MINISTERIO DE DESARROLLO E INCLUSION SOCIAL

UNIDAD TERRITORIAL FONCODES HUANUCO

TRABAJO REMOTO

PROPUESTA: IMPLEMENTACION EN LAS UU.TT. DEL SISTEMA DE GESTION

DOCUMENTAL “CERO PAPEL”

INTEGRANTES DE LA PROPUESTA
1. ROCIO DEL PILAR MATEOS TELLO
2. MARIA JESUS DURAN FLORES
3. FLORENTINO ALBERTO SANCHEZ VILELA
4. EDDIE FIGUEROA LOPEZ
IMPLEMENTACION EN LAS UU.TT. DEL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL
“CERO PAPEL”

1. GENERALIDADES
 El significado del término “gestión documental” ha ido evolucionando a lo largo
del tiempo y en ocasiones, se aplica en contextos relacionados, pero no
necesariamente conectados o integrados entre sí.
Un ejemplo de definición de gestión documental la podemos en encontrar en
wikipedia.org:
“Se entiende por gestión documental el conjunto de normas, técnicas y
prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una
organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el
tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y
asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando
principios de racionalización y economía.”
Un documento, en su más directo sentido, engloba todo tipo de documentación
escrita. Entre los muchos tipos mencionaremos aquí, a modo de ejemplo,
algunos relacionados con los procesos de administración y negocio más
comunes, tales como: notas, actas, informes, acuerdos, contratos, facturas,
expedientes, formularios, etc., incluidas las imágenes que forman parte del
documento.

2. FINALIDAD
 Mejorar la gestión documentaria en las Unidades Territoriales del Fondo de
Cooperación de Desarrollo Social – FONCODES, mediante el uso del Sistema
de Gestión Documental – SGD, que incluya la firma digital, garantizando la
seguridad, confidencialidad e integridad de la información, para fortalecer los
niveles de eficacia y eficiencia en la gestión administrativa, el cumplimiento de
las funciones y el logro de los objetivos institucionales.

3. OBJETIVOS
3.1. Objetivo General:
 Que FONCODES de acuerdo a su normativa, elabore una directiva para
establecer los lineamientos para la elaboración, emisión, derivación,
atención y archivo digital de documentos oficiales de las Unidades
Territoriales de carácter interno y externo haciendo uso del SGD.
3.2. Objetivos Específicos:
 Implementar en las Unidades Territoriales, los soportes y mecanismos
necesarios para la elaboración, emisión, derivación, atención y archivo
digital de informes u otros haciendo uso del SGD.
 Capacitar al usuario del SGD, en la emisión, derivación, atención y
archivo, con la finalidad de optimizar el recurso económico y el recurso
tiempo.
  Facilitar los instrumentos de gestión y logísticos para la buena operación
de los sistemas o bases de datos que permitan que los documentos
digitales sean de carácter personal.

4. ALCANCE
Que la directiva por elaborar a quien corresponda sea de obligatorio cumplimiento
de todos los órganos y unidades territoriales enmarcadas en el Fondo de
Cooperación de Desarrollo Social – FONCODES.

