INFORME PRACTICA UNIVERSITARIA, PROYECTO IMPLEMENTACION DE

ELECTRONIC DATA INTERCHANGE (EDI)

EMPRESA
COPSERVIR LTDA.

PERIODO:
DICIEMBRE 17 2019- JULIO 17 2020

NATALIA HOYOS CUERVO

2167580

ASESOR:
CAROLINA ALZATE LOZANO
2. INTRODUCCION
Copservir es una cooperativa dedicada a la prestación de servicios integrales y
comercialización de productos que generan beneficios para la comunidad, y con la
cual busca satisfacer necesidades de sus afiliados.
El área de contabilidad de la empresa, está compuesto por los jefes de
contabilidad, presupuesto e impuestos, y cuenta con más de 20 auxiliares
contables. El área en el centralizo este plan de mejoramiento es el área de
cuentas por pagar, campo en el cual me encuentro realizando la practica
universitaria, en el cual he podido identificar falencias en ciertos aspectos que son
muy necesarios mejorar, para que se mantenga el funcionamiento adecuado de la
organización.
Es necesaria la propuesta de un plan de mejoramiento ya que a lo largo de los
procesos se están evidenciando atrasos, errores de digitación, confusiones en
devoluciones, entre otros; los cuales perjudican el buen funcionamiento de la
empresa, ya que al adquirir obligaciones con otros entes se debe procurar que
estas sean saldadas en la brevedad para poder adquirir nuevos compromisos y
evitar bloqueos o vencimiento de cartera. Obteniendo así beneficios para la
empresa teniendo insumos y servicios necesarios para su actividad económica;
logrando ser una empresa sólida que adquiere compromisos los cuales cancela de
forma oportuna y eficaz.
La implementación de tecnologías de automatización de procesos administrativos
afecta de manera notable al área de cuentas a pagar. La correcta digitalización de
las facturas recibidas y de su documentación anexa, así como la utilización de
sistemas innovadores para la lectura de facturas y otros documentos, se han
convertido pues en factores de gran importancia en las organizaciones, que
otorgan una ventaja competitiva a las empresas que gestionan eficientemente sus
facturas a pagar. Además con el desarrollo de las nuevas tecnologías, la
aprobación manual de mesa en mesa es algo que las empresas de cierto tamaño
han sustituido por sistemas automatizados de aprobación de facturas.
La automatización de los procesos de gestión y aprobación de facturas busca la
maximización de la eficiencia del procedimiento y la reducción de los costes
asociados al proceso, pudiendo ser los ahorros considerables si la gestión se
realiza correctamente. Se hace por tanto fundamental la adaptación del
departamento de contabilidas a los nuevos retos de la gestión digitalizada de
facturas, así como la adaptación a la recepción de facturas electrónicas. Uno de
los sistemas que permiten el intercambio electrónico de datos integrados en los
documentos comerciales es el sistema EDI (Electronic Data Interchange).
3. DESARROLLO DE LA PRACTICA
3.1 COOPERATIVA MULTIACTIVA (COPSERVIR LTDA)
La Cooperativa Multiactiva, comercializa productos y servicios bajo la marca
comercial la rebaja por medio de una red de puntos de venta ubicados
estratégicamente en todo el territorio Nacional.
Su consolidación empresarial, es la expansión por el territorio colombiano,
llegando a superar los 800 puntos de venta a nivel Nacional, haciendo presencia
en más de 170 municipios, generando así más de 6.500 empleos directos,
aportando igualmente al crecimiento y desarrollo de las diferentes regiones del
