REALIZAR EL CONTROL INTEGRADO DE CAMBIOS

Realizar el Control Integrado de Cambios consiste en revisar todas las solicitudes de cambios,

aprobar los mismos y gestionar los cambios a los entregables. Así como a los activos de los
procesos de la organización, a los documentos del proyecto y al plan para la dirección del
proyecto.
El proceso Realizar el Control Integrado de Cambios interviene desde el inicio del proyecto hasta
su terminación. El proceso Realizar el Control Integrado de Cambios comprende las siguientes
actividades de gestión de cambios, cuyo nivel de detalle difiere en función del estado de avance
del proyecto:
 Influir en los factores que eluden el control integrado de cambios, de modo que
únicamente se implementen cambios aprobados.
 Revisar, analizar y aprobar las solicitudes de cambio de forma rápida, lo cual es esencial,
ya que una decisión tardía puede que influya negativamente en el tiempo, el costo o la
viabilidad de un cambio.
 Gestionar los cambios aprobados.
 Mantener la integridad de las líneas base, incorporando al plan para la dirección del
proyecto y a los documentos del proyecto únicamente los cambios aprobados.
 Revisar, aprobar o rechazar todas las acciones preventivas y correctivas recomendadas.
 Coordinar los cambios a través de todo el proyecto (por ejemplo, un cambio propuesto en
el cronograma a menudo influirá en el costo, el riesgo, la calidad y los recursos humanos),
y documentar el impacto total de las solicitudes de cambio.

Cada solicitud de cambio documentada debe ser aprobada o rechazada por alguna autoridad
perteneciente al equipo de dirección del proyecto o a una organización externa. Las solicitudes de
cambio aprobadas pueden requerir la revisión o reelaboración de estimados de costos, secuencias
de actividades, fechas programadas, necesidades de recursos y análisis de alternativas de
respuesta a los riesgos. Siempre que se requiera, el proceso Realizar el Control Integrado de
Cambios incluirá un comité de control de cambios (CCB) que será responsable de aprobar o
rechazar las solicitudes de cambio.
El control de la configuración se centra en la especificación, tanto de los entregables como de los
procesos, mientras que el control de cambios está orientado a identificar, documentar y controlar
los cambios al proyecto y a las líneas base del producto. La aplicación del sistema de gestión de la
configuración a todo el proyecto, incluyendo los procesos de control de cambios, logra tres
objetivos principales:

 Establecer un método progresivo para identificar sistemáticamente y solicitar cambios a

las líneas base establecidas, y para determinar el valor y la eficacia de esos cambios,
 proporcionar oportunidades de validar y mejorar el proyecto de manera continua,
tomando en cuenta el impacto de cada cambio.
 proporcionar el mecanismo que permita al equipo de dirección del proyecto comunicar a
los interesados, de manera sistemática, todos los cambios aprobados y rechazados.

A continuación, se mencionan algunas de las actividades de gestión de la configuración que se

incluyen dentro del proceso Control Integrado de Cambios:

 • Identificación de la configuración. La selección e identificación de un elemento de configuración

proporciona la base para la que se define y verifica la configuración del producto, con la que se
etiquetan los productos y documentos, se gestionan los cambios y se mantiene la responsabilidad.

 • Informe de estado de la configuración. La información se registra y se reporta con respecto a

cuándo deben proporcionarse datos pertinentes acerca de un elemento de configuración. Esta
información incluye un listado de la identificación de la configuración aprobada, el estado de los
cambios propuestos a la configuración y el estado de implementación de los cambios aprobados.

 • Verificación y auditoría de la configuración. La verificación y las auditorías de la configuración

aseguran que la composición de elementos de configuración de un proyecto es correcta y que los
cambios correspondientes se registran, se evalúan, se aprueban, se revisan y se implementan
correctamente. Esto asegura el cumplimiento de los requisitos funcionales definidos en los
documentos de configuración.
Cualquier interesado involucrado en el proyecto puede solicitar cambios. Aunque los cambios
pueden iniciarse verbalmente, siempre deben registrarse por escrito e ingresarse al sistema de
gestión de cambios y/o al sistema de gestión de la configuración.

Siempre que se requiera, el proceso

Realizar el Control Integrado de
Cambios incluirá un comité de control
de cambios (CCB) que será
responsable de aprobar o rechazar las
solicitudes de cambio, este comité
puede estar compuesto por el
Patrocinador, el Cliente y en algunos
casos el DP. En caso de que el
proyecto se ejecute por medio de un contrato, algunos de los cambios propuestos pueden
requerir la aprobación del cliente, de acuerdo con el contrato.

