Quiero compartir con ustedes un método muy práctico para

elaborar Planes de Comunicación Interna. Lo denominaremos

“Método 6D”, ya que está conformado por 6 dimensiones:
Operativa, Estratégica, Cultural, Motivacional, Feedback y
Propositiva. 
El “Método 6D” es una herramienta muy efectiva que se aplica en
varias organizaciones. 

Cómo hacer un Plan de Comunicación Interna: Las

6 Dimensiones
El “Método 6D” está conformado por 6 dimensiones, cada una de
las cuales responde a un objetivo específico:
1. Dimensión Operativa: Lograr que la gente sepa qué tiene que
hacer.
2. Dimensión Estratégica: Lograr que la gente sepa por qué debe
hacerlo.
3. Dimensión Cultural: Lograr que la gente sepa cómo debe
hacer ese trabajo.
4. Dimensión Motivacional: Lograr que la gente quiera hacerlo.
5. Dimensión Feedback: Lograr que la gente sepa cómo está
haciendo (o hizo) ese trabajo.
 
6. Dimensión Propositiva: Lograr que la gente proponga cómo
hacerlo mejor.
1. Dimensión Operativa
 
El Método 6D propone que el primer objetivo de un Plan de
Comunicación Interna es lograr que las personas de una
organización reciban la información básica que necesitan para
poder hacer su trabajo.
 
La denomino Dimensión Operativa porque engloba todas
aquellas comunicaciones internas que el empleado necesita para
poder, justamente, ser “operativo” y trabajar. Por ejemplo:  
 
–Información general acerca de la Organización: Cómo es la
empresa, a qué se dedica, quiénes son sus principales clientes, qué
vende, quiénes son sus dueños, quiénes son los líderes, quiénes
forman parte de la empresa, qué tal le va económicamente, etc. 
 
–Información acerca de su Trabajo: En qué sector o área
trabaja, cuál es su lugar dentro de la estructura organizacional, a
quién reporta, quiénes son sus compañeros de área, cuál es su
puesto, su lugar, sus funciones, sus tareas, sus responsabilidades,
cuáles son los horarios, procedimientos, códigos, normativas, etc. 
El indicador de éxito de esta dimensión es que todos los
empleados tienen que saber dónde están trabajando y lo que
tienen que hacer.
2. Dimensión Estratégica
 
Una vez que los empleados saben dónde están trabajando y lo que
tienen que hacer, el Plan de Comunicación Interna tiene que
alcanzar su segundo objetivo: lograr que los
colaboradores comprendan por qué tienen que hacer lo que
hacen.

La Dimensión Estratégica engloba, por ejemplo, este tipo de

comunicaciones internas:
 
–Información acerca de los objetivos de la organización: Hacia
dónde va la empresa y por qué, cómo y quién fijó ese rumbo,
cuáles son los objetivos macro, cuáles es la visión y misión, etc.
 
–Información acerca de los objetivos de su sector y los
personales: Cuáles son los objetivos del sector, cuáles son los de
su puesto, cómo y por qué sus objetivos personales contribuyen a
alcanzar las metas globales.
 
–Información acerca de la evaluación de su puesto: Quién,
cómo y cuándo va a medir si la empresa, el sector y cada persona
alcanzaron los objetivos. Cuáles son los indicadores de medición y
cómo será la evaluación.
 
Muchas veces nos preguntan cuál es la importancia de esta
Dimensión y a mí me gusta responder con la historia de los tres
hombres que estaban poniendo ladrillos. Es muy probable que
la conozcas. Dice la historia que les preguntaron a estos tres
hombres qué estaban haciendo. Si bien los tres estaban haciendo la
misma tarea, el primero respondió “estoy colocando un ladrillo
arriba del otro”, el segundo; “estoy levantando una pared”, y el
tercero: “estoy construyendo una escuela para el pueblo”.
 
