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BPO - BO
Tabla de contenido
1. PRESENTACIÓN.............................................................................................................. 4
2. VINCULACIÓN Y CONOCIMIENTO DEL CLIENTE.............................................................. 5
2.1 Identificación ............................................................................................................ 5
2.2 Debida diligencia ampliada ......................................................................................... 6
2.3 Entrevista................................................................................................................. 8
2.4 Confirmación de datos ................................................................................................ 8
2.5 Documento de identificación y firma de la documentación ................................................ 8
2.6 Documentación soporte de las solicitudes........................................................................ 9
2.7 Clientes PEP’S (Personas Expuestas Políticamente) ......................................................... 10
2.8 SARLAFT ............................................................................................................... 10
2.9 FATCA .................................................................................................................. 11
2.10 Omisión de control ................................................................................................... 11
3. APLICACIÓN DE COMPORTAMIENTOS BASADOS EN PRINCIPIOS ÉTICOS Y VALORES .. 12
3.1 Lealtad y honestidad ................................................................................................ 12
3.2 Compromiso con los resultados ................................................................................... 13
3.3 Satisfacción del cliente .............................................................................................. 14
3.4 Calidad y transparencia Total en los procesos y ofrecimientos comerciales ........................... 14
3.5 Trabajo en Equipo ................................................................................................... 15
3.6 Normas de comportamiento ...................................................................................... 15
3.7 Sentido de Pertenencia ............................................................................................. 17
3.8 Flexibilidad y adaptación al cambio ............................................................................ 18
3.9 Cuidado de los Recursos Naturales .............................................................................. 18
3.10 Atención a personas con Discapacidad ......................................................................... 18
3.10.1 Atención a personas con Discapacidad Visual ............................................................. 18
3.10.2 Atención a personas con Discapacidad Auditiva ......................................................... 19
3.10.3 Atención a personas con Discapacidad Intelectual o Cognitiva / Discapacidad Mental o Psicosocial
19
3.10.4 Atención a personas con Discapacidad física .............................................................. 19
4. CONSIDERACIONES ESPECIALES PARA LIBRANZA ........................................................ 20
5. CONSIDERACIONES ESPECIALES UNIDADES UTS .......................................................... 22
5.1 Consideraciones Generales ......................................................................................... 22
5.2 Listas Cautelares ...................................................................................................... 22
5.3 Proceso de verificación y referenciación comercial .......................................................... 23
5.4. Proceso de radicación de solicitudes ............................................................................. 23
5.5 Proceso de indexación de solicitudes ............................................................................ 24
5.6. Proceso de biometría o consulta de identidad ............................................................... 24
5.7. Proceso de gestión documental .................................................................................. 25
5.8 Compromiso con los resultados en la UTS ...................................................................... 26
6. CONSIDERACIONES ESPECIALES PARA EL OFRECIMIENTO Y COLOCACIÓN DE
PRODUCTOS DIGITALES ...................................................................................................... 28
7. CONFLICTOS DE INTERÉS ............................................................................................. 29
8. PRINCIPIOS PARA EL DESARROLLO DE LA GESTIÓN COMERCIAL................................. 31
8.1 Claridad ................................................................................................................ 31
8.2 Precisión ................................................................................................................ 31
8.3 Probidad comercial .................................................................................................. 31
8.4 Confidencialidad ..................................................................................................... 31
8.5 Rumores ................................................................................................................ 31
8.6 Información privilegiada ........................................................................................... 31
8.7 Operaciones............................................................................................................ 31
8.8 Manejo de clientes ................................................................................................... 32
9. CONDICIONES Y RESTRICCIONES PARA LA VENTA DEL PRODUCTO ............................. 33
9.1 Restricciones para la venta del producto ...................................................................... 33
9.2 Legalización de documentación por consultas TRANSUNIÓN ........................................... 33
9.3 Protección de datos personales / Gestión con bases de datos ............................................. 34
10. MANEJO DE REDES SOCIALES .................................................................................... 35
11. MANEJO DE APLICATIVOS, USUARIOS, CLAVES Y CONTRASEÑAS ................................. 36
12. ESCUELAS COMERCIALES ............................................................................................. 38
13. DISPOSICIONES FINALES .............................................................................................. 39
1. PRESENTACIÓN
en este manual usted encontrara procedimientos, valores, principios y reglas mínimas de comportamiento, en las cuales
debe estar enmarcada la gestión realizada, así como también es una invitación formal a promover y cumplir con la obligación
de mantener una conducta positiva relativa a hacer las cosas correctamente y a asegurar que la filosofía de la Organización
está completamente entendida.
Dado lo anterior, los procedimientos y parámetros que a continuación va a encontrar son de obligatorio cumplimiento y
por ello la compañía acompañara en el estudio permanente en todos y cada uno de los procesos que desarrollan los
colaboradores que hacen parte de la campaña “Promoción y venta de Tarjeta de Crédito y Libranza” del cliente de la
compañía, que a su vez se deberá entender como el promotor de los servicios financieros, ya sea en cargos comerciales,
de formación y/o apoyo operativo a través de las unidades UTS; propendiendo con ello que en sus actuaciones, deban
anteponer la observancia de los principios éticos al logro de las metas comerciales o personales, realizar los procedimientos
bien desde una primera oportunidad y a tener cero tolerancia a la omisión de controles y procedimientos.
Los hechos u omisiones a que se refieren las disposiciones que se mencionan en este documento son calificados como
faltas graves que permitirán a Ventas y Servicios, dar por terminado el contrato de trabajo por justa causa, de conformidad
a lo estipulado en el artículo 62 del CTS., subrogado por el artículo 7° del Decreto 2351 de 1965, literal a, numeral 6°.
Cordialmente,
El conocimiento de un cliente implica la identificación permanente y actualizada los siguientes aspectos, los cuales son de
obligatorio cumplimiento en su aplicación diaria:
2.1 Identificación
Hace referencia al conocimiento y verificación de los datos exigidos en el formulario de vinculación que permiten
individualizar plenamente la persona natural o jurídica que se pretende vincular.
2.1.1 Todos los clientes que se vinculen a la entidad emisora de productos financieros a través de cualquier producto
y/o servicio deben diligenciar completamente la “Solicitud de vinculación Persona Natural” que contiene la
información mínima requerida para el pleno conocimiento del cliente.
2.1.2 El ejecutivo que visita y atiende al cliente es responsable de validar el correcto diligenciamiento y completitud de
los campos del formulario de vinculación por parte del cliente, no será válida la solicitud que no cumpla con los
parámetros establecidos en este numeral.
2.1.3 En los campos destinados para registrar la información financiera del cliente, se deberá registrar los ingresos y
egresos mensuales, activos y pasivos del cliente, información que el ejecutivo deberá cotejar de forma obligatoria
contra los soportes de ingresos recibidos.
