Productos o servicios externos, controles, información a proveedores

ACCESOS RÁPIDOS

Explicación

Esta cláusula existe para garantizar el control de los procesos, productos y servicios suministrados
externamente. Es decir, lo que la empresa compra.

Su organización debe asegurarse de que el producto o servicio comprado sea conforme a los
requisitos. Los controles dependen del efecto del producto o servicio comprado en el producto
final.

La empresa deberá elegir los proveedores basándose en su capacidad de suministrar en base a los
requisitos. Será necesario establecer los criterios de selección, validación y reevaluación y
mantener registros adecuados.

Acción

Aplicar un enfoque basado en riesgos para determinar los controles apropiados.

Evaluar proveedores o distribuidores para garantizar que la evaluación y aprobación se basa en la

capacidad – proveedores o distribuidores – de cumplir con los requisitos de calidad.

Garantizar que estos procesos se mantengan controlados por el SGC y que cumplen con los
requisitos.

Vigilar impacto de producto/servicio/proceso externo en el diseño, fabricación del producto o

prestación del servicio.

Mantener comunicación con proveedores o distribuidores acerca de los requisitos.

Establecer revisión formal de documentos de compras para asegurar que se cumplen los
requisitos.
 8.4 Control de los procesos, productos y servicios suministrados
externamente

 8.4.1 Generalidades
La empresa tiene que estar segura de que los productos, procesos y servicios que se
suministran de forma externa se encuentran conformes a los requisitos.

La empresa tiene que determinar todos los controles que se aplican a los procesos, los
servicios y los productos suministrados de forma externa cuando:

o a) Todos los servicios y productos de los proveedores externos se

encuentran destinados a incorporarse dentro de los mismos productos y servicios de la
empresa.
o b) Los productos y los servicios se proporcionan de forma directa por los
clientes por los proveedores externos en nombre de la empresa.
o c) El proceso proporcionado por un proveedor externo como resultado de
una decisión de la empresa.
La empresa debe determinar y aplicar ciertos criterios para la evaluación, la selección, el
seguimiento del desempeño y la reevaluación de todos los proveedores externos,
basándose en su capacidad de proporcionar diferentes procesos y servicios según los
acuerdos a los que ha llegado con la organización. La empresa tiene que conservar la
información documentada por si en algún momento fuera necesario realizar una revisión.

 8.4.2 Tipo y alcance del control

La empresa tiene que asegurarse de que todos los procesos, los productos y los servicios
se suministran de forma externa y no afectan negativamente a la capacidad que tiene la
empresa para entregar productos y servicios de forma coherente para sus clientes.

La empresa tiene:

o a) Estar segura de que los procesos que se suministran de forma externa

permanecen dentro del control del sistema de gestión de la calidad.
o b) Se deben definir los controles que pretenden aplicar a un proveedor
externo y a los que quiere aplicar las salidas.
o c) Debe tener en consideración:
 Impacto potencial de los procesos, productos y servicios
suministrados de forma externa en la capacidad de la empresa de cumplir de forma
regular todos los requisitos del cliente.
 La eficiencia de los controles se aplican por un proveedor externo.
o d) Determina la verificación de las actividades necesarias para asegurarse
de que los procesos, productos y servicios suministrados de forma externa.
 8.4.3 Información para los proveedores externos
La empresa se tiene que asegurar de los requisitos son adecuados para la comunicárselo
al proveedor.

La empresa tiene que comunicar a los proveedores externos los requisitos necesarios
para:

o a) Conocer los procesos, productos y servicios que proporciona.

o b) La aprobación de:
 Productos y servicios.
 Métodos, equipos y procesos.
 Libera productos y servicios.
o c) La competencia, incluye la calificación requerida de las personas.
o d) La interacción del proveedor externo con la empresa.
o e) El control y el seguimiento del desempeño del proveedor externo para
ser aplicado por parte de la empresa.
o f) Todas las actividades de verificación que la empresa pretenda realizar en
las instalaciones del proveedor externo.
Es una parte muy importante de la norma ISO 9001:2015 ya que las empresas tienen que
estar atentas a los sus procesos, productos y servicios, ya que son suministrados de forma
externa estando conformes con los requisitos específicos.

La norma ISO 9001:2015 se refiere a otras empresas que pueden realizar productos o
prestar servicios en el nombre de la empresa.

