Unidad V

1. DEFINICIÓN DE CONTROL, CARACTERISITICAS Y CUALES SON LOS

PRINCIPIOS APLICABLES
DEFINICIÓN
El control es una de las etapas que forman el proceso administrativo, en la cual se
puede tener una información más precisa de lo que sucede.
El control en el proceso administrativo es la evaluación y medición de la ejecución
de los planes, con el fin de detectar y prever desviaciones para establecer las
medidas correctivas necesarias.
El control o evaluación, como hoy se conoce, consiste en el proceso sistemático
de regular o medir las actividades que desarrolla la organización para que estas
coincidan con los objetivos y expectativas establecidos en sus planes.

CARACTERÍSTICAS DE UN BUEN CONTROL

Los sistemas de control, para lograr un uso óptimo, deben poseer ciertas
características, que son las siguientes:
1. Deben ser oportunos. Un control es oportuno cuando se dispone de él en el
momento apropiado. Los registros contables (balance, estudios de resultados,
resumen financiero, etcétera) son relativamente precisos e históricos por
naturaleza, ya que son preparados después de que el periodo se ha cerrado.
Con frecuencia, estos informes son de gran utilidad para la planeación, pero, por
lo común, son inadecuados como informes de control porque no son oportunos. La
manera óptima de información para control debiera pronosticar desviaciones a las
normas a bases antes de que éstas ocurran.
En la práctica, rara vez se logra tal pronóstico, pero debe hacerse todo esfuerzo
para informar sobre desviaciones de las normas mientras los eventos en cuestión
están aún en proceso.
2. Seguir una estructura orgánica. La función de control no puede sustituir una
estructura orgánica. Los buenos controles están bien relacionados con la
estructura orgánica y muestran su eficiencia, así como la de sus procedimientos
en cuanto a su diseño y función.
El enviar la información al gerente o jefe de área es una forma efectiva de hacer
factible la práctica del control al más bajo nivel posible de La empresa.
3. Ubicación estratégica. No es posible fijar controles para cada aspecto de un
organismo, aun cuando éste sea de pequeña o de mediana magnitudes. Por tanto,
es necesario establecer controles en ciertas actividades de la operación siguiendo
un criterio estratégico.
4. Un control debe ser económico. Este punto se refiere al aspecto de que
cuando hay un control excesivo, este punto puede ser gravoso y provocar un
efecto sofocante en el personal.
El control nunca puede ser completo; las variaciones de las expectativas son
inevitables. La función de control debe enfocarse hacia el mantenimiento de un
equilibrio dinámico dentro de los límites permitidos del plan. Es evidente que la
función de control consuma recursos. Por tanto, se debe prestar especial atención
al análisis costo-beneficio de los sistemas de control.
5. Revelar tendencias y situaciones. Los controles que exponen la situación
actual de una fase específica de una actividad son relativamente fáciles de
preparar, ya que sólo son necesarios los controles que muestren periódicamente
la actividad por controlar.
Aunque tales mediciones muestran una visión de la situación presente, no revelan
necesariamente la tendencia de la ejecución; por ejemplo, el informe de
producción mensual no expone si la producción está incrementándose o
decreciendo.
Esta limitación de los informes periódicos se supera con un método gráfico de
presentación que muestre sucesivas mediciones con lo que se forma una línea de
tendencia, o, bien, se presenta los datos en forma tabulada incluyendo cifras de
acumulación en la fecha indica da.

