CASO: COORDINANDO UNA PLANTA DE PRODUCCIÓN

ANTECEDENTES

La compañía cuenta con tres plantas para la manufactura de productos farmacéuticos, Planta 1 la planta
problema de nuestro caso, Planta 2 y Planta 3. En estas dos últimas se encuentran también las bodegas
centrales para el almacenamiento de las materias primas.

Antes que las materias primas puedan ser clasificadas como aprobadas (aptas para producción) y almacenada
en las bodegas, es necesario realizar varios análisis físicos, químicos y microbiológicos. Control de Calidad es
el área responsable de llevar a cabo estos análisis y su gran infraestructura está ubicada en planta 2.
Existe un alto porcentaje de insumos que son comunes entre productos que se fabrican en las tres diferentes
plantas, y a raíz de esto se ve la oportunidad de realizar compras consolidadas, logrando impactar
positivamente los costos por reducción de precio (volumen de compra) y numero de análisis.

La planta 1. Que comenzó operación en el año 2005, se destinó para la manufactura de productos líquidos,
para aprovechar los beneficios de la “Ley Páez”.

Para que la compañía pudiera acceder a los beneficios de esta ley, se diseñó el proyecto para trasladar el área
de líquidos antes ubicada en Planta 2, con una inversión muy restringida, orientada a aumentar la capacidad y
eficiencia de los sistemas de apoyo crítico. Además, se definió que la bodega de insumos de esta nueva planta
1 seria de tránsito y no de almacenamiento permanente. Esta última decisión fue tomada, basada en que las
bodegas principales tenían capacidad sobrante y que no se deseaba complicar más la operación teniendo que
comprar los mismos insumos para diferentes plantas y hacer que los proveedores entregaran en cada una
determinada cantidad y esto llevaría a incrementar el número de análisis de calidad. La operación de la planta
1. Fue diseñada para que los insumos sigan siendo recibidos en las bodegas principales planta 2, 3 y una vez
aprobados por calidad, se realizan traslados permanentes a planta 1, solo de los insumos requeridos para el
programa de producción de determinada semana.

LOS PROBLEMAS

Mi nombre es Claudia Marín, tengo 26 años y desde hace dos trabajo en Pharmaquímica S.A. (Ver anexo 1
Organigrama) como programadora de una de las plantas de este reconocido grupo empresarial, el principal
objetivo de este cargo es coordinar todas las actividades al interior de la planta para que el producto terminado
este con las características correctas, a tiempo y completo en el Centro de Distribución.

Y, éste, es un día típico en mi trabajo:

Lunes 7:00 a.m.

El lunes en la mañana llegué muy temprano como siempre a la oficina y estaba revisando el correo, cuando
recibí una llamada de Juan Olmos (Supervisor de Producción) a informarme:

Juan: Claudia, ingresé al área de manufactura y vi que mis muchachos estaban sin hacer nada y me contaron
que como siempre ocurre los lunes, la bodega no les ha entregado los materiales para el lote que está
programado para las 7:00 a.m. ¡Dígame! ¿Qué hago entonces?, porque después se me devuelve la pelota a
mi porque no se entregó a tiempo el producto que estaba en faltante.

Claudia: ¿Cómo así? Espérame, averiguo que paso, te llamo y te digo que hacemos.
Lunes 7:40 a.m.

Inmediatamente colgué con Juan, llame al Coordinador de la bodega, Dubey Serna, aun sabiendo que con su
particular tranquilidad corría el riesgo de no encontrar una respuesta clara.

Claudia: Hola Dubey, cuéntame, ¿ahora qué paso que no le han entregado los insumos a la planta?

Dubey me responde: es que de Planta 2 no mandaron nada para ese lote.

Yo me quede por un segundo esperando que me dijera que había pasado, si él había hecho algo, si estaba
pronta a llegar o alguna esperanza….pero como si nada me dijo:

Dubey: llame a la bodega de allá a ver que le dicen.

Lunes 7:45 a.m.

