COMO PRESENTAR UN PROYECTO

Y SU SEGUIMIENTO
1 RESUMEN
ELEMENTOS DE UNA PROPUESTA

Diseñar una propuesta es en realidad la creación de un plan para un proyecto eficaz: un

plan que le guiará a usted y a su organización, a través de la vida del proyecto (WWF,

1992).

1. Introducción

La introducción proporciona un vistazo general del proyecto propuesto. El formato a

menudo es dictado por los donantes. Algunos donantes solicitan un resumen y/o una

página de título expresando la misma información. Los puntos que son importantes de

transmitir son, por lo general, el nombre del proyecto, la organización patrocinadora, un

resumen del proyecto de una página que incluya los resultados esperados, el tiempo

estimado de duración del proyecto, la o las personas encargadas de su administración y

las fuentes totales de financiamiento para el proyecto (contribuciones, donantes /

asociados, contrapartidas), además de lo que usted está solicitando.

2. Metas y Objetivos

Enfóquese en la importancia de una exposición simple y directa de las metas y objetivos

del proyecto. Estos son dos de los elementos básicos que forman cualquier propuesta.

2.1 Metas (goals) son los resultados, a largo plazo, que el proyecto pretende

lograr. El proyecto debe ser una parte de una estrategia total para cumplir la

misión de la organización. Las metas del proyecto son una expresión de cómo

encaja con las aspiraciones a largo plazo de la organización.

2.2 Objetivos de un proyecto responden directamente a la misión de la

organización, son los productos específicos que guían las acciones de la

Organización y que derivan en actividades. Es de gran ayuda plantear los

objetivos en términos precisos, mensurables, cuantificables y dentro de un plazo

determinado.

Los objetivos, al igual que las metas, deben estar directamente relacionados con

La ejecución, monitoreo y plan de evaluación del proyecto.

3. Planteamiento de la necesidad

El planteamiento de la necesidad describe el problema específico sobre el cual se

enfocará el proyecto. Este deberá centrar su atención sobre los grupos que se verán

impactados. El planteamiento deberá incluir el lugar en donde se llevarán a cabo las

actividades del proyecto y los beneficiados. Ilustre la importancia del proyecto a través

de una descripción de la situación y del trabajo que se lleva actualmente en dicha área.

Su planteamiento del problema o necesidad específica deberá comunicar su

conocimiento del área y de todos los asuntos relevantes. A los donantes también les

interesan los resultados que se pretenden con los beneficiarios.

Pregúntese:

¿Por qué se está emprendiendo este proyecto?

¿Por qué es éste el mejor método?

¿Qué problemas y necesidades específicas cubrirá?

¿Quiénes / qué serán los beneficiarios directos e indirectos del proyecto?

4. Antecedentes de una organización

La sección de antecedentes de una organización deberá resumir el propósito, las

capacidades y la razón por la cual su organización está en capacidad de llevar a cabo

este proyecto. El énfasis en esta sección deberá incluir también credibilidad y

experiencia previa en el campo del proyecto.

Si esta es la primera vez que su organización lleva a cabo este tipo de proyecto,

describa las habilidades y pericia con que cuenta su organización. Al resaltar los puntos

fuertes pregúntese:

• ¿Por qué está su organización bien adaptada y preparada para realizar este

proyecto? ¿cuáles son sus recursos, puntos fuertes, reputación y experiencia, entre

otros?

5. Enfoque y operaciones
La sección de enfoque y operaciones debe describir los métodos y actividades que se

usarán en el proyecto. Según el formato, las propuestas pueden incluir planes de

ejecución que delinean todas las actividades del proyecto. Por lo general, incluye el plan

De trabajo y un cronograma.

El plan debe responder a las siguientes preguntas:

¿Cómo?

• ¿Cómo logrará el proyecto sus objetivos?

• ¿Cuáles serán sus principales actividades?

• ¿Cómo será conducido el proyecto?

¿Dónde?

• ¿Dónde estará localizado el proyecto?

¿Cuándo?

• ¿Cuándo ocurrirá el desarrollo del proyecto?

• ¿Cuándo ocurrirán las actividades del proyecto?

• ¿Cuándo, cómo y quién coordinará las actividades con donantes, agencias

Colaboradoras, otras organizaciones y el gobierno?

