Rama Judicial del Poder Publico

Consejo Superior De La Judicatura

El Tribunal de la jurisdicción contenciosa administrativa de Bolívar
Los Juzgados de la jurisdicción contenciosa administrativa de Cartagena
El Tribunal y los Juzgados de Restitución de Tierras de Cartagena
Los juzgados de El Carmen de Bolívar

MACROPROCESO DE RESTITUCIÓN DE TIERRAS

Procedimiento Para La Recepción De Procesos, Memoriales Y Notas
De Presentación Personal

Elaboró: Revisó: Aprobó:

Harold Restrepo M. Oscar Sarmiento G. Ada Lallemand A.

Jorge Penso M. Martina Cuesta A. R. Dirección
Secretarios Juez (a) Comité de Calidad

Fecha: 25-07-2014 Fecha: 04-08-2014 Fecha: 21-11-2014

1. OBJETIVO

Establecer las actividades a seguir para la recepción de procesos, memoriales y notas de

presentación personal correspondientes a los juzgados civiles del circuito especializados en
restitución de tierras, teniendo en cuenta los requisitos legales e internos.

2. ALCANCE

Inicia con la recepción de los procesos, memoriales o notas de presentación personal hasta su
tramitación interna.

3. RESPONSABLE

La implementación de este procedimiento es responsabilidad de los jueces y empleados

judiciales pertenecientes a los juzgados civiles especializados en restitución de tierras.

4. DEFINICIONES

Art: Artículo

CPC: Código de Procedimiento Civil

Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso (según
ISO 9000).

Macroproceso: conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las

cuales transforman elementos de entrada en resultados.

Riesgo Asociado: se define como la combinación de la probabilidad de que se produzca un

evento y sus consecuencias negativas.

SGC: Sistema de Gestión Calidad

5. NORMATIVIDAD

 Ley 1448 de 2011, Art. 84

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Procedimiento Para La Recepción De Procesos, Memoriales Y Notas
De Presentación Personal

 Decreto 2591 de 1991, Art. 14

 Decreto 1381 de 2000

6. DISPOSICIONES GENERALES

Todas las providencias proferidas por el juez (a) y los documentos asociados al proceso
deben ser foliados consecutivamente ascendentemente y anexadas tanto al expediente físico
como al digital.

En el caso de que sea necesario refoliar un proceso, el secretario debe dejar constancia
secretarial (FRT- 016) de la situación y pasarlo inmediatamente al despacho para que el juez
si lo considera pertinente provea.

Cuando un expediente de proceso que repose en la secretaria deba ser pasado al despacho,
la comunicación de esta actividad se realizará mediante un informe secretarial (FRT- 031), el
cual debe ser firmado por el secretario.

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De Presentación Personal

7. DIAGRAMA DE FLUJO

Inicio

Recepción de procesos,
memoriales o notas de
presentación personal

¿Es una nota

SI Surtir nota de
de
presentación presentación personal
personal?

NO

¿Es una
Es Habeas Corpus, NO solicitud de
solicitud de incidente Restitucion de
o memorial tierras o acción
de tutela?

SI

¿Es un NO Reparto entre

memorial? juzgados
competentes

SI
Radicación
Registro de su
ingreso
Reparto interno

Reparto interno

Fin
Trámite y
Digitalización

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De Presentación Personal

8. ACTIVIDADES

PAS RESPONSABL RIESGO

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD DOCUMENTO
O E ASOCIADO
1. Recepción de procesos, memoriales y notas de presentación personal
Recibir la solicitud de restitución de
tierras y verificar que cumpla con los
requisitos recopilados en el FRT-010
Requisitos mínimos para la
presentación de solicitudes de Solicitud de
restitución de tierras. restitución de
tierras con sello
Recepción Revisión
Colocar el sello de recibido, tanto en de recibido.
de Empleado en inadecuada de
el documento del solicitante como en Formato
solicitudes turno para la los requisitos
1.1. el que queda en el juzgado. requisitos
de atención al mínimos para la
mínimos para la
Restitución publico presentación de
Anexar el FRT-010 Requisitos presentación de
de tierras la solicitud
mínimos para la presentación de solicitudes de
solicitudes de restitución de tierras al restitución de
proceso. tierras.

