Msp-cz4-Hgdgdz-2020-0350-m - Lineamientos Interno Procesos de Contratación 2020

MINISTERIO DE SALUD PÚBLICA
COORDINACIÓN ZONAL 4
Hospital General Dr. Gustavo Domínguez Zambrano
Memorando Nro. MSP-CZ4-HGDGDZ-2020-0350-M
Santo Domingo, 27 de enero de 2020
PARA: Sra. Dra. Mercy Matilde Oleas Morales

Director/a Asistencial
Sra. Dra. Gloria Gabriela Alarcon Gomez

Subdirección de Especialidad/es Clínica/s y/o Quirúrgica/s
Sra. Mgs. Nancy Marcia Lagos Vargas

Subdirectora de la Coordinación de Cuidados de Enfermería.
Sr. Dr. Juan Jose Iglesias Fernandez

Coordinador/a Unidad de Docencia e Investigación.
Sr. Dr. Francisco Eleazar Montes Silva

Coordinador/a de las Unidades de Apoyo Diagnóstico y Terapéutico.
Sr. Ing. Luis Alfonso Guillen Santander

Coordinador/a de Gestión Planificación, Seguimiento y Evaluación de
la Gestión.
Srta. Ing. Luciana del Rosio Sisalima Castro

Coordinador/a Gestión Administrativa/Financiera
Sr. Abg. Jorge Adalberto Garcia Falcones

Coordinador/a de Asesoría Jurídica
Srta. Dra. Aura Johanna Lopez Zambrano

Coordinador/a de Gestión de Calidad
Srta. Ing. Monica Viviana Castillo Cuenca

Coordinador/a de Gestión de Admisiones (E).
Sr. Lcdo. Jorge Gabriel Cedeño Loor

Coordinador/a de Atención al Usuario E.
Sra. Lcda. Kassandra Guadalupe Molina Cedeño

Coordinador/a de Gestión de Comunicación Social
Dirección: Av. Quito y Calle Las Delicias – Santo Domingo

Teléfono: 023-836-260 | Código postal: 230108
www.hgdz.gob.ec 1/20
* Documento firmado electrónicamente por Quipux
ASUNTO: LINEAMIENTO INTERNO PARA PROCESOS DE CONTRATACIÓN

PÚBLICAS EN SUS FACES PREPARATORIA, PRECONTRACTUAL Y
CONTRACTUAL, PARA ÁREAS REQUIRENTES, COMPRAS
PÚBLICAS, FINANCIERO, ADMINISTRATIVO, ADM. FINANCIERO,
JURIDICO, BODEGA Y ADMINISTRADORES DE CONTRATO
De mi consideración:
En consideración de la revisión de normativa, lineamientos internos para procesos de

contratación pública posterior a las reuniones de 26, 27 de diciembre de 2019 y 03 de
enero de 2020, efectuada por las Áreas de Gestión Administrativa Financiera, Asesoría
Jurídica, Planificación, Gestión Financiera, Gestión Administrativa, Compras Públicas y
Activos Fijos& Bodega, con el fin de revisar, analizar y actualizar los lineamientos
internos para procesos de contratación pública que se viene manejando.
Me permito remitir a Ustedes la actualización de lineamientos de cumplimiento

obligatorio, para su respectiva aplicación desde el ámbito de su competencia; y
socialización con las áreas y personal a su cargo.
COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA FINANCIERA
1.- Para inicio del proceso de contratación de bienes y/o servicios la Coordinación
Administrativa Financiera notificará la asignación de recursos indicando la partida
presupuestaria correspondiente, a excepción de los procesos que ya constan en el PAC
inicial y el requirente de acuerdo a su necesidad determinará los productos a adquirir y
revisará el PAC (de ser necesario solicitará soporte al Departamento de Compras
Públicas), mismo que se adjuntará al proceso de la fase solicitud de presupuesto. Cabe
mencionar que los valores notificados por la GAF siempre son con el IVA incluido.
ÁREAS/UNIDADES REQUIRENTES
1.- Iniciarán con el ESTUDIO DE MERCADO PARA LA DEFINICIÓN DEL

PRESUPUESTO REFERENCIAL (ANEXO 1) de los bienes y/o servicios a requerir,
conforme lo dispuesto en la RESOLUCIÓN SERCOP-2018-0000088 (realizado por el
requirente de acuerdo al rol de desempeño que cumple en requirente dentro de la
contratación pública), una vez recibida la notificación de disponibilidad presupuestaria
por parte de la Coordinación Administrativa Financiera a excepción de los procesos que
constan en el PAC Inicial. Gestión financiera deberá notificar a TICS la inflación
mensual reportada por el INEC para que sea publicada en la página WEB institucional,
donde los requirentes deberán consultar de forma obligatoria.
En cumplimiento de la normativa legal vigente aplica el ESTUDIO DE MERCADO DE

PARA LA DEFINICIÓN DEL PRESUPUESTO REFERENCIAL a todos los procesos de

contratación pública, y con la finalidad de observar la nueva disposición según
RESOLUCION No. R.E.-SERCOP-2018-0000088.
Apegados en la Resolución RE-SERCOP- 2018-0000088 en la cual no existe excepción

esta deberá ser aplicada a todos los procedimientos contractuales, lo que incluye las
ínfimas cuantías, de acuerdo al formato establecido.
El formato propuesto fue analizado y está apegado acorde a la necesidad institucional y

en concordancia a la respuesta obtenida por parte del SERCOP como ente rector sobre la
aplicabilidad de todos los numerales de la Resolución RE-SERCOP- 2018-0000088
mediante la absolución de consultas y la incidencia Nro. INC002018007171 del 03 de
abril de 2018 (mesa.servicio@sercop.gob.ec), en el cual se expresa "por lo que una vez
analizado el caso se procede a indicar que la aplicación es para todos los procesos de
acuerdo a la naturaleza de la contratación, se aplicaran las consideraciones mínimas de la
resolución que sean compatibles con cada procedimiento" en virtud de aquello y una vez
realizado el análisis respectivo se sugiere la aplicabilidad de:
ESTUDIO DE MERCADO PARA EL CASO DE BIENES Y SERVICIOS que consiste

en:
Considerar los montos de adjudicaciones similares realizadas en años pasados (máximo 1

año atrás); tomar en cuenta la variación de los precios locales e/o importados
considerando la inflación (nacional e/o internacional), es decir realizar el análisis a
precios actuales (se escogerá la última compra o más actual).
Proformas de proveedores de las obras, bienes o servicios a contratar (Se deberá solicitar
cotizaciones en el mercado nacional o internacional (en caso de importaciones)) y el
formato calculará el valor promedio, exhortando a los requirentes al menos contar con 3
proformas.
Aclaratoria:
Es responsabilidad de las áreas requirentes o quienes elaboren el presupuesto referencial,
buscar la mejor alternativa de entre las antes mencionadas, considerando que en caso de
escoger adjudicaciones similares más inflación acumulada, ésta deberá garantizar que los
precios estén acordes a los de mercado, debido a que los precios de bienes y servicios no
solamente varían en función de la inflación, también dependen de varios factores de
mercado (ley de oferta y demanda); si optan por la opción de realizar el estudio de
mercado con proformas de proveedores, que si bien es cierto reflejan de manera más real
el comportamiento de mercado en cuanto a los precios, se debe buscar que los
proveedores que emitan las proformas sean de los diferentes sectores de económicos
(Economía Popular y Solidaria; PYMES; Grandes empresas) con la finalidad de
garantizar diversidad y pluralidad en la participación de oferentes en el proceso y que no
limite o restringa la concurrencia de proveedores.