Muy preocupada e impactada después de la respuesta de Dubey, me comunique con John Jairo Trejos, el
Coordinador de la bodega Jamundí para preguntarle:

Claudia: Buenos días, ¿usted sabe por qué no despacharon el viernes los insumos para la OP 68365, que debía
fabricarse hoy?, ¡No me vaya a decir otra vez que por la marcha indígena no pudo arrimar el camión!, ¡porque
esos ya deben ir por Buga!

A esto me contesto;

John Jairo: Jajá! Mi amor no se me enoje, yo no sé de qué me está hablando, déjeme ya averiguo

Me dejo esperando como 10 minutos y yo oyendo……..♪Somos gente Pharmaquimica ♪♪♪♪♪♪♪♪ (Himno de

la empresa) Cuando al fin regreso me dice:

John Jairo: Mi amor es que la Polivinilo Pirrolidina está en QA (ver glosario), entonces para que le mandaba
lo demás.

Claudia: ¿¡pero ¿¡cómo se te ocurre!? Debiste enviar lo que tenías para ir adelantando y no parar planta, es
más fácil enviar después una sola materia prima, ¿sabes ahora qué voy a hacer con los operarios y cuánto va
a costar la línea parada?

Respiré profundo y le agradecí por la información.

Lunes 8:10 a.m.

Marque la extensión 2135 de Liliana Uribe, Coordinadora de Materias Primas (Control de Calidad (QA) en Planta
2).

Claudia: Lily ¡ayúdame por fa!, es que la Polivinil Pirrolidona la necesitábamos para ya, ¿no dio algún análisis?

Liliana me contesto con su marcado acento paisa: ¿Como así querida?, yo no sabía que eso era pa’ antier, los
de planeación no me priorizaron nada.
Quede muda un instante mientras asimilaba su respuesta y para mis adentros pensé: ¡∑#&P)#∞!, para
finalmente contestar:

Claudia: Ahhhh! Bueno Lily, gracias, de todas formas, te la recomiendo.

Liliana: Amiguis, no se me preocupe, se lo tengo para mañana a las 7:00 a.m.

Claudia: Listo, voy a coordinar para que el camión este allá a primera hora.

Lunes 9:30 a.m.

Llame varias veces desesperada a planeación, al líder, al auxiliar y ninguno me contestaba.

Entre Tanto, Juan Felipe Escobar, Gerente de la planta y por consiguiente mi jefe, fue a piso de producción
para mirar cómo iba todo, la sorpresa para él fue cuando encontró a los operarios todos reunidos y riéndose
tranquilamente, por lo que fue imposible para él no preguntar a que se debía tan amena conversación, uno de
los operarios se ofreció a explicarle a Juan Felipe que era lo que sucedía:

Ingeniero, Como ocurre muchos lunes, No tenemos los materiales que necesitábamos para producción en este
turno, así que nos relajamos.

Otro de los operarios continúo la explicación de su compañero: Si, Ingeniero, siempre es así, los errores que
comenten los de arriba, los pagamos nosotros, nos toca trasnochar, trabajar los sábados y hasta los domingos,
así como la vez pasada, que en medio de la producción nos dimos cuenta que nos hacían falta materiales para
continuar la producción programada, porque con ese Oracle nunca se sabe cuánto es que hay realmente en
inventario entonces nos tocó parar producción, después trasnochar y trabajar el sábado.

Juan Felipe, al ver a los demás operarios de acuerdo con las opiniones de sus compañeros no le quedo más
opción que decir que le buscaría una solución a esa situación y que ya se les daría las instrucciones a seguir.

Ya cansada de tratar de comunicarme con alguien de planeación, decidí verificar en el comunicado y vi que
ambos estaban on line, así que escribí, dispuesta a pelear con el que fuera, porque esta situación ya me tenía
cansada. Le escribí a Juan Pablo Valencia, líder de planeación de líquidos y ahí sí, de una me respondió:

“¡Hola! J”,

Ante tan amable saludo y el tierno emoticón, me desarmo y me toco preguntarle amablemente por qué no se
había priorizado la materia prima. A lo cual me respondió:

“Pequeña, que pena, como yo no venía desde el miércoles, solo hasta hoy que revisé el correo, me di cuenta
de que el proveedor no iba a entregar según el compromiso”.

