UNIDAD 1-2 y 3 ACTIVIDAD EVALUATIVA

Análisis de sistema de información

Presentado por:

Clavijo Barrero Daiana Marcela ID 724529

Cuero Montaño Luz Mary ID 728225

García Sandoval Víctor Alfonso ID 727877

Hernández Torres Yulier Andrea ID 724932

Presentado a:

Harol Enrique Freyte Zarta

Corporación Universitaria Minuto de Dios

Vicerrectoría Tolima-Magdalena Medio Sede Chicalá

Contaduría Pública Semestre II

Sistema de Información Gerencial

NRC 17855

2020, mayo
Tabla de contenido

ANALISIS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARTE 1.......................................................3

Introducción.......................................................................................................................................4
Descripción de la actividad................................................................................................................5
Nombre de la organización seleccionada...........................................................................................5
Descripción breve de la operación que se realiza...............................................................................5
Diagnóstico de los sistemas de información de la organización (tipo de sistema implementado,
estado actual el sistema, usuarios actuales del sistema, rendimiento, desempeño y funciones)..........5
Caracterización (particulares de cada sistema – área de operación en la organización)......................9
Nivel de relacionamiento de los sistemas de información (relación entre sistemas de información
por áreas o por procesos)..................................................................................................................12
Valor como activo informático (nivel de importancia para el optimo desarrollo de las funciones
operativas de la organización)..........................................................................................................13
Matriz dofa de SIIGO.......................................................................................................................14
Conclusiones:...................................................................................................................................15
Bibliografía......................................................................................................................................15
ANALISIS DE SISTEMAS DE INFORMACION PARTE 2.....................................................17
Introducción.....................................................................................................................................18
Descripción de los sistemas actuales con los que cuenta la organización.........................................19
Propuesta aplicación informática empresarial (nombre de la aplicación, descripción, características
y componentes)................................................................................................................................19
Funcionalidad de las aplicaciones informáticas que se propone implementar..................................23
Ventajas que se obtendrán en la operación de la organización con la implementación de las
aplicaciones propuestas....................................................................................................................23
Conclusión.......................................................................................................................................24
ANALISIS DE
SISTEMAS DE
INFORMACIÓN
PARTE 1
 Introducción

La presente investigación se basa sobre los sistemas de información, que se desarrollan en

una empresa en específico; como objeto de investigación tomamos la empresa ROOTT +
CO SAS, es una empresa de manufactura y comercializadora de prendas de vestir y otros
artículos vinculadas a la industria de la moda.

Partiendo del hecho que en la actualidad, la tecnología y el uso de sistemas de información

han sido de gran utilidad para las empresa a nivel mundial cuando se trata de incrementar
su productividad y mejorar los resultados, tanto operacionales como en los procesos que se
integren, lo que pretende la siguiente actividad es estudiar el sistema de información actual
utilizado por la empresa, para conocer y distinguir aspectos relevantes de un sistema de
información como: su funcionalidad y características para cumplir los objetivos de
procesamiento de datos y la importancia para la buena marcha de la empresa.

Cuando hablamos de S.I (sistemas de información) nos referimos a un conjunto ordenado

de mecanismos que tiene como fin la administración de datos y de información, de manera
que puedan ser procesados fácilmente. La empresa desarrolla un software contable y
administrativo llamado en sus siglas “SIIGO – Sistema de integrado de información
gerencial operativo” el objetivo general del desarrollo del estudia de análisis de este sistema
de información consiste en comprender la funcionalidad de los sistemas de información en
una empresa y como ayudan a reducir retrabajos, optimizar procesos, disminuir costos e
incrementar utilidades.
 Descripción de la actividad

Los estudiantes realizaran la primera parte del análisis de sistemas de información en una
empresa que deberá seleccionar, con el objetivo de ejemplificar los atributos que conforma
un S.I. a nivel empresarial. Para la elaboración de la primera parte de análisis, tenga en
cuenta los conceptos claves de un análisis de S.I. y los siguientes puntos en orden
jerárquico

Nombre de la organización seleccionada

ROOTT+CO SAS

Descripción breve de la operación que se realiza

Fabricación, producción y comercialización de todo tipo de prendas de vestir, calzados y

otros materiales (Billeteras, correas, morrales, gorras, entre otras.).

