HERRAMIENTAS OFIMATICAS

NIVEL INTERMEDIO

Elaborar documentos Administrativos con

Word.

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 Elaborar documentos Administrativos con
Word.
Vista Preliminar

En la Vista Preliminar, podrá ver qué aspecto tendrán sus páginas al

imprimirse. Algunos procesadores de palabras, no tienen una vista preliminar
de impresión, porque su vista normal de trabajo es en si misma una vista previa
de impresión.

La Vista Preliminar aplica sus ajustes respecto al tamaño de la página ,

orientación, márgenes, etc. y dispone la página como si estuviera realmente
imprimiéndose en la impresora que usted ha elegido. Bueno, de todas maneras y
como sea, esa es la teoría. A v eces, todavía hay sorpresas desagradables.

Si usted siempre mira en la Vista Preliminar, antes de realmente imprimir ,

puede reducir el tiempo y la cantidad de tinta que le insumirá obtener una
buena impresión de salida.

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Inspección General
1. Clic en el botón Vista Preliminar para cambiar hacia esa vista. Ya se ve
su documento como usted quería?

2. Compare su volante con la figura de la versión terminada.

Si encuentra errores, puede corregirlos en esta misma vista, pero primero

debe hacer un c lic en el botón de la barra de her ramientas de Vista
Preliminar, para convertir el puntero de Zoom a su tamaño normal.

Estilos en Word
Un estilo es un conjunto de formatos identificados por un nombre. La principal
ventaja de utilizar estilos es que c on un solo clic aplicamos varias
características de formato a la vez.

Formato de Fuentes
Una de las v entajas más grandes del procesamiento de palab ras con la
computadora, es su capacidad de cambiar el formato del texto y documento en
cualquier momento. La PESTAÑA de Inicio, contiene las opciones de fuente las
cuales son botones y listas que se despliegan para todas las cosas que la gente
cambia más a menudo sobre el aspecto de su texto, como el color, tamaño y
fuente. Existen tantas opciones!

Word le pro porciona más ayuda sobre los estilos y plantillas. Es mucho más
fácil mantener el aspecto de un documento extenso o de un conjunto de
documentos, si usted usa los mismos estilos o una plantilla. También puede
cambiar ese aspecto fácilmente, cambiando el es tilo o la plantilla subyacentes.

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Tamaño de la Fuente
Muestra una lista de tamaños de las fuentes desde 8 hasta 72 puntos. Puede
escribir en la caja para otros tamaños. El tamaño por defecto es de 10 pt. El
máximo es de 1637 pt. (Piensa que podría nec esitar algo más grande que eso?!)

Para cambiar el tamaño de la fuente del texto seleccione al mismo y escriba o

seleccione el tamaño deseado. (Si lo escribe, apriete ENTRAR para que ese
tamaño sea aplicado.) Si primero cambia el tamaño de la fuente y desp ués
escribe, solamente será afectado el nuevo texto.

Negrita, Cursiva, Subrayado

Establezca estilos de fuentes. (Sí, hay muchos "estilos" diferentes

involucrados en el procesamiento de palabras y es cierto que sería bueno tener
palabras diferentes para algunos de ellos!) Estos botones conmutan sus estilos
con sí o no. Puede llegar a te ner todos en sí al mismo tiempo.

Para aplicar un estilo de fuente, seleccione el texto y haga clic en el botón

para el estilo que quiera. El botón queda oprimido. Para remover el estilo,
seleccione el texto y haga clic en el botón oprimido. Se remueve el estilo y el
botón retorna a su posición inicial.

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Alineado
Ajuste la manera en que sus párrafos se alinearán en la página, esto es la
forma en que serán justificados. Sus opciones son: Alinear a la Izquierda,
Alinear a la Derecha y Justificar . Las lín eas en cada botón muestran cual es el
efecto del mismo. Para Justificar, el espaciado entre las palabras deberá
cambiar, para conseguir ambos márgenes parejos, el izquierdo y el derecho.
Esto puede quedar poco atractivo a menos que tenga párrafos largos.