“Juan Pablo ustedes nunca piensan en las consecuencias para la planta, ahí tenemos el área parada, nos toca
cancelar el segundo turno. Nosotros les recibimos la orden sin tener los materiales completos por la urgencia
del producto, debiste dejar encargado a alguien de hacer este seguimiento”

Lunes 9:50

No había terminado de contestarle a Juan Pablo cuando escucho a mi jefe Juan Felipe Escobar, pidiéndome
que vaya a su oficina. En cuanto entre, sin saludarme siquiera, me pregunto:
Juan Felipe: ¿Qué pasó que los de producción están allá sin hacer nada?

¡Se entero antes de que yo le informara!, pero por suerte ya tenía la información y le pude explicar lo que paso.

Lunes 10:15 a.m.

Mi jefe llega animado a mi oficina, creyendo que podía salvar la situación, propone que adelantemos el producto
que sigue en el programa para mañana.

Me toco darle la mala noticia:

Claudia: Felipe, ese producto tuvo sobreventa y estaba en faltante entonces, todo llega justo a tiempo según la
programación, es decir, como estaba programado para mañana, los materiales no llegan sino hasta la tarde.

Juan Felipe: China, No hay de otra más que cancele el siguiente turno y hablemos con Luz Stella porque estoy
mamado de esta situación.

Juan Felipe, cansado llamo inmediatamente a Luz Stella Osorio, jefe de Planeación y Compras.

Juan Felipe: Luz Stella estoy muy molesto por la situación que se viene presentando, es el colmo que nosotros
tengamos a cada rato parada la planta por culpa del retraso de materiales que llegan tarde. Nosotros
atendiendo las urgencias que se dan recibimos las órdenes con los materiales pendientes por llegar, pero
ustedes no hacen el seguimiento debido.

A esto Luz Stella le responde muy enojada: ¡Yo no puedo creer que eso haya pasado, tuvo que ser otra cosa!,
Mi gente es muy buena trabajadora, debe haber algún mal entendido!

Juan Felipe más calmado le contó a Luz Stella que yo había hablado con Juan Pablo, pero ella solamente le
respondió que iba a hablar con ellos.

Entonces él le dijo: “Stella esto no puede seguir repitiéndose, ¿qué vamos a hacer?”

Luz Stella: Juan Felipe, programemos una reunión con todo el grupo y cada quien lleva sus propuestas de
mejoramiento.

Juan Felipe: Me parece bien, entonces citemos para el viernes en la mañana a todos.

Lunes 10:45

En cuanto terminaron esta conversación, Luz Stella llamo inmediatamente a Juan Pablo a su oficina para
conocer la versión de lo ocurrido.

La explicación de Juan Pablo fue la siguiente: El lunes pasado revise las órdenes con pendientes y le pedí a
Johana (Compras) que confirmara la entrega de la Polivinil Pirrolidona para el día jueves en la mañana y ella
me respondió que no me preocupara que ya había hablado con el proveedor.

Me quede tranquilo, porque si el proveedor cumplía con la fecha pactada, para las 2:00 p.m. ya estaría aprobada
la materia prima y se podría despachar para Planta 1. Es más, yo me sorprendí cuando hoy leí el correo que
envió el proveedor desde el miércoles y que Johana me copio, diciendo que solo podrían entregar el viernes en
la mañana.
Luz Stella: ¿Y ella acaso no sabía que esa materia prima se requería con urgencia en Planta 1?, ¿Usted por
qué no le recomendó eso al auxiliar? ¿Por qué no priorizaron esa llegada de Materiales? ¿Acaso las cosas se
hacen solas? ¿Y cómo es que los de la bodega de Planta 1 no avisan que no llegaba la materia prima y ver que
se podía hacer? ¿Cómo no dejo recomendado eso con el auxiliar o creyó que se iba a priorizar en Calidad por
si sola?

Juan Pablo: Luz Stella ¡discúlpeme! La verdad, no le comunique a Johana que esa materia prima se requería
para la producción del lunes y supuse que Andres (Auxiliar de Planeación) iba a estar pendiente, pues el conoce
como va a ser el programa de producción y que hace falta trasladar.