A partir del Método 6D podemos decir que las diferentes
respuestas son el resultado de diferentes “comunicaciones
estratégicas” que recibieron por parte de la organización. A partir
de nuestra experiencia, te puedo asegurar que cuando los Planes
de Comunicación Interna cuentan con una Dimensión
Estratégica, las personas aportan mucho más a esa organización
porque se sienten valoradas y motivadas, ya que comprenden la
trascendencia de su trabajo, saben cuál es el objetivo de lo que
hacen, conocen el rumbo, y se sienten parte de algo más grande
que su propio sector o área.
 
El indicador de éxito de esta dimensión es que todos los
empleados tienen que saber por qué hacen lo que hacen.

3. Dimensión Cultural
 
Para elaborar un Plan de Comunicación Interna, el Método 6D
propone desarrollar la Dimensión Cultural, y para explicarla voy
a retomar la historia de los 3 hombres que levantaban una pared.
 
Como te contaba en el punto anterior, podríamos pensar
que aquella persona que sí sabía que estaba construyendo una
escuela y no simplemente poniendo ladrillos, iba a trabajar con
más motivación y foco ya que conocía cuál era el propósito de su
acción. 
 
Es una verdad a medias. La realidad a veces es más compleja, y
por eso considero que es necesario dar un paso más y desarrollar
la Dimensión Cultural, porque para que un empleado se
comprometa con su organización, además de saber lo que tiene
que hacer (Dimensión Operativa) y por qué (Dimensión
Estratégica), tiene que estar de acuerdo con el modo en que
debe trabajar y alcanzar esos objetivos. Es decir, debe ser parte
y sentirse parte de la Cultura Organizacional.
 
Volvamos a la historia y pensá cómo cambiaría todo si, por
ejemplo, ese tercer hombre no se sintiera orgulloso del modo en
que se hacen las cosas en su trabajo, o no estuviera a gusto con el
estilo de liderazgo, las normas, o si sospechara que los fondos para
levantar esa escuela provinieron de una donación que hizo un
narcotraficante y que el gobernador del pueblo lo avaló.
 
Ocuparse de la Dimensión Cultural es fundamental en un Plan de
Comunicación Interna porque permite captar talento, potenciar
la productividad y generar lazos fuertes. Lo “cultural” es
muchas veces el “Factor X” que lo cambia todo dentro de una
empresa.
 
Si lo analizamos bien, vamos a descubrir que las organizaciones
que forman parte de un mismo sector hacen más o menos lo
mismo. Si son una automotriz: fabricar automóviles. Si son un
grupo de música: grabar discos y brindar conciertos. Si son un
banco: tomar depósitos y prestar dinero, etc. Lo que diferencia a
cada organización no es tanto lo que hace sino la forma en que
lo hace, lo que sueña y en lo que cree.
 
En todos estos años de trabajo, muchas veces presencié cómo
algunas personas ingresaban muy entusiasmadas a una empresa
porque les encantaba todo lo que habían dicho acerca de sus
tareas y sus objetivos (Dimensiones Operativas y Estratégicas),
pero al poco tiempo huían despavorida cuando descubrían y
sentían la “cultura” de la empresa.
 
La Dimensión Cultural engloba, por ejemplo, este tipo de
comunicaciones internas:
 
–Los valores, normas, códigos y principios.
 –Lo que está permitido, lo que no, y por qué.
 –Por qué se hacen las cosas como se hacen.
 –Lo que qué significa ser una buena empresa, un buen líder, un
buen empleado, etc.
 –Cómo se manejan los errores, los aciertos, cómo se aprende, etc.
 
Creo que el principal desafío a la hora de diseñar esta Dimensión
es que además de enunciar cuál es la “cultura”, la empresa tiene
que demostrarla con hechos. La Cultura no se construye sólo
con declaraciones sino con prácticas visibles, especialmente de los
líderes. La Cultura se “realiza” y no sólo se “verbaliza”.
 
El indicador de éxito de esta dimensión es que todos los
empleados tienen que saber cómo se hacen las cosas, tienen
que sentirse parte de la cultura y estar orgullos de ser parte de
ella. 
 4. Dimensión Motivacional
 
Llegamos a un punto muy relevante del Método 6D, que
denomino la Dimensión Motivacional, y que como su nombre lo
indica tiene por objetivo que las personas quieran hacer aquello
que la organización les indica.
 
