Robotic Process

Automation: guía
completa para
implementar RPA
en tu empresa
INDEX

1 5
¿QUÉ ES RPA? PROYECTOS RPA
003 009

2 6
¿QUÉ FUNCIONES SE
PUEDEN EJECUTAR CASOS DE ÉXITO DE
A TRAVÉS DE ESTA IMPLEMENTACIÓN
011
TECNOLOGÍA?
004

3
¿CUÁLES SON LOS
BENEFICIOS DE UTILIZAR
RPA?
006

4
CASOS DE USO
007

Robotic Process Automation: guía completa para implementar RPA en tu empresa 2 / 14

1. ¿Qué es RPA?

La RPA o automatización
robótica de procesos es
una nueva generación de
desarrollos que permiten
replicar las tareas que realizan
las personas con los interfaz de
usuario de sistemas informáticos
de manera desasistida.
Con ello permiten sustituir a las personas y cubrir
procesos de negocio aunque impliquen uno o varios
sistemas informáticos.

Podemos enmarcar RPA en la tendencia de mejoras

constantes en el campo de la Gestión de Procesos
de Negocio (BPM) que, aplicado a la industria, ha
significado la robotización de muchas tareas repe-
titivas a gran escala. Es en estos últimos años que
gracias al desarrollo de la Inteligencia Artificial (IA),
principalmente, se ha extendido al ámbito adminis-
trativo de las organizaciones. 63% CAGR $2,900M
5-year CAGR
El impacto que está suponiendo en las empresas
empieza a vislumbrarse y nos ofrece un panorama
en el que el trabajo administrativo de bajo valor será
asumido en su totalidad por sistemas RPA. En 2013,
los profesores de la Universidad de Oxford Carl Be-
nedikt Frey y Michael A. Osborne, lo anticiparon en $250M
su estudio sobre la probabilidad de automatización
de 1.000 trabajos. Pero es que, además, los sistemas
2016 2017 2018 2019 2020 2021
RPA no se detendrán aquí y cada vez irán asumiendo
tareas de mayor complejidad gracias a la IA.

Nos movemos hacia un futuro donde el mercado
laboral va a sufrir cambios significativos debido a
esta automatización masiva. De hecho, el mercado
de RPA está creciendo de forma exponencial y el
reto de las organizaciones será ver cómo se adaptan
y cómo se transforman.
Según FORRESTER, para el periodo 2016-2021, se
habrá multiplicado por más de 10 el tamaño de
soluciones RPA. Esta tendencia se ve reforzada por
el bajo nivel de riesgo de la tecnología RPA, dado
que no es compleja de implementar y además es de
fácil y rápida aplicación.

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2. ¿Qué funciones se pueden ejecutar a
través de esta tecnología?

La automatización de procesos mediante RPA se sustenta en 3 ele-

mentos básicos:

A. Sistemas de Visión Artificial (Computer Vision):

Es necesario para que el robot sepa qué hay en la pantalla y poder
captar esa información para luego procesarla y sacar un resultado.

B. Mímica de las tareas repetitivas:

El robot que va a realizar estas tareas de repetición debe saber en
qué consiste estas tareas, por lo que es necesario aplicar lógica de
proceso y entender la secuencia del mismo.

C. Manipular dispositivos E/S:

El robot debe ser capaz de simular el uso de los dispositivos como
el ratón o el teclado para poder emulara la interacción humana.

Estos 3 elementos básicos son los que permiten a los robots realizar
las siguientes funcionalidades:
»» Hacer login automáticamente en aplicaciones.
»» Mover ficheros y carpetas.
»» Leer y escribir bases de datos.
»» Leer información en una página web.
»» Conectarse con otras API’s.
»» Extraer información de PDF’s, mails o formularios.
»» Abrir archivos adjuntos de emails.
»» Realizar cálculos.
Estas son funciones que habitualmente consideramos como tra-
bajo administrativo. Se estima que, en media, los gestores de una
empresa se pasan dos días enteros de una semana haciendo tareas
administrativas. En EEUU, 575B$ se destinan a realizar tareas admi-
nistrativas. La ejecución de tareas administrativas con sistemas RPA
hace posible ahorrar tiempo, disminuir errores y ahorrar recursos a
corto y medio plazo.