Luz Stella: ¡No me diga nada más! Razón tiene Juan Felipe de estar tan enojado.

Juan Pablo: Pero Luz Stella, eso también es injusto, porque ellos también han cometido muchos errores
últimamente, no se acuerda que la semana pasada quedamos mal en la licitación del ministerio porque
marcaron mal la fecha de fabricación del producto. Nos tocó correr a conseguir materiales y súmele los costos
de mano de obra y la multa por incumplimiento. El costo total es mucho mayor comparado con el paro de la
planta por un día.

Luz Stella: Pues si Juan Pablo, eso que dice es cierto, pero ahora no necesito que compitamos con ellos haber
quien se equivoca más. Vaya reúnase con su grupo y para mañana me traen opciones de mejoramiento al
proceso de trasladar los materiales a Planta 1.

De nuevo en la Planta 1:

Mi jefe, Juan Felipe, me pregunta cómo está la situación para el día siguiente y yo le comenté que arrancaríamos
una hora más tarde porque solo hasta las 08:30 tendríamos la materia dispensada
Martes, 07:00 a.m.

Me bajé de la ruta del bus casi corriendo, casi no dormí nada, pensando en que la planta hoy tenía que empezar
la producción cuanto antes. No había descargado ni la cartera y ya estaba llamando a Liliana.

Claudia: Buenos días, Lily, ¿Ya está aprobada la POLIVINIL PIRROLIDONA?

Liliana: No te preocupes, que precisamente en este momento estaba ingresando al sistema (Oracle –
manufactura) para darle el aprobado.

Claudia: muchas gracias, Lily, recomiéndaselo al inspector. Yo mientras tanto, voy hablando con Jhon Jairo en
la bodega.

Claudia: Buenos días Jhon Jairo, de calidad me dicen que ya están aprobando la materia prima para que
dispongas todo y me envié el camión cuanto antes.

Jhon Jairo: ¡Hola, mi amor!, ¿Cómo amaneció, sigue muy estresada?

Claudia: ¡Pues claro!, no ve que hasta que no llegue la materia prima voy a seguir con la planta parada.
Ayúdeme más bien para que la carguen rápido.

Jhon Jairo: Clau, acuérdate que mientras el inspector no le haya pegado al tambor el sticker de “aprobado”, no
es posible sacar esa materia de la bodega. Pero no se preocupe, que estaré muy pendiente.

Claudia: Volveré a llamar en media hora para ver si ya salió el camión.

Me fui para el entrenamiento en seguridad industrial, cada 2 minutos miraba el reloj y el tiempo parecía estar
congelado. Me fui metiendo en el tema y cuando menos pensé ya había pasado una hora.

08:10 a.m.

Salí del auditorio y llame de nuevo a Jhon Jairo, pero cuál fue mi sorpresa cuando él me cuenta que el inspector
no ha recibido aún el rotulo de “Aprobado” y que por eso no han podido despachar el camión.

Claudia: Hola Liliana! ¿Qué fue lo que paso?

Liliana: No querida, no te imaginas, se cayó este sistema, empezó muy lento pero ya luego se bloqueo y no
alcance a terminar de aprobar ninguna materia prima. Me quedaron faltando 5 centavos pa’ el peso.

Claudia: ¿Y entonces qué podemos hacer?

Liliana: Ya llamé a soporte Oracle y me contesto Jhon (Jhon Vergara es el responsable del Sistema de
Información) y es tan conchudo que me pregunta si ya reinicié el equipo. Que tal la respuesta de este, pero
como casi me lo trago, se metió al sistema y se dio cuenta que algo estaba fallando. Esperemos media hora
para ver si se solucionan rápido el problema.

Claudia: pero, y, ¿no podemos hacer nada?, yo necesito urgente esa materia prima, debe haber un plan de
contingencia o algo.

Liliana: Amiga, esperemos la media horita, que mientras conseguimos la autorización de mi jefe para generar
los aprobados manualmente, se arregla el sistema.

Para ese momento estaba desesperada, no sabía qué más podía hacer. Me tocaba informarle al Supervisor de
Planta, Juan, que la materia prima se había retrasado al menos una hora más. Le pedí que aprovecharan el
tiempo con los operarios repasando los procedimientos.