CUÁLES SON LOS PRINCIPIOS DE CONTROL

Los principios de control administrativo también pueden entenderse como una ruta
trazada que encamina a tu administración al logro, en este sentido son una
especie de ruta de valores aplicados a la administración. Estos son los 11
principios de control administrativo.
1. Asegurar el objetivo
Parte de la premisa de que tu principal meta es el logro de tus objetivos. Este
primer principio se basa en asegurar a toda costa esa meta, y esto implica
detectar eficientemente la mínima falla en tus planes. No importa si éstas sean
reales o potenciales, su distinción temprana permitirá una acción correctiva
efectiva sobre ellas.
2. Ser eficiente en los controles
No solo se trata de detectar a tiempo cualquier tipo de amenaza. El principio de la
eficiencia es muy importante para un control administrativo infalible. Se trata
de cumplir con la detección y solución de las posibles desviaciones con la mínima
inversión y gasto.
3. Ser responsable en el control
Por ser el gerente de tu negocio tu responsabilidad es la mayor en el ejercicio del
control administrativo. En ese sentido, deberás respetar y honrar siempre la
estructura de trabajo establecida, de ello depende el éxito. Igualmente, cada área
de administración tendrá su responsable, que deberá igualmente compartir ese
compromiso sin derogar ni desestructurar el plan establecido.  
4. El control directo
Un alto índice de errores requerirá cada vez más del uso de controles indirectos
en tu negocio. Estos controles indirectos sólo suelen detectar el problema luego de
su ejecución. Por lo tanto, debes garantizar el control directo sobre tus acciones, y
esto lo lograrás con la capacitación constante de tu cartera de gerentes, pues
gerentes bien formados cometerán muy pocos errores, y ejecutarán el plan cada
vez más eficientemente.  
5. Refleja el control en cada uno de los planes
La meta es siempre asegurarse de que tus planes se lleven a cabo de manera
efectiva. El mejor camino para esto es que tus principios de control administrativo
reflejen la naturaleza de tus planes. El control administrativo es mucho más
efectivo en tanto sea más cónsono con el plan y con los objetivos de tu negocio. 
6. Principio de la pirámide
Un buen sistema administrativo es aquel que puede ejercer su control desde las
bases. Para ello, deberás mantener bien informado a cada estructura de tu
negocio, pues si todos los empleados conocen el camino al logro serán capaces
de controlar sus acciones y detectar cualquier desviación posible en cualquier
nivel.
7. Individualización de los controles
La consistencia en los puestos de trabajo hace más eficientes los controles. La
responsabilidad operativa se logra según la experiencia individual de cada gerente
con su área de trabajo. Mientras más conozca el gerente su área de trabajo,
mucho más efectivo será.    
8. Controla los puntos críticos
Todo proceso administrativo tiene puntos críticos, sean estos espontáneos o no,
causan problemas y generan eventuales desviaciones. Un buen gerente debe
centrar su atención en los puntos críticos por sobre el estudio detallado del
rendimiento del negocio. Así focalizará el trabajo y economizará tiempo y dinero.
9. Ir del control a la acción
Si no se toman las medidas que corrijan las desviaciones, el control administrativo
resulta una pérdida de tiempo y esfuerzo. Deberás encargarte de reorganizar,
reemplazar, capacitar, o tomar cualquier otra medida preventiva desde el primer
momento de la detección de alguna irregularidad.
10. Principio de idoneidad organizacional
Un sistema de control administrativo debe estar ajustado y reflejar fielmente la
estructura de la organización, por lo tanto, debe estar apegado a sus principios
administrativos y lineamientos principales. Esto facilita la respuesta y la acción
ante cualquier desviación de las estrategias administrativas haciéndolas más
acordes y responsables según la naturaleza de la organización. Todos los
informes y documentos necesarios para el control administrativo deben estar
ajustados a los términos de la organización.
11. Principio de prevención
El control y la planificación administrativa de toda empresa deben ser de carácter
preventivo. En muchas compañías la prevención es uno de los principios más
desatendidos. A menudo, este principio ha sido desatendido por la poca atención y
estudio de los pronósticos y proyecciones como herramientas administrativas
centrales. 
Toda gestión administrativa exitosa se basa en un sistema capaz de cuestionarse
y autorregularse, y esto puede lograrse de manera más efectiva a través del uso
de los pronósticos como sistemas de prevención. El control debe basarse en los
pronósticos, a fin de prever desviaciones en el tiempo. Por ejemplo, si quieres
mantener la solvencia de tu negocio, anticiparse a una posible escasez de efectivo
a través de los pronósticos (de efectivo) es la mejor manera de prevenirlo.
 Los principios de control sirven para establecer las bases sólidas para el
cumplimiento progresivo de esas metas, y en ese sentido también sirven para:
1. Corregir políticas y actividades que impidan que tus planes sean
alcanzados a tiempo y exitosamente.
 2. No solo sirven para corregir desviaciones en tiempo presente, sino también
pueden sentar las bases para la prevención de nuevas desviaciones. Y
para que las ya superadas no vuelvan a presentarse en el futuro inmediato
de tu negocio.
3. Te permiten focalizar los problemas y, por su capacidad de ser aplicados en
distintos tipos de variables (actos o personas) resulta muy útil para localizar
las responsabilidades desde el momento en que se establecen medidas
correctivas.
4. Te mantienen informado constantemente del proceso de ejecución de tus
planes.
5. Sirven como fundamento al momento de iniciar nuevos procesos de
administración o en el reinicio de procesos antiguos.
6. Reducen costos en materia de planificación.  
7. Ahorra tiempo de ejecución de proyectos.
8. Influyen en la racionalización de la administración y en el logro de la
productividad de tu empresa o marca. 