Aunque los cambios

son aprobados o
rechazados por el
comité de control de
cambios, el Director
de Proyecto debe
llevar a cabo algunas
acciones durante este
proceso:

Informar a los interesados del impacto del cambio sobre el Proyecto

 Realizar una revisión de todas las recomendaciones de cambio y acciones correctivas y

preventivas
 Rechazar aquellas solicitudes de cambio que no estén alineadas con los objetivos del Proyecto
 Validar la reparación de defectos
 Actualizar el Plan para la Dirección del Proyecto y las líneas de base

PASOS A SEGUIR PARA HACER UN CAMBIO AL PROYECTO

Cuando hablamos de Control Integrado de Cambios nos referimos a los protocolos que se deben
seguir en relación a los cambios que afecten a la gestión del proyecto. Incluir cambios en un
proyecto es inevitable, en ocasiones conveniente y puede llegar a ser imprescindible.

¿En qué consiste el Control Integrado de Cambios?

Durante todo el proyecto, desde el inicio hasta su conclusión, se debe realizar un estudio
continuado que permita aplicar cambios. En los artículos sobre las características de los gestores
de proyectos y las características del ciclo de vida del proyecto vimos cómo afectan los cambios al
proyecto.

Es necesario analizar los cambios y valorar cuáles se deben implantar en el proyecto y cuáles
rechazar. En ocasiones se pueden proponer cambios contradictorios, o inadecuados para el
proyecto, otros cuya implantación resulta inasumible económicamente. Por todo esto, es
importante hacer un análisis exhaustivo y valorar la inclusión de cada cambio. Tras esto se decidirá
o no incorporarlo al proyecto.
Hay situaciones en las que una vez iniciado el proyecto surgen condicionantes externos que
sugieren cambios en el proyecto. Por ejemplo, la incorporación de nueva tecnología o cambios en
el mercado que obligan a alteraciones de estrategia. Ante estas situaciones se debe analizar si es
viable la incorporación de esa tecnología o si la nueva estrategia se puede enfocar con cambios en
el proyecto o es preferible que éste se cancele.

Gestión documental del control integrado de cambios

El control integrado de cambios requiere que se actualice toda la documentación del proyecto: el
plan de gestión, el enunciado del alcance… Teniendo en cuenta que cada uno de estos
documentos son guías de referencia que se siguen para la ejecución del proyecto es obligatorio
tenerlos al día.

Protocolo de Cambios

Te pongo un caso. Tenemos un proyecto de apertura de un restaurante. Durante la ejecución del

proyecto se propone el cambio del sistema de refrigeración de alimentos por uno más eficaz. El
control integrado de cambios exige que se realice un estudio de viabilidad. Por lo que se valora el
coste del nuevo refrigerador frente al nuevo y las implicaciones que conlleva.

Pudiera ser que el coste puede ser mayor, pero la eficacia energética lo compensa. Por otro lado,
las obras del local se diseñaron para adaptarse al primer refrigerador, por lo que se requiere una
ampliación del presupuesto destinado a la instalación. Los administradores actualizarán el
enunciado de alcance en el que incluirán los nuevos requerimientos de calidad. A continuación, el
responsable del proyecto modificará el plan de gestión. Tendrá que adaptar el diagrama de Gantt
considerando la nueva situación y los plazos de duración de las tareas que directa o
indirectamente se vean afectadas. En consecuencia, los grupos de trabajo deberán ajustarse a los
cambios documentados.

Realizar el Control Integrado de Cambios

Realizar el Control Integrado de Cambios consiste en revisar todas las solicitudes de cambio;
aprobar y gestionar cambios a entregables, documentos del proyecto y al plan para la dirección
del proyecto; y comunicar las decisiones.
Este proceso revisa todas las solicitudes de cambio a documentos del proyecto, entregables o plan
para la dirección del proyecto y determina la resolución de las solicitudes de cambio. El beneficio
clave de este proceso es que permite que los cambios documentados dentro del proyecto sean
considerados de una manera integrada y simultáneamente aborda el riesgo general del proyecto,
el cual a menudo surge de cambios realizados sin tener en cuenta los objetivos o planes generales
del proyecto. Este proceso se lleva a cabo a lo largo de todo el proyecto.

Este proceso permite que los cambios documentados dentro del proyecto sean considerados de
un modo integrado y simultáneamente reduce el riesgo del proyecto, el cual surge de cambios
realizados sin tener en cuenta los objetivos o planes generales del proyecto.

