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Hay de apoyo un glosario, y 3 anexos que servirán para que conteste oportunamente los
cuestionamientos.
ANTECEDENTES
La compañía cuenta con tres plantas para la manufactura de productos farmacéuticos, Planta
1 la planta problema de nuestro caso, Planta 2 y Planta 3. En estas dos últimas se encuentran
también las bodegas centrales para el almacenamiento de las materias primas.
Antes que las materias primas puedan ser clasificadas como aprobadas (aptas para producción)
y almacenada en las bodegas, es necesario realizar varios análisis físicos, químicos y
microbiológicos. Control de Calidad es el área responsable de llevar a cabo estos análisis y su gran
infraestructura está ubicada en planta 2.
Existe un alto porcentaje de insumos que son comunes entre productos que se fabrican en las
tres diferentes plantas, y a raíz de esto se ve la oportunidad de realizar compras consolidadas,
logrando impactar positivamente los costos por reducción de precio (volumen de compra) y
numero de análisis.
Para que la compañía pudiera acceder a los beneficios de esta ley, se diseño el proyecto para
trasladar el área de líquidos antes ubicada en Planta 2, con una inversión muy
restringida, orientada a aumentar la capacidad y eficiencia de los sistemas de apoyo
crítico. Además se definió que la bodega de insumos de esta nueva planta 1 seria de transito y
no de almacenamiento permanente.
Esta última decisión fue tomada, basada en que las bodegas principales tenían capacidad
sobrante y que no se deseaba complicar más la operación teniendo que comprar los mismos
insumos para diferentes plantas y hacer que los proveedores entregaran en cada una
determinada cantidad y esto llevaría a incrementar el número de análisis de calidad.
La operación de la planta 1. Fue diseñada para que los insumos sigan siendo recibidos en las
bodegas principales planta 2, 3 y una vez aprobados por calidad, se realizan traslados
permanentes a planta 1, solo de los insumos requeridos para el programa de producción de
determinada semana.
LOS PROBLEMAS
Mi nombre es Claudia Marín, tengo 26 años y desde hace dos trabajo en Pharmaquímica S.A. (Ver
anexo 1 Organigrama) como programadora de una de las plantas de este reconocido grupo
empresarial, el principal objetivo de este cargo es coordinar todas las actividades al interior de la
planta para que el producto terminado este con las características correctas, a tiempo y completo
en el Centro de Distribución.
El lunes en la mañana llegue muy temprano como siempre a la oficina y estaba revisando el
correo, cuando recibí una llamada de Juan Olmos (Supervisor de Producción) a informarme:
Juan: Claudia, ingrese al área de manufactura y vi que mis muchachos estaban sin hacer nada y
me contaron que como siempre ocurre los lunes, la bodega no les ha entregado los materiales
para el lote que está programado para las 7:00 a.m. ¡Dígame! ¿Qué hago entonces?, porque
después se me devuelve la pelota a mi porque no se entrego a tiempo el producto que estaba
en faltante. (Ver anexo 2, Proceso de abastecimiento Pharmaquimica)
Claudia: ¿Cómo así? Espérame, averiguo que paso, te llamo y te digo que hacemos.
Inmediatamente colgué con Juan, llame al Coordinador de la bodega, Dubey Serna, aun sabiendo
que con su particular tranquilidad corría el riesgo de no encontrar una respuesta clara.
Claudia: Hola Dubey, cuéntame, ¿ahora qué paso que no le han entregado los insumos a la
planta?
Yo me quede por un segundo esperando que me dijera que había pasado, si él había hecho algo,
si estaba pronta a llegar o alguna esperanza….pero como si nada me dijo:
Dubey: llame a la bodega de allá a ver que le dicen.
Muy preocupada e impactada después de la respuesta de Dubey, me comunique con Jhon Jairo
Trejos, el Coordinador de la bodega Jamundi para preguntarle:
Claudia: Buenos días, ¿usted sabe por qué no despacharon el viernes los insumos para la OP
68365, que debía fabricarse hoy?, ¡No me vaya a decir otra vez que por la marcha indígena no
pudo arrimar el camión!, ¡porque esos ya deben ir por Buga!