2. DESCRIBIR EL PROCESO DE CONTROL Y SUS FASES COMPONENTES

El control o evaluación, como hoy se conoce, consiste en el proceso sistemático
de regular o medir las actividades que desarrolla la organización para que estas
coincidan con los objetivos y expectativas establecidos en sus planes. A fin de
identificar los errores o desviaciones y con el objetivo de corregirlos y evitar su
repetición, la función de control, como fase del proceso administrativo, se
desarrolla dentro de un proceso compuesto por las siguientes fases:

1. Establecimiento de estándares. Se establecen los criterios de evaluación o

comparación. Usualmente se determinan dentro de las siguientes cuatro variables:
o De cantidad: establece el volumen de producción, cantidad de existencias,
materias primas, número de horas de trabajo.
o De calidad: establece la calidad del producto, sus especificaciones.
o De tiempo: es el tiempo estándar para producir un determinado producto, tiempo
medio de elaboración de un producto.
o De costos: establece los costos de producción, administración, costos de ventas.
2. Evaluación del desempeño. Tiene como fin evaluar lo que se está haciendo.
3. Comparación de desempeño con el estándar establecido. Compara el
desempeño de las funciones realizadas con el que fue establecido como estándar,
para verificar si hay desvió o variación o algún error o falla con relación al
desempeño esperado.
4. Acción correctiva: busca corregir el desempeño para adecuarlo al estándar
esperado.
3 CONOCER EL ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS Y ESTANDARES DE
DESEMPEÑO
Los objetivos marcan la dirección de las estrategias y ayudan a medir sus
resultados. En otras palabras, los objetivos determinan a dónde quiere llegar la
empresa a partir de cada una de las áreas funcionales y permiten detectar cuándo
se ha alcanzado ese punto.
Gracias a ellos, las organizaciones en general y la alta dirección, en particular,
pueden adquirir una comprensión clara de los esfuerzos que realizan o deben
realizar para conseguir resultados. En definitiva, los objetivos se definen como los
peldaños que conducen hacia un resultado deseado.
Establecer objetivos es vital para las empresas que deseen alcanzar el éxito. Son
varias las razones que justifican la fijación de objetivos entre las que destacamos
las siguientes:
1. Ayudan a mantener el foco: Cuando los objetivos quedan definidos de
forma clara y estratégica, se facilita la toma de decisiones. La empresa
sabe a dónde quiere llegar, y elegir las acciones para llegar a esa meta
resulta más sencillo. Así, al establecer objetivos, la organización deja claras
sus prioridades y es capaz de mantener el foco en ellas hasta alcanzarlas.
 2. Potencian la motivación: Cuando las expectativas de un negocio no se
alcanzan, la motivación cae. Trazar objetivos en una organización ayuda a
mantener a los empleados felices y altamente motivados para conseguir un
fin común.
3. Promueven el trabajo en equipo: Los objetivos compartidos ayudan a sentar
las bases de la colaboración entre el equipo y a que cada uno de los
miembros desempeñe su labor de forma responsable con el resto de
compañeros. La realidad es que cuando se rema hacia la misma dirección,
el compromiso y la productividad aumentan y, por ende, los éxitos son
mayores.
4. Favorecen el liderazgo efectivo: Los empleados necesitan saber qué es lo
que la dirección espera que logren y los objetivos son los encargados de
señalar la línea de actuación.
5. Facilitan la toma de decisiones: Establecer objetivos brinda al negocio una
comprensión más profunda de los efectos que tienen las decisiones
estratégicas y cómo afectan para alcanzar las metas deseadas. Este
conocimiento facilita la toma de decisiones basadas en los objetivos fijados.
6. Permiten evaluar acciones y estrategias: Cuando una empresa tiene sus
objetivos definidos, éstos se pueden monitorizar de forma periódica para
verificar que el negocio avanza en la dirección correcta. En caso de
detectar que no se están logrando o avanzando hacia la consecución de los
objetivos, es posible implementar cambios, realizar ajustes y optimizar
procesos. En este sentido, la empresa debe estar comprometida con la
entrega de propuestas de valor a sus clientes para alcanzar, entre otras
cosas, la rentabilidad deseada.
7. Ayudan a medir el éxito: Delimitar objetivos es la forma más certera de
medir el éxito de una entidad. Ofrecen una perspectiva más amplia y
profunda del negocio a partir de la cual es posible mejorar y crecer para
incrementar la rentabilidad.