También deberá y podrá verificarse que la variación de precios entre facturas de

adjudicaciones similares (máximo un año) y proformas de proveedores (actuales), no
difiera en altos porcentajes, para lo cual es responsabilidad del área requirente y compras
públicas realizar el control y análisis respectivo.
2.- Solicitud de CERTIFICACIÓN DE CATÁLOGO ELECTRÓNICO.- Dicha solicitud

se la realizará (acercándose a la unidad) a Compras Públicas quien emitirá el documento
(indicando si existe o no determinado producto en el mismo) y entregada al requirente
para adjuntar al proceso, se lo realizará en base al cálculo de presupuesto referencial.
(ANEXO 2).
3.- Realizarán el INFORME DE IDENTIFICACIÓN DE LA NECESIDAD.- Para

presupuesto (ANEXO 3) para todos los procesos de contratación (Catalogo Electrónico,
Subasta Inversa, Régimen Especial, Menor Cuantía, Licitación, entre otros) a excepción
de los casos de ínfima cuantía para lo cual se utilizará el (ANEXO 4), mismo que será
remitido hacia la coordinación de Planificación para su análisis pertinente con los anexos
escaneados, conjuntamente con la hoja de cálculo de presupuesto referencial y la
certificación de catálogo electrónico emitido por la Unidad de Compras Públicas.
4.- Solicitud de CERTIFICACIÓN DE POA.- Se la efectuará a la Unidad de

Planificación mediante documento quipux anexando los documentos detallados en el
numeral 3, Planificación entregará la certificación del POA (ANEXO 6) misma que
deberá estar adjunta al expediente, en el caso de que no exista presupuesto remitirá la
respuesta de acciones realizadas al requirente.
Si la Actividad (compra a realizar) NO consta en el POA, la Unidad Requirente deberá

solicitar a la Gerencia vía quipux la Inclusión de la Actividad en el POA previo a la
solicitud de dicha Certificación.
5.- Solicitud de REFORMA AL PAC.- En caso de que los ítems a adquirir no consten en
el PAC, o desee realizar alguna modificación al PAC actual, se deberá solicitar a
gerencia la autorización de Reforma al PAC (si fuere el caso) misma que será coordinada
con contratación pública (Coordinador de Compras Pública o quien hiciera sus veces,
(ANEXO 5)).
6.- Solicitud de CERTIFICACIÓN DE PAC.- Dicha solicitud se la realizará (acercándose

a la unidad) a Compras Públicas quien emitirá la certificación PAC (ANEXO 7); en el
caso cuando exista reforma al PAC la Unidad de Compras Públicas notificará vía quipux
el registro de dicha reforma y la emisión de la certificación.
7.- Realizarán las ESPECIFICACIONES TÉCNICAS (BIENES) O TÉRMINOS DE

REFERENCIA (SERVICIOS).- Se deberá realizar una reunión para el levantamiento de

los ET o TDR con los involucrados (requirente, representante de calidad, administradores

de contrato, órdenes de compra u órdenes de compra de ínfima cuantía, o cualquier otro
funcionario que pueda aportar a la elaboración de los mismos), cabe mencionar que la
firma del delegado de calidad deberá constar como revisión de todos los ET o TDR
(ANEXO 8 Y 9) o en su defecto en la identificación de la necesidad para el caso de
ínfimas cuantías (ANEXO 4).
De conformidad a la Misión de la Gestión de Calidad establecida el Acuerdo Ministerial

N°. 1537 de fecha 31 de julio de 2019, la cual es: "Velar por la implementación y
cumplimiento del sistema integral de gestión de calidad y de los procedimientos e
indicadores de calidad de cada uno de los servicios provistos por el Hospital para
satisfacer las necesidades de la demanda y la interacción con otros sistemas en su
contexto"; por lo tanto es necesario que en la ejecución de todos los procesos cumplan
con la calidad respectiva tanto en los procesos hospitalarios como en los de adquisición
de bienes y servicios para la atención a la ciudadanía, siendo de gran importancia la
revisión y supervisión de la unidad de calidad antes, durante y posterior a la ejecución de
los procesos.
En el caso de adquisición de medicamentos, dispositivos médicos y equipo médico deberá
contener la firma de la dirección asistencial validando la adquisición.
8.- Realizarán la ORDEN DE REQUISICIÓN.- Deberá ser elaborado por el requirente y

contendrá las mismas especificaciones, valores y cantidades que constan en el PAC y en
formato de cálculo de presupuesto referencial. (ANEXO 9).
9.- Realizarán el MEMORANDO DE SOLICITUD EMISIÓN DE CERTIFICACIÓN

PRESUPUESTARIA E INICIO PROCESO DE CONTRATACIÓN.- Deberá ser
elaborado por quipux por el requirente y remitido a la máxima autoridad de acuerdo a
formato adjunto con toda la documentación en físico y legalizada, Secretaria de gerencia
deberá verificar el cumplimiento a este numeral así como también supervisar que el
quipux sea idéntico a lo expuesto en el (ANEXO 10).
Únicamente en los casos de los procesos de la Coordinación Administrativa Financiera se

deberá remitir al departamento de contratación pública quien será el responsable de
solicitar la certificación e inicio de proceso a la máxima autoridad en concordancia con
los productos que mantiene la Unidad en el Acuerdo Ministerial N°. 1537.
10.- Realizarán el INFORME DE SUGERENCIA DE ADJUDICACIÓN DE OFERTAS

EN PROCEDIMIENTOS DE INFIMA CUANTIA.- El informe de sugerencia de
adjudicación (ANEXO 11) deberá ser elaborado por quipux dirigido a el/la Coordinador/a
de la Gestión Administrativa, en el cual debe constar la efectiva revisión, comparación,
análisis y aceptación (dependiendo de caso) de los diferentes parámetros y/o condiciones
ofertados en relación a lo solicitado por el requirente, todo esto una vez que la
Coordinación de Gestión Administrativa le notifique vía Quipux sobre las ofertas

recibidas de Compras Pública; el/la Coordinador/a de la Gestión Administrativa en

concordancia a lo dispuesto en la normativa legal vigente (Art. 60. del Reglamento de la
Ley Orgánica del Sistema de Contratación Pública), recibida la sugerencia procederá con
la recomendación de adjudicación dirigido a la máxima autoridad. (ANEXO 11).
La documentación antes descrita deberá ser entregada en gerencia en orden cronológico y

en físico, el mismo día de la emisión del anexo 11, documentación que deberá contener
todas las firmas de respaldo y ser entregada en documentos originales.
GESTIÓN DE PLANIFICACIÓN
1.- Emisión de CERTIFICACIÓN DE POA.- Toda vez que la Unidad de Planificación

reciba mediante quipux la solicitud de emisión de certificación POA y en el mismo conste
anexando los documentos (hoja del cálculo del presupuesto referencial, certificación de
catálogo electrónico e identificación de la necesidad), Planificación emitirá la
certificación (ANEXO 6) misma que deberá estar adjunta al expediente, en el caso de que
no exista presupuesto remitirá la respuesta de acciones realizadas al requirente.
Si la Actividad (compra a realizar) NO consta en el POA, la Unidad Requirente deberá