Ubicarlo en el sitio destinado para el

almacenamiento temporal de
procesos.
Accion de tutela escrita:

Recibir la acción de tutela y verificar:

oLa plena identificación del

accionante y el accionado.

oQue se encuentren adjuntos los

traslados y archivo.
Empleado en Revisión
oQue se encuentren cada una de Acción de tutela
turno para la inadecuada de
Recepción las pruebas mencionadas en el con sello de
atención al los requisitos
1.2. de Acciones acápite de pruebas del cuerpo recibido,
público, mínimos para la
de Tutela de la tutela. Acta de
Secretario presentación de
diligencia
la tutela
Colocar el sello de recibido, tanto en
el documento del accionante como
en el que queda en el juzgado.

Accion de tutela verbal:

En caso que se presente la acción de

tutela de manera verbal proceder de
acuerdo a lo establecido en el Art. 14
del Decreto 2591 de 1991.
1.3. Recepción Acción de Habeas Corpus Empleado en Habeas Corpus No tomar en la
del Habeas escrita: turno para la con sello de declaración la
Corpus atención al recibido, información
Recibir el Habeas Corpus y público, Acta de mínima
colocar el sello de recibido, tanto Secretario diligencia requerida por la
en el documento del solicitante ley
como en el que queda en el
juzgado.

Acción de Habeas Corpus verbal:

En caso que se presente el

Habeas corpus de manera
verbal, se toma la declaración de
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PAS RESPONSABL RIESGO
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD DOCUMENTO
O E ASOCIADO
la persona que presenta solicitud
teniendo en cuenta los requisitos
establecidos en el Art. 4 de la
Ley 1095 de 2006.

Recibir el escrito de incidente y

verificar que:
Recepción de
Recepción La tutela se haya conocido en el Empleado en Escrito de
escritos de
del escrito juzgado, se debe presentar copia turno para la incidente de
1.4. incidentes no
incidente de del fallo. atención al desacato con
correspondiente
desacato público sello de recibido
s al juzgado
Colocar el sello de recibido, tanto en
el documento del solicitante como en
el que queda en el juzgado.
Recibir el memorial y verificar que el
proceso al que va dirigido sea de
conocimiento del juzgado.
Memorial con
Colocar el sello o firma de recibido, sello de
Empleado en
tanto en el documento del solicitante recibido, Control Recepción de
Recepción turno para la
como en el que queda en el juzgado. de memoriales y memoriales no
1.5. de atención al
correspondencia correspondiente
memoriales público,
Registrar el ingreso del memorial en , s al juzgado
Secretario
el FRT-021 Control de memoriales y Informe
correspondencia, entregar al Secretarial.
empleado encargado para su trámite
o pasar al despacho y continuar con
el paso 4.
Si se presenta la solicitud de nota de
presentación personal, proceder de
la siguiente forma: Cronograma
para la
Colocar sello de
 Verificar que el juzgado se recepción de
nota de
encuentre en turno para notas de procesos y
presentación
Nota de presentación personal. notas de
personal sin
1.6. presentació  Solicitar documento de Secretario presentación
verificar la
n personal personal,
identificación. identidad del
Documento con
 Verificar identidad del solicitante solicitante.
sello de nota de
 Colocar sello de nota de
presentación
presentación personal. personal
 Diligenciar los datos.
 Firmar.
2 Reparto  Solicitudes de Restitucion de Jueces y Acta de Realizar el
Tierras: Secretarios diligencia, libro reparto sin tener
de reparto de en cuenta las
Realizar diariamente el reparto tutelas, control competencias
equitativo de las solicitudes de de tutelas de los juzgados
restitución de tierras entre recibidas
Juzgados Civiles Especializados
en Restitución de Tierras, para lo
cual se verifica en el acta de
diligencia anterior el juzgado que
recibió el último proceso.