país donde hace presencia con sus puntos de venta la rebaja droguería.
La cooperativa Copservir, se proyecta como una institución reconocida en el
sector solidario, que propende por el bienestar y el desarrollo de los asociados y
familias, contribuyendo al mejoramiento de su calidad de vida, mediante la
prestación de servicios integrales y comercialización de productos que generan
beneficios a toda la comunidad. Es una institución que trabaja por la generación
de capital social, pero sin desdibujar el objetivo principal, el desarrollo personal y
profesional de sus asociados- trabajadores, participando en la construcción de
mayores y mejores condiciones de bienestar para ellos, sus familias y la
comunidad.
El objetivo primordial de la cooperativa está centrado en optimizar y potencializar
su talento humano procurando siempre el mejoramiento de la calidad de vida de
sus asociados –trabajadores y sus familias lográndolo a través de los diferentes
programas de otorgamiento de beneficios, reconocimientos y contribuciones, es
por esto, por la calidad, el esfuerzo y la dedicación de cada uno de sus asociados
– trabajadores que Copservir se ha posicionado con gran éxito dentro del mercado
Farmacéutico.
MISION
Mantener y generar relaciones comerciales con la comunidad a través de un
servicio diferenciado e innovador, soportado en un modelo cooperativo sostenible
que contribuye al bienestar de los asociados y sus familias.
VISION
Al 2020 seremos una excelente experiencia omnicanal para nuestros clientes y
asociados.
PRINCIPIOS CORPORATIVOS
Actitud de servicio: Orientamos nuestras acciones a atender las necesidades de
nuestros clientes, para que ellos siempre nos prefieran.
Respeto y Desarrollo Humano: Fomentamos el buen trato como estilo de vida, y
generamos oportunidades de desarrollo que impulsen a las personas a generar
valor en cada una de sus acciones.
Flexibilidad y Adaptación al Cambio: Estamos dispuestos a adaptarnos a las
necesidades y tendencias del entorno, por eso vivimos en permanente aprendizaje
e innovación, adquiriendo conocimientos y desarrollando nuestras competencias.
Lealtad y Pasión Institucional: Nos identifica el amor y la gratitud por nuestra
Organización, lo cual nos compromete a dar lo mejor, garantizando su crecimiento
y sostenibilidad.
Impacto Social y Ambiental: Asumimos el compromiso de sostenibilidad
empresarial, en equilibrio con el desarrollo comunitario y la conservación del
ambiente.
3.2 PRACTICA EN EL AREA DE CUENTAS POR PAGAR
Las Cuentas por Pagar surgen por operaciones de compra de bienes materiales
(Inventarios), servicios recibidos, gastos incurridos y adquisición de activos fijos o
contratación de inversiones en proceso.
En la empresa Copservir las funciones del departamento de cuentas a pagar
abarcan todo el ciclo que va desde que se recibe una factura en la empresa hasta
que se produce su pago. Las principales funciones son:
 Revisión de facturas de proveedores, sus respectivas notas débito o
devoluciones, determinando su aprobación o rechazo.
 En el caso de ser aprobadas las facturas proceder a su contabilización
asignando las cuentas contables correspondientes.
 Realizar la programación de pago a proveedores en las fechas previamente
definidas.
 Seguimiento de facturas vencidas de proveedores y analizar sus motivos.
 Reportar la información relativa a su área a usuarios internos y externos.

