“PROPUESTA DE DISEÑO DE UN SIG PARA EL PROCESO DE ADMINISTRACIÓN

DE ALMACENES EN LA EMPRESA MASSY ENERGY BAJO LAS NORMAS ISO

9001:15, 14001:15 45001:18”

JAIRO ALEJANDRO SALAZAR ARIAS

DANIELA SAMUEL TUMBAJOY

TRABAJO DE GRADO PARA OPTAR AL TÍTULO DE INGENIERO INDUSTRIAL

UNIVERSIDAD LIBRE SECCIONAL CALI

PROGRAMA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL
SANTIAGO DE CALI
2019
“PROPUESTA DE DISEÑO DE UN SIG PARA EL PROCESO DE ADMINISTRACIÓN
DE ALMACENES EN LA EMPRESA MASSY ENERGY BAJO LAS NORMAS ISO
9001:15, 14001:15 45001:18”

JAIRO ALEJANDRO SALAZAR ARIAS

DANIELA SAMUEL TUMBAJOY

TRABAJO DE GRADO PARA OPTAR AL TÍTULO DE INGENIERO INDUSTRIAL

DIRECTOR
Ms. MARIA MERCEDES SINISTERRA DIAZ

UNIVERSIDAD LIBRE SECCIONAL CALI

PROGRAMA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL
SANTIAGO DE CALI
2019
 Nota de aceptación

_________________________

_________________________

_________________________

_________________________

_________________________

_________________________
Firma del presidente del jurado

_________________________
Firma del jurado

_________________________
Firma del jurado

Santiago De Cali, 18 de noviembre de 2019

 AGRADECIMIENTOS

Dedico este trabajo principalmente a mi padre, por sus consejos, sapiencia y apoyo
incondicional en todos los proyectos que emprendo. A mi esposa Mery y mis hijos Valeria
y Samuel por todo su amor, comprensión, paciencia y entrega. De igual manera agradezco
a los docentes de la facultad de Ingeniería Industrial de la Universidad Libre Seccional Cali,
que con gran disposición aportaron sus conocimientos a mi formación profesional.

Jairo Alejandro Salazar

El presente trabajo va dirigido a todas las personas que directa o indirectamente ayudaron
a alcanzar este logro, especialmente quiero agradecer a mi familia por su apoyo
incondicional, por ser mi motivación más importante y por creer en mí en cada momento. A
mi madre por sus esfuerzos, dedicación y paciencia. A mis amigos por brindarme su ayuda
y apoyo durante la carrera. A mis compañeros por todas las horas de sacrificio y trabajo en
equipo. A los docentes por sus consejos y enseñanzas. Gracias a la vida y a Dios por
permitirme terminar satisfactoriamente este trabajo, ayudándome a formarme como
profesional y como persona, permitiéndome culminar con éxito la meta propuesta.

Daniela Samuel Tumbajoy

 CONTENIDO

Pág.

INTRODUCCIÓN 3

1. PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA 4

1.1 Misión 4
1.2 Visión 4
1.3 Estructura Organizacional Área SCM Massy Energy 5
1.4 Mapa de Procesos Massy Energy 6
1.5 Descripción de los Procesos Generales SCM 6

2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

2.1 Antecedentes 8
2.2 Descripción de la Situación Actual 9
2.3 Formulación de la Pregunta Problema 10
2.4 Sistematización del Problema 10
2.5 Objetivos 11
2.5.1 Objetivo General 11
2.5.2 Objetivo Especifico 11
2.6 Justificación 11
2.7 Alcance del Trabajo 12
2.8 Delimitación 13

3. MARCO DE REFERENCIA

3.1 Marco Teórico 14

3.2 Marco Conceptual 19
3.3 Marco Contextual 22
3.4 Marco Legal 23

4. METODOLOGÍA
4.1 Tipo de Estudio 25
4.2 Diseño Metodológico 25
4.3 Métodos de Investigación 26
4.3.1 Método Inductivo 26
 4.4 Fuentes y Técnicas para Recolección de Información 26
4.4.1 Fuentes Secundarias 26
4.4.2 Fuentes Primarias 26
4.5 Instrumentos de la Investigación 27
4.5.1 Observación Estructurada 27
4.5.2 Instrumento de Observación a Utilizar 27
4.5.3 La Entrevista 27
4.5.4 Diagnósticos 27

5. CONTEXTUALIZACIÓN DEL PROCESO ADMINISTRACIÓN INTEGRAL DE

ALMACENES

5.1 Aspectos Generales 28

5.2 Ciclo de Vida del Proceso Administrar el Almacenamiento
en Massy Energy bajo la Modalidad de Outsourcing 29
5.3 Materiales Administrados bajo la Modalidad de Outsourcing
por Massy Energy 30
5.4 Llegada de Materiales 30
5.5 Recepción de Materiales 31
5.5.1 Recepción Física de los Materiales 32
5.5.2 Devolución de Elementos Devolutivos 32
5.5.3 Recibir el Material Fabricado de Estructura 32
5.5.4 Traslado Entre Almacenes 32
5.5.5 Recepción de Sobrantes de Proyectos o Montajes 33
5.6 Almacenamiento 33
5.6.1 Identificación Para los Sitios de Almacenamiento 33
5.6.2 Criterios Para la Ubicación de Materiales 34
5.6.3 Ubicación de los Materiales en los Lugares de Almacenamiento 37
5.6.4 Identificar Material 37
5.6.5 Marcación de Equipos en el Almacén, Según su Condición 37
5.7 Registrar el Ingreso de Material al Inventario 38
5.8 Control y Verificación de Inventarios 38
5.8.1 Monitorear Puntos De Reorden Y Solicitar Reabastecimiento 39
5.8.2 Realizar Inventario Físico 39
5.8.2.1 Programar Inventarios 39
5.8.2.2 Crear Documentos de Inventario 40
5.8.2.3 Conformar Equipos de Trabajo 40
5.8.2.4 Realizar Conteo Físico 40
5.8.2.5 Ingresar Resultado del Conteo 41
5.8.2.6 Hacer Reporte(s) de Inventario 41
 5.9 Solicitud de Materiales 41
5.9.1 Solicitud de Mediante Reserva 41
5.9.2 Solicitud de Traslado de Materiales Para Otras Sedes 42
5.9.3 Solicitud de Materiales Para Disposición Final 42
5.10 Alistamiento de Materiales 43
5.10.1 Realizar Embalaje y Entrega del Material 43
5.11 Entrega De Materiales 43
5.11.1 Entrega de Materiales Mediante Reserva 44
5.11.2 Entrega de Materiales Para Traslado 44
5.11.3 Entrega de Materiales Dados De Baja 44
5.12 Salida de Materiales del Sistema 45
5.13 Elaboración de Informes E Indicadores de Servicio 46
5.14 Análisis DOFA del Proceso Administración de Almacenes 46

6. DIAGNOSTICO INICIAL DEL PROCESO ADMINISTRACIÓN INTEGRAL DE

ALMACENES 49

6.1 Diagnóstico Norma ISO 9001 50

6.2 Diagnóstico Norma ISO 14001 52
6.3 Diagnóstico Norma ISO 45001 54

7. DISEÑO DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL

7.1 Planificación del Sistema de Gestión 57
7.2 Alcance del Sistema de Gestión 57
7.3 Cuestiones Internas y Externas 57
7.4 Matriz de Necesidades y Expectativas de las Partes Interesadas 61
7.5 Matriz de Riesgos y Oportunidades 63
7.6 Matriz de Aspectos e Impactos 66
7.7 Matriz de Peligros y Riesgos 69
7.7.1 Identificación de Peligros 74
7.7.1.1 Análisis y Evaluación del Riesgo 75
7.7.2 Controles Actuales Para los Peligros 76
7.7.2.1 Implementación de las Medidas de Control 76
7.7.3 Investigación de Accidentes e Incidentes de Trabajo 77
7.8 Matriz de Requisitos Legales y Otros Requisitos 82
7.9 Desarrollo de la Política y Objetivos Integrales 84
7.9.1 Objetivos del SIG 84
7.10 Mapa de Procesos para el Servicio Administración de Almacenes 85
7.11 Caracterización de Procesos 86
7.12 Matriz de Indicadores 89
7.13 Procedimientos Integrados 92
 7.14 Plan Maestro de Documentos 93
7.14.1 Identificación De Documentos Del SIG 94
7.14.2 Documentos Adicionales Propuestos Para el Cumplimiento
Del SIG 97
7.15 Roles, Responsabilidades y Autoridades 98
7.16 Planificación de Cambios 98
7.17 Revisión Por La Dirección 100

8. DISEÑO O EVALUACIÓN DE LA AUDITORIA INTERNA 101

8.1 Procedimiento De Auditoría Interna 103

8.1.1 Alcance 103
8.1.2 Definiciones Y Abreviaturas 103
8.1.3 Responsabilidades 104
8.1.4 Precauciones De Salud Y Seguridad 105
8.1.5 Descripción Y Actividades 105
8.1.5.1 Auditores 107
8.1.5.2 Logística Para las Auditorías 107
8.1.5.3 Reprogramación de Auditorías 107
8.1.5.4 Ejecución de la Auditoria 108
8.1.5.5 Cierre del Proceso de la Auditoria 108
8.1.5.6 Frecuencia 108
8.2 Programa de Auditoría Interna 109
8.3 Plan de Auditoría Interna 112
8.4 Informe de Auditoría Interna 114

9. CONCLUSIONES 116

10. RECOMENDACIONES 118

11. BIBLIOGRAFÍA 119

12. ANEXOS 120

 LISTA DE FIGURAS

Pág.

Figura 1. Organigrama área SCM Massy Energy 5

Figura 2. Mapa de Procesos Massy Energy 6
Figura 3. Ciclo de Vida del Proceso Administrar el Almacenamiento 29
Figura 4. Esquema de Ubicación para Materiales Almacenados en Estanterías 35
Figura 5. Esquema de Identificación de Ubicación de Materiales en el Sistema
SAP en el primer nivel de bodega o piso 35
Figura 6. Esquema de Identificación de Ubicación de Materiales en el Sistema
SAP en el segundo nivel de bodega o piso 36
Figura 7. Esquema de identificación en el sistema para materiales
en cobertizos o patios 36
Figura 8. Mapa de Procesos del Servicio Administración Integral de Almacenes
en Massy Energy 85
Figura 9. Integración Normas ISO 9001 – 14001 92
Figura 10. Estructura de la documentación del SIG 93
 LISTA DE TABLAS

Pág.

Tabla 1. Actividades y Beneficios del Outsourcing de Almacenes

Ofrecidos Por Massy Energy 7
Tabla 2. Análisis DOFA del Proceso Administrar el Almacenamiento 47
Tabla 3. Homologación del Cumplimiento 50
Tabla 4. Resultados Diagnóstico Norma ISO 9001 50
Tabla 5. No Conformidades de la Norma ISO 9001 51
Taba 6. Resultados Diagnóstico Norma ISO 14001 52
Tabla 7. No Conformidades de la Norma ISO 14001 53
Tabla 8. Resultados Diagnóstico Norma ISO 45001 54
Tabla 9. No Conformidades de la Norma ISO 14001 54
Tabla 10. Análisis del Contexto Organizacional Mediante PESTEL 59
Tabla 11. Matriz de Necesidades y Expectativas de las Partes Interesadas 62
Tabla 12. Estructura de la Matriz De Riesgos y Oportunidades 63
Tabla 13. Escalas de Impacto de la Matriz de Riesgos y Oportunidades 64
Tabla 14. Escalas de Probabilidad de Ocurrencia de la Matriz
de Riesgos y Oportunidades 65
Tabla 15. Escalas de Impacto de la Matriz de Riesgos y Oportunidades 65
Tabla 16. Estructura de la Matriz de Aspectos e Impactos Ambientales 67
Tabla 17. Condiciones de la Operación 68
Tabla 18. Convenciones de la significancia del impacto 68
Tabla 19. Estructura de la Matriz de Peligros y Riesgos 70
Tabla 20. Tabla Descripción del Nivel de Daño 71
Tabla 21. Determinación del Nivel de Deficiencia 72
Tabla 22. Nivel de Exposición 72
Tabla 23. Significado Probabilidad 73
Tabla 24. Nivel de Consecuencias 73
Tabla 25. Nivel de Riego 74
Tabla 26. Aceptabilidad del Riesgo 74
Tabla 27. Pasos para la Investigación de Accidentes 79
Tabla 28. Matriz de Requisitos Legales 83
Tabla 29. Objetivos del SIG 84
Tabla 30. Caracterización del Proceso Administración de Almacenes
bajo el Ciclo PHVA 87
Tabla 31. Matriz De Indicadores 90
Tabla 32. Meta de Cumplimiento de los Indicadores 91
Tabla 33. Tipos de Documentos 94
Tabla 34. Identificación de Documentos del SIG 94
Tabla 35. Formato de Gestión del Cambio del SIG 99
Tabla 36. Sistema de Colores de Acciones Correctivas 102
Tabla 37. Indicadores Para el Seguimiento de Normas 102
Tabla 38. Programa de Auditoria Interna 110
Tabla 39. Plan de Auditoria Propuesto 112
Tabla 40. Modelo de Informe de Auditoria 114
 LISTA DE ANEXOS

Anexo Digital 1. Modelo de Entrevista

Anexo Digital 2. Fichas de Almacenamiento

Anexo Digital 3. Concepto Técnico

Anexo Digital 4. Matriz de Partes Interesadas

Anexo Digital 5. Matriz de Riesgos del Proceso

Anexo Digital 6. Matriz de Identificación Aspectos e Impactos Ambientales

Anexo Digital 7. Matriz de Peligros y Riesgos SST

Anexo Digital 8. Formato de Reporte de Accidentes de Trabajo

Anexo Digital 9. Matriz Requisitos Legal

Anexo Digital 10. Formato Análisis de Trabajo Seguro

 GLOSARIO

SIG: Sistema Integrado de Gestión.

ISO: ISO son las siglas en inglés International Organization for Standardization. Se trata de
la Organización Internacional de Normalización, y se dedica a la creación de estándares
para asegurar la calidad, seguridad y eficiencia de productos y servicios.

SCM: Supply Chain Management, Gestión de la cadena de suministro.

GEM: Grupo Ejecutor de Mantenimiento.

SAP: Sistema de información, software ERP, utilizado por el cliente para el control de sus
procesos.

S-ST: Seguridad y Salud en el Trabajo

SGA: Sistema de Gestión Ambiental

Almacenamiento: Procedimiento del proceso de Administración de Inventarios y Bodegas

mediante el cual se almacenan, preservan y custodian los materiales con el fin de tenerlos
disponibles para cuando la operación, mantenimiento o cualquier otro usuario los requieran,
mediante la aplicación de técnicas correctas de almacenamiento y preservación.

Cuarto frío: Lugares con temperatura controlada, para materiales electrónicos, empaques,
etc. Se almacena en estantería.

Bodegas: Sitios con piso duro, paredes y cubiertos, donde se almacena, en estantería,
estibas o guacales, materiales para líneas de transmisión y subestaciones.

Cobertizo: Sitios con piso duro y cubiertos donde se almacena en piso, arrume, estibas o
guacales, materiales para líneas de transmisión y subestaciones.

Patio de estructura: Sitios con piso en asfalto, afirmado, grava o tierra, donde se almacena
material como estructura metálica o equipos para subestaciones; en algunos casos pueden
tener estructuras con carpas para permitir el almacenamiento de cables y algunos equipos
de patio.

Almacén principal: sitio de almacenamiento conformado por bodegas, cobertizos y carpas

para el almacenamiento de materiales, con presencia de un almacenista.

Respel: sitio de almacenamiento para materiales con residuos peligrosos, ubicado en

algunos almacenes principales.

Catálogo de materiales: Lista completa en orden sistemático cuya información o datos

permiten la identificación de un material y están grabados y codificados de acuerdo con
reglas predeterminadas.
Disponible: Se refiere a los materiales disponibles en Bodega. Estos son la operación
matemática de restarle a las Existencia en Bodega, los materiales que están con pendientes
de salidas autorizadas y fecha de entrega dentro del tiempo de servicio de la bodega.

Excedentes de materiales: Materiales que la Empresa no requiere para su operación

normal. Incluye: Obsoletos, Inservibles, Sobre stock.

Inservibles: También llamados deteriorados, son aquellos que están deteriorados, no

cumplen con su función operativa de manera total o parcial (no confiable) y no se pueden
reparar, ya sea por imposibilidad técnica o por costos.; tratándose de metales, los
inservibles se considerarán como chatarra, en los demás casos, se considerarán como
materiales de desecho. Se consideran inservibles los materiales de stock deteriorados, que
permanecen en los almacenes sin utilización.

Inventarios: Existencias o stock de recursos materiales acumulados o almacenados en las

bodegas para la utilización en los procesos operativos, de mantenimiento, proyectos o de
soporte.

Inventarios óptimos: Son las cantidades de materiales en las bodegas dentro de los
rangos definidos en los parámetros de reposición y de acuerdo con su clasificación de
criticidad.

Baja rotación: Es la baja o nula rotación que tiene un material almacenado durante un
período de tiempo preestablecido. Ese período de tiempo se define basado en la
clasificación o criticidad que se le asigne a cada material.

Nivel de servicio: Indicador de desempeño para el proceso de Inventarios y Transporte

con el cual se mide la respuesta a los clientes.

Obsolescencia: Son elementos que se ubican dentro de una o varias de las siguientes
categorías:
 Materiales en buen estado que han entrado en desuso, generalmente por
innovación tecnológica y cuyo cambio o reemplazo genera mayor productividad,
reducción de costos de operación o seguridad para la empresa.
 Repuestos que por el cambio completo de una o varias plantas ya no son requeridos,
pero están en buen estado.

Reservado: material que teniendo existencias en la bodega es solicitado con fecha de

requerimiento tal que su diferencia con la fecha corriente es mayor al tiempo de reposición
en bodega.

Almacenista: funcionario responsable de la administración y control directa de bodega(s)

de materiales.

Materiales de consumo en inventario: Son materiales necesarios para realizar

actividades de mantenimiento de fácil consecución en el mercado y son controlados en
inventario.

Repuesto: Son materiales que hacen parte de algún equipo, son necesarios para realizar
actividades de mantenimiento y no son fácil consecución en el mercado.
Herramientas y Equipos: Elementos o instrumentos que sirven de apoyo para realizar
actividades de mantenimiento, no son de fácil consecución en el mercado y son controlados
en inventario, como elementos Devolutivos.

Devolutivo: Elementos que salen e ingresan al inventario bajo la figura de préstamo

temporal.

Stock mínimo: Se considera como la cantidad mínima definida que debe permanecer
siempre en el almacén para atender contingencias relacionadas con equipos de alto
impacto en la gestión.
Punto de reorden: Es un nivel de stock que está relacionado con el tiempo de
reabastecimiento y considera la cantidad de elementos que deben salir del almacén antes
de llegar a su nivel mínimo. Cuando los niveles de inventarios llegan a este nivel se solicita
reabastecimiento pensando en completar el nivel máximo y el consumo estimado en el
proceso de reabastecimiento.

Stock máximo: Es la cantidad máxima de un ítem que se puede tener para mantener a
costos óptimos.

Despacho de materiales: Es el suministro de materiales para los diferentes usuarios de la

empresa previa solicitud y autorización a través del sistema de información.

Reserva de material: Documento electrónico de SAP donde se encuentran registrados los

datos del material que se necesita para la operación.
 RESUMEN

El presente trabajo de grado es desarrollado como requisito para optar al título de ingeniero
industrial y busca facilitar la administración de procesos orientados a los objetivos,
específicamente la administración integral de almacenes, el cual le permitirá a la empresa
Massy Energy prestar el servicio de Outsourcing de almacenes bajo las recomendaciones
y consideracones expustas en las normas ISO 9001 version 2015, ISO 14001 version 2015
e ISO 45001 version 2018.

Esta guía se desarrolla en varias etapas y da inicio con un diagnóstico inicial del proceso
de administración de almacenes bajo la modalidad de Outsourcing en la empresa,
Intercolombia S.A., sitio donde Massy Energy presta sus servicios de administración
integral de almacenes, esta primera etapa brindara una visión global e integral de la
situación actual de la empresa, tanto a nivel interno como externo; los resultados de esta
primera etapa nos indica claramente que la organización posee unos aspectos por mejorar,
que tendrán que ser analizados desde un plan de mejora, es importante tener en cuenta
que la organización tiene un entorno económico y financiero favorable, sin embargo, se
evidenció que una de las mayores debilidades se encuentra asociada a la no
estandarización de sus proceso lo cual les podría conllevar a sanciones no solo a nivel
comercial con el cliente si no también legal al no cumplir con los requisitos enmarcados en
las normas de seguridad y salud en el trabajo, así como en la gestión ambiental.

Una vez se conoció el estado actual de la organización, se procedió a diseñar el sistema

integrado de gestión para el proceso objeto estudio, el cual consistió en el análisis y
desarrollo de matrices de riesgos, impactos y aspectos desde la calidad, lo ambiental y la
seguridad industrial, así mismo la estandarización de procedimientos, se realizó la
caracterización de los procesos, se presenta la propuesta de estructura de formatos,
instructivos, manuales y demás elementos necesarios para garantizar el funcionamiento
adecuado del Sistema Integrado de Gestión.

Finalmente se estableció las medidas de control requeridas que permitan realizar la revisión
y seguimiento periódico del SIG, para buscar el mejoramiento continuo del mismo a través
del diseño del programa de auditoria interna.
 ABSTRACT

This degree work is developed as a requirement to apply for the title of industrial engineer
and seeks to facilitate the administration of goal-oriented processes, specifically the integral
management of warehouses, which will allow the company Massy Energy to provide the
outsourcing service of warehouses under the recommendations and considerations set forth
in the ISO 9001 version 2015, ISO 14001 version 2015 and ISO 45001 version 2018
standards.

This guide is developed in several stages and begins with an initial diagnosis of the
warehouse management process under the modality of outsourcing in the company,
Intercolombia SA, where Massy Energy provides its services of integral warehouse
management, this first stage will provide a global and integral vision of the current situation
of the company, both internally and externally; The results of this first stage clearly indicate
that the organization has some aspects to improve, which will have to be analyzed from an
improvement plan, it is important to keep in mind that the organization has a favorable
economic and financial environment, however, it was evident that one of the greatest
weaknesses is associated with the non-standardization of its processes which could lead to
sanctions not only commercially with the client but also legal by not complying with the
requirements framed in the health and safety regulations in work, as well as environmental
management.

Once the current state of the organization was known, the integrated management system
for the process under study was designed, which consisted of the analysis and development
of risk matrices, impacts and aspects from quality, environmental and environmental
aspects. Industrial safety, as well as the standardization of procedures, the characterization
of the processes was carried out, the proposal of structure of formats, instructions, manuals
and other elements necessary to guarantee the proper functioning of the Integrated
Management System is presented.

Finally, the required control measures were established that allow the periodic review and
monitoring of the GIS to be carried out, in order to seek its continuous improvement through
the design of the internal audit program.
 INTRODUCCIÓN

La importancia de los sistemas integrados de gestión en la práctica actual de las empresas

se deben en gran parte al aumento de la competitividad derivada de la creciente
globalización de los mercados, así como de una exigencia en la calidad de los servicios
prestados a sus clientes, ante esta situación, las organizaciones empresariales deben
responder rápidamente a las distintas necesidades del mercado, el cual está en capacidad
de exigir y elegir la empresa que mejor satisfaga sus necesidades. En este contexto, muy
seguramente los clientes sentirán más confianza con aquellas empresas que posean un
certificado que avale las buenas prácticas de sus operaciones. Esto no solo les garantiza a
los clientes el cumplimiento de todas las especificaciones técnicas establecidas en los
servicios que brindan las compañías, sino que también le demuestra a la sociedad en
general su compromiso con el ejercicio de sus operaciones bajo un marco legal y
socialmente responsable.

Massy Energy es una empresa de servicios de ingeniería que se especializa en la

prestación de servicios para los sectores Industrial, Energía, Petroquímicos, Minería,
Siderúrgico, Biocombustibles, Infraestructura, Refinería, Petróleo y Gas y toda industria que
requiere un manejo óptimo de sus activos, siempre orientados a brindar soluciones
eficientes y eficaces para cada uno de sus clientes. Con domicilio en la ciudad de Bogotá
y operaciones a nivel nacional.

El presente trabajo describe la metodología utilizada para el diseño de un sistema integrado

de gestión bajo las normas ISO 9001: 2015, 14001:2015 y 45001:2018 en el proceso de la
administración integral de almacenes en la empresa Massy Energy, con el propósito de
coadyuvar a lograr un crecimiento y posicionamiento en el mercado Nacional de los
servicios de Outsourcing de almacenes que ofrece Massy Energy en el sector industrial.

El alcance del trabajo es realizar el diagnóstico del proceso, la propuesta de diseño y la

propuesta de control a través de la auditoria interna del sistema integral de gestión para
que la empresa Massy Energy, en el proceso administración integral de almacenes bajo la
modalidad de Outsourcing, lo lleve a cabo cuando lo crea pertinente. No se llega hasta la
certificación debido al tiempo y a los costos que esto requiere.

3
 1. PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA

Massy Energy es una de las más de 60 empresas del Grupo Massy, un Holding con casa
matriz en Trinidad & Tobago que opera en Centroamérica y el Caribe y cotiza en la Bolsa
de Valores. Con más de dos décadas de trayectoria en el país, se ha convertido en el aliado
ideal en la prestación de servicios, orientados a brindar soluciones eficientes y
eficaces para cada uno de sus clientes del sector de Energía, Hidrocarburos y toda industria
que requiere un manejo óptimo de sus activos.
Para responder a esta propuesta de valor y satisfacer integralmente las necesidades de sus
clientes, ha diseñado siete líneas de servicio, que van desde Proyectos Mayores,
Mantenimiento, Operación, Servicios Técnicos, Supply Chain Management (SCM), Gestión
de Activos, hasta Representaciones y Alianzas (con multinacionales y compañías como
General Electric).

1.1 MISIÓN

Somos una empresa que presta servicios, a través de una cultura de innovación con
personal comprometido. Operamos con procesos eficientes alineados a las necesidades de
nuestros clientes, asegurando la calidad, integridad, seguridad, salud y medio ambiente en
todas nuestras operaciones.

1.2 VISIÓN

Ser reconocidos por estar adelante de las necesidades de la industria con base en la
competencia de nuestra gente, la permanente innovación y con nuestros valores como el
centro de todo lo que hacemos, logrando un desarrollo sostenible.

4
1.3 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ÁREA SCM MASSY ENERGY

Figura 1. Organigrama área SCM Massy Energy

GERENTE

Gerente
SCM

Coordinador
Contrato de
Almacenes

Analista Coordinador
Inventario Transporte

Supervisor
HSE

Almacén Almacén Almacén Almacén Almacén

Ancón Torca Guatiguara Palmira Cerromatoso

Jefe Jefe Jefe Jefe Jefe

Almacén Almacén Almacén Almacén Almacén

Almacenista Almacenista Almacenista Almacenista Almacenista

Auxiliar Auxiliar Auxiliar

Almacén Almacén Almacén

Supernumerario

Fuente. Elaboración Propia, Tomado del profesiograma de Massy Energy.

5
1.4 MAPA DE PROCESOS MASSY ENERGY

Figura 2. Mapa de Procesos Massy Energy

Fuente. Tomado de Brochure de Massy Energy disponible en http://www.massyenergy.co/

1.5 DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS GENERALES SCM

En la búsqueda constante de mejoras competitivas por parte de las organizaciones, los

procesos logísticos de gestión de la cadena de suministro se han revelado hoy en día como
uno de los ámbitos estratégicos de las compañías. Más aún, la subcontratación de
operaciones a terceros, colaboradores integrados en la cadena de suministro en las
compañías, es una de las fuentes de mejora de competitividad, eficiencia y económica.

Desde hace ya algunos años, las empresas buscan mejorar su competitividad lejos de la
integración vertical de actividades, es decir, mediante la subcontratación de actividades a
especialistas como herramienta para el desarrollo. Esto significa que muchas de las
actividades que anteriormente las empresas realizaban dentro de sus compañías, son
entregadas a un proveedor especializado en este tipo de actividad, de modo que éste último
es capaz de conseguir mejoras de calidad y servicio a precios más competitivos. Esta
acción de delegar determinadas actividades o funciones que una empresa hace a un tercero
externo se denomina Outsourcing.

6
En el ámbito de la logística, la delegación de operaciones logísticas se realiza a los
denominados operadores logísticos, cediendo todas o parte de estas operaciones con la
finalidad de abaratar los costos totales de la cadena de suministro, las ventajas que conlleva
la externalización son, entre otras, la flexibilización de los costos logísticos convirtiendo
costos fijos en variables, evitar la necesidad de abordar inversiones cuantiosas, mejorar la
eficacia y la eficiencia, poseer un control del flujo óptimo y la posibilidad de reducir
inventarios, beneficiarse de la posibilidad de centrarse en el negocio principal de la
empresa. Por todo ello, las razones para abordar una externalización pueden resumirse en
la mejora de costos (productividad, costos fijos a variables, etc.) de flexibilidad y tiempo de
respuesta y por supuesto, el poder trasladar estos beneficios a lo largo de la cadena de
suministro, ante esta dinámica Massy Energy ofrece al mercado los siguientes servicios en
el desarrollo de la administración integral de almacenes.

En la siguiente tabla se relacionan las actividades y beneficios de la administración de

almacenes a través del Outsourcing ofrecido por Massy, el cual está en capacidad de
ofrecer soluciones estratégicas y apoyar a las empresas con sus planes de negocio,
incluyendo identificación, selección e implementación de iniciativas de cambios en gestión
en su área de SCM.

Tabla 1. Actividades y beneficios del Outsourcing de almacenes ofrecidos por Massy

Fuente. Tomado de Brochure de Massy Energy disponible en http://www.massyenergy.co/

7
 2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

2.1 ANTECEDENTES.

Hernández Gerson (2017), Diseño de un sistema integrado de gestión ISO 9001:2008,

OHSAS 18001:2007 e ISO 14001:2004 en el marco de la estrategia de la empresa MASIVO
CAPITAL SAS en el terminal Toberín, presentado a la Universidad Libre como trabajo de
grado. El trabajo se dividió en tres etapas principales; en la primera etapa se realizó el
diagnóstico de la situación actual utilizando un formato determinado para cada una de las
normas de referencia, dando como resultado mayor número de observaciones en el
diagnóstico de seguridad industrial, en general la empresa debe fortalecer la comunicación
interna en todos los niveles jerárquicos, mejorar el control operacional con los visitantes o
contratistas y aumentar el presupuesto para la ejecución de planes de acción; en la segunda
etapa se formularon todos los planes de acción para dar cierre a los hallazgos y no
conformidades identificadas; en la tercera etapa se formuló un plan de seguimiento donde
se crearon los indicadores de seguimiento y monitoreo, además de un formato para
entregar un informe a gerencia. Este trabajo se relaciona con la investigación en curso, ya
que propone un material de instrucción para el diseño de un SIG, a través de enunciados
claros, objetivos de aprendizaje precisos y una estructura de trabajo que aborda, paso a
paso, las actividades que deben desarrollarse en el diseño del sistema de gestión brindado
una descripción detallada de lo que el alumno realizará, apoyado por ejemplos e
ilustraciones, entre otros.