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3. ¿Cuáles son los
beneficios de utilizar RPA?

La tecnología RPA destaca por:

Reducir costes: reduce los costes
invertidos en tareas repetitivas
que no aportan valor. Un robot
puede leer todos nuestros emails
y hacernos un resumen.
Reducir errores humanos: Elimina
los errores debidos a interacciones
humanas, como acciones de copiar/
pegar. ¿Por qué no evitamos los
errores de copia de datos en varios
sistemas y plataformas distintas?
Aumentar el rendimiento: permite
realizar tareas automatizadas en se-
gundos o minutos durante días com-
pletos. Los robots no descansan.
Mejorar la experiencia de cliente:
está disponible para una atención
24x7 o permite diferenciar casos
para derivar a un mejor trato en
los que sean especiales.
Trazabilidad y análisis: al tratarse
de tareas totalmente digitalizadas
éstas generan traza y nos permi-
ten posteriores análisis para iden-
tificar áreas de mejora.
Tecnología no invasiva: no requie-
re de grandes infraestructuras y es
de fácil implementación.
Garantizar obligaciones: si dele-
gamos tareas sujetas a una regla-
mentación de obligado cumpli-
miento podemos garantizar que
se cumple y no está sujeta a los
intereses o interpretación de las
personas.
Escabilidad y flexibilidad: nos po-
demos “RPArizar” al nivel que que-
ramos. No es una tecnología que
condicione el resto de plataformas
y aplicaciones de la organización.
Asegurar su ROI: en muy poco
tiempo podemos poner en mar-
cha un proyecto RPA y recuperar la
inversión realizada. En la mayoría
de los procesos automatizados se
recupera la inversión en menos de
6 meses.

En este entorno ¿cuál será el papel de las personas en las organizaciones?

A nuestro entender, las empresas podrán personalizar sus servicios y dedicar
recursos a atender excepciones y casos especiales. Por ejemplo una empresa
de telemarketing puede automatizar todas las tareas de registro de datos y
liberar tiempo para que los operadores puedan aumentar su dedicación a
las llamadas y mejorar el ratio de conversión.

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4. Casos de uso

Antes de ver posibles casos de uso, proponemos una

reflexión que deben hacer las organizaciones para
ver si los procesos candidatos son los adecuados para
empezar una automatización con RPA.

Los casos de uso de RPA son casi infinitos, pero es 2. Complejidad - beneficio
bueno analizar los procesos candidatos desde 2
perspectivas: características y relación compleji- Debemos priorizar los procesos candidatos a auto-
dad- beneficio. matizar teniendo en cuenta la complejidad y benefi-
cios aportados ya que de esta manera nos será más
1. Análisis de las características del fácil trazar un plan de implantación.
proceso
Complexity
Para ello deberemos primero evaluar si los procesos
High
cumplen la totalidad o parte de las siguientes caracte-
rísticas que son típicas de casos que generan un alto
retorno. Long-learn Must-do
Improvements Improvements
»» Procesos repetitivos.
»» Se ejecutan sobre plataformas o aplicaciones.
»» Volumetría alta que lo justifica.
»» Tienen potencial de ahorro en tiempo y costes.
»» Se basan en reglas. Low hanging
Quick Wins
»» Son procesos estables y maduros. fruits
»» Las excepciones están identificadas.
Low
High
Benefits

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A continuación, mostramos algunos ejemplos de apli-
cación que pueden servir de guía para la implantación
de RPA en una organización.