Diagnóstico de los sistemas de información de la organización (tipo de

sistema implementado, estado actual el sistema, usuarios actuales del sistema,
rendimiento, desempeño y funciones)

La empresa ROOTT+CO SAS desarrolla tres tipos de S.I que son: 1. SIIGO – Sistema de
integrado de información gerencial operativo, 2. ICG Manager, 3. Café. Todos y cada
cumplen una función en especifica en las operaciones de la empresa, resumiendo esto la
primera cubre todos los procesos administrativos contables y financieros, la segunda se
desarrolla el sistema de ventas y facturación además de llevar el control de los inventarios
por parte de la auditoría general de la empresa. La tercera desarrolla el control de las
materias primas y los controles sobre todos los procesos de los productos en desarrollo,
para la transformación final de la materia prima.

Para estudio de análisis tomaremos el S.I. SIIGO – Sistema de integrado de información

gerencial operativo.

Siigo es un sistema integrado de información gerencial operativo, es un software genérico

administrativo, que registra las operaciones de la empresa y en general, todos los aspectos
relacionados con la administración de negocios, en línea y tiempo real.

Se caracteriza principalmente por ser un sistema basado en documentos fuente (facturas,

Recibos de Caja, Cheques, etc.), es decir, que mediante la elaboración de éstos
directamente en el computador se actualizan en línea y tiempo real todos los registros de la
Empresa en lo referente a: Cartera, Cuentas por Pagar, Inventarios, Costos de Producción,
Activos Fijos, Pedidos, Compras, Presupuesto, Contabilidad, Nómina y Ventas, y
generación de que sirvan para la toma de decisiones.

El sistema es manejado principalmente por un administrador; que es la persona encargada

de crear nuevas claves de usuarios y de habilitar los permisos que se pueden o no asignar.
En esta empresa la creación de usuarios se realiza teniendo en cuenta: el cargo que ocupa el
empleado y las funciones a realizar, es decir, que se crean usuarios clasificados por áreas
(contabilidad, cartera, tesorería, gerencia (nomina), auditoria, producción) entonces los
campos que requiere la creación de usuarios se describen así:

 Id usuario: Campo alfanumérico, permite digitar la identificación que se le dará al

usuario.

 Nombre: Descripción que permite la fácil y rápida identificación del usuario para el cual
se está creando la clave.

 Clave: Digitar la clave que se asignara al usuario.

 E-mail: Ingresar una dirección de correo electrónico del usuario al cual se le está creando
la clave, este dato será de vital importancia para hacer él envió de notificaciones de tareas
programadas y/o de informes contables y financieros.
Una vez registrada esta información el sistema solicita datos de periodicidad para el cambio
de claves, esto para llevar un control y en caso de cambios de personal siempre los usuarios
se encuentren actualizados.

El software funciona alrededor del Sistema Contable, permitiendo gran versatilidad en el

asentamiento de operaciones, al poderse registrar de dos formas:   La primera, mediante la
elaboración directa de los documentos,   en   cuyo   caso   el  sistema automáticamente 
realiza  la  contabilización ( registro de comprobantes)  y  el  registro  de  las cifras en todas
las demás áreas (transparente para el usuario); y la Segunda, mediante la incorporación
directa de Comprobantes  de Contabilidad, garantizando por cualquiera de los medios, que
todos los registros sean afectados simultáneamente; provee así un solo medio de
alimentación de información (Comprobantes), lo que asegura Integridad y Consistencia
total entre sus diferentes aplicaciones.

Adicionalmente, el software Siigo puede:

 Crear catálogos de productos.

 Creación de terceros, empleados, proveedores y clientes.
 generar informes generales y financieros (estados financieros, movimientos
detallado de terceros, movimientos detallado de las cuentas, entre otros).
 generar los archivos XML para presentar los medios magnéticos;
 registros compras, ingresos, costos y gastos;
 hacer análisis de cartera;
 trabajar centros de costos de manera individualizada;
 Importar y exportar interfases en platillas de Excel y otros formatos de texto.
 Cuenta con un programador con alarmas de las tareas contables y administrativas a
realizar
 Programador de envió automático vía mail de informes de ventas, devoluciones,
gastos, recaudo, disponible y utilidad
 La opción de crear comprobantes repetitivos y predefinidos, que evitan la re-
digitación.
  Facturación electrónica.
 entre otras funciones.