Méndez Juan y Avella Nicolás (2009), Diseño del sistema de gestión de la calidad basado
en los requisitos de la norma ISO 9001:2008 para la empresa Dicomtel SA, presentado a la
Universidad Javeriana como trabajo de grado. El desarrollo de este trabajo pretende
establecer un diseño del sistema de gestión de la calidad basado en los requisitos de la
norma ISO 9001:2008 para la empresa Dicomtel, que le permita establecer una
organización basada en procesos, y que a mediano plazo, pueda implementarse y llegar a
obtener una certificación de la calidad, haciendo que la organización se enfoque en la
satisfacción de las necesidades de los clientes y en la mejora continua para poder
mantenerse en el negocio de la distribución de productos y servicios relacionados con la
telefonía celular en Colombia, y así mismo, llegar a ser más competitivos y lograr ser los
líderes del mercado. Este trabajo es pertinente con la investigación aquí planteada, ya que
muestra cómo debe estructurarse un sistema de gestión de la calidad, desde la perspectiva
del procesamiento de la información, aportando registros estadísticos y documentos de
referencia como lo son los formatos pre-operacionales y las inspecciones planeadas.

Romero Paola Andrea (2016), Formulación del Sistema de Gestión Integral (SGI) para la
empresa Johandre S.A.S., trabajo de grado en la modalidad de monografía para optar al
título de ingeniera ambiental presentado a la universidad Distrital Francisco José de Caldas.
El desarrollo de este trabajo presenta la mejor alternativa de solución a la problemática
existente en la empresa objeto de estudio la cual consiste en realizar la formulación de un
sistema de gestión Integral basado en las normas ISO, el trabajo en
cuestión realiza una detallada presentación del planteamiento del problema, así como una

8
contextualización del proceso a intervenir bajo las normas ISO, así mismo, realiza un detallo
análisis en el impacto ambiental y de seguridad industrial sobre el proceso objeto de estudio,
este trabajo es pertinente con nuestra investigación toda vez que, maneja un marco
referencial común el cual servirá de guía para la elaboración de nuestro estado del arte.

2.2 DESCRIPCIÓN DE LA SITUACIÓN ACTUAL

La administración integral de los almacenes se refiere a las actividades de almacenamiento,

custodia, manipulación, despacho, transporte y proceso de los pedidos, necesarias para el
cumplimiento de la política de servicio al cliente de las compañías que establecen contratos
de Outsourcing con Massy Energy en esta línea de servicio.

La distribución física no es sólo un costo, es una actividad íntimamente ligada a la estrategia

de las empresas para la creación y el mantenimiento de demanda. Una empresa puede
adoptar diferenciarse por un excelente servicio o por una oferta competitiva en costos por
medio de una mejor distribución física, posicionando los productos en el lugar adecuado,
en el momento preciso al mínimo costo, los profesores Clara Gutiérrez y Pablo González,
lo exponen en su libro “Logística de Aprovisionamiento” y mencionan las siguientes
actividades como fundamentales en la administración de los almacenes1:

 Procesamiento de pedidos: Consistente en la operación de llevar la información del

cliente a la planta de suministro o producción, para poder realizar sus operaciones
de acuerdo a las necesidades del mercado.
 Control de inventarios: Es la parte de la distribución física encargada de controlar
los flujos de mercancías, es decir, las entradas y salidas que mantienen los
inventarios en el tamaño adecuado para garantizar los requerimientos de servicio
de la empresa al mínimo costo establecido de mantenimiento de inventarios.
 Transporte: Así como la fase de almacenamiento es percibida como una fase
estática, el transporte es la fase de la distribución física en la cual realizamos el
movimiento de los bienes desde los almacenes hasta los puntos de entrega
definidos por el cliente.
 Manejo de materiales: Representan el conjunto de elementos de trasporte,
elevadores de carga, envases y embalajes, etc. Necesarios para dar el tratamiento
adecuado y específico a los bienes.
 Almacenamiento: Es la parte encargada de conservar los bienes en perfecto estado
con el fin de que estén disponibles para su entrega o despacho.

1Gonzales Clara y González Pablo (2015). Logística de Aprovisionamiento, Madrid- España; Impreso por
Editorial Síntesis S.A; ISBN: 978-84-9171-178-0.

9
Actualmente Massy Energy, posee contratos de Outsourcing de almacenes bajo los cuales
administra las bodegas de materiales, equipos e insumos requeridos por sus clientes para
la operación de sus negocios, y a pesar de que se procura manejar estos contratos bajo un
mismo esquema de administración, la no estandarización del proceso ha conllevado al
incumplimiento de los niveles de servicio con los clientes, acarreando multas y sanciones
que pueden llegar afectar la continuidad de los contratos vigentes o la no adjudicación de
nuevos contratos, lo que ocasionaría un decremento en las ganancias de la empresa.

Así mismo, se ha evidenciado que los almacenes han ido aumentando su tamaño, lo que a
su vez les confiere una mayor demanda de estandarización de procesos, medios técnicos,
humanos e instalaciones y una mayor dilución de los costos fijos asociados, lo que ha
conllevado a un desequilibrio del aseguramiento interno de sus operaciones toda vez que
se carece de una guía estandarizada que les permita operar de manera óptima.

La no estandarización del proceso les conllevaría a sanciones no solo a nivel comercial con
el cliente si no también legal al no cumplir con los requisitos mínimos enmarcados en las
normas de seguridad y salud en el trabajo, así como en la gestión ambiental. Por tal razón,
se hace indispensable el establecimiento de un sistema integrado de gestión para el
proceso de gestión almacenes en la empresa Massy Energy que sirva como marco común
en la prestación del servicio de administración integral de almacenes bajo la modalidad de
Outsourcing.

2.3 FORMULACIÓN DE LA PREGUNTA PROBLEMA

De conformidad con el planteamiento del problema surge como formulación del mismo la
siguiente pregunta de investigación:

¿Cómo diseñar un sistema integrado de gestión (Calidad, medio ambiente, seguridad

y salud en trabajo) en la Empresa Massy Energy para el proceso de administración
integral de almacenes?

2.4 SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA

 ¿Cómo diagnosticar el estado actual de la administración de los almacenes

administrados bajo la modalidad de Outsourcing por Massy Energy?

 ¿Cómo diseñar un sistema integrado de gestión para el proceso de administración

integral de almacenes bajo la modalidad de Outsourcing?

 ¿Cómo diseñar el sistema de control o verificación del Sistema Integrado de

Gestión?

10
2.5 OBJETIVOS

2.5.1 OBJETIVO GENERAL

Presentar una propuesta de Diseño de un sistema integrado de gestión para el proceso de

administración integral de almacenes en la empresa Massy Energy el cual sirva como
modelo para la operación de los contratos de SCM que la empresa desarrolla bajo la
modalidad de Outsourcing.

2.5.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Diagnosticar el estado actual de la administración de los almacenes manejados por

Massy Energy bajo la modalidad de Outsourcing de acuerdo a las actividades
ejecutadas en el proceso.

 Diseñar el sistema integrado de gestión para el proceso de administración integral

de los almacenes bajo la norma ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 e ISO 45001:2018.

 Diseñar un sistema de control o verificación para el Sistema Integrado de Gestión

mediante el desarrollo de una Auditoria Interna.

2.6 JUSTIFICACIÓN

Toda organización ha sido creada para obtener ingresos, los cuales son el motor
motivacional de los funcionarios de cualquier empresa ya que les permite adquirir bienes y
servicios necesarios para su bienestar. Dichos ingresos se obtendrán en la medida que se
logren vender los productos o servicios ofrecidos en la cantidad planeada, sin embargo, se
requiere que estos llamen la atención del cliente potencial, es decir los productos o servicios
deben poseer unas características que cumplan con los requisitos o exigencias del cliente
que incluso pueden ser más estrictos que los del mercado, en este sentido, una de las
herramientas que han adquirido una importancia vital en las organizaciones es
precisamente la implementación de sistemas integrados de gestión, pues esto le permite a
la organización demostrar claramente su compromiso con todas las partes interesadas que
interactúan con dicha organización.

11
Teniendo en cuenta lo anterior la implementación de un sistema integrado de gestión es
importante para las organizaciones ya que garantiza en un alto porcentaje que las
características del producto o servicio cumplen los requisitos del cliente. En este sentido las
normas ISO presentan los requisitos, recomendaciones y consideracones expustas bajo las
normas ISO 9001 version 2015, ISO 14001 version 2015 e ISO 45001 version 2018, que
garantizan la correcta estandarizacion de los procesos.

El trabajo tendrá una utilidad valor uso, valor de cambio y valor de estima. La primera se
verá reflejada ya que la empresa Massy Energy podrá organizar cada uno de sus procesos
y creará un estándar para todos los funcionarios de cómo llevar a cabo sus respectivas
labores dentro del proceso de administración de almacenes bajo la modalidad de
Outsourcing, evitando al máximo la presencia de no conformidades, lo que a su vez
permitirá conocer las verdaderas necesidades de los clientes y cumplir los requisitos
exigidos por estos. La segunda implicara una inversión económica por parte de la empresa,
sin embargo, si se tiene cuenta la relación costo/beneficio, serán mayores los beneficios
que el sistema integrado de gestión traerá a la empresa que los costos en los que esta
tendrá que incurrir o las multas que acarreara por el no cumplimiento de los indicadores de
servicio, por último el valor de estima se dará ya que generará confianza y credibilidad a los
clientes establecer relaciones comerciales con una empresa certificada que ofrezca
productos que cumplen con todas las normas de calidad.
Esta investigación es factible ya que la información será suministrada directamente por los
funcionarios de la empresa Massy Energy que intervienen en el proceso, así mismo la
gerencia del área ha manifestado su interés en desarrollar un sistema integral de gestión
que garantice alcanzar los estándares exigidos por las normas ISO.
Lo anterior, evidencia de manera clara la necesidad de presentar una propuesta de diseño
de un sistema integrado de gestión para el proceso de administración integral de almacenes
en la empresa Massy Energy el cual sirva como modelo para la operación de los contratos
de SCM que la empresa desarrolla bajo la modalidad de Outsourcing y que se justifica en
tres aspectos fundamentales. La exigencia de transparencia con relación a qué huella se
deja en el medio ambiente, con cuánta seguridad se gestiona sus operaciones y cómo se
mejora continuamente la calidad ya que es la exigencia del mundo actual.

2.7 ALCANCE DEL TRABAJO

 Campo Administrativo: Se logrará crear una herramienta de apoyo para que la

empresa mejore y organice todos los procesos relacionados con la administración
integral de almacenes bajo la modalidad de Outsourcing, y de esta forma facilitar la
consecución de los objetivos citados anteriormente.

12
  Campo Empresarial: En primer lugar, se generará valor agregado a la compañía ya
que se ajustarán los procesos logrando reducir al máximo las no conformidades de
los clientes. La organización tendrá a su alcance la base de un plan de diseño de
un sistema de gestión integrado de gestión para que lo ponga en marcha cuando lo
considere oportuno. Y en segundo lugar servirá como estímulo a otras empresas del
mismo sector que estén interesadas en implementar un sistema integrado de
gestión de bajos las normas ISO, logrando indirectamente el mejoramiento del
sector.

 Campo Académico: El trabajo constituye un elemento de investigación formativa de

los conocimientos adquiridos, sirviendo como herramienta de consulta a cualquier
persona interesada en el tema. Se obtendrá un trabajo de grado que permitirá
cumplir con uno de los requisitos de la universidad para optar por el título de
Ingeniero Industrial en la Universidad Libre Seccional Cali.

2.8 DELIMITACIÓN

El estudio fue realizado en el desarrollo del contrato que Massy Energy adelanta con
Intercolombia S.A. ESP., relacionado con la administración integral de sus almacenes bajo
la modalidad de Outsourcing, el cual servirá como referencia y guía en la operación de
otros contratos de SCM que Massy Energy adelanta con otras empresas, así estas
presenten actividades económicas diferentes, este modelo permitirá exponer la viabilidad
del diseño de un sistema integrado de gestión, y los beneficios tanto económicos como de
imagen corporativa que se obtienen al implementar dicho sistema.

13
 3. MARCO DE REFERENCIA

3.1 MARCO TEÓRICO

Sistema De Gestión

Un Sistema de Gestión es un conjunto de etapas unidas en un proceso continuo, que

permite trabajar ordenadamente una idea hasta lograr mejoras y su continuidad. Se
establecen cuatro etapas en este proceso (PHVA), que hacen de este sistema, un proceso
circular virtuoso, pues en la medida que el ciclo se repita recurrente y recursivamente, se
logrará en cada ciclo, obtener una mejora2 (González y Arciniega, 2016).
Para la dirección de cualquier sistema de gestión debe haber una inversión en capital
humano con habilidades y conocimientos enfocados a las actividades relacionadas con la
actividad de la empresa, calidad, medio ambiente y seguridad y salud en el trabajo, entre
otros, que a su vez cuente con la disponibilidad necesaria para desarrollar, controlar y
evaluar todas las actividades que se requieren para el mantenimiento del sistema3 (Peña y
Moreno, 2011).

Existen actualmente varios modelos de gestión que las empresas están adoptando como
referencias para que sus organizaciones se encaminen hacia lo que se denomina la
Excelencia. Por un lado, las normas ISO 9000 de Calidad son punto de referencia, como
también lo son las normas ISO 14000 de Medio Ambiente, desarrolladas a semejanza de
las primeras. El nuevo marco reglamentario sobre prevención de riesgos laborales,
inspirado en principios básicos de calidad, como la mejora continua y la integración de la
acción preventiva en las políticas empresariales, es obviamente no sólo una exigencia, sino
también una necesidad para dar respuesta a los requerimientos que la persona tiene en su
ámbito laboral, garantizándole unas condiciones de trabajo dignas, y potenciando su
desarrollo profesional y humano a través del propio trabajo4 (Bestratén Belloví, M. &
Carboneras Checa, M.A., s.f.). Por ello, la integración de los Sistemas de Gestión es un
objetivo cada vez más generalizado.

2 González Oscar & Arciniega Jaime (2016). Sistemas Integrados de Gestión, Bogotá – Colombia, ECOE
Ediciones, ISBN 978-958-771-300-8.
3 Peña Damaris, Moreno Mayra (2011). Sistemas integrados de gestión de la calidad, el medio ambiente, la

seguridad y salud en el trabajo, según los enfoques normalizados, Cuba, ISBN 1027-2127.

14
El ejemplo más reciente de este proceso, es el presentado por el departamento
administrativo de la función pública, en su decreto 1499 del 11 de septiembre del año 2017
que busca “reglamentar el alcance del Sistema de Gestión y su articulación con el Sistema
de Control Interno, de tal manera que permita el fortalecimiento de los mecanismos,
métodos y procedimientos de gestión y control al interior de los organismos y entidades del
Estado”. En ello, observamos que la intención de la relación entre los sistemas busca
facilitar los procesos de implementación, documentación y control.

El Sistema de Gestión Integral (SIG) permite la correcta gestión de los factores que
componen la competitividad, como hemos mencionado. Los más destacados, por su gran
aplicación en las empresas son el sistema de gestión de calidad, auditoria, conservación
del medio ambiente, seguridad de la información, inocuidad alimentaria entre otros.

En este proyecto nos centraremos en los sistemas de gestión de la calidad (SGC), medio
ambiente (SGA) y de seguridad y salud en el trabajo (SG-SST), los sistemas de gestión
más populares. Cuando un SIG está definido para estos tres procesos, se conoce por sus
siglas en inglés como HSEQ (Health & Safety, Environment, Quality) y su popularidad está
definida por la relación entre ellas tres.

La compañía consultora ISOTools, es su página web, explica la relación entre estos

sistemas de gestión. Aseguran que el SG-SST permite el control de las diferentes medidas
establecidas por el SGC que además de mejorar la realización del producto, aumentan o
disminuyen la posibilidad de accidentes de trabajo o enfermedades laborales.5

Continuando, explica también que el SGA permite el control de las emisiones y vertimientos
al medio ambiente, midiendo las consecuencias de la implementación de modelos de
producción y medidas de calidad dentro de la empresa.

Entonces, la gestión de estos sistemas se cruza en un punto, que se denomina Sistema

Integrado de Gestión. Cuando sucede, se crean beneficios administrativos como el control
adecuado de la gestión empresarial, documentación controlada, multidisciplinariedad en los
procesos, y la reducción de costos por varias situaciones.

El más importante beneficio de la aplicación del SIG, o para nuestro estudio, el HSEQ, es
el posicionamiento que otorga en la empresa frente a la competencia y la imagen que
genera en sus clientes. En el caso de ser microempresa, un trampolín crecimiento y
generación de utilidades para ellos, y la comunidad.

4 Bestratén Belloví, M. & Carboneras Checa, M.A. (s.f.). Integración de sistemas de gestión: prevención de
riesgos laborales, calidad y medio ambiente. SIAFA. Seguridad, Higiene y Medio Ambiente.
5 Consultora IsoTools (2015). Las normas ISO más empleadas a nivel mundial, Disponible en:

https://www.isotools.org/2015/08/02/normas-iso-mas-empleadas-a-nivel-mundial/
15
Normas ISO

La ISO, como Organización Internacional de Normalización, desarrolla y publica las normas

internacionales que, en países como el nuestro, ayudan a armonizar las especificaciones
técnicas de los productos y servicios que hacen la industria más eficiente y rompiendo las
barreras al comercio internacional. Los estándares más populares de la ISO a nivel mundial
son: gestión de calidad, gestión ambiental, los códigos de país, responsabilidad social,
gestión de la energía, gestión de riesgos, gestión de seguridad alimentaria, gestión de
seguridad de la información y seguridad y salud ocupacional, la cual está en proceso de
construcción y será publicada este año.

Las Normas ISO fueron conocidas en Colombia a mediados de la década de los ochenta.
Actualmente existen en nuestro país Instituciones oficiales nacionales y extranjeras
certificadoras entre las que se destacan Bureau Veritas, SGS, el Instituto Colombiano de
Normas Técnicas ICONTEC (Lozano Bernal, A. & Rincón Robledo, J.E., 2009). De las
normas ISO, las más usadas en nuestro país son la de gestión de calidad y gestión
ambiental. Hay otro ámbito común en los sistemas de gestión de las empresas colombianas
y es la seguridad y salud ocupacional, pero ésta generalmente se basa en la OHSAS 18001,
y ésta a su vez ha servido de referencia para la elaboración de la ISO 45000 en este mismo
ámbito, la cual será de aplicación en este trabajo.

A continuación, se describe cada uno de los tres componentes que tendrá nuestro sistema
de gestión (calidad, medio ambiente y seguridad y salud en el trabajo).

Calidad

Para empezar, es necesario conocer la definición de calidad. La calidad se puede definir de

dos formas, refiriéndose al producto, “calidad es el conjunto de características de un
producto que satisfacen las necesidades de los clientes y en consecuencia hacen
satisfactorio el producto”, y refiriéndose a la organización, “la calidad consiste en no tener
deficiencias6” (Zayas Ramos, A.M. Frometa Vázquez, G. & Pérez Martínez, A., 2008).

Otros como Ramos y Vásquez la definen como "un sistema eficaz para integrar los
esfuerzos de mejora de la gestión de los distintos grupos de la organización para
proporcionar productos y servicios a niveles que permite la satisfacción del cliente6" (Zayas
Ramos, A.M. & Frometa Vázquez, G. 2008).

6Zayas Ramos, A.M. Frometa Vázquez, G. & Pérez Martínez, A. (2008). Los sistemas Integrados de gestión.
Contribuciones a las ciencias sociales, tomado de: http://www.eumed.net/rev/cccss/0712/vrm.htm.

16
Los Sistemas de Gestión de Calidad

El aseguramiento de la calidad nace como una evolución natural del Control de la Calidad,
que resultaba limitado y poco eficaz para prevenir la aparición de defectos. Para ello, se
hizo necesario crear sistemas de calidad que incorporaran la prevención como forma de
vida y que, en todo caso, sirvieran para anticipar los errores antes de que éstos se
produjeran. Un Sistema de Gestión de la Calidad se centra básicamente en garantizar que
lo que ofrece una organización cumple con las especificaciones establecidas previamente
entre la empresa y el cliente, asegurando una calidad continua a lo largo del tiempo7 (Leticia
Colín, O., 2002).

Las normas ISO 9000 son un conjunto de normas y directrices internacionales para la
Gestión de la Calidad que, desde su publicación, han obtenido una gran aceptación global
como base para el establecimiento de Sistemas de Gestión de la Calidad (Leticia Colín, O.,
2002). En la última década, se ha vivido un gran crecimiento en el número de empresas
certificadas en un sistema de gestión de la calidad según la familia de normas ISO 9000
(Zayas Ramos, A.M. Frometa Vázquez, G. & Pérez Martínez, A., 2008).

La Norma ISO 9001:2008 describe un Sistema de Gestión de la Calidad aplicable

genéricamente a todas las organizaciones, sin importar su tipo, tamaño o su personalidad
jurídica, dando prioridad a los clientes y tratando de ser compatibles con otros sistemas de
gestión empresarial, como el Ambiental y el de Seguridad y salud en el trabajo. La Gestión
de la Calidad se ha convertido, por tanto, ya no en una alternativa a implantar por la
empresa, sino una exigencia indispensable para la supervivencia de la misma y su posible
competitividad en los mercados actuales (Zayas Ramos, A.M. Frometa Vázquez, G. &
Pérez Martínez, A., 2008). Ésta norma acaba de terminar su proceso de actualización. La
norma ISO 9001: 2015 se basa al igual que la versión 2008, en una serie de principios de
gestión de calidad, incluyendo una fuerte orientación al cliente, la motivación y la implicación
de la alta dirección, el enfoque basado en procesos y la mejora continua y su uso ayudará
a garantizar que los clientes obtengan, productos consistentes de buena calidad y servicios,
que a su vez trae muchos beneficios para el negocio (ISO, 2015).

Medio ambiente

El medio ambiente se define como el análisis de la relación entre ecosistema y cultura en

general, es el entorno en el cual opera una organización, que incluye el aire, el agua, el
suelo, los recursos naturales, la flora, la fauna, los seres humanos, y su interrelación. En
este contexto, el medio ambiente se extiende desde el interior de una organización hasta el
sistema global (Subgerencia Cultural del Banco de la República, 2015).

7Leticia Colín, O. (2002). Las normas ISO 9000:2000 de Sistemas de Gestión de la Calidad. Boletín IIE, pp.
182-188

17
El medio ambiente se refiere a todo lo que rodea a los seres vivos, está conformado por
elementos biofísicos (suelo, agua, clima, atmósfera, plantas, animales y microorganismos),
y componentes sociales que se refieren a los derivados de las relaciones que se manifiestan
a través de la cultura, la ideología y la economía. La relación que se establece entre estos
elementos es lo que, desde una visión integral, conceptualiza el medio ambiente como un
sistema (Subgerencia Cultural del Banco de la República, 2015).

La integración del medio ambiente en todos los aspectos de la vida de las sociedades es,
en la actualidad, un hecho innegable y aceptado como permanente, sean cuales sean las
diferencias que puedan existir en el ritmo y la velocidad con que esta integración se
produzca en cada situación en concreto. El cambio en las pautas de comportamiento,
individuales o asociativas, afecta, sin duda, a todos los segmentos en que se puede
estratificar a una sociedad o país y, entre ellos, al tramado de empresas y sectores
económicos6 (Zayas Ramos, A.M. Frometa Vázquez, G. & Pérez Martínez, A., 2008).

Seguridad Industrial

La Seguridad en el trabajo es el conjunto de técnicas y procedimientos que tienen por objeto

eliminar o disminuir el riesgo de que se produzcan los accidentes de trabajo, definición de
la cual podemos extraer dos aspectos importantes: por una parte, que la seguridad en el
trabajo tiene como finalidad el evitar los accidentes/incidentes en el puesto de trabajo; y por
otra, que para lograr ese fin la seguridad se dota de técnicas estudiadas y comprobadas
que pueden llegar a evitarlo, y además de éstas, que existen procedimientos, que seguidos
por los trabajadores y los mandos intermedios pueden evitar la materialización de un
accidente4 (Bestratén Belloví, M. & Carboneras Checa, Ma)

En esta definición se habla de accidentes o incidentes. Un accidente de trabajo es aquel

que causa una lesión en el trabajador, y que, desde el punto de vista legal, la misma lleva
consigo la baja del trabajador por accidente en su puesto de trabajo, y un incidente provoca
una alteración en el desarrollo de las tareas, incluso la suspensión temporal de las mismas,
pero no provoca la baja del trabajador, o la provoca sólo por un día. Cuando un riesgo
provoque incidentes debe ser valorado por el técnico en prevención, ya que la diferencia de
un incidente a un accidente es en la mayoría de las ocasiones, cuestión de suerte.

Salud Ocupacional

La Organización Mundial de la Salud (OMS) definió la salud ocupacional como una actividad
multidisciplinaria que promueve y protege la salud de los trabajadores. Esta disciplina busca
controlar los accidentes y las enfermedades mediante la reducción de las condiciones de
riesgo, y para el año 1950, el comité mixto OIT/OMS definió una serie de objetivos de la
salud ocupacional.

En los últimos 30 años, han tomado especial relevancia en Colombia los temas
relacionados con la salud ocupacional en los sectores industriales, sociales, culturales,
18
económicos y legales. Este progreso es paralelo al desarrollo a nivel global de una mayor
conciencia sobre la obligación de los estados en la protección de los trabajadores como
garantía de progreso de la sociedad y sobre el rol desempeñado por los trabajadores en el
logro de los objetivos y metas de las empresas8 (Lizarazoa, G.C. Fajardoa, J.M. Berrioa, S.
& Quintana, L., s.f.)

3.2 MARCO CONCEPTUAL

Gestión.

El concepto de Gestión más pertinente para la investigación es la definida por Ivancevich

en su libro Gestión: calidad y competitividad como el “proceso emprendido por una o más
personas para coordinar las actividades laborales de otras personas con la finalidad de
lograr un resultado de alta calidad.”9

Sistema.

Un sistema, según la Real Academia de la Lengua Española, es el conjunto de cosas que

relacionadas entre sí ordenadamente contribuyen a un determinado objetivo.
Si se toma este concepto, el Sistema de Gestión cobra vida como el conjunto de actividades
coordinadas por una o más personas, que de manera ordenada contribuyen a lograr un
objetivo.

Competitividad.

La Competitividad, tal como la define Tomás Fontalvo en su libro sobre gestión avanzada
de la calidad es “la capacidad que tiene la empresa para generar un producto o servicio
mejor que el de sus competidores”. Además, considera que la calidad es un factor
importante para lograr que una empresa pueda ser competitiva y llegue a crecer.9

8Lizarazoa, G.C. & Fajardoa, J.M. Berrioa, S Breve historia de la Salud Ocupacional en Colombia. OISS
Disponible en: http://www.oiss.org/

19
Empresa.

Existen muchas definiciones y consideraciones según corrientes de pensamiento diferentes

acerca de qué es una empresa. En palabras pragmáticas, una empresa es “toda actividad
económica organizada para la producción, circulación, administración o custodia de bienes,
o para la prestación de servicios.

Contexto organizacional.

El concepto de Contexto Organizacional se popularizó con la publicación de la cuarta

edición de la norma ISO 9001:2015. En los requisitos para la aplicación de SGC, aparece
la frase contexto organizacional, explicado tácitamente, como las cuestiones externas e
internas que importantes para el propósito y la dirección estratégica de una organización.

Dichas cuestiones, anota la norma, pueden ser positivos y negativos, y están divididos
según su origen: contexto externo (como el entorno legal, tecnológico, de mercado, cultura,
entre otros) y en contexto interno (los valores y la cultura de la organización, los
conocimientos y el desempeño).

Salud.

El concepto de Salud cobra vida en este proyecto cuando se identifica como la serie de
condiciones físicas en que se encuentra un ser vivo en una circunstancia o un momento
determinados.
En el ámbito de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SST), la salud está relacionada con la
gestión para evitar en lo posible, la generación de enfermedades laborales.

En ese sentido, la definición dada para Salud permite que haya una explicación sobre el
cómo se genera una enfermedad laboral, y las responsabilidades que implica.

Seguridad.

La Seguridad, otro concepto fundamental para el SG-SST, se define como la ausencia de

peligro o riesgo. Esta definición se hace necesaria para la implementación del Sistema de
Gestión de SST. La seguridad, en ese caso, se relaciona con las actividades encaminadas
a disminuir los accidentes de trabajo. Entonces, la percepción dicha sobre el concepto
puede dar una serie de condiciones en las cuales no se presenta, y que son pilares del
estudio de los accidentes de trabajo y sus implicaciones legales.

9 Fontalvo Tomás (2006). Gestión Avanzada de la Calidad, Bogotá - Colombia, Editorial Graficas Pepelgraf,
ISBN 958-33-8953-6

20
ISO 9001: 2015

La Norma ISO 9001:2015 es la base del Sistema de Gestión de la Calidad - SGC. Es una
norma internacional que se centra en todos los elementos de la gestión de la calidad con
los que una empresa debe contar para tener un sistema efectivo que le permita administrar
y mejorar la calidad de sus productos o servicios.

El objetivo de la ISO es llegar a un consenso con respecto a soluciones que cumplan con
las exigencias comerciales y sociales - tanto para los clientes como para los usuarios. Estas
normas se cumplen de forma voluntaria ya que la ISO, siendo una entidad no
gubernamental, no cuenta con la autoridad para exigir su cumplimiento.
Sin embargo, tal como ha ocurrido con los sistemas de gestión de la calidad adaptados a
la norma ISO 9001, estas normas pueden convertirse en un requisito para que una empresa
se mantenga en una posición competitiva dentro del mercado.
Cada seis meses, un agente de un ente certificador realiza una auditoría de las empresas
registradas con el objeto asegurarse que se cumplen las condiciones que impone la norma
ISO 9001. De este modo, los clientes de las empresas registradas se libran de las molestias
de ocuparse del control de calidad.

ISO 14001:2015

Esta norma de Sistemas de Gestión Ambiental (SGA) consigue que las empresas puedan
demostrar que son responsables y están comprometidas con la protección del medio
ambiente. Anteriormente hemos mencionado que lo consiguen a través de la gestión de los
riesgos medioambientales que puedan surgir del desarrollo de la actividad empresarial.

La norma ISO 14001 ayuda a gestionar e identificar los riesgos ambientales que pueden
producirse internamente en la empresa mientras realiza su actividad. Con la identificación
y gestión de los riesgos que se consigue con esta norma, se tiene en cuenta tanto la
prevención de riesgos como la protección del medio ambiente, siguiendo la normativa legal
y las necesidades socioeconómicas requeridas para su cumplimento.

La implementación de la norma ISO 14001 y un SGA es un activo de valor importantísimo

para las empresas y organizaciones que lo poseen. Esto se debe a que genera una gran
confianza en clientes, proveedores, sociedad, comunidad… en definitiva, en todo el entorno
relacionado con la empresa. Tampoco debemos olvidar que disponer de esta certificación
supondrá beneficios económicos además de la mayor confianza generada.

ISO 45001:2018

La ISO 45001:2018 es el reemplazo de la OHSAS 18001 y es la norma internacional ISO

para los sistemas de gestión de la seguridad y salud en el trabajo (SG-SST). Dicha norma
no se limita a reemplazar a la OHSAS 18001, sino que facilita la integración con otros

21
sistemas de gestión, dado que comparte la estructura definida por el Anexo SL presente en
la versión del año 2015 de la ISO 9001 e ISO 14001.

Los principales objetivos de la norma ISO 45001 pueden ser los de conseguir que la
dirección de la organización se comprometa con la implementación del Sistema de Gestión
de Seguridad y Salud en el Trabajo, y que ejerzan su liderazgo, además de la participación
de los trabajadores y sus representantes.

La integración del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo en las empresas

se ve reflejado en los riesgos y los peligros que pueden encontrarse dentro de las mismas.
Es necesario identificar y controlar los mismos riesgos. La norma ISO 45001 se encuentra
compuesta por 10 cláusulas que evitan ambigüedades surgidas en las normas ISO 9001 e
ISO 14001.