El control que se debe realizar sobre los proveedores depende de:

o Todos los riesgos que se detecten y los impactos que genere.

o El grado que tenga de control el proveedor sobre su proceso fuera de su
organización.
o La capacidad del control y la capacidad de garantizar la eficiencia de los
mismos.
Este apartado de la norma se encarga de revisar y considerar ciertos aspectos, como son:

o Tipo y alcance de control de la provisión externa.

o Información para los proveedores.
La norma añade ciertas consideraciones en el momento de determinar el tipo y el alcance
de los controles para aplicar la provisión externa de procesos, productos y servicios,
además de comunicar a todos los proveedores externos los requisitos que se aplican para
las distintas cuestiones.
 8.4 Control de los procesos, productos y servicios
suministrados externamente
Este es uno de los puntos clave en los cambios de la norma, ya que hay una redefinición del
concepto. En la versión 2008 de la norma se hablaba de productos comprados y en esta
versión se habla de “productos y servicios suministrado externamente”.
Este enfoque lo encontramos desplegado por un lado con el control de los procesos y
funciones externalizados (que forman parte del alcance del SGC) y por otro con tipo y alcance
del control a aplicar (el riesgo asociado a la externalización).
En el Anexo A.8 la norma nos dice a qué hace referencia en este caso cuando habla
de suministrado externamente:
 

 
 
 La contratación externa siempre tiene la característica esencial de un servicio, ya que
tendrá al menos una actividad desempeñada necesariamente en la interfaz entre el proveedor
y la organización.
 Los controles requeridos para la prestación externa pueden variar ampliamente
dependiendo de la naturaleza de los procesos, productos y servicios.
 La organización puede aplicar el pensamiento basado en riesgos para determinar el
tipo y la extensión de los controles apropiados para los proveedores externos particulares y
para procesos, productos y servicios suministrados externamente.
 
8.4.1 Generalidades
Este punto es muy similar al punto 7.4 de la versión 2008 de la norma, salvo que, en lugar de
hablar de proveedor, utiliza el término proveedor externo. Ya te había hablado del cambio de
terminología en este post.
Una vez más te presento de manera esquemática lo que dice la norma en este caso:
 

* Recuerda hacer clic sobre la imagen para verla mejor 

 
8.4.2 Tipo y alcance del control
La norma dice:
 
La organización debe asegurarse de que los procesos, productos y servicios suministrados
externamente no afectan de manera adversa a la capacidad de la organización de entregar
productos y servicios conformes de manera coherente a sus clientes.
La organización debe:
a) asegurarse de que los procesos suministrados externamente permanecen dentro del
control de su sistema de gestión de la calidad;
b) definir los controles que pretende aplicar a un proveedor externo y los que pretende aplicar
a las salidas resultantes;
c) tener en consideración;
1) el impacto potencial de los procesos, productos y servicios suministrados externamente en
la capacidad de la organización de cumplir regularmente los requisitos del cliente y los legales
y reglamentarios aplicables;
2) la eficacia de los controles aplicados por el proveedor externo.
d) determinar la verificación, u otras actividades necesarias para asegurarse de que los
procesos, productos y servicios suministrados externamente cumplen los requisitos.
 
 
En este caso, nos viene a decir que si contratas algo externamente, no puedes dejar de
controlar lo que hace el proveedor externo y en la medida en que tenga una mayor
repercusión en la satisfacción de tu cliente, pues más atención deberás prestar a lo que hace.
Debes definir los controles a aplicar al proveedor externo y a las salidas. En resumen: Debes
asegurarte de que no se te escapa nada, porque está en juego la satisfacción del cliente.
 
8.4.3 Información para los proveedores externos
Se parece mucho al punto 7.4.2 Información de las compras que aparecía en la versión de
2008. En este caso, se hace más hincapié en el seguimiento de los proveedores externos, ya
que pide comunicarles por un lado el control y seguimiento del desempeño del proveedor
externo (que va a aplicar tu organización) y también las actividades de verificación o
validación que pretende a llevar a cabo tu organización o tu cliente, en las instalaciones del
proveedor externo.
 
 
¿Qué es verificación y qué es validación?
 
La norma ISO 9000:2015 nos dice lo siguiente:
 
Verificación
Confirmación, mediante la aportación de evidencia objetiva de que se han cumplido los
requisitos especificados
La evidencia objetiva necesaria para una verificación puede ser el resultado de una inspección
o de otras formas de determinación, tales como realizar cálculos alternativos o revisar los
documentos.
Las actividades llevadas a cabo para la verificación a veces se denominan proceso de
calificación.
La palabra “verificado” se utiliza para designar el estado correspondiente.
 
