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LOS KPI´s ESENCIALES PARA UN DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Cada Departamento de Compras bien gestionado va a tener EL AHORRO como uno de sus
objetivos PRINCIPALES. Es fácil quedar atrapado en la trampa de estar siempre tratando de
negociar los mejores precios de sus proveedores. Pero, ¿es esa solución completa y completa
para maximizar el ahorro de costes? Aunque tengamos excelentes negociadores en nuestro
equipo de compradores, no estaríamos explotando todo su potencial.

Para hacer nuestro trabajo de una manera completa, nos faltaría analizar otros conceptos
importantes en el camino hacia la OPTIMIZACIÓN DE COSTES.

Para guiarnos en nuestros objetivos debemos identificar las palancas de ahorro necesarias y
establecer mecanismos que nos permitan medir de qué manera cada una de esas palancas nos
acercan al objetivo. Está claro que estamos hablando de indicadores, de unos KPI que nos
permitar lograr el mayor impacto y maximizar la consecución de ahorros.

Vamos a identificar los más esenciales:

AHORRO TOTAL - Aquí es donde siempre focalizamos el objetivo. Medimos el total de dinero
ahorrado de año en año. Estos son números, hechos y cifras. Tiene un impacto directo en el
éxito financiero de la empresa. Pero los ahorros siguen una tendencia decreciente año a año; si
hemos hecho bien nuestro trabajo, el primer año conseguiremos un importante ahorro, pero,
¿cuánto conseguiremos los años siguientes?, está claro que, si hemos hecho correctamente
nuestro trabajo el primer año, los siguientes años el ahorro será escaso. El comprador no sólo
negocia precios, busca como reducir costes.

GASTO EN COMPRAS COMO PORCENTAJE DEL GASTO TOTAL. El gasto administrado es la


cantidad que el departamento de compras influye directamente a través de sus decisiones
estratégicas y de aprovisionamiento. GASTO TOTAL, es lo que suena, lo que gasta una empresa
cada año, excluyendo el gasto de personal. La idea es conseguir que la cantidad de gasto
gestionado aumente como porcentaje del gasto total. Cuantas más partidas de gasto sean
gestionadas por el Departamento de Compras, más oportunidad de ahorro tendremos.
Pensemos que nuestros compradores son expertos negociadores y optimizadores. No los
desaprovechemos.

PORCENTAJE DE PROVEEDORES QUE PRESENTAN EL 80% DEL GASTO. Todos hemos


escuchado la regla 80/20, el Diagrama de Pareto... en el fondo este KPI busca que nos
centremos en las categorías de compras que suponen mayor volumen de gasto. Este KPI
examina la consolidación de sus proveedores. No es raro que alrededor del 20% de sus
proveedores obtengan el 80% de su gasto. Esto puede ser analizado de un año a otro, pero lo
normal es que nuestra organización evolucione, mejore, e introduzca nuevos productos en el
catálogo comercial, por lo que año a año debemos realizar este análisis, partiendo de cero.

CUMPLIMIENTO DE LOS CONTRATOS / PEDIDOS. Lo más importante de un acuerdo es que se


cumpla. Un acuerdo vincula a dos partes, una de ellas con el suministro del artículo o la
prestación del servicio, mientras que la otra parte, requerirá el pago en forma y fecha.
Debemos disponer de acuerdos, sencillos y de fácil interpretación, pensémos que lo único que
pretendemos es que ambas partes cunplan lo comprometido.

IMPLEMENTACIÓN DE LOS AHORROS - Los ahorros deben ser reales, es decir medibles por
nuestra tesorería, no por nuestros EXCEL o POWERPOINT. Es evidente que los ahorros pueden
materializarse en más de un ejercicio contable, por lo que debemos distribuir su
implementación de la misma manera.

IMPACTO DE LOS AHORROS EN EL ROI. Es la forma más efectiva de medir el ahorro aportado
del Departamento de Compras, para lo cual compararemos los Ahorros Conseguidos con el
Presupuesto Operativo. Este KPI debe ser evaluado en el tiempo (periodos superiores a un
año, viendo así como evolucionan los ahorros en el tiempo. Este indicador también nos ayuda
a definir la curva de eficacia en ahorros de nuestro Departamento de Compras.

CALIDAD DEL SUMINISTRO/ SERVICIO. En fabricación hablaremos de DEFECTOS POR MILLON


(DPM). Este es un número DEBE TENDER a ser el MINIMO POSIBLE, y nos muestra las mejoras
de calidad de nuestros proveedores. En el caso de empresas que nos presten servicios, es más
complejo de definir, y más que de KPI hablaremos de ANS o Acuerdos de Nivel de Servicio (su
acrónimo en inglés es SLA - Service Level Agreement - ).

ENTREGA / CUMPLIMIENTO DEL SERVICIO - Aunque el Departamento de Compras gestione la


adquisición, nuestro objetivo real es el suministro de un bien, o que nos presten un servicio.
Nuestra responsabilidad no es solo el precio sino asegurar que cada departamento obtenga lo
que necesita cuando lo necesita. ¿La fecha prometida coincide con la fecha de entrega
prevista? ¿Ambos coinciden con la entrega real? Las empresas con suficiente volumen también
pueden seguir esto como un porcentaje general de los envíos a tiempo.

TIEMPO DE GESTIÓN DE COMPRA - ¿Cuánto tiempo se tarda desde el momento en que se


envía una solicitud hasta que se ponga la orden? Esto se puede medir, seguir y mejorar.