Entre los aspectos más relevantes de la nueva ISO 45001 pueden ser los siguientes:

 Prevención de lesiones y deterioro de la salud de los empleados en lugares de

trabajo seguros y saludables.
 Liderazgo y compromiso de la alta dirección asumiendo la rendición de cuentas del
sistema de gestión.
 Eliminar los peligros y minimizar los riesgos con medidas de prevención eficaces,
aprovechando las oportunidades y mejorado el desempeño.
 Consulta y participación de los empleados a todos los niveles y funciones aplicables
de la empresa.
 Desarrollo de una cultura en la empresa que apoye todos los resultados previstos
del sistema de gestión.
 La responsabilidad que tiene la empresa es muy amplia, ya que además de proteger
debe promover la salud física y mental de los trabajadores y de otras personas
afectadas.

3.3 MARCO CONTEXTUAL

La investigación se realizará en el municipio de Palmira, en el Departamento de valle del

Cauca en las instalaciones de la empresa Intercolombia S.A ESP., sitio donde la empresa
Massy Energy provee sus servicios de administración integral de almacenes.

La investigación se realizará durante el año 2019, comenzando en el mes de marzo, con

una duración aproximada de 20 semanas.

La descripción de la empresa, sus procesos misionales, el proceso objeto de estudio y el

ciclo de vida del proceso a intervenir se encuentran expuestos en el punto uno (1) del
presente trabajo.

22
3.4 MARCO LEGAL

Decreto 4741 de 2005: por el cual se reglamenta parcialmente la prevención y el manejo

de los residuos o desechos peligrosos generados en el marco de la gestión integral. Debido
a las actividades de mantenimiento que se ejecutan en la operación del almacén que
generan residuos peligrosos los cuales representan un riesgo para el trabajador que los
manipula, el lugar de almacenamiento y el Medio Ambiente.

Ley 373 de 1997: Por la cual se establece el programa para el uso eficiente y ahorro del
agua.

Decreto 1575 de 2007: Por el cual se establece el Sistema para la Protección y Control de
la Calidad del Agua para Consumo Humano.

Resolución 631 de 2015: Por la cual se establecen los parámetros y los valores límites
máximos permisibles en vertimientos puntuales a cuerpos de aguas superficiales y a
sistemas de alcantarillado público, y se dictan otras disposiciones.

Ley 1252 de 2008: Por la cual se dictan normas prohibitivas en materia ambiental,
referentes a los residuos y desechos peligrosos y se dictan otras disposiciones.

Ley 9 de 1979: Por la cual se dictan medidas sanitarias, normas para preservar, conservar
y mejorar la salud de los individuos en sus ocupaciones.

Ley 55 de 1993: Por medio de la cual se aprueba el "Convenio No. 170 y la Recomendación
número 177 sobre la Seguridad en la Utilización de los Productos Químicos en el trabajo.

Ley 1010 de 2006: Por medio de la cual se adoptan medidas para prevenir, corregir y
sancionar el acoso laboral y otros hostigamientos en el marco de las relaciones de trabajo.

Resolución 2400 de 1979: Por la cual se establecen algunas disposiciones sobre vivienda,
higiene y seguridad en los establecimientos de trabajo.

Resolución 1016 de 1989: Por la cual se reglamenta la organización, funcionamiento y

forma de los programas de salud ocupacional que deben desarrollar los patronos o
empleadores en el país.

Resolución 156 de 2005: Por la cual se adoptan los formatos de informe de accidentes de
trabajo y enfermedad profesional y se dictan otras disposiciones.

Resolución 1401 de 2007: Por la cual se reglamenta la investigación de incidentes y

accidentes de trabajo.

23
Resolución 1918 de 2009: Resolución Por la cual se regula la práctica de evaluaciones
médicas ocupacionales y el manejo y contenido de las historias clínicas ocupacionales.

Resolución 2646 de 2008: Por la cual se disposiciones y definen responsabilidades para

la identificación, evaluación, prevención, intervención y monitoreo permanente de la
exposición a factores de riesgo psicosocial en el trabajo y para la determinación del origen
de patologías causadas por el estrés ocupacional.

Norma ISO 9001:2015: Específica los requisitos para un Sistema de gestión de la calidad
(SGC) que pueden utilizarse para su aplicación interna por las organizaciones, sin importar
si el producto o servicio lo brinda una organización pública o empresa privada, cualquiera
sea su tamaño, para su certificación o con fines contractuales.

Norma ISO 14001:2015: es un estándar internacional de gestión ambiental, que se

comenzó a publicar en 1996, tras el éxito de la serie de normas ISO 9000 para sistemas de
gestión de la calidad. La norma ISO 14001 es una norma internacionalmente aceptada que
expresa cómo establecer un Sistema de Gestión Ambiental (SGA) efectivo. La norma está
diseñada para conseguir un equilibrio entre el mantenimiento de la rentabilidad y la
reducción de los impactos en el ambiente y, con el apoyo de las organizaciones, es posible
alcanzar ambos objetivos.

Norma ISO 45001:2015: La ISO 45001:2018 es el reemplazo de la OHSAS 18001 y es la

norma internacional ISO para los sistemas de gestión de la seguridad y salud en el trabajo
(SGSST). Dicha norma no se limita a reemplazar a la OHSAS 18001, sino que facilita la
integración con otros sistemas de gestión, dado que comparte la estructura definida por el
Anexo SL presente en la versión del año 2015 de la ISO 9001 e ISO 14001.

Los principales objetivos de la norma ISO 45001 pueden ser los de conseguir que la
dirección de la organización se comprometa con la implementación del Sistema de Gestión
de Seguridad y Salud en el Trabajo, y que ejerzan su liderazgo, además de la participación
de los trabajadores y sus representantes.

24
 4. METODOLOGÍA

4.1 TIPO DE ESTUDIO

El método para este trabajo de investigación es de tipo descriptivo. Este tipo de

investigación trata de tener información acerca del fenómeno o proceso para describir sus
implicaciones, y se va a aplicar una fórmula ya preestablecida10 (Hernández Sampieri, 2014)

Se aplicó la investigación descriptiva, justificado en la necesidad de tomar datos respecto

al funcionamiento del proceso objeto de estudio, con el fin calcular indicadores antes y
después de realizado el proyecto, que expliquen una situación concreta, así mismo este
tipo de investigación es pertinente ya que con este se detallara la situación del proceso
objeto de estudio en la empresa, enfocando sus necesidades organizacionales hacia el
modelo de la planeación del Sistema Integrado de Gestión.

4.2 DISEÑO METODOLÓGICO

La investigación tendrá las siguientes etapas desarrolladas:

 Diagnóstico: Se verificará el estado de la planificación estratégica del proceso objeto

de estudio, y la situación de las variables que arroje el análisis del contexto
organizacional de la misma, definiendo luego los indicadores que nos permitirán ver
el cambio al final de proceso.
 Diseño: Se realizaría el diseño de cada sistema de integrado de gestión, articulando
cada variable del contexto organizacional con la finalidad de los SIG.
 Documentación: Se establecerán los formatos, políticas, tablas y otros documentos
que permitan el diseño del SIG, dentro del plan estratégico del proceso. Adicional,
información referente a las actividades que realiza la empresa relacionadas con las
necesidades del SIG.
 Control: Durante un periodo de control, posterior al diseño de los sistemas de
gestión, se realizará la medición de los indicadores definidos en el diagnóstico, y se
identificaran los cambios realizados en el diseño del SIG para corto plazo.
 Presentación: Manual de SIG e informe final.

10Hernández Sampieri, (2014). Metodología de la Investigación, México, Editorial McGraw-Hill 6ta Edición, ISBN
97845622396.

25
4.3 MÉTODOS DE INVESTIGACIÓN

4.3.1 MÉTODO INDUCTIVO

Según Carlos Méndez “La inducción, a pesar de tener como referencia premisa verdaderas,
podrá llegar a conclusiones cuyo contenido es más amplio que el de las premisas desde
las cuales inicia el análisis de su problema de investigación. De este modo, el argumento
inductivo se sustenta en la generalización de propiedades comunes a casos ya
observados.”11

El trabajo toma como base el análisis de hechos empíricos tales como la aplicación de
algunos numerales de la norma ISO 9001:2015 que ya se pueden estar llevando a cabo en
la empresa Massy Energy., sin que estos estén plenamente identificados para así concluir
con premisas que darán solución al problema del trabajo.

4.4 FUENTES Y TÉCNICAS PARA RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN

4.4.1 FUENTES SECUNDARIAS

Para el desarrollo de este trabajo es necesario acudir a información escrita en libros,

trabajos de grado, diccionarios, páginas Web y a las normas ISO 9001:2015, ISO
14001:2018 e ISO 45001:2018. Para la consecución de dichas fuentes se acudirá
principalmente a tres (3) bibliotecas: Biblioteca Universidad Libre, Biblioteca online Virgilio
Barco y Biblioteca Universidad Javeriana.

4.4.2 FUENTES PRIMARIAS

Con el fin de lograr el objetivo propuesto es indispensable recoger alguna información

directamente, para lograrlo se acudirá al uso de varias técnicas y procedimientos
mencionados a continuación.

 Observación: Se utilizará para conocer la realidad y así recolectar los datos más
importantes que tengan relación directa con el problema de investigación. Esta será
una observación participante indirecta, teniendo en cuenta que se hará presencia
en las instalaciones de la empresa Intercolombia S.A sitio donde Massy Energy
presta los servicios de administración de almacenes bajo la modalidad de
Outsourcing con el único propósito de recoger la información del trabajo.

11Méndez Álvarez, Carlos Eduardo. Metodología: diseño y desarrollo de procesos de investigación. 3ª ed.
Bogotá: Mc Graw Hill. 2001. 246 p.

26
4.5 INSTRUMENTOS DE LA INVESTIGACIÓN

4.5.1 OBSERVACIÓN ESTRUCTURADA

La observación estructurada es una técnica usada en estudios diseñados para obtener una
descripción sistemática de un fenómeno o para verificar una hipótesis. La observación
estructurada centra su atención, por tanto, en determinados aspectos de la conducta
humana que tiene lugar, bien en experimentos controlados dentro de un medio de
laboratorio, bien en el sitio donde suceden naturalmente.”

4.5.2 INSTRUMENTO DE OBSERVACIÓN A UTILIZAR

La observación estructurada se tendrá que llevar a cabo en varias etapas a lo largo del
desarrollo del trabajo. Por ejemplo, en la etapa de competencias laborales se tendrá que
observar el trabajo de cada uno de los empleados para poder realizar el perfil de cada uno
de los cargos y definir los procedimientos de selección y contratación.

4.5.3 LA ENTREVISTA

La entrevista con fines de investigación puede ser entendida como la conversación que
sostienen dos personas, celebrada por iniciativa del entrevistador con la finalidad específica
de obtener alguna información importante para la indagación que realiza.”

Instrumento de la entrevista a utilizar

Se realizarán entrevistas no estandarizadas para permitir que las respuestas sean más
espontáneas, más profundas y concretas. Estas serán importantes para conocer la historia
y el estado actual de la empresa en algunas de sus áreas.

Se llevarán a cargo entrevistas personales para así ofrecer la posibilidad de que el

entrevistador expliqué y amplié la pregunta. Estas entrevistas se utilizarán para conocer las
funciones que desempeña cada persona y la forma como se están llevando a cabo dichas
funciones, ver anexo 1.

4.5.4 DIAGNÓSTICOS

Los diagnósticos se realizan con el fin de conocer el estado actual del elemento que está
en estudio para de esta forma poder llevar a cabo las acciones de mejora.

Instrumentos de Diagnósticos a Utilizar

Se realizará un diagnóstico en el cual se revisará cada uno de los numerales de las normas
ISO 9001:15, ISO 14001:15 e ISO 45001:2018 con el fin de conocer que hay en la empresa
frente a las exigencias de la norma y que falta implementar.

27
 5. CONTEXTUALIZACIÓN DEL PROCESO ADMINISTRACION
INTEGRAL DE ALMACENES

Las actividades que acontinuación se describen detallan las distinta tareas que a lo largo
de la prestancion del servicio de administracion integral de almacenes bajo la modalidad de
outsourcing se ejecuntan bajo el contrato que Massy Energy adelanta con ISA Intercolombia
S.A.

5.1 ASPECTOS GENERALES

A lo largo de los años, y conforme evoluciona el fenómeno logístico, el concepto de almacén

ha ido variando y ampliando su ámbito de responsabilidad. El almacén es una unidad de
servicio y soporte en la estructura orgánica y funcional de una empresa comercial o
industrial con objetivos bien definidos de resguardo, custodia, control y abastecimiento de
materiales y productos.

Hoy por hoy lo que antes se caracterizaba como un espacio dentro de la organización que
tenía el piso de hormigón, es una estructura clave que provee elementos físicos y
funcionales capaces de incluso generar valor agregado.

La gestión de almacenes se define como el proceso de la función logística que trata la

recepción, almacenamiento y movimiento dentro de un mismo almacén hasta el punto de
consumo de cualquier material – materias primas, semielaborados, terminados, así como
el tratamiento e información de los datos generados. La gestión de almacenes tiene como
objetivo optimizar un área logística funcional que actúa en dos etapas de flujo como lo son
el abastecimiento y la distribución física, constituyendo por ende la gestión de una de las
actividades más importantes para el funcionamiento de una organización.

El objetivo general de una gestión de almacenes consiste en garantizar el suministro

continuo y oportuno de los materiales y medios de producción requeridos para asegurar los
servicios de forma ininterrumpida y rítmica.

La Gestión de Almacenes se sitúa en el Mapa de Procesos Logísticos entre la Gestión de

Existencias y el Proceso de Gestión de Pedidos y Distribución. De esta manera el ámbito
de responsabilidad (en cuya ampliación recae la evolución conceptual del almacenamiento)
del área de almacenes nace en la recepción de la unidad física en las propias instalaciones
y se extiende hasta el mantenimiento del mismo en las mejores condiciones para su
posterior tratamiento12.

12Disponible en https://www.ingenieriaindustrialonline.com/herramientas-para-el-ingeniero-
industrial/gesti%C3%B3n-de-almacenes/

28
5.2 CICLO DE VIDA DEL PROCESO ADMINISTRAR EL ALMACENAMIENTO EN
MASSY ENERGY BAJO LA MODALIDAD DE OUTSOURCING.

Se denomina ciclo de vida a las etapas consecutivas e interrelacionadas de un sistema de

productos o servicios, desde la adquisición de materia prima o su generación hasta la
disposición final, tomando en cuenta esta definición, el ciclo de vida nos presenta las
distintas fases que atraviesa un servicio desde su orden de inicio hasta el cumplimento a
satisfacción del mismo. Con este modelo de análisis se pueden observar los subprocesos
y la evolución de estos a lo largo de la cadena productiva, el diagrama considera todos los
factores específicos que intervienen en la prestación del servicio y que son de vital
importancia para su ejecución, A continuación, se presenta el ciclo de vida del proceso
administrar el almacenamiento el cual tiene origen con la llegada de materiales al almacén
y termina con la entrega de estos al cliente.

Figura 3. Ciclo de Vida del Proceso Administrar el Almacenamiento en Massy Energy

Fuente. Elaboración Propia, Tomada de la contextualización del proceso.

29
5.3 MATERIALES ADMINISTRADOS BAJO LA MODALIDAD DE OUTSOURCING POR
MASSY ENERGY

Los clientes de Massy Energy almacenan diferentes clases de materiales según su

aplicación, necesidades e industrias a la que pertenecen, entre los que sobresalen:

 Materiales para líneas de transmisión: Cables conductores y de guarda, de acero,

aluminio y aleaciones, para líneas de transmisión de energía; estructura metálica y
tornillería en acero galvanizado para estructuras de líneas de transmisión;
aisladores poliméricos de vidrio y porcelana, herrajes, accesorios de aluminio y
acero para las cadenas de aisladores de las líneas de transmisión, abrazaderas y
tubería para refuerzo de torres.

 Materiales para subestaciones: Equipos de patio de alta tensión y sus respectivos

componentes, tales como: interruptores, seccionadores, transformadores de
corriente, transformadores de tensión, pararrayos, bujes y partes de
transformadores de potencia y reactores.

 Materiales para Protecciones y Telecomunicaciones: Protecciones principales y de

respaldo, servicios auxiliares, sistemas de control coordinado, equipos de medida y
control, fibra óptica, RTU, SAS, antenas, cables de control, etc.

 Materiales consumibles: Materiales de uso general e insumos menores para

mantenimiento, usualmente de alta rotación. Estos materiales una vez utilizados no
regresan al almacén para su uso, como pinturas, lubricantes, productos químicos,
etc.

 Herramientas y equipos: Aquellos EPP’s, herramientas, equipos de pruebas y

medidas empleados en los mantenimientos a las líneas de transmisión y en las
subestaciones eléctricas, se almacenan acorde a las fichas de almacenamiento, ver
anexo 2.

 Otros materiales: Aquí se incluyen materiales como sobrantes de montajes y de

proyectos, materiales corporativos y elementos de protección - personal.

5.4 LLEGADA DE MATERIALES

Cuando el material a recibir es un equipo o repuesto que contengan aceite, se realiza y se

elabora un registro fotográfico del interior del guacal. Dicha información debe ser
almacenada en medio magnético asociada al pedido correspondiente.

30
Se disponen los equipos adecuados, grúa o montacargas, para realizar el descargue. En
caso de presentarse algún inconveniente en el descargue, se debe notificar al ingeniero o
área solicitante de la adquisición del repuesto.

Los equipos tales como: Transformadores, Bujes, Pararrayos, Componentes principales de

Interruptores y Seccionadores, Relés principales, entre otros, que sean desmontados de
operación, deberán inmediatamente ser entregados físicamente por el grupo de
mantenimiento al almacenista respectivo acompañado del “Concepto Técnico”
debidamente diligenciado, ver anexo 3, indicando la condición del equipo, si el equipo está
Bueno, para Reparar o si va a la Baja indicando el motivo de la misma.(además informar si
este posee alguna característica de peligrosidad), con base en las pruebas o
cuestionamientos que determinaron su desmontaje.

Una vez el equipo sea recibido en el almacén, el almacenista enviará correo electrónico a
las partes interesadas, informando de la recepción del equipo, seguidamente el almacenista
lo ingresa al inventario (módulo MM) en SAP.

Para los materiales que fueron retirados del almacén a través de una Reserva y que no
hayan sido utilizados en el mantenimiento pueden ser devueltos, indicando el número de
orden o reserva con la cual fue retirado.

En caso de recibir carretes de cable incompletos, este deberá ser medido antes de
ingresarlo al sistema, además se debe marcar y asegurar la punta.

Una vez sea comprobado visualmente el buen estado de los materiales y su afinidad con la
documentación y pedido en SAP, el almacenista procederá con su ingreso en el sistema.

Si los materiales son importados, la documentación correspondiente debe ser digitalizada

para asociarla al número serie y guardada físicamente en una carpeta.

5.5 RECEPCIÓN DE MATERIALES

El Jede de Almacén o el Almacenista, debe confirmar la consistencia entre el material físico

recibido y la documentación correspondiente previamente recibida, remisión del proveedor,
revisando cantidades, descripciones, modelos, números de serie, dimensiones, y datos de
placa. En caso de presentarse alguna inconsistencia se debe notificar inmediatamente al
área compradora o a quien entrega, en caso contrario se firmará el acta de recepción y se
enviará al área de abastecimiento.

En caso que el código del material recibido no tenga ingresado en el catálogo de materiales
de SAP, todas las características técnicas definidas, el almacenista debe tomar estas
características faltantes y solicitar al catalogador la actualización de esta información.

31
El jefe de almacén enviará un correo electrónico al usuario solicitante del material,
informando los equipos que llegaron y el estado de estos. Adicionalmente se verifica
número de serie cuando aplique. Si el material o equipo recibido está obsoleto o inservible
se debe almacenar en el área destinada para tal fin y además realizar la marcación
correspondiente para no permitir su utilización (material no conforme) e ingresarlo en SAP
directamente al almacén correspondiente, almacén de inservibles.

5.5.1 RECEPCIÓN FÍSICA DE LOS MATERIALES

Para los equipos de patio o grandes cantidades de materiales, cuya recepción requiera de
logística como grúas, montacargas o más de una persona, el usuario (comprador,
Outsourcing de Almacén, Usuario solicitante, etc.) debe enviar un correo adjuntando el
pedido y acta de recepción, posiciones del pedido a recibir y datos del personal y vehículo
que entrega. Para las recepciones de materiales que no requieran de equipos de descargue
o más de una persona, el usuario debe enviar la información antes mencionada un día antes
de llegar la mercancía. El personal del almacén gestiona los permisos de ingreso con el
personal de seguridad para el personal y vehículos que entregarán los materiales.
Posteriormente el almacenista prepara el espacio necesario para el almacenamiento.

En caso que el transportador o proveedor no incluya el descargue, se procede a disponer

del equipo de cargue disponible o hacer la solicitud de este ante el analista de inventarios,
en caso de no tener el equipo apropiado para hacer el descargue.

5.5.2 DEVOLUCIÓN DE ELEMENTOS DEVOLUTIVOS

Cuando un usuario va a devolver una herramienta o equipo prestado por el almacén, debe
enviar un correo al almacenista relacionando los materiales, cantidades y demás
información pertinente de los materiales devolutivos a entregar. En caso de presentarse
elementos en mal estado el usuario debe reportar su condición al momento de su entrega.

5.5.3 RECIBIR EL MATERIAL FABRICADO DE ESTRUCTURA

En el caso de materiales de líneas que fueron solicitados fabricar, el fabricante envía el

listado (Remisión) de materiales fabricados al almacenista, para que este trámite el permiso
de ingreso respectivo del vehículo transportador y se reciba físicamente el material. Se
procederá a su clasificación y recepción, para lo cual el Outsourcing de Almacenes tiene un
plazo máximo de hasta 24 horas hábiles por cada 35 toneladas. El almacenamiento se
realizará de acuerdo a la ficha correspondiente

5.5.4 TRASLADO ENTRE ALMACENES

Si se quiere realizar traslados de materiales entre los almacenes, estos se deben realizar
siguiendo los procedimientos de entrega y recepción de materiales, numeral 5.4 y 5.5.
32
5.5.5 RECEPCIÓN DE SOBRANTES DE PROYECTOS O MONTAJES

Una vez los Grupos Ejecutores de Mantenimiento (GEM) identifiquen los materiales
sobrantes de un mantenimiento o proyecto (excluyendo devoluciones), esta área enviará al
almacenista la relación detallada de estos materiales con sus respectivas características
técnicas, los cuales deben ser entregados con el correspondiente concepto técnico, ver
anexo 3, en el lugar acordado entre las partes.

5.6 ALMACENAMIENTO

De acuerdo al tipo de materiales se utilizan diferentes sitios de almacenamiento, como son:

 Cuarto Frío: Lugares con temperatura controlada, para materiales electrónicos,

empaques, etc. Se almacena en estantería.
 Bodegas: Sitios con piso duro, paredes y cubiertos, donde se almacena, en
estantería, estibas o guacales.
 Cobertizo: Sitios con piso duro y cubiertos donde se almacena en piso, arrume,
estibas o guacales.
 Patio: Sitios con piso en asfalto, afirmado, grava o tierra, donde se almacena
material como estructura metálica.
 Carpas: Sitio de almacenamiento provisional, cubierto en lona con piso en asfalto,
afirmado, grava o tierra.

5.6.1 IDENTIFICACIÓN PARA LOS SITIOS DE ALMACENAMIENTO

Para la asignación del consecutivo a las bodegas patios, cobertizos y cuartos fríos se debe
seguir el orden de izquierda a derecha (Manecillas del reloj) teniendo como referencia la
entrada principal del almacen y utilizar un sólo caracter numérico, (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8 ó 9).

Para los materiales que se encuentran apilados o en estibas en los pisos de bodegas, patios
ó cobertizos, se debe hacer una demarcación de la zona y asignarle un consecutivo como
si se estuviera numerando un estante teniendo presente la estructura definida para ello.
Para la asignación de los consecutivos a la estantería, ésta se realiza teniendo como punto
de referencia la entrada principal de la bodega, patio, cobertizo o cuarto frío, ubicándose
en frente de la estantería instalada se sigue el orden de izquierda a derecha (Manecillas del
reloj), utilizando dos caracteres numéricos, (01, 02, 03, 04, 05).
Para la asignación del lado del Estante o de la Zona (en el caso de los patios y cobertizos)
ubicándose en frente de la estantería ya numerada al lado izquierdo se le asigna la letra A
y al lado derecho la letra B, para la estantería que se encuentra pegada a los muros
solamente se utilizaría el lado respectivo para la ubicación de los materiales.

Para realizar la numeración de las Columnas, nos desplazamos por el largo de la viga que
corresponde a un consecutivo, hasta donde encontramos el otro paral que corresponderá
33
a otro consecutivo. A estos se les asigna de izquierda a derecha ubicados en el lado B, un
número de dos caracteres: (01, 02, 03, 04,), consecutivo que será utilizado para ambos
lados (A ó B). Dentro de la estructura general para estanterías el código contempla el
espacio (octavo) para un caracter numérico que indica el nivel o piso en donde se encuentra
la estante, en consecuencia los dos últimos dígitos denotan: (11) piso 1, Fila 1, (21) piso 2,
Fila 1. Tener en cuenta que para el primer piso se debe marcar: 11, 12, 13, 14,… etc. y para
el segundo se debe marcar: 21, 22, 23, 23,… etc.

Para realizar la numeración de las Filas, en cada columna, nos desplazamos de abajo hacia
arriba asignándole un carácter numérico desde 1 hasta 9: (1, 2, 3, …..9), consecutivo que
será utilizado para ambos lados (A ó B).

Para los materiales que por sus características de volumen ocupan más de un sitio de
ubicación (mucho espacio), tomamos como ubicación el primero de ellos así utilicemos 2 ó
3 espacios, esto se puede dar en materiales ubicados en patios y cobertizos por las
dimensiones de los guacales y por la cantidad de materiales, por ejemplo: Aisladores,
aceites, pararrayos etc.

El criterio para la numeración de las Zonas en los patios y cobertizos es similar al de la

numeración de la estantería, nos paramos en frente de la zona demarcada, se le asigna un
número de dos caracteres, (01, 02, 03, 04, 05), tener presente que los consecutivos se
asignan de izquierda a derecha (Manecillas del reloj). al lado izquierdo se le asigna la letra
A y al lado derecho la letra B. Un código no debe tener diferentes sitios de ubicación, para
esto debemos reunir los materiales para su ubicación física y definirle uno sólo.

5.6.2 CRITERIOS PARA LA UBICACIÓN DE MATERIALES

Teniendo en cuenta que la infraestructura locativa y las instalaciones para el

almacenamiento son proporcionadas por el cliente, a continuación, se exponen los criterios
de ubicaciones empleados para el almacenamiento de los materiales a custodiar, estos
deben obedecer los siguientes principios básicos de una buena práctica de
almacenamiento.
 Ubicar los materiales de más alta rotación, más cerca de las zonas de despacho.
 Los materiales más pesados deben ir en los niveles inferiores de las estanterías o
a nivel de piso.
 Se deben almacenar los materiales de acuerdo a sus compatibilidades, en especial
los insumos químicos, de acuerdo a la ficha de almacenamiento definida para tal
fin, ver anexo 2.
 Los materiales deben almacenarse de acuerdo a la ficha técnica de
almacenamiento definida para tal fin, ver anexo 2.

34
Figura 4. Esquema de ubicación para Materiales almacenados en estanterías

BODEGA 1 Modelo estructura: B101A0111

En el segunda nivel, se
comenzaría
la numeración de las bandejas
con el numero 21
Pos: B101A0114 Pos: B102A0215
Pos: B102B0215
Lado A
Lado B
Lado A
Fila 5
Lado B
Lado A Fila 4
Lado B Fila 3
Lado A
Estante 01 Fila 2
Lado B
Fila 1
Estante 02
Estante 03 Pos: B104A0111 Columna 02

Estante 04 Columna 01

Fuente. Elaboración Propia.

Figura 5. Esquema de Identificación de Ubicación de Materiales en el Sistema SAP en el

primer nivel de bodega o piso.

B 1 1 03 A 01 1 FILA

COLUMNA

LADO ESTANTE

CONSECUTIVO ESTANTE Ó ZONA

PRIMER PISO
CONSECUTIVO BODEGA
PATIO, COBERTIZO, CUARTO FRÍO
BODEGA
CUARTO FRIO
COBERTIZO
PATIO

Fuente. Elaboración Propia.

35
Figura 6. Esquema de Identificación de Ubicación de Materiales en el Sistema SAP en el
segundo nivel de bodega o piso.

B 12 03 A 011 FILA
COLUMNA
LADO ESTANTE
CONSECUTIVO ESTANTE
SEGUNDO PISO
CONSECUTIVO BODEGA
CUARTO FRÍO
BODEGA
CUARTO FRIO

Fuente. Elaboración Propia.

Los materiales que por sus características de peso, volumen o dimensiones no se puedan
almacenar en estantes y con el fin de no sobrepasar las cargas máximas especificadas por
los fabricantes de las estanterías, se disponen en patios o cobertizos. Para su ubicación se
define la siguiente estructura:

Figura 7. Esquema de identificación en el sistema para materiales en cobertizos o patios

03 03 03 03
A B A B A B A B

02 02 02 02
A B A B A B A B

01 01 01 01

A B A B A B A B
Zona 01 Zona 02 Zona 03 Zona 04

Fuente. Elaboración Propia.

36
La cantidad de caracteres a utilizar para los materiales en patios o cobertizos es de siete
(7), de acuerdo con esta estructura para su ubicación se debe demarcar la Zona, para esta
demarcación se debe tener presente las dimensiones y peso de los materiales a almacenar
en estos sitios, asignándole a cada zona un número del (01…09), marcar los lados de cada
zona A y B, como si se estuviera marcando un estante, dividir la zona demarcada en
columnas o módulos y marcarlos con dos caracteres (01…99).

Para manejar la estructura propuesta en SAP, se debe tener un máximo de 9 caracteres

para los materiales ubicados en estantería y 7 caracteres para los materiales ubicados en
los patios y cobertizos.

5.6.3 UBICACIÓN DE LOS MATERIALES EN LOS LUGARES DE ALMACENAMIENTO

Ubicar los materiales de manera tal que no se deterioren, de acuerdo con las fichas de
almacenamiento de materiales definidas, ver anexo 2.

Se deben demarcar las áreas de almacenamiento de acuerdo al siguiente criterio:

 Cinta Azul o aviso que indique “Materiales en tránsito”.

 Cinta Anaranjada o aviso que indique “Materiales Obsoletos y/o dados de baja”.
 Cinta Amarilla o aviso de indique “Zona de carga y descargue”.

5.6.4 IDENTIFICAR MATERIAL

De acuerdo al material recibido se debe colocar la tarjeta de identificación correspondiente,

diligenciando en ellas toda la información que se requiere. Adicionar la ficha técnica para
aquellos materiales que lo requieran.
Igualmente, se identifican los factores de riesgo asociados con los insumos que ingresan al
inventario.

5.6.5 MARCACIÓN DE EQUIPOS EN EL ALMACÉN, SEGÚN SU CONDICIÓN

Una vez se reciban los equipos, se deberán marcar físicamente e inmediatamente así:

 Rótulo verde o aviso que indique que son equipos con pruebas satisfactorias, libre
utilización.
 Rótulo rojo o aviso que indique que son equipos con pruebas no satisfactorias, para
tramitar la baja.
 Rótulo amarillo o aviso que indique que son equipos sin pruebas o cuestionados,
para gestionar el aviso correspondiente.

37
En caso de otros materiales o componentes no conformes, se requiere marcación del
material o componente donde se identifique claramente su condición de no estar disponible
para su uso, y enviar trimestralmente al analista de inventarios el listado de los mismos.

Igualmente, en el módulo MM de SAP han de marcarse los equipos utilizando la propiedad

de Lote, así:

 Nuevo: Equipo de reciente fabricación procedente de adquisición al fabricante o

representante de éste. Su clase de valoración es “NUEVO”

 Desmontado: Equipo entregado al almacén a través de un concepto técnico y que

estuvo en servicio. Se marca con clase valoración “DESM”.