Finanzas:
»» Informes financieros: generación de cualquier
tipo de reporting extrayendo los datos del ERP.
»» Revisión de cobros y pagos: chequear estado de
las facturas con la entidad bancaria.
»» Agregador bancario: agregar situación financiera
y pool bancario con todas las entidades.
»» Contabilización de facturas: lectura mediante sis-
temas OCR o de Smart Vision y contabilización en
ERP. RRHH y Compliance:
»» Consolidación de resultados de filiales: las filiales »» Gestión de altas y bajas
envían resultados a través de email y se registran temporales: automatizar el regis-
en el ERP. tro de datos en portales de la administración y
entes reguladores.
»» Seguimiento presupuestario: revisar consumo
presupuesto y generar alarmas según tendencias. »» Reclutamiento: prospección en redes sociales de
candidatos y envío de email de contacto.
Supply chain:
»» Gestión de inventario: comparar automáticamen- »» Control horario: revisar si se ha realizado registro
te el registro con el inventario en el ERP o SGA. y avisar a las partes interesadas.

»» Oferta y demanda: recogida automática de datos
de propuestas para realizar predicciones.
»» Plataformas logísticas: acceder a plataformas lo-
gísticas y realizar solicitudes de servicio. Evitar el
desarrollo de costosas integraciones con terceros.
IT:
»» Servicio de monitorización: registrar el funciona-
miento de aplicaciones cuando no llevan incorpo-
rado este servicio.
»» Mantenimiento y monitoreo de rutina: generar
tareas repetitivas de carga de datos y activación
aplicaciones.
»» Test de Aceptación: programar robots para test de
usuarios ante nuevos desarrollo o implantaciones
de software.
»» Avisos automatizados: realizar el seguimiento del
registro de vacaciones y enviar mensualmente un
email recordatorio.
Customer service:
»» Actualización de datos: el robot puede identificar
cambios en los datos de clientes y/o proveedores
y generar para el responsable una propuesta de
actualización.
»» Programación de citas: generar propuesta de reu-
niones en base a calendario de los miembros im-
plicados.
»» Modificaciones de pedidos: recepción de cambios
y actualización en ERP.

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5. Proyectos RPA

Los proyectos RPA tienen dos grandes fases:

»» Fase I. Identificación y priorización de procesos

»» Fase II. Implantación y puesta en marcha
En este ebook nos vamos a centrar en la Fase I, que
es la más particular, ya que la fase II es parecida a
cualquier implantación que se haga.

Fase I. Identificación y priorización de

procesos
Esta fase tiene por objetivo disponer de una relación
de procesos priorizados para automatizar y diseñar el
roadmap para su posterior implantación.

Esta fase la dividimos en 4 grandes tareas:

1. Levantar procesos 2. Valorar procesos 3. Definir modelo futuro 4. Priorizar procesos

Para disponer de un modelo

Para conocer qué vamos a Para conocer su status real. óptimo y adecuado a las Para ver por dónde
automatizar. empezamos.
necesidades que tenemos.

1. Proceso A
Complejidad
Procesos escogidos con impacto

Volumetría 50d

Estabilidad 50%
Beneficio
Tasa de ahorro 2pax
Quick Wins:
Criticidad Alta - Proceso F
- Proceso H
...
Procesos recomendados:
2. Proceso B - Proceso A

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La automatización de un proceso con RPA es una exce-
lente oportunidad para mejorar y rediseñar el proceso.
En muchos casos, parte de las mejoras podrán venir por
el cambio o adecuación de responsabilidades o reglas
de negocio. Si a esto le sumamos los beneficios de la
propia automatización la ganancia será doble.

Recomendamos que cada proceso tenga su propio es-

tudio ROI, así como una valoración específica del grado
de automatización a aplicar. No siempre la mejor deci-
sión es automatizar el 100% de un proceso, sino que
llegando al 90% es la opción preferible. A veces la auto-
matización del 10% final no tiene sentido o no compen-
sa la inversión que se debe realizar.