solicitar a la Gerencia vía quipux la Inclusión de la Actividad en el POA, Autorizado y
realizada la inclusión emitirá la respectiva Certificación.
COMPRAS PÚBLICAS
1.- Emisión de CERTIFICACIÓN DE CATÁLOGO ELECTRÓNICO.- La emisión de la

certificación (ANEXO 2) se lo realizará en base al cálculo de presupuesto referencial y en
presencia del coordinador/a o delegado/a de unidad requirente (indicando si existe o no
determinado producto en el mismo) y entregada para adjuntar al proceso, .
2.- Realizará la REFORMA AL PAC.- Una vez Autorizado por Gerencia la Reforma al
PAC y recibida la documentación el Coordinador de Compras Pública o quien hiciera sus
veces, con el documento Hoja de Justificación de Reforma (ANEXO 5) solicitará a la
Unidad de Asesoría Jurídica la elaboración Resolución de Reforma al PAC; con dicha
resolución procederá o delegará la realización de la reforma.
En los casos cuando en un proceso sea adjudicado por un valor inferior al que consta en
PAC, mediante Hoja de Justificación de Reforma de Reajuste al PAC, solicitará la
Unidad de Asesoría Jurídica la elaboración Resolución de Reajuste al PAC.
3.- Emisión de CERTIFICACIÓN DE PAC.- La emisión la certificación PAC (ANEXO

7) se realizará cuando el requirente lo solicite acercándose a Compras Públicas; en el caso
cuando exista reforma al PAC la Unidad de Compras Públicas notificará vía quipux el
registro de dicha reforma y la emisión de la certificación.

4.- Solicitud de EMISIÓN DE CERTIFICACIÓN PRESUPUESTARIA E INICIO DE

CONTRATACIÓN.- Únicamente en los procesos de la Coordinación Administrativa
Financiera la Unidad de Compras Pública será el responsable de solicitar la certificación e
inicio de proceso a la máxima autoridad en concordancia con los productos que mantiene
la Unidad en el Acuerdo Ministerial N°. 1537.
5.- Realizará la PRESENTACIÓN DE OFERTAS EN PROCEDIMIENTOS DE INFIMA

CUANTIA.- Toda vez que se reciba ofertas (proformas) de casas comerciales, se enviará
vía quipux a Gestión Administrativa las ofertas obtenidas para la revisión, comparación,
análisis y aceptación (dependiendo de caso) de los diferentes parámetros y/o condiciones
ofertados en relación a lo solicitado por el requirente, para la emisión de la sugerencia de
adjudicación.
Al ser procesos de contratación que suponen tiempos cortos para su adquisición, la
unidad de compras públicas, deberá gestionar la recepción de ofertas en máximo 3 días
laborables desde la recepción del proceso, luego de la Certificación presupuestaria.
Revisará también los documentos habilitantes del proveedor a adjudicar, que cumplan los
requisitos de actividad en RUC, cuenta bancaria concordante con RUC o CI,
6.- Realizará la PLIEGOS DE PROCESOS DE CONTRATACIÓN QUE SERÁN

PUBLICADOS EN EL SISTEMA DE COMPRAS PÚBLICA.- Toda vez recibido del
Departamento Financiero la emisión de la Certificación de Disponibilidad Presupuestaria,
realizará los pliegos (de acuerdo al proceso que corresponda (subasta, Régimen Especial,
Menor Cuantía, etc.)), se pasará a jurídico para la Revisión y constará la sumilla; luego
mediante quipux solicitará a la máxima autoridad la Resolución de Inicio, Designación de
Administrador de Contrato y Comisión o Delegación Técnica (según el caso).
GESTIÓN FINANCIERA
1.- Emisión de CERTIFICACIÓN DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTARIA

PRESENTE Y/O FUTURA.- Toda vez recibida la Autorización de Emisión de
Certificación de Disponibilidad Presupuestaria por parte de la Gerencia mediante sumilla
y reasignado mediante quipux con toda la documentación del respectiva del proceso
legalizada y original; revisada dicha documentación se emitirá la certificación y se
entregará a Compras Públicas.
ASESORÍA JURÍDICA
1.- Realizará la RESOLUCIÓN DE REFORMA AL PAC.- Toda vez que recibida la

solicitud de elaboración de Resolución de Reforma al PAC por parte de Compras
Públicas en Hoja de Justificación de Reforma al PAC, se elaborará dicho documento para
la Autorización de la Máxima Autoridad y se entregará a Compras Públicas.

En los casos cuando se reciba de Hoja de Justificación de Reforma de Reajuste al PAC, se

elaborará la Resolución de Reajuste al PAC, para la Autorización de la Máxima
Autoridad y se entregará a Compras Públicas.
2.- Realizará la RESOLUCIÓN DE INICIO.- Toda vez recibida la disposición de

elaboración de Resolución de Inicio de proceso de contratación, se elaborará dicho
documento para la Autorización de la Máxima Autoridad y se entregará a Compras
Públicas.
3.- Realizará los CONTRATO DE LOS PROCESO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA.-

Toda vez que recibida la solicitud de elaboración de Contrato por parte de la Gestión
Administrativa; Elaborará y Coordinará la suscripción del contrato, entregará el
documento con todo el expediente del proceso a Compras Públicas, debiendo para ello
adjuntar el cuadro de precios ajustados enviados por el proveedor.
4.- Realizará la RESOLUCIÓN DE DECLARATORIA DE DESIERTO DE PROCESO.-

En los casos cuando el/los procesos no lleguen a la fase de adjudicación; y, a disposición
de elaboración de Resolución de Declaratoria de Desierto por parte de la Gerencia,
elaborará la resolución para la Autorización de la Máxima Autoridad y se entregará a
Compras Públicas.
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
1.- Realizarán el INFORME DE RECOMENDACIÓN DE ADJUDICACIÓN DE

OFERTAS EN PROCEDIMIENTOS DE INFIMA CUANTIA.- El informe de
recomendación de adjudicación (ANEXO 11) deberá ser elaborado por quipux dirigido a
la Gerencia, en el cual debe constar la efectiva revisión, comparación, análisis y
aceptación (dependiendo de caso) de los diferentes parámetros y/o condiciones ofertados
en relación a lo solicitado por el requirente; el/la Coordinador/a de la Gestión
Administrativa en concordancia a lo dispuesto en la normativa legal vigente (Art. 60. del
Reglamento de la Ley Orgánica del Sistema de Contratación Pública) realizara dicha
recomendación de adjudicación.
La documentación antes descrita deberá ser entregada en gerencia en orden cronológico y

en físico, el mismo día de la emisión del anexo 11, documentación que deberá contener
todas las firmas de respaldo y ser entregada en documentos originales.
2.- Solicitud de ELABORACIÓN DE CONTRATO DE LOS PROCESO DE

CONTRATACIÓN PÚBLICA.- Dicha solicitud se realizará una vez que cada proceso de
contratación haya llegado la fase adjudicación y la Unidad de Compras Públicas haya
realizado la publicación en el sistema SOCE de la Resolución de Adjudicación.