2.1.4 Es indispensable que el cliente diligencie el campo destinado para detallar el origen de fondos, donde debe declarar
la actividad económica o fuente de los recursos que se van a mover en la entidad emisora de los productos
financieros. Si se tratare de operaciones puntuales o excepcionales para su actividad económica, se debe solicitar
la documentación que soporte las mismas para mantener un adecuado conocimiento del cliente.
2.1.5 Es obligatorio que se diligencie de manera completa los campos de la solicitud de crédito; si alguno de ellos no
aplica, el espacio debe diligenciarse con N/A. En ningún caso deben dejarse espacios en blanco en el formato de
solicitud.
2.1.6 Todos los campos de fecha de la solicitud de crédito deben diligenciarse con caracteres numéricos, según el orden
estipulado en el formato DD-MM-AAAA.
2.1.7 Con el fin de evitar inconvenientes que vinculen o comprometan a los trabajadores con la información de los
clientes, está completamente prohibido que cualquier trabajador diligencie con su puño y letra, una o todas las
partes de cualquier formato o documento utilizado para el trámite de un cliente, prospecto o usuario de la entidad
emisora de productos financieros, como solicitudes de vinculación, productos u operaciones, afiliaciones a canales
electrónicos, pagarés, formatos de exoneración, ordenes de descuento, declaraciones de asegurabilidad, entre
otros en los cuales se evidencie información de cualquier carácter del cliente.
2.1.8 En caso de inquietudes o desconocimiento en el diligenciamiento de documentos por parte de dichos prospectos,
clientes o usuarios, los funcionarios tendrán la responsabilidad de apoyar y orientar el diligenciamiento de los
documentos.
2.1.9 La anulación de espacios en blanco podrá ser realizada por los trabajadores, siempre y cuando estos no sean de
obligatorio diligenciamiento. Para anular espacios en blanco se deberá escribir N/A o trazar una línea diagonal
sobre el campo en blanco.
2.1.10 Los trabajadores podrán intervenir en el proceso de diligenciamiento de formatos, siempre y cuando estos tengan
el campo para plasmar la firma y huella y sean diligenciados a través de computador o máquina de escribir para
que posteriormente el prospecto, cliente o usuario firme y ponga su huella en señal de aceptación de la
información, en todo caso, está completamente prohibido la obtención de firmas y huellas del cliente en cualquier
formato en blanco.
2.1.11 Todo cliente que en el formulario de vinculación haya marcado tipo de vivienda “propia” deberá registrar de forma
obligatoria la información del tipo de inmueble solicitada en el campo “detalles de activos” de la solicitud de
productos. Solicitud que no se encuentre conforme a lo establecido no será sujeta de radicación.
2.1.12 Es responsabilidad de los colaboradores de las unidades UTS, validar y garantizar la completitud y calidad en el
diligenciamiento del formulario de vinculación en las solicitudes radicadas, en caso de identificar inconsistencias
deben abstenerse de su radicación.
2.2.1 Por razones de seguridad y control de riesgo, todos los prospectos de clientes deben atenderse única y
exclusivamente en su puesto de trabajo; salvo en aquellas empresas donde se restringe el paso por temas de
seguridad, para lo cual deberá atenderse únicamente en el lugar autorizado por la empresa y del cual la entidad
emisora de los productos financieros tiene pleno conocimiento, se encuentra contenido en procedimientos
especiales para dichas empresas y se debe dejar plasmado en el formulario de vinculación persona natural
(resultado de la visita). Adicional se excepciona la visita en el lugar de trabajo para la vinculación de solicitantes
de tarjeta de crédito bajo plataforma digital, siempre y cuando se cumplan a cabalidad las directrices señaladas
en el capítulo No 6 del presente manual.
2.2.2 Para estos casos en ninguna circunstancia se pueden atender prospectos o clientes fuera de las instalaciones de
la empresa sin autorización del jefe inmediato y se deben seguir los protocolos de gestión de ventas.
2.2.3 Está prohibida la atención de clientes espontáneos en oficinas, así se trate de referidos, programa de barras
comerciales, Bodytech, o cualquier otro que establezca la entidad promotora de los servicios financieros. Para los
casos en que el primer contacto no se realiza en el puesto de trabajo del cliente, antes de realizar cualquier gestión
comercial debe realizarse un segundo contacto en el puesto de trabajo, a partir del cual se iniciará la venta del
producto según las normas y controles vigentes.
2.2.4 Independientemente de tratarse de operaciones de sinergia comercial con Gerentes o Ejecutivos de la entidad
promotora de los servicios financieros, operaciones de mantenimiento con cede cupo, reactivaciones, tarjetas de
crédito amparadas o retanqueos el ejecutivo debe garantizar la debida diligencia y visitar al cliente en su puesto
de trabajo.
2.2.5 Para solicitantes cuya naturaleza u operatividad del cargo involucre desarrollar sus actividades fuera de las
instalaciones principales de la empresa para la cual se encuentra contratado, que laboren en distintas sedes de la
misma empresa y/o simplemente no cuente con un puesto de trabajo como tal, como Contratistas, Vendedores,
Residentes de obra, Coordinadores de zona, Vigilantes, Prestadores de servicios, etc., el ejecutivo debe realizar
visita a la empresa que lo certifica, garantizando que exista y que cumpla con los parámetros, condiciones y perfil
definido por la entidad emisora de los productos financieros, adicional de verificar que el solicitante si labore para
dicha empresa, proceso que debe dejar claramente registrado en el formulario de vinculación persona natural en
el resultado de la visita.
2.2.6 Para clientes que al momento de solicitar el crédito de Libranza o Tarjeta de Crédito se encuentren en periodos
de vacaciones o incapacitados, el ejecutivo debe realizar visita obligatoria a la empresa que certifica al cliente,
verificar su existencia y autenticidad de los datos registrados en la carta laboral, visita de la cual deberá dejar
constancia en el formulario de vinculación.
2.2.7 Para la gestión y atención de solicitantes independientes se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
2.3 Entrevista
2.3.1 Durante la vinculación del cliente se debe realizar una entrevista presencial, de la cual deberá dejarse constancia
documental en el campo “Resultado de la visita” que hace parte de la solicitud de vinculación, indicando el nombre
del empleado que la realizó, la fecha y hora en que se efectuó, así como los resultados de esta, de una forma
ampliada y detallada.
2.3.2 Durante la entrevista personal con el cliente siempre deberá solicitarse el documento de identificación original
para verificar que se trate de la misma persona a la que se pretende vincular.
2.3.3 Está prohibido atender clientes de otras ciudades distintas a las de origen en que se encuentra el ejecutivo, así
mismo en convenios de Libranza no asignados, salvo cuando se trata de convenios nacionales o que por su
operatividad deben gestionarse centralizadamente en una ciudad, para lo cual deben llevarse a cabo los
procedimientos especiales de cada convenio.
2.3.4 Todo cliente debe tener una entrevista por parte del ejecutivo, independientemente si se trata de una sinergia
comercial, donde se garantice que el cliente si solicita los productos ofrecidos y está de acuerdo con las condiciones
pactadas.