A continuación mostramos un posible plan de trabajo

resumido que sirva de guía en posibles análisis y priori-
zación de procesos:

ETAPA 1. LEVANTAR PROCESOS 2. VALORAR PROCESOS 3. DEFINIR MODELO FUTURO 4. PRIORIZAR PROCESOS

OBJETIVO Conocer los procesos en su Posicionar procesos según Analizar las áreas de mejora y Priorizar los procesos
situación actual para que criterios de evaluación proponer un modelo futuro mediante el análisis de los
sean la base del posterior criterios de valoración
análisis y valoración

TAREAS »» Diagramar secuencia
básica procesos
»» Identificar entidades
relacionadas (ejecutores)
»» Sistemas relacionados
»» Documentos y registros
utilizados
»» Identificar riesgos
operativos
Criterios valoración: »» Identificar áreas de mejora »» Priorizar procesos
»» Volumétrica »» Clasificar mejoras »» Definir Roadmap de
»» Grado homogeneidad (Normativa, desarrollo o RPA) implantación
(variantes y »» Diagramar nuevos procesos »» Consensuar Piloto
excepciones)
»» madurez del proceso
»» ROI por automatización
»» Reglas y restricciones

ENTREGABLES Mapa global procesos Ficha resumen proceso Ficha procesos futuros Matriz procesos
Gestión Administrativa EN Relación de procesos priorizados
FORMATO EDITABLE para automatizables con ROI Roadmap implantación
su posterior mantenimiento Prueba piloto identificada

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6. Casos de éxito de
implementación:

Automatización procesos
notificación sector
farmacéutico

Comunicación automática de las exportaciones de me-

dicamentos desde el momento que se confirma expe-
dición en el almacén.

»» Sector: Farmacéutico
»» Ejecución del proyecto: 2019 Solución
»» Tecnologías aplicadas: UiPath (RPA) Tras evaluar las necesidades de negocio se optó
por automatizar el registro de las exportaciones que
se realizan a través de los formularios oficiales del sis-
tema Labofar a través de un robot que identifica las
Necesidad expediciones programadas en el ERP.

El mercado del medicamento es un mercado sujeto a
un entorno regulatorio muy exigente y las empresas
requieren de procesos de comunicación con los Entes
Reguladores (Ministerios y Agencias) para certificar las
operaciones y los protocolos realizados. Esta regulación
afecta tanto al comercio interior como a la exportación
de medicamentos. De hecho, cada vez que la empre-
sa farmacéutica envía fuera de España un producto lo
debe comunicar a la Agencia Española del Medicamen-
to y Productos Sanitarios (AEMPS). Este es un proceso
repetitivo de bajo valor añadido pero que requiere una
dedicación intensiva para registrar la información de la
exportación generada en el ERP de la empresa. Ade-
más, al ser un proceso manual se producen errores de
transcripción y consume un tiempo elevado al equipo
de exportaciones.
De esta manera, como continuación del registro de la
exportación en el ERP, de manera automática, cum-
plimenta el formulario Labofar, almacena una copia
informe PDF en el sistema de directorios y genera un
enlace para consulta desde ERP. Además, ha permiti-
do generar un sistema detección y registro de errores,
como puede ser la caída del servicio web.
Impacto
»» Disminución del ciclo del proceso en un 70%.
»» Tasa de errores próxima al 0%.
»» Disminución de la dependencia del área de expor-
taciones para certificar envío a la AEMPS.