ACTIVOS FIJOS Y BODEGAS
1.- No podrá el Responsable de Bodega recibir ningún bien sin el acompañamiento del
administrador de contrato, orden de compra u orden de compra de ínfima cuantía.
2.- El departamento de Activos Fijos y Bodegas NO podrá realizar ningún Ingreso si no

tiene físicamente el bien citado en el contrato, así como tampoco podrá recibir de manera
parcial si el contrato, orden de compra u orden de compra de ínfima cuantía no lo
especifica de esa manera.
3.- El departamento de Activos Fijos y Bodegas en coordinación con el Administrador del

administrador de contrato, orden de compra u orden de compra de ínfima cuantía y el
contratista agendará cita para la recepción en horarios de 08:00 a 15:00 horas; proveedor
que no cuente con cita agendada previamente NO podrá realizar la entrega de los bienes.
ADMINISTRADORES DE CONTRATO/ ÓRDENES DE COMPRA DE

CATÁLOGO ELECTRÓNICO/ ÓRDENES DE COMPRA DE ÍNFIMA
CUANTÍA
1.- Realizará el INFORME DE SATISFACCIÓN Y LIQUIDACIÓN ECONOMICA.- El

informe de Satisfacción (ANEXO 13) del Bien o Servicio recibido será enviado mediante
quipux a la Coordinación Administrativa Financiera, para el campo de Liquidación
Económica deberán remitir al correo electrónico financiero.hgdz@gmail.com de Gestión
Financiera para revisión de la Analista de Administración de Caja o quien hiciera sus
veces, adjuntando contrato, orden de compra, orden de compras de ínfima cuantía, factura
y fecha de recepción del bien o servicio adquirido; con la finalidad de proporcionar el
valor generado por incumplimiento en el plazo, en el caso de existir, dicho correo deberá
ser impreso y anexado al proceso.
2.- Conformará la COMISIÓN TÉCNICA DE RECEPCIÓN O TÉCNICO A FIN.- Será

encargado de conformar o nombrar la Comisión Técnica de Recepción o Técnico a fin
mediante quipux, de ser necesaria.
3.- Elaborará el ACTA DE ENTREGA RECEPCIÓN.- Será el responsable de elaborar

las actas de recepción (ANEXO 14) y demás informes respectivos previos al pago.
DISPOSICIONES GENERALES
1.- Remplácese en los procesos de Ínfima Cuantía la denominación "ADJUDICACIÓN"

por "ORDEN DE COMPRA DE ÍNFIMA CUANTÍA", en relación al formato
(documento) que emite el Sistema Informático de Ínfima Cuantía de la Coordinación
Zonal 4, sistema que se viene manejando desde el años 2019 por disposición de la

Coordinación Zonal; reemplazar en todo los documentos relacionados con esta

metodología de compra.
2.- En el documento Orden de Compra de Ínfima Cuantía cuando se adquiera un bien,

Incluir la marca en el detalle o descripción del bien ofertado y adjudicado.
3.- Para el Estudio de Mercado para la Definición del Presupuesto Referencial así como
para la Obtención y Presentación de Ofertas (proformas), tendrán un tiempo máximo de
cuatro (3) días hábiles (laborables), para el caso de hoja del cálculo se considerará desde
la notificación de disponibilidad presupuestaria, para la presentación de ofertas desde la
recepción de la emisión de la certificación de disponibilidad presupuestaria.
4.- El Departamento Financiero debe proporcionar a la Unidad de Compras Públicas,

todos los expedientes de pago del mes en curso de manera constante conforme avanzan
los procesos, para el correspondiente registro de las adquisiciones de ínfima cuantía en el
portal de compras públicas.
5.- En el caso que algún expediente de Pago, NO haya sido entregado al departamento de
Contratación Pública dentro del mes respectivo, el departamento Financiero debe
informar y solicitar Autorización a la Máxima Autoridad, para el registro en el Portal de
Compras Públicas de la factura con fecha del mes anterior. Cabe mencionar que conforme
el Art. 337 de la RESOLUCIÓN SERCOP-2016-0000072, dispone la publicación durante
el transcurso del mes en el cual se realizaron las contrataciones.
6.- En cumplimiento del Art. 18 del Reglamento a la LOSNCP, la Gerencia deberá

conformar la Comisión Técnica para aquellos procesos de contratación: Consultoría por
Lista Corta o por Concurso Público; Subasta Inversa, cuyo presupuesto referencial sea
superior al valor que resulte de multiplicar el coeficiente 0.000002 por el monto del
Presupuesto Inicial del Estado; Licitación; y, Cotización y en la misma se colocará la
siguiente información: origen (nacional o extranjero); cédula / número de identificación;
apellidos y nombres completos; cargo y función en la comisión técnica de acuerdo a la
RESOLUCIÓN SERCOP-2016-0000072
7.- Considerando que la función del Administrador de Contrato es también Liquidar o

Finalizar los procesos en el sistema, el administrador de contrato de considerarlo o
necesitar asesoría para el registro en el sistema de la fases que le corresponde se acercará
con el gestor del proceso para la asesoría, de no encontrarse el gestor por cualquier
motivo (vacaciones, licencias, entre otros) podrá realizar la actividad otro gestor. Para
esta actividad el administrador de contrato de manera obligatoria deberá realizarlo dentro
de los cinco días posteriores a la solicitud de pago, se recuerda al administrador de
contrato que debe mantener un archivo digital del proceso para este fin.
8.- Los elaborados a Gerencia para los compromisos presupuestarios los realizará la

Secretaria de Gerencia, quien recibirá la documentación de contratación pública.
9.- Cada Gestor de la Unidad de Compra Públicas deberá revisar que el expediente se
encuentre completo y legalizado, en caso de detectar novedades deberá devolver el
proceso a la unidad que corresponda.
10.- En los casos en que los procesos lleguen a la fase Adjudicación y no cuenten con
comisión técnica, el/a Coordinador/a de Compras Públicas deberá realizar un Informe de
resumen de puja / negociación según el caso, sustentado a la Gerencia con copia al jefe
inmediato; con la finalidad que la Máxima Autoridad disponga adjudicación respectiva.
De ser el caso en el proceso que conste la conformación de comisión técnica; el informe

debe ser remitido al Presidente de la comisión con la finalidad que emita la
recomendación de adjudicación a la Gerencia; y la Máxima Autoridad disponga
adjudicación respectiva.
11.- En los casos en que los procesos NO lleguen a la fase Adjudicación, el/a
Coordinador/a de Compras Públicas deberá informar por escrito al siguiente día de
recibida el acta de calificación de acuerdo al cronograma al requirente con copia a su jefe
inmediato, para que el requirente informe a la gerencia las acciones que necesita ejecutar
previo a la resolución de desierto.
12.- En vista que existen ocasiones en que se Declara Desierto un proceso o se Deja Sin
Efecto una Orden de Compra de Catálogo Electrónico, así como también cuando se
adjudica un proceso en menor valor al presupuesto referencial, se dispondrá que en la
resolución Declarar Desierto, Terminación por Mutuo Acuerdo y en los casos que
corresponda, si el proceso no se reinicia, se deberá detallar en uno de los artículos,
disponer a la Unidad requirente solicite el respectivo reajuste y/o reforma al PAC; así
como también en la Resolución de Dejar Sin Efecto la Orden de compra de Catálogo
Electrónico.
13.- En los casos en los que se solicite Declarar Desierto un proceso o se Deje Sin Efecto
una Orden de Compra de Catálogo Electrónico y no se reinicie o no persista la necesidad,
la unidad requirente emitirá un Informe Técnico sustentado en la cual conste la parte
técnica y económica.
14.- El Departamento de Compras Públicas deberá realizar informe por certificación

presupuestaria manifestando si ha existido un ahorro o no dentro de la misma con la
finalidad de realizar el reajuste al PAC y que financiero proceda a la liquidación de la
misma, la actividad se realizara los primeros diez (10) de cada mes. Para lo cual la
Gestión Financiera enviará el reporte de los compromisos de cada certificación, dicho
reporte debe ser remitido por Gestión Financiera el último día laborable de cada mes.