08:40 a.m.

Me dispongo a contarle a mi jefe, Voy con nerviosismo hacia su oficina, me imagino cómo se va a poner, pero
no hay más remedio que contarle esta situación, que no me pase como ayer que se enteró primero por otro
lado.

Entro a la oficina y veo a Felipe tomándose su café, pienso… ya debe ir por la sexta taza, ojalá el nivel de
cafeína no le haya alterado el genio. Le cuento en detalle todo lo ocurrido. Me pide que me quede un momento
para decidir qué hacer. Pero primero llama al jefe del sistema.

Juan Felipe: ¡que hubo Jhon! ¿Qué está pasando con el sistema?, métale el hombro a eso, que esta semana
es fin de mes y es muy crítico cualquier paro. Dígame a qué hora va a estar solucionado el problema.

Jhon: Aun no sabemos qué está pasando, tengo a todo mi equipo evaluando la situación. En cuanto sepamos
algo les enviare a todos un correo.

Mientras tanto en Planeación y Compras….

Luz Stella recibe una llamada de Natalia Figueroa (Gerente de Mercadeo), para preguntarle cuando entregaran
el producto que se encuentra en faltante. Ellos lo necesitan en inventario a más tardar mañana, pues se
comprometieron con un gran cliente para participar en un evento comercial y no pueden quedar mal y darle
espacio a la competencia.

Luz Stella: Natalia, déjame llamo a la planta y te confirmo como vamos.

09:00 a.m.

Luz Stella: Hola Claudia, Necesito saber en qué estado está el jarabe contra la gripe. Necesitamos ese producto
como sea para mañana en el CEDI

Claudia: Luz Stella, desde ayer que se paró la planta por la Polivinil Pirrolidona no hemos podido arrancar, aún
estamos esperando que nos llegue esa materia prima para ver si hoy si se empieza a trabajar. Tengo que llamar
a la bodega a ver cómo va todo y le estoy contando cómo vamos.

Sin saber que hacer llamo de nuevo a Calidad.

Claudia: ¿Liliana los de sistemas le han dicho algo?

Liliana: No nada.

Claudia: ¿Y entonces? Mire que de mercadeo ya están llamando a preguntar por ese producto. Necesitamos
iniciar producción ¡ya! No podemos quedarnos todo el día amarrado a un sistema.

Liliana: ¿Como así que de mercadeo ya llamaron? ¡Entonces la cosa si es urgente! Espere yo hablo con Julio
(jefe de Calidad) para que me autorice la generación manual de los rótulos de “aprobado”. No vaya a ser que
me achanten ese faltante a mí.

10:00 a.m.

Al fin lo autorizan y se aprueba el despacho de las materias primas, pero resulta que como estaba tan demorado
lo de las materias primas a trasladarse, enviaron el camión al CENDIS para evacuar la gran cantidad de
producto terminado que se acumula siempre cuando es fin de mes.

Mi jefe se enfureció cuando le conté, pues ese camión le pertenece a Planta 1 y es obligación de John Jairo
consultar con Dubey sobre el programa de transporte, cuando por cosas eventuales lo requieran en Planta 2.

4:00 p.m.

Finalmente la bodega logra entregar los materiales completos del lote a producción para iniciar el proceso. En
producción todos corren a ingresar las materias primas al área de fabricación porque saben que esto es
urgente.

Maximino Morales, Operario de Manufactura, comienza la adición al tanque de fabricación de la primera

cantidad de agua requerida para el producto, cuando esta se completa, comienza a alistar las materias prima
para adicionarlas, pero primero enciende el agitador del tanque de mezcla como lo dice el procedimiento (Ver
Anexo 3 Proceso de producción). A Maximino le parece que el agitador presenta un ruido extraño y le
pregunta a su compañero:

Maximino: Herrera, ¿No le parece que esto suena como raro?

Herrera: Apáguelo y vuelva a prender a ver si se le quita.

Maximino: ¡Listo!, pero mira que nada, el ruido es peor ahora.

Herrera: Ese agitador como que se dañó, ya llamo a mantenimiento para que lo vengan a revisar.