2.8 SARLAFT
2.8.1 Todos los clientes potenciales, apoderados y/o representantes legales a vincular a través de los productos Tarjeta
de Crédito y Libranza en la entidad promotora de los servicios financieros, deben ser consultados previamente en
las listas internacionales vinculantes para Colombia a través de los integrantes de las UTS, quienes deberán
garantizar el proceso durante la radicación, sin excepción alguna.
2.8.2 El cumplimiento de los requisitos de vinculación es de carácter obligatorio y es un medio fundamental para el
conocimiento del cliente y de su actividad económica, por lo tanto, se requiere observar y aplicar estrictamente
las normas que hacen parte del numeral descrito en el literal 2.1, 2.2 y 2.3
2.8.3 Conocer adecuadamente la actividad desarrollada por los clientes y el entorno socioeconómico en que se
desenvuelven, se basa en lo establecido en la Ley 1108 de 2006, en el Decreto 663/93 (Estatuto Orgánico del
Sistema Financiero) y en las normas emitidas por la Superintendencia Financiera, así como por las diferentes
circulares reglamentarias que sobre Prevención de Lavado de Activos y vinculación de clientes que se informa en
Escuelas de Formación y capacitaciones de Riesgo.
2.8.4 En todos los casos es obligatorio solicitar los documentos que soporten su actividad económica, el origen/destino
de fondos y su situación financiera actual. Para el caso de operaciones puntuales se deberá aportar la
documentación que soporte la transacción, según sea el origen/destino de fondos.
2.8.5 La solicitud de vinculación en todos los casos debe estar totalmente diligenciada, firmada y con la huella dactilar,
acompañada con la fotocopia del documento de identidad y demás documentos requeridos por la entidad
promotora de los servicios financieros, necesarios para comprobar la identidad del cliente.
2.8.6 Durante el proceso de vinculación de un cliente considerado de alto riesgo LA/FT, el ejecutivo debe atender con
mayor atención y realizar cotejos y verificaciones adicionales a los procedimientos vigentes de vinculación y debida
diligencia ampliada.
Las actividades consideradas de Alto Riesgo LAFT por la entidad promotora de los servicios financieros, son:
➢ Organizaciones sin ánimo de lucro.
➢ Servicios de transferencia de dinero y/o valores debidamente regulados por la ley.
➢ Juegos de suerte y Azar (casinos, loterías, apuestas entre otros).
➢ Agentes de bienes raíces / inmobiliarias.
➢ Actividades económicas que estén relacionadas con la exploración, explotación y comercialización de
minerales y metales preciosos (Ej. Oro, Coltán, Carbón y Petróleo).
➢ Transporte de Carga y/o Pasajeros.
➢ Mesas de dinero privadas (que no estén sujetas a inspección de la autoridad financiera).
➢ Comercialización de vehículos automotores.
➢ Moteles.
➢ Notarios.
➢ Agencias de Viajes.
➢ Personas Públicamente Expuestas (PEPs)
➢ Comercializadoras Internacionales (C.I.) certificadas por la DIAN.
➢ Sociedades de Intermediación Aduanera (S.I.A.)
➢ Empresas dedicadas a las subastas.
➢ Cría, levante y comercialización de caballos y otros equinos.
➢ Comercio al por mayor y por menor de combustibles y otros relacionados (Ej. estaciones de gasolina y
gas vehicular).
2.9 FATCA
2.9.1 Durante el proceso de vinculación y/o actualización de datos, se debe solicitar al cliente que declare en el
formulario de vinculación o actualización de datos, su nacionalidad (es), lugar de residencia fiscal, y si es o no,
responsable de impuestos en los EE.UU. (U.S. Person).
2.9.2 En caso afirmativo, es decir cuando el cliente sea considerado U.S. Person, o se trate de una sociedad donde al
menos uno de sus accionistas con participación igual o mayor al 10% sea considerado U.S. Person, se deberá
solicitar el número de identificación tributaria de EE.UU. (TIN por sus siglas en inglés) a través de la forma W9 del
IRS. Este número es equivalente al Social Security Number de EE.UU. para la mayoría de los casos.
ART. 325: El funcionario o director de una entidad sujeta a vigilancia y control que, con el fin de ocultar o encubrir el origen
ilícito de los recursos o bienes, omita el cumplimiento de alguno o todos los mecanismos de control al lavado de activos
establecidos por el ordenamiento jurídico, incurrirá, por esa sola conducta, en prisión de cuatro a seis años y multa de
doscientos a veinte mil salarios mínimos legales mensuales vigentes e inhabilitación para el ejercicio de la profesión, arte,
oficio, industria o comercio por el mismo término de la pena privativa de la libertad, siempre que la conducta no constituya
delito sancionado con pena mayor.
3. APLICACIÓN DE COMPORTAMIENTOS BASADOS EN
PRINCIPIOS ÉTICOS Y VALORES DE VENTAS Y
SERVICIOS S.A.
Los valores son perspectivas profundamente arraigadas de aquello que valoramos. Los trabajadores deben actuar conforme
a los valores de la Compañía en todo momento y en especial en la ejecución de sus funciones laborales. Para la entidad es
fundamental la coherencia entre las declaraciones y las acciones: Si tienes pensado decirlo, tendrás que hacerlo.
En todo caso, se deberá cumplir con los siguientes parámetros de comportamiento elaborados con base en los valores de
la Compañía en todo momento y especialmente en la ejecución de las labores de la fuerza de ventas:
3.6.1 Está prohibido establecer una relación de negocios con un cliente sin tener en cuenta las instrucciones y
procedimientos internos emitidos para tal fin, aun cuando se trate de personas recomendadas.
3.6.2 Debe evitarse insinuar a los clientes la manera de obtener un beneficio particular que en condiciones normales no
hubiese obtenido.
3.6.3 Está prohibido informar a los clientes sobre gestiones administrativas o judiciales que adelanten en su contra las
autoridades competentes, o los estamentos de control de la Compañía y de la entidad emisora de productos
financieros.
3.6.4 Está prohibido divulgar información privada y/o confidencial de la Compañía o de terceros relacionados a ésta a
entes externos o a empleados cuyo cargo no requiere del conocimiento de esta.
3.6.5 La Fuerza Comercial debe evitar el retardo u omisión de funciones asignadas, por negligencia o arbitrariedad
comprobada
3.6.6 Está prohibido exceder las atribuciones concedidas de acuerdo con las políticas del producto. Ofrecer aquello que
no corresponda y no sea propio del producto.
3.6.7 La Fuerza Comercial y UTS debe abstenerse de facilitar, promover o ejecutar cualquier práctica que tenga como
propósito u efecto la evasión fiscal.
3.6.8 La Fuerza Comercial y UTS se abstendrá de aceptar o recibir regalos o favores de clientes y contrapartes internas
y externas que comprometan la libertad comercial o decisiones del empleado y de la entidad, directamente o a
través de un tercero.