ESTANDARES DE DESEMPEÑO

Los estándares de desempeño varían entre sus habilidades,

competencias profesionales, capacidad de adaptación y trabajo
en equipo, etc. Pero, estos parámetros también se definen según
las funciones y metas que debe alcanzar cada empleado,
dependiendo de su puesto de trabajo y área en el que está
ubicado. Cada trabajo diferente tiene una descripción de trabajo única. Puede
haber diferentes demandas, habilidades y niveles de educación requeridos para
desempeñarse bien en ciertos roles. Ahí es donde el establecimiento de estándares
de desempeño ayuda a garantizar que los empleados realicen un trabajo de
calidad.

Una descripción del trabajo explicará exactamente lo que un empleado necesita

hacer. Los estándares explicarán exactamente cómo un empleado puede realizar
 sus tareas para completar bien su trabajo. Los estándares dependerán del tipo de
negocio que opere y la industria en la que se encuentre.
Pero hay algunos criterios que sus estándares deben cumplir. Prueba y haz que sean:
 Fácil de entender
 Relevante para el puesto específico
 Sencillo de medir
 Específico
 Realizable
Una vez que desarrolle sus objetivos de desempeño, puede comenzar a administrar
las expectativas. Si sus empleados superan o muestran un desempeño
adecuado, cumplirán con los estándares. En caso de que su nivel de desempeño
está por debajo del nivel esperado, entonces no cumplirían con los estándares.
Si el desempeño de los empleados está por debajo del nivel esperado, puede
implementar un plan de mejora del desempeño. Esto describirá los pasos que el
empleado puede tomar para ayudar a mejorar su desempeño y reducir su tasa de
error. Por lo general, hay fechas o plazos que el empleado tiene para completar su
plan de mejora del desempeño.
Cómo crear estándares de desempeño para su
negocio
Puede ser beneficioso tratar de desarrollar sus estándares de desempeño con sus
empleados si es posible. Dado que ellos son los que desempeñan el cargo en el día a
día, es posible que tengan conocimientos o ideas adicionales que ofrecer. Y para los
empleados nuevos, los estándares deben explicarse durante el primer mes en el
trabajo o tan pronto como sea posible.
Aquí hay algunos pasos a seguir para ayudar a crear sus propios estándares de
desempeño.
Revise sus pautas
 Quiere que sus estándares sean completamente objetivos y para un determinado
puesto, no para una persona individual.
 Los empleados deben ser capaces de superar los estándares si tienen un gran
desempeño.
Identificar las principales tareas, responsabilidades y
objetivos
 Concéntrese en las tareas y responsabilidades que son más importantes.
 No es necesario desarrollar estándares para todas y cada una de las tareas
individuales.
Determine cuáles son los criterios para el éxito
 Así es como medirá los estándares de desempeño de un empleado
 Algunos indicadores de excelente desempeño podrían incluir la precisión, la
satisfacción del cliente o la puntualidad
 Algunos indicadores de calidad exitosa podrían incluir atención al detalle o
profesionalismo.

