DEVOLUCIÓN DE MEDICAMENTOS Y

DEMÁS INSUMOS PARA LA SALUD A

PROVEEDORES
Numero de Control PNO–FH–08–CZM
Versión 01
Sustituye a Nuevo
Vigente a partir de Jun-18
Próxima Revisión Jun-20
Tipo de Documento Procedimiento Normalizado de Operación

Contenido

1. Objetivo

2. Alcance

3. Definiciones

4. Responsabilidades

5. Frecuencia

6. Material y equipo

7. Desarrollo del Proceso

8. Referencias Bibliográficas

9. Anexos

10. Control de Cambios

11. Firmas de Conocimiento

Control de Emisión
Realizó Revisó Autorizó
Nombre L.F. Nereida Hernández de la Dr. Dagoberto Rodríguez L.F. José Misael Hernández
Cruz González Montero
Firma
Cargo Jefe de Medicación Director de Calidad Responsable Sanitario
Fecha 01/06/2018 01/06/2018 01/06/2018
Queda prohibido copiar, reproducir, distribuir, publicar, transmitir, difundir, o en cualquier modo explotar cualquier parte del presente formato y/o documento sin la autorización
previa por escrito del autor y de CENTRO MEDICO DE COZUMEL, S.A. DE C.V. cualquier violación al presente será sancionada por la ley de la materia.

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 1. Objetivo

Garantizar la correcta revisión de los medicamentos y demás insumos para la salud al momento de
la recepción, con la finalidad de identificar aquellos que no cumplan con las características de calidad
y seguridad necesarias, para solicitar la reposición o nota de crédito que corresponda de acuerdo a
las Buenas Practicas de Farmacia.

2. Alcance

Este procedimiento aplica a todas las áreas en donde se realiza el proceso de devolución de
medicamentos y demás insumos para la salud a proveedores.

3. Definiciones

3.1. Área: Cuarto o conjunto de cuartos y espacios diseñados y construidos bajo

especificaciones definidas.
3.2. Buenas Practicas de Farmacia: Conjunto de lineamientos y actividades, para
asegurar que los servicios farmacéuticos sean de calidad.
3.3. Condición sanitaria: Especificaciones o requisitos sanitarios que deben reunir cada
uno de los insumos, establecimientos, actividades y servicios que se establecen en los
ordenamientos correspondientes.
3.4. Condiciones de almacenamiento: Condiciones de las áreas de conservación de los
medicamentos, remedios herbolarios y demás insumos para la salud las cuales están
definidas con base a los resultados de los estudios de estabilidad realizados de
acuerdo a la norma oficial mexicana vigente que corresponda.
3.5. Envase primario: Elementos del sistema del envase que están en contacto directo
con el insumo.
3.6. Envase secundario: Componentes que forman parte del empaque en el cual se
comercializa el insumo y no están en contacto directo con el.
3.7. Propiedades organolépticas: Descripciones de las características físicas que tiene la
materia en general, según las pueden percibir los sentidos, como por ejemplo su sabor,
textura, olor, color o temperatura.
3.8. Protegidos de la luz: No exponer directamente a la luz solar.
3.9. Temperatura ambiente: Ventilados entre los 15 y 30C y secos con humedad relativa
no mayor del 65%, lugar seco y fresco.
3.10. Temperatura de refrigeración: Entre 2 y 8C.
3.11. Temperatura fresca: Entre los 15 y 18C.

Control de Emisión
Realizó Revisó Autorizó
Nombre L.F. Nereida Hernández de la Dr. Dagoberto Rodríguez L.F. José Misael Hernández
Cruz González Montero
Firma
Cargo Jefe de Medicación Director de Calidad Responsable Sanitario
Fecha 01/06/2018 01/06/2018 01/06/2018
Queda prohibido copiar, reproducir, distribuir, publicar, transmitir, difundir, o en cualquier modo explotar cualquier parte del presente formato y/o documento sin la autorización
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 4. Responsabilidades

4.1. El Responsable Sanitario:

4.1.1.definir, capacitar y supervisar sobre los lineamientos que se establecen en este
documento. Así como asegurar que se lleve a cabo.
4.2. Jefe de Área:
4.2.1.conocer este procedimiento y verificar que se ejecuten los pasos a seguir en la
aplicación del mismo.
4.3. Personal operativo:
4.3.1. realizar y llevar a cabo el procedimiento de acuerdo a lo establecido.

