f. dependencia.
(Sin fecha).
Se consignará el número asignado a cada
unidad de almacenamiento como: caja (Cj),
Responsable
carpeta (Cp), tomo (Tm), en la columna otro se
15.Unidad de del archivo de
registrará las unidades de conservación
conservación gestión de la
diferentes escribiendo el nombre en la parte de
dependencia.
arriba y debajo la cantidad o el número
correspondiente.
Responsable
Se anotará el número total de folios contenido del archivo de
16.No. de folios
en cada unidad de conservación descrita. gestión de la
dependencia.
Se utilizará esta columna para anotar los
Responsable
soportes diferentes al papel, anexos a la
del archivo de
17. Soporte documentación: microfilmes (M), videos (V),
gestión de la
casetes (C), soportes electrónicos (CD, DK,
dependencia.
DVD), etc.
Se debe citar si la documentación registra un
alto (A), medio (M), bajo (B) o ninguno (N)
índice de consulta; para tal efecto, se tendrán Responsable
18. Frecuencia en cuenta los controles y registros de préstamo del archivo de
de consulta y consulta de la oficina responsable de dicha gestión de la
documentación. Esta columna se diligenciará dependencia.
especialmente para el inventario de fondos
acumulados.
19.Observacion Se consignarán los datos que sean relevantes y Responsable
es no se hayan registrado en las columnas del archivo de
anteriores. Para la documentación ordenada gestión de la
numéricamente como actas, resoluciones, dependencia.
memorandos, circulares, entre otros, se
anotarán los siguientes datos: faltantes, saltos
por error en la numeración y/o repetición del
 número consecutivo en diferentes documentos.
Para los expedientes deberá registrarse la
existencia de anexos: circulares, actas,
memorandos, resoluciones, informes, impresos,
planos, facturas, disquetes, fotografías o
cualquier objeto del cual se hable en el
documento principal. De estos debe señalarse,
en primer lugar, el número de unidades anexas
de cada tipo, ejemplo: una hoja con 5
fotografías sueltas: luego el número
consecutivo (si lo tiene), ciudad, fecha, asunto o
tema de cada anexo. Para los anexos legibles
por máquina deberán registrarse las
características físicas y requerimientos técnicos
para la visualización y consulta de la
información. Especificar programas de
sistematización de la información. A los
impresos se le asignará un número de folio y se
registrará el número de páginas que lo
componen. Así mismo, se anotará información
sobre el estado de conservación de la
documentación, especificando el tipo de
deterioro: físico (rasgaduras, mutilaciones,
perforaciones, dobleces, faltantes), químico
(oxidación de tintas, soporte débil) y/o biológico
(ataque de hongos, insectos, roedores).
Responsable
Se escribirá el nombre y apellido, cargo, firma
20. Elaborado del archivo de
de la persona responsable de elaborar el
por gestión de la
inventario.
dependencia.
Responsable
Se anotará el nombre y apellido, cargo, firma de
21. Entregado del archivo de
la persona responsable de entregar la
por gestión de la
transferencia.
dependencia.
Responsable
22. Recibido Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma
del archivo
por de la persona responsable recibir el inventario.
central.

4. PARÁMETROS PARA LA REALIZACIÓN DE LA TRANSFERENCIA

a. Limpieza de la documentación: antes que nada debemos tener los implementos

(traje, tapa bocas, guantes, brochas, etc.) necesarios para proceder a realizar la
limpieza. Así depuramos el espacio de las oficinas de todo lo innecesario.
b. Eliminación de material metálico: se procede a retirar todos los elementos
metálicos (ganchos, grapas, etc.) y se reemplazan por plásticos.
c. Identificación del material afectado por biodeterioro: se procede a identificar los
documentos que presenten hongos o insectos; luego con la aspiradora debe
eliminarse el polvo de esta unidad de conservación (caja, carpeta, legajo) en su
parte externa y se solicita el servicio del personal especializado.
d. Revisión y foliación: primero enumeramos los documentos consecutiva y
cronológicamente; se marca con lápiz de mina negra en la parte superior derecha
y sin tachones.
e. Unidades de conservación y almacenamiento: para esto tenemos diferentes
opciones, como lo son: paquetes, legajos, tomos, cajas, carpetas y A-Z.