 A Reparar: Equipo que estando en inventario se encuentra mediante inspección o

pruebas que está cuestionado o ha perdido funcionalidad. Este tipo de equipos
deben marcarse con clase valoración “REPA”.

Para los materiales donde no sea aplicable la utilización de tarjetas se deben marcar con el
código del Material o con marcador de pintura.

5.7 REGISTRAR EL INGRESO DE MATERIAL AL INVENTARIO

Todos los materiales que se reciban o se encuentren físicamente en el almacén deben ser
ingresados en sistema, en su correspondiente almacén. Aquellos materiales que se
adquieran con un destino de proyecto y que requieran se almacenados, deberán ser
ingresados y controlados en los almacenes de proyectos que se creen en el sistema.

Aquellos materiales que sean recibidos en el almacén con un concepto técnico indicando
que están en mal estado, deberán ser ingresados y controlados en los almacenes
respectivos con la clase de valoración correspondiente y su adecuada identificación.

5.8 CONTROL Y VERIFICACIÓN DE INVENTARIOS

El control de inventario se refiere a todos los procesos que coadyuvan a garantizar el

suministro, accesibilidad y almacenamiento de productos en la empresa buscando la
minimización de los tiempos de aprovisionamiento y los costos relacionados con el manejo
del mismo: es un mecanismo a través del cual, la organización administra de manera
eficiente el movimiento y almacenamiento de mercancía, así como el flujo de información y
recursos que resultan de ello. Involucra distintos aspectos, pero en términos generales se
subdivide en lo correspondiente a gestión y optimización, a continuación, se describen los
subprocesos desarrollados en esta etapa los cuales se realizan de manera aleatoria una
vez al mes y de manera total una vez al año.

38
5.8.1 MONITOREAR PUNTOS DE REORDEN Y SOLICITAR REABASTECIMIENTO

Para aquellos materiales que tengan definidos el stock correspondiente, cada vez que
ocurra un evento o mínimo una vez al mes, según el tipo de material, se debe realizar la
verificación de existencias respecto al punto de reorden y solicitar el reabastecimiento del
material para garantizar el stock definido, para ello se contara con el listado de materiales
que se aprovisionan en los pedidos abiertos bajo el esquema “justo a tiempo.”

5.8.2 REALIZAR INVENTARIO FÍSICO

Como mínimo una vez al año en forma completa en los almacenes principales, de obsoletos
y en los patios de estructuras se debe realizar inventario físico, siendo este registrado en
SAP y reportado al analista de inventarios. Este inventario será realizado por el Outsourcing
según plan enviado por ellos y aprobado por el cliente el cual seleccionará alguno de estos
inventarios para realizar interventoría a su ejecución y resultados, dejando un informe
donde reposen los resultados de estos. Si como resultado de esta interventoría se
encuentran diferencia en más del 3% de los códigos evaluados, el Outsourcing deberá
repetir el inventario de los almacenes ya realizados a su costo y riesgo.

Para la realización de los inventarios en los almacenes principales se realizan las siguientes
actividades:

5.8.2.1 PROGRAMAR INVENTARIOS

El personal de almacén propondrá una programación de los inventarios físicos teniendo en

cuenta: Fechas, días hábiles, aspectos logísticos, disponibilidad del personal, equipos de
cómputo, transporte del personal y demás recursos necesarios y será enviado oficialmente
en enero de cada año, dicha programación de inventarios debe estar contemplada
realizarse antes del último bimestre del año correspondiente. El Analista de Inventarios,
aprobará dicho programa proponiendo las mejoras que considere convenientes. Una vez
aprobado el programa será de obligatorio cumplimiento por parte del Outsourcing y el atraso
por causas no justificadas será objeto de penalización.

El cliente, podrán realizar inventarios físicos totales o aleatorios, sin previo aviso en los
almacenes. Adicionalmente, se podrá realizar inventario físico total en los casos que se
detecten deficiencias, cambio de almacenista o se reporte por parte de uno del almacenista
una anomalía al respecto.

Dos días hábiles antes de iniciar cada uno de los inventarios, el Outsourcing envía al cliente
el cronograma y logística detallada de esta actividad para ser aprobado por el analista
correspondiente.

39
5.8.2.2 CREAR DOCUMENTOS DE INVENTARIO

Para el caso de los almacenes se generan los documentos de inventario arrojados por SAP
y para el caso de los patios de estructura genera un documento en Excel (ocultando las
existencias), teniendo en cuenta el tipo de inventario a realizar:

 Aleatorio
 Total

El aleatorio se ejecuta solamente a un número determinado de materiales bajo alguna

condición y el total se realiza a nivel de almacén. Para el caso de inventarios totales se
sugiere generar los listados por orden de ubicación.

A partir de este momento quedan automáticamente inmovilizados los movimientos de

ingreso, salida o traslado en el almacén, en caso de urgencia o emergencia los movimientos
se mantendrán en documentos manuales que serán ingresados una vez se concluya el
inventario.

5.8.2.3 CONFORMAR EQUIPOS DE TRABAJO.

El Outsourcing de almacenes debe garantizar que la toma física del inventario se haga de
forma eficiente, asegurando que las cantidades encontradas sean las mismas transcritas
en los documentos destinados para esta actividad. Todo el personal debe tener
conocimiento de este proceso y contar con la ropa apropiada para esta labor.

5.8.2.4 REALIZAR CONTEO FÍSICO

Una vez obtenido el documento de inventario de SAP o el listado en Excel (sin las
existencias impresas) para el caso de la estructura metálica se procederá a contar
físicamente cada uno de los materiales descritos en este, en caso de encontrar materiales
que no estén en los documentos de inventario se procederá a identificarlos físicamente
(puede ser separándolos de los otros materiales y tomando nota de estos generando un
listado a los cuales se les hará seguimiento para conocer su procedencia).

Se debe tener la herramienta necesaria para destapar cajas y huacales de madera en

donde se deba verificar la existencia de materiales, contar con un montacargas para mover
o remontar huacales, para los sitios altos de estanterías usar escalera de tijera con tensores
de seguridad, verificar que las estanterías estén aseguradas ya sea mediante pernos al piso
o chazos a la pared. El resultado obtenido, se deberá registrar en el documento de
inventario en tinta sin enmendaduras ni tachaduras, queda absolutamente prohibido realizar
transcripciones en otro documento de inventario; cada documento debidamente
diligenciado debe ir firmado con la fecha respectiva por las personas que realizaron el
conteo. Esta actividad no podrá exceder los 5 días hábiles por cada almacén.

40
5.8.2.5 INGRESAR RESULTADO DEL CONTEO

Para el caso de los almacenes, una vez recogidos los datos del conteo físico, se procede a
ingresar la información en el sistema SAP. Para el caso de la estructura metálica, la
información recogida en el conteo físico se confronta con la consignada en SAP. El Sistema
comparará los archivos y determinará las diferencias entre las existencias y el reporte del
inventario.

De manera similar y en caso de presentarse alguna diferencia, se generará otro documento

de inventario y en compañía del personal del almacén, procederá con el segundo y hasta
un tercer conteo según se indica en este procedimiento si persiste la diferencia.

5.8.2.6 HACER REPORTE(S) INVENTARIO

Cuando no existan diferencias, se procede a contabilizar el documento de inventario

inmediatamente termine el ingreso al sistema. Para los materiales con diferencias, el
sistema muestra un reporte indicando que materiales tienen inconsistencias en sus
cantidades y porque valores. Se generará este reporte para realizar un nuevo conteo de los
materiales y despejar las dudas, si de debió a un mal conteo o mala digitalización al ingreso
de las cantidades.

5.9 SOLICITUD DE MATERIALES

Este proceso consiste en atender las distintas solicitudes de retiro de materiales que realiza
el cliente al almacén administrado por Massy Energy bajo la modalidad de Outsourcing.
Estas solicitudes se pueden presentar bajo tres figuras, la primera es la atención de
necesidades para labores de mantenimientos o nuevos proyectos los cuales deben
solicitarse mediante reserva generada en SAP haciendo referencia a la orden bajo la cual
se realizaran los trabajos o la ejecución de proyectos (transacción IW32), la segunda
obedece al traslado entre almacenes, y se presenta cuando en otra sede de la empresa se
requiere el material para atender una solicitud, y la última obedece a la entrega de
materiales para disposición final, bien sea por obsolescencia programa o por deterioro
producto de sus servicios en el caso de herramientas y equipos de medida.

A continuación, se detallan las actividades y procedimientos que se realizan bajo estas tres
modalidades de entrega.

5.9.1 SOLICITUD DE MATERIALES MEDIANTE RESERVA

El Outsourcing de Almacenes debe monitorear periódicamente en el sistema de información

las reservas que se hicieron al almacén, verificando la disponibilidad y cantidad de los
materiales (transacciones: MB25 o IW40) con que se cuenta en stock para atender la
41
reserva o requerimiento para su entrega, en caso de no haber existencia suficiente para
atender la demanda se procede con la generación de la solicitud de pedido u orden de
entrega e informar al solicitante, siempre y cuando este material tenga un stock definido o
esté incluido en un pedido abierto.

En el caso de la estructura metálica, una vez recibida la solicitud, el Outsourcing de

Almacenes evalúa la existencia de estructura en inventario y determina si la estructura
requerida está disponible o requiere su fabricación. Esta información la debe enviar por
correo electrónico (Listado Existencias/Necesidades) al solicitante. Para esta actividad se
tiene un plazo máximo de 6 horas contadas a partir del momento en que se notifica al
Outsourcing de Almacenes la necesidad de material.

5.9.2 SOLICITUD DE TRASLADO DE MATERIALES PARA OTRAS SEDES

El despacho de materiales a otras sedes o traslados, se presentan cuando en una de las

instalaciones de la empresa hay desabastecimiento de materiales requeridos para la
atención de un requerimiento por parte de un usuario, lo que da origen a la solicitud de
traslado, en este caso el solicitante enviara un correo al almacenista correspondiente
solicitando el despacho de material con dos (2) días de anticipación, el almacenista
verificara con el analista de inventarios la viabilidad de proceder con el despacho y
procederá con él envió de los materiales previo visto bueno por parte de las partes que
intervienen en el proceso. (Ingeniero de mantenimiento o encargado del proyecto)

5.9.3 SOLICITUD DE MATERIALES PARA DISPOSICIÓN FINAL

Periódicamente se realizarán inspecciones visuales a los diferentes sitios de

almacenamiento para verificar el estado de los materiales y equipo, así como también el
cumplimiento de las fichas de almacenamiento registradas, ver anexo 2, y normas HSE.
Para estas inspecciones debe quedar la evidencia y planes de mejoramiento para
solucionar los hallazgos encontrados. En caso de requerir una reparación mayor, se debe
notificar al cliente con el propósito que estos generen las acciones correspondientes y el
área de mantenimiento gestione la reparación. El equipo se cambiará de estatus “pendiente
a Reparar”, y se identificará con el rótulo amarillo hasta la fecha de intervención que muestra
el aviso, una vez reparado el equipo se cambiará nuevamente el estatus a “Reparado”, en
caso de que el equipo no tenga reparación o sea un material que ya no se requiera por fin
de su vida útil, se debe proceder con la solicitud de baja o disposición final.

El grupo de mantenimiento responsable del equipo o del aprovisionamiento del material,

deberá solicitar la baja de:

 Los repuestos y materiales desmontados que, de acuerdo con el concepto del GEM
respectivo, no tienen reparación, son obsoletos o no garantizan el servicio.

42
  De los equipos que de acuerdo con la calificación dada por el GEM no son aptos
para el servicio.
 Los repuestos y materiales que se encuentran en los almacenes, obsoletos,
deteriorados, que no tienen equipos instalados a soportar o que por renovación
tecnológica ya no sirvan de respaldo a los equipos montados.

El Ingeniero responsable del grupo de mantenimiento, emitirá un comunicado solicitando

formalmente la baja. Cada vez que almacenista reciba este comunicado deberá informar al
analista de inventarios quien remitirá al comité de bajas designado por el cliente, la solicitud
de disposición del material. Una vez este comité apruebe la baja, se pude proceder con su
entrega.

5.10 ALISTAMIENTO DE MATERIALES

La preparación de pedidos o picking es la actividad que se desarrolla dentro del almacén

llevada a cabo por un equipo de personas que preparan las solicitudes de materiales para
los clientes. Este proceso incluye aquellas operaciones cuyo objetivo es extraer desde su
sitio de almacenamiento y acondicionar los productos demandados por los clientes y que
se manifiestan a través de las solicitudes de materiales, ver 5.9, El picking es la recogida y
combinación de cargas no unitarias que conforman la solicitud de materiales de un cliente.

5.10.1 REALIZAR EMBALAJE Y ENTREGA DEL MATERIAL

Verificar si el material requiere embalaje, en caso de requerirlo se procede teniendo

presente las condiciones indicadas en las Fichas de Almacenamiento, ver anexo 2.

Alistar el material en la fecha estimada, para entregar a la persona autorizada para su retiro
o transporte, teniendo presente cumplir con las condiciones de seguridad pertinentes,
supervisando su cargue.

5.11 ENTREGA DE MATERIALES

Este proceso consiste en realizar la entrega de los materiales después de su alistamiento

donde el cliente lo requiera. Estas entregas se realizarán según las reservas de materiales
ingresadas en el sistema de informático SAP, las solicitudes de despacho o las solicitudes
de disposición final, ver 5.9, a continuación, se detallan las actividades previstas para cada
una de estos tipos de solicitud.

43
5.11.1 ENTREGA DE MATERIALES MEDIANTE RESERVA

Todo material solicitado vía reserva de material en SAP debe seguir los procedimientos
descritos a continuación.

Para materiales que requieran ser manipulados con equipos de carga el usuario debe enviar
al almacenista correspondiente un correo reportando este requerimiento, con 2 días de
anticipación. En caso de entrega de equipos a la Gerencia de Proyectos, el almacenista
debe informar del hecho, al área de mantenimiento a través de un correo electrónico.

Una vez definida esta primera etapa, se procede con la entrega física de los materiales al
cliente, para lo cual el almacenista valida con el solicitante del suministro el listado de los
materiales requeridos mediante la reserva revisando que las descripciones, referencias y
cantidades alistadas se encuentren a conformidad, una vez surtido este efecto, el usuario
procede con el retiro del material firmando el comprobante de entrega a satisfacción.

5.11.2 ENTREGA DE MATERIALES PARA TRASLADO

Una vez alistado los materiales a despachar y posterior embalaje, se procede a solicitar la
recogida de los materiales por parte del gestor de transportes asignado por el cliente, para
este caso, el almacenista enviara un correo electrónico al coordinador de transporte con las
dimisiones, peso y contenido de la mercancía a despachar, así como su lugar de destino,
el coordinador vía correo electrónico informara a disponibilidad de recogida informado
fecha, hora y persona encargada de recibir el material.

Una vez asignado el recurso, la persona asignada para la recolección del material
diligenciará la guía de despacho pertinente donde quedará registrada la fecha y hora de la
recolección de la mercancía, así como todos los datos previstos anteriormente, una vez
diligenciada esta guía, el agente recolector entregara copia de la guía de despacho al
almacenista quien informara vía correo electrónico él envió de la mercancía hacia su
almacén de destino informando el número de guía del despacho para su seguimiento.

5.11.3 ENTREGA DE MATERIALES DADOS DE BAJA

Una vez aprobada la baja del material por parte del comité correspondiente, El analista de
inventarios coordinará con el respectivo almacenista, la entrega de los materiales para su
respectivo manejo y disposición final de acuerdo con la decisión del comité, para el caso de
los elementos, equipos, materiales o repuestos que constituyan excedentes industriales.
En el caso de que los equipos en trámite de baja contengan aceite y permanezcan en las
casetas RESPEL del cliente por un periodo mayor a seis (6) meses desde la fecha del
desmontaje, se procede a aplicar las normas ambientales para periodo máximo.

44
Una vez alistado los materiales a disponer, se procede a solicitar la recogida de los
materiales por parte del gestor de residuos asignado por el cliente, para este caso, el
analista enviara un correo electrónico al gestor de residuos con las dimisiones, peso y
descripción de los materiales a entregar para disposición, así como su lugar de recolección
y consideraciones logísticas previstas para su despacho, el gestor de residuos, vía correo
electrónico informara la disponibilidad de la recolección informado fecha, hora y personal
encargada de recibir el material.

Una vez asignado el recurso por parte del gestor de residuos, la persona asignada para la
recolección del material diligenciará los formatos de recolección, pertinentes donde quedará
registrada la fecha y hora de la recolección de la mercancía, así como todos los datos
previstos anteriormente, una vez diligenciada estos formatos, el agente recolector entregará
copia de los mismos al almacenista quien informará vía correo electrónico de la entrega del
material al analista de inventarios.

5.12 SALIDA DE MATERIALES DEL SISTEMA

El almacenista correspondiente deberá descargar del inventario todos los materiales

entregados bien sea para atender solicitudes de emergencia, por traslado de materiales a
otros almacenes o para disposición final.

Para el caso de los materiales entregados mediante reserva, después de efectuada la

entrega, se procederá a ejecutar la reserva en el sistema mediante la transacción MIGO del
SAP, haciendo referencia al número de reserva proporcionado por el cliente, una vez
procesada en el sistema, este genera el comprobante de entrega o colilla de confirmación
de la transacción la cual será firmada por el almacenista que entrega el material y el usuario
solicitante quien dará fe del recibido de los materiales mediante este documento.

En cuanto a los traslados a otros almacenes, el almacenista que realiza el despacho,

procederá con el movimiento de traslado en el sistema SAP mediante la transacción, MB1B
movimiento 313 (Traslados a otras sedes), relacionado los códigos trasladados así como
las cantidades despachadas, una vez diligenciada esta información y grabado el
movimiento, el sistema generara un numero de comprobante que corresponderá al número
de ingreso por traslado en el almacén de destino, este número debe ser socializado con el
almacén receptor del material para que ellos procedan con el ingreso a su inventario.
Finalmente, para los materiales dados de baja, el almacenista correspondiente deberá
descargar del inventario los códigos dados de baja (indicando en el campo de texto de SAP
de cada equipo o código de material, el número de acta, fecha y numeral donde se aprueba
la baja del material por parte del comité encargado), igualmente debe actualizar los archivos
de control de bajas, que servirá posteriormente como anexo para la entrega a la empresa
con la que se tenga vigente contrato de disposición final de excedentes industriales.

45
5.13 ELABORACIÓN DE INFORMES E INDICADORES DE SERVICIO

Mensualmente, cinco (5) días hábiles antes del último día calendario del mes, los
almacenistas deben dar cuenta de las actividades desarrolladas en el almacén que den fe
del cumplimiento de las condiciones de almacenamiento descritas en las fichas destinadas
para tal fin, así como de todas aquellas actividades registradas en el plan de trabajo
asignado durante el mes, este reporte se realiza mediante correo electrónico dirigido al
analista de inventario quien junto al coordinador de almacenes evalúan las actividades
realizadas y elaboran los planes de acción pertinentes para corregir desviaciones en cuento
al cumplimiento de las fichas de almacenamiento o los procedimientos establecidos para la
prestación del servicio.

El analista, después de realizada la evolución con el coordinador de almacenes, se reunirá

con el almacenista y socializara las actividades de mejora previamente definidas las cuales
quedaran plasmadas en el plan de trabajo del almacén para su posterior seguimiento. Así
mismo, el analista de inventarios analizara los indicadores de servicio en conjunto con el
almacenista para determinar el cumplimiento de los mismos, los indicadores en cuentos
están relacionados con:

 Cantidad de solicitudes de material atendidas sobre solicitudes generadas.

 Cantidad de actividades ejecutas en el mes sobre las actividades planeadas.

 Cantidad de reservas procesadas en el sistema sobre las reservas generadas.

 Cantidad de inventarios selectivos sobre el inventario total.

5.14 ANÁLISIS DOFA DEL PROCESO ADMINISTRACION DE ALMACENES

Para el desarrollo de la matriz DOFA, se tuvo en cuenta la contextualización del proceso

administración integral de almacenes, en la cual se evidencia el estado actual del proceso
en la compañía con respecto a las normas ISO 9001:15, ISO 14001:15 e ISO45001:18; el
conocimiento de la organización por parte de algunos cargos directivos, operativos,
proveedores y clientes que mediante aportes objetivos contribuyeron con información que
permitió vislumbrar aspectos importantes de la organización; datos históricos que proyectó
algunos comportamientos de la compañía. La siguiente matriz resume el análisis hecho de
la situación actual de la compañía en términos de Debilidades, Fortalezas, Oportunidades
y Amenazas.

46
Tabla 2. Análisis DOFA del Proceso Administrar el Almacenamiento.
FORTALEZAS
 Buena estructuración económica para la
adquisición de bienes y servicios (Política
de aprovisionamiento).
 Buena disposición de recursos para el
almacenamiento de materiales bajo la
modalidad de Outsourcing.
 Equipo de personas altamente cualificado
producto de la gestión del recurso humano
que lo capacita para el desarrollo de los
procesos del área.
 Reconocimiento institucional, clientes
internos y externos de la empresa.
 Doce (12) años de experiencia prestando
servicios de Outsourcing de almacenes en
el sector industrial.
 Cumplimiento de la normatividad legal
vigente.
 Poder de negociación con proveedores.
 Alto conocimiento en el negocio de
administración de almacenes bajo la
modalidad de Outsourcing.
 Clientes grandes, que permite que el
mercado confié en el servicio ofrecido.
 Nivel de Escalamiento eficiente, cuentan
con una dirección más independiente y por
ello tienen mayor autonomía y rapidez en la
toma de decisiones y en la ejecución de las
mismas.
OPORTUNIDAD
 Crecimiento rápido del mercado: el
sector de la tercerización de procesos
bajo Outsourcing presenta un
crecimiento continuo y rápido, lo cual
implica la posibilidad de incrementar la
participación en el mercado.
 Apertura de mercados internacionales:
Con los diferentes tratados de libre
comercio que se están negociando por
parte del gobierno, se abren las
posibilidades de llegar a los mercados
internacionales al eliminar
parcialmente las barreras de entrada.
 Inversión: Existen posibilidades de
inversión en tecnología que permitirían
mejorar la calidad del servicio y la
capacidad de respuesta a las
exigencias del mercado.
47
DEBILIDADES
 Alta tramitología para la contratación de
bienes y servicios.
 Utilización de un solo proveedor para la
consecución de bienes y servicios.
 La tercerización (Outsourcing) del
proceso de compras en la organización.
Falta de competencia técnica.
 Centralización geográfica de proveedores
en una sola ciudad.
 Falta de controles operacionales que
garanticen el cumplimiento de las fichas
de almacenamiento.
 Incumplimiento en niveles de servicio: la
empresa no dimensiona los rangos para
dar respuesta a los servicios,
ocasionando que la parte contractual sea
muy difícil de cumplir.
AMENAZAS
 La Tendencia es que las empresas
prefieran la tercerización de algunos
de sus procesos lo que permite la
entrada de competidores al gremio de
servicios.
 Cancelación de contratos y/o pérdida
de nuevos clientes.
 Retiro de clientes por mejores precios
y calidades en el mercado.
 Cancelación de servicios por criterios
propios del cliente.
 Nuevos competidores ofrecen
soluciones más eco amigables y bajo
implementaciones de industria 4.0
 Hay nuevos competidores
internacionales entrando en el
mercado colombiano.
  Grandes opciones de expandirse en
los mercados emergentes. En los
cuales crece la población industrial y
mejora su situación económica. Así
mismo, la diversificación de sus
servicios les ha permitido crecer en
otras áreas dentro del mercado de
tercerización industrial.

Fuente. Elaboración Propia

De manera general, el análisis de contexto interno nos indica claramente que la

organización posee unos aspectos por mejorar, que tendrán que ser analizados desde un
plan de mejora, es importante tener en cuenta que la organización tiene un entorno
económico y financiero favorable, por lo cual es importante tomar una decisión para
estandarizar y calificar sus procesos, proyectando una mejor imagen y de esta manera
despertar interés en los clientes.

Finalmente, el análisis interno evidenció que una de las mayores debilidades se encuentra
asociada a la falta de controles operacionales, en el sentido de que la empresa presenta
falencias en el seguimiento oportuno de las fichas de almacenamiento definidas por el
cliente así como de las actividades que deben desarrollarse para evitar incumplimientos en
lo pactado dentro de los alcances de los contratos de almacenamiento, mientras que dentro
de las fortalezas se identifican factores de gran importancia, como la adaptación al cambio,
la capacidad de decisión rápida, la experiencia en el sector y la infraestructura con la que
se cuenta para atender los servicios ofertados, factores que afectaran en su momento la
decisión de implementar o no un Sistema de Gestión Integrado, además de ello, la
posibilidad de captar un mayor porcentaje de servicios con los clientes grandes, supone
una gran oportunidad en el momento en el que se tenga mayor capacidad de atención, en
términos de calidad, cuidado del medio ambiente y procedimientos de trabajo seguro.

Como se observó en la matriz anteriormente expuesta, la compañía no cuenta con avances

en la documentación de un Sistema de Gestión Integrado, sus procesos no están
estandarizados y enfocados en el cumplimiento de metas que los ayuden a ser más
eficientes.

Con la anterior matriz se evidencia que la compañía para obtener una credibilidad en el
mercado, lograr diferenciarse de los muchos competidores y poder controlar los procesos
que intervienen en la prestación del servicio de administración de almacenes, debe
implementar un sistema integrado de gestión en el área objeto de este trabajo, que le
permita acceder a nuevas oportunidades de negocio para el crecimiento y desarrollo de la
organización.

48
 6. DIAGNOSTICO INICIAL DEL PROCESO ADMINISTRACION INTEGRAL DE
ALMACENES

El diagnostico se desarrolló en dos fases, la primera fase se realizó en campo y la segunda

fase fue documental, los subprocesos que se tuvieron en cuenta fueron: Recepción de
Materiales, Almacenamiento, Control de Inventarios, Entrega de Materiales y SIG, el
proceso SIG está dividido en Calidad, Seguridad Industrial y Medio Ambiente por lo que se
decidió realizar una revisión independiente por cada una de las normas.

Con el objetivo de fortalecer y mejorar la interacción de las normas con los cuatro
subprocesos antes mencionados, se desarrolló una consolidación por componentes, la cual
agrupa los subprocesos de acuerdo con el macro proceso de administrar el
almacenamiento. Para el desarrollo de la etapa de diagnóstico se utilizará la estructura de
la norma como base, la cual se muestra a continuación:

 Contexto de la Organización
 Liderazgo
 Planificación
 Apoyo
 Operación
 Evaluación del desempeño
 Mejora

Cabe resaltar que el ítem de diseño y desarrollo, 8.3 de la norma, se omitió en el

diagnóstico, porque la compañía no lleva a cabo actividades que correspondan a este
numeral de la norma, debido a que los clientes, para este caso de estudio Intercolombia
S.A, entrega los materiales, equipos y herramientas a Massy para su custodia, por lo tanto,
Massy Energy lo único que tiene que hacer es ejecutar el servicio

Para realizar el diagnóstico de cada norma se utilizó un formato que contenía: ítem,
descripción de cada ítem, estado actual de la compañía frente a cada ítem y el
cumplimiento, como se muestra en la tabla 5.

La homologación del cumplimiento se realizó bajo tres criterios; no cumple, cumple

parcialmente y cumple, dando un puntaje de 1, 2 y 3 respectivamente, con el fin de
identificar los hallazgos más relevantes que impedirían la certificación de la compañía,
como se muestra en la tabla 4.

49
Tabla 3. Homologación del Cumplimiento

CRITERIO VALOR

No Cumple 1
Cumple Parcialmente 2
Cumple 3

Fuente. Elaboración Propia

6.1 DIAGNÓSTICO NORMA ISO 9001

Para realizar el diagnóstico de la norma ISO 9001, se tuvieron en cuenta sesenta (60) ítems
de la norma excluyendo los ítems del numeral 8.3, de estos sesenta ítems, nueve (9) no
cumplen, cinco (5) cumplen parcialmente y cuarenta y seis (46) cumplen, con un porcentaje
de cumplimiento del 77%, como se muestra en la tabla 5.

Tabla 4. Resultados Diagnóstico Norma ISO 9001

Ítems Con
Ítems Ítems Con Ítems sin %
NORMA Cumplimiento
Evaluados Cumplimiento Cumplimiento Cumplimiento
Parcial
ISO 9001 60 46 5 9 77%

Fuente. Elaboración Propia

Las principales falencias que se encontraron referentes a la norma ISO 9001 fueron: los
formatos se encuentran desactualizados y/o modificados, los colaboradores desconocen
los procedimientos referentes a su cargo y funciones, quien es el gerente general de la
compañía y la política del sistema integrado de gestión, adicional no saben cómo
contribuyen sus funciones en el cumplimiento de los objetivos organizacionales, en términos
generales hay una carencia de sentido de pertenencia. La compañía cuenta con una
estructura documental solida pero los colaboradores la desconocen.

A continuación, en la tabla 6 se encuentra el diagnóstico del proceso comparado contra la

norma ISO 9001, mencionando la evidencia encontrada durante el trabajo de campo (etapa
de diagnóstico), referente a cada numeral de la norma que presenta desviación, y pude ser
objeto de una no conformidad.

50
Tabla 5. No conformidades de la Norma ISO 9001

Ítem Descripción Evidencia

Para el proceso objeto de estudio la compañía tiene un

5.1.2 Enfoque al cliente
5.2 Política de la calidad
Roles responsabilidades y
5.3
responsabilidades
Acciones para abordar riesgos
6.1
y oportunidades
6.2 Objetivos de la calidad
6.3 Planificación de los cambios
7.5 Información Documentada
Planificación y control
8.1
operacional
Control de los procesos,
8.4 productos y servicios
suministrados externamente
Seguimiento, medición, análisis
9.1
y evaluación
cliente principal, Intercolombia S.A, y cuenta con los
siguientes documentos: guía de almacenamiento y
entrega, fichas de almacenamiento. No se evidencia
acciones correctivas documentadas sobre quejas
expuestas por el cliente a los servicios mal prestados.
La compañía cuenta con política de calidad del sistema
integrado de gestión y se encuentra comunicada y
publicada, no obstante, los trabajadores no tienen
conocimiento de la misma, ni de donde se encuentra
publicada.
La compañía cuenta con un profesional HSE encargado
de establecer, implementar y mantener los procesos
necesarios para el sistema de gestión de la calidad, sin
embargo, no cuenta con más personal de apoyo que le
brindé soporte al proceso, lo que puede inferir sesgo de
información en cuento a la parte técnica.
La compañía tiene claro los riesgos a los que se está
expuesto en la ejecución del servicio y tiene parcialmente
implementado controles para minimizar los riesgos, no
cuenta con registros que evidencien la eficacia de los
controles y la calificación de los mismos.
Cada subproceso cuenta con unos objetivos que se
cuantifican como indicadores, a los cuales se le realiza un
seguimiento mensual, sin embargo, no se evidencia actas
de reunión o asistencia de control donde se evidencie el
seguimiento a los indicadores. así mismo no cuenta con
un procedimiento ni formato para documentar las
acciones correctivas y preventivas.
El proceso no cuenta con un procedimiento ni formato
para documentar los cambios.
El proceso cuenta con información documentada exigida
por el cliente, sin embargo, no se tiene documentados los
controles o inspecciones que permitan minimizar los
riesgos asociados a la ejecución del servicio.
No se evidencian controles operacionales que garanticen
el cumplimiento de las condiciones de almacenamiento o
inspecciones pre-operacionales
No se evidencian controles en la ejecución de servicios
tercerizados o evaluación de proveedores.
No se evidencia ningún procedimiento con respecto al
seguimiento, medición, análisis y evaluación de la
prestación del servicio desde el enfoque de calidad, se
cuenta parcialmente con formatos de inspección en
ambiental y seguridad.