• ¿Cuáles son las fechas claves para el proyecto durante su ciclo de vida?

6. Monitoreo, evaluación e informes

Toda organización debe poder seguir la trayectoria del progreso de sus proyectos a

Través de un sistema de monitoreo y evaluación.

El diseñar un proceso de monitoreo y evaluación para cada proyecto le permitirá a su

Organización examinarlo con claridad, medir sus metas, monitorear el logro de sus

Objetivos y determinar un marco cronológico para los resultados esperados. El sistema

Deberá incluir procesos para vigilar el avance del proyecto, para someter informes sobre

Estos avances y para evaluar el estado de las actividades.

La propuesta también deberá describir el método para retener y presentar lo que se ha

Aprendido, tanto para su organización como para las organizaciones colaboradoras

Involucradas en el proyecto. Este proceso es crítico para la comprensión continua de su

Evolución y para mejorar su eficacia. Otro punto crítico es el decidir quién llevará a cabo
El monitoreo y la evaluación y si dicha evaluación se hará con personal de la

Organización o asesores externos.

El plan de monitoreo debe presentar el método para revisiones continuas y mediciones

Del avance del proyecto con relación a sus objetivos y metas. De esta forma se podrán

Planificar continuamente mejoras tanto en las actividades como en el manejo del

Proyecto. El monitoreo se enfoca en mediciones periódicas del avance del plan de

Trabajo y de los logros intermedios de importancia.

El plan de monitoreo responde a las siguientes preguntas:

6.1 ¿Cómo se medirá el avance?

¿Cómo vigilará la ejecución del proyecto con bases continuas?

¿Cuáles son los factores críticos del proyecto que estará vigilando?

¿Cómo se beneficiará su organización con esta información?

¿Cómo va a recabar los datos para la evaluación?

¿Quién llevará a cabo el monitoreo y la evaluación?

El plan de evaluación es una revisión periódica y planificada del proyecto que resume “el

Pulso” del mismo, las lecciones aprendidas, las actividades realizadas y su impacto sobre

Los beneficiarios. Una evaluación debe tomar una perspectiva amplia de las actividades

Del proyecto.

El plan de evaluación responde a las siguientes preguntas:

6.2 ¿Cómo medirá el impacto?

• ¿Cómo medirá el éxito y los efectos del proyecto?

• ¿Qué le dirán los factores críticos u indicadores de logro que usará para medir

el impacto del proyecto?

• ¿Qué diferencia causará el proyecto en los beneficiarios?

Los informes son herramientas que sintetizan los resultados del proyecto,

Incluyen documentación periódica de su avance. También pueden incluir

Actualizaciones financieras, avances en la ejecución y evaluaciones periódicas.

El informe debe ser escrito para ser revisado por el administrador del proyecto,

el director ejecutivo y departamento de contabilidad, así como los grupos de

Beneficiarios, donantes, otras organizaciones y el gobierno, quiénes estarán

Interesados en el progreso continuo del proyecto.

Los informes responden a la pregunta:

6.3 ¿Cómo se va a transmitir lo aprendido?

• ¿Cómo va a obtener información?

• ¿Qué información continua tendrá que vigilar y evaluar?

• ¿Cómo va a incorporar en el proyecto lo que ha aprendido?

• ¿Qué información será requerida por terceros (grupos locales, donantes,

Colaboradores)?

• ¿Para quién va dirigido el informe?

7 Presupuesto

“Un buen presupuesto se prepara después de una planificación cuidadosa y de una

Evaluación de las capacidades, metas y objetivos” (WWF, 1992).

El presupuesto es el plan financiero para la duración del proyecto. Dicho plan incluye

Las contribuciones en especie, las contribuciones en efectivo, contribuciones

Proporcionadas por los beneficiarios o por otros donantes y los aportes de la misma

Organización.

Es conveniente incluir una breve descripción de los procesos requeridos para administrar

Fondos en su organización, identificar al banco que su organización utiliza, presentar su

Sistema de informes financieros y el nombre de la persona responsables de la

Contabilidad de su organización.

El presupuesto resume todos los recursos necesarios para el proyecto planificado,

Incluyendo salarios del personal, materiales y costos indirectos. El presupuesto

Especifica los aportes de su organización en especie (espacio físico, equipos, materiales).