Bordes y Sombreados
Cambia el tipo de borde mostrado con sí y no para el ítem seleccionado. La
flecha abre una lista para poder elegir allí el borde deseado.

En la PESTAÑA INICIO tenemos otra herramienta que nos permite darle otro
aspecto a los documen tos, es la opción Bordes y Sombreado, donde podemos
elegir distintos atributos para la página, para así poder darle un aspecto más
formal o inf ormal, según los complementos que seleccionemos.

CÓMO AÑADIR BORDES Y SOMBREADO UTILIZANDO

LA BARRA DE HERRAMIENTAS TABLAS Y BORDES.
El primer paso para añadir bordes o sombreado es hacer la selección
apropiada. Para aplicar bordes o sombreado fuera de una tabla, puede hacer lo
siguiente:

 Para añadir bordes o sombreado a bloques de caracteres, seleccione los

caracteres sin incluir la marca de párrafo al final del párrafo.

 Para añadir bordes o sombreado a uno o más párrafo, seleccione los

párrafos. Para añadir bordes o somb reado a un solo párrafo, incluya la
marca del párrafo en la selección o simplemente el punto d e inserción en
cualquier lugar dentro del párrafo sin seleccionar texto.

 Para añadir bordes o sombreado a celdas de tabla, seleccione una o más

celdas. Para dar formato a una sola celda, basta con situar el punto de
inserción dentro de la celda sin selecci onar ningún texto.

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Operaciones con tablas
Las tablas se componen de columnas y filas que definen las celdas que se
pueden rellenar con textos, números, gráficos, etc. Las tablas suelen
utilizarse con frecuencia para organizar y presentar infor mación, pero también
tienen muchos otros usos. Pueden utilizarse para alinear números en columnas
y posteriormente ordenarlos y realizar operaciones con ellos. También pueden
utilizarse para crear diseños de páginas interesantes y organizar texto y
gráficos.

Las tablas en Word se pueden utilizar para realizar algunas de las tareas para
las que sería necesario una hoja de cálculo. Puede ordenar los elementos de una
tabla en orden alfabético, numérico o por fecha. Asimismo, puede totalizar una
fila o columna de núme ros, y realizar cálculos como la obtención de promedios,
determinación de máximos y mínimos, obtener resultados que dependen de
condiciones, etc.

El objetivo de este trabajo es dar a conocer algunas de las posibilidades que

ofrece el procesador de textos Word para dar solución a problemas sencillos
que requieren de la utilización de las tablas a partir del manejo de las

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funciones predeter minadas por el sistemas así como de otras definidas por el
usuario.

Cuando insertamos una tabla en Word esta se muestr a en forma de

cuadrículas, en las que están bien definidas las filas y columnas. Si
necesitamos realizar cálculos con los datos contenidos en una tab la, debemos
tener presente que no se deben utilizar en las fórmulas los números con los
que queremos operar sino hacer referencia a las celdas de la tabla que los
contienen. Para referirnos a las columnas en una tabla utilizamos las letras del
alfabeto y para las filas números enteros como se muestra en el siguiente un
ejemplo.

¿Qué es una celda?

Una celda es un espacio rectangular de una tabla capaz de contener un texto,

un gráfico o un valor al que nos podemos referir por la intercepción de la
columna y la fila que lo contiene.

La tabla anterior está compuesta por 12 celdas, que no es más que el product o
de las 4 filas y 3 columnas.

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¿Qué referencias de celdas podemos realizar en la
tabla anterior?

En la tabla anterior quedan definidas las referencias de celdas siguientes: A1,

A2, A3, A4, B1, B2, B3, B4, C1, C2, C3, C4. Las referencias de celdas en las
tablas de Word siempre son absolutas.

