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Con frecuencia, se piensa que trabajar en una empresa grande tiene ventajas
porque todo ya está listo y no hay problemas, las cosas fluyen normalmente y los
inconvenientes son casi escasos. Curiosamente, hay quienes piensan que trabajar
en empresas pequeñas es mejor porque no hay que hacer reportes a mil personas,
sino a un jefe que generalmente es el dueño de la empresa, y si él piensa que está
bien, entonces está bien.
Ese día salí tan furiosa de la planta que decidí llamar a un par de amigos para
tomarnos algo y despejarme un poco de mis problemas, y lo que encontré me dejó
sin palabras… personas con mis mismos problemas u otros peores.
Pues… Iván, menos mal tu tienes contacto con tus proveedores y clientes, pero
para mí es un lío tener que mover toda la materia prima y material de empaque
desde otra planta; cuando estamos en semana de planeación, justo después del
cierre, los planeadores se toman tooooodo el tiempo del mundo para decidir con
qué producto se va a empezar, entonces lógicamente yo me atraso con los traslados
de mis insumos y las bodegas, que son bastantes desesperadas y poco flexibles,
se enojan y le mandan a uno correos mandándolo a uno a hacer su trabajo a tiempo,
como si uno no lo hiciera porque no le da gana, simplemente es una cadena y se
trabaja al ritmo del cuello de botella, que en este caso, es la agilidad del planeador
para decidir a tiempo.
Lo que me pasó hoy es más sencillo pero me genera una rabia del tamaño del
universo, resulta que el material de empaque no había llegado a la planta porque a
pesar de estar en la bodega No.1, no estaba aprobado físicamente, es decir, la
estiba no tenía un sticker que decía “APROBADO”.[4]
Cuando llamo a calidad, me dicen que eso ya estaba aprobado desde el lunes y qué
pasa? que como el procedimiento le da al inspector un tiempo de 5 días para pegar
un sticker, él, obviamente se toma los 5 días porque cuando tu le das un plazo a la
gente, siempre se toman hasta el último día y pues claro, el señor no había ido a
pegar el sticker y “legalmente” tenía hasta el lunes para hacerlo… la verdad, casi lo
mato!
Tiene dos grandes frustraciones que ya vamos a conocer: una Jefa que no quiere
saber nada de la planta y un jefe de producción que no respeta sus decisiones; su
gran sueño es depender de una persona objetiva entre las dos áreas.
“Por lo menos ustedes tienen problemas con bodegas, con tiempos de entrega, con
clientes y con gente ignorante que desconoce el proceso de cada una de sus
empresas, pero ustedes no se imaginan lo que me pasa a mí… En Impresos Cali[5],
trabajar es un infierno, hace como dos semanas estaba donde mi jefe hablando del
clima, estábamos en los 15 minutos de relax y comenta ella : “ Olfre (el jefe del
almacén) no se me puede ir”, le pregunté por qué, y me dice “porque tenemos que ir a
la gerencia a lo del inventario” , le pregunté : “el inventario físico[6] de diciembre?”, y
me dice, “si”, y con voz de desilusión le digo “ pero ya pa que “, han pasado 5 meses,
y se enojó. ¡¿Cómo se enoja?!, realizamos un inventario físico el 29 de Diciembre y sólo
hasta ahora se va a realizar el ajuste.
Nunca, hay certeza en la información, cuando vas a planear una OT[7] te toca llamar
a verificar si lo que hay es verdad, si la cantidad indicada en los listados que nos
entregan una vez al mes está, hace como dos meses me pasó con una cartillas de
una licitación que debían ir embolsadas, pues he mirado en el inventario y habían
7.000 bolsas y las “utilicé”; cuando los contratistas fueron a pedirlas al almacén,
pues no existían, el código desde Diciembre se había agotado.
El problema es que mi jefe no es consciente del problema del almacén, siempre los
justifica y a eso le sumamos que el jefe del almacén envuelve a un árabe en su
propio turbante, eso es lo peor.
Las bodegas no están separadas, no está separado el material bueno del malo, en
fin, pero algún día la bomba va a estallar y se va a armar el TIERRERO.