También detalla cuánto dinero se necesita y como será asignado. Este elemento es

Crítico para una administración eficaz de los fondos del proyecto.

El presupuesto responde a las siguientes preguntas:

¿Cuánto?

• ¿Qué tipos de recursos serán requeridos (fondos, personal, tiempo de

Voluntarios, propiedades, equipo, etc.)?

• ¿Cuándo serán requeridos esos fondos? ¿Cuándo se presentarán los requisitos

Más importantes del proyecto?

• ¿Cómo determinó los recursos que se requieren?

• ¿Quién es responsable de administrar los fondos?

8 Sustentabilidad: administración y financiamiento para el programa

La sección de sustentabilidad debe incluir una explicación breve del ciclo de vida del

Proyecto. La sección debe describir cómo el impacto del proyecto continuará después

Que éste haya terminado, o en caso de proyectos continuos, debe describir cómo

Continuará sus gestiones una vez concluidos los fondos solicitados.

La sustentabilidad de un proyecto tiene muchas dimensiones: técnica, administrativa,

Ambiental, social y financiera. Debido a que dicha sustentabilidad depende de la

Influencia mutua de todas sus dimensiones, el fracaso en un área puede poner en

Peligro la sustentabilidad de todo el proyecto.

La sustentabilidad debe responder a estas preguntas:

¿Y después?

• ¿Qué pasará con el proyecto una vez que las actividades propuestas se hayan

Llevado acabo?

• ¿Cómo se manejará el proyecto una vez que las actividades financiadas se

Finalicen?

• ¿Cómo será financiado el proyecto en el futuro?

• ¿Cómo continuarán con el trabajo los beneficiarios y otros?

9 Materiales de apoyo

Los materiales de apoyo deben incluir cualquier material adicional que clarifique y

Refuerce al proyecto, incluyendo los currículo vital del personal clave, folletos e

Información sobre la organización, cartas de apoyo, ejemplos de materiales del

Proyecto, entre otros.

Esta sección responde a la pregunta:

¿Qué más?

• ¿Qué otros materiales son necesarios para apoyar el proyecto?

• ¿Cómo deben ser presentados para que tengan impacto?

El hecho de que a un cliente potencial le encante lo que digas o hagas, no quiere decir que te vaya a
contratar. En estos días, la gente consulta con múltiples empresas para averiguar cuál es la mejor opción
para ellos.

Las empresas evalúan todos los aspectos de tu presentación, especialmente tu propuesta de negocios.
Por eso, si deseas aumentar tus probabilidades con ese cliente potencial que parece tan prometedor,
vas a tener que crear una gran propuesta.

En consecuencia, ¿qué debes incluir en tu propuesta comercial? 

Bueno, probablemente ya sabes lo básico, como ser:

 lo que estás ofreciendo,

 el alcance del trabajo,

 el precio,

 la vigencia de la propuesta y

 los términos y condiciones.

Pero eso no es suficiente. Hay más cosas que deberías incluir.

2 Como preparar una gran propuesta comercial

3 Personaliza la presentación de tu propuesta

Puedes usar una plantilla para tus propuestas, pero luego tienes que personalizarla en cada caso. Si todo
lo que haces es utilizar una gran cantidad de texto de relleno y agregar el nombre del cliente aquí y allá,
los clientes lo notarán rápidamente y quizás piensen que no vas a poner mucho esfuerzo en sus
trabajos.

Sólo piénsalo: si te muestras perezosa/o para crear una propuesta personalizada, ¿qué va a suceder
cuando se trate de hacer el trabajo más duro?

Una de las maneras más sencillas de hacer una propuesta personalizada es modificar el diseño de
tu plantilla. Puedes hacerlo, por ejemplo, simplemente añadiendo el logotipo del cliente.
Prueba Social

Tienes que asumir que tu propuesta va a circular en la empresa, tal vez entre algunos gerentes o
colegas. Y puede ser que esas personas no estén al día con lo que está pasando o por qué tu empresa es
tan eficiente.

Por lo tanto, asegúrate de incluir:

  Una biografía corporativa – no te asustes sólo es un párrafo o dos acerca de tu empresa y por
qué es genial. Muestra desde la filosofía de tu empresa hasta su cultura. Haz que se destaque.
No te limites a escribir algo genérico como decirles que la tuya es la mejor empresa en esa
categoría, pues todas las empresas harán, seguramente, esa afirmación.