La tabla que se muestra a continuación presenta una estructura más compleja

que la anterior, por lo que la referencia de celdas son las siguientes:

FORMULAS EN TABLAS EN WORD

Usted también podrá insertar un campo fórmula a través del comando Campo...
del menú insertar, con la diferencia que por esta vía no tenemos a nuestro
alcance las funciones definidas por el sistema, por lo que debemos escribirlas
directamente si somos capaces de recordar su nombre o construirl a nosotros
mismos.

Ejemplo de fórmulas.
En esta tabla se desea calcular el promedio de cada uno de los estudiantes en
las asignaturas de Contabilidad e Informática.

Los datos de las tres primeras columnas han sido entrados directamente desde
el teclado, mientras que los valores de la columna promedio son el resultado de
aplicar la función promedio.

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Por ejemplo, para el primer estudiante el código del campo es
{=Promedio(b2:c2)} .Para que usted pueda ver los códigos de los campos de la
función aplicada pulse simultáneamente las teclas Alt + F9 y podrá observar
que en lugar del valor obtenido por la función aparecerá el código del campo,.
Para volver al valor de la función pulse nuevamente la combinación de teclas
Alt + F9.

Si la función que usted desea aplicar no se encuentra en el listado, usted

podrá escribirla directamente b orrando la función suministrada por el sistema
pero siempre dejando el signo =, escriba la fórmula deseada por usted
haciendo uso de las referencias de celdas necesarias y los oper adores
aritméticos o de relación necesarios.

En un campo = (Fórmula) puede utilizar cualquier combinación de valores con

los siguientes operadores matemáticos y relacionales.

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Ejercicio2:

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Ejercicio3

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Lista Numeradas, listas con viñetas, listas multinivel

Las listas numeradas y con viñetas son fáciles de crear en Microsoft Word.
Puede agregar rápidamente viñetas o números a líneas de texto existentes, o
Word puede crear automáticamente listas mientras escribe.

Si le gustan las listas aut omáticas pero a veces no desea convertir texto en
una lista, podrá deshacer una lista en el momento de su creación haciendo clic
en el botón Opciones de Autocorrección que aparece junto a la lista.

Listas pueden ser sencillas o complejas

Utilice los formatos predeterminados de viñetas y numeración para listas,

seleccione otros formatos integrados, personalice los formatos existentes o
utilice Estilos de lista.

Utilice formatos diferentes para las viñetas o los números y el texto de una
lista. Por ejemplo , haga clic en un número y cambie el color de los números de
toda la lista, sin introducir cambios en el texto de la lista.

Cree una lista de un solo nivel o cree una lista de esquema numerado par a
agregar una estructura más compleja a las listas.

Cree una lista con viñetas de imagen para agregar interés visual a un
documento o una página Web.

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Cuando cree una lista con viñetas o numerada, puede realizar cualquiera de
estas operaciones:

 Utilizar las cómodas bibliotecas de numeración y viñetas Use lo s formatos

predeterminados de viñetas y numeración para las listas, personalice las
listas o seleccione otros formatos en las bibliotecas de viñetas y
numeración.

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Ejercicio1

Ejercicio2

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Ejercicio3

Saltos de columnas y páginas

Vamos a v er cómo podemos insertar un salto de columna en un punto
determinado.

Imagina que en un determinado punto, mientras estamos editando nuestro

documento deseamos pasar a la siguiente columna. Ya hemos visto una forma de
hacerlo utilizando la ventana de diálog o Columnas.

 Ubica el texto que marca el salto de columna.

 Clic a la pestaña: insertar.

 Clic al marcador salto de columna.

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Saltos de página

Cuando llena una página con texto o gráficos, Microsoft Word inserta un salto
de página automático y comienza una nueva página. Para forzar un salto de
página en un lugar específico, puede insertar un salto de página manual.

1. Salto de página automático

2. Salto de página manual

Por ejemplo, puede forzar un salto de página para asegurarse de que el título
de un capítulo comienza siempre en una nueva página.