Siigo es un software que combina dos programas, el administrativo y contable, que es una
de sus mayores fortalezas de gestión empresarial, pues se basa en una estrategia que
contempla las actividades y las necesidades de todos los actores que intervienen en el
proceso de consolidación de la información, además de esto, el sistema cuenta con unidades
multifuncionales independientes, en donde se permite trabajar en la contabilidad de varias
empresas completamente diferentes de manera simultánea y desde la misma plataforma o
desde la nube, redes o los sistemas operativos como Windows (versión 7 o superiores),
Dos, Linux, O Mac y Net; siendo fácil su acceso desde cualquier parte del mundo. Cuenta
con soluciones para cualquier tipo y tamaño de empresa, lo que permite a futuro escalar de
una solución a otra, sin perder su información ni su inversión inicial. Para la puesta en
marcha se incluye instalación, capacitación o implementación, atención remota, presencial
y telefónica, actualizaciones de versión, monitorias y capacitación virtual, entre otras. La
versión .NET les facilita a las empresas adaptar las reglas del negocio a las funcionalidades
del software, porque pueden crear nuevos campos que no están contemplados en el
software, personalizar los formatos de los documentos, definir sus propios reportes,
contabilizar las cifras cuando lo considere necesario y lo más importante: operar el software
de una manera ágil y sencilla, por su diseño intuitivo. Con el fin de integrar la solución
administrativa con las necesidades operativas de diferentes actividades empresariales,
SIIGO ofrece software específico para entidades de salud, entidades oficiales, conjuntos
residenciales y supermercados.

Otra de as cualidades importantes del software contable es que siempre están actualizadas
con la legislación colombiana y se acoge Normas Internacionales de Información
Financiera (NIIF) para generar y presentar los estados financieros a las autoridades
competentes y los potenciales inversionistas extranjeros, con el fin de promover la
capitalización de los negocios colombianos y así mismo impulsar el crecimiento de la
industria nacional.
Caracterización (particulares de cada sistema – área de operación en la
organización)

Los S.I. que manejan la empresa ROOTT+CO SAS realizan funciones específicas como:

SIIGO: Registra y gestiona los procesos de diferentes áreas de la empresa como lo son:
registro de hechos económicos por medio de una interfaz (el software tiene integrado el
sistema de facturación y ventas), elabora documentos contables como:  presupuesto,
documentos, contabilidad, cuentas por pagar, gestión de recaudo, cuentas por cobrar,
tesorería y activos fijos, movimiento de terceros y cuentas contables para la realización de
informes.

CARACTERISTICAS DIREFERENCIALES

14 módulos administrativos, que permiten controlar en detalle cada área de la empresa,

ejerciendo así una gerencia integral, que disminuye la posibilidad de que cualquier are
presente una fuga de utilidades.

Información al día, esto permite tomar decisiones más acertadas al tener cifras reales y en
cualquier momento; y esto se debe a que a partir de la elaboración de los documentos de
actualiza al instante la información de toda la empresa; es decir, que al digitar una factura o
documento, el sistema inmediatamente de manera automática e inteligente registra los datos
en los módulos de contabilidad, cuentas por cobrar, inventarios, ventas, presupuesto y
pedidos sin necesidad de realizar procesos engorrosos de interfaces, cierres, transferencias,
reprocesos o reconstrucciones de datos y se evita re digitar, conciliar datos, perder
información al tener que unir o enviar saldos y lo más importante, decidir con datos
actualizados, parciales y confiables.

Información exacta, reduce considerablemente el riesgo de la toma de decisiones y que

solo consiste cando se utilice el software totalmente integrado, por que cuando la cifra se
digita una sola vez, siempre los datos en las demás áreas serán los mismos, pues provienen
de una sola fuente de alimentación (los documentos); es decir, que la cifra de la factura
siempre será igual a la de contabilidad, cartera, inventarios, entre otras áreas.

Información histórica, permite analizar en cualquier momento, como ha sido el

comportamiento, de las cifras en los diferentes meses del año, sin necesidad de realizar
cierres cada mes, adicionalmente, y con el fin de que la implementación del software sea
más rápida, ya que permite de diferente mes y al mismo tiempo diferente día, logrando así,
que no se atrase la información de hoy y desembrazando la de meses anteriores (siempre y
cuando se trate del año en curso).

Información proyectada, permite sensibilizar las cifras y evaluar el impacto en la toma de

las decisiones y esto se logra con una de las funcionalidades integradas del sistema, pues se
pueden trasladar los datos contables, administrativos y financieros a Excel, y utilizar no
solo su potencia de cálculo y gráficos, sino también tener acceso y gráficos predefinidos o
diseñados.

Información corporativa, que permite tener un control de todas las diferentes empresas, al
poder lograr, incluso en múltiples monedas, las transacciones hasta de 98 compañías y
obtener la información de manera individual o consolidada.

Seguridad e información, permite a la gerencia, restringir el acceso en las cifras de la

empresa, al personal que considere que no las necesite o no las debe conocer, y esto se
logra al tener la opción de manejar las claves de acceso y definir múltiples menús de
propietarios.