5. DEFINICIONES Y TERMINOS
 Documento: toda información registrada en cualquier medio de soporte
(impresos, escritos, videos, CD, entre otros), sea textual, cartográfico,
audiovisual, automatizado, táctil y otros de semejante naturaleza que
FONCODES recibe o produce y que se utiliza en las tramitaciones internas o
externas.
 Documento interno: documento elaborado, suscrito y cursado entre los
diversos órganos o UU.TT. de FONCODES a manera de comunicación, en
cumplimiento de sus funciones, incluye las resoluciones que son emitidas por
los diversos órganos y UU.TT. que están facultadas normativamente, así como
las actas que registran hechos, situaciones o temas que dan cuenta de los
mismos.
 Documento externo: documento elaborado, suscrito y cursado entre
FONCODES y los administrados o entre FONCODES y otras entidades
públicas o privadas.
 Documento electrónico: unidad básica estructurada de información registrada,
publicada o no, susceptible de ser generada, clasificada, gestionada,
transmitida, procesada o conservada por FONCODES, en virtud de sus
funciones o competencias utilizando el SGD.
 Documento oficial: documento interno o externo, emitido por los órganos o
UU.TT. de FONCODES en el ámbito de sus funciones y competencias, que
incorpora los elementos de identidad corporativa aprobados. De ser el caso, los
comités, equipos u órganos colegiados conformados por el personal de los
órganos o UU.TT., para desarrollar actividades específicas (tales como comité
de evaluación, selección y similares), también podrán emitir documentos
oficiales que correspondan conforme a sus atribuciones.
 Expediente: documento o conjunto de documentos (físicos o electrónicos),
recibidos o emitidos por FONCODES relacionados a una misma temática, caso,
procedimiento, que incluye entre otros, actuaciones, solicitudes, recursos o
escritos.
 Firma digital: firma electrónica que utilizando una técnica de criptografía
asimétrica, permite la identificación del signatario y ha sido creada por medios
que este mantiene bajo su control, de manera que esté vinculada únicamente al
signatario y a los datos a los que refiere, los que permite garantizar la integridad
del contenido y detectar cualquier modificación ulterior, tiene la misma validez y
eficacia jurídica que el uso de una firma manuscrita; siempre y cuando haya
sido generada utilizando un certificado digital emitido por un Prestador de
 Servicios de Certificación Digital debidamente acreditado que se encuentre
dentro de la infraestructura oficial de Firma Electrónica.
 Firma manuscrita: conjunto diferenciado de trazos, puntos y espacios, que
realiza una persona en forma, espontanea, especializada y frecuente
convirtiéndose en una manifestación de voluntad, que identifica socialmente al
titular.
 Infraestructura Oficial de Firma Digital (IOFE): sistema confiable, acreditado,
regulado y supervisado por la Autoridad Administrativa Competente, provisto de
elementos legales y técnicos que permiten generar firmas digitales y
proporcionar diversos niveles de seguridad respecto de la integridad de los
documentos electrónicos y la identidad de su autor.
 Interoperabilidad: permite a las entidades de la Administración Pública
interconectar, poner a disposición, acceder o suministrar la información o bases
de datos actualizados que administren, recaben, sistematicen, creen o posean
respecto a los administrados, que las demás entidades requieran
necesariamente y de acuerdo a la ley, para la tramitación de procedimientos
administrativos y actos de administración interna.
 Sistema de Gestión Documental (SGD): es un software automatizado de
gestión administrativa y de uso interno de FONCODES, el mismo que permite el
reconocimiento de los documentos emitidos mediante la incorporación del
certificado digital y el registro de la firma digital, en los documentos electrónicos
emitidos por los órganos y UU.TT. correspondientes.
 Token: dispositivo de almacenamiento criptográfico que contiene el Certificado
Digital asignado la persona titular del mismo, que le permite firmar digitalmente.

6. RESPONSABILIDADES
a) La Unidad de Administración, a través de la Unidad de Gestión Documentaria a
la que haga sus veces, es responsable de administrar y organizar el SGD.
b) La Unidad de Tecnologías de la Información es responsable de la operación,
mantenimiento y soporte técnico del SGD.
c) La Unidad de Gestión Documentaria y la Unidad de Tecnología de la
Información, de acuerdo al ámbito de su competencia, capacitan y absuelven
consultas en relación al cumplimiento de lo establecido en la Directiva.
d) El personal de los órganos y unidades territoriales, son responsables de los
documentos oficiales asignados o derivados para su atención, en el marco de
lo establecido en la Directiva, de acuerdo al ámbito de su competencia.
e) La Unidad de Tecnología de la Información es responsable de emitir, difundir y
actualizar los manuales para el uso del SGD. El Manual del uso del SGD
detalla el proceso de elaboración, emisión, derivación y atención de los
documentos oficiales.
f) La Unidad de Tecnología de la Información es responsable de la seguridad del
SGD, dado que el SGD hace uso de firmas y certificados digitales con valor
legal, comunicaciones seguras, usuarios y contraseñas, perfiles de acceso
para que el usuario ingrese solo a los documentos a que está autorizado, uso
de dispositivos criptográficos y documentos electrónicos cifrados. Asimismo es
responsable de la infraestructura tecnológica (física y lógica) que se encuentra
en redundancia y alta disponibilidad con todos los sistemas de seguridad a
 nivel de red, lo cual garantiza la integridad, confidencialidad y disponibilidad de
la información.