A esto me contesto;
Jhon Jairo: JaJa! Mi amor no se me enoje, yo no sé de qué me está hablando, déjeme ya averiguo
Jhon Jairo: Mi amor es que la Polivinil Pirrolidona está en QA (ver glosario), entonces para que le
mandaba lo demás.
Claudia: ¿¡pero cómo se te ocurre!? Debiste enviar lo que tenias para ir adelantando y no parar
planta, es más fácil enviar después una sola materia prima, ¿sabes ahora qué voy a hacer con los
operarios y cuanto va a costar la línea parada?
Marque la extensión 2135 de Liliana Uribe, Coordinadora de Materias Primas (Control de Calidad
(QA) en Planta 2).
Claudia: Lily ¡ayúdame por fa!, es que la Polivinil Pirrolidona la necesitábamos para ya, ¿no dio
algún análisis?
Liliana me contesto con su marcado acento paisa: ¿Como así querida?, yo no sabía que eso era
pa’ antier, los de planeación no me priorizaron nada.
Quede muda un instante mientras asimilaba su respuesta y para mis adentros pensé: ¡∑#&P)#∞!,
para finalmente contestar:
Entre Tanto, Juan Felipe Escobar, Gerente de la planta y por consiguiente mi jefe, fue a piso de
producción para mirar cómo iba todo, la sorpresa para él, fue cuando encontró a los operarios
todos reunidos y riéndose tranquilamente, por lo que fue imposible para él no preguntar a que
se debía tan amena conversación, uno de los operarios se ofreció a explicarle a Juan Felipe que
era lo que sucedía:
Ingeniero, Como ocurre muchos lunes, No tenemos los materiales que necesitábamos para
producción en este turno, así que nos relajamos.
Otro de los operarios continúo la explicación de su compañero: Si, Ingeniero, siempre es así, los
errores que comenten los de arriba, los pagamos nosotros, nos toca trasnochar, trabajar los
sábados y hasta los domingos, así como la vez pasada, que en medio de la producción nos dimos
cuenta que nos hacían falta materiales para continuar la producción programada, porque con
ese Oracle nunca se sabe cuánto es que hay realmente en inventario entonces nos toco parar
producción, después trasnochar y trabajar el sábado.
Juan Felipe, al ver a los demás operarios de acuerdo con las opiniones de sus compañeros no le
quedo más opción que decir que le buscaría una solución a esa situación y que ya se les daría las
instrucciones a seguir.
“¡Hola! J”,
Ante tan amable saludo y el tierno emoticón, me desarmo y me toco preguntarle amablemente
por qué no se había priorizado la materia prima. A lo cual me respondió:
“Pequeña, que pena, como yo no venía desde el miércoles, solo hasta hoy que revise el correo,
me di cuenta de que el proveedor no iba a entregar según el compromiso”.
“Juan Pablo ustedes nunca piensan en las consecuencias para la planta, ahí tenemos el área
parada, nos toca cancelar el segundo turno. Nosotros les recibimos la orden sin tener los
materiales completos por la urgencia del producto, debiste dejar encargado a alguien de hacer
este seguimiento”
Lunes 9:50
No había terminado de contestarle a Juan Pablo cuando escucho a mi jefe Juan Felipe Escobar,
pidiéndome que vaya a su oficina. En cuanto entre, sin saludarme siquiera, me pregunto:
Juan Felipe: ¿Qué pasó que los de producción están allá sin hacer nada?
¡Se entero antes de que yo le informara!, pero por suerte ya tenía la información y le pude
explicar lo que paso.
Mi jefe llega animado a mi oficina, creyendo que podía salvar la situación, propone que
adelantemos el producto que sigue en el programa para mañana.
Claudia: Felipe, ese producto tuvo sobreventa y estaba en faltante entonces, todo llega justo a
tiempo según la programación, es decir, como estaba programado para mañana, los materiales
no llegan sino hasta la tarde.
Juan Felipe: China, No hay de otra más que cancele el siguiente turno y hablemos con Luz Stella
porque estoy mamado de esta situación.
Juan Felipe, cansado llamo inmediatamente a Luz Stella Osorio, Jefe de Planeación y Compras.