15.- La Gestión Administrativa Financiera, deberá informar a la Unidad requirente el

saldo de la Certificación, recalcando que es un valor sobrante, con la finalidad que el
mismo solicite reforma al PAC para inicio de nuevo proceso.
16.- La Gestión Administrativa Financiera deberá notificar a las Unidades Requirentes la

asignación del presupuesto con el detalle de todos los códigos del ítem presupuestario.
17.- Se designa como funcionario que autoriza las órdenes de compra de Catálogo
Electrónico al/la Coordinador/a de Gestión Administrativa (o quien hiciera sus veces) de
esta casa de salud, cabe mencionar que para la firma de dicho/a funcionario/a deberá tener
la sumilla del control previo respectivo (Coordinador/a de Compras Públicas o quien
hiciera sus veces, cuando este no sea el gestor y la encargada de control previo de la
unidad para los casos en los que el gestor sea el coordinador de contratación pública).
18.- El PAC actualizado deberá ser socializado a los coordinadores de los servicios y
departamentos de manera mensual por parte del responsable del mismo.
19.- En los procesos de contratación pública de conformidad al Art. 18 del Reglamento a

la LOSNCP, la Máxima Autoridad dispondrá la conformación de la comisión técnica /
delegación técnica.
20.- Según el Acuerdo Ministerial 00001537 del 25 de septiembre del 2012, el

departamento de contratación pública debe cumplir con 11 productos (literal a hasta
literal k), en el caso del literal k. Verificación en la recepción de productos y servicios en
coordinación con bodega y el área requirente (administrador de contrato) deberá
cumplirse a cabalidad, para lo cual coordinarán actividades dentro de la unidad. En el
caso del literal j. Solicitudes de certificaciones presupuestarias de los subprocesos
pertenecientes a la Coordinación Administrativa Financiera para cumplirla se dispondrá
por parte de la Coordinación Administrativa Financiera a los procesos a cargo que
remitan a contratación pública la documentación para solicitud de certificación
presupuestaria hacia la máxima autoridad.
21.- Planificación y Calidad deberán cumplir con todos los productos que establecen el
Acuerdo Ministerial 1537 y reportar a la gerencia para la toma de decisiones oportuna,
principalmente en lo relacionado al “Sistema de control y evaluación de la gestión clínico
financiera e implantación del cuadro de mandos”; “Sistema de monitoreo y seguimiento
de la planificación anual de inversiones, estratégico, de objetivos, metas, indicadores y
convenios”; “Estudios de oferta y demanda de los servicios de salud del Hospital”;
“Diagnostico de necesidades de salud y actividades con la comunidad”; “Indicadores de
calidad y mejoramiento continuo de la gestión”; “Informes de análisis de prioridades y
planificación, evaluación y gestión de los diferentes programas y acciones de mejora
incluidos en el Plan de Calidad”; “Planes de acción que promuevan el mejoramiento
continuo de la institución” y “Herramientas de control de insumos, materiales, y demás

elementos usados en la atención médica, para mejorar la eficiencia en la utilización de los

medios disponibles en el hospital”.
22.- La Coordinación Administrativa deberá reportar a la Unidad de Calidad y la

Dirección Asistencia el Stock de bodega de todos los bienes (insumos, medicamentos,
dispositivos médicos, reactivos, descartables, equipamiento, entre otros.) de manera
semanal.
23.- Se dispone a todo el personal administrativo y a la Dirección Asistencial que todo

pedido realizado por la coordinación zonal, planta central y demás entes deberá ser
reportado a la Secretaria de Gerencia para que se dé seguimiento en el cumplimiento de
las fechas dadas para la remisión de los mismos.
24.- Las funciones de Administrador de las Órdenes de Compra de Catálogo Electrónico

y de las Órdenes de Compra de Ínfima Cuantía serán ejecutadas por los requirentes o
quien hiciere sus veces, para ello cada gestor de la orden de compra deberá notificar por
escrito al funcionario de manera oportuna para que pueda ejecutar su accionar.
25.- En los demás procedimientos de contratación pública, inclusive los procesos de

ínfima cuantía que corresponda, los Administradores de Contrato serán designados y
notificados por la Gerencia (mismos que no deberán formar parte del proceso
precontractual), el contrato deberá acercarse a retirar a la unidad de asesoría jurídica.
26.- Al recibir la notificación de Administrador de Contrato, Orden de Compra (a

excepción de ínfimas cuantías), En caso de no tener clave de acceso al portal de compras
públicas, por favor enviar solicitud escrita (correo electrónico) al Coordinador de
Contratación Pública o quien hiciere sus veces, en el cual referirá el Memorando con el
cual se le designó como administrador de contrato, y; además, adjuntará la siguiente
información: Apellidos y Nombres Completos, Estado Civil, Número de Cédula o
Pasaporte, Dirección de correo electrónico, Cargo, Fecha de ingreso al Hospital, Nivel de
Educación, Área ocupacional (por Ej.: Administración, Medicina, Informática, Leyes,
etc.) y Fecha de Nacimiento. La información debe remitirse de manera completa y exacta,
la cual es de absoluta responsabilidad del solicitante.
Se recuerda que es obligación del Administrador de Contrato recopilar y publicar en el

portal de compras públicas todos los documentos generados en la etapa contractual (actas
de entrega-recepción, ingreso a bodega, informes técnicos, informes de multa, facturas,
garantía técnica, pólizas, etc.), para ello deberán quedarse con un juego de copias del
expediente del proceso que corresponda.
27.- Todos los servicios y departamentos que realicen procesos para pagos deberán pasar
el mismo con los documentos habilitantes (actas de entrega recepción parcial o definitiva
que deberá ser realizada por el administrador de contrato, orden de compra de catálogo

electrónico u orden de compra de ínfima cuantía, informe de satisfacción del bien o

servicio recibido, factura, ingreso a bodega si fuere el caso, garantías técnicas, otros)
hasta el 22 de cada mes o siguiente día hábil caso contrario el proceso deberá ser remitido
con facturas al primer día hábil del siguiente mes, al departamento de gestión
administrativa financiera con el ANEXO 15 por quipux.
28.- Los Administrador de contrato, orden de compra de catálogo electrónico u orden de

compra de ínfima cuantía deberán solicitar la liquidación económica en 48 horas
posteriores a la recepción del bien o servicio a la Unidad Financiera mediante correo
electrónico (financiero.hgdz@gmail.com), el mismo tiempo tendrá la Unidad Financiera
para dar respuesta.
Las solicitudes de pago deberán ser realizadas máximo 6 días posteriores a la recepción
de los bienes y/o servicios, si la recepción se lleva a cabo del 18 de cada mes en adelante
se deberá solicitar el pago los primeros días del mes siguiente.
29.- Los funcionarios que sean Administradores de Contrato deberán remitir toda la
información relevante a los procesos por ejemplo registros de capacitación, instructivos,
registros de mantenimiento, registros fotográficos, registros de actividades realizadas,
multas y otras, deberán ser entregadas en original a la Coordinación Administrativa
Financiera para que forme parte integral del proceso respectivo en la unidad
correspondiente. En el caso de adjuntar copias las mismas deben venir certificadas por la
empresa con las respectivas firmas de responsabilidad.
30.- En el caso de que los Administradores de Contrato, Órdenes de compra u Órdenes de

