ESTUDIO DE CASO “DISTRIMAY”

Esmeralda Sanchez Gonzalez

Gustavo Alberto Giraldo Salazar

Yansy Soraima Valencia

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

Soacha

2020

ESTUDIO DE CASO “DISTRIMAY”

 Esmeralda sanchez gonzalez

Gustavo Alberto Giraldo Salazar

Yansy Soraima Valencia

Trabajo presentado al instructor: Gustavo Sandival Gallego

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

Soacha

2020

INTRODUCCIÓN
En el desarrollo de este trabajo se encuentra una serie de información referente a
al caso de DISTRIMAY, una empresa de la ciudad de Bucaramanga, dedicada a la
venta de abarrotes de primera necesidad, donde el propietario requiere un sistema
de información de contabilidad que le ayude a manejo de la misma.

De igual manera se pone en práctica este trabajo el cual ayudara a los estudiantes
de análisis y desarrollo de sistema de la información a comprender de manera clara
y precisa, cada uno de los pasos para la resolución de problemas.
 OBJETIVO GENERAL

Analizar, diseñar, desarrollar e implantar un sistema de información de contabilidad

para la empresa DISTRIMAY, cumpliendo con todas las necesidades requeridas
para su buen funcionamiento.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Analizar cada una de las variables que afectan a DISTRIMAY, en la

prestación de su servicio, mediante la recolección de información.

 Organizar toda la información de la empresa en una base de datos, con un

sistema de información contable para la empresa DISTRIMAY.

 Sugerir al propietario de DISTRIMAY, el trabajo con el sistema de

información que se le proporcionará para el avance de la empresa en
materia de productividad y éxito esperado.

ESTUDIO DE CASO “DISTRIMAY”

Como se evidencia en el caso de “DISTRIMAY” es una empresa Mayoritaria
ubicada el en “Centro de Abastos” de la ciudad de Bucaramanga, dedicada a la
venta de abarrotes de primera necesidad, ella misma comercializa los productos a
nivel local y regional, buscando alcanzar la plena aceptación y fidelización de sus
clientes.

La Mayoritaria “DISTRIMAY” es una empresa mediana, el propietario, administra el

negocio llevando todas las operaciones financieras y administrativas, prácticamente
se evidencia una contabilidad de bolsillo y solo le basta con algunas anotaciones, de
esta manera ha sido manejada y orientada su actividad productiva por muchos
años, sin desconocer que no le ha ido nada mal con este recurso. Pero también es
cierto que cuando necesita tener un reporte de cuánto vendió en el día, se pasa
buen tiempo haciéndolos cálculos, que por cierto no son exactos, además a medida
que la empresa crece ya no puede almacenar toda la información en la cabeza, por
la cantidad de productos que posee en el punto de venta y bodega, sin embargo,
trata de mantener un control sobre todas las actividades más importantes, como
son: vender, cobrar, comprar, pagar proveedores, impuestos al Estado. Muy
seguramente cuenta con una base mucho más sólida de información para seguir
llevando los números en su cabeza, pero con una reducción importante del trabajo
operativo necesario para obtener dichos números.

Actualmente, el propietario no cuenta con un Sistema Contable, y por su manejo tan

limitado y deficiente, no permite concluir satisfactoriamente los procesos, es por ello
que la mayoría de estos se vienen realizando en forma manual, el cual implica
disponer de mayor tiempo de llevarlo a cabo. Otro punto a tener en cuenta es que
no hay un control estricto del inventario, una presentación ante la DIAN, de la
información financiera a tiempo, provocando pérdidas y sanciones económicas a la
empresa.

Todo lo mencionado conlleva a una deficiente gestión de información comercial,

disminuyendo su competitividad. Por tanto, contar con un sistema informático para
mejorar todos los procesos en la empresa “DISTRIMAY” significa reducir las tareas
de ingreso y registro de las operaciones al mínimo necesario, reducir errores,
eliminar la duplicación de tareas, generar listados e información útil para mejorar la
toma de decisiones comerciales, económicas y financieras con relación al negocio y
aumentar los controles.

