PROGRAMA DE ORDEN Y LIMPIEZA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

PROCESO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO

GRUPO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

PROGRAMA DE ORDEN Y LIMPIEZA

14 /Julio/ 2016

GTH-PG-005 V.01
 TABLA DE CONTENIDO

TABLA DE CONTENIDO................................................................................................................ 2
1. INTRODUCCIÓN .................................................................................................................. 3
2. OBJETIVO GENERAL ............................................................................................................ 3
3. OBJETIVOS ESPECIFICOS ..................................................................................................... 3
4. ALCANCE ............................................................................................................................. 3
5. RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES ................................................................................... 4
6. DESCRIPCIÓN ...................................................................................................................... 4
6.1. SELECCIONAR ...................................................................................................................... 5
6.2. ORDENAR ............................................................................................................................ 5
6.3. LIMPIAR .............................................................................................................................. 7
6.4. ESTANDARIZAR ................................................................................................................... 7
6.5. SEGUIR ................................................................................................................................ 7
7. CAPACITACIÓN.................................................................................................................... 7
8. METODOLOGÍA DE IMPLEMENTACIÓN .............................................................................. 8
8.1. Diagnóstico inicial ............................................................................................................... 8
8.2. Área piloto .......................................................................................................................... 8
8.3. Conformación del Equipo Líder .......................................................................................... 8
8.4. Formación y entrenamiento ............................................................................................... 8
8.5. Herramientas de comunicación.......................................................................................... 9
8.6. Intervención en área piloto ................................................................................................ 9
8.7. Informe de resultados y comunicación .............................................................................. 9
8.8. Selección de la nueva área a intervenir. ............................................................................. 9
8.9. Mantenimiento y seguimiento ......................................................................................... 10
8.10. Norma de puesto de trabajo limpio ......................................................................... 10
9. CRONOGRAMA ................................................................................................................. 10
9.1. Inspecciones para evaluar las condiciones de orden y limpieza ...................................... 10
10. DOCUMENTOS RELACIONADOS ....................................................................................... 11
11. BIBLIOGRAFÍA ................................................................................................................... 11

GC-F -005 V. 01
Programa de orden y limpieza

1. INTRODUCCIÓN
Para que la Entidad tenga buenos niveles de productividad, bajos niveles de estrés y brinde un
ambiente de trabajo seguro, es necesario que tenga altos estándares de organización de sus
áreas de trabajo, ambientes de formación, áreas en general y que esto sea parte de la cultura
de la Entidad.

Según el portal de internet Paritarios de Chile (www.paritarios.cl), existen estudios estadísticos

a nivel mundial que demuestran una reducción del 70% del número de accidentes en empresas
que han implementado la metodología 5S.

Tener áreas ordenadas y limpias reduce la probabilidad de tener incidentes o accidentes

causados por riesgos locativos, ya que por ejemplo, no se tendrán objetos o elementos que
puedan hacer tropezar a un aprendiz, un trabajador o un contratista, los pasillos estarán
limpios, no se verán acumulaciones de material que puedan colapsar, cada elemento tendrá
su puesto, etc.

2. OBJETIVO GENERAL
Disminuir la tasa de accidentalidad laboral causada por peligros locativos, presentes en los
ambientes y espacios de trabajo.

3. OBJETIVOS ESPECIFICOS
Con la aplicación de la Metodología de las 5S bajo el programa de orden y limpieza se pretende:
 Establecer una cultura de orden y limpieza en los servidores públicos y contratistas al
interior de la Entidad.
 Brindar áreas seguras en el ambiente de trabajo, en los ambientes de formación y en las
diferentes áreas de las sedes de la Entidad.

4. ALCANCE
Aplica en todas las áreas de trabajo y formación de Dirección General, Direcciones Regionales,
Subsedes propias, Subsedes arrendadas, y Centros de Formación. Comienza con el diagnóstico
inicial de todas las áreas de trabajo y formación, y termina con el mantenimiento y seguimiento
a las áreas intervenidas hasta establecer el hábito y la cultura de Orden y Limpieza.

