Concepto de presupuesto e importancia:

.- Definición del Presupuesto:

Es la estimación programada, de manera sistemática, de las condiciones de operación y de los resultados a

obtener por un organismo en un período determinado.
Expresión cuantitativa formal de los objetivos que se propone alcanzar la administración de una Empresa
en un período, con la adopción de las estrategias necesarias para lograrlas.
Método sistemático y formalizado para lograr las responsabilidades directivas de planificación,
coordinación y control.
En particular comprende el desarrollo y la aplicación de:

 Objetivos Empresariales: generales a largo plazo, especificación de las metas de la empresa desarrollo
de un plan general de utilidades a Largo Plazo.

 Un Plan de utilidades a Corto Plazo detallados por responsabilidades particulares (divisiones, productos,
proyectos). Un sistema de informe periódicos de resultados detallados por responsabilidades asignadas
procedimientos de seguimiento.

Importancia del Presupuesto:

El Presupuesto surge como herramienta moderna de planeamiento y control al reflejar el comportamiento de

indicadores económicos como los enunciados y en virtud de sus relaciones con los diferentes aspectos
administrativos, contables y financieros de la empresa, ya que las organizaciones hacen parte de un medio
económico en el que predomina la incertidumbre, por ello deben planear sus actividades si pretenden sostenerse
en el mercado competitivo, puesto que cuanto mayor sea la incertidumbre, mayores serán los riesgos por
asumir.

Clasificación de los presupuestos

 Rígidos, estáticos, fijos o asignados:

Por lo general se elaboran para un solo nivel de actividad. Una vez alcanzado éste, no se permiten los ajustes
requeridos por las variaciones que sucedan. De este modo se efectúa un control anticipado, sin considerar el
comportamiento económico, cultural, político, demográfico o jurídico de la región donde actúa la empresa.

 Flexibles o Variables:

Se elaboran para diferentes niveles de actividad y pueden adaptarse a la circunstancias que surgen en
cualquier momento. Muestran los ingresos, costo y gastos ajustados al tamaño de operaciones manufactureras o
comerciales. Tienen amplia aplicación en el campo de presupuestación de los costos, gastos indirectos de
fabricación, administrativos y ventas.

 A Corto Plazo:

Los presupuestos a corto plazo se planifican para cumplir el ciclo de operaciones de un año.

 A Largo Plazo:
 En este campo se ubican los planes de desarrollo del estado y de las grandes empresas. Los lineamientos
generales de cada plan suelen sustentarse en consideraciones económicas, como generación de empleo, creación
de infraestructura, lucha contra la inflación, difusión de los servicios de seguridad social, fomento de ahorro,
fortalecimiento del mercado de capitales, capitalización del sistema financiero o como ha ocurrido
recientemente, apertura mutua de los mercados internacionales.

 De Operación o Económicos:

Incluyen la presupuestación de todas las actividades para el período siguiente al cual se elabora y cuyo
contenido a menudo se resume en un estado de pérdidas y ganancias.

 Proyectados. Entre estos podrían incluirse:

Ventas, Producción, Compras, Uso de Materiales, Mano de Obra Y Gastos Operacionales.

 Financieros:

Incluyen el cálculo de partidas y/o rubros que inciden fundamentalmente en el balance. Conviene en este caso
destacar el de caja o tesorería y el de capital, también conocido como de erogaciones capitalizables.

 Presupuesto de Tesorería:

Se formula con las estimaciones previstas de fondos disponibles en caja, bancos y valores de fácil realización.
También se denomina presupuesto de caja o de efectivo porque consolida las diversas transacciones
relacionadas con la entrada de fondos monetarios o con la salida de fondos líquidos ocasionadas por la
congelación de deudas, amortización de créditos o proveedores o pago de nómina impuestos o dividendos.

 Presupuesto de Erogaciones Capitalizables:

Controla las diferentes inversiones en activos fijos. Contendrá el importe de las inversiones particulares a la
adquisición de terrenos, la construcción o ampliación de edificios, y la compra de maquinaria y equipos. Sirve
para evaluar alternativas de inversión posibles y conocer el monto de los fondos requeridos y su disponibilidad
en el tiempo.

 Presupuesto del Sector Público:

Los presupuestos del sector público cuantifican los recursos que requiere la operación normal, la inversión y el
servicio de la deuda pública de los organismos y las entidades oficiales.

 Presupuesto del Sector Privado:

Los utilizan las empresas particulares como base de planificación de la actividad empresarial.
Ciclos del presupuesto relación entre ellos
Factores q influyen en la gestión presupuestaria.

Ventajas y limitaciones de presupuesto (EN FOTO TLF)

Requisitos minimos para instalar un sistema presupuestario:

Instalación: La instalación de un sistema presupuestario en la organización debe estar signada por las
siguientes premisas:
1. Debe ser patrocinado por la Administración, es decir que debe considerarse una herramienta administrativa
y no contable.
2. Debe estructurarse por centros de responsabilidad y mostrar los costos controlables en cada uno de ellos.
3. Debe contar con la participación de los jefes responsables en el proceso de fijación de cifras.
4. Los involucrados en el proceso deben tener formación presupuestaria, es decir que al instalar un sistema de
presupuesto en una organización, se debe proveer de un programa de educación continuo.
5. El período de tiempo del presupuesto debe estar relacionado con las necesidades administrativas de la
organización en particular.
6. Las partidas utilizadas en el presupuesto, deben estar de acuerdo con la clasificación contable que sirve de
base para los registros reales.
Ejemplo: Si al calcular mano de obra directa, se incluyen vacaciones, s.s.o., y jubilación, etc. entonces en la
contabilidad estos registros deben aparecer incluidos también.
7. La definición de las metas debe guardar un criterio razonable de ser obtenibles, ni tan altas que no puedan
lograrse, ni tan bajas que propicien complacencias.
8. Al instalarse el sistema, debe prestarse especial atención a que éste descubra las excepciones significativas,
es decir aquellas que resulten significativamente diferentes a las esperadas.
9. El sistema presupuestal no debe ser complicado de operar, ni tener refinamientos innecesarios, esto es un
comentario vago ya que es difícil precisar lo que se quiere, pero pretende llamar la atención sobre este punto,
para que no sea absurdamente costoso.
10. Debe estar claramente definida la diferencia entre la función de línea y la función de staff. La función de
línea realiza los planes y toma las decisiones, la función de staff solo asiste técnicamente a la función de línea.
11. Al instalar el sistema, debe elaborarse un procedimiento formal de revisión de estimaciones, ya que una
revisión superficial enviará un mensaje negativo al resto de la organización, en el sentido de no estar interesada
en el proceso presupuestal.
12. La aprobación final debe ser explícita y a través de documento. La operación con la doctrina: el silencio es
consentimiento causa confusión e incomprensión.
Personal que interviene en la elaboración de un s.p.
Como se recordará, la nueva legislación no sólo regula el proceso presupuestal propiamente dicho, sino una
figura más amplia, a saber, el sistema presupuestal.

En consecuencia, la ley orgánica no sólo dispone quién y cómo se prepara el proyecto de presupuesto, sino
también quién prepara el plan financiero. Este es tarea del Ministerio de Hacienda en coordinación con el
Departamento Nacional de Planeación; y será aprobado por el CONPES, previo concepto del Consejo Superior
de Política Fiscal.

El Departamento Nacional de Planeación -con base en los estimativos o posibilidades monetarias y cambiarías
que aparezcan en el plan financiero- elabora el plan operativo anual de inversiones que, como se recordará, es
otro de los elementos constitutivos del sistema presupuestal; este plan operativo anual de inversiones, una vez
aprobado por el CONPES, es presentado a la Dirección General del Presupuesto para su inclusión en el
Presupuesto General de la Nación.

Planear es sinónimo de establecer prioridades. En un país pobre, lleno de necesidades, y con una infraestructura
física aún deficiente, es lógico que los requerimientos de inversión desborden las posibilidades de su
financiamiento. Le corresponde entonces al Departamento Nacional de Planeación evaluar los diversos
proyectos de inversión, medir sus rentabilidades económicas y sociales, y determinar prioridades.

Todo proyecto de inversión —antes de que se le pueda incorporar al presupuesto- debe pasar por el tamiz de la
evaluación del Departamento Nacional de Planeación, el cual lo radica en el llamado “Banco de proyectos” que,
según el artículo 9° del Decreto 111 de 1996, “Es un conjunto de actividades seleccionadas como viables,
previamente evaluadas social, técnica y económicamente, y registradas y sistematizadas en el Departamento
Nacional de Planeación.

“En el plazo de un año y a partir de la vigencia de la presente Ley el Departamento Nacional de Planeación,
conjuntamente con el Fondo Nacional de Proyectos para el Desarrollo, deberán reglamentar el funcionamiento
del Banco Nacional de Programas y Proyectos.

“Los proyectos de inversión para el apoyo regional autorizados por la ley formarán parte del Banco Nacional de
Programas y Proyectos”.

Finalmente deben prepararse, luego de haber estructurado el proyecto de presupuesto en lo que se relaciona con
los aforos de rentas y con el proyecto de ley de apropiaciones, las llamadas “disposiciones generales” del
presupuesto, las cuales son elaboradas por el Ministerio de Hacienda. Estas disposiciones generales son de
carácter procedimental, y buscan la adecuada ejecución del presupuestos0. La jurisprudencia ha sido reiterativa
en cuanto que no es procedente que en estas disposiciones generales se inserten normas sustantivas que creen o
modifiquen tributos, que cambien normas del Estatuto Orgánico, o que de cualquier manera modifiquen
aspectos sustantivos de la legislación tributaria o presupuestal (art. 50 Dcto. ni de 1996).

Deberes del director de presupuesto y ejecutivos de línea

. La responsabilidad de la elaboración del control presupuestal se delega a una persona que habrá de fungir
como director de presupuestos, deberá ser quien posea amplios conocimientos de la empresa, necesitara estar
compenetrado en los sistemas contables de la entidad así como sus operaciones y problemas de administración.

Cabe aclarar que es sobre el director de presupuestos sobre quien cae la responsabilidad de la elaboración del
mismo para poder lograr esto necesitara de la colaboración de todo el personal de la empresa por lo que se
forma un comité de presupuestos que esta compuesto por los directivos que le siguen al director de presupuestos
que son contador, contralor, director de finanzas, gerente de ventas, gerente de producción. Estos son los que
estarán íntimamente ligados con la función de presupuestos. Las principales funciones del director de
presupuestos son:

Estudiar las variaciones así como su causa

Formular el presupuesto general

Preparar estados pro forma y presupuestados

Coordinar y supervisar los presupuestos parciales

Aprobar el diseño de las formas que se utilizan

Informar oportunamente a su comité y superiores

Aprobar o ajustar las operaciones de los presupuestos