Facilidad de manejo, el software garantiza que en muy corto tiempo se aprende a utilizar,
y que ofrece resultados de manera rápida y confiable, y esto se obtiene al utilizarlo para
elaborar cualquier documento y sin que el personal requiera conocimientos avanzados en
contabilidad y sistemas, le permite tener mejor control de una empresa.

Auditoria de información, resume los informes de auditoría más importantes que el

gerente y grupo contable requiere para ejecutar un eficiente control en el registro de las
transacciones y el desarrollo de la gestión.

Áreas que intervienen:

Contabilidad: Registran los hechos, generan informes financieros, realizan interfaz de
importación de la información suministrada por los otros S.I. comprobantes, de compra,
registro de gastos, importaciones y todo tipo de procesos contables a lo que se tenga que
intervenir.

Cartera: sus funciones en el manejo del sistema se basan en el ingreso del efectivo y la
elaboración de informes y análisis de los deudores.

Tesorería: Realiza funciones de pago a terceros, proveedores y otros pagos a los está
obligado la empresa.

Recursos Humanos y gerencia: realiza todas las funciones de parafiscales y causación de

nómina.

Producción: realiza el ingreso al inventario de las materias primas compradas.

El sistema contable SIIGO no permite realizar transacciones erróneas, es decir, el sistema

crea documentos al momento de su parametrización para detectar los errores al momento de
registrar la información permitiendo que esta sea más segura y confiable.

No permite descargar movimientos de que se salten de un periodo a otro, es decir, para

generar un movimiento de información financiera que comprenda un rango de fechas entre
Dic-2019 y enero de 2020 se debe generar por separado ya que el cierre contable del
sistema no lo permite, para ello se requiere hacer el cambio de fecha y año y asi se podrá
generar informes de años anteriores.

ICG MANGER: Controla la mercancía mantenidas para la venta (inventario), desarrolla el

programa de facturación y de ventas.

Áreas que intervienen:

Auditoria: controla y supervisa todas las funciones asegurando su adecuado

funcionamiento y genera informes de ventas, inventarios y cotos, finalmente generan la
interfaz de las ventas.
Puntos de venta: manejan el sistema de facturación y ventas denominado “FRON” que es
por donde registran la mercancía vendida y las formas de pago.

Control de inventario: realiza los ajustes de inventario, lleva el adecuado control del
inventario, realiza informes de mercancías y rotaciones en el inventario.

Contabilidad: realiza informes de mercancías, ventas y costos.

El software no realiza registros contables de compras de mercancías.

CAFÉ: registra todas las compras de materias primas y productos terminados, generando
informes de costos y presupuestos, análisis de compras y refleja todos y cada uno de los
procesos en los cuales se encuentra la materia prima.

Áreas que intervienen:

Producción: registra los procesos que se llevan a cabo para la fabricación de los productos
y generan interfaces y se cargan cuentas por pagar a terceros.

Auditoria y contabilidad: realiza informes de costos, análisis de compras, informes de

productos terminados.

El sistema no lleva el registro contable para la empresa.

Nivel de relacionamiento de los sistemas de información (relación entre

sistemas de información por áreas o por procesos)

Los S.I. en la empresa de análisis ROOTT+CO SAS se relacionan de la siguiente manera:

Como S.I. principal en el proceso de producción de la empresa se encuentra el software

CAFÉ que es el que desarrolla informes de las materias primas y da entrada y salida de las
mismas para que finalmente desarrolle los resultados en un formato TXL para importar
dicha información al software ICG MANAGER quien recibe esta información y realiza
todo el control de productos terminados mantenidos para la venta y las salidas en las ventas
de los mismos, generan un informe de ventas y de inventarios en formato de texto o
plantilla de Excel o simplemente por interfaz del sistema, traslada toda esta información al
software SIIGO quien finalmente recibe la información de ventas y de inventarios de la
empresa, para así realizar los informes que sean necesarios una vez obtenida esta
información.

La relación fundamental que tienes estos softwares se trata de la producción, inventarios y

ventas de las mercancías que tiene la empresa, además de que cada una aporta para llevar
un mejor control de los procesos en los cuales interviene.

