FORO TEMATICO: POLITICA ARCHIVISTICA

1. APLICABILIDAD DE LAS NORMAS DE LEGISLACION DOCUMENTAL EN

LAS EMPRESAS EN COLOMBIA

Por experiencia en la empresa que trabaje desde 1996, se tenía un sistema

de manejo de la documentación y con la entrada de los sistemas de
gestión de calidad, los cuales fueron implementados en el mismo año, se
mejoró la organización de la documentación tanto en la sede central y los
proyectos fuera de la misma, con lo que se puede concluir que una
empresa bien organizada como tal, se maneja un sistema de producción,
control, archivo, conservación de la documentación, el cual está ajustado a
las normas vigentes o que le permiten ajustarse con facilidad a lo ordenado
por el legislador.
La documentación dentro de una organización es uno de los ejes más
importantes, puesto que son la evidencia del desarrollo de su objeto social,
la implementación de la política de archivo es el instrumento que condensa
en sí, todos los parámetros a seguir en el en el proceso de gestión
documental, con el fin de facilitar el manejo de la información en pro del
avance y automatización de tareas.
La definición de las políticas internas y de las estrategias documentales, no
solo amplían los objetivos de la empresa, sino que también permiten la
regulación de la información y su administración, las cuales deben estar
acorde con las normas vigentes.
 

2. IMPORTANCIA DE LA DOCUMENTACION EN LA EMPRESAS PRIVADAS

Los documentos dentro de una empresa son el respaldo de los distintos

procedimientos administrativos, así como testimonio material de las
distintas manifestaciones culturales o hechos históricos. De esta forma, el
personal a cargo debe implementar las distintas técnicas de conservación,
restauración o incluso copia en soportes mucho más duraderos, eliminando
así la terrible práctica de desechar documentos basados en el argumento
de su deterioro, permitiendo a la organización:

- Optimizar recursos, minimizar costos y promover medidas

ambientales de cero papel
- Mejorar la eficiencia en los tiempos de consulta y en la ubicación
física de documentos
- Disminuir el archivo físico de gestión mediante la aplicación efectiva
de tiempos de retención documental
- Recuperar documentos fácilmente a través del sistema de
indexación
- Asegurar la confidencialidad de la información
- Disminuir la perdida de documentos físicos de vital importancia para
la empresa