Juan Felipe: Luz Stella estoy muy molesto por la situación que se viene presentando, es el colmo
que nosotros tengamos a cada rato parada la planta por culpa del retraso de materiales que
llegan tarde. Nosotros atendiendo las urgencias que se dan recibimos las órdenes con los
materiales pendientes por llegar, pero ustedes no hacen el seguimiento debido.
A esto Luz Stella le responde muy enojada: ¡Yo no puedo creer que eso haya pasado, tuvo que
ser otra cosa!, Mi gente es muy buena trabajadora, debe haber algún mal entendido!
Juan Felipe más calmado le contó a Luz Stella que yo había hablado con Juan Pablo, pero ella
solamente le respondió que iba a hablar con ellos.
Entonces él le dijo: “Stella esto no puede seguir repitiéndose, ¿qué vamos a hacer?”
Luz Stella: Juan Felipe, programemos una reunión con todo el grupo y cada quien lleva sus
propuestas de mejoramiento.
Juan Felipe: Me parece bien, entonces citemos para el viernes en la mañana a todos.
Lunes 10:45
En cuanto terminaron esta conversación, Luz Stella llamo inmediatamente a Juan Pablo a su
oficina para conocer la versión de lo ocurrido.
La explicación de Juan Pablo fue la siguiente: El lunes pasado revise las órdenes con pendientes
y le pedí a Johana (Compras) que confirmara la entrega de la Polivinil Pirrolidona para el día
jueves en la mañana y ella me respondió que no me preocupara que ya había hablado con el
proveedor.
Me quede tranquilo, porque si el proveedor cumplía con la fecha pactada, para las 2:00 p.m. ya
estaría aprobada la materia prima y se podría despachar para Planta 1. Es más, yo me sorprendí
cuando hoy leí el correo que envió el proveedor desde el miércoles y que Johana me copio,
diciendo que solo podrían entregar el viernes en la mañana.
Luz Stella: ¿Y ella acaso no sabia que esa materia prima se requería con urgencia en Planta 1?,
¿Usted por qué no le recomendó eso al auxiliar? ¿Por qué no priorizaron esa llegada de
Materiales? ¿Acaso las cosas se hacen solas? ¿Y cómo es que los de la bodega de Planta 1 no
avisan que no llegaba la materia prima y ver que se podía hacer? ¿Cómo no dejo recomendado
eso con el auxiliar o creyó que se iba a priorizar en Calidad por si sola?
Juan Pablo: Luz Stella ¡discúlpeme! La verdad, no le comunique a Johana que esa materia prima
se requería para la producción del lunes y supuse que Andres (Auxiliar de Planeación) iba a estar
pendiente, pues el conoce como va a ser el programa de producción y que hace falta trasladar.
Luz Stella: ¡No me diga nada más! Razón tiene Juan Felipe de estar tan enojado.
Juan Pablo: Pero Luz Stella, eso también es injusto, porque ellos también han cometido muchos
errores últimamente, no se acuerda que la semana pasada quedamos mal en la licitación del
ministerio porque marcaron mal la fecha de fabricación del producto. Nos toco correr a conseguir
materiales y súmele los costos de mano de obra y la multa por incumplimiento. El costo total es
mucho mayor comparado con el paro de la planta por un día.
Luz Stella: Pues si Juan Pablo, eso que dice es cierto, pero ahora no necesito que compitamos con
ellos haber quien se equivoca más. Vaya reúnase con su grupo y para mañana me traen opciones
de mejoramiento al proceso de trasladar los materiales a Planta 1.
De nuevo en la Planta 1:
Mi jefe, Juan Felipe, me pregunta cómo está la situación para el día siguiente y yo le comente
que arrancaríamos una hora más tarde porque solo hasta las 08:30 tendríamos la materia
dispensada
Martes, 07:00 a.m.
Me baje de la ruta del bus casi corriendo, casi no dormí nada, pensando en que la planta hoy
tenía que empezar la producción cuanto antes. No había descargado ni la cartera y ya estaba
llamando a Liliana.
Claudia: muchas gracias Lily, recomiéndaselo al inspector. Yo mientras tanto, voy hablando con
Jhon Jairo en la bodega.
Claudia: Buenos días Jhon Jairo, de calidad me dicen que ya están aprobando la materia prima
para que dispongas todo y me envié el camión cuanto antes.