Valor como activo informático (nivel de importancia para el optimo desarrollo

de las funciones operativas de la organización)

El S.I. Implementado por esta empresa cumple con todos los objetivos además de que el
software ha permitido sistematizar las tareas y automatizar los procesos en la medida de lo
posible; siendo un sistema totalmente óptimo gracias su fácil manejo, adquisición y todo en
tiempo real.
El S.I. SIIGO brinda opciones fáciles para su adquisición en una empresa y brida
adquisición de la licencia de manera gratuita desde la nube desde el SIIGO contador y
facturación totalmente gratis (Tyc), para la obtención de la versión premium tiene un costo
accesible de $1.500.000 anual.
 Matriz dofa de SIIGO

FORTALEZAS DEBILIDADES

Fácil acceso a determinada El costo del mantenimiento

información
Otorga la capacidad de organización y
planificación de la empresa
Ofrece la capacidad de análisis y
reporte que facilita la toma de
decisiones estratégicas
Integración de sistemas que soportan
las diferentes áreas de la Empresa
Permite la evaluación de resultados
El colapso del sistema en temporadas de
alta demanda de actividad
Falla en la trasmisión de datos
El tiempo que puede tomar implementar
actualizaciones puede generar atrasos en la
operación

OPORTUNIDADES
Brinda la oportunidad de obtener
ventajas competitivas y valor
agregado.
Aumenta la participación del mercado.
Elimina la barrera de la distancia
trabajando con un mismo sistema en
puntos distantes.
Genera la posibilidad de planear y
crear nuevos proyectos en el mercado.
AMENAZAS
Cambios tecnológicos acelerados que
demandan actualización constante
Errores producidos por el alto volumen de
procesos activos
El impacto en el modelo de negocio a raíz
de la integración entre las sucursales a
nivel nacional.
El impacto de las constantes
modificaciones en las normativas que
regulan las importaciones.

Conclusiones:

Resumiendo lo planteado en el análisis realizado a los sistemas de Información de

ROOTT+CO S.A.S se puede concluir que estos son un recurso muy importante para
que la operación de todas las áreas de la empresa se realice de manera eficiente;
además permiten la obtención de la información necesaria para la toma de
decisiones oportunas.
 Sin duda algún uso de los SIG genera oportunidades para que la empresa esté
acorde con las exigencias y tendencias del mercado, permitiendo su planificación
estratégica a corto mediano y largo plazo.

Por último, los SIG generan siempre la necesidad de implementar el uso de las
tecnologías que influyen para que las empresas modernicen periódicamente el
recurso de información, de modo que este sea flexible, específico, actualizable, de
alta potencia y rendimiento, que permita a las empresas alcanzar cambios
significativos en la productividad y administración de estas.

Bibliografía

Referencias electrónicas:

https://cursosenlinea.siigo.com/
https://roottcostore.com/
https://ebookcentral.proquest.com/lib/bibliouniminutosp/reader.action?
docID=3193787&ppg=6
http://www.ebooks7-24.com.ezproxy.uniminuto.edu/stage.aspx?il=3682&pg=&ed=

Bibliografía:

Amaya, J, (2009), Sistemas de información gerenciales. Hardware, software, redes,

internet, diseño. (2.a ed.). Bogotá: Ecoe.
Laudon, K. y Laudon, J. (2012). Sistemas de información gerencial (12.a Ed).
(Trad. A. Vidal). México, D.F.: Pearson Educación.
Cobarsí-Morales, J. (2011). Sistemas de información en la empresa. Barcelona:
Editorial UOC.
ANALISIS DE
SISTEMAS DE
INFORMACION
PARTE 2
 Introducción

En esta segunda parte de análisis del sistema de información, observaremos la incidencia de

la implementación del sistema ERP (Enterprise Resource Planninig) a la empresa que
tomamos como referente ROOTT + CO SAS. Con el objetivo de maximizar la y obtener
una ventaja competitiva, encontrando en la organización la disponibilidad de una respuesta
adecuada de información a la medida de sus necesidades, estableciendo una solución que
permitirá una integración total de todas las operaciones, con el fin de gestionar
adecuadamente cada una de las áreas de la empresa (en este caso la productiva).

Las compañías están actualmente inmersas en un entorno altamente competitivo al que

tienen que adaptarse y responder con rapidez para conseguir o mantener ventajas
competitivas respecto a sus competidores. Los Sistemas de Información son el apoyo
efectivo que tienen las organizaciones para desarrollar estrategias que le permitan
alcanzarla. De esta forma, los Sistemas de Información actuales pasan a utilizar las más
novedosas tecnologías para recibir, almacenar y transformar la información. Los sistemas
de planificación de recursos empresariales, más conocidos por sus siglas en inglés ERP
(Enterprise Resource Planning), son sistemas informáticos únicos que permiten la completa
integración de todos los flujos de información generados desde cualquier área funcional de
la empresa, almacenándolos en una única base de datos, además, permiten acceder a la
información almacenada a través de interfaces unificados y canales de comunicación.
Descripción de los sistemas actuales con los que cuenta la organización

Se trata de una empresa manufacturera y de textil en todo tipo de prendas de vestir, calzado
y otros accesorios con relación. Desarrolla S.I. Como lo son los softwares SIIGO para sus
módulos administrativos y financieros, ICG Manager para sus módulos de ventas e
inventarios y por ultimo el Software CAFÉ para su modulo de producción, materia prima,
productos en proceso y productos terminados.