Si trabaja en documentos de varias páginas de longitud e inserta saltos de

página manuales, a menudo es preciso cambiarlos cuando modifica el
documento. Esto se evita estableciendo opciones de paginación para controlar
los puntos en los que Word inserta saltos de página automáticos. Por ejemplo,
puede evitar que se produzca un salto de página dentro de un párrafo o dentro
de una fila de tabla. O bien, asegúrese de que un salto de página no se produce
entre dos párrafos, por ejemplo, entre un título y el párrafo que le sigue.

CONTROL DE SALTOS DE COLUMNA

Word inserta automáticamente saltos de columna para acomodar las columnas
en la página. Si se desea cambiar el lugar de los saltos de columna, se puede
usar el comando Salto del menú Insertar para indicar dónde se desea que

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comience la nueva columna. Word insertará un salto de columna en el lugar del
punto de inserción

Como interrumpir manualmente una columna

Elegir Diseño de página del menú Ver para presentar la s columnas lado a lado y
colocar el punto de inserción donde se desee que comience una columna nuev a.
Elegir Salto del menú Insertar, seleccionar "Salto de columna" y elegir el
botón "Aceptar".

Insertar un salto de página en una sección con columnas múlti ples

Colocar el punto de inserción donde se desee insertar un salto de página y

elegir Salto del menú Insertar . Luego elegir "Aceptar".

Ajuste de la longitud de las columnas

En una distribución de columnas múltiples, Word llena cada columna hasta
alcanzar la longitud de página y deja la última columna vacía o parcialmente
llena. Esto da a las columnas un aspecto irregular. Para ajustar el largo de las
columnas, se puede insertar un salto de sección extra después del texto y
especificar "Continuo" en la opc ión "Iniciar sección".

Wordart, autoformas, WordArt, SmartArt

A veces las palabras simples no bastan. Se necesitan caracteres con mucha
fuerza, para llamar la atención del lector. Se accede a este programa en Word
desde la barra de herramientas Dibujo.

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Su WordArt no es un texto ordinario. Solamente puede ed itarse con WordArt.
La corrección de Ortografía y Gramática no actuará allí más de lo que haría
con un dibujo de un árbol. De manera que tenga cuidado con su ortografía
cuando crea algo con WordArt!

Características de WordArt
Cuando use WordArt, en reali dad está creando un dibujo. Como con las
imágenes importadas y objetos dibujados, un objeto de WordArt tiene manijas
de las que usted se toma para redimensionarlos. Efectivamente, puede usar
todas las herramientas de Dibujo con WordArt.

WordArt ya viene con algunos ef ectos prediseñados especiales, para que pueda
empezar a usarlo. Puede editar cualquier aspecto del diseño, incluso la
rotación, color de las líneas, su ancho, sombreados, perspectivas en 3D,
textura, fuente de iluminación, color es, degradado s, fuentes y su tamaño.
Como hay tantas cosas que puede cambiar, la Galería de WordArt es una
verdadera ayuda, aunque termine por cambiar varios ajustes.

SmartArt
Según el trabajo que tenga que realizar en Microsoft Word tendrá disponibles
distintas herramientas, ahora se comentará la herramienta SmartArt. Esta se
la utilizará para principalmente realizar diagramas o esquemas, por ejemplo
para transparencias o para presentaciones de proyectos o gráficos
explicativos.

Para Insertar en una hoja de trabajo un gráfico SmartArt diríjase a

"Insertar", "SmartArt" de la ventana emergente seleccione un diseño de las
distintas divisiones de diseño que brinda:

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Imagen, captura de pantalla editada de Microsoft office Word en donde se
muestra como insertar SmartArt

Al pulsar en Aceptar, insertará el diseño que seleccionó en la hoja de trabajo.

Puede hacer un clic dentro de una figura para ingresar el texto o ingresarlo en
el panel que se le activará a la derecha. También cuando realice un clic en el

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diseño o esté tra bajando con este se le activará la barra de herramientas
correspondiente.