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Programa de orden y limpieza

5. RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES
La responsabilidad de fijar los lineamientos para el Programa de Orden y Limpieza y sus
diferentes actividades son del Secretario General

El grupo de trabajo de SST de las regionales y los líderes SIGA son los responsables de verificar,
facilitar, acompañar, capacitar y apoyar la implementación de este programa.

6. DESCRIPCIÓN
La Metodología de las 5 S, es una metodología de calidad, originaria de Japón y que se enmarca
dentro de las herramientas que se utilizan para obtener más calidad en el trabajo; hace
referencia al mantenimiento integral no solo de maquinaria y equipos sino del mantenimiento
del entorno donde se llevan a cabo las actividades laborales. Se llama así porque representa
acciones que son principios expresados con cinco palabras japonesas que fonéticamente
comienza con la letra S, y que tienen un significado importante para la creación de un lugar
adecuado y seguro donde trabajar. Estas cinco palabras son Seiri (clasificación y descarte),
Seiton (organización), Seiso (limpieza), Sieketsu (higiene y visualización), y Shitsuke (disciplina
y compromiso).

Con la premisa de que todos practicamos las cinco "S" en la vida personal, se propone que este
concepto sencillo, que a menudo no se le da la suficiente importancia, se aplique en la oficina,
los ambientes de formación y en las diferentes áreas de forma estandarizada.

En el SENA se implementa la metodología de las 5S como la metodología “SOLES” dado que es

una palabra en español de fácil recordación tal como se muestra a continuación:

Seleccionar, Ordenar, Limpiar, Estandarizar, Seguir

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6.1. SELECCIONAR
En este paso lo que se busca a lograr es que en los ambientes de formación, en los lugares de
trabaja y todas las áreas de la Entidad se tenga lo que se necesita y sólo lo que es necesario
para realizar nuestra las labores.

Frecuentemente las diferentes áreas de trabajo o los Centros de Formación se llenan de

elementos de trabajo y elementos personales, que cuesta trabajo pensar en la posibilidad de
retirarlos del escritorio o de los ambientes de formación, creando verdaderas acumulaciones
que afectan el aspecto visual y que a veces impiden la circulación por las áreas y en numerosas
oportunidades pueden generar estrés, impactos ambientales y accidentes en el trabajo.

Para evitar la presencia de elementos innecesarios:

 En el sitio de trabajo o de formación: separar los elementos empleados de acuerdo
con su naturaleza, uso, seguridad y frecuencia de utilización.
 En el computador: eliminar información innecesaria y que puede conducir a errores
de interpretación o de actuación.

Las preguntas habituales para identificar si existe un elemento innecesario son las siguientes:
 ¿Necesito este elemento?
 ¿Con qué frecuencia necesito este elemento?
 ¿Qué cantidad necesito de este elemento?

Acciones de mejora
 Llevarse el elemento para la casa si no es del trabajo y no es necesario, evitando volver
a dejar en el puesto elementos personales innecesarios.
 Mover el elemento a una nueva ubicación dentro del puesto de trabajo.
 Mover a otro espacio dentro de la dependencia.
 Devolver el elemento.
 Gastar hasta que se termine
 Usar como reciclaje
 Enviar a archivo

6.2. ORDENAR
En este paso lo que se busca lograr es que todas las áreas cada cosa esté en su sitio y haya un
solo sitio para cada cosa.

Organizar los elementos que se han seleccionado como necesarios de modo que se puedan
encontrar con facilidad, ubicándolos siempre en el mismo lugar. Tiene que ver con la mejora
de la visualización de los elementos encima de los puestos de trabajo, en las repisas y dentro
de los cajones.

