PROCEDIMIENTO DE COMITÉ DE CONTRATACION

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PROCEDIMIENTO DEL COMITÉ DE CONTRATACION

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TABLA DE CONTENIDO

Pág.

1.0 OBJETIVO 3
2.0 ALCANCE 3
3.0 REFERENCIAS 3
4.0 DEFINICIONES 3
5.0 ROLES Y RESPONSABILIDADES 4
6.0 NIVEL DE AUTORIDAD ADMINISTRATIVA, FINANCIERA OPERACIONAL 5
7.0 CONSIDERACIONES DE GENERALES 6
8.0 CONSIDERACIONES DE H.S.E. 7
9.0 DOCUMENTOS APLICABLES 8
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1.0 OBJETIVO

Establecer una metodología integral y funcional para las acciones y responsabilidades del
Comité de Contratación de LA EMPRESA, y los miembros integrantes, bajo los parámetros
de control, transparencia, equidad, calidad, oportunidad y optimización de recursos.

2.0 ALCANCE

La metodología descrita en este Procedimiento es de aplicación en todos los, procesos tanto

en Bogotá como Proyectos en las distintas bases. Su contenido debe ser conocido por el
personal de LA EMPRESA, especialmente por los Miembros de este Comité, cuyas
funciones y responsabilidades involucren la contratación de Obras y Servicios, Compras de
materiales y equipos, que a bien consideren sean sometidos a este Comité de Contratación.

3.0 REFERENCIAS

 Norma Técnica Colombiana NTC ISO 9001:2008, Sistema de Gestión de la Calidad.

Requisitos.
 Norma Técnica Colombiana NTC ISO 9000:2005, Sistema de Gestión de la Calidad.
Vocabulario.
 Norma Técnica Colombiana NTC OHSAS 18001:2007 Sistema de Gestión en Seguridad
y Salud Ocupacional.
 Norma Técnica Colombiana NTC ISO 14001:2004 Sistema de Gestión Ambiental.
Requisitos

4.0 DEFINICIONES
 Comité de Contratación: Ente responsable, que actúa como mecanismo de control y
autorización en las Contrataciones de Obras y Servicios, Compras de Materiales y
servicios, que a bien consideren ser sometidos a la revisión del Comité de Contratación;
el cual estará constituida por un número de miembros, con representación del área
técnica - financiera, y designada por la máxima autoridad de LA EMPRESA, (Junta
Directiva – Presidencia). Dentro de las funciones encargadas, se tienen las de revisar,
validar, asesorar, orientar y asegurar el cumplimiento en los procesos de contratación y
negociación, compra de bienes y servicios.
 Actas de Comité: documentos especifico de “Acta de Reunión”, emitido por el Sistema de
Gestión de Calidad de LA EMPRESA, donde, se mencionan todas las consideraciones de
solicitud de agenda, descripción, contenido recomendaciones de los entes responsables
del Comité de Contratación.
 Proceso Contratante: corresponde al Proceso de LA EMPRESA que promueve y solicita
llevar adelante la contratación de Obras o Servicios y compras de materiales y equipos,
con una breve descripción del caso a considerar ante el Comité de Contratación,
recomendando opciones de contratistas o la administración del contrato, todo esto bajo el
documento de Requisición Materiales y Servicios,.
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 Centro de Costo: Es la Unidad Productiva, denominada por el proceso contable de LA

EMPRESA; la cual genera costos, gastos e ingresos, y donde su rendimiento puede ser
evaluado.

 Compra y Servicios: Resultado final del desarrollo de un proceso metodológico que

incluye el análisis de las necesidades de bienes y servicios, selección de proveedores,
comparación de criterios de escogencia (calidad, precio, tiempos de entrega,
disponibilidad, entre otros), y que concluye con la ejecución de la compra, la contratación
de la Obra o Servicio. y la recepción del mismo.

 Orden de Compra y Orden de Servicio: Documento de contratación entre la empresa y el

proveedor, que garantiza el fiel cumplimiento de los acuerdos preestablecidos, y la cual
debe ser firmada para su aceptación; para los casos en que los servicios se manejen
bajo la figura de anticipo donde los costos son estimados se generara una orden de
servicio provisional, la cual servirá para no romper la trazabilidad del proceso y establecer
de entrada las condiciones contractuales con el proveedor. Ej Manejo con las S.I.A.,
compras o contrataciones en moneda extranjera, etc.

 Proveedor: Organización o persona que está en la capacidad de proporcionar un bien o

servicio.

 Requisito Legal Ambiental: Cumplimiento de la normatividad legal ambiental aplicable a

nuestra organización.

 Quejas y reclamos por servicios outsourcing: Documento que actúa como herramienta en
los eventos de inconformidades con la prestación de algún outsorcing..