Pero eso no es lo peor, somos una empresa mediana[8] y exportamos, pero el 42%
de nuestras ventas dependen de un sólo cliente (Ver Anexo No.3), que queda en
Centro América, no hacemos más que correrles pero siempre quedamos mal con
las entregas, por varios motivos, una la sociedad portuaria, cuando un buque sale,
la mercancía debe estar en el puerto 15 días antes, y eso para producción es
mucho tiempo (Ver Anexo No.4); o por la gente, los operarios piensan que es
obligación de Editorial JEJE enviarnos trabajo, ellos piensan que siempre estará
ahí, pero este año la cosa está peliaguda y en parte la culpa es de nosotros porque
tuvimos la oportunidad de dejar de depender mucho de ellos con Editorial JAJA que
también queda en Centro América.
Es el cliente perfecto, el dueño es un señor, súper decente, ordenados, nos quieren,
envían todo con tiempo y cuando ellos se demoran saben que eso les afecta
directamente la entrega, son conscientes; pero por correrles a JEJE siempre les
incumplíamos y también se cansaron de eso.
La verdad si nos envían paquetes de trabajo, será poquito. Sin embargo eso no es
tan importante, lo que pasa es que el cuerpo de vendedores no es muy bueno, sólo
venden en temporada, yo no sé si en verdad el mercado es así, pero en el primer
semestre del año no venden nada, pero apenas llega la temporada, comienzan a
acosar, eso les llega de todo.
Por otro lado el mantenimiento es precario, el departamento no tiene jefe desde
hace 5 años, y depende de un señor, don James que está en Impresos Cali desde
hace 30 años, es el único que conoce las máquinas, y siempre hace reparaciones
para salir del momento, no son reparaciones verdaderas sólo ajustecitos que luego
generan más problemas, el punto es que es el departamento que más alta rotación
tiene, a Don James nadie le sirve, todo el mundo es malo, además que se la monta
a los pobres muchachos nuevos, hasta que los aburre, los mama y se queda
siempre sin personal, por ejemplo, en estos momentos que la planta está sin trabajo
y se puede aprovechar para realizar todas las reparaciones pertinentes y tener las
máquinas como lulitos para la temporada (si llega), no hay suficiente personal , a
los poquitos que hay les toca empezar una máquina, parar porque otra se dañó y
así se la pasan; apagando incendios.
La verdad no sabemos que es peor, sin Don James que cree que nadie le sirve o el
gerente que le cree todo a Don James.
Lo más triste es que la dos gerencias no son conscientes de esto, el clima laboral
en Impresos Cali es pesado, bien pesado, hay mucha envidia , los departamentos
no se ayudan, por ejemplo mi jefe con el jefe de producción tienen una relación mas
bien jarta, eso yo creo que se debe a que el jefe de producción era antes el jefe de
planeación y juzga mucho, por el otro lado mi jefe es muy terca y como les
comentaba no es consciente de los problemas, ella es peor que el Pibe, y no, no
todo está bien siempre.
La verdad yo quisiera poder arreglar todo, para eso me metí a estudiar logística,
pero en Impresos Cali los únicos que tienen derecho o que hacen las cosas bien
son los gerentes, el resto de personal son bobos, y nunca hacen nada bien, eso en
parte es lo que tiene el ambiente tan pesado, por otro lado siempre hay alguien
detrás esperando a que medio te resbales para caerte encima y dejarte como una
m#$@&!!!
Y eso que es una empresa disque Mediana, pero bien dicen por ahí Pueblo chico,
infierno GRANDE!”
Cuando por fin Andrea termina de desahogarse del infierno en donde trabaja, Iván
sonríe de la manera más relajada e irónica, porque se da cuenta que no está tan
mal y nos dice:
[1]El producto de SANA.COM es de alto cuidado por fácil contaminación. Después de su proceso de fabricación, debe ser
envasado en su empaque primario en un área de condiciones de humedad y temperatura controlada, para evitar
contaminación o inconvenientes de cualquier tipo. Es imposible fabricar y dejar el producto esperando varios días para ser
envasado.
