Los 11 Principios de Control Administrativo Principales

Los principios de control administrativo son las reglas generales a cumplir en el

proceso de analizar si las acciones se están llevando a cabo según lo planeado y
tomar las medidas correctivas necesarias para confirmar la planificación.

Administrar significa tratar de hacer el mejor uso posible de los recursos

disponibles para lograr el objetivo de la empresa. Por lo tanto, la administración
incluye todas las operaciones de la empresa.

Los controles administrativos son el conjunto de procedimientos necesarios para la

eficiencia administrativa y económica. Como parte integral del sistema de control
interno de una organización, su objetivo es garantizar la implementación completa
y oportuna de las políticas y planes de la administración.

Algunos ejemplos de controles administrativos incluyen cambios de

procedimientos, capacitación de empleados e instalación de letreros de
advertencia.

Los principios básicos de control administrativo se pueden agrupar en once

categorías, que reflejan su propósito y naturaleza, estructura y proceso. Estos
principios de control administrativo se detallan a continuación.

Principios básicos de control administrativo

Principio de aseguramiento del objetivo

El objetivo básico del control administrativo es el logro de los objetivos. Esto se

hace al detectar fallas en los planes.

Se deben detectar suficientemente las desviaciones potenciales o reales de los

planes, para permitir una acción correctiva efectiva.

Principio de eficiencia de los controles

Un sistema de control administrativo debe detectar y resaltar las causas de las

desviaciones de los planes con los mínimos costos posibles.

El principio de eficiencia es particularmente importante en el control, porque las

técnicas tienden a ser costosas y engorrosas.
Un gerente puede estar tan absorto en el control, que puede gastar más de lo
necesario para detectar una desviación. Los controles que interfieran seriamente
con la autoridad de los subordinados o con la motivación de quienes ejecutan los
planes, son ineficientes.

Principio de responsabilidad del control

La responsabilidad principal del ejercicio del control recae en el gerente encargado

de la ejecución de los planes. Su responsabilidad no se puede derogar ni anular
sin cambiar la estructura de la organización.

La responsabilidad de controlar se le debe dar a personas específicas en cada

etapa de la operación.

Este simple principio aclara el rol muy pocas veces comprendido de los
controladores y de las unidades de control.

Estas agencias actúan como un servicio que proporciona información del control.
Sin embargo, no pueden ejercer el control a menos que se les otorgue una
autoridad gerencial y la responsabilidad por las cosas controladas.

Principio de prevención

El control, al igual que la planificación, debe mirar hacia adelante y ser preventivo.
A menudo este principio ha sido desatendido, en gran parte porque el control ha
dependido más de los datos estadísticos y contables, en lugar de depender de los
pronósticos y proyecciones.

Aunque los pronósticos no son precisos, son mejores que los registros históricos.
Idealmente, un sistema de control debería brindar una retroalimentación
instantánea para así corregir, tan pronto como ocurran, las desviaciones de un
desempeño deseado.

Si esto no es posible, el control debe basarse en los pronósticos, a fin de prever

desviaciones en el tiempo. Se debe prestar más atención a la prevención de
deficiencias que a remediarlas después que ocurran.

Por ejemplo, los pronósticos de efectivo ayudan a mantener la solvencia de los

negocios, anticipando la escasez de efectivo y previniéndolos.

Principio de control directo

La gran mayoría de los controles que se usan hoy en día se basan en el hecho
que el ser humano comete errores. A menudo se utilizan como controles indirectos
destinados a detectar errores, con frecuencia después del hecho.

Siempre que sea posible, se deben usar controles directos dirigidos a prevenir
errores. Mejorar la calidad de los gerentes puede minimizar la necesidad de utilizar
controles indirectos. Los gerentes de alta calidad cometen muy pocos errores y
llevan a cabo todas sus funciones con el mejor provecho.

Principio de reflejo de los planes

Controlar es la tarea de asegurarse que los planes se lleven a cabo de manera

efectiva. Por lo tanto, las técnicas de control deben reflejar la naturaleza específica
y la estructura de los planes.

Cuanto más claros y completos sean los planes de la organización y mientras más
controles sean diseñados para reflejar estos planes, más eficaces serán los
controles en satisfacer las necesidades.

Por ejemplo, el control de costos debe basarse en los costos planificados de un

tipo definido y específico.

Principio de la pirámide

Los datos de retroalimentación deben comunicarse primero al pie de la pirámide;

es decir, a los supervisores e incluso al personal operativo que se encuentra en
los niveles más bajos.

Esto dará a los empleados la oportunidad de controlar sus propias situaciones,

además de acelerar las acciones correctivas.

Principio de idoneidad organizacional

Un sistema de control administrativo se ajusta al área de autoridad administrativa y

debe reflejar la estructura de la organización.

Cuando el sistema de control administrativo se adapta a la estructura de la

organización, determina la responsabilidad de la acción y facilita la corrección de
la desviación de los planes.

De manera similar, debe adecuarse la información para evaluar el desempeño en

relación con los planes a la posición del gerente que la utilizará. En otras palabras,
todas las cifras e informes utilizados para los fines de control deben estar en
términos de la organización.

Principio de individualidad de los controles

Los controles se hacen efectivos cuando son consistentes con el puesto, la

responsabilidad operativa, la competencia y las necesidades del individuo
interesado.

El alcance y la información detallada requerida varían según el nivel y la función

de la gerencia.

Similarmente, los diferentes gerentes prefieren distintas formas y unidades de

reportes de información. Por lo tanto, los controles deben cumplir con los
requisitos individuales de cada gerente.

Principio de control de los puntos críticos

Todas las operaciones tienen ciertos puntos vulnerables o críticos. Son estos los
que causan la mayoría de los problemas y dan lugar a grandes desviaciones.

Un gerente, mientras ejerce el control, debe centrar su atención en los factores

que sean fundamentales para evaluar el rendimiento.

Sería innecesario y antieconómico que un gerente verifique cada detalle del

desempeño. Por lo tanto, debe concentrar su atención en los puntos críticos de
rendimiento.

Principio de acción

El control resulta ser una pérdida de tiempo si no se toman medidas correctivas.

Entre las acciones correctivas puede estar el replanteo de los planes, una
reorganización, el reemplazo o capacitación de un subordinado, motivación del
personal, etc.

El control se justifica solo cuando las desviaciones indicadas de los planes se

corrigen mediante una planificación, organización, dotación de personal y
dirección apropiadas.