3.6.9 Los integrantes de la Fuerza de Ventas se abstendrán de pagar comisión o cualquier tipo de retribución a personas
o empresas por la obtención de referidos, bases de datos o información que facilite la gestión comercial del
producto.
3.6.10 Se considera falta grave que los integrantes de la Fuerza de Ventas reciban o compartan comisión o retribución
por el hecho de referir a otros trabajadores información que facilite su gestión comercial.
3.6.11 Está prohibido acudir a la Compañía o actuar en su representación frente a terceros relacionados a la Compañía,
o realizar la gestión comercial en estado de embriaguez, o bajo el efecto de narcóticos o drogas enervantes.
3.6.12 Está prohibido utilizar a título particular servicios o recursos de la Compañía en beneficio propio en forma directa
o indirecta a través de terceros, sin que medie autorización del estamento encargado en ello. Se consideran
servicios los diferentes productos que la Compañía o terceros relacionados a ella ofrecen dentro de su razón social
y recursos a las instalaciones físicas, y equipos necesarios para adelantar la actividad laboral.
3.6.13 Todo trabajador debe responder por los valores, documentos, equipos, claves y elementos de trabajo que le sean
asignados, manejen o estén a su cargo en razón a sus funciones.
3.6.14 La Fuerza de Ventas se abstendrá de intervenir en horas laborales en manifestaciones o reuniones públicas de
partidos políticos.
3.6.15 Está prohibido discriminar o favorecer clientes, terceros o compañeros en el desarrollo de sus funciones en razón
a su afiliación política, credo religioso, orientación sexual o raza.
3.6.16 Ningún miembro de la Fuerza de Ventas mantendrá o tendrá conocimiento de conflictos de interés (propios o de
terceros), sin reportar en su oportunidad la situación presentada.
3.6.17 Está prohibido realizar o permitir actos sospechosos de fraude en relación con el reconocimiento y pago de
intereses, comisiones, compras, gastos, etc.
3.6.18 La Fuerza Comercial tiene prohibido expedir certificaciones y constancias de clientes ni cartas de ofrecimiento del
producto a personas naturales y jurídicas.
3.6.19 Ningún trabajador de la Fuerza Comercial debe omitir la imposición de sanciones al personal a cargo cuando éstas
sean autorizadas o determinadas por la empresa.
3.6.20 La Fuerza de Ventas y UTS tienen prohibido permitir o utilizar las instalaciones de trabajo para encubrir actividades
ilícitas o no reportarlas cuando sean detectadas, o para fines diferentes a las labores para las que están destinadas.
3.6.21 Es obligación reportar al superior de mayor jerarquía todas aquellas operaciones detectadas como irregulares y
que a su juicio ameritan ser investigadas.
3.6.22 Está prohibido participar o promocionar rifas con ánimo de lucro, facilitar préstamo de dinero con carácter de
usura.
3.6.23 Está prohibido solicitar préstamos de dinero a los clientes, insinuar pago de retribución por la gestión de crédito
o solicitar dinero para agilizar el trámite de la solicitud, independientemente del grado de familiaridad,
consanguinidad, amistad o afinidad que el funcionario tenga con el cliente de la entidad promotora de los servicios
financieros, actuando como representante de la entidad.
3.6.24 En ninguna circunstancia está permitido promocionar o participar activa o pasivamente en actividades que puedan
ser consideradas como Captación Masiva y Habitual de Dinero “Cadenas, pirámides, aviones” o actividades
similares que generen promesas de altos rendimientos económicos, como tampoco se podrán facilitar las
instalaciones laborales, ni suministrar las cuentas de nómina para tal fin.
3.6.25 Está prohibido y se considera falta grave que los trabajadores se concedan créditos para suplir un faltante
necesario para cumplimiento de metas, obtención de comisiones propias o de otro, o para acceder a escalas
mayores, ni mucho menos que los coordinadores de venta avalen y autoricen estas prácticas.
3.6.26 Está prohibido sugerir al cliente el prepago de una obligación para generar un crédito nuevo o sugerirle aceptar
las tarjetas de crédito para que días después la devuelva, como una práctica para obtener mayor comisión.
3.6.27 El ejecutivo se deberá abstener de tramitar solicitudes que tengan como fin el prepago de obligaciones de otros
productos de la entidad emisora de los productos financieros. Así mismo se considera falta grave y se encuentra
completamente prohibido sugerir o aconsejar al cliente en la devolución de productos, alteración de las condiciones
de estos, asesoría para el no pago de cuotas de manejo, cancelación de seguros, reducción de tasas, etc. de
productos de la entidad promotora de los servicios financieros, con el fin de tramitar unos nuevos, a través de
mecanismos o campañas como reactivación de tarjetas, cede cupos, ventas cruzadas, etc.
3.6.28 Está prohibida toda práctica irregular y por fuera de los procedimientos de la Compañía que tenga como fin obtener
efectos en la remuneración o ingresos del trabajador.
3.6.29 Es considerada una falta grave el dejar de radicar solicitudes durante 5 días hábiles consecutivos en libranza, sin
que exista una causa justificable.
3.6.30 Es considerada falta grave el dejar de radicar solicitudes de TC durante 5 días hábiles consecutivos sin que exista
una causa justificable.
3.6.31 Está prohibido que los ejecutivos manipulen la información del estado del crédito hacia el cliente con el fin de
obtener comisión.
3.6.32 Está prohibida como práctica comercial ofrecer al cliente cupos por encima de los parámetros de la compañía o
comprometerse con los clientes con un cupo mayor por cerrar la venta u ofrecer condiciones del producto que no
se ajusten a las características del mismo, ejemplo: Tasa de Interés, Plazos, Exoneraciones de cobros, compras
de cartera.
3.6.33 Está prohibido realizar gestión comercial en lugares diferentes a los autorizados. Ejemplo: poblaciones o ciudades
no autorizadas por su jefe inmediato.
3.6.34 Se considera falta grave elaborar, modificar y/o realizar gestión comercial con volantes, mailing o formatos
publicitarios NO autorizados ni suministrados por la entidad emisora de los productos financieros, quien podrá
interponer multas de carácter jurídicas, operacionales y/o financieras emitidas por los entes de control.
3.6.35 Es obligatorio cumplir con el horario laboral asignado y presentar oportuna e inmediatamente a su jefe inmediato
incapacidades y soportes de permisos.
3.6.36 Se considera falta grave la no presentación de las incapacidades y/o la adulteración a las mismas.
3.6.37 Está prohibido tomar y/o gestionar registros de clientes de la entidad emisora no entregados por la persona
autorizada de la entidad emisora o sin la autorización previa del jefe inmediato.