5. Frecuencia

Este procedimiento se llevará a cabo cada que se identifiquen medicamentos y demás insumos
para la salud que no cumplan con las características de calidad y/o seguridad, así como, cuando
se tenga convenios con proveedores respecto a próximos a caducar generando la devolución
correspondiente.

6. Material y equipo

NA

7. Desarrollo del Proceso

7.1. Recepción
7.1.1.Administrativa
7.1.1.1. Identificar datos en la factura que no correspondan a los solicitado:
7.1.1.1.1. Cantidad errónea
7.1.1.1.2. Descripción errónea
7.1.1.1.3. Lote/caducidad errónea
7.1.1.1.4. Factura de medicamento/insumo no solicitado (factura/documento
adjunto)
7.1.1.1.5. Facturación de medicamentos controlado con otro grupo y/o
insumo
7.1.2.Técnica
7.1.2.1. Hacer una revisión de propiedades organolépticas
7.1.2.1.1. Producto dañado/deteriorado del envase primario o secundario
7.1.2.1.2. Producto con sedimentos
7.1.2.1.3. Identificación de derrames
7.1.2.1.4. Producto falsificado
7.1.2.1.5. Olor extraño

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Nombre L.F. Nereida Hernández de la Dr. Dagoberto Rodríguez L.F. José Misael Hernández
Cruz González Montero
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 7.1.2.2. Revisar condiciones de almacenamiento durante el transporte
7.1.2.2.1. Temperatura fresca
7.1.2.2.2. Temperatura ambiente
7.1.2.2.3. Temperatura de refrigeración
7.1.2.2.4. Protegidos de la luz
7.1.2.2.5. Condición sanitaria
7.1.2.3. Falta de registro sanitario
7.1.2.4. Productos abiertos o con sello violado
7.1.2.5. Fecha de caducidad menor a un año
7.1.2.6. Productos con alerta sanitaria vigente emitida por COFEPRIS

7.2. Registro
7.2.1.Realizar el registro de los medicamentos/insumos para la salud para devolución
(formato 9.1)
7.2.1.1. Fecha de registro
7.2.1.2. Datos del proveedor
7.2.1.3. Numero de factura
7.2.1.4. Folio de la devolución
7.2.1.5. Cantidad para devolución
7.2.1.6. Descripción del articulo
7.2.1.7. Numero de Lote
7.2.1.8. Fecha de caducidad
7.2.1.9. Resolución de la solicitud
7.2.1.9.1. Sustitución del producto
7.2.1.9.2. Nota de crédito
7.2.1.9.3. Rechazo de la devolución
7.2.1.10. Firmas
7.2.1.11. Responsable del seguimiento
7.2.1.12. Notificador
7.2.1.13. Proveedor

7.3. Notificación
7.3.1.Devolución inmediata
7.3.1.1. El proveedor deberá firmar en el momento el formato de registro de
devolución, así como, recolectar el medicamento/insumo devuelto para la
generación de la sustitución/nota de crédito correspondiente.
7.3.2.Devoluciones posteriores al proceso de recepción
7.3.2.1. Realizar la recepción completa de los medicamentos/insumos para la salud
de manera completa y dar continuidad a la devolución:
7.3.2.1.1. Identificar/rotular los medicamentos/insumos con el formato
correspondiente (formato 9.1).