Claudia: ¡Pues claro!, no ve que hasta que no llegue la materia prima voy a seguir con la planta
parada. Ayúdeme más bien para que la carguen rápido.
Jhon Jairo: Clau, acuérdate que mientras el inspector no le haya pegado al tambor el sticker de
“aprobado”, no es posible sacar esa materia de la bodega. Pero no se preocupe, que estaré muy
pendiente.
Me fui para el entrenamiento en seguridad industrial, cada 2 minutos miraba el reloj y el tiempo
parecía estar congelado. Me fui metiendo en el tema y cuando menos pensé ya había pasado una
hora.
08:10 a.m.
Salí del auditorio y llame de nuevo a Jhon Jairo, pero cuál fue mi sorpresa cuando él me cuenta
que el inspector no ha recibido aún el rotulo de “Aprobado” y que por eso no han podido
despachar el camión.
Liliana: No querida, no te imaginas, se cayó este sistema, empezó muy lento pero ya luego se
bloqueo y no alcance a terminar de aprobar ninguna materia prima. Me quedaron faltando 5
centavos pa’ el peso.
Claudia: pero, y, ¿no podemos hacer nada?, yo necesito urgente esa materia prima, debe haber
un plan de contingencia o algo.
Liliana: Amiga, esperemos la media horita, que mientras conseguimos la autorización de mi jefe
para generar los aprobados manualmente, se arregla el sistema.
Para ese momento estaba desesperada, no sabía qué más podía hacer. Me tocaba informarle al
Supervisor de Planta, Juan, que la materia prima se había retrasado al menos una hora más. Le
pedí que aprovecharan el tiempo con los operarios repasando los procedimientos.
08:40 a.m.
Me dispongo a contarle a mi jefe, Voy con nerviosismo hacia su oficina, me imagino cómo se va
a poner, pero no hay más remedio que contarle esta situación, que no me pase como ayer que
se entero primero por otro lado.
Entro a la oficina y veo a Felipe tomándose su café, pienso… ya debe ir por la sexta taza, ojala el
nivel de cafeína no le haya alterado el genio. Le cuento en detalle todo lo ocurrido. Me pide que
me quede un momento para decidir qué hacer. Pero primero llama al jefe del sistema.
Juan Felipe: ¡que hubo Jhon! ¿Qué está pasando con el sistema?, métale el hombro a eso, que
esta semana es fin de mes y es muy crítico cualquier paro. Dígame a qué hora va a estar
solucionado el problema.
Jhon: Aun no sabemos qué está pasando, tengo a todo mi equipo evaluando la situación. En
cuanto sepamos algo les enviare a todos un correo.
Luz Stella recibe una llamada de Natalia Figueroa (Gerente de Mercadeo), para preguntarle
cuando entregaran el producto que se encuentra en faltante. Ellos lo necesitan en inventario a
más tardar mañana, pues se comprometieron con un gran cliente para participar en un evento
comercial y no pueden quedar mal y darle espacio a la competencia.
09:00 a.m.
Luz Stella: Hola Claudia, Necesito saber en qué estado está el jarabe contra la gripe. Necesitamos
ese producto como sea para mañana en el CENDIS.
Claudia: Luz Stella, desde ayer que se paró la planta por la Polivinil Pirrolidona no hemos podido
arrancar, aun estamos esperando que nos llegue esa materia prima para ver si hoy si se empieza
a trabajar. Tengo que llamar a la bodega a ver cómo va todo y le estoy contando cómo vamos.
Liliana: No nada.
Claudia: ¿Y entonces? Mire que de mercadeo ya están llamando a preguntar por ese producto.
Necesitamos iniciar producción ¡ya! No podemos quedarnos todo el día amarrados a un sistema.
Liliana: ¿Como así que de mercadeo ya llamaron? ¡Entonces la cosa si es urgente! Espere yo hablo
con Julio (Jefe de Calidad) para que me autorice la generación manual de los rótulos de
“aprobado”. No vaya a ser que me achanten ese faltante a mí.
10:00 a.m.
Al fin lo autorizan y se aprueba el despacho de las materias primas, pero resulta que como estaba
tan demorado lo de las materias primas a trasladarse, enviaron el camión al CENDIS para evacuar
la gran cantidad de producto terminado que se acumula siempre cuando es fin de mes.