3.6.38 Queda completamente prohibido desempeñar cualquier tipo de función relacionada con el cargo para el cual fue
contratado a los funcionarios que se encuentren disfrutando su periodo de vacaciones, licencias, incapacidades o
que se encuentren temporalmente bloqueados, salvo que la entidad lo autorice expresamente por medio del área
de relaciones laborales. El incumplimiento de esta prohibición constituirá una falta grave.
3.6.39 Se prohíbe a los trabajadores sustraer de la empresa los útiles de trabajo, materias primas, productos en proceso,
productos terminados, herramientas de trabajo, los datos que son suministrados para el desarrollo de la actividad
financiera, como bases de datos, correos electrónicos, manuales, políticas, etc.
3.6.40 Se encuentra completamente prohibida la manipulación en horarios laborales de celulares, tablets, MP3, MP4, y/o
cualquier dispositivo electrónico que no haga parte de las funciones para las cuales fue contratado y/o portar
medios de distracción como audífonos, revistas, libros, juegos, periódicos, etc.
3.6.41 Se encuentra prohibido abusar del servicio telefónico proporcionado por la entidad, para hacer repetidas llamadas
de carácter personal.
3.6.42 Se encuentra prohibido ingresar a internet para buscar páginas pornográficas, revistas, redes sociales, mensajería
instantánea, o cualquier otro tema o actividad que no tenga que ver con la actividad comercial de Ventas y
Servicios S.A. y la entidad emisora de los productos financieros.
3.6.43 En ninguna circunstancia se debe iniciar o renovar un trámite, producto o servicio sin la autorización expresa del
cliente para realizarlo.
3.6.44 Se encuentra completamente prohibido ofrecer productos financieros bajo el condicionamiento de cancelar o
aceptar otros productos que no son obligatorios para el cliente.
3.6.45 Se encuentra completamente prohibido modificar las variables de consulta PEC y/o los formatos que registran la
información de los clientes con el fin de alterar la viabilidad de la solicitud. Se considera una falta grave incurrir
en esta práctica.
3.10.1.1 Si el cliente está acompañado de su perro guía, no se debe separar de él, no tocarlo, distraerlo ni consentirlo. Su
ingreso a cualquier establecimiento público está amparado por la Ley.
3.10.1.2 Si el cliente está realizando algún procedimiento relativo a la administración, apertura o terminación de productos,
se debe verificar el pleno entendimiento de la información. Si es necesario leerle un documento, se debe hacer
despacio, sin abreviaciones y sin comentarios sobre el contenido, a menos que el cliente lo solicite expresamente.
3.10.1.3 Para la firma de documentos, previo consentimiento, lleve el dedo índice de la mano contraria del cliente a la que
utilizará para firmar hasta el inicio de la línea en donde debe plasmarla; el cliente elegirá la manera para hacerlo
eficientemente, algunos usan tarjetas especialmente diseñadas con una ventanilla, tarjetas personales, tarjetas
plásticas, los dedos de su mano y cualquier elemento que pueda funcionar como guía, usted solamente debe
indicarle el lugar de inicio.
3.10.1.4 Si el cliente solicita información del contrato de productos y servicios, se debe informar que en la página web de
la entidad promotora de los servicios financieros, encontrará disponible los audios de los contratos para su
información y conocimiento. Si el cliente solicita escuchar los audios en una oficina, dirigirlo a la oficina más
cercana de la entidad promotora de los servicios financieros para que pueda escucharlos de acuerdo al producto
que requiere.
3.10.1.5 De ser necesario, la firma y diligenciamiento de los documentos, el cliente con discapacidad debe estar
acompañado por parte de un tercero autorizado con poder, curador o albacea nombrado por un juez (figura de
firma a ruego) quien apoyará los procesos de diligenciamiento de formatos y verificará el cierre de la atención de
manera satisfactoria.
4.1.1 Obtener una visación segura de acuerdo con lo establecido para cada convenio, la cual tendrá una vigencia máxima
de 30 días. En ninguna circunstancia delegar este proceso en el cliente o un tercero no autorizado por la entidad
emisora de los productos financieros.
4.1.2 Informar a quien corresponda cualquier irregularidad que se presente en los convenios, procesos o personas que
afecten los intereses de la entidad emisora de productos financieros.
4.1.3 El Ejecutivo sólo podrá desembolsar créditos en los convenios y oficinas asignadas por la entidad, excepto los
créditos que pertenecen a convenios nacionales o cuando se presenten los siguientes eventos: reemplazo de
vacaciones, incapacidades, eventos o estrategias comerciales; en estos casos, siempre se debe contar con la
autorización del jefe inmediato antes de proceder a atender los clientes del convenio.
4.1.4 El ejecutivo debe verificar y garantizar que los desprendibles de nómina y carta laboral hayan sido impresos en su
presencia para aquellos convenios que así lo establecen.
4.1.5 Para casos de remplazos, el trámite que realice el ejecutivo a quien se le asigne el convenio debe ser completo,
no se le reconocerán a éste, procesos parciales y será responsabilidad del Ejecutivo saliente y Coordinador.
4.1.6 El ejecutivo deberá tramitar las solicitudes de crédito siguiendo el conducto regular para el flujo de presentaciones
especialmente para el proceso de verificación.
4.1.7 El ejecutivo deberá garantizar la terminación del proceso mediante la legalización oportuna del Paz y Salvo para
operaciones de compra de cartera, documento que deberá contener de forma obligatoria la firma y huella original
del cliente.
4.1.8 El ejecutivo deberá legalizar oportuna y obligatoriamente solicitudes de crédito cuya visación sea posterior al
desembolso. Aplica únicamente para convenios cuyo procedimiento operativo así lo establece, para otros
convenios la visación debe realizarse previo al desembolso del crédito.
4.1.9 La Fuerza de Ventas y UTS son responsables de dar estricto cumplimiento a los lineamientos estipulados en los
comunicados que establecen los procedimientos especiales que aplican para determinado negocio o proceso, PMS
y/o directrices de seguridad. El superior de mayor nivel con atribuciones es el encargado de consolidar la respuesta
escrita donde el miembro de la Fuerza de Ventas se compromete a leer y poner en práctica las normas y controles
fijados en los procedimientos.
4.1.10 Es importante que la gestión comercial de los ejecutivos dentro de las empresas se realice de acuerdo con la
agenda de permisos y estrategias de divulgación definida con la empresa.
4.1.11 Los Coordinadores deben realizar visitas a las empresas asignadas por lo menos cada dos meses, con el fin de
hacer mantenimiento a su base de convenios y definir estrategias de mercadeo para la penetración, así como la
permanencia del convenio en la entidad emisora de productos financieros. En caso de que el Coordinador no
realice esta gestión la persona de mayor nivel tendrá la potestad de reasignar a otro Coordinador el convenio.
4.1.12 En ninguna circunstancia los funcionarios de la fuerza de ventas se encuentra autorizado para manipular, reportar
y/o modificar archivos de exigibilidades, facturación o novedades a los convenios.