Control de Emisión
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Cargo Jefe de Medicación Director de Calidad Responsable Sanitario
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 7.3.2.1.2. Acomodar el medicamento/insumo en el área de devolución, donde
permanecerán hasta obtener la resolución de la solicitud generada.
7.3.2.1.3. Respetar acomodo por proveedor y fecha de llegada del producto.
7.3.3.Enviar formato al área correspondiente para gestionar el proceso de devolución.
7.3.3.1. Enviar formato de solicitud de devolución al proveedor.
7.3.3.2. Negociar la devolución de los productos
7.3.3.3. Esperar la resolución del proveedor

7.4. Devolución
7.4.1.Aceptada
7.4.1.1. Medicamentos
7.4.1.1.1. El proveedor acudirá a realizar una revisión del medicamento
devuelto.
7.4.1.1.2. En caso de no encontrar incidencias de acuerdo a lo notificado,
procede a encintar el mismo.
7.4.1.1.3. En caso de no retirar el medicamento en ese momento, el
proveedor, genera la fecha de recolección.
7.4.1.1.4. El proveedor genera la nota de crédito/sustitución.
7.4.1.2. Materiales
7.4.1.2.1. El proveedor indica la resolución de la devolución.
7.4.1.2.2. Se procede a enviar el material por paquetería al proveedor.
7.4.1.2.3. El proveedor genera la nota de crédito/cambio de producto.

7.5. Registro en sistema

7.5.1.En caso de que el medicamento/insumo para devolución corresponda a una
factura con mas productos, se procederá a ingresar la factura completa y
posteriormente se generara la devolución del producto especifico, una vez ha sido
aceptada la misma.
7.5.2.En caso de identificar devoluciones con factura individual, no se da entrada en
sistema.

7.6. Medicamento próximo a caducar

7.6.1.Generar listado de medicamentos próximos a caducar, de acuerdo a lo descrito en
el PNO Control de existencias de medicamentos y demás insumos para la salud.
7.6.2.Realizar el llenado de formato para devolución (Formato 9.1).
7.6.3.Enviar formato al área correspondiente para gestionar el proceso de devolución
de medicamentos con caducidad próxima de dos meses.
7.6.3.1. Enviar formato de solicitud de devolución al proveedor.
7.6.3.2. Negociar la devolución de los productos
7.6.3.3. Esperar la resolución del proveedor
7.6.4.En caso de ser aceptada la devolución se realizaran los pasos descritos en el
punto 7.4.1 y una vez concluido el proceso, se procederá a dar salida en sistema.

Control de Emisión
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 7.6.5.En caso de no ser aceptada la devolución, se procederá a almacenar y dar salida
al mismo de acurdo a lo descrito en el PNO Destrucción de medicamentos y
demás insumos para la salud, deteriorados o caducos u otros residuos peligrosos.

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#Páginas 6/10
 8. Referencias Bibliográficas

8.1. Suplemento para establecimientos dedicados a la venta y suministro de medicamentos

y demás insumos para la salud. Quinta edición, México 2014.
8.2. Ley General de Salud. Diario Oficial de la Federación del 7 de febrero de 1984. Ultima
reforma publicada. DOF 19-03-2014.
8.3. Reglamento de Insumos para la Salud. Diario Oficial de la Federación del 4 de febrero
de 1998. Ultima reforma publicada. DOF 14-03-2014.

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 9. Anexos

9.1. Devolución de artículos para proveedores.

DEVOLUCIÓN DE ARTÍCULOS PARA PROVEEDORES

COMPROBANTE
FECHA: / /

PROVEEDOR: NO. FACTURA:

FOLIO DE LA DEVOLUCIÓN:

CANTIDAD DESCRIPCIÓN DEL ARTíCULO LOTE CADUCIDAD RESOLUCIÓN

_____________________ _____________________ _____________________ _____________________

Responsable seguimiento Notificador Proveedor Responsable Sanitario

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 10. Control de cambios

Control de Cambios
No. Fecha Descripción del Cambio Justificación Realizado Aprobado
por por
1
2
3
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5
6
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8
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 11. Firmas de conocimiento

Firmas de Conocimiento
No. Área Nombre del Colaborador Firma Fecha

10

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