El proceso Realizar el Control Integrado de Cambios se lleva a cabo desde el inicio del proyecto
hasta su finalización. Cualquier interesado involucrado en el proyecto puede solicitar cambios.
Aunque los cambios pueden iniciarse verbalmente, siempre deben registrarse por escrito e
ingresarse al sistema de gestión de cambios y/o al sistema de gestión de la configuración.
Siempre que se requiera, el proceso Realizar el Control Integrado de Cambios incluirá un comité de
control de cambios (CCB) que será responsable de aprobar o rechazar las solicitudes de cambio,
este comité puede estar compuesto por el Patrocinador, el Cliente y en algunos casos el Directo de
Proyecto (DP). En caso de que el proyecto se ejecute por medio de un contrato, algunos de los
cambios propuestos pueden requerir la aprobación del cliente, de acuerdo con el contrato.

5.1 ENTRADAS
5.1.1 Plan para la Dirección del Proyecto
 Plan de gestión de cambios: proporciona las indicaciones para gestionar el proceso de
control de cambios y documenta los roles y responsabilidades del comité de control de
cambio (CCB).
 Plan de gestión de la configuración: describe los elementos configurables del proyecto e
identifica los elementos que serán registrados y actualizados para que el proyecto se
mantenga constante y operable.
 Línea base del alcance: proporciona la definición del proyecto y del producto.
 Línea base del cronograma: se utiliza para evaluar el impacto de los cambios del
cronograma en el proyecto.
 Línea base de costos: evalúa el impacto de los cambios del costo del proyecto

5.1.2 Documentos del proyecto

 Base de estimaciones: indica el modo en que las estimaciones de la duración, del costo y
de los recursos se obtuvieron y pueden utilizarse para calcular el impacto de cambios en el
tiempo, el presupuesto y los recursos.
 Matriz de trazabilidad de requisitos: ayuda a evaluar el impacto del cambio sobre el
alcance del proyecto.
 Informe de riesgos: presenta información sobre las fuentes de riesgos generales e
individuales del proyecto involucrados en el cambio solicitado.

5.1.3 Informes de desempeño del trabajo

Son de especial interés para el proceso Realizar el Control Integrado de Cambios, incluyen datos
de disponibilidad de recursos, cronograma y costos, informes del valor ganado y graficas de
trabajo realizado o pendiente de realizar.
5.1.4 Solicitudes de cambio
Pueden incluir acciones correctivas, acciones preventivas, reparaciones de defectos, así como
actualizaciones a documentos o entregables formalmente controlados para reflejar ideas o
contenido modificado o adicional.

5.1.5 Factores ambientales de la empresa

 Restricciones legales, tales como regulaciones locales o del país.
 Estándares gubernamentales o de la industria (estándares del producto, de calidad, de
seguridad y de fabricación).
 Requisitos y/o restricciones legales y regulatorios.
 Marco de gobernanza organizacional (una forma estructurada de proporcionar control,
dirección y coordinación a través de personas, políticas y procesos, para cumplir con las
metas estratégicas de la organización).
 Restricciones contractuales y de compra.

Los cambios deben ser considerados de un modo integrado y durante todo el Ciclo de Vida del
Proyecto. Los conocimientos de este Bloque se imparten en el transcurso del Master no contando
con un periodo temporal definido

El Control de Cambios del Proyecto

El Proceso de Control Integrado de Cambios consiste en supervisar las solicitudes de cambio,

aprobar aquellos cambios que se consideren convenientes y gestionar la implementación de esos
cambios