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Programa de orden y limpieza

Acciones de mejora
 Disponer de un sitio adecuado y fijo para cada elemento utilizado en el trabajo de
rutina.
 Disponer de sitios identificados para ubicar elementos que se emplean con poca
frecuencia.
 Disponer de lugares para ubicar el material o elementos que no se usarán en el futuro,
para hacer el trámite de archivo o devolución.
 Disponer de un espacio exclusivo para efectos personales indispensables, separados
de los elementos de trabajo.
 Facilitar la identificación visual y el acceso rápido a los elementos de uso frecuente.
 Mejorar la información en el computador y en el sitio de trabajo para evitar errores y
acciones de riesgo potencial.
 Conocer los procedimientos vigentes definidos para hacer bien el trabajo.

Ventajas
 Facilita el aseo y la limpieza.
 Contribuye con la presentación y estética del área lo que comunica orden,
responsabilidad y compromiso con su trabajo.
 Incrementa la seguridad al organizar cables, archivo, materiales de formación o
elementos mal ubicados.
 Mejora el ambiente de trabajo y los ambientes de formación haciéndolos más
agradable.
 Los instructores, aprendices y colaboradores de la Entidad saben dónde encontrar y a
donde devolver algo que necesiten.

Fuente: Regional Risaralda – Centro de Atención al Sector Agropecuario

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6.3. LIMPIAR
En este paso lo que se busca lograr es que el lugar de trabajo, los ambientes de formación y
las diferentes áreas este sin polvo ni desorden.

Cumplidas las etapas de seleccionar y ordenar, es probable que aparezca polvo y suciedad
dentro de los ambientes, los estantes, cajones y espacios de trabajo ordenados.

En adelante, se debe integrar la limpieza como parte de las actividades diarias. Cuando se
encuentre que un elemento o superficie no se limpió correctamente, solicitar su limpieza con
la mayor brevedad posible.

La práctica de la limpieza permanente incluye no sólo las áreas administrativas sino también
los ambientes de formación, áreas de bienestar, áreas recreativas, áreas complementarias
(como bodegas, cafeterías, unidades de almacenamiento de residuos, cafeterías entre otros)
y obviamente áreas de saneamiento como las unidades sanitarias.

6.4. ESTANDARIZAR
En este paso lo que se busca es que en todas las áreas se preserven altos niveles de
organización, orden y limpieza. Es mantener los logros alcanzados con la aplicación de las tres
primeras etapas. Si no existen acciones de autocontrol permanente para conservar los logros,
es posible que las áreas nuevamente lleguen a tener elementos innecesarios y se pierdan el
orden y la limpieza alcanzados con las acciones anteriores.

6.5. SEGUIR
En este paso lo que se busca es que en todas las áreas se tenga el hábito, el empleo y utilización
de los estándares establecidos para el orden y la limpieza, creando un ambiente agradable y
saludable.

Seguir con lo que se ha ganado en el proceso y continuar mejorando el orden y limpieza

implica un desarrollo de la cultura del autocontrol y la mejora continua. Los hábitos
desarrollados con la práctica del ciclo PHVA se constituyen en un buen modelo para lograr que
la disciplina sea un valor fundamental en la forma de realizar un trabajo. La disciplina es una
forma de cambiar hábitos que pueden pasar a la forma de hacer el trabajo.

7. CAPACITACIÓN
La capacitación en esta metodología para los miembros del grupo de seguridad y salud en el
trabajo, líderes SIGA y demás personas interesadas se debe incluir en el plan de capacitación
anual.

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8. METODOLOGÍA DE IMPLEMENTACIÓN

8.1. Diagnóstico inicial

Es la identificación de las condiciones actuales de todas las áreas de la sede, en cuanto a orden
y limpieza, a través de inspecciones que permitan tomar las medidas de seguimiento que se
les dará. Este se realiza anualmente, utilizando formato lista de verificación de orden y limpieza
GTH-F-097 de este programa, por parte del Grupo de Seguridad y Salud en el Trabajo y líderes
SIGA. Se debe asignar una calificación de 1 a 3 en la columna “INI” (Inicial).