Mi jefe se enfureció cuando le conté, pues ese camión le pertenece a Planta 1 y es obligación de
John Jairo consultar con Dubey sobre el programa de transporte, cuando por cosas eventuales lo
requieran en Planta 2.
4:00 p.m.
Finalmente la bodega logra entregar los materiales completos del lote a producción para iniciar
el proceso. En producción todos corren a ingresar las materias primas al área de fabricación
porque saben que esto es urgente.
Herrera: Ese agitador como que se dañó, ya llamo a mantenimiento para que lo vengan a revisar.
Herrera: Hola Néstor, si vieras que el agitador del tanque No. 1 suena muy raro algo le
pasó, Mandate a alguien para que lo revisen por fa.
Néstor Rodríguez: Pues resulta que un juego entre la base del eje y el moto-
reductor, ocasionó que la fricción se comiera el empaque por completo y esto dañó los
rodamientos que quedaron sirviendo para nada, donde no me llamen a tiempo se les cae el
agitador dentro del tanque.
Maximino: ¡Noooo pero que embarrada!, típico, “Murphy” haciendo de las suyas, voy a contarle
al Jefe a ver que hacemos.
Maximino: Juancho (Juan Olmos), la que nos faltaba, el agitador del tanque No. 1, se murió,
mantenimiento ya lo revisó y que lo mas rápido que lo entregan es mañana temprano.
Después de tan terrible noticia no me quedó de otra que ir a informarle a Juan Felipe.
Juan Felipe con la cara totalmente roja, se toma de una sola vez media taza de café y yo
esperando lo peor, finalmente, me responde con voz calmada:
Juan Felipe: Que se vayan para la casa, para que dejamos a la gente haciendo nada, pero eso sí
Claudia, haga lo que tenga que hacer para que mañana arranque esa línea SI O SI. Ahora será
llamar a poner la cara a planeación:
Luz Stella: NO, NO, NO, NO, esto no puede estar pasando, que es lo que hay que hacer para que
algo urgente me lo entreguen a tiempo, Felipe por el amor de Dios el día de faltante de ese
producto nos cuesta $30 millones, ahora que le digo yo a mercadeo si les prometí que mañana
estaba en el Cendis (centro de distribución), Jacinto me lo recomendó personalmente y yo le dije
que tranquilo, ahora voy a quedar mal soy yo bla, bla, bla, bla, bla.
Juan Felipe: Luz Stella, ese producto es imposible entregarlo mañana, y pues a mercadeo hay
que decirle la verdad ¡no hay de otra!, que no hemos podido organizarnos. Pasado mañana al
final de tarde llega el producto a Cendis, antes que no cuenten con el. Hablamos Luego.
Juan Felipe: A ver Claudia primero, La materia prima llegó tarde del proveedor,
Planeación solicitó programar el producto de urgencia en planta, nosotros aceptamos, pero
nadie hizo el respectivo seguimiento que se requería.
Planeación no priorizó la MP a control de calidad, Aquí la bodega no dio la alerta que la MP venía
tarde, En planta 2 decidieron no enviar ninguna MP por que una sola estaba en QA, Control de
calidad se demoró horas haciendo un aprobado por que se cayó Oracle, Se daña un rodamiento
de un equipo crítico y no hay repuesto en planta.
Y lo más inexplicable ¿Cómo dejamos caer un producto tan importante en faltante y en semana
de cierre?, ¿Qué pasó con todos los controles? ¿Por qué solo somos correctivos y no previsivos?
¿Qué vamos a hacer para que esto funcione?, ¡tenemos que tomar decisiones!
GLOSARIO
Dispensado: Proceso mediante el cual se toman los materiales requeridos por una
orden de producción y se dispone en bolsas plásticas debidamente identificadas
con la cantidad requerida para la fabricación de esa orden y el nombre del material
Q.A. Se utilizada para decir que un material se encuentra pendiente por
el resultado de las pruebas que determinan si un material cumple o no con los
parámetros exigidos y que determinan si es apto o no para su uso en productos
farmacéuticos.
ANEXO 1: ORGANIGRAMA