Qué es el control de cambios del proyecto: es realizar el control integrado de cambios del
proyecto, pasa por el proceso de supervisar y controlar los trabajos del proyecto.
Cuando debemos realizar el Control Integrado de Cambios:  siempre. El control integrado de
cambios interviene durante todo el ciclo de vida del proyecto.
Cómo se tratan las solicitudes de cambio: las solicitudes de cambio siguen las reglas especificadas
en el control de cambios y de la configuración. Como norma general las solicitudes de cambio para
el proyecto se deben complementar con un estudio del impacto que tendrán estos cambios sobre
el Proyecto. Las solicitudes de cambio del proyecto se estudian y son aprobadas o rechazadas.
Trabajos del control de cambios: comprobar todas las solicitudes de cambio para el
proyecto + aprobarlas, si aplica + rechazarlas, si aplica. Es responsabilidad del director del proyecto
comprobar la correcta implementación de todas aquellas solicitudes de cambio que fueron
aprobadas para el proyecto.
Entradas del proceso de control de cambios: para realizar un control integrado de cambios
necesitaremos conocer previamente, el plan de dirección del proyecto + informes sobre el
rendimiento de los trabajos + las solicitudes de cambio.
Aprobar o rechazar una solicitud: requiere principalmente de herramientas de control de cambios
que deben haber demostrado su eficacia + los gerentes de proyecto necesitaremos establecer
reuniones con el equipo de trabajo + tener en cuenta el juicio de expertos. Una vez aprobado un
cambio se registrará en el plan de dirección del proyecto y aparecerá, si aplica, en las líneas base
del Proyecto.
El comité de control de cambios del Proyecto (CCB): es el que se encarga de todos los trabajos
necesarios en el proceso de control integrado de cambios.
La autoridad: para aprobar o rechazar un cambio tiene que existir una autoridad competente que,
por norma general, se suelen encontrar dentro del equipo de dirección del proyecto, aunque
también puede ser un elemento externo como una persona u organización.
Algunas autoridades: en los proyectos que se ejecuten mediante contratos, los cambios son
aprobados por la change control board, la Project board, el steering committee y el cliente del
proyecto. Si los cambios afectan al acta de constitución del Proyecto, además, deberá ser
aprobada por el patrocinador. También es verdad que según el tipo de proyecto el patrocinador y
el cliente pueden ser la misma persona. Si los cambios son menores los puede aprobar el comité
de dirección del proyecto directamente
Cómo se gestiona una solicitud de cambio: cualquier Stakeholders puede detectar una necesidad y
desear generar un cambio que cubra esa necesidad. El equipo de dirección del proyecto la valorará
para ver todas sus consecuencias e implicaciones sobre la globalidad del proyecto y ver cómo
afecta a las líneas base del proyecto. El director del proyecto emitirá la solicitud de cambio y, en
función de su importancia, se lleva al órgano correspondiente para que toma la decisión sobre su
aceptación.
Beneficio del control integrado de cambios: reduce el riesgo del Proyecto. El riesgo del proyecto
aumenta si implementamos cambios en el Proyecto sin un control adecuado.
El control integrado de cambios mantiene actualizado: el plan para la dirección del proyecto + el
enunciado del alcance del proyecto + otros entregables. El Project Manager debe asegurarse de
que sólo los cambios aprobados se incorporen a una línea base revisada, cualquier otra inclusión
de cambios en las líneas base distorsionarían el Proyecto con graves consecuencias.
Cómo registrar las solicitudes de cambio: deben registrarse por escrito e ingresarse al sistema de
gestión de cambios y/o al sistema de gestión de la configuración.

Las salidas del Control Integrado de Cambios

El Control Integrado de Cambios tiene salidas, tanto si los cambios han sido aprobados como
rechazados

El control de cambios: está orientado a identificar, documentar y controlar los cambios del

proyecto. Se deben modificar las líneas base que se han visto afectadas por esos cambios
ocurridos durante el proyecto.
Salidas del control integrado de cambios: el proceso tiene dos salidas. Las solicitudes de cambio
aprobadas se implementan mediante el proceso dirigir y gestionar el trabajo del proyecto. Todas
las solicitudes de cambio, tanto las aprobadas como las denegadas, actualizan el registro de
cambios del proyecto.
Documentar los cambios del proyecto: los directores de proyecto documentamos todos los
cambios solicitados para el Proyecto, aprobados o no. Esta documentación incluye tanto el cambio
que realizamos en el proyecto, como el impacto que el cambio ha producido en el proyecto.
Un sistema de gestión de la configuración del Proyecto, acompañado de un control integrado de
cambios: proporciona una manera normalizada, efectiva y eficiente, de gestionar de forma
centralizada los cambios.
Los objetivos del Control Integrado de Cambios
Establecer un método progresivo para identificar y solicitar cambios a las líneas base del proyecto
y para determinar el valor y la eficacia de esos cambios

Cuál es el objetivo del control integrado de cambios: que se establezca un método progresivo para
identificar y solicitar cambios a las líneas base del proyecto y para determinar el valor y la eficacia
de esos cambios. Otro objetivo del control integrado de cambios del proyecto es proporcionar
oportunidades de validar y mejorar el proyecto de manera continua.
Como comunicar los cambios: el control integrado de cambios del proyecto proporciona el
mecanismo que permite, al equipo de dirección del proyecto, comunicar a los interesados, de
manera sistemática, todos los cambios aprobados y rechazados en el proyecto.
Realizar correctamente la gestión de cambios: es un elemento imprescindible en cualquier
proyecto exitoso, La gestión integrada de cambios abarca diferentes acciones y áreas dentro del
proyecto que deben ser revisadas y, si aplica, actualizadas con cada cambio realizado.