8.2. Área piloto

Para lograr un buen desempeño en la implementación es necesario identificar un área piloto,
basados en el diagnóstico establecido o priorizando áreas.

Se recomienda seleccionar un área que se considere de fácil implementación, para así poder
tener resultados positivos en un corto plazo, generando positivismo frente al programa para
poder intervenir, en el futuro, áreas con situaciones de compleja solución.

8.3. Conformación del Equipo Líder

Conformar en el área un equipo que apoye la implementación y seguimiento del programa,
con el fin de dar continuidad y sostenimiento al mismo. Solo cuando se cuenta con el
compromiso y existe una cabeza visible se obtendrán resultado y cumplimiento de metas.

 Seleccione un equipo de personas del área, con poder de decisión (entre 3 a 4 personas),
conformado por miembros del COPASST (según disponibilidad del área), jefes de áreas,
líderes de proceso, aprendices, instructores y trabajadores.
 Establecer metas de mejora teniendo en cuenta la estandarización definida en el punto
6.4
 El equipo tiene que reunirse al menos una vez cada tres meses, e identificar y establecer
medidas de mejora, evaluar el cumplimiento de la metas, promover e incentivar y analizar
los aspectos concernientes al desarrollo del programa de orden y limpieza.

8.4. Formación y entrenamiento

Es importante para obtener buenos resultados en la identificación y solución de problemas,
capacitar y brindar herramientas al Equipo Líder de Orden y Limpieza, jefes, coordinadores o
líderes de área en el desarrollo de la metodología de los SOLES.

El grupo de seguridad y salud en el trabajo, capacita al equipo líder en la metodología de los

SOLES. Esta capacitación tiene que ser liderada por personal idóneo y conocedor de la
metodología 5S (SOLES).

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8.5. Herramientas de comunicación

Identifique los mecanismos para la publicación o comunicación de los resultados obtenidos
durante el diagnóstico situacional y avances de la implementación del programa de Orden y
Limpieza, como pancartas, carteleras, correo electrónico, Intranet, etc.

8.6. Intervención en área piloto

Para dar inicio a la intervención en el área piloto, se definen los principales problemas del área,
luego implementar las soluciones por parte del Equipo Líder de Orden y Limpieza junto con los
jefes, coordinadores, instructores, aprendices o líderes de área. Esto se desarrollará a través
de los siguientes pasos:

 Implementar los SOLES, con el personal del área seleccionada

 Verificar y evaluar la comprensión de la metodología de los SOLES por parte del
personal del área
 Establecer un responsable para cada una de las acciones que se requieren para
mejorar las condiciones
 Definir el plan de acción identificando los problemas y las soluciones
 Evaluación del plan de acción revisando los resultados obtenidos en el formato lista
de verificación de orden y limpieza GTH-F-097

8.7. Informe de resultados y comunicación

Aplicar el proceso de intervención en el área: se deberá realizar nuevamente una inspección
con el fin de identificar el estado actual una vez aplicada la metodología de orden y limpieza.
Es importante tener en cuenta que este proceso se deberá realizar al menos una vez cada tres
meses. Inspecciones adicionales son deseables, mas no obligatorias.

Este se realiza utilizando formato lista de verificación de orden y limpieza GTH-F-097 de este
programa, por parte del Equipo Líder de Orden y Limpieza.
 Realizar registro de estado de avance y acciones realizadas
 Elaborar informe y comunicación de resultados del área
 Recopilar acciones aprendidas que puedan servir a otras áreas
 Elaboración de estándares o procedimientos que permitan mantener los SOLES y
replicarlas en las otras áreas

Con el fin de mantener activo el programa y garantizar un mejoramiento continuo, se

recomienda hacer visitas al área intervenida para revisar informalmente el avance del
programa y socializar las observaciones con el equipo líder.