 Acciones de tutela:

Verificar en el libro de reparto de

tutelas el juzgado que se
encuentra en turno para el trámite
de las tutelas y realizar su reparto
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PAS RESPONSABL RIESGO
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD DOCUMENTO
O E ASOCIADO
inmediato entre los juzgados
civiles de restitución de tierras,
promiscuo del circuito y de familia,
de acuerdo a la competencia
establecida en el Decreto 1381 de
2000.

Los habeas corpus, incidentes de

desacato y memoriales no se
reparten entre los juzgados.
 Solicitudes de Restitucion de
Tierras, acciones de tutela y
Habeas Corpus:

Radicar el proceso de acuerdo a

lo establecido en el IRT - 001
Radicación de procesos.

Incluir el FRT – 017 Hoja de ruta

de procesos en la carpeta del
proceso (No aplica para los Número de
Radicación Libro radicador,
Habeas Corpus). Escribiente, radicación mal
3 y reparto Hoja de ruta de
Secretario registrado en el
interno procesos.
Realizar el reparto interno de los Libro Radicador
procesos de manera equitativa
entre los sustanciadores.

 Incidente de desacato:

Radicar el escrito de incidente de

desacato en el folio donde se
radicó la acción de tutela y
entregar al empleado que la
tramitó.
Escanear el documento y anexarlo a
la carpeta digital del proceso.
Profesional en Anexo del
sistema, memorial a la
Digitalizar Si el memorial va dirigido a una Carpeta digital
4 empleado carpeta del
memorial acción de tutela y ésta fue remitida a del proceso
encargado del proceso
la corte constitucional acumular la
proceso equivocado
información en una carpeta y al
regreso del expediente anexarla.

9. DOCUMENTOS INTERNOS
LUGAR CRITERIO
RESPONSABLE TIEMPO DE
CÓDIGO NOMBRE DE DE DISPOSICIÓN
DE ARCHIVARLO RETENCIÓN
ARCHIVO ARCHIVO
Requisitos
para la
presentación Empleado
FRT - 010
de solicitudes Asignado
de restitución
de tierras
Acta de Empleado
FRT - 011
diligencia Asignado
Libro de
NA reparto de NA
tutela
Libro
FRT - 038 NA
radicador
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De Presentación Personal
LUGAR CRITERIO
RESPONSABLE TIEMPO DE
CÓDIGO NOMBRE DE DE DISPOSICIÓN
DE ARCHIVARLO RETENCIÓN
ARCHIVO ARCHIVO
Hoja de ruta Empleado
FRT – 017
de procesos Asignado
Control de
memoriales y Empleado
FRT - 021
corresponden Asignado
cia
Informe Empleado
FRT- 031
secretarial Asignado
Constancia Empleado
FRT- 016
secretarial Asignado
Cronograma
para la
recepción de
Empleado
FRT-001 procesos y
asignado
notas de
presentación
personal

10. DOCUMENTOS EXTERNOS

NOMBR RESPONSABLE DE LUGAR DE CRITERIO DE TIEMPO DE DISPOSICIÓ

E ARCHIVARLO ARCHIVO ARCHIVO RETENCIÓN N
NA NA NA NA NA NA

11. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN NATURALEZA DEL CAMBIO

01 10-10-2014 No Aplica, Creación del documento

Pasó de contemplar solo la recepción y admisión de las Solicitudes
de Restitución de Tierras (PRT-010 Procedimiento Para la
02 21-11-2014 Recepción y Admisión de Solicitudes de Restitución de Tierras) a
incluir la recepción de todos los procesos y notas de presentación
personal.

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