compra de Ínfima Cuantía hicieran uso de vacaciones, ausencia temporal, maternidad/
paternidad, cambio de funciones o de unidad o renuncie a la institución, deberá remitir a
la Gerencia de manera oportuna el informe respectivo del estado actual de la
administración que tiene a cargo junto con el código de proceso o procesos, para que la
máxima autoridad disponga y nombre al nuevo responsable o ratifique al mismo
funcionario según corresponda, con la finalidad de no retrasar los trámites administrativos
correspondientes.
31.- En caso de existir cambios de funciones, encontrarse de vacaciones o con permiso

temporal y no realizar la notificación a la máxima autoridad oportunamente será
responsable del proceso hasta su finalización.
32.- Regla general para los formatos:
En todos los formatos, se utilizará máximo 4 decimales en el precio unitario, mientras que
los valores totales se presentarán con 2 decimales.
Todos los documentos deben contener una nomenclatura estándar por servicio, se deberá
usar la misma nomenclatura que genera el quipux (Sistema de Gestión Documental), es
decir; deben tener la misma nomenclatura alfabética, mientras que la secuencia variará de

acuerdo al número y control de cada servicio.
33.- Para la Aplicación de Proceso de Régimen Especial (áreas requirentes).- Respecto a

la aplicación de procedimientos de contratación por régimen especial, es preciso ratificar
lo dispuesto en Memorando Nro. MSP-CZ4-ADFIN-2018-1718-M de fecha 20 de
septiembre de 2018 y MSP-CZ4-HGDGDZ-GAF-2018-1163-M de fecha 17 de
septiembre de 2018, "(...)todo Régimen Especial que se realice en esta casa de salud, debe
estar motivado y sustentado con los justificativos que emiten la normativa legal vigente y
los determinados en la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública."
34.- Los administradores de las órdenes de compra de catálogo electrónico que deberán
de forma obligatoria revisar el convenio marco, principalmente el plazo para establecer
las multas respectivas una vez vencidos todos los plazos contemplados, debe informar en
un plazo no mayor a 48 horas el incumplimiento de la orden de compra.
35.- Para dejar sin efecto las órdenes de compra, se deberá contar con los justificativos
necesarios emitidos por el administrador de la orden, así como la Autorización de la
Máxima Autoridad de la institución.
36.- Se recomienda a los Administradores de las Órdenes de Compra de catálogo

electrónico se informe a la Gerencia, la Dirección Asistencial y Subdirección que
corresponda (en el caso de procesos agragadores de valor) y Jefe inmediato el retraso
generado, haciendo hincapié en el stock para que de manera conjunta resuelvan Dejar Sin
Efecto la/las Órdenes de Compra de catálogo electrónico y el reinicio de la adquisición de
ser procedente. Cabe mencionar además que previo a la solicitud de autorización para
dejar sin efecto una orden de compra se deberá revisar todo el expediente, stock actual,
vigencia de la certificación, cambio de presentaciones, entre otros, a fin de evitar retrasos
por falta de información, además de adjuntar el expediente en físico y completo.
37.- Obsérvese las fechas de aceptación de las Órdenes de Compra de catálogo

electrónico y los plazos, a fin de garantizar el abastecimiento y la ejecución del
presupuesto asignado, ya que, al momento del control del previo, esto significaría una
observación que guarda relación con lo dispuesto en la norma de control interno de la
Contraloría General del Estado y recomendado en el informe final del examen especial
realizado a esta casa de salud ya que se encuentra observaciones que detienen la
ejecución.
38.- Una vez notificado el Administrador de Contrato, Orden de Compra de catálogo

electrónico u Orden de Compra de Ínfima Cuantía, deberá coordinar con el departamento
de Activos Fijos y Bodegas y con la empresa proveedora a fin agendar la cita para la
recepción de los bienes/ servicios contratados y su documentación respectiva.
39.- Las Órdenes de Compra de catálogo electrónico en caso de incumplimiento, no

podrán superar de 30 días, o lo establecido en el convenio marco, para el trámite de

notificación al SERCOP y dejar sin efecto la orden, siendo responsabilidad del
administrador designado realizar las gestiones correspondientes para su cumplimiento, y
sanción.
40.- Las Áreas Requirentes deberán incluir en los informes de necesidad cuando lo
requieran los ítems como multas, metodología de trabajo, garantías entre otros, siempre y
cuando no contravengan lo establecido en la Norma Vigente, basarse en el formato de
TDR/ ET cuando lo requieran complementar al informe de necesidad.
41.- Recordar a los Administradores de Contrato u Órdenes de Compra de Ínfima Cuantía

que deberán de forma obligatoria revisar el contrato o adjudicación, principalmente el
plazo y multas, vencidos todos los plazos contemplados, se debe informar en un plazo no
mayor a 48 horas el incumplimiento del contrato o Órdenes de Compra de Ínfima
Cuantía.
42.- Se recomienda y recuerda a los Administradores de Contrato u Órdenes de Compra

de Ínfima Cuantía que son los responsables de garantizar el cumplimiento del proceso en
los plazos establecidos, por ende la Ejecución presupuestaria, cualquier retraso por parte
del proveedor debe ser notificado a Gerencia, Coordinación Administrativa Financiera,
Dirección Asistencial, 48 horas posterior al vencimiento del plazo contractual, así como
presentar las acciones a seguir para asegurar la entrega de los bienes y/o servicios
contratados.
43.- Obsérvese las fechas de notificación de la Orden de Compra de Ínfima Cuantía y

contratos y los plazos, a fin de garantizar el abastecimiento y la ejecución del presupuesto
asignado, ya que al momento del control del previo, esto significaría una observación que
guarda relación con lo dispuesto en la normas de control interno de la Contraloría General
del Estado y recomendado en el informe final del examen especial realizado a esta casa
de salud ya que se encuentra observaciones que detienen la ejecución.
44.- Directriz para Actualización de Certificaciones Presupuestarias.- Una vez emitida la

Certificación presupuestaria de fondos en la fase preparatoria, está deberá estar vigente
hasta concluir la fase precontractual, sin embargo, en caso de declararse desierto el
proceso y se reinicie el proceso con la misma documentación o con nueva
documentación, se tiene que verificar que desde la fecha de emisión de la certificación no
haya superado 30 días, caso contrario la Unidad Requirente deberá solicitar a la máxima
autoridad se liquide la certificación y se actualice con una nueva certificación, adjuntando
toda la documentación original con firmas de responsabilidad y posterior a ello se
solicitará a la máxima autoridad el reinicio del proceso exponiendo mediante que
procedimiento, las razones por las cuales se declaró desierto, stock que se mantiene, entre
otros que considere pertinentes, es importante anexar toda la documentación relevante en
orden cronológico.