Nota: El empresario solo cuenta con los siguientes documentos, elementos y

equipos de cómputo:

- Un equipo de cómputo de escritorio desactualizado.

- Un kardex manual sobre inventario mercancías.

- Un Escritorio, una silla.

 - Talonario de Facturas de Ventas.

- Unos Estados Financieros firmados por un “Contador Público”.

- Una cuenta bancaria.

La empresa cuenta con redes sociales para darse a conocer, registros de

facturación pero es físico.

1. IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA

El propietario no cuenta con un Sistema Contable, y por su manejo tan limitado y

deficiente, no permite concluir satisfactoriamente los procesos, es por ello que la
mayoría de estos se vienen realizando en forma manual, el cual implica disponer de
mayor tiempo de llevarlo a cabo. Otro punto a tener en cuenta es que no hay un
control estricto del inventario, una presentación ante la DIAN, de la información
financiera a tiempo, provocando pérdidas y sanciones económicas a la empresa.

2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

¿Qué medidas prácticas de la información puede aplicar la empresa Distrimay ,que

le permita agilizar y mejorar sus procesos y lo conlleve a una eficiente gestión de
información comercial, aumentando su competitividad?.

3. DEFINIR LA ESTRATEGIA

¿Cómo lo llevará a cabo?

Primeramente el propietario de Distrimay deberá contratar un analista

Segundo el propietario deberá de proporcionar todo los requerimientos o

necesidades al analista.

Tercero el analista deberá de realizar una investigación y examen de las

necesidades de Distrimay para ayudar a cumplir con todos los requerimientos sin
dejar de lado alguno y así poder realizar una solución completa a la problemática.

¿Cuándo se hará?
Si el propietario de la empresa Distrimay, toma la decisión de contratar al analista.
Se empezara a trabajar en el proyecto con la fase inicial que sería el análisis de
mismo se continuaría hasta las otras etapas.

¿Quién lo llevará a cabo?

El analista y desarrollador de sistemas de la información

¿Cómo se ejecutará?

Se debe realizar el Análisis, diseño, desarrollo e implantación del sistema de

información de contabilidad para la empresa DISTRIMAY. Utilizando todas las fases
que se requiere para la ejecución del mismo, y aprovechando los recursos con los
que ya cuenta.

¿Con qué recursos cuenta?

● Un equipo de cómputo de escritorio desactualizado.

● Un kardex manual sobre inventario mercancías.
● Un Escritorio, una silla.
● Talonario de Facturas de Ventas.
● Unos Estados Financieros firmados por un “Contador Público”.
● Una cuenta bancaria.
● La empresa cuenta con redes sociales, registros de facturación físico.

DISEÑAR LA PLANEACIÓN

Se realiza una Matriz DOFA identificando las Fortalezas, Debilidades,

Oportunidades y Amenazas, para el sector productivo, social o laboral del
propietario de la empresa DISTRIMAY.
FORTALEZAS

 EL propietario de DISTRIMAY, cuenta con gran habilidad para administrar la

empresa además de la experiencia de los años lo ha llevado a mantenerse el
mercado. .
 Cuenta Con muy buena memoria.
 Es bueno para las cuentas.
 Tiene buena capacidad para administrar.
 Buena actitud frente a los cambios
 Excelente capacidad de administrar

DEBILIDADES

 No contar con un apoyo en sistema computacional para llevar las cuentas de

la empresa.

OPORTUNIDADES

 Contratar un analista para que le desarrolle un sistema de infamación

contable.

AMENAZAS

 La falta de sistematización en cuanto al manejo de la información de la

empresa.
 Empresas que cuenten con la tecnología necesaria para realizar todos sus
procesos más agiles.

VARIABLES INTERNAS

Objetivo del Proyecto Debilidades: Fortalezas:

de
Que le falta un sistema Experiencia en el manejo
Vida: : Administra la de información contable. de la empresa
 DISTRIMAY DISTRIMAY.