De esta barra de herramientas, al pulsar en el primer botón "Agregar Forma"

podrá añadir formas adicionales al diseño. Desde "Agregar viñeta" podr á
añadir viñetas de estar soport ado por el diseño que seleccionó, por ejemplo
debajo de un título, viñetas en una misma figura. Con el botón "De derecha a
izquierda" cambiará la orientación del diseño. Mediante el botón "Panel de
texto" podrá activar o desactivar el panel de la derecha. En "Diseños" podrá
seleccionar un diseño distinto. En la sección de "Estilos de SmartArt" podrá
modificar los estilos mediante combinaciones prediseñadas incluyendo con
algunos efectos 3D. Desde "Cambiar colores" podrá seleccionar combinaciones
de colores.

Tanto las opciones "Aumentar nivel" como "Disminuir nivel" Se aplican en

gráficos tipo Jerarquía, para realizar las acciones que indican con una figura
(Acercarla o alejarla de la raíz, la figura de primer nivel).

Preste atención que posee dos divisione s las "Herramientas de SmartArt".

Hemos visto un poco la parte correspondiente a "Diseño", en la imagen inferior
se encuentra la de "Formato".

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Tabulaciones, establecer tabulaciones, eliminar y
mover tabulaciones
Las tabulaciones se suelen usar para c rear documentos a los que resulte fácil
aplicar formato, pero las opciones de diseño del documento de Microsoft
Office Word pueden realizar el trabajo automáticamente.

Por ejemplo, se puede crear fácilmente una tabla de contenido o un índice sin
ajustar una sola tabulación. También se pueden utilizar las opciones de tabla y
encabezado y pie de página prediseñadas de Office Word.

Además, Office Word proporciona páginas prediseñadas, como portadas y

diversas opciones de diseño de página, que hacen que las tabulaciones no sean
necesarias.

Establecer las tabulaciones

Puede que desee utilizar la regla para establecer las tabulaciones manuales en
las partes izquierda, central y derecha del documento.

Nota Si no aparece la regla horizontal situada en la par te superior del

documento, haga clic en el botón Ver regla de la parte superior de la barra de
desplazamiento vertical.

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Para establecer las tabulaciones de forma rápida, haga clic en el selector de
tabulaciones que aparece en el extremo izquierdo de la regla hasta que se
muestre el tipo de tabulación que desee usar y, a continuación, haga clic en la
regla en la ubicación deseada. ¿Qué tipo de tabulación debe utilizar?

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Ejercicio1

Ejercicio2

Cartas y combinar correspondencia

A continuación vamos a ver una de las tareas más habituales en una oficina, el
envío de una misma carta a diferentes destinatarios, también conocido como
mailing.

Combinar correspondencia nos facilita el trabajo en el momento de realizar un

mailing, ya que con esta nueva opci ón podemos ¿mezclar¿ una base de datos,
por ejemplo clientes, con una carta modelo. En la carta modelo tendremos: el
texto que deseamos que aparezca en todas y cada una de las cartas y una serie
de elementos que nos ayudarán a realizar la unión entre los d os elementos. Al
realizar esta unión como resultado obtendremos una carta por cada registro
que tengamos en la base de datos.

Si realizamos la carta modelo con suficiente maestría, la persona que la reciba

no sabrá en ningún momento que no ha sido realizad a de forma personalizada.

Vamos a ver los pasos que necesitamos para realizar una combinación de
correspondencia.

Documento principal .- En el ejemplo que vamos a utilizar en esta lección vamos

a crear, tanto la base de datos como el documento principal di rectamente con
Word. Aunque también veremos qué pasos deberíamos realizar para utilizar una
base de datos externa (creada con otro programa).

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Origen de datos : Una vez llegado a este punto deberemos indicar dónde se
encuentra la información de los diferent es destinatarios a los que queremos
enviar una copia de nuestra carta.

Si tuviéramos los datos almacenados en algún archivo deb eríamos seleccionar

la opción Abrir origen de datos... desde la que podríamos b uscar el archivo con
el que deseamos trabajar.