Y Herrera fue hasta la oficina del supervisor de producción a llamar.

Néstor Rodríguez: Mantenimiento a la orden.

Herrera: Hola Néstor, si vieras que el agitador del tanque No. 1 suena muy raro algo le pasó, Mandate a alguien
para que lo revisen por fa.

Néstor: Yo ya voy para allá.

10 minutos después llega mantenimiento a revisar el agitador del tanque y después de 20 minutos de minuciosa
revisión:

Maximino: ¿Cómo lo viste?

Néstor Rodríguez: Pues resulta que un juego entre la base del eje y el moto-reductor, ocasionó que la fricción
se comiera el empaque por completo y esto dañó los rodamientos que quedaron sirviendo para nada, donde
no me llamen a tiempo se les cae el agitador dentro del tanque.

Maximino: ¿Pero lo arreglan ahora o qué?

Néstor: Este tipo de rodamientos no lo tenemos en inventario, me toca pedirlos ya al proveedor para que nos
los mande urgente, pero de todos modos hasta que no lleguen no empiezo a desmontar esto. Para hoy no
me comprometo a tenerle esto listo, esto nos toma toda la noche y si todo sale bien y no tengo mayores
inconvenientes, mañana a primera hora se lo entrego.

Maximino: ¡Nopo pero que embarrada!, típico, “Murphy” haciendo de las suyas, voy a contarle al Jefe a ver
que hacemos.

Maximino: Juancho (Juan Olmos), la que nos faltaba, el agitador del tanque No. 1, se murió, mantenimiento ya
lo revisó y que lo más rápido que lo entregan es mañana temprano.

Juan Olmos: Esto si es la tragedia, Claudia se va a morir cuando le cuente……………

Después de tan terrible noticia no me quedó de otra que ir a informarle a Juan Felipe.

Claudia: Felipe hoy tampoco podemos arrancar porque………

Y le conté los últimos acontecimientos en fabricación.

Juan Felipe con la cara totalmente roja, se toma de una sola vez media taza de café y yo esperando lo peor,
finalmente, me responde con voz calmada:

Juan Felipe: Que se vayan para la casa, para que dejásemos a la gente haciendo nada, pero eso sí Claudia,
haga lo que tenga que hacer para que mañana arranque esa línea SI O SI. Ahora será llamar a poner la cara a
planeación:
Luz Stella: NO, NO, NO, NO, esto no puede estar pasando, que es lo que hay que hacer para que algo urgente
me lo entreguen a tiempo, Felipe por el amor de Dios el día de faltante de ese producto nos cuesta $30 millones,
ahora que le digo yo a mercadeo si les prometí que mañana estaba en el Cendis (centro de distribución),
Jacinto me lo recomendó personalmente y yo le dije que tranquilo, ahora voy a quedar mal soy yo bla, bla, bla,
bla, bla.

Juan Felipe: Luz Stella, ese producto es imposible entregarlo mañana, y pues a mercadeo hay que decirle la
verdad ¡no hay de otra!, que no hemos podido organizarnos. Pasado mañana al final de tarde llega el producto
a Cendis, antes que no cuenten con él. Hablamos Luego.

Juan Felipe: A ver Claudia primero, La materia prima llegó tarde del proveedor,
Planeación solicitó programar el producto de urgencia en planta, nosotros aceptamos, pero nadie hizo el
respectivo seguimiento que se requería.

Planeación no priorizó la MP a control de calidad, Aquí la bodega no dio la alerta que la MP venía tarde, En
planta 2 decidieron no enviar ninguna MP por que una sola estaba en QA, Control de calidad se demoró horas
haciendo un aprobado por que se cayó Oracle, Se daña un rodamiento de un equipo crítico y no hay repuesto
en planta.

Según el caso anterior y después realizar el análisis explique:

1. ¿Cómo dejamos caer un producto tan importante en faltante y en semana de cierre?

2. ¿Qué pasó con todos los controles?
3. ¿Por qué solo somos correctivos y no previsivos?
4. ¿Qué vamos a hacer para que esto funcione?,
5. Que decisiones y cambios usted tomaría