Hasta este momento nuestro Plan de Comunicación Interna se
enfocó en que los empleados sepan lo que tienen que hacer, por
qué y cómo. Ahora tenemos que lograr que lo quieran hacer y lo
hagan.
 
La motivación es una ciencia en sí misma y creo que un error
muy frecuente es pensar que motivar es dar ánimo. Yo pienso
que motivar es dar motivos, y que la tarea del comunicador interno
es ayudar a la organización a descubrir cuáles son los motivos que
impulsan a los empleados y generar los mensajes (y hechos) que
los refuercen.
 
La Dimensión Motivacional engloba, por ejemplo, este tipo de
comunicaciones internas:
 
–Logros e historias que los hagan sentir orgullosos de formar parte
de la empresa.
 –Perspectivas claras y consistentes.
 –Oportunidades concretas de crecimiento.
 –Espacios de intercambio social, informal y amistoso.
 –Hechos que demuestran que la empresa es justa.
 –Hechos que demuestren que la empresa es confiable y
transparente.
 
El indicador de éxito de esta dimensión es que todos los
empleados tienen que querer dar lo mejor. 
5. Dimensión Feedback

El anteúltimo objetivo que debe alcanzar un Plan de

Comunicación Interna es el de lograr que los empleados
sepan cómo están trabajando, cómo se los está evaluando y qué
pueden hacer para mejorar. 
 
Esta es la Dimensión Feedback, es el espacio de la
retroalimentación, y es fundamental que la empresa no lo vea
como un “producto” (la clásica evaluación de desempeño cada 6
meses) ni lo situé al final de una tarea, sino que lo vea como un
proceso que debe ir en simultáneo a la acción. Es decir, la
retroalimentación debe ser constante y no sólo a fin de año o
cuándo lo exige alguna normativa externa.
 
Cuando desarrollamos la Dimensión Feedback tenemos que
enfocarnos en estos aspectos:
 
–Brindar información acerca de los espacios de feedback: cuáles
son, cuándo se van a realizar, cómo es el proceso, dónde tienen
lugar, con quién me voy a reunir y para qué.
 –Brindar información acerca de cuáles son los parámetros de
evaluación y las consecuencias que pueden haber luego de un
feedback positivo o negativo.
 –Entrenar a los líderes para que sepan brindar feedback
constructivo.
 
El indicador de éxito de esta dimensión es que todos los
empleados sepan cómo están haciendo su trabajo y cómo
pueden mejorar.

6. Dimensión Propositiva
 
Un error frecuente cuando se piensa en cómo hacer un Plan de
Comunicación Interna es el de diseñarlo en un sólo sentido:
descendente. De este modo, más que Planes de Comunicación
terminamos teniendo Planes de Información que viajan en una
única dirección.
 
Por eso, la última Dimensión para elaborar un Plan de
Comunicación Interna se llama “Propositiva” y tiene como
objetivo abrir todos los espacios posibles para que las personas
puedan brindar sus ideas y sugerencias acerca de cómo mejorar las
tareas que desempeñan.
 
Es una dimensión similar a la del Feedback, salvo que la
comunicación viaja en sentido contrario, ya que lo que buscamos
es que la organización crezca, aprender y mejore gracias a las
propuestas de los empleados. También nos permite adelantarnos
a problemas mediante la detección temprana de emergentes. Y
desde luego estos espacios son “bombas energéticas” que motivan
muchísimo a los empleados porque los hacen sentir valorados y
escuchados.
 
El indicador de éxito de esta dimensión es que todos los
empleados puedan proponer cómo hacerlo mejor.

Finalmente, me parece importante aclarar que si bien la

Dimensión Feedback y la Dimensión Propositiva están ubicadas al
final del Método 6D, esto no significa que sean los últimos
eslabones. En verdad ambas deben estar integradas en el ADN
de las otras Dimensiones del Plan de Comunicación Interna ya
que siempre es positivo que hayan espacios de escucha y mejora.