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Desarrollo de un web crawler para
identificar formularios y analizar
cumplimiento GDPR
Adaptación a la directiva GDPR por parte de un
organismo público que dispone de una amplia red de
sites con formularios de captura de información.
»» Sector: Administración Pública
»» Ejecución del proyecto: 2018
»» Tecnologías aplicadas: Java
Necesidad
La aprobación del Reglamen-
to Europeo de Protección de
Datos GDPR (General Data
Protection Regulation) ge-
nera la necesidad de re-
visar todas las páginas
web de esta Entidad
Pública. El servicio
que presta ha hecho
necesaria la existen-
cia de centenares de
sites, con más de 10
millones de páginas
web y muchas de
ellas con formularios
de captura de infor-
mación personal. El
reto está en identi-
ficar, en un entorno
totalmente descentra-
lizado y heterogéneo, si
los formularios existentes
están adaptados o deben
revisarse para asegurar el
cumplimiento normativo.
Robotic Process Automation: guía completa para implementar RPA en tu empresa
Solución
Para identificar el grado de cumplimiento de GDPR en
la red de sites del organismo se ha desarrollado ser-
vicio de agregación. Este servicio, para poder leer el
contenido de todas estas páginas web, incluye un web
crawler que de forma automática rastrea todos los si-
tes y enlaces. Esto le permite recopilar información
útil para localizar qué formularios eran susceptibles
de incumplir con la normativa GDPR y por lo tanto fa-
cilitar el alineamiento con la normativa.
Para facilitar esta identificación se generaron, además,
informes con filtros de análisis y con las reglas que se-
ñalan las acciones a desarrollar. Por último, se imple-
mentó un sistema de contraste aleatorio de algunos
resultados para asegurar fiabilidad del web crawler.
Impacto
»» Garantía de 100% en la identificación y monitori-
zación de riesgos vinculados a la GDPR.
»» Reducción del tiempo de adaptación de la GDPR.
»» Revisión de miles de páginas web existentes en
la totalidad de sites de la entidad pública identifi-
cando los formularios sensibles de revisión.
»» Obtención de resultados desde el primer día, pu-
diendo iniciar las acciones de revisión, modifica-
ción o cierre del formulario según se van detec-
tando los formularios.
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Plataforma de agregación bancaria
con inteligencia artificial
Facilitar a los clientes de una entidad bancaria el
acceso y gestión de sus posiciones en otras entidades
bancarias.
»» Sector: Banca
»» Ejecución de proyecto: 2017
»» Equipo actual de desarrollo evolutivo:
»» 2 expertos en agregación de datos, 4 consul-
tores y 1 analista de datos
»» Usuarios actuales: 1M
»» Tecnologías aplicadas:
»» Java
»» Python
»» Inteligencia Artificial
»» API
»» Screen Scrapping
Necesidad
La alta competencia en el sector bancario está obli-
gando a las entidades a disponer de sistemas que les
faciliten la fidelización de los clientes y la monitori-
zación de los productos y servicios ofertados por su
competencia. Además, dado que la banca digital se
ha impuesto en el mercado necesitan conocer la acti-
vidad de sus clientes en la red, tanto en las webs pro-
pias, como en las webs de los competidores.
Solución
Para ello se ha creado una plataforma de agregación
de datos que explora, agrega y transforma el dato en
información de valor con múltiples crawlers. Junto a la
captura de información se ha implantado un módulo
Robotic Process Automation: guía completa para implementar RPA en tu empresa
de monitorización preventiva, que utiliza algoritmos
de confianza para analizar los datos agregados, velan-
do por la calidad y veracidad de los datos capturados.
Además, se ha conferido al RPA la capacidad de agre-
gación multi-idioma.
Para alcanzar los objetivos de seguimiento de la com-
petencia se ha desarrollado un sistema de clasifica-
ción del dato para aportar atributos de valor al dato,
vinculado los datos extraídos con bases de datos pro-
pias y externas, facilitando añadir atributos a cada
agrupación o unidad de datos que al final implican
la transformación del dato en información operativa
en tiempo real. Esto ha permitido el procesamiento y
comprensión de gran cantidad de inputs sin esfuerzo.
Impacto
»» Conocimiento del cliente 360° incluyendo su acti-
vidad con la competencia.
»» Conocimiento de los competidores y su oferta de
productos y servicios.
»» Clasificación y agrupación online de los cliente de
la empresa.
»» Anticipación y prevención de errores, minimizan-
do los errores detectados por el usuario final y
asegurando la fiabilidad de los datos.
»» Aportación de valor al dato, transformando los
datos en información.
»» Creación de una herramienta de análisis que in-
corpora datos agregados a tiempo real, bases de
datos externas y algoritmos inteligentes, para
crear juntos conocimiento de negocio útil.
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