El objetivo principal de del análisis de los sistemas de información parte 2, es realizar un

estudio con una empresa, especializada en la producción y comercialización de prendas de
vestir y en proveer de un sistema ERP que se pueda encontrar en el mercado, seleccionar el
más adecuado debido a las necesidades de la empresa e implantarla en esta.

Propuesta aplicación informática empresarial (nombre de la aplicación,

descripción, características y componentes)

Sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP; Enterprise Resource

Planning)
El término ERP es el acrónimo de Enterprise Resource Planning y su traducción al
castellano es planificación de recursos empresariales. También es conocido como sistema
empresarial, sistema integral de empresa o sistema integrado de gestión. Diferentes autores
han dado sus propias definiciones para el término ERP, en las que se puede observar cómo
han evolucionado estos sistemas, y el concepto que de ellos se ha tenido, que ha pasado de
considerarlos como un simple software para registrar transacciones, hasta un sistema clave
y estratégico para la gestión de las empresas. A continuación, se expondrán algunas de estas
definiciones.

Según Holland y Light ―un ERP automatiza las actividades corporativas nucleares, tales
como: manufactura, recursos humanos, finanzas y gestión de la cadena de abastecimiento,
incorporando las mejores prácticas para facilitar la toma de decisiones rápida, la reducción
de costes y el mayor control directivo‖ (Holland & Light 1999)

Según Kumar y Van Hillsgersberg ―los sistemas ERP son paquetes de sistemas de
información configurables que integran información y procesos basados en información,
dentro y entre las áreas funcionales de una organización‖ (Kumar & Hillsgersberg 2000).

Nah, Lau y Kuang conciben un ERP como ―un sistema de software empaquetado de
negocios que permite a una compañía manejar el uso eficiente y eficaz de los recursos,
proporcionando una total e integrada solución para las necesidades de procesamiento de
información de la organización‖ (Nah et al. 2001).

Skok y Legge piensan que ―los sistemas ERP se pueden definir como la puesta en práctica
de los módulos del software estándar para los procesos del negocio nucleares,
generalmente, combinados con modificaciones particulares para lograr una diferenciación
competitiva‖ (Skok & Legge 2001).

Según McGaughey y Gunasekaran, ―un ERP es un sistema de información que integra

procesos de negocio, con el objetivo de crear valor y reducir los costos, haciendo que la
información correcta esté disponible para las personas adecuadas y en el momento
adecuado para ayudarles a la toma de decisiones en la gestión de los recursos de manera
productiva y proactiva. Un ERP se compone de varios paquetes de software multi módulo
que sirven y dan soporte a múltiples funciones en la empresa‖ (McGaughey & Gunasekaran
2009).

Características de un Sistema ERP:

Los ERP surgieron de la necesidad de englobar todos los referentes en su totalidad en las
áreas productivas de las empresas, con el fin de brindar información confiable en tiempo
real.

Todos los sistemas ERP, cuentas en resumen cuenta con características que lo diferencian
de otros programas de gestión empresarial:

 Integral: El sistema permite controlar todos los procesos de la empresa, relacionando

todos los departamentos entre sí, es decir, el resultado de un proceso es el punto de
inicio del siguiente.

- Proceso y datos
- Se consideran tanto los aspectos logísticos como los aspectos financieros
- Base de datos común
- Modificación y actualización online alternativa.
- Imposibilidad de redundancia de datos
- Integridad de los datos
- Aplicaciones
- Entrada de datos única
- Coherencia entre todas las aplicaciones

 Modular: Los ERP cuentan con diferentes módulos que gestionan los diferentes
departamentos de la empresa, estos módulos comparten información entorno a una base
de datos común que vertebra el funcionamiento del sistema. La ventaja tanto económica
como técnica, es que la funcionalidad se encuentra dividida en módulos y estos se
instalan con las necesidades de la empresa.
Modulo financiero
 - Finanzas
- Contabilidad
- Activos

Modulo Logístico

- Producción
- Calidad
- Mantenimiento
- Almacenes
- Aprovisionamiento
- Comercial

Modulo Recursos Humanos

- Recursos humanos

 Adaptable: Los ERP están creados para adaptarse al funcionamiento y gestión de la

empresa, y esto se logra mediante la configuración y parametrización de los procesos de
acuerdo con las necesidades de la empresa.