[2] Estiba = Paleta: plataforma horizontal de una estructura definida de acuerdo a las necesidades del mercado, de altura
mínima compatible con el manejo de montacargas, estibadores (eléctricos o manuales) y otros equipos de manejo de
materiales apropiados, usada como base para el ensamble, el almacenamiento, el manejo y el transporte de mercancías y
cargas; permite manipular y almacenar al mismo tiempo y en un solo movimiento varios objetos poco manejables, pesados
y/o voluminosos
[3] Business Alliance for Secure Commerce: es una alianza empresarial internacional que promueve un comercio seguro en
cooperación con gobiernos y organismos internacionales.
[4] Toda materia prima, material de empaque o producto terminado, tiene diferentes estados dentro de la empresa; Amarillo:
Cuarentena, Verde: Aprobado y Rojo: Rechazado.
[5] Empresa dedica al sector de artes graficas, en cuánto a impresión.
[6] Trata de una estadística física o palpable de aquellos que hay en existencias en la empresa y para diferenciarlos de la
existencia registradas. El inventario físico se efectúa periódicamente, casi siempre en el cierre del periodo fiscal de la empresa,
para efecto de balance contable.
[7] Orden de trabajo, indica los procesos, materiales, máquinas, despacho, distribución de un pedido.
[8] En Colombia de acuerdo con la definición de la ley 590 de 2000 y la ley 905 de 2004 la microempresa es toda unidad de
explotación económica realizada por persona natural o jurídica, en actividades empresariales, agropecuarias, industriales,
comerciales o de servicio, rural o urbana con planta de personal hasta 10 trabajadores y activos de menos de 501 salarios
mínimos legales mensuales vigentes. Según la ley 905 de2004 la pequeña empresa es aquella con una planta de personal
entre 11 y 50 trabajadores o activos entre 501 y 5000 salarios mínimos legales mensuales vigentes; por último la mediana
empresa es aquella que cuenta con una planta de personal entre 51 y 200 trabajadores o activos totales entre 5001 y 30000
salarios mínimos legales mensuales vigentes.
[9] Ver Definición de empresa mediana pie de página No 8
[10] ISO 9000, son un conjunto de normas que según su definición constituyen un modelo para el aseguramiento de la
Calidad en el diseño, el desarrollo, la producción, la instalación y el servicio. http://www.uptc.edu.co/sigma/standares/ (Fecha
de consulta: 09 de Junio de 2009)
[11] ISO 14000, es un conjunto de procedimientos que proporcionan a la dirección de la empresa, las reglas y pautas para elaborar un
sistema de gestión medioambiental que permita una mejora ambiental continua en sus procesos productivos. Estas normas son de
adopción voluntaria y de reconocimiento internacional. http://www.revistavirtualpro.com/revista/ (Fecha de consulta: 09 de Junio de
2009)
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julio 29th, 2009 | Posted in General | No Comments »
ANEXO 1
Author: Andres Lopez Astudillo
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julio 29th, 2009 | Posted in General | No Comments »
ANEXO 2 : FLUJOGRAMA PALETAS DE MAERA
Author: Andres Lopez Astudillo
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julio 29th, 2009 | Posted in General | No Comments »
ANEXO 3
Author: Andres Lopez Astudillo
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julio 29th, 2009 | Posted in General | No Comments »
ANEXO 4: FLUJO DE DESPACHO
Author: Andres Lopez Astudillo
Día 1: Salida desde Impresos Cali hacia Buenaventura. Se debe realizar a primera
hora para que llegue al puerto seis horas después, y poder alcanzar a realizar la
entrada.
Día 3: Es el día en que el contenedor debe ya estar en los patios del puerto listo
para ser embarcado. Ya para este día debe estar revisado por antinarcóticos, los
documentos en la aduana y todos los trámites respectivos.
Día 10: Es el día de zarpe, es decir, el día que sale a navegar, son 5 días de tránsito.
Día 15: Día de llegada al puerto del país destino, una vez el buque ha llegado se
debe realizar todos los trámites de nacionalización y despacho terrestre en caso
de ser necesario.
Fortalezas Oportunidades
Debilidades Amenazas
Diagnóstico de la situación
EMPRESA GRANDE: La empresa cuenta con muchos problemas internos
relacionados con el cumplimiento de los procedimientos y sin duda alguna,
demoras en los tiempos de entrega en la línea de producción, también
resaltamos, la falta de compromiso de los empleados para el cumplimento de
los logros.