3.3 FUNCIONES REALIZADAS

Como estudiante en práctica de la empresa Copservir realizo específicamente la
revisión, contabilización y conciliación de los estados de cuenta de las facturas de
proveedores de los minimarket de drogas la rebaja, contabilización de productos
en rotación, contabilización de facturas de hoteles con sus respectivas
retenciones, creación de terceros, contabilización de PQRS ( Preguntas,Quejas y
Reclamos) y sus respectivos reintegro a clientes, conciliaciones, revisión y
contabilización extracto de bancos, anticipos, realización de formularios de
renovación de cámara y comercio, entre otras actividades.

3.4 PROYECTO O PROPUESTA DE MEJORA.

Identificación del problema
En el área de cuentas por pagar de la empresa Copservir, realizando mis labores
de práctica me he dado cuenta de un proceso que podría mejorarse relacionado
con el pago de facturas a los proveedores principalmente de los minimarket; ya
que se reciben facturas físicas de proveedores como Coca-cola, Postobon, Meals,
Pepsico,Colanta, La Tribu, entre otros.
Al momento que las facturas llegan al área de cuentas por pagar se procede a su
respectiva clasificación por fechas de vencimiento y posterior a esto ser
relacionadas en un documento de Excel donde debe escribir el numero y valor de
la factura y se compara con el valor registrado en la contabilidad al momento del
ingreso de la mercancía a cada local; semanalmente pueden llegar más de 500
facturas por proveedor a las cuales se les realiza este proceso una por una, en el
transcurso de este requerimiento he evidenciado que suceden errores de
digitación en los precios o en los números de factura; también al momento de
revisar las devoluciones en ocasiones no traen el documento DP que es el anexo
donde se relacionan los faltantes o devoluciones, si no que los administradores de
cada local escriben en la factura cual fue el producto devuelvo o no recibido y que
en muchas ocasiones no escriben de manera adecuada y se dificulta entender la
nota, al punto de tener que descontar lo que entienda la persona que está
realizando el proceso; posterior a esto se realiza la comparación con el estado de
cuenta que envía el proveedor y por último se totaliza el valor a pagar para cada
proveedor y se contabiliza en el ERP y es pasado a tesorería con sus
autorizaciones para su respectivo pago.
Cuestión a solucionar
¿Existe alguna estrategia donde se pueda optimizar la revisión de las facturas
directamente con la información enviada por cada proveedor, teniendo así un
lenguaje en común para el entendimiento de esta información y respectivamente la
disminución de errores?
PROYECTO DE MEJORA
Implementación de Electronic Data Interchange o EDI que consiste en la
transferencia directa (sin papel) de datos, en un formato común entre sistemas
computacionales, los cuales puede ser: EDIFACT, XML, ANSI ASC X12, TXT, etc.
EDI es una forma estandarizada y estructurada de hacer Comercio Electrónico, la
automatización de los intercambios a través de este sistema incrementa la eficacia
de las operaciones comerciales haciéndolas más productivas, ya que minimiza las
transacciones en papel y las intervenciones humanas.
El EDI también establece cómo se estructuran los datos de documentos
electrónicos, para su posterior transmisión, asi mismo, define el significado
comercial de cada elemento de datos. Para transmitir la información necesita un
servicio de transporte adicional (por ejemplo, un sistema de tratamiento de
mensajes o de transferencia de documentos).
Debe destacarse que el EDI respeta la autonomía de las partes involucradas, no
impone restricción alguna en el procesamiento interno de la información
intercambiada o en los mecanismos de transmisión.
Facturas Electrónicas, Notas de Crédito, Órdenes de Compra y otros documentos
comerciales electrónicos pueden tramitarse directamente desde la computadora
de la empresa emisora a la de la empresa receptora, con gran ahorro de tiempo y
evitando muchos errores, propios de la comunicación tradicional en papel.
Para poder transportar los documentos comerciales entre empresas, es necesario
la implementación de un protocolo de comunicación y/o medio físico, que no es
más que una serie de reglas informáticas secuenciadas y ordenadas para llevar a
cabo la transparencia de información, es decir una solución de facturación
electrónica.
La integración de EDI a cualquier organización tiene como objetivo cubrir la
necesidad de integrar los documentos comerciales de una empresa como sus
orden de compra y envió de mercancía, hasta la factura y el pago de la misma con
la intervención mínima del ser humano. EDI permite disminuir costos y tiempos,
ayudando a la productividad y optimización de las empresas que lo implemente.
Principales campos de Aplicación
Los campos de aplicación del EDI son: el intercambio de información industrial,
comercial, financiera, médica, administrativa, fabril o cualquier otro tipo similar de
información estructurada.
La automatización de las interacciones por medio del EDI minimiza las
transacciones sobre papel y la intervención humana, reduciendo las tareas
relativas a la reintroducción de datos, impresión, envío de documentos vía correo.
A través de este intercambio de información las administraciones públicas pueden
incrementar su eficiencia en sus operaciones diarias y mejorar las relaciones con
agentes externos como empresas instituciones económicas y financieras.
Mediante el sistema EDI, se pueden hacer pedidos, avisos de expedición,
facturas, inventarios, catálogos de precios etc. Como se mencionó ante estos se
pueden intercambiar electrónicamente entre diferentes interlocutores, gracias al
uso de un lenguaje común que permite que diferentes sistemas de información
interactúen entre sí.

Principales Beneficios
EDI sin duda nos ofrece una amplia gama de oportunidades de trabajo y
beneficios para nuestra empresa entre los que se destacan:

 Agilización de procesos comerciales.