7. BASE LEGAL O DOCUMENTACION NORMATIVA

 Ley N° 27658, Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado.
 Ley N° 27269, Ley de Firmas y Certificados Digitales.
 Decreto Legislativo N° 1246, que aprueba diversas medidas de simplificación
administrativa.
 Decreto Legislativo N° 1310, que aprueba medidas adicionales de simplificación
administrativa.
 Ley N° 27444, Ley de procedimiento administrativo general, conforme a su
Texto Unico Ordenado aprobado por D.S. N° 004-2019-JUS.
 Decreto Supremo N° 030-2002-PCM, Reglamento de la Ley N° 27658
 Decreto Supremo N° 052-2007-PCM, que aprueba el Reglamento de la Ley de
Firmas y Certificados Digitales.
 Decreto Supremo N° 004-2013-PCM, que aprueba la Política Nacional de
Modernización de la Gestión Pública.
 Resolución de Secretaria de Gobierno Digital N° 001-2017-PCM/SEGDI, que
aprueba el Modelo de Gestión Documental en el Marco del Decreto Legislativo
N° 1310.

8. DE LA(s) PROPUESTA(s)

Propuestas:
8.1. Elaboración de documentos oficiales
a) La elaboración de los documentos oficiales por parte de los órganos y
UU.TT-FONCODES se efectúa a través del SGD, considerando la
estructura básica implementada por la Gerencia de Tecnología de la
Información.
b) Las formalidades para la elaboración de los documentos oficiales, como
redacción, ortografía, citas textuales, encabezados, entre otros, serán
implementados por la Gerencia de Tecnología de la Información.

8.2. Emisión de documentos oficiales

a) Los documentos oficiales generados en el SGD, se consideran emitidos
una vez que son firmados digitalmente y enviados al destinatario, por el
responsable del órgano o UU.TT. según corresponda, en el ámbito de
sus funciones asignadas.
b) En el proceso de emisión de documentos oficiales se permite la visación
de estos por parte del órgano, UU.TT o el personal, de ser el caso, en el
ámbito de las funciones asignadas.
c) Para firmar digitalmente los documentos oficiales en el SGD, el personal
del órgano o UU.TT. debe de tener instalado su certificado digital de
persona jurídica en su ordenador o ser el caso almacenado en un Token.

d) Los documentos oficiales emitidos en el SGD, que cuenten con una

firma digital generada en el marco de la IOFE, tienen la misma validez y
 eficacia jurídica para el uso y fines administrativos internos y externos
que una firma manuscrita que conlleve manifestación de voluntad.

8.3. Derivación de documentos oficiales

a) Una vez recibidos los documentos oficiales del SGD, este permite la
derivación de los mismos con las indicaciones respectivas, al o los
responsables de su atención para las acciones correspondan.
Dicha derivación incluye las referencias o anexos de los documentos
oficiales, si los hubiera.
b) En la derivación se puede vincular, de ser el caso, otros documentos
oficiales o adjuntar anexos que resulten necesarios para la atención.

c) Excepcionalmente, mediante hoja de envío un miembro del órgano o

UU.TT. previamente autorizado por el responsable del mismo, puede
remitir un documento para su visualización, sin que ello implique su
derivación.

8.4. Atención de documentos oficiales

a) Luego de asignado un documento oficial en el SGD, el responsable de su
atención efectúa la recepción del mismo, para las acciones y el trámite
correspondiente.
b) Como resultado de la atención de un documento oficial en el SGD, el
responsable asignado debe elaborar y proponer un documento de
respuesta a su jefe inmediato superior o derivar su atención a otro
personal del mismo órgano o UU.TT. al que pertenece o tomar
conocimiento u otras acciones, según sea el caso.
c) Realizadas las acciones señaladas en el literal precedente, el SGD
permite la conclusión del documento oficial asignado.