- Solución completa de todas las funciones de la empresa, tanto a nivel estratégico

como operativo.
- Apoyo global a las prácticas empresariales y financieras.
- Procesos empresariales estandarizados para el conjunto de la empresa, con
posibilidad de desarrollo de soluciones a medida para procesos empresariales
específicos.
- Diversidad de estructuras organizativas para cada proceso empresarial, para tener en
cuenta las diferencias entre los diferentes departamentos de la empresa.

Sistemas ERP
Hoy en día en el mercado n os encontramos con dos tipos de sistemas ERP, los sistemas
propietarios y los OpenSource.

Los sistemas propietarios requieren del pago de una licencia para poder ser utilizados. La
Licencia se suela pagar por numero de puestos operativos y puede llegar a representar un
50% de la implantación total del sistema. Esto que más empresas Pymes difícilmente
puedan adquirirlos por el gran costo que suponen. Algunos de esto sistemas pertenecen a
grandes empresas desarrolladoras de softwares como lo son Sage, SAP o Microsoft, las
cuales disponen de un producto maduro, solido y con gran soporte, Los creados por
empresas pequeñas diferentes a estos, suelen ser más especializados en un sector en
concreto.

Los ERP OpenSource o de software libre, son una alternativa respecto a los ERP
propietarios. Las empresas que desarrollan este tipo de sistemas suelen tener una
comunidad de socios que ofrecen servicios de implantación, configuración, parametrización
y formación de usuarios en sus aplicaciones ERP. Una gran diferencia respecto a las
aplicaciones propietarias es que en estas aplicaciones no dependes del proveedor, sino que
se asegura siempre un buen servicio, ya que, si la empresa proveedora del software no
ofrece un buen trato, se puede elegir otra empresa que le dé el soporte sin cambiar la
aplicación

Funcionalidad de las aplicaciones informáticas que se propone implementar.

El primer paso que hay que dar con vistas a la implantación de un ERP es la realización de
un Estudio de Viabilidad. Dicho estudio presentará un informe con las posibilidades de
implantación del producto ERP en la empresa y las líneas generales para el planteamiento
del correspondiente proyecto. El estudio finalizará con la decisión de seguir adelante con el
proyecto de implantación.

Se concibe el proyecto de implantación en base a cinco grandes etapas: Preparación: Se

define un plan de proyecto y se prepara la empresa para acometerlo Modelización: Se
realiza el diseño conceptual y se define un modelo de empresa Parametrización: Se realiza
un diseño detallado y se construye un prototipo del nuevo sistema.
Instalación: Se prepara el sistema para la entrada en el régimen productivo. Para ello, se
prueban integradamente las nuevas funcionalidades.

Producción: Se pone en funcionamiento real el nuevo sistema y se le da soporte

La metodología propuesta, describe las actividades a realizar a lo largo de las etapas del
proyecto de implantación del ERP. Se explican las actividades relacionándolas con las
áreas de competencias a las que estarán asignados los participantes en función de su perfil.

El área de funcionalidad corresponde a analistas de la empresa, conocedores del sistema en

curso, consultores externos, que aportan competencias y experiencia en la implantación del
ERP y a los usuarios clave, que son profesionales líderes en su área, que van a ser los que
participen activamente con analistas y consultores, para responsabilizarse de la
implantación del nuevo sistema en el área de su competencia.

Ventajas que se obtendrán en la operación de la organización con la

implementación de las aplicaciones propuestas.

1. Mejora en la toma de decisiones.

Al centralizar y unificar toda la información es posible crear una base de datos común con
información fiable. De ese modo será posible estimar los escenarios futuros con mayor
precisión y, además, los gerentes dispondrán de toda la información centralizada en la
pantalla de su ordenador. De ese modo se consigue mejoras en el proceso de toma de
decisiones.

2. Se evitan duplicidades.

Gracias a la integración y centralización que proporcionan los programas ERP los

responsables de los distintos departamentos accederán en tiempo real a la misma
información. De este modo se reducen los registros duplicados y la duplicación de las
operaciones.

3. Escalabilidad y diseño modular de los sistemas ERP.

Los sistemas ERP son modulares. En otras palabras, cada organización podrá contratar
únicamente aquellas prestaciones que necesite en un momento concreto. En el futuro será
libre de contratar los módulos adicionales que necesite.

4. Adaptación a las necesidades específicas de cada empresa.

A la hora de implantar o cambiar de ERP, la empresa proveedora configurará la aplicación
para adaptarlo a las necesidades concretas de cada caso.

5. Mayor control y trazabilidad.

Los sistemas ERP recogen todos los datos referentes a la actividad de la organización. De
ese modo es posible controlar el tránsito del producto por todos los elementos de la cadena
de valor (trazabilidad).