 Requisición de Materiales y Servicios: Formato interno requerido para originar una

solicitud de compra o servicio especificando las características del bien y/o servicio que
se requiere. La solicitud de materiales es revisada en stock u opción de compras..
Las requisiciones de materiales y servicios deberán agruparse en consumibles civiles,
mecánicos, eléctricos, equipos, herramientas dotaciones.

 Obras o Servicio: Comprende el desarrollo y ejecución de cualquier actividad por parte de

un proveedor, la cual puede prestarse a través de un contrato de servicios o de una
orden de servicios. Ejemplos de servicios son los siguientes: Arrendamientos,
transportes, mantenimiento, obras en general, etc.

5.0 ROLES Y RESPONSABILIDADES

El Comité de Contratación de LA EMPRESA está conformado por cinco (5) miembros
principales, de acuerdo a la siguientes estructura organizativo.

- Presidente Presidente
- Suplente de presidencia Vicepresidente
- Principal 1 Director de proceso
- Principal 2 Director de proceso
- Principal 3 Director de proceso
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Para que este Comité de Contrataciones, sea convocado se requiere la participación mínima
de tres (3) miembros principales, siempre y cuando sea autorizado por la Presidencia del
Comité y con la asistencia de un miembro de la Junta Directiva de LA EMPRESA

La persona autorizada, para reemplazar o renovar los representantes o miembros del Comité
de Contratación, queda bajo la responsabilidad de la Presidencia o Vicepresidencia de LA
EMPRESA
 
Este Comité de Contratación, funcionara con reuniones ordinarias mensuales (1ero y 3er
martes de cada mes), siempre y cuando se tengan caso a someter en Agenda.
 
Así mismo este Comité de Contratación, podrá realizar reuniones extraordinarias,
convocadas el día anterior, a todos los miembros del Comité.

Cualquier miembro del Comité de Contratación, puede hacer la convocatoria de las

reuniones con la exposición de motivo. La agenda de las reuniones del Comité, queda bajo
la responsabilidad del proceso de Compras y Almacén, quien es garante y custodia de la
documentación que será presentada en las reuniones del Comité de Contratación.
 
Todos los directores de Proceso de LA EMPRESA y Gerentes de los distintos Proyectos,
pueden solicitar punto de Agenda ante el Comité de Contratación, con la exposición del caso
a ser considerado en las reuniones del Comité. Las solicitudes de Agenda deben ser
solicitadas antes del día viernes de la semana anterior a las reuniones ordinarias,
establecidas por el Comité de Contratación. Así mismo pueden convocar dependiendo de la
emergencia de los Casos una reunión Extraordinaria.

Los Procedimientos adicionales para el funcionamiento y manejo del Comité de

Contrataciones, están basados en los PROCEDIMIENTOS DEL MANEJO DE SUB
CONTRATOS y PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Y SERVICIOS, establecidos en el SGCC
con los manuales correspondientes.
 
6.0 NIVEL DE AUTORIDAD ADMINISTRATIVA, FINANCIERA OPERACIONAL
El Comité de Contratación es la autoridad de LA EMPRESA garante y responsable, de todos
los subcontratos, Servicios y Compras de materiales y equipos, regulados por el
Procedimiento de Compras y Almacén, en base a lo siguiente:
 Aprueba, autoriza y recomienda, según su nivel de delegación de autoridad financiera
todos los sub contratos ejecución de Obras, a ser suscritos por los distintos procesos y
proyectos de LA EMPRESA y sus entes en Consorcio o sociedades.
 Aprueba, autoriza y recomienda, según su nivel de delegación de autoridad financiera
todos los contratos de servicios, a ser suscritos por los distintos procesos y proyectos de
LA EMPRESA y sus entes en Consorcio o sociedades, que superen montos mayores a
los 100 millones de pesos, ejemplo: servicios de transporte, arriendo de maquinarias,
servicios especializados.
 Quedan exentos de esta acciones ante las aprobaciones del Comité de Contratación,
todos los Servicios asociados a: energía eléctrica, agua, administración de condominios,
teléfonos, internet, alarmas satelitales, arriendos, outsourcing, genéricos, tiquetes
aéreos, entre otros.
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 Aprueba y Autoriza, en referencia con lo establecido en el Procedimiento de Compras y

Servicios de LA EMPRESA todas las Compras mayores a 100 millones de pesos.