EMPRESA MEDIANA: El problema que tiene esta empresa es la falta de
responsabilidad de los jefes con su empresa, la desorganización, la falta de
unión y la poca productividad por el trabajo en equipo. Si bien se sabes que si
en la empresa no hay una coordinación en la línea de producción, se pueden
producir fallas y retrasos en el cumplimiento del pedido.
EMPRESAS PEQUEÑAS: Este tipo de empresas según el caso, son las más
organizadas y tienen definidos los objetivos y metas de las organización, así
como la misión y visión, buscan siempre el mejoramiento continuo, y por último,
busca que el trabajador se encuentre en un ambiente propicio para desarrollar
sus actividades.
Soluciones
Teniendo en cuenta los problemas de las empresas, descritos en el estudio de caso a que
da lugar esta respuesta….se plantean las siguientes soluciones
1.Para el caso de la empresa donde Andrea, es “programador de planta” en la cual su
problema es las desviaciones presentes en la organización por su jefa, gerencia y por el
jefe de producción, en primera instancia Andrea, debe caer en cuenta a gerencia de que
los procedimientos y estándares tienen un fin en cada caso y el seguimiento de gerencia
en cada uno de ellos juega un papel importante para garantizar el cumplimiento de cada
una de las partes que integran la organización, de eta forma fluya con el menor de los
problemas posibles y en el mejor de los casos los problemas no existan en esta, si bien el
departamento de producción se encarga de originar el producto, planeación teniendo en
cuenta todos los estándares que crea la empresa y las normas de obligación, debe concebir
lo necesario y razonable para lograr tener la producción a la medida requerida y en los
tiempos propuestos; es por ello que si Andrea logra que gerencia sea consciente de eso,
baje directrices necesarias para que todos los departamentos trabajen en equipo, es de
aquí que la logística es lograda con resultados satisfactorios, cada departamento es
responsable de sus actividades pero sin embargo cada uno depende del otro y si no hay
planificación de la actividad hay riesgo de que los resultados no sean satisfactorios.
De aquí la gerencia y a quien le corresponda en cada caso, debe verificar que los tiempos
propuestos para el cumplimiento de cada compromiso se cumplido, antes de acuerdo a la
necesidad, pactar los compromisos en los tiempos paralelos a cada situación puntual, para
evitar que la falta de compromiso o parecer particular de cualquier miembro o
departamento, permita el incumplimiento de los compromisos.
2. En la empresa en la que Iván, hace parte de la organización deben ser conscientes que
en cuanto una empresa va creciendo así mismo son las exigencias desde todas las
perspectivas, incluso la exigencia de normas.
Es por ello que así como las exigencias para esta empresa se van desencadenando, esta
debe llevar a la misma línea a todos los interesados; de aquí la necesidad de contar con
proveedores certificados, a final de todo los beneficios los ve la empresa en las obligaciones
de cumplimiento de compromiso con sus proveedores cuando están certificados, de manera
que hay cumplimiento en los pedidos de materia prima y esos en los pedidos de los clientes
con las solicitudes de producto, ya que no habrán incumplimientos la ejecución ni en la
entrega y si los hay serán mínimos que no son lo suficiente para evitar el cumplimiento
(pueden ser solucionados); así mismo el compromiso al interior de la organización debe
llevar a procedimental los compromisos con tiempos más ajustados a la realidad del
ambiente de trabajo, es decir, los tiempos pactados para la ejecución debe ser acorde con
los spot de material y se debe adicional dejar claro al departamento de calidad y a quien
más corresponda, que en inventario se deben tener listos los materiales que se necesitan
en el momento en que quien los va a utilizar, los pueda tener disponibles en cada
momentos. Es un compromiso de las organizaciones procurar con el cuidado del medio
ambiente, así como garantizar a sus clientes la prestación de un buen servicio y/o buen
producto, por ello, si los proveedores que actualmente tiene esta empresa no cumplen ni
pueden cumplir con los requerimientos requeridos, se deben buscar otras opciones.
Presentación del mapa de Procesos Correctos