 Importante disminución de errores en los documentos.
 Disminución de stocks, debido a la facilidad de aplicación de técnicas"Just-
in-Time".
 Ahorro de costos de administración.
 Mejora de la competitividad de la empresa que lo adopta.
 Elimina los procesos operativos
 Reduce la impresión de documentos comerciales, franqueo, o el registro en
el ERP.
Los documentos fluyen hacia la aplicación correcta, en la computadora del
receptor y su procesamiento puede comenzar inmediatamente. Un proceso
manual típico, se parece a lo indicado en el siguiente diagrama:
Un proceso con EDI, se ve de la siguiente manera, no hay papel ni personas
involucradas:

2. Mayor precisión
Se evitan errores de introducción de datos, toma de pedidos, pérdidas de archivos.
El EDI reemplaza el servicio postal, fax y correo electrónico, principalmente. Estos
medios de comunicación requieren que haya gente involucrada para su
funcionamiento, lo cual aletarga los procesos e introduce posibilidades de error.
3. Disminuye tiempos de respuesta
La automatización de los procesos, reduce el tiempo de respuesta hasta en un
61%
4. Reduce los costos
De los beneficios más notables. Los costos de procesamiento de documentos
comerciales, se minimiza al menos un 35%.
5. Incrementa productividad
Más operaciones comerciales, con menos recursos humanos.
6. Conecta a todos los socios comerciales.
El intercambio de documentos EDI, se da típicamente a través de dos diferentes
compañías, que son socios de negocios.
EDI facilita el flujo de comunicaciones y mejora las relaciones comerciales.
7. Muestra información sobre el estado de los procesos
Permite un control respecto a la lectura, tratamiento y recepción de órdenes de
compra notas de envío y más.
8. La experiencia del cliente final mejora
Los flujos de trabajo y tiempo de respuesta en los procesos, son óptimos y
precisos, lo cual beneficia a los clientes.
9. Mejora el control de las finanzas
El comprador se beneficia de descuentos por pronto pago y el proveedor mejora
su liquidez.
SEGUNDO PLAN:
Proponer que cada punto de venta alimente un archivo en Excel que se trata de
una plantilla donde se evidencie los productos faltantes de cada factura, evitando
así confusiones por no entender la letra o no saber cuántos ni cuales productos
descontar de una factura ya que no traen el documento de devolución o respectiva
DP.
Realizar un formulario de solicitud en wrike donde los administradores de cada
punto de venta puedan relacionar la información de las devoluciones o productos
no recibidos de cada factura.
3.4.1 OBJETIVO GENERAL
Determinar un proyecto que pueda ayudar a la optimización del proceso de
cuentas por pagar para Copservir.

3.4.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS

 Identificar las deficiencias que tiene el proceso de recolección de los

comprobantes de las cuentas por pagar.

 Proponer un sistema de control EDI para la eficiencia de las cuentas por

pagar.

 Diseñar un plan de mejoramiento para la adecuada contabilización del valor

de las cuentas por pagar a proveedores

3.4.3 ACTIVIDADES DESARROLLADAS

Como estudiante en práctica de la empresa Copservir, me fue asignada la

colaboración a las auxiliares contables del área de cuentas por pagar, a
cada una de ellas les ayudo un día a la semana en el cual realizo las
actividades que ellas me asignan (a continuación, descripción de las
tareas); también esporádicamente realizo tareas asignadas por mi jefe
inmediato.
Maricela Buitrago:
 Desarrollo en plantilla de Excel y respectiva contabilización para su
continuo pago de las facturas de minimarkets de proveedores como
Yupi, Pepsico, Susanita,Colanta,Alival,entre otros.
 Revisión y contabilización de proveedores con productos en
rotación.
 Contabilización y cruce de valores de proveedores farmacéuticos.

Viviana Balanta:

 Elaboración de plantilla en Excel y su respectiva contabilización para

su continuo pago de las facturas de minimarkets de proveedores
como: Coca-Cola, Postobón, Gaseosas Córdoba, Tres nevados,
Kopps.