4.1.13 Para todos los efectos cuando un cliente presente una constancia de pagos al día, un paz y salvo o un certificado
de cancelación de deuda, se puede proceder a realizar el desembolso de una obligación indistintamente del término
utilizado por la entidad que expide la constancia siempre que se pueda evidenciar en el documento que la
obligación se encuentra al día en sus pagos o con saldo de $0.
4.1.14 La fuerza de ventas tiene la responsabilidad de gestionar operaciones con tasas preferenciales máximo por el cupo
asignado por la entidad promotora de servicios financieros y en los convenios establecidos por éste, en ninguna
circunstancia se debe ofrecer tasas especiales en convenios no autorizados.
4.1.15 En ninguna circunstancia el ejecutivo o coordinador debe solicitar, apoyar, acompañar, aconsejar o insinuar al
cliente para que realice la apertura de cuentas bancarias para el giro de los recursos de la Libranza, insinuar el
cobro de comisión sobre el préstamo, las anteriores conductas se consideran una falta grave incurrir en alguna de
estas prácticas.
5. CONSIDERACIONES ESPECIALES UNIDADES UTS
Los conflictos de interés surgen cuando un miembro de la Fuerza de Ventas, obrando en su propio nombre o en
representación de otra (apoderado de persona natural o jurídica), se ve directa o indirectamente envuelto en una situación
de conflicto porque prevalecen en él intereses particulares por encima de los intereses de la entidad y de sus obligaciones
laborales y sociales.
7.1 Con el fin de evitar cualquier situación que puede involucrar conflicto de intereses, los integrantes de la Fuerza de
Ventas y UTS deben obrar equitativamente, prestar sus servicios contratados sin esperar retribución diferente de
la pactada en la relación contractual o laboral, sin considerar beneficios personales o de terceros.
7.2 Se encuentra completamente prohibido realizar gestión comercial para un producto financiero propio, el trámite
debe llevarlo a cabo otro funcionario, siempre con el aval previo a la radicación. Los coordinadores tienen la
responsabilidad de no autorizar estas solicitudes y los trabajadores de las UTS de realizar la validación respectiva
y no radicarlo en caso de no cumplir con lo estipulado.
7.3 Para la gestión de productos financieros de familiares o amigos, se debe tener la aprobación previa de un cargo
de mayor jerarquía que tenga atribuciones escritas para dar esta autorización. Dicha autorización deberá quedar
consignada junto con la demás documentación de la solicitud de crédito.
7.4 No se deben otorgar descuentos o exoneraciones, ni retribuciones excepcionales de cualquier tipo por razones de
amistad o parentesco, sin tener aprobación previa de un cargo de mayor jerarquía que tenga atribuciones escritas
para ello.
7.5 Los trabajadores se comprometen a referenciar de manera preferencial y exclusiva los servicios y productos de la
entidad emisora de los productos financieros en las condiciones y términos establecidos por la Empresa, de la
misma forma se comprometen a no suministrar información a otras entidades financieras o Compañías que presten
servicios similares, sin previa autorización escrita de su jefe directo.
7.6 En el trato con los clientes, usuarios, proveedores o contratistas se debe actuar en beneficio de la entidad
promotora de los servicios financieros, excluyendo cualquier beneficio personal.
7.7 No se deben ofrecer servicios o experiencia profesional a terceros relacionados con la labor para la cual fue
contratado mientras que el funcionario esté vinculado con la empresa.
7.8 No se podrá laborar de manera paralela en ninguna otra empresa, en ninguna circunstancia ni modalidad de
contrato.
7.9 Los trabajadores de la Fuerza de Ventas incluyendo los de las UTS, deben abstenerse de recibir dinero, por
pequeña que sea su cuantía, como gratificación a su gestión realizada, por sí o por interpuesta persona.
7.10 Los trabajadores de la Fuerza de Ventas incluyendo los de las UTS, deben abstenerse de aceptar regalos,
atenciones o tratos preferenciales, por sí o por interpuesta persona, que puedan comprometer su independencia
profesional y la responsabilidad de la entidad.
7.11 Todo trabajador que tenga o pretenda entrar en una relación sentimental, financiera, comercial, institucional o
laboral, de los que pueda surgir un posible conflicto de intereses, o que tenga conocimiento de una situación
cualquiera que pueda generar un conflicto de intereses, propia o no, deberá informar de inmediato y por escrito
sobre dichas circunstancias a su Superior Inmediato, con copia a Talento Humano.
7.12 Ningún miembro de la Fuerza de Ventas ni UTS, en el ejercicio de sus funciones o no, podrá exceder sus
atribuciones otorgadas, extralimitarse en sus funciones, ni comprometer a la Compañía o a terceros relacionados
con esta Entidad de forma expresa o tácita, formal o informal, hasta tanto no haya sido facultado por escrito para
ello.
7.13 Ningún miembro de la Fuerza de Ventas debe obtener ganancias como resultado de una erogación o gasto
autorizado; por lo tanto, se deberán reportar o legalizar gastos que no hayan sido utilizados dentro de su gestión
por medio de la presentación de las facturas correspondientes.
7.14 Los trabajadores de la campaña promoción y venta de tarjeta de crédito y libranza no podrán ofrecer dadivas ni
regalos, prometer a un funcionario gubernamental, ni a ninguna persona, ni a los integrantes de la familia de
dicho funcionario, ni a una tercera persona u organización sin ánimo de lucro sugerida por el destinatario, con el
objetivo de influir en el destinatario para que tome o se abstenga de tomar alguna medida oficial, o de inducir al
destinatario a realizar negocios con la entidad promotora de los servicios financieros.
7.15 En cumplimiento de la normatividad local e internacional en materia antifraude y anticorrupción se prohíben
realizar o dar cualquier tipo de donación a un funcionario público con el propósito de influenciar cualquier acto u
omisión, con la finalidad corrupta de ayudar a la entidad emisora de los productos financieros y/o Ventas y
Servicios S.A.
7.16 Se prohíbe a todos los trabajadores realizar en nombre de la entidad emisora de los productos financieros y/o de
Ventas y Servicios S.A., o en nombre propio, pero con recursos de las entidades, cualquier tipo de contribución
política o apoyar iniciativas electorales de cualquier índole, atendiendo las normas legales aplicables.
7.17 Quienes aprueben reportes de gastos son responsables de la razonabilidad de estos y de verificar su oportunidad
y confiabilidad.
7.17 Es responsabilidad de los integrantes de la Fuerza de Ventas obtener las firmas por parte de la persona autorizada
en el contrato de patrocinio con las empresas, con el fin de legalizar la entrega de un obsequio o material
promocional. Las legalizaciones se deben realizar en un máximo de 3 días después de entregar el obsequio, previa
verificación por parte del director de la entidad promotora de los servicios financieros; para casos de viáticos se
deben legalizar máximo en 3 días posteriores a la utilización de los mismos. La verificación de la gestión y/o evento
realizado es responsabilidad del jefe inmediato.