8.8. Selección de la nueva área a intervenir.

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Alcanzados los objetivos y metas planteados en el área intervenida, se deberá empezar a

repetir el ciclo desde el paso No 8.1, elección del área e ir replicando la metodología hasta
lograr una cobertura total de la sede de acuerdo con el alcance del programa.

Este programa no limita su aplicación a solo un área a la vez; la decisión de intervenir más de
un área a la vez, es de libre albedrío del grupo de Seguridad y Salud en el Trabajo y el líder SIGA
de la sede.

8.9. Mantenimiento y seguimiento

El grupo de seguridad y salud en el trabajo y el líder SIGA, realizará continuo seguimiento a las
áreas intervenidas hasta establecer el hábito y la cultura, la divulgación es un proceso clave
para valorar el trabajo realizado, en este paso deberá tener en cuenta:

 Ser persistente en el seguimiento y exigente en el cumplimiento de las actividades

 Pregunte y registre de forma periódica por los resultados
 Con el apoyo de Directivos, coordinadores e instructores promueva la autogestión y el
autoaprendizaje de los aprendices y personal de la sede.
 Realice reconocimientos cuando se han logrado avances positivos

El seguimiento se realiza a través del formato lista de verificación de orden y limpieza GTH-F-
097 de este programa, por parte del Equipo Líder de Orden y Limpieza.

8.10. Norma de puesto de trabajo limpio

Todas las áreas de la sede deben quedar en perfecto orden y limpieza al finalizar la jornada
diaria o la formación. Cada área debe quedar:
 Todos los materiales de formación tienen que quedar guardados en los sitios
asignados.
 Todos las herramientas de trabajo e insumos de oficina tienen que quedar guardadas
en los sitios asignados
 Todas las mesas o escritorios deben quedar totalmente limpias.

9. CRONOGRAMA
9.1. Inspecciones para evaluar las condiciones de orden y limpieza
Se hace como mínimo una inspección cada tres meses, donde se evalúa parámetros como,
áreas locativas, materiales, personas, maquinaria, equipos, mobiliario y herramientas,
materiales de formación e insumos de oficina. Los resultados obtenidos se presentan numérica
y gráficamente en el formato lista de verificación de orden y limpieza GTH-F-097, donde se
puede analizar los resultados del área y determinar el plan de acción.

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Programa de orden y limpieza

En las inspecciones se observa cada detalle de las diferentes áreas, de acuerdo con los criterios
de evaluación planteados en la lista de verificación GTH-F-097, es importante anotar todos los
aspectos detectados y recomendaciones que se proponen durante la actividad en la casilla de
observaciones.

Este se realiza utilizando el formato lista de verificación de orden y limpieza GTH-F-097 de este
programa, por parte del Equipo Líder y el Equipo de Seguridad y Salud en el Trabajo y el líder
SIGA.

Cabe aclarar que estas inspecciones para evaluar las condiciones de orden y limpieza son
complementarias a las inspecciones planeadas desarrolladas también por el equipo de SST y
líderes SIGA.

10. DOCUMENTOS RELACIONADOS

 Formato Lista de verificación condiciones de orden y limpieza GTH-F-097.

11. BIBLIOGRAFÍA

Jaca, C., Viles, E., Paipa-Galeano, L., Santos, J., & Mateo, R. (2014). Learning 5S principles
from Japanese best practitioners: case studies of five manufacturing companies.
International Journal Of Production Research, 52(15), 4574-4586.
doi:10.1080/00207543.2013.878481

Lajatech - T2: La técnica soles – Las cinco. [Internet]

http://www.contactopyme.gob.mx/Cpyme/archivos/metodologias/FP2007-
1323/dos_presentaciones_capaciatacion/elemento1/las_cinco.pdf . Tomado (Abril 2016)

Paritarios – Las 5´s herramientas básicas de mejora de la calidad de vida

http://www.paritarios.cl/especial_las_5s.htm . Tomado (Abril 2016)

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