VARIABLES EXTERNAS

OPORTUNIDADES ESTRATEGI ESTRATEGIA FO:

: A DO:

Aprovechando la habilidad y la experiencia

Aprovechar las Se va a en la administración de la empresa
nuevas tecnologías trabajar en un DISTRIMAY, con completará con este
e implementarlas sistema de sistema de información contable para tener
en la empresa información mayor control de la misma.
DISTRIMAY, para contable para
capturar los nuevos los manejos
mercados digitales. de los datos
de empresa
DISTRIMAY.

AMENAZAS: ESTRATEGI ESTRATEGIA FA:

A DA:

La falta de un Contando ya con este sistema se hará más

sistema de Mi mayor fácil los reportes contables de la empresa
información pone debilidad es DISTRIMAY, así mismo será más pronta la
en riesgo la querer hacer toma decisiones.
empresa, ya que el todo por sí
manejo de los mismo,
datos cada día son puede Tengo muy buena
mayores debido al delegar autoestima.
crecimiento de la funciones y
empresa apoyarse en
DISTRIMAY. las nuevas
 tic.

IMPLEMENTAR EL PLAN DE ACCIÓN

• ¿Cuáles son las medidas más importantes que deben ser tomadas en cuenta
para poner en marcha el plan de acción?

Acondicionar las herramientas necesarias para el desarrollo del sistema de

información de contabilidad para la empresa DISTRIMAY.

• ¿Cómo se deben transmitir al equipo de trabajo estas medidas?

Por medio de capacitación al personal que va estar constante manejo del sistema
de información.

• ¿Quiénes son los actores comprometidos en la puesta en marcha del plan?

El propietario y el analista y personal que lo vaya a manipular.

• ¿Qué eventualidades pueden resultar durante el desarrollo plan acción?

Se puede presentar posibles fallas del sistema de información contable de la

empresa DISTRIMAY

• ¿Cuáles limitantes pueden surgir dentro del proceso?

La adaptabilidad en cuanto al manejo del sistema de información.

MATRIZ DEL MARCO LÓGICO

Nivel de Objetivo Descripción Indicadores Verificación

Fin Contribuir al Se podrá tomar La base de datos

crecimiento mejores donde estarán
continuo de la decisiones. todos los datos
empresa almacenados,
DISTRIMAY, Los informes ordenados y
aprovechando las estarán en menos actualizados.
tecnologías como tiempo.
los son los
Será más fácil al
sistemas de
administración de
información. En
la empresa
especial el sistema
DISTRIMAY
contable que se
implementará a la
empresa
DISTRIMAY.
Desacelerando de
este modo las
posibles pérdidas
económicas que
conlleva no tener
un sistema
contable.

Propósitos Disminuir las Se puede ver La base de datos

pérdidas, tener tiempo real cómo donde estarán
mayor control de están los estados todos los datos
los datos en financieros y almacenados,
cuanto a la contables de la ordenados y
empresa empresa actualizados.
DISTRIMAY DISTRIMAY,

Componentes Capacitación al Disminución de Evaluando al

personal en errores de y fallas personal sí
cuanto al manejo y en cuanto al verdaderamente
soporte del manejo del asimiló la
sistema de sistema. información en
información para cuanto al manejo
la empresa del sistema de
DISTRIMAY. información
 Actividades Se entregará al Cumplimiento del Funcionamiento
propietario de la acuerdo efectivo del
empresa establecido con la sistema de
DISTRIMAY, los entrega del información
instaladores del sistema de contable de la
sistema de información empresa
información el contable para la DISTRIMAY
código fuente. empresa
DISTRIMAY

CONCLUSIÓN

En relación a lo antes expuesto, podemos deducir que la empresa DISTRIMAY, le

urge la necesidad de implantar un sistema de información de contabilidad que le
ayude a mejorar el manejo de los datos y pueda dar uso útil de la información que
manipula, esto le dará un plus a la empresa porque mejorará sustancialmente sus
servicios.