51
 Ítem Descripción Evidencia
No se evidencia ninguna auditoria interna realizada al
9.2 Auditoria Interna proceso desde la normatividad ISO, y ninguna acción
correctiva documentada.
No se evidencian acciones correctivas o preventivas
10 Mejora
documentadas.
No conformidad y acción No se tiene un formato estipulado para las acciones
10.2
correctiva correctivas y preventivas
No se evidencian acciones correctivas o preventivas
10.3 Mejora continua
documentadas.

Fuente. Elaboración Propia

6.2 DIAGNÓSTICO NORMA ISO 14001

Para realizar el diagnóstico de la norma ISO 14001, se tuvieron en cuenta treinta y uno (31)
ítems, de los cuales síes (6) no cumplen, tres (3) cumplen parcialmente y veinticinco (25)
cumplen, con un porcentaje de cumplimiento del 80%, como se muestra en la tabla 7.

Tabla 6. Resultados Diagnóstico Norma ISO 14001

Ítems Con
Ítems Ítems Con Ítems sin %
NORMA Cumplimiento
Evaluados Cumplimiento Cumplimiento Cumplimiento
Parcial
ISO
31 25 3 6 80%
14001

Fuente. Elaboración Propia

El cumplimiento de las normas ambientales se hace a través del profesional HSE, quien
recibe las políticas emitidas desde el corporativo y las transmite al personal operativo. A su
vez junto al equipo de lideres el contrato (Coordinador y analista de inventarios) formulan
la estrategia para comunicarla a todo el personal, la divulgación debe llegar a todas las
sedes donde opera el contrato.

Cabe resaltar que la comunicación interna presenta grandes dificultades, ya que los
trabajadores desconocen las políticas, indicadores, programas e instructivos ambientales
de la compañía.

A continuación, en la tabla 8 se observa la evidencia de la compañía para cumplir cada

criterio de la norma ISO 14001, adicional de las no conformidades encontradas:

52
Tabla 7. No conformidades de la Norma ISO 14001

Ítem Descripción Evidencia

La compañía cuenta con una política integrada de gestión ambiental,

donde se evidencia el compromiso ambiental de la compañía. Sin
5.2 Política Ambiental
embargo, no se evidencia entendimiento de los colaboradores del
almacén referente a la política integrada de gestión.
La compañía cuenta con el procedimiento de control de documentos y
registros, en el cual especifica la metodología para la elaboración,
revisión, aprobación, identificación, edición, distribución y modificación
Control de de los documentos internos del Sistema Integrado de Gestión. La
7.5.3
documentos compañía cuenta con listas maestras de documentos, sin embargo, el
archivo no se encuentra codificado y sin los parámetros de control
pertinentes, no se evidencia ningún control a documentos Ambientales
externos.
La compañía cuenta con los siguientes documentos: Identificación
requisitos legales, Matriz de Requisitos Contractuales y Otros SST y
gestión ambiental, Sin embargo, se ve incumplimiento legal referente a
Evaluación de temas ambientales con tiempos considerables sin ningún avance, tales
9.1.2 cumplimiento como: equipos con aceite dieléctricos como PT’s y CT’s no cuentan con
legal un sistema de contención. Inadecuada caracterización de residuos, sin
separación por matriz de compatibilidad químicos. Ausencia de
elementos para la protección personal para la atención primaria, no
existe ducha lava ojos.
No conformidad, No se evidencia acciones necesarias para evaluar la eficiencia del
10.2 acción correctiva y desempeño ambiental, no se tiene establecidos indicadores de
acción preventiva seguimiento para la medición del desempeño.
La compañía cuenta con los siguientes procedimientos: Procedimiento
de auditoria interna. La compañía cuenta con los siguientes formatos:
Formato plan de auditorías. Formato Informe de Auditoria. Formato
Lista de Verificación de Auditorias. Sin embargo, no se evidencia
9.2.2 Auditoria interna formación de auditor en ningún colaborador del área de SCM, no se
observa acciones correctivas o de mejora en los formatos mencionados,
se evidencia acciones correctivas, pero no están documentadas. La
compañía no cuenta con un formato para documentar las acciones
correctivas y preventivas.
La compañía cuenta con el procedimiento de revisión por la dirección.
Mensualmente se presentan las novedades que interrumpen los
requerimientos normativos o aquellos que dificultan el desarrollo
Revisión por la
9.3 eficiente del sistema integrado de gestión Ambiental, Sin embargo, no
dirección
se evidencia actas de reunión con gerencia, por lo que no se establece
formalmente los responsables y las fechas de cierre de cada
compromiso adquirido.

Fuente. Elaboración Propia

53
En general se identifica poca participación del personal técnico en temas ambientales, por
lo cual es necesario crear conciencia en los líderes de cada almacén, para que ellos a su
vez transmitan el compromiso con el Medio Ambiente en sus equipos de trabajo, donde
pueda involucrar el personal sin que sea necesario que esté presente un integrante del
equipo HSE para reportar la novedad.

6.3 DIAGNÓSTICO NORMA ISO 45001

Para realizar el diagnóstico de la norma ISO 45001, se tuvieron en cuenta cuarenta (40)
ítems, de los cuales nueve (9) no cumplen, cinco (5) cumplen parcialmente y treinta y uno
(31) cumplen, con un porcentaje de cumplimiento de %, como se muestra en la tabla 9.

Tabla 8. Resultados Diagnóstico Norma ISO 45001

Ítems Con
Ítems Ítems Con Ítems sin %
NORMA Cumplimiento
Evaluados Cumplimiento Cumplimiento Cumplimiento
Parcial
ISO
40 31 5 9 79%
45001

Fuente. Elaboración Propia

A continuación, en la tabla 10, se muestra las evidencias que tiene la compañía para cumplir
el criterio, adicional de las no conformidades encontradas en el diagnóstico para la norma
ISO 45001.

Tabla 9. No conformidades de la Norma ISO 45001

Ítem Descripción Evidencia

La compañía cuenta con Política del sistema integrado de gestión de

SST, donde se evidencia el compromiso de la compañía por prevenir
5.2 Política SST
lesiones a los colaboradores y mejorar sus condiciones de trabajo. Los
colaboradores del almacén desconocen la política.

Mensualmente se realiza una reunión con gerencia, para comunicar el

resultado de los indicadores de SST y los recursos improvistos y
Roles,
primordiales para el cumplimiento del SG-SST. Sin embargo, no queda
responsabilidad,
evidencia (acta) de la reunión donde se estipulan los compromisos. Se
5.3 rendición de
evidencia una mala proyección del presupuesto, debido a que se tienen
cuentas y
novedades, como presencia de guano, sin subsanar y el hallazgo está
autoridad.
abierto hace más de 2 meses. Los colaboradores no tienen claro su
contribución en el SG- SST

54
Ítem Descripción Evidencia

La compañía cuenta con el procedimiento de comunicación,

participación y consulta, donde se establecen las directrices y
compromisos necesarios para asegurar la adecuada comunicación,
participación y consulta con respecto al sistema integrado de gestión.
7.4.1 Comunicación Sin embargo, los colaboradores y contratistas desconocen el
mecanismo de participación. La compañía cuenta con un buzón de
correo electrónico que permite recibir, direccionar, almacenar y
contestar comunicados externos, sin embargo, este no ha sido
socializado con las partes interesadas.

La compañía cuenta con el procedimiento de comunicación,

participación, consulta y toma de conciencia. Se realiza charlas
periódicas de sensibilización referentes al SG-SST, se recomienda
realizar un cronograma de capacitaciones. Lo anterior es por la ausencia
de charlas (Control de Asistencia) sobre investigación de incidentes de
Participación y trabajo. No se evidencia soporte de la comunicación a los empleados
5.4
consulta acerca de sus acuerdos de participación. No se evidencia soporte de las
consultas de contratistas referentes al SG-SST. La compañía cuenta con
la matriz de identificación de peligros, evaluación y valoración de
riesgos. No se evidencia claramente los mantenimientos que realizan a
las herramientas.

No se tiene definidos procedimientos que permitan medir el nivel de

Toma de conciencia de los trabajadores en cuanto a los riesgos a los que están
7.3
conciencia expuestos, así como de las implicaciones y consecuencias de no cumplir
con los requisitos del sistema de gestión en SST.
No se evidencia los controles relacionados con contratistas y visitantes
en el lugar de trabajo. La compañía cuenta con procedimientos
documentados para fortalecer el SG-SST, dichos procedimientos son: -
Control Procedimiento en caso de accidentes o incidente de trabajo.
8.1.1
operacional Procedimiento para la identificación de peligros, evaluación y valoración
de los riesgos. Procedimiento de identificación de requisitos legales y
otros en SST y gestión ambiental.

Cada indicador que conforma el SG-SST tiene una línea Base y una meta,
se realiza seguimiento mensual a estos indicadores, sin embargo, No se
Medición y
evidencia acciones correctivas de los objetivos que no fueron
9.1.1 seguimiento del
cumplidos. No se evidencia un indicador de cumplimiento para las
desempeño
acciones correctivas estipuladas en las investigaciones de trabajo. No se
evidencia medidas de seguimiento de incidentes de trabajo.

55
 Ítem Descripción Evidencia

La compañía cuenta con el procedimiento de auditoría interna. No se

evidencia acciones correctivas referentes a incumplimientos en el SG-
SST. En el cuadro de actos y condiciones inseguras, donde se realiza
No conformidad,
seguimiento a los hallazgos hasta su cierre, No se identifica la causa de
10.2 acción correctiva y
cada hallazgo para que no se vuelva a presentar. No se evidencia
acción preventiva
acciones para prevenir no conformidades y sus respectivos planes de
acción. No se evidencia la divulgación de las acciones correctivas
(Investigación de trabajo).

La compañía cuenta con los siguientes procedimientos: Procedimiento

de auditoria interna. La compañía cuenta con los siguientes formatos:
Formato plan de auditorías. Formato Informe de Auditoria. Formato
9.2.1 Auditoria interna Lista de Verificación de Auditorias. Sin embargo, no se evidencia
formación de auditor en ningún colaborador del área de SCM, no se
observa acciones correctivas o de mejora en los formatos mencionados,
se evidencia acciones correctivas, pero no están documentadas.

La compañía cuenta con el procedimiento de revisión por la dirección,

Revisión por la Sin embargo, no se evidencia gestión de la dirección por sub sanar
9.3
dirección hallazgos identificados con meses de antelación que afectan la
integridad de los colaboradores.

Fuente. Elaboración Propia

Durante el diagnostico se evidencia que en el personal de almacenes se identifica poca

participación en temas relacionados con seguridad y salud en el trabajo, por lo cual es
necesario crear conciencia en los líderes de cada almacén, para que ellos a su vez
transmitan el compromiso con el desarrollo de prácticas seguras y el uso de elementos de
protección personal adecuado en sus equipos de trabajo, donde pueda involucrar el
personal sin que sea necesario que esté presente un integrante del equipo HSE para
socializar la importancia del sistema de gestión SST.

56
 7. DISEÑO DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL

7.1 PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN

Al desarrollar el diagnóstico inicial del SIG en el marco de la norma ISO 9001:2015, ISO
14001:2015 y ISO 45001:2018 al proceso de administración de almacenes en la empresa
Massy Energy, se identificaron todos los criterios de la norma, su aplicabilidad para la
empresa, el estado actual (si el criterio cumple, No Cumple o Cumple parcialmente), su
porcentaje de cumplimiento y en el caso que sea oportuno los criterios excluibles.

Con el fin de realizar una integración de las normas y de los procesos de la compañía se
debe garantizar la creación de un Comité del SIG, donde participen los colaboradores
líderes del proceso, en particular para este estudio serian de acuerdo al organigrama del
área, ver numeral 1.3 de este trabajo, el coordinador del contrato, el analista de inventarios
y el supervisor HSE, los cuales se reunirá con un periodo no mayor a un mes; toda vez que
sugiera, emita o modifique un direccionamiento del sistema integrado de gestión, adicional
a la creación y ejecución del cronograma que permita la eficaz implementación del SIG.
Para empezar de deberá definir un representante de la dirección el cual se describe en el
numeral 7.14 de este documento.

7.2 ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN

El alcance del Sistema Integrado de Gestión corresponde al proceso de administración

integral de almacenes bajo la modalidad de Outsourcing. este sistema integrado de gestión,
excluye el cumplimiento del requisito 8.3 de la norma ISO 9001:2015 Diseño y Desarrollo
de los Productos y Servicios, debido a que los materiales y los procedimientos para su
recepción y entrega son definidos por Intercolombia S.A, la compañía Massy Energy es
ejecutor del cumplimiento del servicio y la custodia de los materiales.

7.3 CUESTIONES INTERNAS Y EXTERNAS

El apartado 4 de la ISO 9001: 2015 trata de que la organización entienda las cuestiones
externas e internas que son importantes para el propósito y la dirección estratégica de la
organización, y que pueden afectar, tanto positiva como negativamente a la capacidad de
la organización para lograr los resultados previstos de su sistema de gestión de la calidad.

Bajo esta premisa las cuestiones internas están relacionadas con:

57
  Factores económicos como los tipos de cambio, la situación económica, el propósito
de inflación, la disponibilidad de crédito;
 Factores sociales como las tasas de desempleo local, la percepción de seguridad,
los niveles educativos.
 Factores políticos como la estabilidad política, la inversión pública, la infraestructura
local, los acuerdos comerciales internacionales
 Factores tecnológicos como tecnologías, materiales y equipos nuevos en el sector,
el vencimiento de patentes, el código ético profesional
 Factores de mercado como la competencia, incluyendo la cuota de mercado de la
organización, productos o servicios similares, las tendencias del líder de mercado,
las tendencias de crecimiento de clientes, la estabilidad del mercado, las relaciones
de la cadena de suministro
 Factores legales y reglamentarios que afectan al ambiente de trabajo, como
regulación de los sindicatos y regulaciones con una industria.

Las internas se relacionan con:

 Desempeño global de la organización

 Factores de recursos, como infraestructuras, entorno para la operación de los
procesos, conocimiento organizacional
 Aspectos humanos como la competencia de las personas, el comportamiento y la
cultura organizacional, las relaciones con los sindicatos
 Factores operacionales como capacidades de suministro de proceso o producción
y servicio, desempeño del sistema de gestión de la calidad, seguimiento de la
satisfacción del cliente
 Factores en el gobierno de la organización, como reglas y procedimientos para la
toma de decisiones o la estructura organizacional.

La tabla relacionada a continuación presenta el análisis de las cuestiones internas y

externas importantes para la organización a través de la herramienta de análisis PESTEL,
esta herramienta permite el estudio descriptivo del entorno de la empresa. Cuando
hablamos del entorno o contexto de la empresa, nos referimos a todos aquellos factores
externos e internos que son relevantes para la organización, por lo que su análisis resulta
vital para la generación de estrategias o campañas a corto y largo plazo.

58
Tabla 10. Análisis del Contexto Organizacional mediante PESTEL

TABLA ANÁLISIS DEL CONTEXTO

PROCESO: ADMINISTRACION INTEGRAL DE ALMACENES

VARIABLE CONCEPTO ANÁLISIS

Identificación, actualización y auditoria de

cumplimiento a los requisitos legales de acuerdo a
los establecido por las entidades de control (Cámara
de comercio, DIAN, Ministerio de Trabajo, etc.)

Los contratos de MASSY se asocian a los términos y

condiciones estándares de cada uno de los clientes.

Frente al cumplimiento de requisitos contractuales en

Esta variable se HSE, si la gestión de MASSY supera a la del cliente
refiere a todos se implementara y adecuara el sistema de gestión de
LEGALES aquellos cambios en MASSY en los diferentes proyectos, en caso
la normativa legal. contrario se adoptaran los estándares del cliente.

Se definen términos y condiciones con los

proveedores

Asesoría externa para el manejo de litigios.

Para temas críticos la gerencia establece comités

multidisciplinarios para su seguimiento y control.

Esta variable se
encuentra asociada a
la clase política que
El país está catalogado dentro de un régimen político
POLÍTICOS pueden determinar e
estable.
influir en la actividad
de la empresa en el
futuro.

Esta variable tiene

relación directa o Exigencias de ANLA y corporaciones ambientales a
indirecta con la nuestros clientes, en cuanto al cumplimento de
AMBIENTALES preservación de los licencias ambientales y permisos de trabajo.
entornos y el
medioambiente.

59
 ANÁLISIS
VARIABLE CONCEPTO

Esta variable nos

permite reflexionar Los clientes quieren un cambio en el esquema
sobre que elementos habitual de contratos de suministro de personal.
INTEGRIDAD de la sociedad pueden
afectar la ejecución de
los contratos Los clientes son impulsados por los precios.

Mercado altamente competido, representaciones y

acuerdos para entregar soluciones de servicio más
Esta variable consiste amplias.
en analizar sobre las Multas y sanciones por incumplimiento de servicios.
cuestiones financieras En cuanto el análisis HSE, debemos garantizar el
FINANCIEROS actuales y futuras que cumplimiento de la gestión HSE, a pesar de los
nos pueden afectar en recortes presupuestales en los procesos de licitación
la ejecución de la y negociación con los clientes. Se debe buscar
estrategia corporativa apalancamiento de la gestión con otros actores tales
como la ARL y el corredor de seguros

Los proveedores de bienes y de servicios no

absorben la reducción de precios a la misma
velocidad que requieren los clientes.

Identificar los peligros y valorar los riesgos de

seguridad y salud en el trabajo de acuerdo al alcance
del contrato con los diferentes clientes y poder de
establecer las estrategias adecuadas para su
abordaje definidos en el plan operativo de cada
contrato

Definir profesiograma para cada proyecto teniendo

en cuenta el perfil del cargo y los riesgos asociados.
Esta variable está
relacionada con la
Implementación de softwares que permiten asegurar
OPERACIONALES operación de la la gestión de manera más eficiente (plan operativo,
organización
informe de gestión, reporte e investigación de
incidentes)

Identificar los contratos de interés de higiene

ocupacional, e implementar en ellos el programa de
excelencia en higiene operacional, con el fin de
garantizar ambientes de trabajo seguros

analizar periódicamente la tendencia en

accidentalidad, enfermedad laboral, y estabilidad
reforzada, y determinar acciones preventivas y
correctivas que impacten a la organización.

60
 VARIABLE CONCEPTO ANÁLISIS

Oportunidades de licitación en Proyectos, SCM.

Los competidores son extremadamente agresivos

con el apalancamiento en sus costos operativos más
bajos.

La respuesta del mercado de la competencia está

Esta variable está bajando el precio.
relacionada con la
ESTRATÉGICOS planificación Integración de servicios para ofrecer soluciones más
estratégica de la amplias.
organización.
Hay nuevos competidores internacionales entrando
en el mercado colombiano.

La gerencia de HSE está establecida como una

gerencia estratégica, lo que permite generar
oportunidades de cambio a nivel organizacional.

Fuente. Elaboración Propia.

7.4 MATRIZ DE NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS PARTES INTERESADAS

En este apartado definiremos aquellas personas u organizaciones que puede afectar, ser
afectada por, o percibirse como afectada por una decisión o actividad desarrollada en el
proceso objeto de estudio. Para este estudio se tuvieron en cuenta los siguientes tópicos.

 Tener en cuenta aquellos con los que la empresa tiene una responsabilidad legal,
operativa o fiscal, no olvidando aquellas partes interesadas con las que se tienen
establecidos contratos, así como las leyes vigentes o las políticas o prácticas
vigentes, como por ejemplo socios de negocios, administraciones, subcontratados,
etc.
 Personas que tienen influencia para impedir o impulsar la actividad de la empresa,
como pueden ser, por ejemplo, accionistas.
 Tener en cuenta aquellas personas y empresas que se encuentren en las zonas
donde la empresa interactúa ya que pueden ser afectadas por la actividad de la
empresa y, a su vez, influyen en la buena marcha de esta.
 Clientes
 Proveedores
 Personas que tienen una representación clara de grupos de interés como
representantes sindicales.

61
La siguiente tabla presenta la estructura que se empleara en el registro de las necesidades
y expectativas de las partes interesadas, para conocer el alcance de la misma ver anexo 4.

Tabla 11. Matriz de Necesidades y Expectativas de las Partes Interesadas

FORMATO
TABLA DE SEGUIMIENTO A PARTES INTERESADAS
PROCESO: ADMINISTRACION INTEGRAL DE ALMACENES BAJO LA MODALIDAD DE
OUTSOURCING

Alcance: Las partes interesadas se ven influenciadas positiva o negativamente por cada
uno de los variables que ha definido la organización (Financieras, Políticas, Legales,
Integridad, Ambientales, Estratégicas y Operacionales).

PARTE INTERESADA EXTERNAS

Parte Interesada
Subgrupo Requisitos Necesidades Expectativas
Grupo

CLIENTES Sensación de
Cada una de Condición
PROVEEDORES carencia y/o
las divisiones necesaria Resultados esperados
deseo de
COMUNIDADES establecidas exigida para de la prestación del
satisfacción a
por grupo la prestación servicio.
AUTORIDAD través del
específico. del servicio
GUBERNAMENTAL servicio.

PARTE INTERESADA INTERNAS

Parte Interesada
Subgrupo Requisitos Necesidades Expectativas
Grupo
ALTA DIRECCIÓN Sensación de
Cada una de Condición
carencia y/o
COLABORADORES las divisiones necesaria Resultados esperados
deseo de
establecidas exigida para de la prestación del
satisfacción a
CASA MATRIZ por grupo la prestación servicio.
través del
(SEDE BOGOTÁ) específico. del servicio
servicio.

Fuente. Elaboración Propia.

7.5 MATRIZ DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES

La gestión de riesgos es el proceso de identificar, analizar y responder a factores de riesgo

a lo largo de la vida del servicio y en beneficio de sus objetivos. Una gestión de riesgos
adecuada implica el control de posibles eventos futuros. Además, es proactiva, en lugar de
reactiva. En este sentido las matrices de riego y oportunidad están diseñadas para hacer
más que solo identificar el riesgo. El sistema también debe poder cuantificar el riesgo y
predecir su impacto en el servicio. En consecuencia, el resultado es un riesgo aceptable o

62
inaceptable. La aceptación o no aceptación de un riesgo depende, a menudo, del nivel de
tolerancia del gerente de proyecto por el riesgo.

Si la gestión de riesgos es configurada como un proceso continuo y disciplinado de la

identificación y resolución de un problema, entonces el sistema complementará con
facilidad otros sistemas. Esto incluye la organización, la planificación y el presupuesto y el
control de costos. Las sorpresas disminuirán porque el énfasis ahora será una gestión
proactiva en lugar de una reactiva.

A continuación, se presenta la estructura que se empleara en el registro de los riesgos y

necesidades del proceso de administración integral de almacenes, para conocer el alcance
completo de la matriz ver anexo 5.

Tabla 12. Estructura de la Matriz de Riesgos y Oportunidades

Control Manual o Automático

Impacto

y/o medidas de mitigación

y/o medidas de mitigación

Nivel de Riesgo Residual
Responsable del control
Descripción del Control

Descripción del Control

Frecuencia del control
Nivel de Riesgo
Tipo de Riesgo

(control anual)
Consecuencia

Probabilidad
No. Riesgo

(Variable)
Proceso

Riesgo

Causa

(PxI)

(PxI)
50% 30% 20% 100%
Reputación
Financiero

e Imagen

Personas

Impacto
Total

Fuente. Elaboración Propia.

A continuación, daremos explicación a cada variable empleada en la matriz.

 Proceso: Área, proceso o servicio que será objeto de la evaluación.

 No del riego: Valor consecutivo para identificar el riesgo dentro de la matriz.
 Tipo de riesgo: Esta variable está asociada a la naturaleza del riego, por ejemplo, si
es legal, operacional, etc.
 Causa: Evento que representa peligrosidad para la prestación del servicio.
 Consecuencia: Grado de afectación que se pude materializar a raíz de la causa
detectada.
 Probabilidad: Asociada al grado de ocurrencia de la causa, ver tabla 14.

63
  Impacto: Se evalúa con respecto a tres condiciones Financiera, Reputación,
Personas, y son cuantificables de acuerdo al impacto que cada una puede ejercer
sobre la empresa, ver tabla 15.
 Nivel de riesgo: Es una escala asociada al grado de tolerancia sobre el riesgo, ver
tabla 15.
 Descripción del Control y/o medidas de mitigación: Obedece aquellos controles que
se ejercerán para minimizar o mitigar el riesgo.
 Frecuencia del control: Está variable está asociada al periodo de aplicación del
control en el tiempo, mensual o anual.
 Responsable del control: En esta variable se asigna el cargo que será responsable
de aplicar el control.
 Control Manual o Automático: En esta variable se registra si el control operacional
es aplicado manualmente por una persona o se ejecuta a través de un software.
 Nivel de Riesgo Residual: Es una escala asociada al grado de tolerancia sobre el
riesgo una vez ejercido en control operacional sobre el riesgo, ver tabla 16.
 Descripción del Control y/o medidas de mitigación (control anual): Corresponde a la
justificación del control ejercido.

En las siguientes tablas se presentan las convenciones usadas para calificar y cuantificar
las distintas variables que requieren este calificativo.

Tabla 13. Escalas de Impacto de la Matriz de riesgos y oportunidades.

ESCALAS DE IMPACTO
Financiero Reputación e imagen Personas
Massy Energy
50% 30% 20%
Afectación de la imagen a nivel
Pérdidas recurrentes de
corporativo o ante entidades de
5 Catastrófico hasta COP$ 15.000M 1 o más fatalidades
control y reguladoras en donde
(50% del patrimonio)
opera la compañía
Afectación de la imagen donde Pérdida de capacidad
Perdidas recurrentes de
opera MEC y afectación de permanente superior al 50%
4 Mayor hasta COP$ 10.500 M
clientes o aliados estratégicos o incapacidad mayor a 570
(30% del patrimonio)
por causas imputables MEC días
Afectación de la imagen a nivel
Perdidas recurrentes de de departamento o provincia Pérdida de capacidad
3 Medio hasta COP$ 3.000 M donde se está desarrollando el temporal o incapacidad
(10% del patrimonio) proyecto por causas imputables a mayor a 180 días
MEC

Perdidas recurrentes de Afectación de la imagen a nivel

interno Lesión menor. Incapacidad
2 Menor hasta COP$ 1.500 M
de 1-179 días
(5% del patrimonio)

Perdidas recurrentes de
No No se percibe afectación de la
1 hasta COP$ 500M (2% Lesión no incapacitante
significativo imagen
del patrimonio)

Fuente. Elaboración Propia.

64
Tabla 14. Escalas de Probabilidad de Ocurrencia de la Matriz de riesgos y oportunidades.

ESCALAS DE PROBABILIDAD DE OCURRENCIA

Nivel Detalle Frecuencia

La expectativa de Ocurrencia se da en la
A Casi Seguro Mensual
mayoría de las circunstancias - Muy frecuente

B Probable La expectativa de ocurrencia es frecuente Trimestral

C Posible La expectativa de ocurrencia es ocasional Semestral
D Rara vez La expectativa de ocurrencia es esporádica Anual (una vez en el año)
E Muy remoto La expectativa de ocurrencia es remota Mayor a un año

Fuente. Elaboración Propia.

Tabla 15. Escalas de Impacto de la Matriz de riesgos y oportunidades.

NIVEL DE
MONITOREO / RESPONSABILIDAD SOBRE EL RIESGO TOLERANCIA AL RIESGO
RIESGO

Se requiere acción inmediata, planes de Zona de riesgo inaceptable (Evitar

E Riesgo extremo tratamiento requeridos, implementados y el riesgo, reducir el riesgo,
reportados a la gerencia. compartir o transferir)

Se requiere atención de la alta gerencia,

planes de tratamiento requeridos, Zona de riesgo Moderado (Reducir
H Riesgo alto
implementados y reportados a los el riesgo, Compartir o transferir)
gerentes de unidad.

La responsabilidad gerencial debe ser

Riesgo Zona de riesgo Tolerable (reducir
M especificada y administrada con
moderado el riesgo, compartir o transferir)
procedimientos normales de control

Se administra con procedimientos Zona de riesgo Aceptable Asumir

L Riego Bajo
rutinarios. el riesgo

Fuente. Elaboración Propia.

65
7.6 MATRIZ DE ASPECTOS E IMPACTOS

Para contribuir a un desarrollo sostenible, equilibrado y compatible con la conservación del

medio natural, es preciso aplicar herramientas que contribuyan a la gestión ambiental,
aplicando principios de prevención y/o corrección de los deterioros causados al ambiente y
potenciando los impactos positivos, siendo la evaluación del impacto ambiental un
instrumento que permite determinar estas alteraciones para su gestión posterior.

En este apartado se describe la metodología definida por la empresa para la identificación

de aspectos e impactos ambientales y su valoración. Dicha metodología es aplicable a la
gestión desarrollada por el área de SCM y sus contratos, así como las actividades y/o
servicios que son desarrollados por terceros. Con el fin de identificar los aspectos y valorar
los impactos ambientales de acuerdo a los procesos y actividades que éstos desarrollan y
que generan o pueden generar alguna afectación positiva o negativa al ambiente.

La identificación parte de un ejercicio de análisis interpretativo de la situación ambiental,

mencionando las actividades que la empresa desarrolla en el ejercicio de la prestación del
servicio administración integral de almacenes, las actividades o productos (bienes y/o
servicios) que están asociados a los aspectos ambientales positivos y negativos;
continuando con la valoración del impacto ambiental asociada a variables que permiten
cuantificar sus consecuencias en el ambiente y el cumplimiento normativo; finalmente se
definen los controles operacionales sobre los aspectos ambientales.

El resultado y la profundidad del análisis de los impactos ambientales establecerán las

prioridades de la gestión ambiental de la empresa para el proceso objeto del estudio, a
partir de los cuales se definirán objetivos, metas, indicadores y estrategias que permitirán
ejecutar la política ambiental a través de la implementación de programas de gestión
ambiental y el cumplimiento de la normatividad.

A continuación, se presenta la estructura que se empleara en el registro de los aspectos e

impactos ambientales identificados en el proceso de administración integral de almacenes,
para conocer el alcance completo de la matriz ver anexo 6.

66
Tabla 16. Estructura de la Matriz de Aspectos e Impactos Ambientales.

MATRIZ IDENTIFICACIÓN DE ASPECTOS

E IMPACTOS AMBIENTALES
ADMINISTRACIÓN INTEGRAL DE
ALMACENES

PROCESO: ADMINISTRACIÓN INTEGRAL DE ALMACENES

CONDICIONES
ORIGEN DEL IDENTIFICACIÓN IDENTIFICACIÓN
DE LA
ASPECTO DEL ASPECTO DEL IMPACTO
OPERACIÓN

Componente

CARÁCTER

Negativo (-)
Descripción

Descripción
del Aspecto

del Impacto
Actividades

Positivo (+)
Ambiental

Ambiental

Ambiental
Procesos

Grupo de

Aspecto
Tipo de
Interés
Áreas

N AN E

VALORACIÓN DE LA SIGNIFICANCIA
Legal Impacto Partes interesadas
Cumplimiento

Frecuencia

Significancia
Exigencia
Existencia

Severidad

Total, Total,
Gestión
Acuerdo

Clasificación
Alcance

Total, Total del

Criterio Criterio del Aspecto
Criterio Aspecto
Impacto Partes
Legal
Ambiental Interesadas

CONTROLES SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DE CONTROLES

EL
Control Administrativo

CONTROL SI NO ES EFICAZ
Control De Diseño

Compensación o

Porcentaje de

ES EFICAZ
Cumplimiento
Controles de

Frecuencia
Medidas de
Eliminación

Sustitución

Mitigación
Ingeniería

Seguimiento
Nuevo Control
SI NO
A Implementar

Fuente. Elaboración Propia.

A continuación, daremos explicación a cada variable empleada en la matriz.