Carolina Gómez:

 Revisión y contabilización de PQRS (preguntas, quejas, reclamos y

solicitudes) que envían los clientes que compran y realizan el pago
por la página virtual y no reciben su producto o se encuentra
agotado, contabilizo el valor a reintegrar al cliente para su respectivo
pago.
 Contabilización de las bases para mensajero
 Contabilización de diversos gastos de cada sucursal o punto de
venta.

Beatriz Herrera

 Realización de exclusiones e inclusiones de mensajeros.

 Contabilización y conciliación de las tarjetas de crédito.
 Contabilización de siniestros en puntos de venta.
 Contabilización de pasajes aéreos.

Auxiliar contable de arriendos

 Revisión y contabilización de las facturas enviadas por cada punto

de venta para el respectivo pago del canon de arriendo.
3.4.4 RECURSOS NECESARIOS PARA DESARROLLAR EL PROYECTO O
PROPUESTA

Para la implementación del EDI (Electronic Data Interchange), los recursos

necesarios son principalmente dinero, tiempo y tecnología. El dinero se
utilizaría para la contratación de una empresa o persona experta en la
implementación del Electronic Data Interchange. El tiempo ya que la
implementación de este proyecto conlleva un largo proceso de aprendizaje
y adaptación de la empresa para poner en marcha este proceso y
tecnología ya que esto es un software que se integra con el ERP de la
empresa.

Para el segundo plan de mejoramiento es necesario realizar una plantilla de

excel donde se muestre todos los requerimientos que el administrador del
punto de venta debe de llenar.

En el caso del formulario de solicitud seria realizar una parametrización en

wrike donde se solicite toda la información necesaria a los administradores
de los puntos de venta acerca de las facturas.

3.4.5 DIFICULTADES PRESENTADAS

La principal dificultad presentada en mi practica fue la pandemia COVID-19

ya que debido a esto estuve dos meses suspendida de mis labores.

Respecto a las dificultades del proyecto de mejora, tenemos que para la

realización de la propuesta principal la empresa debe hacer una gran
inversión en esta y para la cual se necesita también de mucho tiempo para
su aplicación.

3.4.6 POSIBLES RIESGOS

Los posibles riesgos que esta propuesta puede presentar es que esta
requiere de un estudio y de una evaluación por parte de la empresa que
para poder implementase puede demorar un tiempo considerable ,
presentándose la posibilidad de que la empresa no la aplique.

3.4.7 LOGROS
 De acuerdo a los logros de mi practica profesional en la empresa Copservir
son el gran aprendizaje en el área contable y el trabajo en equipo,
dejándome para mi vida un gran comiendo laboral.

3.4.8 RELACION DEL PROYECTO O PROPUESTA CON EL PROGRAMA

ACADEMICO.

4. CONCLUSIONES

5. BIBLIOGRAFIA
 ESTRUCTURA INFORME PRÁCTICA UNIVERSITARIA

1. Portada
 Título del Informe (Tema, relacionado el campo de conocimiento del
Programa Académico, definido según necesidades detectadas por el
estudiante en la organización y acordado con el Jefe Inmediato y el
Asesor Académico)
 Nombre de la empresa
 Periodo en que se realiza la Práctica
 Nombre del Estudiante
 Código Estudiante
 Nombre Asesor Académico
2. Introducción
3. Desarrollo de la Práctica
3.1. Información general de la empresa (breve reseña histórica, Misión,
Visión, Valores)
3.2. Área o Departamento (breve descripción del objetivo del área directa
donde se realiza la Práctica, su importancia dentro de la empresa, los
principales procesos)
3.3. Cargo y funciones realizadas
3.4. Proyecto o Propuesta de mejora
3.4.1. Objetivo General
3.4.2. Objetivos específicos
3.4.3. Actividades desarrolladas (puede incluir cronograma con
responsables y tiempos de realización)
3.4.4. Recursos necesarios para desarrollar el proyecto o propuesta
(dinero, personal, tecnología, otros)
3.4.5. Dificultades presentadas
3.4.6. Posibles riesgos
3.4.7. Logros (obtenidos en el desarrollo del proyecto o los posibles para la
propuesta)
3.4.8. Relación del proyecto o propuesta con el Programa Académico
4. Conclusiones
5. Bibliografía