6. La seguridad.

Los ERPs mejoran la seguridad de nuestra información en un doble sentido. En primer

lugar, será más difícil robar la información por los distintos niveles de acceso o
autorización. Pero además, toda nuestra información estará centralizada con copias de
seguridad generadas automáticamente para protegernos de posibles errores.

7. Integración con clientes y proveedores.

Tal y como veíamos en este artículo  el nuevo concepto de ERP II supera los límites de la
propia empresa añadiendo a otros integrantes de la cadena de valor: clientes y proveedores.

De ese modo el proveedor se convierte en un socio estratégico que participará activamente

en el diseño y desarrollo de nuevos productos ayudándonos a mejorar la productividad y
reducir costes.

Respecto al cliente, los sistemas ERP permiten crear un marco de comunicación y

colaboración con ellos. Nuestra empresa dispondrá de más información y de mayor calidad
que permitirán ajustar las necesidades de compra y de inventario a sus necesidades además
de poder realizar campañas de marketing segmentadas.

8. Mejora la eficiencia y la capacidad operativa.

Como ya hemos mencionado los sistemas ERP permiten eliminar duplicidades. Pero
además automatizan actividades que anteriormente se desarrollaban de un modo manual o
casi manual (como la generación de albaranes, facturas, etcétera), reduciendo
significativamente la posibilidad de errores asociados al componente humano.

De ese modo la empresa mejorará su capacidad operativa pudiendo atender a más clientes o
fabricar más productos.

9. Cae el volumen de costes.

La mayor eficiencia, la disminución de errores y la eliminación de duplicidades permiten

reducir significativamente el nivel de costes empresariales.

10. Mejora la rentabilidad en el largo plazo y los beneficios.

Todas las ventajas de los sistemas ERP que hemos visto anteriormente pueden resumirse en
uno solo: una sustancial mejora del rendimiento y de los beneficios en el largo plazo.

Conclusión

- La implementación de este tipo de sistemas requiere que las empresas realicen una
fuerte inversión. Esto debido a la gran cantidad de recursos que demanda este tipo
de procesos, como son la instalación de nuevos hardware, la creación de una nueva
base de datos, el trabajo de un gran equipo de desarrollo formado por personal
interno de la empresa, y también externo, la integración del ERP a los sistemas
informáticos vigentes, la formación a los usuarios del software y los cambios en la
gestión de la actividad empresarial, entre otros. Incluso, en muchas ocasiones,
origina cambios radicales en las compañías que lo adoptan. Además, la
implantación de un ERP básico necesita por lo menos un año (1) para su
finalización; Teniendo en cuenta siempre que se estén alineando con los procesos de
negocio de la compañía y la estrategia seguida.

Referencias

Metodología para selección de sistemas ERP

http://www.ucla.edu.ve/dac/departamentos/informatica-II/metodologia-para-seleccion-de-
sistemas-erp.PDF

Diaz, L.F. y Navarro, M.A (2014). Sistemas de gestión integrada para las empresas (ERP). Alcalá de
Henares: Servicio de publicaciones universidad de árcala.

https://www.ticportal.es/noticias/enterprise-resource-planning/duracion-proyecto-erp
http://www.marquetti-asociados.com.ar/downloads/sistemas_integrados_de_gestion.pdf

file:///C:/Users/VICTOR/Downloads/Dialnet-
ImplementacionDeSistemasERPSuImpactoEnLaGestionDeL-2573348%20(4).pdf

ANALISIS DE
SISTEMAS DE
INFORMACION
PARTE 3
Análisis sobre estrategias y lineamientos para la administración de riesgos
informáticos:

Los sistemas de informacion requieren de mantenimiento con motivo de los problemas que
se detectan, los cuales muestran la necesidad de una mejora de los mismos, donde se
procede a diagnosticar que tipo de mantenimiento requiere el sistema de informacion de
determinada empresa por li cuales se podrá establecer varios tipos de mantenimiento:

 Correctivo: Se usan para corregir errores del producto software.

 Evolutivo: Son incorporaciones, modificaciones y eliminaciones necesarias en un
producto software para cubrir las expansión o cambio en las necesidades de la
empresa y/o usuarios.
 Adaptivo: Son las modificaciones que afectan a los entornos en los que opera el
sistema, por ejemplo: cambios de configuración del hardware, software de base,
gestores de base de datos, comunicaciones etc.
 Perfectivo: Son las acciones llevadas a cabo para mejorar la calidad interna de los
sistemas en cualquiera de sus aspectos: reestructuración del código, definición más
clara del sistema y optimización del rendimiento y eficiencia.