 Logos – mostrar algunos de los clientes con los que trabajas o has trabajado en el pasado.
Cuanto más logos importantes puedas poner, mejor. Si las pequeñas empresas comprueban que
las grandes empresas confían en ti, es muy probable que confíen también en ti.

Advertencia: Cada país es diferente, lo que puede ser un acierto total en los EE.UU. puede ser un punto
en contra en España, por poner un ejemplo. Por eso, primero tienes que tener permiso de esos clientes
para publicar que trabajas o has trabajado con ellos, debes saber que algunos clientes querrán que
firmes una clausula de confidencialidad y otros, aunque no te lo pidan específicamente, asumen que no
divulgarás que trabajas con ellos. Por eso, siempre es mejor consultar primero.

Con respecto al segundo punto antes de destacar tus trabajos con grandes empresas, es conveniente
evaluar primero la “sicología” de tu cliente potencial. Algunas personas creen que si trabajas con
grandes firmas, contratar tus servicios estará fuera de su alcance económico.

4 El Problema

La mayoría de las veces, el problema que el cliente quiere que le soluciones no es el único problema
que tiene. A veces para solucionar ese problema hay que encarar otras tareas primero, en ese caso lo
mejor es incluir un listado de los problemas específicos que has detectado y que hay que solucionar
primero.

5 Las Soluciones

Aunque suene un mal negocio especificar las soluciones a los problemas detectados, la gran mayoría de
los clientes quieren que otros (en este caso, tú) les implementen las soluciones mientras ellos se
concentran en su trabajo.
Por supuesto, aquí tengo que hacer la misma advertencia citada anteriormente, hay que ser consciente
de la “psicología” de la clase empresaria en cada país, en algunos, si les bocetas las soluciones te dirán
gracias ( y algunos ni siquiera eso) y se arriesgarán a implementarlas ellos mismos. Y, aunque muy
probablemente les salga mal, tu ya perdiste el trabajo…

6 Alcance y trabajo a entregar

En esta sección de la propuesta, debes decirle al cliente lo que se vas a hacer por ellos. Además, divídela
en varios planes.

El primer plan debería contener sólo lo que el cliente solicitó, y el precio debe estar dentro de su rango
de presupuesto. Asegúrate de analizar todas las cosas que harás dentro de este plan. Cuanto más
detallado, mejor.

También deberías incluir uno o dos planes que contengan más que lo que el cliente pidió …
naturalmente, estos planes deben ser más costosos. En estos planes, debes ofrecer resolver todos los
problemas que has señalado en la propuesta. Una vez más, debes detallar muy bien lo que ofreces en
esos planes.

Por último, en todos los planes se debe añadir un esquema de trabajo con una programación de
tiempos para completar cada elemento de acción en cada uno de los planes. Además, es necesario
especificar si el cliente recibirá informes mensuales o llamadas (depende de cada tipo de servicios).

7 Personaliza tu Propuesta

Las grandes empresas de consultoría normalmente le adjudican las nuevas cuentas a sus asociados. Si
tienes una agencia boutique dejar claro que gente con experiencia van a trabajar en la cuenta.

Puedes mostrar esto añadiendo un área detallando quienes van a trabajar en la cuenta. Asegúrate de
incluir la biografía de esa persona, resaltando su experiencia. Mantén la biografía corta y al grano.

8 Estudio de Casos

Como he mencionado antes, hay que pensar que tu propuesta va a circular en ciertos niveles de la
empresa. No puedes asumir que la persona que la lea sabe acerca de tu empresa o de ti. Por esta razón,
siempre es conveniente incluir estudios de caso al final de la propuesta.

A mi normalmente me gusta incluir estudios de casos que son relevantes para la propuestaque voy a
crear. Así por ejemplo, si estuviese preparando una propuesta de SEO para una empresa de comercio
electrónico, me gustaría incluir un estudio de caso de comercio electrónico.

Cada estudio de caso no debe ocupar más de una página. Debe incluir lo que hiciste, los resultados, un
testimonio, y debe ser fácil de hojear. Idealmente, deberías incluir de dos a tres estudios de caso en
todas las propuestas que envíes.