 
Validación
 Confirmación, mediante la aportación de evidencia objetiva, de que se han cumplido los
requisitos para una utilización o aplicación específica prevista.
La evidencia objetiva necesaria para una validación es el resultado de un ensayo u otra forma
de determinación, tal como realizar cálculos alternativos o revisar los documentos.
La palabra “validado” se utiliza para designar el estado correspondiente.
Las condiciones de utilización para la validación pueden ser reales o simuladas.
 
 
La validación puede entenderse como una actividad de evaluar un resultado final, comprobar
que cumple con lo inicialmente acordado.
La verificación está más encaminada a comprobar los requisitos de cada una de las fases.
Resumiendo:
     Verificación es el proceso de revisar que los resultados están de acuerdo a los
insumos.
     Validación es el proceso de revisar que el producto o servicio es aceptado por el
usuario o no.
¿Por qué me cuentas esto ahora? 
Porque son definiciones que aparecen a menudo en la norma y pensamos que son lo mismo,
pero tienen un ligero matiz que las diferencia.
8.4 Control de los procesos, productos y servicios suministrados externamente
8.4.1 Generalidades

La organización asegura los procesos, productos y servicios suministrados externamente son

conformes a los requisitos.

Requisitos Evidencias
a) Los productos y servicios de proveedores
externos están destinados a incorporarse
dentro de los propios productos y servicios de
la organización.

b) Los productos y servicios son

proporcionados directamente a los clientes por  Pliegos de condiciones
proveedores externos en nombre de la  Informes de supervisión y control
organización.  Manual operativo
c) Un proceso, o una parte de un proceso, es
proporcionado por un proveedor externo como
resultado de una decisión de la organización

La entidad determina y aplica criterios para la evaluación, la selección, el seguimiento del

desempeño y la reevaluación de los proveedores externos, basándose en su capacidad para
proporcionar procesos o productos y servicios de acuerdo con los requisitos. La UAESP conserva
la información documentada de las actividades desarrolladas.

8.4.2 Tipo y alcance del control

Requisitos Evidencias
a) Asegurarse de que los procesos  Manual operativo
suministrados externamente permanecen  Cadenas de valor
dentro del control de su sistema de gestión de  Procedimientos
la calidad.  Informes de supervisión y control

b) Definir los controles que pretende aplicar a  Procedimiento

un proveedor externo y los que pretende  Informe de supervisión y control
aplicar a las salidas resultantes.  Actas de comité de autocontrol

c) Tener en consideración:
1) El impacto potencial de los procesos,
productos y servicios suministrados
externamente en la capacidad de la  Informes de supervisión y control
organización de cumplir regularmente los
requisitos del cliente y los legales y
reglamentarios aplicables.
2) La eficacia de los controles aplicados por el
proveedor externo.
d) Determina la verificación, u otras de las
actividades necesarias para asegurarse de  Informe de supervisión y control
que los procesos, productos y servicios  Informes de visitas administrativas y
suministrados de forma externa. de campo
8.4.3 Información para los proveedores externos
La entidad asegura la adecuación de los requisitos antes de su comunicación al proveedor externo,
donde se ven establecidos en los pliegos de condiciones y en las obligaciones contractuales
(gestión contractual).
La UAESP comunica a los proveedores externos sus requisitos para:

Requisitos Evidencias
a) Los procesos, productos y servicios a
proporcionar.
b) La aprobación de:
1) Productos y servicios.  Colombia compra eficiente
2) Métodos, procesos y equipos.  Pliegos de condiciones
3) Liberación de productos y servicios.
c) La competencia, incluyendo cualquier
calificación requerida de las personas.
d) Las interacciones del proveedor externo con
la organización.
e) El control y el seguimiento del desempeño
del proveedor externo a aplicar por parte de la
organización.
f) Las actividades de verificación o validación
que la organización, o su cliente, pretende
llevar a cabo en las instalaciones del
proveedor externo.
8.4 Control de los procesos, productos y servicios suministrados externamente

8.4.1 Generalidades

La empresa tiene que estar segura de que los productos, procesos y servicios que se suministran
de forma externa se encuentran conformes a los requisitos.