Se recuerda lo estipulado en el MANUAL DE DIRECTRICES PARA LA EMISIÓN DE

CERTIFICACIONES PRESUPUESTARIAS DE ARRASTRE, ANUALES Y
PLURIANUALES, socializada en Memorando Nro.
MSP-CZ4-HGDGDZ-GAF-2020-0017-M.
“(….) Toda Certificación de Fondos tiene vigencia de 65 días para concluir el proceso
precontractual de conformidad a la disposición emitida según memorando vigente
(MSP-2017-0697-M) de fecha 12 de Julio del 2017 suscrito por la Sra. Ministra;
La Dirección Nacional Financiera o su par en territorio considerando el artículo

2.4.2.3.1.1.1.2 de las Normas Técnicas de Presupuesto codificación al 05 de abril del
2018 en el que establece que se modificarán, liquidarán y/o anularán las certificaciones
presupuestarias en los siguientes casos
Cuando se haya adjudicado el contrato de adquisición o arrendamiento de bienes,

ejecución de obras y prestación de servicios incluidos los de consultoría por un valor
menor o mayor al monto certificado, se deberá emitir una nueva certificación de
conformidad con la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública.
Cuando la institución haya certificado el gasto con un ítem que no corresponde, siempre
que el valor no esté devengado.
Cuando los procesos de compras públicas se hayan declarado desiertos y se necesite
liberar los recursos para iniciar un nuevo proceso.
Cuando se realice el cierre definitivo de todos los fondos. (Viáticos, Específicos,
Rotativos y de Caja Chica).
Las certificaciones presupuestarias que culminen el tiempo de la vigencia presupuestaria

podrán solicitar extensión de la vigencia por el lapso de un mes en los casos
excepcionales que se presente la documentación justificativa para la extensión.
Caso contrario deberán ser liquidadas y las Unidades Requirentes procederán a solicitar
una nueva Certificación de Fondos y a partir de esa fecha iniciará el proceso de
Contratación de acuerdo a lo que estipula el Art. 115 del Código Orgánico de
Planificación de las Finanzas Públicas”.
45.- La Unidad de Asesoría Jurídica entregará a la Unidad de Compras Públicas el

contrato legalizado con las respectivas garantías en cada caso, en el término de un (1) día
plazo luego de la fecha de la suscripción del contrato. De conformidad al Art. 20 de la
Codificación de Resoluciones del SERCOP N°. RE-SERCOP-2019-00072; los contratos
deberán ser registrados y publicados en el Portal Institucional del Servicio
Nacional de Contratación Pública, en el término de cinco (5) días posteriores a su
suscripción; pasado este plazo, la Unidad de Asesoría Jurídica deberá justificar
motivadamente y solicitar a Gerencia la respectiva autorización para el registro del
contrato en el portal de compras fuera de tiempo establecido.

46.- En los contratos deberá constar claramente en el caso de los bienes el siguiente
detalle: la cantidad, descripción del bien, especificaciones técnicas, marcas, procedencia,
precios unitarios y totales, de acuerdo a lo ofertado y adjudicado.
47.- Se elaborarán contratos para procesos de ínfima cuantía cuando se adquiera un

servicio y éste tenga dos o más visitas o entregas; en el caso de bienes cuando en entregas
parciales por necesidad institucional; para lo cual la unidad requirente deberá acercarse
para el respectiva asesoramiento a la unidad de Gestión de Asesoría Jurídica; así también
deberá constar claramente en la identificación de la necesidad la solicitud de elaboración
de contrato dependiendo del caso.
48.- En el Asunto de los documentos quipux cuando se cite el objeto de compra deberá
constar de forma similar a los que consta en la hoja de cálculo, identificación de la
necesidad, Términos de Referencia o Especificaciones Técnicas, con sus caracteres
especiales de existir; si los caracteres superan los permitidos en el quipux colocar hasta
donde permita.
49.- La notificación del Administrador/a de Contrato deberá ser igual o mayor (no mayor
a dos días) de la fecha de la suscripción del contrato; la notificación de Administrador/a
de Orden de Compra será igual o mayor (no mayor a dos días) de la fecha de aceptación
de la orden de compra; la notificación del Administrador/a de la Orden de Ínfima Cuantía
será igual o mayor (no mayor a dos días) de la fecha de aceptación de la orden de compra
del proveedor.
50.- El plazo de ejecución será considerado en días calendarios, teniendo como mínimo
15 días para la ejecución contractual; a excepción de la Orden de Compra de Ínfima
Cuantía (se estipulara dependiente el caso y objeto de contrato).
51.- Para la suscripción del contrato los proveedores adjudicados deberán acudir al
hospital a firmar el contrato, como requisito para la suscripción entregará las garantías
correspondientes en cada caso, en coordinación el Coordinador/a de Asesoría Jurídica.
52.- La descripción de los valores se detallarán de la siguiente manera: valor números

solo la base imponible, ejemplo: 1.000,00 dólares, valor más el 12% del IVA; y en los
casos que no grave IVA será exento de IVA.
53.- La unidad de asesoría jurídica una vez recibido los expedientes de procesos de
contratación, deberá entregar máximo en dos días las resoluciones elaboradas y
legalizadas.
54.- En todos los procesos de contratación que se encuentra estipulado elaboración de

contrato y que la Unidad de Compras Públicas haya realizado la publicación en el sistema
SOCE la Resolución de Adjudicación, pasarán el expediente del proceso a la

Coordinación Administrativa para la gestión de elaboración de Contrato; misma que lo

remitirá a la unidad de Asesoría Jurídica.
55.- En todos los procesos de contratación, los trámites internos deberán ser gestionados
bajo los principios de eficiencia, y oportunidad, debiendo evitar la creación de trámites
burocráticos o procedimientos o formatos no autorizados por gerencia que tiendan a
retrasar los trámites y por ende a retardar la ejecución presupuestaria que hoy en día es la
herramienta de medición utilizada por órganos superiores.
Se adjunta los formatos de uso para los procesos de Contratación Pública para ser
socializados a todas las áreas requirentes y a quien se considere pertinente.
Me permito solicitar su colaboración eficiente y oportuna para cumplir con los

lineamientos y tiempos establecidos.
Se recuerda que el artículo 24 de la LOSEP, letra c) “se prohíbe a las y servidores

públicos lo siguiente: Retardar o negar en forma injustificada el oportuno despacho de los
asuntos o la prestación del servicio a que está obligado de acuerdo a las funciones de su
cargo”.
Considerando que la LOSEP en el Art. 22 dentro de los deberes de los servidores

públicos establece en su literal b) Cumplir personalmente con las obligaciones de su
puesto, con solicitud, eficiencia, calidez, solidaridad y en función del bien colectivo, con
la diligencia que emplean generalmente en la administración de sus propias actividades; y
en las Prohibiciones a las servidoras y los servidores públicos Art. 24 expresa en su literal
c) Retardar o negar en forma injustificada el oportuno despacho de los asuntos o la
prestación del servicio a que está obligado de acuerdo a las funciones de su cargo.
Además la Ley Orgánica del Servicio Nacional de Contratación Pública, establece en su
Art. 101.- Retención Indebida de Pagos.- El funcionario o empleado al que incumba el
pago de planillas u otras obligaciones de una Entidad Contratante que retenga o retarde
indebidamente el pago de los valores correspondientes, en relación al procedimiento de
pago establecido en los contratos respectivos, será destituido de su cargo por la autoridad
nominadora y sancionado con una multa no menor de 10 salarios básicos unificados, que
podrá llegar al diez (10%) por ciento del valor indebidamente retenido, sin perjuicio de
las acciones civiles y penales a que hubiere lugar.
Conforme establece el Código Orgánico de Planificación y Finanzas Publicas, COPFP,
establece respecto a la CLAUSURA Y LIQUIDACION PRESUPUESTARIA, en su
“Art. 121.- Clausura del presupuesto.- Los presupuestos anuales del sector público se
clausurarán el 31 de diciembre de cada año. Después de esa fecha no se podrán contraer
compromisos ni obligaciones, ni realizar acciones u operaciones de ninguna naturaleza,
que afecten al presupuesto clausurado.
Los compromisos del presupuesto anual que al último día de diciembre de cada año no se
hayan transformado total o parcialmente en obligaciones, se tendrán por anulados en los
valores no devengados. Los compromisos plurianuales de ejercicios fiscales no

clausurados no se anulan, pero podrán ser susceptibles de reprogramación de

conformidad con los actos administrativos determinados por las entidades.
En caso de que exista incumplimiento a la presente disposición, lineamientos se
considerarán acciones administrativas para las sanciones que correspondan de acuerdo a
la normativa legal.
Con sentimientos de distinguida consideración..
Atentamente,
Documento firmado electrónicamente