9 Conclusiones

Si implementas lo que he mencionado anteriormente, aumentarán sus probabilidades de cerrar un

trato.
Yo solía preparar propuestas genéricas, y tenía una tasa de cierre muy baja. Una vez que seguí los pasos
anteriores, mi tasa de cierre aumentó casi 3 veces.

Queda un detalle que no he mencionado más arriba, ya que es difícil de agregar, y son las estimaciones
aproximadas sobre los resultados que estás proyectando ofrecer.

En mi vida laboral, he tenido que preparar muchas propuestas comerciales, alguna con éxito y otras
no. No siempre depende de la propuesta, hay condiciones que pueden cruzarse y van a ser
determinantes para la aceptación o el rechazo de una propuesta comercial.

La semana pasada, ofrecí escribir en un blog especializado para promocionarme entre sus  asociados.
Me contestaron que ningún consultor había hecho ese tipo de propuestas antes y que la consideraban
muy positiva. Todavía estoy esperando su respuesta… En mi vida laboral, he tenido que preparar
muchas propuestas comerciales, alguna con éxito y otras no.  No siempre depende de la propuesta, hay
condiciones que pueden cruzarse y van a ser determinantes para la aceptación o el rechazo de una
propuesta comercial.

10 ¿Qué tengo que saber de mi cliente potencial antes de preparar una propuesta comercial?

1.      Quién es el cliente. A qué se dedica, cuáles son sus  expectativas.

2.      Qué tipo de colaboración busca. Temporal, permanente, de confianza….

3.      Qué beneficios piensa obtener con la colaboración. Qué puedes ofrecer para beneficiar al cliente.

4.      Qué emociones le impulsan a seleccionar un colaborador/proveedor a otro. Somos todos

emociones, y el contacto personal y su compatibilidad es fundamental para que la colaboración sea
aceptada.

5.      Qué experiencia anterior ha tenido con colaboraciones similares. Si es posible saberlo, sobre todo
si ha tenido malas experiencias y por qué.

11 ¿Qué debe incluir una propuesta comercial?

6.      Una imagen de la empresa, siempre debemos trasmitir una imagen de lo que somos y lo que
queremos representar.

7.      Una breve presentación. Suelo hacer una presentación aunque me conozcan para recordar qué
conocimientos tengo y en qué puedo trabajar.

8.      A quién va dirigida la propuesta. Su nombre, cargo y todo lo que sepas.

9.      Los beneficios que va obtener el cliente. Siempre pongo una sección de beneficios para que quede
claro en cómo se puede beneficiar de nuestra colaboración. A los clientes no le importa las
características del producto o servicio sino los beneficios que puede percibir. De esa forma
personalizamos el producto o servicio.
10.   El precio del producto o servicio. En mi caso, he encontrado una forma de financiar para fraccionar
el precio total y que sea mucho más asequible.

11.   La vigencia de la propuesta.  Hasta cuándo la propuesta comercial se mantiene en las mismas
condiciones.

12 ¿Cómo puede un blog ayudarte en una propuesta comercial?

12.   Demostrar habilidades y conocimientos que se escapan en una propuesta comercial.En una
propuesta comercial contiene una presentación de una empresa, no se pueden poner todos los
conocimientos y habilidades, o todos los campos a tratar, las experiencias con otros clientes etc… En mi
caso, el blog permite profundizar en mi presentación.

13.   Crear confianza previa a la contratación: todos sabemos que un blog tiene la virtud de crear
confianza al lector sobre la personalidad de su autor y sus conocimientos y habilidades.

14.   Carta de presentación que acompaña la propuesta de colaboración.

15.   Su personalidad. Depende de cómo hayamos enfocado el blog, en mi

casowww.soniarujas.com refleja mi personalidad y mi experiencia.

16.   Cómo reaccionan los internautas y seguidores a las propuestas. Cuántos seguidores tienes, cómo
reaccionan a las propuestas, qué posicionamientos tiene el blog con respecto a los de la competencia…
puede ser un indicativo de la valía de quién está detrás.

Si algo he aprendido en estos años es que cuanto más claro tengo mi estrategia comercial y el perfil de
mis clientes más éxito tengo en las propuestas comerciales que envío. Más calidad y menos cantidad es
mi mejor consejo. Las relaciones personales y profesionales me ayudan moverme y  llegar a las personas
claves.