7.18 Se debe promover y aplicar en todos los funcionarios y todas las áreas de la entidad, la política de cero tolerancia
al soborno y la corrupción, no realizando, autorizando o prometiendo pagos de dinero o cualquier cosa de valor a
un tercero, con el propósito corrupto de influir en una decisión para lograr obtener un beneficio indebido para
Ventas y Servicios, la entidad promotora de servicios financieros o para si mismo.
7.19 En caso de tener conocimiento sobre la comisión de actos de soborno y/o corrupción por parte de algún funcionario
de ventas y Servicios, entidad promotora de los servicios financiero, convenio de Libranza o tercero que intervenga
en los procesos, se debe reportar de inmediato a través del área de Riesgo o línea ética.
8. PRINCIPIOS PARA EL DESARROLLO DE LA GESTIÓN
COMERCIAL
8.1 Claridad
Es la obligación de informar a sus clientes las características y condiciones del producto que debe tener en cuenta al
momento de tomar una decisión, suministrando información precisa y verás que permita al consumidor financiero comparar
las ofertas del mercado y que sea relevante para la realización de las transacciones, operaciones y procesos inherentes al
producto y vinculación y VTU. De igual manera es obligación gestionar en forma oportuna la documentación recibida del
posible cliente.
8.2 Precisión
Todas las negociaciones con clientes o contrapartes internas o externas deberán hacerse de manera ética y legal, por
consiguiente, no se aceptará ninguna excusa para justificar mentiras, engaños o información intencionalmente inexacta o
irreal.
8.4 Confidencialidad
➢ Es prohibido revelar, reproducir, suministrar o divulgar todo tipo de información que tenga el carácter de reservada
o confidencial de la Compañía o de Entidades relacionadas a la misma, en especial:
➢ No se debe revelar información concerniente a las relaciones u operaciones de clientes.
➢ No se debe revelar niveles o montos de riesgo ni parámetros de estudio crediticio con terceros de ninguna
naturaleza.
8.5 Rumores
➢ No se debe generar o transmitir rumores de mercado o comentarios sin tener fundamentos oficiales para hacerlo.
8.7 Operaciones
➢ Los integrantes de la Fuerza de Ventas sólo deben dar trámite a aquellas solicitudes que estimen prudentes dentro
de las condiciones y políticas existentes para el producto.
➢ Mantener su palabra en todas las negociaciones, de acuerdo con las políticas y condiciones del producto.
➢ Reportar inmediatamente y obligatoriamente a su superior jerárquico, cualquier irregularidad que se sospeche
está siendo cometida por otros.
10.1 La participación de trabajadores a través de redes sociales tales como Facebook, Twitter, Youtube, entre otras,
debe ser a título estrictamente personal.
10.2 Los trabajadores deben abstenerse de publicar en cuentas o sitios web personales y/o grupales, privados y/o
públicos en cualquier red social, algún tipo de contenido textual o grafico que mencione y comprometa la imagen
y reputación de Ventas y Servicios S.A. y/o la entidad emisora de los productos financieros.
10.3 Por seguridad, los trabajadores tienen prohibido publicar información de contacto, promocionar y ofrecer
productos o servicios de la compañía en las redes sociales o utilizarlas como medio de captación de clientes.
10.4 Ningún trabajador se encuentra autorizado para responder a comentarios, reclamos, preguntas, agradecimientos
o ataques hechos por otros usuarios de la red en los perfiles que la entidad emisora tenga en las diferentes redes
sociales.
10.5 Está completamente prohibido para los trabajadores emitir comentarios descalificadores o que atenten contra el
buen nombre de la entidad emisora de productos financieros, los accionistas, compañeros de trabajo, clientes o
superiores a través de redes sociales.
10.6 Se debe evitar utilizar la herramienta WhatsApp con prospectos de clientes o usuarios, en especial los fines de
semana, en horarios no laborales o sin el pleno consentimiento de los clientes.
10.7 Está prohibido remitir información vía WhatsApp sobre condiciones, características y/o beneficios de los productos
financieros.
10.8 Abstenerse de emitir vía WhatsApp información confidencial de la entidad emisora de los productos financieros y
los procesos en los cuales se encuentran las solicitudes de producto, así mismo como las causales de negación de
un crédito de Libranza o tarjeta de crédito.
11. MANEJO DE APLICATIVOS, USUARIOS, CLAVES Y
CONTRASEÑAS
11.1 La información del negocio es un activo vital y por lo tanto debe ser protegida.
11.2 Las claves de acceso a los distintos aplicativos de la entidad promotora de los servicios financieros y Ventas y
Servicios S.A., así como la clave telefónica, pass point y sim card, son de uso estrictamente personal e
intransferible, motivo por el cual está completamente prohibido el préstamo de claves y/o revelar las mismas a
terceros, por ello, será de responsable el titular del usuario sobre cualquier actividad irregular cometido con estos.
11.3 Las herramientas de trabajo, usuarios, claves de aplicativos, pass point, claves telefónicas y sim card deben ser
utilizadas única y exclusivamente para el desarrollo de las actividades del cargo para el cual fue contratado, no
deben ser orientados para otras actividades o por tareas solicitadas de terceros.
11.4 Las claves de acceso de aplicativos deben ser cambiadas como mínimo con frecuencia trimestral y es
responsabilidad de cada funcionario. Ante cualquier sospecha que la clave haya perdido confidencialidad, deberá
cambiarse de inmediato si es atribución del usuario o solicitar al trabajador responsable del sistema que éste
permita su modificación.
11.5 Ventas y Servicios S.A. y la entidad emisora de los productos financieros, deben ser alertados en el mismo instante
en que existan violaciones a la Política de Seguridad de la Información.
11.6 Es responsabilidad de cada trabajador reportar a su jefe inmediato cuando ya no requiera acceso a una plataforma
o aplicativo.
11.7 Es responsabilidad de cada usuario memorizar la contraseña de cada aplicativo, no revelarla, no bloquearla,
modificarla periódicamente, bloquear el computador cuando se retire de su puesto de trabajo y reportar a su jefe
inmediato si se presenta alguna novedad en la que se presume fue utilizada por terceros o de forma no autorizada.
11.8 Está completamente prohibida la copia, reproducción, toma de fotos, pantallazos y/o distribución total o parcial
de información personal y financiera de los prospectos, usuarios y/o clientes, así como información confidencial
de la entidad emisora de los productos financieros y VENTAS Y SERVICIOS S.A.
11.9 Está completamente prohibido descargar y/o suministrar bases de datos de clientes de los distintos aplicativos de
la entidad emisora de los productos financieros y VENTAS Y SERVICIOS S.A.
11.10 Es responsabilidad de cada líder de equipo (Coordinadores, Jefe de Operaciones y Supervisores UTS), monitorear,
asignar y administrar la correcta entrega de usuarios y claves a distintos aplicativos, como también reportar alertas
de seguridad por el uso indebido de terceros y la cancelación de usuarios que ya no se requieran por cambio de
roles en el trabajo.