 Proceso: Área, proceso o servicio que será objeto de la evaluación.

67
  Actividad: Listado de tareas desarrolladas en el proceso.
 Grupo de interés que participa: Esta variable está asociada a los cargos que realizan
la actividad.
 Condición de la operación: ver tabla 17, condiciones de la operación.
 Componente: Asociada al recurso natural que se está afectando.
 Tipo de aspecto ambiental: Asociado al insumo que se genera o impacta.
 Descripción del aspecto ambiental: Detalle del aspecto generado sobre el recurso.
 Descripción del impacto ambiental: Detalle del impacto generado sobre el recurso.
 Carácter: Variable asociada a la calificación de positivo o negativo el impacto.
 Valor de la significancia: ver tabla 18, convenciones de la significancia del impacto.
 Controles: Esta variable está asociada a los controles operacionales aplicables para
mitigar el impacto sobre el recurso.
 Seguimiento y Medición de controles: Esta variable está asociada a las acciones
que se toman para medir la eficacia de los controles, la frecuencia con la cual se
aplicara los controles y el porcentaje de cumplimiento.

En las siguientes tablas se presentan las convenciones usadas para calificar y cuantificar
las distintas variables que requieren este calificativo.

Tabla 17. Condiciones de la Operación.

CONDICIONES DE LA OPERACIÓN
Criterio Alcance
N Normal
AN Anormal
E Extemporánea

Fuente. Elaboración Propia.

Tabla 18. Convenciones de la significancia del impacto

PARTES INTERESADAS

Criterio Peso
Se presenta o existe reclamo o acuerdo formalizado con alguna parte interesada 10
Cualquiera de los anteriores sin implicaciones legales 5
No existe acuerdo o reclamo 1
No existe gestión 10
Gestión satisfactoria 5
No aplica 1

68
 LEGAL IMPACTO
Criterio Peso Criterio Peso
No Existe 1 Anual/semestral 1
Existe 10 Trimestral. /Bimestral / Mensual 5
No Se Cumple 10 Semanal / Diario 10
Se Cumple 5 Leve 1
No Aplica 1 Moderado 5
Cambio considerable 10
Puntual 1
Local 5
Extenso 10
Fuente. Elaboración Propia.

7.7 MATRIZ DE PELIGROS Y RIESGOS

La identificación de los peligros, evaluación y valoración de riesgos permite conocer y

entender los riesgos de la organización, además debe orientarnos en la definición de los
objetivos de control y acciones propias para su gestión; en esto radica su importancia,
porque sobre la coherencia y validez de los resultados obtenidos se determinará la calidad
de los cimientos para desarrollar y mantener la administración de riesgos de la
organización.

En la metodología propuesta se determinan los niveles de riesgo a través de un ejercicio

matricial de calificación directa, en donde la estimación de la probabilidad es orientada por
la calidad y suficiencia de los controles y defensas existentes y la calificación de las
consecuencias o severidad por la afectación en la salud, pérdidas económicas, de imagen
e información; haciendo más amplías las posibilidades de calificación.

La metodología permite hacer una visualización y estimación de los riesgos, de acuerdo a

los criterios y necesidades del cliente, en esta se pueden utilizar matrices de riesgos de
cuatro por cuatro (4x4); cinco por cinco (5x5) y seis por seis (6x6) lo que posibilita encontrar
valoraciones más ajustadas al comportamiento y definiciones propias de los riesgos en la
organización.

A continuación, se presenta la estructura que se empleara en el registro de los peligros y

riesgos de SG-SST identificados en el proceso de administración integral de almacenes,
para conocer el alcance completo de la matriz ver anexo 7.

69
Tabla 19. Estructura de la Matriz de Peligros y Riesgos en SST.

MATRIZ IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS Y

RIESGOS
ADMINISTRACIÓN INTEGRAL DE
ALMACENES
Proceso: Administración Integral De Almacenes Bajo La Modalidad De Outsourcing
Rutinarias Peligro Controles Existentes

Clasificación
Descripción
Proceso

Individuo
Zona

Efectos

Fuente

Medio
Actividades Tareas
Si No Posibles

Criterios Para
Valoración
Evaluación Del Riesgo Establecer Medidas De Intervención
Del Riesgo
Controles
Interpretación Del Nivel

Control Administrativo,
Nivel De Consecuencia

Numero de Expuestos
Nivel de Probabilidad

Protección Personal
Nivel de Exposición
Nivel de Deficiencia

Interpretación Del

Peor Consecuencia
Nivel De Riesgo Y

Equipo/Elemento
De Probabilidad

Nivel De Riesgo

Requisito Legal

Señalización,
Controles De
Intervención

Advertencia
Eliminación

Sustitución

Ingeniería
Asociado

AR

Fuente. Elaboración Propia.

A continuación, daremos explicación a cada variable empleada en la matriz.

 Proceso: Área, proceso o servicio que será objeto de la evaluación.

 Zona: Área geográfica donde se lleva a cabo la prestación del servicio.
 Actividades: Listado de tareas desarrolladas en el proceso.
 Tareas: Procedimiento especifico o pasos necesarios para llevar acabo la actividad.
 Rutinarias: Frecuencia de ejecución de las tareas.
 Peligro: Fuente, situación o acto con potencial de daño en términos de enfermedad
o lesión a las personas, daño a la propiedad o una combinación de éstos.
 Efectos posibles:

70
  Controles Existentes:
 Evaluación del riesgo:
 Valoración del riesgo: Proceso de evaluar el riesgo que surge de un peligro teniendo
en cuenta la suficiencia de los controles existentes y de decidir si el riesgo es
aceptable o no.
 Criterios para establecer controles:
 Medidas de intervención: Opciones contempladas para manejar o administrar un
riesgo, respuestas ante los riesgos.

En las siguientes tablas se presentan las convenciones usadas para calificar y cuantificar
las distintas variables que requieren este calificativo.

Tabla 20. Tabla Descripción del Nivel de Daño.

DESCRIPCIÓN DEL NIVEL DE DAÑO

Categoría
Daño Leve Daño Moderado Daño Extremo
Del Daño
Enfermedades que
Molestias e Enfermedades agudas o crónicas
SALUD causen incapacidad
irritación que causen incapacidad permanente
temporal
Lesiones que generen
amputaciones, fracturas de huesos
Lesiones largos, trauma craneoencefálico,
laceraciones, heridas
superficiales,
profundas, quemaduras quemaduras de segundo y tercer
heridas de poca grado, alteraciones severas de la
de primer grado,
profundidad, mano, columna vertebral con
SEGURIDAD conmoción cerebral,
contusiones, compromiso de medula espinal,
esguinces graves,
irritación del ojo oculares que comprometan el campo
fracturas de huesos
por material visual, pérdida de audición.
cortos
particulado.

Fuente. Elaboración Propia.

71
Tabla 21. Determinación del Nivel de Deficiencia.

DETERMINACIÓN DEL NIVEL DE DEFICIENCIA

Nivel Valor ND Significado

Se han detectado peligros que determinan
MUY como posible la generación de incidentes o
ALTO 10 consecuencias muy significativas o la eficacia
(MA) del conjunto de medidas preventivas respecto
al riesgo es nula o no existe o ambos.
Se han detectado algunos peligros que
pueden dar lugar a consecuencias
ALTO (A) 5 significativas o la eficacia del conjunto de
medidas preventivas existentes es baja o
ambas.
Se han detectado peligros que pueden dar
lugar a consecuencias poco significativas o de
MEDIO
2 menor importancia o la eficacia del conjunto
(M)
de medidas preventivas existentes es
moderada o ambas
No se ha detectado consecuencia alguna o la
eficacia del conjunto de medidas preventivas
BAJO (B) 0
existentes es alta o ambas, el riesgo está
controlado

Fuente. Elaboración Propia

Tabla 22. Nivel de Exposición.

NIVEL DE EXPOSICIÓN

Valor
Nivel Significado
NE
La situación de exposición se presenta sin
CONTINUA interrupción o varias veces con tiempo
4
(CE) prolongado o varias veces con tiempo
prolongado durante la jornada de trabajo.
La situación de exposición se presenta varias
FRECUENTE
3 veces durante la jornada de trabajo, por
(EF)
tiempos cortos
La situación de exposición se presenta alguna
OCASIONAL vez durante la jornada laboral y por un tiempo
2
(EO) de periodo corto.
ESPORÁDICA La situación de exposición se presenta de
1
(EE) manera eventual

Fuente. Elaboración Propia

72
Tabla 23. Significado Probabilidad.

SIGNIFICADO PROBABILIDAD

Nivel Valor Significado

Situación deficiente con exposición continua, o muy
MA 24-40 deficiente con exposición frecuente; normalmente la
materialización del riesgo ocurre con frecuencia.
Situación deficiente con exposición frecuente u ocasional
o bien situación muy deficiente con exposición ocasional
A 10-20
o esporádica, la materialización del riesgo ocurre varias
veces en la vida laboral.
Situación deficiente con exposición esporádica, o bien
M 6-8 situación mejorable con exposición continuada o
frecuente, es posible que el daño ocurra alguna vez.
Situación mejorable con exposición esporádica o
situación sin anomalía destacable con cualquier nivel de
B 2-4
exposición. No es esperable que se materialice el riesgo,
aunque puede ser concebible.

Fuente. Elaboración Propia

Tabla 24. Nivel de Consecuencias

NIVEL DE CONSECUENCIAS

Nivel NC Significado Daños Personales

MORTAL O Muerte (s)

100
CATASTRÓFICO (M)
Lesiones o enfermedades
irreparables, incapacidad
MUY GRAVE (MG) 60
permanente, parcial, invalidez

Lesiones o enfermedades con

GRAVE (G) 25 incapacidad temporal
Lesiones o enfermedades que no
LEVE (L) 10 requieren incapacidad

Fuente. Elaboración Propia

73
Tabla 25. Nivel de Riego.

NIVEL DE RIESGO

Nivel NR SIGNIFICADO
Situación crítica, suspender actividades hasta que el riesgo este
I 600-4000
controlado, intervención urgente.
Corregir y adoptar medidas de control inmediato, sin embargo,
II 150-500 se deben suspender las actividades si el nivel de riesgo está por
encima de 360.
Mejorar si es posible, sería conveniente justificar la intervención
III 40-150
y su rentabilidad.
Mantener las medidas de control existentes, se deberían analizar
IV 40 mejoras, se deben hacer comprobaciones periódicas para
asegurar que los riesgos continúan siendo aceptables.

Fuente. Elaboración Propia

Tabla 26. Aceptabilidad del Riesgo.

ACEPTABILIDAD DEL RIESGO

Nivel De Riesgo Significado

I No aceptable
No aceptable o aceptable con control
II especifico

III Aceptable
IV Aceptable

Fuente. Elaboración Propia

7.7.1 IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS

En esta etapa se definen las fuentes de riesgo y eventos que pueden impactar el logro de
los objetivos identificados en el contexto. Se responde a las preguntas: qué, cuándo, dónde,
por qué y cómo podrían los eventos prevenir, degradar, retardar o potenciar el logro de los
objetivos.

74
Los peligros no identificados en esta etapa, son excluidos del proceso de Administración de
Riesgos, hasta que en ejercicio permanente de evaluación de tendencias y riesgos se logre
identificar.

Sin embargo, existe la posibilidad de riesgos emergentes, que no necesariamente cabrían

en la evaluación de tendencias, Ejemplos: el desperfecto de un equipo en algún momento
del día, la perdida de materia prima que nunca había ocurrido, la ausencia extraordinaria
de un trabajador clave para el desempeño de un proceso, etc.

Existe una gran variedad de peligros y un sinnúmero de formas de clasificarlos. Sin

embargo, con la finalidad de facilitar este proceso, lo más adecuado es definir los riesgos
que son aplicables al tipo de actividad de la empresa. Para la recolección de información
se deben tener en cuenta variables tales como:

 Identificación de procesos.
 Productos y subproductos.
 Plano del sitio que incluya la relación de las áreas y lugares.
 Actividades rutinarias y no rutinaria.
 Relación de materias primas e insumos.
 Equipos principales y auxiliares.
 Personal expuesto, tiempo de exposición.
 Personal más vulnerable (personal nuevo, aislado, con limitaciones de movilidad,
mujeres en embarazo).
 Antecedentes de eventos (incidentes, accidentes, enfermedades).
 Efectos posibles y daño potencial.
 Requisitos legales y de otro tipo aplicables y su grado de cumplimiento.

7.7.1.1 ANÁLISIS Y EVALUACIÓN DEL RIESGO

El análisis de los riesgos implica la consideración de sus consecuencias (severidad) en

caso de materializarse y la medida de la posibilidad de que dicho riesgo se pueda concretar
(Probabilidad). Se analizan los riesgos teniendo en cuenta los controles existentes (riesgo
residual).

Para el análisis y evaluación del riesgo se realiza un ejercicio matricial de estimación de la

probabilidad por consecuencia de los peligros identificados, en los cuales se contempla:

 Los equipos y las actividades que son realizadas en cada proceso o servicio.
 Los peligros asociados y los riesgos que para la seguridad y salud en el trabajo se
pueden generar.
 Controles y defensas actuales existentes.
 Evaluar la calidad y suficiencia de los controles y defensas.

75
  Su evaluación se puede realizar de manera cualitativa o cuantitativa y para hacer
más exacta su estimación se pueden utilizar las metodologías más precisas o
avanzadas en el estado del arte en la evaluación del peligro, que cumplan con
legislación vigente en el país o con los estándares nacionales o internacionales, si
se no tiene legislación para su evaluación.
 Anteriores evaluaciones de riesgos.

7.7.2 CONTROLES ACTUALES PARA LOS PELIGROS

Una vez culminada la evaluación de riesgos, se procede definir las medidas requeridas para
el tratamiento del riesgo, para ello consideraremos medidas adicionales, teniendo en cuenta
el siguiente orden de prioridades:

 Eliminación.
 Sustitución.
 Controles de ingeniería.
 Señalización/advertencias y/o controles administrativos.
 Equipos de protección personal.
 Transferencia del riesgo (propiedad y patrimonio).
 Retención del riesgo.

Después de definir estos controles adicionales se debe recalcular la estimación del riesgo
para definir si las medidas propuestas son adecuadas y se reflejan en la disminución de la
probabilidad.

7.7.2.1 IMPLEMENTACIÓN DE LAS MEDIDAS DE CONTROL

Para garantizar la implementación de las medidas de control es recomendable definir un

plan de trabajo que contemple:

 Qué se espera hacer.

 Cómo se espera hacer.
 Donde se va a hacer.
 Cuando se va a hacer.
 Quién lo va a hacer.
 Cuánto cuesta hacerlo.

Para desarrollar este proceso es necesario cruzar la valoración de riesgos con la

determinación de objetivos y programas. Una vez implementado el plan de trabajo, se busca
obtener el menor riesgo residual posible.

76
Luego de implementadas las medidas para el tratamiento para los riegos, es necesario
hacer seguimiento a su implementación, efectividad y permanencia en el tiempo. El proceso
incluye:

 Revisión de la conveniencia del tratamiento.

 Verificación del uso correcto de los controles y defensas.
 Revisión de los indicadores de seguridad y salud.
 Revisión del cumplimiento de la legislación.

Este seguimiento debe programarse y realizarse a través de inspecciones o auditorias del

sistema de gestión, para conocer el alcance completo de los controles actuales para los
peligros ver la matriz de peligros y riesgos donde se encuentran registrados, anexo 7.

7.7.3 INVESTIGACIÓN DE ACCIDENTES E INCIDENTES DE TRABAJO

En los contratos en los cuales el cliente exija el seguimiento de su metodología y el uso de

sus formatos, siempre que se excedan nuestros requisitos se realizará según los
documentos del cliente. Todos los soportes de reporte y seguimiento de acciones deberán
ser entregados al coordinador del contrato o área como documentos externos y la Gerencia
HSE deberá ser informada con el ánimo de hacer el seguimiento respectivo para asegurar
que las acciones pendientes son eficaces.

Aunque ocasionalmente el proceso de investigación de accidentes es visto como una

acción represiva y en la cual se buscan “culpables” del evento, no debe ser ésta la
orientación de un proceso de análisis de causalidad en accidentalidad. Los objetivos que
se deben tratar de alcanzar durante el proceso deben ser por lo menos:

 Establecer con precisión lo que exactamente ocurrió (objetividad).

 Identificar las causas reales (profundidad).
 Determinar la probabilidad de ocurrencia y el potencial de pérdida.
 Identificar los controles necesarios (correcciones pertinentes y coherentes).
 Evitar la recurrencia de los accidentes con base en la divulgación de los resultados
de la investigación (Comunicación y socialización).

Al final, una buena investigación y análisis deberían llevar a que el Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud en el trabajo se vea fortalecido, ya que varias de las correcciones estarán
encaminadas a fortalecer elementos y estrategias de prevención y control que hacen parte
de dicho Sistema.
Un incidente o evento de integridad bajo responsabilidad de la empresa deberá ser
investigado cuando:

 Se sucedan Incidentes graves e Incidentes de alto potencial.

 Emisiones o vertidos sin control

77
  Fallos inesperados en los materiales, equipos o estructuras.
 Incrementos importantes en los porcentajes de lesiones.
 Incursiones fuera de los límites seguros establecidos por el diseño.

Se deben tener en cuenta los peligros mayores en cada locación en aras de asegurar la
integridad de la planta, sin embargo, todo incidente mayor deberá ser investigado.

De acuerdo con lo establecido y en cumplimiento con la Resolución 1401 del 2007, en caso
de accidentes graves, se debe remitir a la Administradora de Riesgos Laborales (ARL) a la
que se encuentre afiliado, dentro de los quince (15) días calendario siguientes a la
ocurrencia del evento, el informe de investigación del accidente de trabajo mortal y de los
accidentes graves definidos anteriormente. Recibida la investigación por la Administradora
de Riesgos Profesionales, está la evaluará, complementará y emitirá concepto sobre el
evento correspondiente, determinando las acciones de prevención que debe implementar
el aportante, en un plazo no superior a quince (15) días hábiles.

Cuando el accidente de trabajo sea mortal, la Administradora de Riesgos Profesionales

remitirá el informe dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la emisión del concepto,
junto con la investigación y copia del informe del accidente de trabajo, a la Dirección
Territorial de Trabajo o a la Oficina Especial de Trabajo del Ministerio de la Protección
Social, según sea el caso, a efecto de que se adelante la correspondiente investigación
administrativa laboral y se impongan las sanciones a que hubiere lugar si fuere del caso.

De acuerdo al decreto 1072 de 2015, cuando el accidente sea catalogado como grave, debe
informase dentro de los dos siguientes días hábiles a la ocurrencia del evento a la dirección
territorial del ministerio del trabajo y a la EPS del trabajador.

El reporte de todo incidente o accidente con personas lesionadas o afectadas físicamente

se hará dentro de las primeras 24 horas de su ocurrencia en el formato que la ARL tenga
establecido, este reporte puede ser telefónico inicialmente, pero se debe garantizar el
diligenciamiento completo a través de internet o el medio que la ARL determine.

Una vez recibido el reporte del incidente el área de HSE corporativa le informara a la EPS
del trabajador el incidente, dentro de los dos siguientes días hábiles a la ocurrencia del
evento.

Sin perjuicios del informe a las autoridades competentes y a la administradora de riesgos

laborales, Massy Energy elaborará un informe escrito acerca de la investigación de los
hechos; este informe incluirá datos acerca del personal y equipos involucrados, según el
formato de reporte y/o investigación de accidentes de trabajo, ver anexo 8.

A continuación, se presentan los pasos a desarrollar en la investigación de accidentes.

78
Tabla 27. Pasos para la Investigación de Accidentes

Paso Responsable Actividad Registro

Reporte Inmediato y Respuesta Inicial.
Jefe Inmediato De
Comunicación formal que activa el proceso Reporte de 24 horas
1 Personal
formal de investigación y análisis de Incidente-Accidente
Accidentado
incidentes, accidentes.
Conformación equipo investigador. Con
Gerente Líder Del
base en cargos del mismo nivel o niveles Reporte de 24 horas
2 Contrato Y HSE
superiores al afectado, se definen miembros Incidente-Accidente
Campo.
de equipo investigador.

Investigación, recolección de evidencias.

Fuentes de información basada en categorías
Equipo Guía OIT Investigación y análisis de Reporte de
3
Investigador accidentes de trabajo y enfermedades Investigación
laborales: Evidencias testimoniales,
evidencias documentales y evidencias físicas.
Análisis y determinación de causas.
Elaboración del árbol de causas, método 5
Equipo Reporte de
4 Porqués del incidente, según corresponda de
Investigador Investigación
acuerdo a la valoración del potencial del
accidente.
Equipo Asociación de causas, técnica de análisis Reporte de
5 sistemático de causas, listado de causas
Investigador Investigación
inmediatas y básicas y matriz de riesgos.
Determinación de acciones correctivas.
Equipo Para cada una de las causas raíz o básicas
Reporte de
6 Investigador Y determinadas en la etapa de análisis, de
Investigación
Líder HSE plantearán acciones correctivas con tiempos y
responsables específicos
Equipo Entrega de informe final de investigación y
Investigador Y análisis a nivel central, HSE. Formato con Reporte de
7
Representante firmas de responsables del equipo Investigación
Legal investigador
Lección aprendida.
8 HSE Campo Elaboración y divulgación de la misma en Lección Aprendida
todos los frentes de zona y locaciones
Seguimiento y cierre de investigación.
Gerente Líder Del Ingreso de información de la investigación del
9 Contrato Y Líder accidente en sistema y cierre de accidente
HSE basado en cumplimiento de acciones
correctivas

Fuente. Elaboración Propia

Todo evento ocurrido en los contratos deberá ser reportado en el formato reporte de
accidentes, ver anexo 8, siguiendo el flujo de información dispuesto en el formato.

Para el reporte inicial del evento se debe en cuenta las siguientes clasificaciones del tipo
de incidente:
79
 Accidentes de trasporte público: Corresponde solamente a los casos con los cuales
la lesión provino de un accidente en un vehículo de transporte público, o del
movimiento del mismo en el cual el lesionado va como pasajero, por ejemplo,
choque de trenes, buses o taxis la estrellada de un avión con una nave, etc. No
corresponde a accidentes personales a bordo de un vehículo público, tales como
una caída al moverse dentro del mismo, simplemente el golpearse contra alguna de
sus partes durante su movimiento normal. Sin embargo, si el pasajero es lanzado al
piso o contra una pared del vehículo, como resultado de una parada, arranque o
sacudida repentina del mismo el caso cae dentro de otra clasificación.
No corresponde a los casos en los cuales el lesionado no es un pasajero de un
vehículo público en el momento del accidente, aunque un vehículo público
esté implicado en el caso.
 Accidente vial: Codifíquese el suceso que afecte o envuelva el vehículo en el cual
el lesionado era un ocupante. Si ocurre más de uno de los sucesos catalogados,
codifíquese el primero de la secuencia. Solamente corresponde a los casos
en los cuales la persona lesionada era un ocupante, en un vehículo particular
distinto a los pasajeros o transporte público en el momento de producirse la lesión
al resultar esta de un accidente o movimiento del vehículo.
 Caída de un mismo nivel: Corresponde a los casos en los cuales la lesión es
producida por un impacto entre la persona lesionada y un objeto externo, siendo el
movimiento de la persona el que produce el contacto y bajo las siguientes
circunstancias: 1.- El movimiento de la persona fue generado por la fuerza de la
gravedad que sigue a la pérdida del equilibrio y a la capacidad para mantenerse en
posición erecta. 2.- El punto de contacto con el agente de la lesión (incluyendo el
piso) estaba al mismo nivel o sobre la superficie que sustentaba a la persona en el
momento de la caída.
 Caída de un nivel superior: Caída a nivel más bajo, no especificada en otra parte.
Corresponde a los casos en los cuales la lesión ha sido producida por impacto entre
la persona lesionada y el agente de la lesión (incluyendo el piso), siendo el
movimiento de la persona el que produce el contacto y bajo las siguientes
circunstancias: 1.- El movimiento de la persona y la fuerza del impacto fueron
producidos por la fuerza de la gravedad. 2.- El punto de contacto con el agente de
la lesión, se encontraba más bajo que la superficie que sustentaba la persona en
el momento de la caída. Incluye saltar departes elevadas.
 Cogido en, debajo o entre: Corresponde a casos sin impacto en los cuales la lesión
se produjo por comprensión entre un objeto que se mueve, y uno fijo entre dos
objetos que se mueven o entre partes de un objeto. No se aplica cuando el agente
de la lesión es un objeto que vuela o cae libremente.
 Contacto con corriente eléctrica: Corresponde solamente a casos sin impacto, en
los cuales la lesión es choque eléctrico o electrocución.
 Contacto con radiaciones, o sustancias cáusticas, tóxicas o nocivas: Corresponde
solamente a casos sin impacto, en los cuales la lesión se produce por la inhalación,
absorción (contacto con la piel) o ingestión de sustancias nocivas. Cobija con las
80
 siguientes clases de lesiones: ahogamiento, envenenamiento, quemaduras e
irritaciones por sustancias químicas, reacciones alérgicas, enfermedades
contagiosas y las producidas por exposición a los rayos solares y otras radiaciones.
No corresponde a casos de quemaduras o congelaciones, por contacto con
temperaturas por contacto con corriente eléctrica.
 Contacto con temperaturas extremas: Correctamente solamente a casos sin
impacto en los cuales la lesión es una quemadura, agotamiento por calor,
congelación, lesión cutánea por el frío. Etc. Producida por contacto con, o
exposición a objetos, aire, gases, vapores o líquidos calientes o fríos. No
corresponde a casos de lesiones producidas por contacto con rayos solares u otras
radicaciones, ni producidas por sustancias químicas tóxicas o cáusticas
 Fricción y raspadura: Corresponde a los casos sin impacto, en los cuales la lesión
se produjo por presión, vibración o fricción entre la persona y el agente de la lesión
 Golpeado contra: Corresponde a los casos en los cuales la lesión se produjo por
impacto entre la persona lesionada y el agente de la lesión. El movimiento producto
del contacto, es primordialmente de la persona y no del agente de lesión, a
excepción del movimiento de una persona generado en una caída. Incluye casos de
chocar contra, pisar o patear objetos, ser empujado o lanzado contra objetos, etc.
No incluye los casos de saltar desde sitios altos
 Golpeado por: Corresponde a los casos en los cuales, la lesión ha sido producida
por impacto entre la persona lesionada y el agente de la lesión, el movimiento que
porque produce el contacto es primordialmente el del agente, de la lesión no el de
la persona
 Reacción corporal: Corresponde a los casos sin impacto, en los cuales la lesión
resulta solamente de un movimiento libre del cuerpo, el cual impone sobre carga o
tensión sobre alguna de sus partes. Generalmente correspondiente a esfuerzos,
torceduras, roturas u otras lesiones internas, producidas por asumir una posición
incómoda o proveniente de movimientos involuntarios producidos por ruido súbito,
temor o esfuerzos para recobrarse de resbalones o pérdidas del equilibrio. Incluye
casos como el shock nervioso y casos de lesiones musculares o internas producidas
por la ejecución de movimientos comunes, tales como caminar, trepar, correr,
estirarse, doblarse, etc., cuando tales movimientos en sí mismos, son el agente de
la lesión. No corresponde al esfuerzo en casos que impliquen alzar, halar, empujar
objetos o acasos en los cuales un movimiento voluntario tiene como consecuencia
un contacto violento con un objeto
 Sobre esfuerzo: Corresponde a los casos sin impacto en los cuales la lesión se
produce por esfuerzo físico excesivo al levantar, halar, empujar, esgrimir o lanzar
el agente de la lesión.

Adicional al reporte de las 24 horas, la respuesta inicial contempla acciones concretas

asociadas al control de la situación, buscando que no se agrave la situación. Algunas de
las acciones específicas en esta respuesta inicial son:
81
  Controle el sitio del evento.
 En caso de explosión fuego/ desastre habrá confusión y pánico, los cuales tendrán
que controlarse antes de comenzar con el trabajo de recuperación.
 Solicite los servicios de emergencia.
 Si se requieren. Recuerde que en una situación de casi accidente las persona
involucradas pueden aparentar estar bien y en realidad estar bajo shock.
 Evalúe el potencial de emergencia.
 Asegúrese que nada de lo ocurrido como resultado del primer accidente, ocasionará
otro percance posterior.
 Identifique y conserve la evidencia. Considere acordonar la zona (obligatorio en un
desastre).
 Haga un estimativo de las pérdidas, algo tentativo pero que da una idea para la
primera notificación. Después vendrán los datos precisos.

Para valorar la potencialidad se tendrán en cuenta los siguientes criterios de probabilidad:

 Muy alto: Se ha(n) detectado peligro(s) que determina(n) como posible la generación
de incidentes o consecuencias muy significativas, o la eficacia del conjunto de
medidas preventivas existentes respecto al riesgo es nula o no existe, o ambos.
 Alto: Se ha(n) detectado algún(os) peligro(s) que puede dar lugar a consecuencias
poco significativas(s), o la eficacia del conjunto de medidas preventivas existentes
es baja o ambos.
 Medio: Se han detectado peligros que pueden dar lugar a consecuencias poco
significativas o de menor importancia, o la eficacia del conjunto de medidas
preventivas existentes es moderada, o ambos.
 Bajo: No se ha detectado consecuencia alguna, o la eficacia del conjunto de
medidas preventivas existentes es alta, o ambos. El riesgo está controlado.

7.8 MATRIZ DE REQUISITOS LEGALES Y OTROS REQUISITOS

La matriz de requisitos legales o matriz legal es el documento que contiene toda la

información sobre la normatividad que la empresa debe cumplir legalmente. Estas normas
y obligaciones legales están moderadas por diferentes mecanismos que buscan que una
empresa garantice mediante la evidencia de actividades el cumplimiento de la normatividad
concerniente a la seguridad y salud en el trabajo.

La definición de matriz legal se puede encontrar en el Decreto 1072 de 2015 en el artículo

2.2.4.6.2. en donde se define a la matriz legal como:
“Matriz legal: Es la compilación de los requisitos normativos exigibles a la empresa acorde
con las actividades propias e inherentes de su actividad productiva, los cuales dan los
lineamientos normativos y técnicos para desarrollar el Sistema de Gestión de la Seguridad

82
y Salud en el Trabajo (SG-SST), el cual deberá actualizarse en la medida que sean emitidas
nuevas disposiciones aplicables”.

Por lo tanto, según esta definición, la matriz de requisitos legales debe actualizarse
continuamente de acuerdo a las nuevas disposiciones que puedan hacerse a las
normatividades utilizadas. Pero, además, la matriz de requisitos legales también hace parte
de las obligaciones de los empleadores y está constatada en el parágrafo del artículo
2.2.4.6.8 del Decreto 1072 de 2015, en el que menciona que, “Por su importancia, el
empleador debe identificar la normatividad nacional aplicable del Sistema General de
Riesgos Laborales, la cual debe quedar plasmada en una matriz legal que debe actualizarse
en la medida que sean emitidas nuevas disposiciones aplicables a la empresa.”

A continuación, se presenta la estructura que se empleara en el registro de los requisitos

legales identificados en el proceso de administración integral de almacenes, para conocer
el alcance completo de la matriz ver anexo 9.

Tabla 28. Matriz de Requisitos Legales

MATRIZ CORPORATIVA REQUISITOS

LEGALES

Artículos que

Obligaciones
Entidad que

Expedición

Entrada en

Interviene
Requisito

Evidencia
lo Expide

Concreto
Fecha de

Vigencia

Área que
Palabras

Alcance

Aplican
Fecha
Clave
Tema
Tipo

Tipo

No.

en

Estado De La
Responsable
Aplicación Línea De Negocio

Norma
Supply
Soporte Gestión
Corporativo Operativo MTTO Proyectos Chain
Tecnológico Activos
Management

Fuente. Elaboración Propia.