Combinar correspondencia : En esta ventana podremos elegir la opción que más

nos interese en el momento de revisar los errores de la combinación.

En la primera opción se simulará la combinación, pero no se llevará a cabo. Al

finalizar se inf ormará si se ha en contrado algún tipo de error en el documento
nuevo.

La segunda opción realizará la combinación, pero si se encontrase algún tipo de

error se detendría el proceso de combinación.

La tercera opción llevaría a cabo toda la combinación sin detenerse delante de

ningún error, pero al finalizar nos mostraría un documento con los errores que
se han encontrado.

En el momento de crear una Carta modelo debemos pensar que el usuario que la
reciba no deb erá notar que ha sido realizada de una forma automática junto a
otras muchas, de esta forma la carta es mucho más personal y menos fría.

Sobres y etiquetas
Selecciona la opción Sobres y etiquetas.

Seguidamente te aparecerá un cuadro de diálogo como el que se muestra en la

siguiente imagen:

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En un principio vamos a ver cómo trabajar con los sobres.

En esta nuev a ventana podremos escribir la dirección donde queremos enviar la

carta y el remitente. Si no quisiéramos que apareciese el remitente sólo
tendríamos que pulsar sobre la opción Omitir .

Pulsando sobre el botón O pciones... nos aparecería el cuadro de diálogo con las
dos ventanas que hemos comentado anteriormente desde las cuales podríamos
cambiar el tipo de sobre y la forma de impresión.

Utilizando estos botones podemos indicar que escogeremos los datos de

Microsoft Exchange u Outlook. De esta forma obtendríamos diferentes sobres,
al igual que hicimos al combinar correspondencia.

Si pulsamos sobre el botón Imprimir ob tendríamos una copia impresa del sobre
recién creado. En cambio, si pulsamos en Agregar al document o añadiremos un
sobre al documento activo, con lo que podríamos crear una carta y el sobre en
el que será enviada e imprimirlo todo junto en cualquier otro momento.

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Crear e imprimir, sobres, etiquetas

Nota Esta información se aplica a la cr eación de sobres o etiquetas

individuales y no a sobres y etiquetas creadas para distribución masiva.

 En la opción indicada; elija Cartas y etiquetas postales y, a continuación,

haga clic en Sobres y etiquetas.
 Haga clic en la ficha Etiquetas.
 En el cuadro Direc ción, siga uno de los procedimientos siguientes:
 Si crea etiquetas postales, escriba o modifique la dirección.
 Si desea utilizar un remite, active la casilla de verificación Usar
dirección de remite y, a continuación, modifique la dirección si es
necesario.
 Si crea otro tipo de etiqueta, por ejemplo una ex libris, escriba el texto
que desee.

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Para Imprimir, siga uno de estos procedimientos:

Para imprimir una sola etiqueta, haga clic en Sólo una etiqueta. A continuación,
escriba o seleccione el número de fila y de columna de la etiqueta que desee
imprimir en la hoja de etiquetas.

Para imprimir la misma información en una hoja de etiquetas, ha ga clic en

Página entera con la misma etiqueta.

Para seleccionar el tipo de etiqueta, el tipo de alimentación de papel y otras

opciones, haga clic en Opciones, seleccione las opciones que desee y, a
continuación, haga clic en Aceptar.

Si el tipo de etiqu eta que desea utilizar no aparece en el cuadro Número de

producto, puede utilizar una de las etiquetas que se incluyen en la lista o
puede hacer clic en Nueva etiqueta para crear sus propias etiquetas
personalizadas.

En el cuadro de diálogo Sobres y etiqu etas, siga uno de estos procedimientos:

Para imprimir una o varias etiquetas, inserte una hoja de etiquetas en la

impresora y, a continuación, haga clic en Imprimir .

Para guardar una hoja de etiquetas para modificarla o imprimirla más tarde,
haga clic en Nuev o documento.

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