11.11 Se encuentra completamente prohibido la instalación de software, licencias y/o aplicaciones no autorizadas por la
entidad promotora de los servicios financieros y Ventas y Servicios. En ninguna circunstancia se deben instalar
programas que permitan obtener información de la red o de los usuarios (sniffers, keyloggers, herramientas de
control remoto, herramientas forenses, analizadores de vulnerabilidades, etc.).
11.12 Los trabajadores que transporten, procesen o utilicen disquetes, CD´s, DVD's, memorias USB, cintas magnéticas,
discos ópticos o cualquier otro medio con información de la entidad promotora de los servicios financieros, son
responsables por su manejo, custodia, destrucción, y/o que éstos no pasen a manos de terceros no autorizados.
11.13 Los trabajadores que tengan asignado o utilicen equipos de cómputo e insumos como impresoras, módems,
medios de almacenamiento magnético (disquete, CD, DVD's, memorias USB), reguladores de voltaje, UPS,
Parlantes, Auriculares de diadema con micrófono, cámara web, etc., son responsables por su correcto uso y
custodia.
11.14 Está prohibido utilizar, con propósitos personales o en beneficio de terceros, equipos de cómputo de propiedad
de la entidad promotora de los servicios financieros y/o de Ventas y Servicios S.A., así mismo como retirarlos de
las instalaciones
11.15 Está prohibido que los trabajadores asuman personalmente la solución de problemas mecánicos, eléctricos o
electrónicos de equipos de cómputo. Los trabajadores son responsables de reportar daños y cumplir las
recomendaciones indicadas por la persona que se designe de Tecnología para solucionar el problema, lo cual
implica que ningún trabajador está autorizado para reemplazar, añadir o suprimir partes de los equipos de
cómputo. Así mismo no se podrán trasladar dentro o fuera de las instalaciones de la entidad equipos o partes de
éstos.
11.16 Toda información que es desarrollada mientras se trabaja para Ventas y Servicios S.A. se considera que es de su
propiedad intelectual y que es de uso exclusivo de la misma, por lo tanto, debe ser protegido contra un develado,
descubrimiento o uso que menoscabe la competitividad de la compañía.
11.17 Es prohibida la entrega parcial o total, a los clientes y/o terceras personas, las consultas sobre el historial crediticio
realizadas por la entidad emisora de los productos financieros ante las centrales de información financiera,
obtenidas a través de la página web de la TRANSUNIÓN, DATACREDITO, o aplicativo SARC. Esta información debe
ser utilizada y conocida única y exclusivamente por los trabajadores que intervienen en el proceso de análisis y
estudio y podrá ser utilizada solo como elemento de análisis para establecer o mantener una relación contractual,
así como para evaluación de los riesgos derivados de la misma.
11.18 Se encuentra prohibido el envío, almacenamiento, extracción e impresión de información del negocio y/o de
clientes por medios no autorizados, como:
✓ Correos externos: Hotmail, Gamil, Yahoo, entre otros (pertenecientes a los trabajadores y terceros
distintos a clientes)
✓ Servicios de almacenamiento en nubes públicas: Dropbox, Filebox y similares.
✓ Servicios de mensajería móvil: Whtasapp, line, entre otros
✓ Foros en internet o redes sociales
✓ Dispositivos de almacenamiento: memorias USB, disco duro externo, CF y similares
✓ Fotografías en medios digitales o analógicos
12. ESCUELAS COMERCIALES
12.1 Todo trabajador que ingrese a Escuela Comercial deberá cumplir con los horarios establecidos.
12.2 Es obligatorio asistir y aprobar todas las capacitaciones, actividades, talleres y evaluaciones programadas por los
formadores, incluso en las etapas de acompañamiento.
12.3 Está completamente prohibida la copia, reproducción, modificación y/o distribución total o parcial del material de
capacitación recibido en la Escuela Comercial. En caso de desvinculación de Ventas y Servicios ya sea durante el
proceso de formación en Escuela o posterior a ello, es obligatorio realizar la devolución de todo el material de
capacitación y apoyo entregado.
12.4 El ejecutivo que asiste a Escuela Comercial deberá reportar su asistencia, gestión o cualquier novedad al formador
quien actúa como su jefe inmediato durante este lapso.
12.5 No se debe asistir a las jornadas de capacitación en estado de embriaguez o bajo el efecto de narcóticos o drogas
enervantes.
12.6 Se debe asistir a las jornadas de capacitación con el mayor entusiasmo, disposición y receptividad posible.
12.7 Todo trabajador que haya cursado las escuelas comerciales deberá aplicar en su trabajo los principios, valores,
procedimientos, normas y políticas que le fueron enseñados.
12.8 Se debe dar buen uso a las herramientas asignadas para capacitación y apoyo y no utilizar para otro propósito
diferente para el cual fueron diseñadas.
12.9 Para cargos de coordinadores de Tarjeta de Crédito, es de obligatorio cumplimiento la presentación y aprobación
del módulo de visitas crediticias a independientes / empleados de la Escuela de Formación.
13. DISPOSICIONES FINALES
13.1 Comunicaciones papelería de la entidad emisora de productos financieros: Está prohibido que trabajadores
contratados por Ventas y Servicios S.A., firmen y envíen comunicaciones, externas y/o internas, en papelería o en
correos electrónicos con logotipo de la entidad emisora de productos financieros, por sí o por interpuesta persona.
La entidad promotora de los servicios financieros podrá interponer multas de carácter jurídicas, operacionales y/o
financieras emitidas por los entes de control.
13.2 Los trabajadores solo podrán utilizar tarjetas de presentación autorizadas por la compañía, bajo ninguna
circunstancia podrán imprimir sus propias tarjetas ni utilizar los logos e imagen corporativa de la entidad promotora
de los servicios financieros.
13.3 Aprobación de créditos de libranza y/o tarjetas de crédito a trabajadores de Ventas y Servicios S.A.: Cualquier
solicitud de crédito efectuada por alguno de los trabajadores de VENTAS Y SERVICIOS S.A. NIT 860.050.420 a
nivel nacional deberá llevar el visto bueno del superior de mayor nivel que cuente con atribuciones para emitir esa
autorización.
13.4 Suspensión temporal de funciones: Todo TRABAJADOR sobre el cual recaiga una investigación de seguridad
bancaria, del área de riesgos o curse un proceso disciplinario por temas asociados a inconsistencias o eventos de
fraude, se le aplicará lo dispuesto en el artículo 140 del Código Sustantivo del Trabajo, en ese sentido el
TRABAJADOR no prestará sus servicios al EMPLEADOR (por un máximo de 15 días hábiles) hasta tanto dicha
investigación no culmine favorablemente. Esto implica que no podrá realizar ningún tipo de radicación o gestión
comercial durante este lapso, así como tampoco deberá presentarse a su lugar de trabajo.