La empresa tiene que determinar todos los controles que se aplican a los procesos, los servicios y
los productos suministrados de forma externa cuando:

a) Todos los servicios y productos de los proveedores externos se encuentran destinados a

incorporarse dentro de los mismos productos y servicios de la empresa.

b) Los productos y los servicios se proporcionan de forma directa por los clientes por los
proveedores externos en nombre de la empresa.

c) El proceso proporcionado por un proveedor externo como resultado de una decisión de la

empresa.
La empresa debe determinar y aplicar ciertos criterios para la evaluación, la selección, el
seguimiento del desempeño y la revaluación de todos los proveedores externos, basándose en su
capacidad de proporcionar diferentes procesos y servicios según los acuerdos a los que ha llegado
con la organización.

La empresa tiene que conservar la información documentada por si en algún momento fuera
necesario realizar una revisión.

1. ¿Qué acciones debes tomar para realizar una eficaz evaluación de proveedores?

1.1.- Definir cuáles son los proveedores que inciden directamente en la calidad de nuestros
productos.

En una empresa trabajas con muchos proveedores que cubren todas las necesidades que tiene la
compañía.

Puedes encontrarte con proveedores que suministran el material de oficina, la empresa consultora
que te ayuda a implantar ISO 9001:2015 y la empresa que te suministra la materia prima para
fabricar el producto estrella de la compañía.

Lo que nos pide la norma ISO 9001:2015 es que evaluemos a los proveedores que inciden

directamente en la calidad de nuestro producto o servicio.

Estos proveedores suministran material/servicios críticos para que tu empresa preste el servicio
a sus clientes de Calidad.

Cualquier incidencia detectada en ellos afecta a los compromisos de calidad adquiridos con los

clientes, por ejemplo, material eléctrico específico, servicios subcontratados, maquinaria crítica de
obra.
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1.2.- Realizar una evaluación inicial de los proveedores

Cuando nos disponemos a realizar nuestra primera evaluación de proveedores y así poner en
orden nuestra lista de proveedores aprobados debemos realizar una evaluación inicial.

Normalmente, esta evaluación inicial se suele otorgar si cumplen con los siguientes requisitos;

 Experiencia satisfactoria durante un periodo anterior, nos referimos a ellos como

suministradores históricos, nos han demostrado que son suministradores fiables.

 Empresa certificada según norma ISO 9001:2015 o similar.

 Empresa acreditada por ENAC (y/o entidades similares) u organismos públicos relevantes

En Calidad para Pymes disponemos de un cuestionario de evaluación inicial, en él se desarrollan

una serie de preguntas que nos harán saber que grado de control se realiza de sus procesos
aunque no estén certificados según ISO 9001:2015.

1.3.- Realizar una evaluación continuada de manera periódica.

Se debe realizar un seguimiento de los productos/servicios prestados por el suministrador.

Según nuestro sistema de calidad, cualquier persona que detecte una no conformidad debe
notificar al departamento de calidad.

Esta acción nos permite contar con un dato clave para sacar cualquier tipo
de estadísticarelacionada con, por ejemplo:

 Pedidos entregados vs pedidos entregados con incidencias

 Es fácil detectar si las incidencias siempre ocurren con algún tipo en concreto de producto
o servicio.

Mi recomendación es realizar este análisis estadístico ya que como siempre digo

Lo que no se mide, no se puede mejorar tweet

2. Evidencias necesarias para cumplir con la evaluación de proveedores.

2.1 Listado de proveedores aceptados

Es importante disponer de un listado con todos los proveedores aceptados.

OJO, si dispones de un programa o base de datos de algún programa de gestión no es necesario

tener un listado en papel que suponga actualizarlo cada vez que llega la auditoría.

La evidencia documentada sería el listado actualizado, adecuado con los campos

correspondientes, del programa de gestión.

2.2 Cuestionario de evaluación y re-evaluación de suministradores

Como ya comentamos, la forma más fácil de realizar un análisis inicial es un cuestionario, estos
documentos deben ser guardados como evidencias de esta acción.

2.3 Evidencias del análisis continuado

Cualquier información documentada del análisis de no conformidades, de cumplimientos de

proveedores, de incidencias o felicitaciones relativas a las actuaciones con nuestros
proveedores.

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una parte interesada muy importante para nuestra empresa.

¿Preparado para realizar la evaluación de tus proveedores?