83
7.9 DESARROLLO DE LA POLÍTICA Y OBJETIVOS INTEGRALES

Para la formulación de la política del SIG, se alinearon la misión, visión y se integraron con
el objetivo de garantizar el cuidado de los colaboradores, del medio ambiente y la prestación
del servicio.

Massy Energy, está comprometida con un lugar de trabajo seguro, saludable y productivo
para todos los empleados. cumpliendo los requisitos contractuales del cliente, mejorando
la satisfacción del usuario, garantizando la confiabilidad y seguridad del servicio. Soportada
en el mejoramiento continuo del Sistema Integrado de Gestión, mediante la identificación,
evaluación y control de los peligros e impactos ambientales, buscando la prevención de la
contaminación, lesiones y enfermedades laborales, el cumplimiento de la legislación
aplicable y la sostenibilidad financiera y operacional.

7.9.1 OBJETIVOS DEL SIG

La compañía debe implementar unos objetivos para el proceso de administración integral

de almacenes que garantice el cumplimiento de la política, lo cual será sinónimo de
rentabilidad y permanencia en el mercado. Para esto se deben realizar seguimiento y
control a cada objetivo que contribuya al cumplimiento de la política integrada de gestión.
Adicional se debe garantizar el cuidado de la integridad física de los colaboradores y del
medio ambiente.

Así también, se debe realizar seguimiento a toda actividad que contribuya con los objetivos
estratégicos de la compañía. De no cumplir con las metas propuestas se tomarán acciones
de mejora, las cuales deben quedar documentadas para garantizar que no se vuelva a
presentar novedades con las mismas causas.

Los objetivos fueron creados referentes a la Política del SIG, a continuación, en la tabla 26
se observa los objetivos propuestos.

Tabla 29. Objetivos del SIG

POLÍTICA OBJETIVO
Prestación eficiente del servicio Construir Confianza
Cumpliendo los requisitos contractuales del cliente
Cumplir el Contrato
El cumplimiento de la legislación aplicable
Mejorando la satisfacción del usuario Alcanzar la confiabilidad del
Garantizando la confiabilidad y seguridad del servicio Servicio
Identificación, evaluación y control de los peligros Promover la Seguridad
Prevención de lesiones y enfermedades laborales Promover la Seguridad

84
 POLÍTICA OBJETIVO
Identificación, evaluación y control de los Aspectos
Promover Cultura Ambiental
Ambientales
Prevención de la contaminación.
Ahorro de Recursos Naturales.
Promover Cultura Ambiental
Programa de Autorregulación.
Cuantificación de Residuos.
Hallazgos de Interventoría.
Ejecución Ambiental
Trámites Legales Ambientales

Fuente. Elaboración Propia.

7.10 MAPA DE PROCESOS PARA EL SERVICIO ADMINISTRACIÓN DE ALMACENES.

En la figura 8 se muestran los procesos que están presentes en la compañía, mostrando la

relación interna que se desarrolla entre los procesos de la compañía. A su vez los procesos
pueden ser dividido en tres categorías: Estratégicos, Misionales y de Soporte.

Figura 8. Mapa de Procesos del Servicio Administración Integral de Almacenes en Massy

Energy.

Fuente. Elaboración Propia.

85
Los procesos estratégicos presentes en este mapa son los definidos por la organización en
su planeación estratégica y se encuentran a su vez presentes en el mapa de procesos
corporativo de Massy Energy, ya que en conjunto determinan las metas de los indicadores,
los procedimientos y los planes de acción que se deben desarrollar para contribuir al
mejoramiento continuo.

En el proceso misional se encuentra el marco del negocio SCM, ver figura 2, para la
prestación del servicio administración integral de almacenes bajo la modalidad de
Outsourcing, la cual es desarrollada por Massy Energy en el desarrollo de su portafolio de
servicios.

Por último, pero no menos importante están los procesos de soporte en los cuales se
observan: Gestión del Recurso Humano, Operaciones Contables, Abastecimiento,
Tecnología de la Información, Aseguramiento Interno y Gestión del entorno.

 Gestión del Recurso Humano: Proporciona el personal para la ejecución de los

proyectos adquiridos.
 Operaciones Contables: Encargada de actividades relacionadas con pago de
nóminas, anticipos, viáticos, etc.
 Abastecimiento: Proporciona los elementos de protección personal, herramientas,
equipos y repuestos necesarios para la ejecución del servicio.
 Tecnología de la Información: Proporciona los medios tecnológicos para la ejecución
del servicio: computadores, equipos de comunicación, etc.
 Aseguramiento Interno: Establece los lineamientos, políticas, programas, y demás
elementos a cumplir en el SIG corporativo.
 Gestión del entorno: Promoción de valores corporativos, clima organizacional, etc.

7.11 CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

El enfoque basado en procesos es una de las características principales de las normas ISO
9001, ISO 14001 e ISO 45001, estos enfoques basados en procesos crean un control
continuo sobre los procesos individuales de todo el sistema, su combinación e interacción.

Con base a lo anterior, en la figura 8, se muestran el mapa de procesos teniendo en cuenta

la aplicabilidad de las actividades que se desarrollan en la compañía, así como la
interacción de los procesos para el Sistema Integrado de Gestión.

En la siguiente tabla se presenta la caracterización del proceso de administración integral

de almacenes bajo el ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar).

86
Tabla 30. Caracterización del Proceso Administración de Almacenes bajo el Ciclo PHVA

PROCESO: EJECUCIÓN DEL SERVICIO SUPLY CHAIN MANAGMENT (SCM)

NOMBRE DEL SUBPROCESO: ADMINISTRACION INTEGRAL DE ALMACENES BAJO
OUTSOURCING
OBJETIVO DEL PROCESO: Brindar soluciones a la medida de su cadena de abastecimiento
ALCANCE: Aplica a la cadena de abastecimiento de Massy Energy y se inicia con las actividades
de Catalogación hasta la Gestión de Almacenes.

1. Proveedor
Ciclo Cliente
Parte Interesada Del Entrada Actividades Salidas
PHVA Parte Interesada
Proceso
Sección Actividades del Proceso: lista de cada una de las actividades que tiene el proceso en su
orden como se ejecutan.
Las Claves
Producto o
Interno Externo Insumo Ciclo en el Interno Externo
Salida
Proceso
PLANEAR
Especificacio
nes del Análisis de
alcance la Equipo
deseado Información Ejecutor
(requerimient (Insumos)
o cliente) Cliente
Ubicación
geográfica de Diagnostico Gerente
los (General) de SCM
almacenes

Propuesta
Gestión de Visita de técnica / Gerente
Cliente Obra P General
Almacenes Económica
(cotización)
Listado Determinaci
maestro de ón de
materiales Líder
Recursos y
con y sin Área de Técnico
Tiempo
stock por para Servicios (Cliente)
almacén ejecución de
Apoyo
Registro de
movimientos
(3 años ideal)

VERIFICAR
Equipo Indicadores
Equipo de
constructor medibles
Seguimiento Contratos
Indicadores Registros de
Gerentes N/A V a indicadores Gerentes N/A
aplicables verificación y
líneas de del proceso líneas de
seguimiento
negocio negocio
al proceso

87
 Las Claves
Producto o
Interno Externo Insumo Ciclo en el Interno Externo
Salida
Proceso
Política de
gestión
integral HSE
Política de
alcohol Cumplir las
drogas políticas
tabaquismo y establecidas Comportamie Asegura-
Gobierno armas miento
N/A V en la ntos seguros Visitantes
Corporativo interno
Declaración ejecución y saludables
(HSE)
gerencial de de las
detención de actividades
trabajos
Política de
seguridad
vial
Propender
por el
desarrollo de
las
Procedimient actividades
os de manera
segura,
actualizados, saludable y
Estándares ambientalme
de seguridad, nte amigable,
salud, garantizando Información
Asegura-
Aseguramien gestión el cuidado de
N/A V HSE del miento N/A
to Interno ambiental, la vida y el
proceso interno
Programas medio
de gestión ambiente.
del riesgo,
Promover la
Programa de cultura de
gestión protección de
Ambiental la vida en el
desarrollo de
cada una de
las
actividades.
Informe
hallazgos
de no
conformidad
Recibir las es u
Plan de auditorías a oportunidad
auditoria SIGMA Asegura-
Aseguramien es de
Auditores V internas y mejora miento N/A
to interno
externas interno
detectadas
(cuando se en
requiera) auditorias
Seguimiento
Listas de
planes de
chequeo
mejora

88
 Las
Claves Producto
Interno Externo Insumo Ciclo Interno Externo
en el o Salida
Proceso
ACTUAR
Cierre de
no
Informe
conformida
hallazgos de Planes de
des y
Auditores no
Aseguramie A oportunidad acción y Aseguramient N/A
nto interno
SIGMA conformidade es de o interno
s detectadas mejora
mejora en
en auditorias
caso de
aplicar
CONTROL DE
INFORMACIÓN DOCUMENTADA REQUISITOS DE NORMA
REGISTROS
La información documentada Sistemas de Gestión de Ver documento
perteneciente a esta línea de Calidad basados en la ISO referenciado con el
negocio se encuentra asociada en 9001:2015, ISO 14001: 2015 e nombre: Listado de
cada uno de los contratos. ISO 45001: 2018 procedimientos
INDICADORES (Medidas de
RECURSOS RIESGOS
desempeño)
HUMANOS: Personal debidamente
capacitado y con las competencias
para ejecutar las actividades en los
contratos.
FÍSICOS: Infraestructura para la
operación y Puestos de trabajo
dotados para efectuar las Ver documento
actividades Ver documento referenciado referenciado con el
con el nombre: Indicadores nombre: Riesgos de
TECNOLÓGICOS: Infraestructura proceso
tecnológica para la gestión de las
actividades, aplicativo para la
gestión de la documentación.
FINANCIEROS: Contar con el plan
anual de compras para Gastos de
funcionamiento e Inversión

Fuente. Elaboración Propia.

7.12 MATRIZ DE INDICADORES

Los indicadores se generaron desglosando la política de la compañía y articularlo cada

fracción con un objetivo medible y un proceso responsable de su ejecución, como se
muestra en la tabla 26.

89
Tabla 31. Matriz De Indicadores

Proceso
Política Objetivo Medición Meta Medio Frecuencia
Responsable
Atención de
solicitud de
Gestión
materiales / 90% Mensual
Almacenes
Materiales
entregados
Atención de
recibos de
Gestión
materiales / 90% Mensual
Almacenes
Materiales
Comprometida
recepcionados.
con la prestación Movimiento de
Materiales por
del servicio de Materiales en
Construir fuera de inventario
administración de SAP, Listado Gestión
Confianza / Existencias 5% Mensual
almacenes bajo de Existencias Almacenes
totales del
la modalidad de en SAP
inventario
Outsourcing
Materiales
propuestos para Gestión
90% Mensual
baja / Materiales Almacenes
dados de baja
Materiales con
diferencia en el
Gestión
inventario/ 1% Anual
Almacenes
Existencias totales
del inventario
Informe de
Cumpliendo los % Cumplimento del servicios
requisitos servicio / Nivel del prestado por el Gestión
100% Mensual
contractuales del servicio emitido por cliente en las Almacenes
cliente Cumplir el el cliente reuniones de
Contrato seguimiento
Ítems evaluados
Cumplimiento de
con Listas de
la legislación 100% Mensual SIG
incumplimientos / chequeo
aplicable
Ítems evaluados
Número de PQRS
Mejorando la del servicio / total
Alcanzar la Talento
satisfacción del de usuarios del 80% Canal de ética, Mensual
confiabilidad Humano
usuario servicio del quejas y
almacén reclamos
Identificación, Capacitaciones en
evaluación y SST Programadas Cronograma de
100% Mensual HSE
control de los / Capacitaciones Capacitaciones
peligros. SIG Promover la en SST ejecutadas
Prevención de Seguridad
Días de
lesiones y Bitácora de
Incapacidad / Días 80% Mensual HSE
enfermedades accidentalidad
hombre de trabajo
laborales
Identificación, # de condiciones
Cuadro de
evaluación y ambientales
identificadas / Actos y
control de los Condiciones
90% Condiciones Mensual SIG
Aspectos Promover Ambientales Inseguras
Ambientales Cultura Cerradas Ambientales
Ambiental Capacitaciones
Prevención de la programadas / Cronograma de
100% Mensual SIG
contaminación Capacitaciones Capacitaciones
Ejecutadas
90
Cierre de
Hallazgos de Informes de
hallazgos de 100% Mensual SIG
auditoria auditoria
Auditoria
Trámites legales Trámites legales
100% Matriz Legal Trimestral SIG
ambientales. ambientales
Indicador Consumo
de Agua (m3
Ahorro de
consumido en el Indicador de
Recursos 90% Mensual SIG
almacén / m3 Agua y Energía
Naturales
vertido por el
Promover almacén)
Cultura Generación de
Ambiental Residuos
aprovechables (Kg Bitácora de
Programa de Gestión
de residuos 90% peso de Mensual
Autorregulación Almacenes
aprovechables / Kg residuos
de residuos
generados)
Generación de
Indicador de Residuos
Generación de Peligrosos (Kg de Bitácora de
Gestión
Residuos residuos 90% peso de Mensual
Almacenes
Peligrosos Peligrosos / Kg de residuos
(Kg/Vehículo) residuos
generados)

Fuente. Elaboración Propia.

Tabla 32. Meta de Cumplimiento de los Indicadores.

Meta Meta Criterio de elección de la meta

Se estableció una meta alta, 95%, partiendo de que la planta
de personal se encuentra completa y cuenta con la
Construir
95% competencia para el ejercicio de sus funciones, el 5% restante
Confianza
equivale a la falla del cumplimiento por retrasos originados por
agentes externos al proceso (Proveedores)
Se estableció en 100% debido a que los procesos se
Cumplir el
100% encuentran documentados por parte del cliente, y sobre estos
Contrato
criterios el cliente evalúa el cumplimento del servicio
Alcanzar la Se estableció una meta alta partiendo del nivel de experiencia
confiabilidad del 98% del personal del almacén, el 2% de falla corresponde a quejas
Servicio del proceso que dependen de terceros (Proveedores)
Promover la Se estable teniendo en cuenta las capacitaciones
95%
Seguridad programadas, el 5% de falla equivale a temas presupuestales
Promover
Se estable teniendo en cuenta las capacitaciones
Cultura 95%
programadas, el 5% de falla equivale a temas presupuestales
Ambiental
Teniendo en cuenta las capacitaciones ejecutadas, las
Ejecución evaluaciones de las capacitaciones y la cultura organizacional
90%
Ambiental se estable la meta del 90%, el 5% de falla equivale a temas
presupuestales

Fuente. Elaboración Propia.

91
7.13 PROCEDIMIENTOS INTEGRADOS

El objetivo de un sistema de gestión integral de la calidad, medio ambiente y seguridad y

salud en el trabajo es la obtención de un mejor resultado empresarial gestionando las tres
disciplinas de forma integrada, es decir, integrando los sistemas que las gestionan, los
procesos que los soportan y las actividades que componen los procesos.

El nuevo enfoque de trabajo de la ISO 9001 obliga a trabajar por procesos (entendemos
por proceso la actividad que transforma elementos de entrada en elementos de salida con
un valor añadido). Este enfoque ya lo realizaba la ISO 14001, por lo que la nueva
metodología de calidad facilita la integración de ambos sistemas. El siguiente gráfico
muestra la relación entre los modelos de gestión ISO 900,1ISO 14001 e ISO 45001.

Figura 9. Integración Normas ISO 9001 – 14001 – 45001.

Fuente. Correspondencia entre las normas ISO.

Los sistemas de calidad, medio ambiente y SST se integrarán a través de la gestión por
procesos. Para llevar a cabo la integración por procesos de una manera ordenada y
coherente se han de seguir una serie de pasos en los que se combinarán los recursos (tanto
materiales como humanos), el método o la sistemática a seguir, el medio ambiente y el
entorno laboral.
92
Se realiza básicamente:

 A nivel operacional, es decir, integración en la base operativa, con el objetivo de que

todas las personas, tanto los directivos como los técnicos y los operarios perciban y
gestionen la calidad, el medio ambiente y la prevención de riesgos laborales como
algo inseparable.

 A nivel de funcionamiento del sistema: dirección única del sistema, edición y control
de la documentación común, sistemas de verificación y control comunes en la
medida de lo posible, tratamiento común de las no-conformidades y acciones
correctoras y preventivas.

El diseño del sistema de gestión integrada se lleva a cabo en cuatro etapas. Estas cuatro
etapas consisten en la identificación de los procesos y de los requisitos (de calidad,
medioambientales y de PRL), su despliegue (asignándolos a un método o sistemática), la
integración de los métodos y, por último, la integración de la documentación (documentos
y manual).

Finalizadas estas etapas, se ha de proceder a la implantación del sistema de gestión

integrada, en la que se pondrán en marcha ciertas actividades, se comprobará el
funcionamiento de ciertos cambios y el de todos los procesos que puedan haber resultado
afectados de una u otra forma por la integración.

7.14 PLAN MAESTRO DE DOCUMENTOS

Con el objetivo de cumplir la parte documental exigida por la norma ISO 9001 ISO 14001 e
ISO 45001, se fragmento por cuatro niveles de documentos, como se observa en la Figura
9, los cuales son: manuales, planes, procedimientos y formatos.

Figura 10. Estructura de la documentación del SIG

Elaboración Propia.

Los documentos son identificados con un nombre coherente con su contenido y cuenta
con una codificación determinada por:
93
Tipo de documento: Corresponde a la naturaleza del documento (Plan, políticas y
directrices, procedimiento, protocolo, instructivo, anexos, otros).

Tabla 33. Tipos de Documentos

Tipo de Documento Código

Caracterización C
Plan P
Políticas Y Directrices D
Procedimiento L
Instructivo I
Protocolo De Trabajo T
Formato F
Anexo A
Otros (Programas, Manuales, Etc.) O

Fuente. Elaboración Propia

EL consecutivo del documento dentro del proceso está dado por el analista de inventarios,
quien será el delegado para esta función, la versión de todo documento elaborado o
modificado debe ser actualizado en su versión con el número de consecutivo
correspondiente; durante la etapa pre operativa se identifica con versiones inferiores a 1.0,
una vez se inicie la operación, las versiones aprobadas estarán dadas como 1.0, 2.0, 3.0 y
siguientes.

7.14.1 IDENTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS DEL SIG

Con el objetivo de garantizar la documentación necesaria para implementar el SIG, se

identificaron los documentos con los que debe contar la compañía. Se proponen crear
documentos adicionales para cumplir con la totalidad de los ítems de la norma y a su vez
fortalecer la documentación del SIG como se muestra en la tabla 29 en la columna de
observaciones.

Tabla 34. Identificación de Documentos del SIG

Requisito Documento Observación

Requisitos Generales Manual del
Sistema Integrado de Gestión Manual del Sistema Integrado de
Requisitos de la documentación Gestión
Manual de Calidad

94
 Requisito
Control de Documentos
Control de Registros
Política de Calidad
Política Ambiental
Política S
Planificación
Aspectos Ambientales
Identificación de peligro,
evaluación de riesgo y
determinación de controles.
Objetivos de la Calidad
Requisitos Legales y Otros
Requisitos.
Objetivos, Metas y Programas
Recursos, funciones,
responsabilidad y autoridad
Representante por la dirección
Responsabilidad y Autoridad
Revisión por la dirección
Competencia, formación y toma
de conciencia
Comunicación
Documento Observación
Control de Documentos y
Registros
Política del Sistema Integrado de
Gestión
Cronograma de trabajo por
Matriz de Requisitos Legales
cargo. Estudio Costo-
SST y Gestión Ambiental
Beneficio
Matriz de evaluación y Procedimiento para la
Priorización de Impactos evaluación y Priorización de
Ambientales Impactos Ambientales
Matriz de Identificación de Procedimiento identificación
Peligros, Evaluación y Valoración de Peligros, Evaluación y
de Riesgos Valoración de Riesgos
Manual del Sistema Integrado de
Gestión
Procedimiento para la
Matriz de Requisitos Legales Identificación Requisitos
SST y Gestión Ambiental Legales y otros en SST y
Gestión Ambiental LSI-22
Plan de Manejo Ambiental
Manual del Sistema Integrado de
Gestión
Manual de funciones.
Manual del Sistema Integrado de
Gestión
Procedimiento para la
revisión por la dirección.
Procedimiento de evaluación e
competencias. Procedimiento de
evaluación de desempeño.
Procedimiento Formación y Plan de capacitación.
Capacitación de personal.
Instructivo de Evaluación de
Desempeño.
Políticas de Comunicación
Externa. Procedimiento de
comunicación consulta y
participación
95
 Requisito
Control Operacional
Preparación y respuesta ante
emergencias.
Seguimiento y Medición
Evaluación del Cumplimiento
No conformidad, acción
correctiva, acción preventiva
Investigación de Incidente, no
conformidad, acción correctiva y
acción preventiva
Auditorías internas
Control del producto no conforme
Fuente. Elaboración Propia
Documento Observación
Programa de Control de Riesgos.
Programa de Riesgo Químico.
Programa Trabajo Seguro en
Altura. Programa de
Autorregulación. Programa de
Peligro Mecánico. Sistema de
Vigilancia Epidemiológico para
Factores de Riesgo
Biomecánico. Programa
Prevención de Factores de
Riesgo Cardiovascular.
Reglamento de Higiene y
Seguridad Industrial. Sistema de
la Gestión de la Seguridad y
Salud en el Trabajo.
Plan Integral para la Prevención
y Atención de Emergencias y Control a Visitantes.
Contingencias
Manual del Sistema Integrado de
Gestión. Matriz de Requisitos
Legales SST y Gestión
Ambiental. Matriz de
Identificación de Peligros,
Evaluación y Valoración de
Riesgos
Cronograma de Trabajo.
Manual del Sistema Integrado de Procedimiento de
Gestión cumplimiento de
compromisos de Actas.
Gestión Acciones Correctivas y
Preventivas. Formato Listado
Maestro de Acciones Correctivas
y Preventivas Procedimiento de Acciones
Correctivas y Preventivas.
Investigación de Accidentes
Incidentes y Enfermedades
Laborales
Procedimiento de Auditoria
Interna
Procedimiento de Tratamiento de
Servicio No Conforme
96
7.14.2 DOCUMENTOS ADICIONALES PROPUESTOS PARA EL CUMPLIMIENTO DEL
SIG

Con el objetivo de fortalecer el numeral 6 de la ISO 14001:2015 y 45001 45001:2018

“Planificación” se propone implementar un formato, que contenga los campos de actividad,
responsables, la ruta inicial y la ruta de avance precio/ajuste.

Para fortalecer el ítem 6.1.2 de la ISO 14001:2015 “Aspectos Ambientales” se sugiere

implementar procedimiento para la identificación de Aspectos y Valoración de Impactos
Ambientales, con el objetivo de proporcionar una metodología para la ejecución de acciones
tendientes a determinar la significancia de los aspectos e impactos ambientales,
relacionados con las actividades desarrolladas en la compañía, con el fin de priorizar las
acciones preventivas y correctivas a implementar.

Con la intención de fortalecer el ítem 6.1.2 de la ISO 45001:2018 “Identificación de peligro,

evaluación de riesgo y determinación de controles” se sugiere implementar procedimiento
para la identificación de Peligros, Evaluación y Valoración de Riesgos, con el objetivo de
identificar los peligros existentes en el lugar de trabajo, evaluar y valorar los riesgos
asociados a las diferentes actividades, para priorizar y establecer las medidas de control de
aquellos que tengan o puedan generar un daño significativo en los trabajadores, visitantes,
contratistas o en los procesos de Massy Energy. El alcance que tendrá este procedimiento
es para todos los procesos y actividades rutinarias y no rutinarias internas y externas,
maquinaria y equipo, todos los centros de trabajo y todos los trabajadores y contratistas.

Con el propósito de fortalecer el ítem 6.1.3 de la ISO 14001:2015 e ISO 45001:2018

“Requisitos legales y otros requisitos” se sugiere implementar procedimiento para la
Identificación Requisitos Legales y otros en SST y Gestión Ambiental, con el objetivo de
establecer las actividades necesarias para la identificación, comunicación, cumplimiento y
evaluación de los requisitos legales y otros aplicables al Sistema de Gestión de la
Seguridad, Salud en el Trabajo y Gestión Ambiental de la Compañía. El alcance que tendrá
este procedimiento es para las actividades de identificación, comunicación, acceso,
cumplimiento y seguimiento de la normatividad legal aplicable.

Con la intención de fortalecer el ítem 8.1.4 de la ISO 45001:2018 “Compras” se recomienda

implementar el procedimiento de Compra de Bienes y Servicios, con el objetivo de adquirir,
controlar y asegurar el flujo de bienes, servicios e información necesaria para desarrollar
las actividades del almacén. El alcance que tendrá este procedimiento es para todos los
bienes y/o servicios que requiere la gestión del almacenamiento., desde la planeación ya
sea por el plan de compras, presupuesto de mantenimiento y el envío de la requisición de
compra hasta la recepción del producto o servicio.

Con el objetivo de fortalecer el ítem 7 de la ISO 14001:2015 e ISO 45001:2018 “Apoyo

numerales 7.2 Competencia y 7.3 toma de conciencia” se sugiere implementar un plan de
capacitación, este documento es necesario debido a la magnitud de colaboradores que se
97
encuentran en el nivel técnico. Los objetivos principales de este plan son contribuir al
desarrollo de las capacidades individuales y colectivas de los funcionarios, conjuntamente
con su identificación con los fines del sistema integrado de gestión, desarrollar las
capacidades y competencias individuales, colectivas y técnicas requeridas en la dinámica
laboral, generando oportunidades de formación que promuevan el cumplimiento de los
compromisos contractuales y fortalecer en los colaboradores las competencias del saber
(conocimiento conceptual), del ser (desarrollo personal) y del hacer (mejoramiento técnico),
garantizando altos estándares de calidad de la operación a fin de cumplir con los
indicadores de servicio.

7.15 ROLES, RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES

Con el objetivo de dar cumplimiento al numeral 5.3 de la norma ISO 9001:2015, se sugiere
que el representante por la dirección haga parte de Comité del SIG y de ser posible que no
haga parte del proceso SIG, es decir que no pertenezca al área operativa del contrato, lo
anterior para generar interés de parte de todos los procesos en cuanto a la eficaz
implementación del SIG.

Es importante mencionar las responsabilidades más relevantes del representante de la

dirección:

 Informar a la gerencia sobre la ejecución del Sistema Integrado de Gestión.

 Velar por que se establezcan e implementen los procesos necesarios para la
implementación del Sistema Integrado de Gestión.

Así mismo, se recomienda conformar un comité que asegure la ejecución de las actividad,
programas y controles operacionales que se encuentran inmersos en el sostenimiento del
SIG, la configuración de este comité debe componerse de un colaborador administrativo,
un colaborador HSE, un colaborador con competencias en SIG y un colaborador del área
operativa.

7.16 PLANIFICACIÓN DE CAMBIOS

El requisito 6.3 Planificación de los cambios, de la ISO 9001: 2015, de cierta forma ya existía
en la versión 2008, pero disgregado a lo largo de la norma. Ahora, está destacado en un
requisito específico y, por lo tanto, ha ganado más importancia en los sistemas de gestión.

Cuando la organización determine la necesidad de cambios en el sistema de gestión de la

calidad, estos cambios se deben llevar a cabo de manera planificada, en este sentido la
empresa debe considerar:

 El propósito de los cambios y sus consecuencias potenciales.

 La integridad del sistema de gestión de la calidad.
98
  La disponibilidad de recursos.
 La asignación o reasignación de responsabilidades y autoridades.

La primera cosa que se necesita analizar en este punto es la complejidad del cambio que
se realizará. En general, existen dos tipos de cambios a considerar: los que no causan (o
casi no causan) ningún impacto en el proceso, y las que pueden aumentar sus resultados
o colocar el SIG en riesgo.

Con la finalidad de minimizar este impacto se recomienda implementar un “formulario de

planificación de cambios” o una “hoja de gestión de cambios” que encaje en todas las
situaciones, porque cada cambio que se haga necesite una planificación específica. A
continuación, en la tabla 30 se presenta la propuesta el formato de gestión del cambio.

Tabla 35. Formato de Gestión del Cambio del SIG

REGISTRO DE SOLICITUD Y AUTORIZACIÓN DEL CAMBIO

1. DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

(Para ser diligenciado por representante del SIG)

Fecha de la
Nombre Ordenador del gasto que realiza la Teléfono o
Cargo Proceso/Área solicitud
solicitud extensión (dd/mm/aa)

Cambios Lugar donde Fecha

Cambios Internos se estimada del
Externos (marcar implementará cambio
(marcar con x)
con x) el Cambio (dd/mm/aa)
Proceso/ Máquinas/ Equipos/
Método Locativos Otros Legislación Otros
Procedimiento Herramientas Mobiliario

Áreas o
Peligros en
Efectos en las personas, los procesos, personas
SST
Breve descripción del cambio propuesto asociados
procedimientos, en el mantenimiento o en involucradas
la necesidad de capacitación del personal. o afectadas
al cambio
por el cambio

99
 2. PLAN PARA EL MANEJO DE SST DEL CAMBIO
(Para ser diligenciado con apoyo del Subproceso SST y el COPASST)

Fecha Proceso/Área
Actividades Responsable dd/mm/aa
Seguimiento
involucrados

3. APROBACIÓN DEL CAMBIO

Nombre de quien aprueba el cambio Cargo Proceso/Área Firma

Nombre del responsable del seguimiento del cambio Cargo Proceso/Área Firma

Fecha:
Revisó Profesional
Firma: dd/mm/aa
SST Nombre:

Fuente. Elaboración Propia.

7.17 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

La dirección tiene que revisar el Sistema de Gestión de la Calidad de la empresa a intervalos

planificados, ya que se tiene que asegurar la idoneidad, la adecuación, la eficiencia y la
alineación continuas con la dirección estratégica de la empresa.

La revisión por la dirección tiene que planificarse y realizarse incluyendo todas las
condiciones sobre:

 El estado en el que se encuentran las acciones de las revisiones por la dirección

 Los cambios en las cuestiones internas o externas que son referentes al Sistema de
Gestión de la Calidad
 La información sobre el desempeño y la eficiencia del Sistema de Gestión de la
Calidad incluyen todas las tendencias según:
o La satisfacción del cliente y de las partes interesadas.
o El grado en el que se han conseguido los objetivos de la calidad
o El desempeño de todos los procesos y la conformidad de los productos
o Las no conformidades y las acciones correctivas
o Los resultados obtenidos por el seguimiento y la medición
o Los resultados de las auditorías internas
o El desempeño de los proveedores externos
o Se adecuan los recursos
 La eficiencia de todas las acciones que se toman para abordar los riesgos y las
oportunidades.
100
  Las oportunidades de mejora.
 Una vez ha sido revisado por la dirección se tienen que incluir las decisiones y las
acciones que se relacionan con:
 Todas las oportunidades de mejora
 Las necesidades de cambio en el Sistema de Gestión de la Calidad
 Las necesidades que surgen en los recursos

Para llevar a cabo esta actividad se propone realizar reunión con los integrantes del SIG y
la gerencia donde se verifiquen y evalúen:

 Resultados de las auditorías

 Retroalimentación del cliente- Quejas y Reclamos de los Clientes
 Desempeño de los procesos y conformidad del Servicio
 Estado de las acciones correctivas y preventivas
 Acciones de seguimiento de revisiones por la dirección
 Análisis de los cambios que pueden afectar el Sistema de Gestión de la calidad
 Recomendaciones para la mejora
 Planes de Acción, Resultado de la Revisión Gerencial

Como resultado de este ejercicio debe quedar información documentada que puede ser el
acta de reunión la cual debe contar con la firma de los representantes del SIG.