9. DE LA IMPLEMENTACION DEL SGD

 La Oficina Nacional de Procesos Electorales (ONPE) comparte con 87
instituciones públicas del país su exitosa experiencia en la aplicación del
Sistema de Gestión Documental-SGD, herramienta informática que utiliza la
tecnología de la Firma y Certificados Digitales, con pleno valor legal, en
beneficio de la reducción del uso de papel y el consiguiente ahorro de recursos
y presupuesto, agilizando las comunicaciones internas.
 El SGD ha permitido a ONPE tramitar digitalmente los documentos físicos y
digitales, provenientes de personas o entidades externas y registrarlos en el
sistema, contribuyendo a un ahorro anual en consumo de papel de unos
S/.3’500,000 de soles.
 Esta solución tecnológica favorece el cuidado del medioambiente y garantiza la
confidencialidad, integridad y disponibilidad de la documentación en tiempo real,
al contar con un sistema de firma digital, que permite la autenticación o
validación de la identidad del emisor del documento digital vinculándolo al
mismo y asegurando su “no repudio”.
  En ese sentido, el SGD trabaja en un entorno WEB que brinda un acceso
controlado mediante la asignación de un usuario y contraseña que otorga
confidencialidad a los documentos que gestiona, realiza el seguimiento de los
documentos que genera la institución, permitiendo su trazabilidad y
contribuyendo a la transparencia en el manejo de la gestión.
 A la fecha, la ONPE ha coordinado la implementación del SGD en 87 entidades
públicas, encontrándose en fase de producción 9, en etapa piloto 19, en período
de coordinación 53 y en demostración de la herramienta en 6.
 Los organismos en fase de producción son: DEVIDA, Instituto Nacional del Niño
de San Borja, IPD, Programa JUNTOS, Municipalidad distrital de Santa Anita,
Superintendencia Nacional de Migraciones, SINEACE y la Universidad Nacional
Mayor de San Marcos.
 Mientras que en etapa piloto figuran: el Comando Conjunto de las Fuerzas
Armadas, Despacho Presidencial, Ejército del Perú, Fuerza Aérea del Perú,
FONCODES, ITP, Municipalidad de Independencia, Ministerio de Desarrollo e
Inclusión Social, Ministerio de Educación, Municipalidad de Lima, ONP, OSCE,
PCM, PENSION 65, Perú Compras, Qali Warma, Cuna Más, PRONIED Y SAT.
 La ONPE actualmente continúa realizando mejoras al SGD de conformidad con
lo establecido en el Modelo de Gestión Documental (MGD), a fin de lograr el
intercambio de documentos digitales con otras entidades públicas a través de la
Plataforma de Interoperabilidad del Estado (PIDE).

10. RESTRICCIONES O CONDICIONES NECESARIAS PARA LA

IMPLEMENTACION DEL SGD EN LAS UUTT.
Teniendo en consideración que este sistema no propone la eliminación total de los
documentos en papel si no reducir su utilización, para su implementación es
indispensable que se apliquen correctamente los 04 principios básicos de la
gestión documental, proponiendo aportes en cada uno de ellos de la siguiente
forma:

10.1. Los procesos y procedimientos.

 Restricciones:
 Las UU.TT. no están familiarizados con los procedimientos para el uso
del sistema de gestión documental.

 Condiciones necesarias para la implementación del SGD en las UU.TT:

 Deben socializarse los procesos y procedimientos a todos las UU.TT.
promoviendo la capacitación adecuada para que puedan acceder los
responsables de cada área, sin restricción alguna a su implementación.

10.2. La cultura organizacional.

 Restricciones:
  De parte de los responsables de la elaboración de documentos y
funcionarios públicos, existe una resistencia al cambio.
 Los servidores no toman conciencia de la importancia de la
disminución del uso del papel.

 Condiciones necesarias para la implementación del SGD en las UU.TT:

 Desarrollar cursos de capacitación en gestión documental, con la
finalidad de eliminar la conducta de resistencia al cambio.
 Desarrollar talleres de sensibilización a fin de promover entre los
servidores el uso mínimo del papel, toda vez que de esta manera
disminuiría la cantidad de materiales de archivo y por ende su
almacenamiento y cuidado.
Al respecto tenemos la experiencia de la cantidad de documentos
(Archivos) que se ha tenido que trasladar con el cambio de Local de la
UU.TT.

10.3. La gestión documental y la normatividad vigente.

 Restricciones:
 Las Unidades Territoriales no cuentan con las condiciones necesarias
para que se pueda implementar el sistema de gestión documental,
pese a que desde el año 2018 está normado la implementación del
sistema de gestión documental en el sector público, a fin de que se
pueda llevar un control eficiente y sistemático de la emisión, remisión y
archivo de documentos institucionales.