 Dentro de los Procesos que intervienen en las contrataciones y Compras de LA

EMPRESA y con el objeto de prestar apoyo y asesorar en el ámbito de su competencia,
cuando así sea requerido por este Comité de Contratación, se involucran a todos los
Procesos de LA EMPRESA y Gerentes de Proyectos:

- Vicepresidencia de Financiera.
- Vicepresidencia Ejecutiva.
- Proceso de Tesorería.
- Proceso de HSEQ.
- Proceso de Administración.
- Proceso de Recursos Humanos.
- Proceso de Licitaciones.
- Proceso de Costos y Control Proyectos.
- Proceso de Maquinarias y equipos.
- Proceso de RSE y Comunicaciones.
- Proceso de Compras y Almacén.
- Gerentes y Directores de Proyectos.

Rendición de Cuentas
El Comité de Contratación debe elaborar y remitir trimestralmente, informes de rendición de
cuentas de toda su gestión, incluyendo entre otros, las lecciones aprendidas y sugerencias
sobre mejores prácticas en materia de contratación, que pudieran ser aplicadas a los
Proyectos asociados a LA EMPRESA y sus asociados.

7.0 CONSIDERACIONES GENERALES

 El Proceso de Compras, Gestiona las actividades de control y custodia de todos los

documentos de la contratación de la Obra, Servicio  o Compra de Materiales y
Equipos. Control y custodia de todas las acciones, en conjunto con el Proceso de LA
EMPRESA responsable.

 Todo el Proceso de Contratación de Obras Servicios, Compras, y manejo del

Almacén, debe ser registrado y procesado mediante el sistema SICO, implantado
para este Proceso, salvo condiciones especiales y fuera de las actividades
recurrentes, con previa justificación y aprobación por los lideres involucrados y la alta
dirección de LA EMPRESA

 Manejo en línea y según el S.G.C.C. - SICO, con todo el personal, Junta Directiva,
Directores, Líderes de Procesos, Control Costo, Administración, Recursos Humanos,
Higiene Seguridad y Ambiente y todo personal involucrado en el desarrollo
productivo de LA EMPRESA
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 Considerar para las acciones del Comité de Contratación, un único Equipo para toda
esta actividad, en conjunto con el apoyo y participación de los Lideres de Procesos;
todas estas acciones con la flexibilidad que amerite cada actividad de contratación
de Obras y Servicios, y cumpliendo con la aprobación de los Niveles establecidos en
el Procedimiento de Compras.

 Los resultados de todos los procesos de Contratación de Obras, Servicios, Compras

realizados, sin la autorización del Comité de Contratación deben ser presentados
como caso informativos ante este Comité.

 Este Comité de Contratación, puede dentro de sus funciones, solicitar y validar los
planes de Compras, Servicios, Contratos, Administrativos, Maquinarias, Equipos,
recursos generales, para ser vistos ante este Comité.

8.0 CONSIDERACIONES H.S.E

Con el fin de realizar un trabajo seguro, es necesario mantener las prácticas generales de
HSE las cuales se pueden resumir en los siguientes aspectos:

Salud: Es necesario, tener en cuenta las recomendaciones de ergonomía durante la

ejecución del trabajo, referentes a las buenas posturas, técnicas para levantamiento de
objetos y pausas activas que eviten traumas osteomusculares acumulativos.

Algunas enfermedades como Rinitis y Alergias, pueden evitarse si se mantiene el lugar de

trabajo libre de polvos, y se bañan las manos después de manipular archivos almacenados
por largos períodos de tiempo, manipular cantidades suficientes de billetes o monedas y
antes de consumir alimentos.

Seguridad: Como rutina, se recomienda verificar el estado de los tomacorriente y enchufes

para evitar cortos circuitos por su deterioro o por acoples inadecuados.

Así mismo, el almacenamiento de archivos físicos y demás elementos de oficina, debe ser tal
que permita suficiente espacio para el desarrollo del trabajo, y mejoren las condiciones
locativas evitando lesiones a las personas o daños a la propiedad.

Para actividades como retirar los ganchos de cosedora o cortar papel, se deben utilizar los
elementos apropiados.

De igual forma se recomienda consumir tan pronto como sea posible, los líquidos como café
o agua, y no dejar recipientes con residuos cerca de los teclados de computadores o de
archivos físicos originales.

Medio Ambiente: Un lugar de trabajo limpio y ordenado mejora el desempeño individual y

evita accidentes. La acumulación de materiales en el lugar de trabajo, genera impacto visual
y desdibuja su imagen.

Las hojas de papel pueden reutilizarse para hacer trabajos en borrador o temporales. Las
hojas que ya no se usen se deben romper antes de disponerlas en los recipientes instalados
para tal fin.
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9.0 DOCUMENTOS APLICABLES

“Requisición de Materiales y Servicios”
“Solicitud de Cotización”
“Cuadro Comparativo”
“Orden de Compra”
“Orden de Servicio”
“Contrato de Prestación de Servicios”
“Plan de Compras”
“Contrato de Arrendamiento de Maquinaria”
“Consolidado Compras”
Centro de Costos.