8. DISEÑO O EVALUACIÓN DE LA AUDITORIA INTERNA

La necesidad de la auditoría interna se pone de manifiesto en una empresa a medida que

ésta aumenta en volumen, extensión geográfica y complejidad y hace imposible el control
directo de las operaciones por parte de la Dirección. Con anterioridad, el control lo ejercía
directamente la dirección de la empresa por medio de un permanente contacto con sus
mandos intermedios, y hasta con los empleados de la empresa. En la gran empresa
moderna esta peculiar forma de ejercer el control ya no es posible hoy día, y de ahí la
emergencia de la llamada auditoría interna.

El objetivo principal es ayudar a la dirección en el cumplimiento de sus funciones y

responsabilidades, proporcionándole análisis objetivos, evaluaciones, recomendaciones y
todo tipo de comentarios pertinentes sobre las operaciones examinadas, teniendo en
cuenta lo anterior a continuación presentaremos la propuesta de diseño de auditoria interna
para el proceso administración integral de almacenes bajo la modalidad de Outsourcing.

101
En esta etapa se desarrollaron diferentes mecanismos de seguimiento y control,
empezando por la verificación del cumplimiento de los planes de acción para mitigar y
corregir las no conformidades encontradas en la etapa de diagnóstico. Se debe en primera
medida analizar la información obtenida en el diagnóstico, para generar acciones
correctivas para cada una de las no conformidades encontradas. La metodología que se
propone para hallar la causa raíz del incumplimiento de cada una de las normas es la
metodología de los 5 porqués.

Esta técnica permite realizar el planteamiento de la no conformidad, el análisis de causa, el

plan de acción para eliminar y evitar que se vuelva a presentar esta no conformidad y el
seguimiento pertinente para corroborar la eficacia de la acción correctiva. Para realizar el
registro de cada una de las acciones correctivas, se propone utilizar un sistema de colores
y códigos consecutivos con el fin de facilitar la identificación de la acción correctiva por
norma y proceso, como se muestra en la tabla 31.

Tabla 36. Sistema de Colores de Acciones Correctivas.

Tipo Proceso Color

Norma SIG (Ambiental) SGA-A
Norma SIG (Calidad) SGA-C
Norma SIG (SST) SGA-SST
Proceso Gestión Almacenes P-GA

Fuente. Elaboración Propia.

A continuación, en la tabla 32 se muestra un ejemplo de los indicadores que la compañía

podría implementar para realizar el seguimiento al cumplimiento de las normas como:
acciones correctivas, acciones preventivas, acciones de mejoras eficaces, accidentalidad
en el área de trabajo, enfermedades en el área de trabajo, manejo de residuos sólidos, etc.

Tabla 37. Indicadores Para el Seguimiento de Normas.

Parámetros Indicador Frecuencia Meta Responsable

Acciones Correctivas N° de Acciones Correctivas, 100%

y preventivas Acciones Preventivas y de # de AT
Mensual HSE
Accidentalidad por reportados en el mes anterior Vs #
de AT reportados en el mes actual 0%
Área
Generación de residuos peligrosos y Pelig.: <67 gr
Residuos Mensual HSE
aprovechables generados en el mes. Aprov.: > 241 gr

Fuente. Elaboración Propia

102
8.1 PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA INTERNA

El objetivo de este apartado es llevar a cabo auditorias en intervalos planificados para

proporcionar información acerca de si el sistema de gestión integral es conforme con los
requisitos propios de la organización, los requisitos de las normas o estándares de
referencia y si se ha implementado y mantenido de forma eficaz.

Para ello, la organización debe establecer las actividades y responsabilidades necesarias

para la realización de las auditorias de primera, segunda y tercera parte, herramientas
utilizadas para verificar el cumplimiento del Sistema Integrado de Gestión, conforme a los
requisitos legales, corporativos, contractuales y normativos establecidos para el desarrollo
de las actividades y servicios que la organización, para identificar las desviaciones y
oportunidades de mejora que conduzcan a la innovación y al mejoramiento del desempeño
de la compañía a niveles más altos.

8.1.1 ALCANCE

Este procedimiento aplica a todas las actividades de auditoria a realizar en el servicio de

administración integral de almacenes de la empresa que pretendan determinar un nivel de
cumplimiento a los requisitos establecidos en la norma ISO 9001, ISO 14001 e ISO 45001
a nivel de SIG. Se inicia con el programa general de auditorías y finaliza con el informe de
las evidencias encontradas.

8.1.2 DEFINICIONES Y ABREVIATURAS

Auditoría: proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias y

evaluarlas con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios auditoría.

Auditor: Persona que lleva a cabo la auditoria.

Auditoria de Primera Parte: Aquella que realiza la organización, con fines internos a través
de auditores internos o auditores externos.

Auditoria de Segunda Parte: Auditorias a contratistas o proveedores.

Auditoria de Tercera Parte: Realizadas por organismos de certificación a fin de certificar o

recertificar SIGMA.

Auditor Líder: Persona con la competencia para coordinar un equipo auditor, este puede
pertenecer o no a la Organización.
103
Criterios de Auditoría: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos usados como
referencia para ejecutar una auditoria.

• Equipo Auditor: Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoria.

• Evidencia Objetiva: Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo.

• HSE: Salud, Seguridad y Medio Ambiente.

ToR: Términos de Referencia. Documento interno de la compañía en el que se define el

plan de una auditoría en particular, requisitos, cronograma, responsables, entre otros.

Observador: Personal Interno a la Organización que es competente para realizar auditorías

internas o se encuentre en entrenamiento para llegar a ser auditor interno.

Plan anual de auditoria: Cronograma de auditorías donde se establecen las locaciones y

fechas aproximadas de ejecución de las diferentes auditorias.

8.1.3 RESPONSABILIDADES

Gerente del Área o Líder de proyecto: responsables de atender con sus equipos de trabajo
las auditorias en los tiempos establecidos, y reportar de manera inmediata las auditorías
que vayan a ser realizadas por el cliente.

Coordinador y/o Profesional de Aseguramiento: Elaborar el programa de auditorías, validar

la competencia de los auditores, comunicar los ToR de cada auditoria y consolidar los
registros o evidencia de cada evaluación realizada a SIGMA, registrarlas en la herramienta
tecnológica.

Gerente de Servicios Compartidos: Responsable de asegurar el cumplimiento al programa

de auditorías establecido.

Auditor Líder, coordinador de calidad y/o Profesional de Aseguramiento y Mejora

Organizacional: Realizar los ToR de las auditorías y ejecutar las auditorías de acuerdo al
programa establecido; dirigir las reuniones de apertura/cierre de auditoría y entregar los
informes de auditoría.

Auditor Interno: Desarrollar las etapas de planeación y ejecución de la auditoría, generar el

informe de la Auditoría. El auditor interno podrá ejercer el papel de auditor líder de acuerdo
con las competencias establecidas en este procedimiento.

104
Administrador del contrato. Responsable de notificar al subcontratista la auditoria, asegurar
la ejecución, socializar el informe de hallazgos y hacer seguimiento al cierre de las
desviaciones encontrados en el sistema

8.1.4 PRECAUCIONES DE SALUD Y SEGURIDAD

Cuando sea aplicable, los riesgos que se pueden presentar en la tarea, relacionados con
aspectos de seguridad industrial y salud ocupacional, clasificados como ergonómicos,
físicos, mecánicos, químicos, biológicos, psicolaborales, eléctricos y locativos; serán
analizados en detalle para la ejecución de la tarea en el análisis de trabajo seguro, ver
anexo 10, en el cual efectúa el análisis de seguridad para ejecución del trabajo, evaluando
los riesgos en forma particular y definiendo los controles para minimizar su impacto.

El permiso de trabajo debe ser discutido por los ejecutantes antes de empezar la labor, con
el fin de identificar los peligros, conocer los controles y evitar incidentes que puedan generar
accidentes de trabajo o enfermedades ocupacionales a quien ejecuta la tarea. Los riesgos
valorados en las evaluaciones de riesgos que puedan surgir en el análisis del permiso de
trabajo y la forma de minimizarlo son de obligatorio conocimiento y aplicación.

El personal involucrado en los trabajos a realizar debe tener claro el concepto de peligro y
riesgo para que el análisis de los riesgos sean lo más precisos evaluando los riesgos en
forma particular y definiendo los controles para minimizarlos.

8.1.5 DESCRIPCIÓN Y ACTIVIDADES

Las Auditorías se definen en el programa anual de auditorías como resultado de la

planeación anual de SIG, teniendo en cuenta necesidades de revisión puntual, y con los
siguientes criterios:

 Resultado de auditorías anteriores.

 Cambios significativos que afectan la organización.
 Revisiones gerenciales.
 Solicitudes internas por parte de los líderes de área o procesos.
 Resultados de Retroalimentación del cliente.
 Cumplimiento de Requisitos Legales, contractuales, normativos.
 Impactos significativos de cada operación.
 Riesgos e impactos prioritarios o mayores.
 Necesidad de evaluación de proveedores.

105
Las auditorías se ejecutarán al SIG en dos ciclos una vez al año a los teniendo en cuenta
los requerimientos contractuales e internos, esta frecuencia podría variar en caso de
requerirse.

En el programa anual de auditorías debe definirse el alcance, los criterios de auditoría, las
locaciones y los tiempos aproximados de ejecución.

Las auditorías de Massy Energy comprenden los siguientes alcances, dependiendo de su

enfoque:

Auditorías internas:

De Aseguramiento: Verificación interna del desempeño frente a los requisitos contemplados

en las Normas ISO 9001, ISO 14001 e ISO 45001.

De Evaluación de Requisitos Legales HSE: Verificación del cumplimiento de las

obligaciones legales de los diferentes Contratos / Proyectos en los que Massy Energy
ejecuta sus procesos y sus operaciones (clientes) de acuerdo a la matriz legal en Salud
Seguridad y Medio ambiente.

Evaluación de Requisitos· laborales: Cumplimiento de los requerimientos legales laborales

en cuanto a: Vinculaciones, Nómina y Compensación Salarial, Desvinculaciones.

Auditorias de segunda parte:

De Cumplimiento Contractual: Verificación del cumplimiento de las obligaciones del contrato

firmado entre Massy Energy y sus Clientes (alcance, responsabilidad, entregables, etc.);
incluyendo los requisitos de Calidad, HSE y Responsabilidad Social.

A Proveedores: Verificación por parte de Massy Energy, del cumplimiento de las

obligaciones contractuales (alcance, responsabilidad, entregables, etc.); y de los requisitos
de Calidad, HSE y Responsabilidad Social, o como mecanismos para la selección y
evaluación de sus Contratistas y Proveedores.

Auditorías de Tercera Parte:

Verificación de los requisitos del SIG frente a las normas ISO 9001, ISO 14001, e ISO 45001
y requisitos legales y regulatorios asociados para procesos de certificación, recertificación
o evaluación y/o cualquier otro modelo avalado por Massy Energy.

106
8.1.5.1 AUDITORES

Para la selección del grupo auditor, se deberá tener en cuenta que los auditores no auditen
su propio trabajo o proceso, que tengan las competencias para ejecutar las auditorias de
acuerdo a los criterios establecidos, y conozcan el área a auditar.

Las competencias mínimas que deben cumplir los auditores seleccionados son:

Estar calificado como auditor interno por una empresa externa acreditado en las tres
normas aplicables al SIG, si es para realizar auditorías combinadas.
Para actuar como auditor líder en una auditoría interna, deberá estar calificado como auditor
interno integral por una empresa externo o como audito líder y haber participado como
mínimo en 3 auditorías, como observador, o auditor líder en empresas del sector.
Para participar en la auditoría como coauditor, debe haber participado en, por lo menos,
una auditoría de 8 horas como observador.

8.1.5.2 LOGÍSTICA PARA LAS AUDITORÍAS

Es importante asegurar y coordinar las actividades de logística para que se realice la

auditoría sin dificultades de acuerdo al plan, como son:

Solicitud de la logística de viaje (transporte, hospedaje y alimentación) coordinada con el

área de Administración y Logística, según sea el caso y los EPP´s necesarios para acceder
a las locaciones necesarias.

Solicitar los permisos que sean requeridos para el acceso a las instalaciones del cliente
donde será realizada la auditoria con la colaboración del Líder proyecto y el HSE de campo,
completando los requisitos establecidos para el ingreso a las instalaciones.

Así mismo, se debe asegurar que se incluya en la agenda el tiempo necesario para recibir
las inducciones de HSE y/o los aspectos de seguridad para poder acceder a las locaciones
del cliente y que el equipo auditor disponga de los EPP’s necesarios para el ingreso a las
facilidades en las que se llevarán a cabo las visitas de auditoría.

8.1.5.3 REPROGRAMACIÓN DE AUDITORÍAS

Las reprogramaciones a las auditorías realizadas a la empresa pueden ser generadas por
condiciones que afectan directamente la logística de su desarrollo (acceso a las locaciones,
itinerarios cruzados, disponibilidad de los auditores, disponibilidad de los auditados, etc.).

Es importante que los cambios en la programación de las auditorías sean comunicados a

los involucrados en el proceso de auditoría de manera oportuna.

107
8.1.5.4 EJECUCIÓN DE LA AUDITORIA

La ejecución de la auditoria se inicia con el desplazamiento a las diferentes locaciones del

equipo auditor de acuerdo al plan de auditoria y la logística establecida.

Ya en las instalaciones se realiza la Reunión de Apertura entre los auditores y auditados

donde se da a conocer el objetivo y el alcance de la misma. Así mismo; se verifica los
términos de referencia de auditoría con los auditados.

Durante la ejecución se realizan las entrevistas por parte de los auditores y verificación de
evidencia objetiva.

Terminada la agenda se realiza la reunión de Cierre donde se informan los resultados

preliminares de la auditoría a los auditados y cuando se requiera, se realizarán reuniones
de cierre parciales al final de cada jornada.

Para el registro de los hallazgos derivados de cualquier tipo de auditoría realizada (primera,
segunda o tercera parte), serán registrados la totalidad de los hallazgos en el documento
informe y evaluación de hallazgos de auditoria e incluso aquellos que definan los clientes
bajo su sistema de gestión.

Los hallazgos encontrados durante la auditoría deben ser registrados en un acta con
información completa identificando si son No Conformidades.

El auditor líder debe asegurar la emisión de los registros mínimos, lista de asistencia de
reunión de apertura y cierre, lista de chequeos e informes de auditoría.

8.1.5.5 CIERRE DEL PROCESO DE LA AUDITORIA

El cierre de la auditoria se da en el momento de emitir el Informe de hallazgos de auditoria

a satisfacción de las partes interesadas.

Las desviaciones y oportunidades de mejora deben ser evaluadas y los hallazgos y el plan
de acción de auditoria de segunda parte deben quedar registrados en el documento informe
y evaluación de hallazgos de auditoria o en el documento que defina el cliente (bajo su
sistema de gestión).

8.1.5.6 FRECUENCIA

Las Auditorias de primera parte serán realizadas una vez al año calendario por ciclos
conforme a lo estipulado en el programa de auditorías.

108
Las auditorias de segunda parte serán acordadas y programadas con el cliente o proveedor
y deberá informarse de ellas al área de aseguramiento y mejora organizacional.

Las auditorias de tercera parte serán realizadas antes de finalizar la fecha de vigencia de
los certificados y conforme al programa de seguimiento acordado con el organismo
certificador

Cuando sea aplicable, los aspectos ambientales significativos asociados con la auditoria
los posibles impactos al medio ambiente que se puedan generar, son identificados
igualmente en el análisis de seguridad (si es solicitado) que se incluye para la ejecución de
la tarea.

El permiso de trabajo debe ser leído y entendido por los ejecutantes antes de empezar la
labor, con el fin de saber cuáles son los aspectos ambientales involucrados en la tarea,
conocer los controles y evitar incidentes que puedan generar los posibles impactos al medio
ambiente por el no-cumplimiento del procedimiento de trabajo.

Todos los residuos generados por las actividades propias de la auditoria, deben ser
identificados, seleccionados y depositados en los recipientes adecuados, para su posterior
disposición en los lugares señalados por el cliente o autorizado por la autoridad ambiental
competente del área de influencia del trabajo.

8.2 PROGRAMA DE AUDITORÍA INTERNA

Un programa de auditoría, también llamado plan de auditoría, es un plan de acción que

documenta qué procedimientos seguirá un auditor para validar que una organización
cumple con las regulaciones de cumplimiento.

El objetivo del programa de auditoría es crear un marco que sea lo suficientemente

detallado como para que cualquier auditor entienda qué exámenes oficiales se han
completado, a qué conclusiones se ha llegado y cuál es el razonamiento detrás de cada
conclusión. El marco contemplara los objetivos de la auditoría, su alcance y su línea de
tiempo. El programa de auditoría también deberá describir cómo los documentos de trabajo,
las evidencias documentadas de la auditoría serán recopiladas, revisadas e informadas.

A continuación, en la tabla 32 se presenta el programa de auditoria propuesto.

109
 Tabla 38. Programa de Auditoria Interna.

PROGRAMA ANUAL DE AUDITORÍA

Objetivo del Programa: Dar el mayor cubrimiento en auditorías a los procesos de la Entidad, para agregar valor y
mejorar las operaciones de la entidad; ayudando a cumplir sus objetivos mediante la aplicación de un enfoque sistemático
para evaluar y buscar la mejora continua de los procesos de gestión de riesgos, control y gobierno, lo anterior de
acuerdos a los recursos establecidos por la Entidad.
Alcance del Programa: Las actividades de elaboración de informes determinados por ley, capacitación, auditorías
internas a los procesos, asistencia a comités de la entidad, atención a entes de control, seguimiento a planes de acción,
auditorías especiales, situaciones imprevistas que afecten el tiempo del programa, entre otros, para la vigencia 2015.
Criterios: Ley 87 de 1993 y nomograma de la Entidad.
- Requisitos de los procedimiento o normas aplicables según corresponda, en cada auditoria o informe.

Recursos:
- Humanos: Equipo multidisciplinario de la Oficina de Control interno
- Financieros: Presupuesto asignado.
- Tecnológicos: Equipos de cómputo, sistemas de información, sistemas de redes y correo electrónico de la Entidad.

PROCESOS
Coordinador de la

Equipo Auditor

Noviembre
Diciembre
Auditoria

Responsable:

Octubre
Febrero

Agosto

Septiembre
Marzo
Enero

Junio
Evaluación y

Mayo

Julio
Abril
Estratégico

TITULO DE Líder de
Misional

Control
Apoyo

LA AUDITORIA proceso
auditado

Auditorías a Procesos

Proceso de
inventarios

Proceso de
contratación

Formación

Servicios
administrativos -
servicios
administrados

Atención al
cliente- servicios
de atención

110
Formulación
estratégica

Formulación
sistema
integrado de
gestión y
seguimiento
sistema de
gestión.

Gestión
ambiental

Seguridad y
salud
ocupacional

Auditorias Especiales

Auditorias del Cliente

Jornadas de Capacitación

Inducción

Reinducción

Capacitación
institucional

AUDITORES JEFE DE CONTROL INTERNO

RESPONSABLE
QUIEN EJERCE FUNCIÓN DE SUPERVISIÓN
DE AUDITORIA

Fuente. Elaboración Propia.

111
8.3 PLAN DE AUDITORÍA INTERNA

La programación de las auditorías se establece en función de: Objetivo, alcance, requisitos

a revisar área, criterios, responsabilidades, metodología, recursos, fecha y cronograma de
la misma.

Las auditorías internas o de segunda parte podrán ser dirigidas por profesionales u
organizaciones externas, bajo los lineamientos de SIG de la compañía y los asociados a
los estándares utilizados como referencia. Las responsabilidades del proveedor estarán
definidas en los términos de referencia y contractuales.

Las auditorías internas podrán ser realizadas por personal interno de la empresa, certificado
como auditor interno en las diferentes normas y que hayan hecho el acompañamiento de
auditoria.

Si es una auditoría realizada por un cliente: el líder del contrato debe remitir al área de
aseguramiento y mejora organizacional el informe de auditoría con el plan de acción
derivado de los hallazgos que requieran su gestión.

Para el caso de las auditorias de certificación o seguimiento se solicitará al organismo

externo el plan de auditoria establecido, acorde a sus estándares y con el tiempo suficiente
para asegurar la logística. A continuación, en la tabla 33 se presenta el plan de auditoria
propuesto.

Tabla 39. Plan de Auditoria Propuesto.

PLAN DE AUDITORIA

Auditoria
Fecha programada:
No.
Objetivo de la Auditoria Alcance de auditoría:

Evaluar el desempeño del Sistema de Gestión de

Calidad, considerando los requisitos de la Norma, Sistema Integrado de Gestión, Recursos
Procedimientos, Manual de Gestión y otros Materiales (Almacén)
documentos relacionados de la organización

Auditor Líder / Equipo Auditor: Criterio de auditoría:

Norma ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 e ISO

45001:2018
Equipo 1:
Procedimientos Operacionales
Equipo 2:
Manual del Sistema de Gestión, Requisitos
Equipo 3:
Legales y otros requisitos,
Procedimientos del SGI

112
 Resp.
Ubicación
Proceso Procedimiento Procedim Fecha / Hora Auditor(es) Criterios a auditar
Área
iento

Reunión Define La Auditores,

Salón A de N/A Organización Auditados y N/A
Apertura la Gerencia
Auditor
Norma ISO 9001:2015,
del Todos los Define La
Todas las Auditor Procedimientos, Manual
Proceso procedimientos Organización
Áreas Equipo Nro. SGI, Requisitos Legales
de Del SGI
y otros requisitos
Auditoria
Todos los
procedimientos
Recibo y
del Define La
Materiales Despacho Auditores Norma ISO 9001:2015,
departamento Organización
Almacén de Equipo Nro. Procedimientos
asociados
materiales
(registros y
manuales)
Norma ISO 14001:2015
Salón A Evaluació Define La e ISO 45001:2018,
Ambiente y n de los Auditorías Organización Auditores Procedimientos, Manual
Calidad Hallazgos SGI, Requisitos Legales
y otros requisitos
Define La Auditores,
Reunión
Salón A N/A Organización Auditados y N/A
de Cierre
la Gerencia

Riesgos identificados y estrategias para su atención

Nivel de
(I) (P)
Riesgo Efecto Causas riesgo Plan de Acción
Impacto Probabilidad
(IXP)
Capacitar al equipo auditor
Deficiencia en la nueva norma ISO
en la 9001:2015, ISO
Falta de Falta de
auditoria 14001:2015 e ISO
experiencia del capacitación,
que no se 45001:2018
equipo auditor deficiente
detecten 10 10 100 Realización de talleres,
en la nueva selección,
las NC reuniones, etc.
norma ISO desconocimiento
reales Seleccionar a los auditores
9001:2015 de los procesos
pérdida de con mayor experiencia
tiempo Apoyarse con un auditor
líder externo
Que no se
pueda
Mal tiempo,
tener
Lluvias
acceso a Programar las auditorias en
torrenciales,
área por la Lluvias 10 10 10 principios de año (febrero,
paradas de
lluvia o que marzo y abril)
procesos por
estas áreas
inundaciones
entren en
parada

Fuente. Elaboración Propia

113
8.4 INFORME DE AUDITORÍA INTERNA

El informe de auditoría interna es el documento que formaliza los resultados de la auditoría.

Es a través de él que el auditor interno va a mostrar lo que fue examinado, destacando los
puntos positivos, puntos negativos y sus conclusiones, para que la dirección de la empresa
sepa lo que está yendo bien y lo que precisa ser mejorado.

El texto precisa ser claro, objetivo e imparcial, para garantizar que los resultados de la
auditoría sean útiles y que la organización pueda utilizarlos como guía para direccionar sus
acciones. A continuación, en la tabla 34 se presenta el modelo de referencia a emplear en
el informe de la auditoria.

Tabla 40. Modelo de Informe de Auditoria.

INFORME DE AUDITORIA INTERNA SISTEMA INTEGRADO DE

GESTIÓN

AUDITORÍA No. FECHA DE LA AUDITORÍA:

- La sostenibilidad, el mejoramiento y la aplicación estandarizada del
sistema en los procesos.
- La gestión de «no conformidad», incidentes y accidentes,
OBJETIVO DE LA
implementación de la guía de no conformes
AUDITORIA:
- El uso indicador como herramienta de seguimiento
- Mejoras generadas en los procesos por el análisis de la información y la
maduración del sistema integrado de gestión.
ALCANCE DE LA Numerales aplicables ISO 9001:2015 - ISO 14001:2015 -ISO 45001:
AUDITORÍA: 2018
LUGARES
AUDITADOS:
Administración
DOCUMENTOS Objetivos, Metas y MACROPROCESO/ PROCESO
Integral de
REFERENCIA: Programas /ACTIVIDAD:
almacenes
RESPONSABLE DE
LA AUDITORIA:
AUDITADOS:
AUDITORES:
BUENAS PRACTICAS
Y FORTALEZAS
IDENTIFICADAS:
ASPECTOS POR
MEJORAR:

CONCLUSIONES:

114
 HALLAZGOS

Numeral
TIPO Proceso
No. Descripción
(NC- OBS) ISO ISO ISO Otros que Afecta
9001 14001 45001 Requisitos

Fuente. Elaboración Propia

115
 9. CONCLUSIONES

En la actualidad para cualquier empresa es importante mantener unos estándares que

le permita llevar al mercado productos y servicios con tres principios primordiales; que
sean realizados con calidad, que cuiden el medio ambiente y que su operación
considere el cuidado de sus colaboradores, por esta razón el diseño, implementación,
control y actualización de un Sistema Integrado de Gestión cobra un papel protagónico
para Massy Energy, ya que esta herramienta involucra a cada una de las partes de la
empresa, y en especial, a aquellas que prestan el servicio de administración integral de
almacenes bajo la modalidad de Outsourcing, llevando a que el trabajo se realice con
un mayor grado de confianza, bienestar y garantizando el lineamiento con las normas
ISO 9001: 2015, ISO 14001:2015 e ISO 45001:2018.

Mediante los diagnósticos iníciales se identificaron las falencias que permitieron crear un
sistema que se adecuo a las necesidades de la compañía identificando aspectos e impactos
ambientales, riesgos asociados a la calidad e identificación de peligros y riesgos en el
campo de la seguridad y salud en el trabajo, lo que contribuirá a que la compañía crezca
globalmente.

El diseño del Sistema Integrado de Gestión presentado en este documento es una

propuesta para que la compañía identifique sus riegos, caracterice sus procesos, los
maneje y pueda orientar en conjunto, buscando la integración de los mismos con el
propósito de lograr unos resultados más precisos de los que actualmente se tienen.

A continuación, presentamos algunas conclusiones a considerar frente a las normas ISO.

La compañía cuenta con una estructura documental sólida, sin embargo, se evidencia
desconocimiento por parte de los colaboradores en la existencia de dicha documentación
lo cual genera reprocesos. Se evidencia dificultad en todos los procesos de la compañía y
en sus diferentes niveles de la estructura organizacional para interiorizar los documentos y
formatos propios de cada proceso.

No se evidencia participación a nivel operativo y técnico en la creación de procedimientos,

formatos e instructivos, de acuerdo a lo establecido en el numeral 5.4 de la ISO 45001:2018.

Los colaboradores desconocen el procedimiento de comunicación interna de la compañía,

lo que dificulta que la comunicación sea eficaz y por lo tanto se presentan falencias en los
procesos que entorpecen el desarrollo sustentable de la compañía.

Se evidencia un presupuesto insuficiente para la implementación del sistema integrado de

gestión y el cumplimiento de los requisitos legales referente a medio ambiente, seguridad
industrial y calidad.

116
Considerando los resultados del diagnóstico o revisión inicial realizada para conocer el
cumplimiento de los requisitos de las normas ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 e ISO
45001:2018, se pudo evidenciar en primera instancia, que el sistema de gestión ambiental
presenta mayores avances con un 80% de cumplimiento, seguido por el sistema de
seguridad y salud en el trabajo que tiene un de 79% lo cual prende las alarmas teniendo en
cuenta la responsabilidad legal referente a este tema y por último, el sistema de gestión de
calidad en el cual se evidencio la dificultad por interiorizar los procedimientos, estandarizar
los formatos y mantener la comunicación entre los diferentes niveles y procesos de la
compañía.

Este proyecto tuvo como resultado unas actividades específicas para alinear los procesos
del servicio de administración integral de almacenes bajo la modalidad de Outsourcing con
las normas ISO 9001:2015, ISO14001:2015 e ISO 45001:2018, adicional de una
metodología de seguimiento que permitirá evidenciar los avances y cumplimientos por
proceso.

En el presente trabajo de grado se aplicaron todos los conocimientos adquiridos durante el

desarrollo del pregrado y experiencia profesional en la empresa, fue un proceso muy
enriquecedor.

117
 10. RECOMENDACIONES

Para darle continuidad al Sistema Integral de Gestión la empresa debe adoptar ciertas
medidas para garantizar su buen funcionamiento a continuación se generan algunas
recomendaciones para su sostenibilidad.

 Se recomienda realizar revisión periódica de todo el direccionamiento estratégico

de la compañía por parte de la Gerencia General, para hacer una actualización
permanente en relación con las necesidades del mercado.

 Se debe contar con un el personal capacitado para que diseñe, implemente y

controle el sistema Integrado de Gestión.

 El compromiso de Mejora Continua por parte de todos los colaboradores debe

ser una constante ya que de este valor depende el éxito del Sistema Integrado
de Gestión.

 Se recomienda estructurar un procedimiento donde se evidencie sanciones

disciplinarias por incumplimientos en HSE y SGA.

 Se recomienda entre los objetivos presentados mensualmente por cada líder de

proceso incluir indicador de riegos y severidad, al no cumplir los indicadores.

 Se recomienda crear una estrategia para la divulgación de documentos y

formatos, se propone la estrategia de replicadores donde unos colaboradores
con unas características optimas de comunicación serán capacitados para
realizar la divulgación pertinente a su proceso, importante que se tenga un
replicador.

 La organización debe garantizar que todos los colaboradores conozcan los

requisitos reglamentarios, normas internas, políticas y objetivos de la
organización.

 Se recomienda que Massy Energy establezca un procedimiento de emergencias

y contingencia para cada sede, lo anterior debido a que cada almacén cuenta
con sus propios riesgos condiciones inseguras y tiempos de respuestas.

 Se recomienda crear un formato donde se realice seguimiento a las novedades

ambientales generadas en sitio.

En definitiva, la principal recomendación que se genera a partir de este diagnóstico, es

la implementación de las actividades propuestas para subsanar todos los hallazgos
evidenciados referentes a las normas ISO 9001:2015, ISO14001:2015 e ISO 45001:2018,
con miras a una futura certificación.

118
 11. BIBLIOGRAFÍA

1. GONZALES Clara y GONZÁLEZ Pablo. Logística de Aprovisionamiento, Madrid-

España, 2015, Impreso por Editorial Síntesis S.A; ISBN: 978-84-9171-178-0.

2. GONZÁLEZ Oscar Y ARCINIEGA Jaime. Sistemas Integrados de Gestión, Bogotá-

Colombia, 2016, ECOE Ediciones, ISBN 978-958-771-300-8.

3. PEÑA Damaris y MORENO Mayra. Sistemas integrados de gestión de la calidad, el

medio ambiente, la seguridad y salud en el trabajo, según los enfoques
normalizados, Cuba, 2011, ISBN 1027-2127.

4. BESTRATÉN Belloví, M. & CARBONERAS Checa, M.A. Integración de sistemas de

gestión: prevención de riesgos laborales, calidad y medio ambiente. SIAFA.
Seguridad, Higiene y Medio Ambiente .

5. Consultora ISOTools; (2015). Las normas ISO más empleadas a nivel mundial,
Disponible en: https://www.isotools.org/2015/08/02/normas-iso-mas-empleadas-a-
nivel-mundial/.

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 12. ANEXOS

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