 Condiciones necesarias para la implementación del SGD en las UU.TT:

 La normatividad vigente debe ser comunicada y entendida por todos
los servidores y funcionarios de la institución para su cumplimiento.

10.4. La tecnología.
 Restricciones:
 La mayoría de computadoras con las que vienen trabajando los
servidores de las Unidades Territoriales están consideradas por la
propia institución como obsoletas.

 Condiciones necesarias para la implementación del SGD en las UU.TT:

 Para la correcta implementación de este sistema es necesario que la
institución renueve y/o actualice el sistema informático (computadoras),
así como también los estabilizadores de corriente que no funcionan
correctamente, etc., toda vez que para la implementación de este
sistema se requiere computadoras de última generación, con lo cual
será mucho más rápido el acceso a la información guardada,
disminuyendo así el tiempo que demora la búsqueda física de
documentos archivados.
 Finalmente, la institución debe promover el cambio de cultura y socializar los
procesos y procedimientos que se requieren para su correcta
implementación.

11. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

11.1. CONCLUSIONES:
 La Oficina Nacional de Procesos Electorales (ONPE) comparte con 87
instituciones públicas del país su exitosa experiencia en la aplicación del
Sistema de Gestión Documental-SGD, herramienta informática que
utiliza la tecnología de la Firma y Certificados Digitales, con pleno valor
legal, en beneficio de la reducción del uso de papel y el consiguiente
ahorro de recursos y presupuesto, agilizando las comunicaciones
internas.
 La Oficina Nacional de Procesos Electorales (ONPE), está considerando
en etapa piloto a FONCODES, en el uso del SGD, para ello cuentan con
un modelo o Software para su implementación. Modelo que debe ser
inducido y socializado para su operación en las UU.TT.
 Que FONCODES, dentro de la política de modernización pública y de la
Resolución de Secretaria de Gobierno Digital N° 001-2017-PCM/SEGDI,
que aprueba el Modelo de Gestión Documental en el Marco del Decreto
Legislativo N° 1310. A la fecha no ha establecido una directiva o
procedimiento para su implementación y aplicación en las UUTT.
 El SGD-FONCODES debe contar con un esquema que permita
visualizar las acciones que cada servidor tiene derecho a verificar, es
decir como los permisos que tiene cada usuario del SGD, desde el JUT,
supervisores, especialistas, asistentes, etc.
 Actualmente existen dificultades para la conexión del SGD por la calidad
del servicio que tiene el departamento el ancho de banda del internet
retrasa los procesos y hace lenta la comunicación lo que deviene en
pedida de tiempo.
 El plan de capacitación y asistencia técnica debe ser presencial y no
virtual, porque la teleconferencia no es continua, donde la comunicación
no cumple con las condiciones para el debido aprendizaje, por su
pésima calidad.
 Además establecidas las condiciones y salvadas las restricciones
indicadas en el numeral 10, es posible la implementación del SGD en las
UU.TT.

11.2. RECOMENDACIONES:
 Que amparados en el marco de la Resolución de Secretaria de Gobierno
Digital N° 001-2017-PCM/SEGDI, que aprueba el Modelo de Gestión
Documental en el Marco del Decreto Legislativo N° 1310. FONCODES
debe adecuar o asumir la aplicación del Sistema de Gestión Documental
– SGD que la ONPE cuenta y que comparte con 87 instituciones
públicas, con una DIRECTIVA O PROCEDIMIENTO, dirigido a los
órganos y UU.TT; respectivamente.
  Que el SGD tenga un módulo para realizar de seguimiento del trabajo
diario del servidor y las respectivas alertas por retraso en el trámite de
los documentos, algo parecido al sistema de alerta del SISCO.
 Que el SGD pueda identificar el estado de trámite de los documentos
presentados en tiempo real.
 El SGD debe estar elaborado con las características de trabajo de la
institución, entonces este debe de estar debidamente implementado
para su adecuado uso por parte de los usuarios de FONCODES, para
ello se sugiere que sobre la base del SGD desarrollado por ONPE se
genere un SGD para FONCODES con participación de los usuarios de
la UU.TT.

12. ANEXOS
 Resolución de Secretaria de Gobierno Digital N° 001-2017-PCM/SEGDI, que
aprueba el Modelo de Gestión Documental en el Marco del Decreto Legislativo
N° 1310.