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Tipos de auditoria
Aunque todavía existen personas que perciben la auditoría como algo
negativo para su proceso, la realidad es todo lo contrario porque con esta
revisión y evaluación el líder de proceso y las personas que lo integran
pueden identificar aquellas actividades que no están ejecutándose de
acuerdo con los lineamientos o según lo esperado, y de esta forma corregir
lo que haya a lugar para mejorar el rendimiento en los procesos, aumentar
la productividad y eficacia, y mantener alineada la compañía frente a su
estrategia, objetivos y propósito.
Son muchos los aspectos que se pueden auditar en una empresa, es decir,
se pueden analizar los diferentes controles de un área puntual o de una
cadena de procesos de la que se tenga interés en conocer el momento
actual para analizar si las actividades planeadas se están haciendo
correctamente o si son susceptibles de mejora, también se puede auditar el
cumplimiento de la empresa frente a una buena práctica, una norma legal o
fiscal.
CRONOGRAMA DE AUDITORIAS
2) Preparación
En esta etapa de la auditoría ya está conformado y claro el auditor líder y su
equipo. Ellos se encargan de diseñar la lista de chequeo para cada proceso
que se va a revisar, esta lista es clave, ya que aquí se va a llevar la
evaluación y registro de todo lo que sea imprescindible recolectar,
información de calidad de cada proceso.
L A L I ST A DE CHEQ UEO
Es un formato característico de las auditorías que debe ser diseñado con el
objetivo de disminuir diferencias de pensamiento o errores “humanos” que
se puedan presentar y evitar que se dejen de evaluar o verificar aspectos
clave e importantes de la auditoría.
3) Ejecución
La ejecución es el desarrollo de la auditoría, aquí es donde llevas a la
acción todo lo definido en las etapas anteriores. Aquí, sigues el cronograma,
diligencias las listas de chequeo, recolectas la evidencia y sigues la
metodología definida con el equipo de trabajo. Luego de ejecutar estas
actividades, o en paralelo, se inicia la construcción del informe de hallazgos
y recomendaciones para consolidar el informe final, las conclusiones
generales y recomendaciones pertinentes.
Por otro lado, una de las partes del informe de hallazgos que generan alto
valor en los informes, son las recomendaciones. Muchas veces nos
enfocamos en detallar y justificar minuciosamente los hallazgos y nos
quedamos cortos en las recomendaciones que hacemos para mejorar o
corregir esas situaciones encontradas.
4) Finalización y seguimiento
Esta etapa de la auditoría es clave para que el ejercicio de auditoría genere
valor a la estrategia y procesos de la compañía. La finalización y entrega del
informe final es un hito importante, de alguna forma es un cierre formal de
auditoría que transmite el mensaje de "con esto nos vamos" es fotografía
tomada al estado actual de la organización para ser analizada, y con ello,
abrir la puerta a los cambios reales, es decir cuando se toman decisiones a
cerca de las acciones que se implementarán para mejorar los hallazgos
identificados en la auditoría.
TI PO S DE AUDI TO RÍ AS VI RT UALES
Como lo mencionamos anteriormente las auditorías virtuales es un nuevo
concepto adoptado por la ISO 19011:2018 en donde se indica y orienta la
manera de como hacer las auditorías y detalla las actividades de auditorías
virtuales en los sistemas de gestión dejando ver que la innovación y la
transformación digital en las empresas crece cada vez más y en varios
sectores, privados y públicos. Así mismo esta norma define dos tipos:
Auditoría virtual con interacción humana
Son auditorías a distancia sin interacción con las personas que representan
al auditado, es decir el auditor no interactúa con el auditado, sino con
equipos, infraestructura tecnológica y documentos del auditado, respetando
los protocolos de seguridad establecidos.
Inspecciones
¿Qué es una inspección?
Analizar instalaciones
Analizar equipos
Analizar procesos productivos como: condiciones, características,
metodologías de trabajo, actitudes, aptitudes, formas de
comportamiento
Es claro que esta actividad no evita los riesgos, pero sí genera alertas que
permiten visualizar las fallas que se están presentando y así tomar las
medidas que ayudarán a mitigar los riesgos.
Tipos de Inspecciones
PLANEACIÓN PERIODICIDAD
Informales o espontáneas
Determinadas, a juicio del jefe, auditor o
Son realizadas por cualquier personal, dirigida
director
a varios procesos. No hay previo aviso. No son
sistemáticas, por lo general no planeadas.
Formales o planeadas
Especiales
Continuas, se realizan todo el tiempo
Son planeadas por un experto, son profundas y
detalladas, tiene como objetivo inspeccionar
situaciones de alto riesgo para la organización
El desarrollo de una inspección cuenta con una serie de pasos que nos
llevará al cumplimiento de sus objetivos, básicamente consta de 4 pasos:
1. Planear y Preparar
2. Realizar la Inspección