Escriba sus estándares de desempeño

 Ha desarrollado y recopilado toda la información que necesita para escribir sus
estándares de desempeño.
 Asegúrese de que los estándares se describen en términos objetivos y
específicos.
 Incluya cualquier disposición para circunstancias especiales si algo está fuera del
control de los empleados.
Puede ser difícil saber por dónde empezar o cómo hacer que sus estándares de
desempeño motiven a sus empleados. No desea que los estándares sean
demasiado blandos o demasiado exigentes cuando un empleado no pueda
alcanzarlos. Pero tampoco quieres que sean demasiado complicados.
Hay beneficios de los estándares, pero también hay un equilibrio que quizás deba
considerar. Y una de las mejores maneras de asegurarse de que sus estándares sean
motivadores y alcanzables es consultar a sus empleados. Pueden brindarle
información valiosa sobre los desafíos de su función.
Los estándares sólidos de desempeño deben ser alcanzables, fáciles de
entender y específicos. Esto le permitirá evaluar con precisión el desempeño de su
empleado. Luego puede implementar un plan de mejora del desempeño para el
empleado si no cumple con las expectativas.
El plan puede incluir cosas como capacitación futura u objetivos que el empleado
debe cumplir durante un período de tiempo determinado. Trabajar con sus
empleados para establecer y cumplir estándares de desempeño exitosos
preparará a todos para ganar.
Ahora que conoces la importancia de la evaluación de desempeño de empleados,
aplica tu propia encuesta y evalúa a tu plantilla laboral. 
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4 CONOCER LOS TIPOS DE CONTROL: ESTRATEGICOS, TÁCTICOS,

OPERACIONALES Y DE INVENTARIOS

El control estratégico en la organización comprende tres pasos distintos pero

interrelacionados. Estos pasos consisten en medir el rendimiento de la
 organización, comparar el rendimiento con los objetivos y estándares y adoptar las
medidas correctivas que se estimen necesarias.
Etapas de la implementación del proceso del control estratégico
1. Definición y establecimiento de objetivos. ...
2. Medición de resultados. ...
3. Evaluación de resultados. ...
4. Aplicación de acciones correctivas.

Control Táctico
Es una actividad especializada de asesoría (staff) por cuanto implica
especialización; se da en relación con la cantidad, calidad, el tiempo y el costo de
las actividades de cada departamento.
Coca Cola utiliza en especial una táctica: reforzar mediante
publicidad su marca y producto en la mente del consumidor, Sus
iniciativas incluyen a qué mercados entrar, qué productos
introducir y cómo competir con otras empresas más eficazmente.
La planificación táctica de Coca-Cola, se enfoca por ejemplo en la regionalización, el
tamaño de sus mercados, la segmentación de sus productos, nuevas incursiones,
tácticas de penetración entre otras iniciativas. Veamos algunas de estas prácticas de
una empresa mundial con más de cien años de éxito.
Coca-Cola se fundamenta en sus estudios de mercado locales para descubrir las
variables que inciden en las preferencias de su mercado no cautivo. Si los clientes
coinciden en que “el sabor” es una variable decisiva, la compañía enfocará esfuerzos
promocionales para destacar su sabor único y superior a Pepsi.

Otra táctica de Coca-Cola, ¡todo un As bajo la manga! es su capacidad de aumentar las

ventas mediante un incremento en el consumo de sus mercados cautivos. Lo realiza
mediante prácticas sutiles como fomentar el consumo de “bocadillos salados” como
acompañante ideal de sus bebidas.

Coca-Cola es un líder mundial en posicionamiento de marca, más allá de la bebida es toda

una línea de consumo, para eso de vale de una ardua labor en mercadeo promocional. En
cualquier parte del mundo, al entrar a un bar o un café no es raro encontrar carteles, relojes,
máquinas expendedoras, portavasos y decoraciones todos icónicos de la marca. ¡Una idea
simple, una táctica clara! que pienses en Coca-Cola cada vez que tengas sed.

Los controles operativos implican la aplicación de procesos, procedimientos y

políticas para gestionar las actividades cotidianas de una empresa. El objetivo de
los sistemas de control operativo es mantener la coherencia en el rendimiento y
reducir los errores al realizar las tareas.
El control de inventarios es un sistema que permite que una empresa gestione
las existencias que almacena. De esta forma, además de saber qué tiene,
identifica cuáles productos debe mover más rápido, cuáles son los que escasean,
cómo es su rotación y en cuáles invierte más recursos para su correcto
almacenaje