Mgs. Maria Fernanda Arroyo Lopez
GERENTE DEL HOSPITAL GENERAL DR.GUSTAVO DOMÍNGUEZ Z
Copia:
Srta. Ing. Laura Cristina Loor Murillo
Coordinador/a de Gestión Administrativa (E).
Sr. Ing. Cristian Raul Arias Coral

Analista de Adquisiciones
Sr. Lcdo. Agusto Vicente Quizhpe Sarango

Coordinador/a de Compras Públicas E.
Sra. Nora Gisela Garces Garcia

Asistente Administrativo 1
Sr. Diego Armando Faican Sotomayor

Auxiliar de Farmacia
Sr. Econ. Silvia Patricia Troya Macias

Asistente de Atencion al Usuario
Srta. Verónica Paola Castro Carrillo

Asistente de Atencion al Usuario
Srta. Sonia Marcela Vasquez Chacon

Asistente Administrativo
ll/LS
Firmado electrónicamente por:
MARIA FERNANDA
ARROYO LOPEZ


Msp-cz4-Hgdgdz-2020-0350-m - Lineamientos Interno Procesos de Contratación 2020

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MINISTERIO DE SALUD PÚBLICA

Memorando Nro. MSP-CZ4-HGDGDZ-2020-0350-M

Santo Domingo, 27 de enero de 2020

PARA: Sra. Dra. Mercy Matilde Oleas Morales

Sra. Dra. Gloria Gabriela Alarcon Gomez

Sra. Mgs. Nancy Marcia Lagos Vargas

Sr. Dr. Juan Jose Iglesias Fernandez

Sr. Dr. Francisco Eleazar Montes Silva

Sr. Ing. Luis Alfonso Guillen Santander

Srta. Ing. Luciana del Rosio Sisalima Castro

Sr. Abg. Jorge Adalberto Garcia Falcones

Srta. Dra. Aura Johanna Lopez Zambrano

Srta. Ing. Monica Viviana Castillo Cuenca

Sr. Lcdo. Jorge Gabriel Cedeño Loor

Sra. Lcda. Kassandra Guadalupe Molina Cedeño

Dirección: Av. Quito y Calle Las Delicias – Santo Domingo

Memorando Nro. MSP-CZ4-HGDGDZ-2020-0350-M

Santo Domingo, 27 de enero de 2020

ASUNTO: LINEAMIENTO INTERNO PARA PROCESOS DE CONTRATACIÓN

En consideración de la revisión de normativa, lineamientos internos para procesos de

Me permito remitir a Ustedes la actualización de lineamientos de cumplimiento

COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA FINANCIERA

1.- Iniciarán con el ESTUDIO DE MERCADO PARA LA DEFINICIÓN DEL

En cumplimiento de la normativa legal vigente aplica el ESTUDIO DE MERCADO DE

Dirección: Av. Quito y Calle Las Delicias – Santo Domingo

Memorando Nro. MSP-CZ4-HGDGDZ-2020-0350-M

Santo Domingo, 27 de enero de 2020

PARA LA DEFINICIÓN DEL PRESUPUESTO REFERENCIAL a todos los procesos de

Apegados en la Resolución RE-SERCOP- 2018-0000088 en la cual no existe excepción

El formato propuesto fue analizado y está apegado acorde a la necesidad institucional y

ESTUDIO DE MERCADO PARA EL CASO DE BIENES Y SERVICIOS que consiste

Considerar los montos de adjudicaciones similares realizadas en años pasados (máximo 1

Dirección: Av. Quito y Calle Las Delicias – Santo Domingo

Memorando Nro. MSP-CZ4-HGDGDZ-2020-0350-M

Santo Domingo, 27 de enero de 2020

También deberá y podrá verificarse que la variación de precios entre facturas de

2.- Solicitud de CERTIFICACIÓN DE CATÁLOGO ELECTRÓNICO.- Dicha solicitud

3.- Realizarán el INFORME DE IDENTIFICACIÓN DE LA NECESIDAD.- Para

4.- Solicitud de CERTIFICACIÓN DE POA.- Se la efectuará a la Unidad de

Si la Actividad (compra a realizar) NO consta en el POA, la Unidad Requirente deberá

6.- Solicitud de CERTIFICACIÓN DE PAC.- Dicha solicitud se la realizará (acercándose

7.- Realizarán las ESPECIFICACIONES TÉCNICAS (BIENES) O TÉRMINOS DE

Dirección: Av. Quito y Calle Las Delicias – Santo Domingo

Memorando Nro. MSP-CZ4-HGDGDZ-2020-0350-M

Santo Domingo, 27 de enero de 2020

los ET o TDR con los involucrados (requirente, representante de calidad, administradores

De conformidad a la Misión de la Gestión de Calidad establecida el Acuerdo Ministerial

8.- Realizarán la ORDEN DE REQUISICIÓN.- Deberá ser elaborado por el requirente y

9.- Realizarán el MEMORANDO DE SOLICITUD EMISIÓN DE CERTIFICACIÓN

Únicamente en los casos de los procesos de la Coordinación Administrativa Financiera se

10.- Realizarán el INFORME DE SUGERENCIA DE ADJUDICACIÓN DE OFERTAS

Dirección: Av. Quito y Calle Las Delicias – Santo Domingo

Memorando Nro. MSP-CZ4-HGDGDZ-2020-0350-M

Santo Domingo, 27 de enero de 2020

recibidas de Compras Pública; el/la Coordinador/a de la Gestión Administrativa en

La documentación antes descrita deberá ser entregada en gerencia en orden cronológico y

1.- Emisión de CERTIFICACIÓN DE POA.- Toda vez que la Unidad de Planificación

Si la Actividad (compra a realizar) NO consta en el POA, la Unidad Requirente deberá

1.- Emisión de CERTIFICACIÓN DE CATÁLOGO ELECTRÓNICO.- La emisión de la

3.- Emisión de CERTIFICACIÓN DE PAC.- La emisión la certificación PAC (ANEXO

Dirección: Av. Quito y Calle Las Delicias – Santo Domingo

Memorando Nro. MSP-CZ4-HGDGDZ-2020-0350-M

Santo Domingo, 27 de enero de 2020

4.- Solicitud de EMISIÓN DE CERTIFICACIÓN PRESUPUESTARIA E INICIO DE