Informe:

La Importancia de la Conservación de los Archivos

Introducción

Los archivos son prueba o testimonio de hechos, garantía de transparencia y al cabo

del tiempo se convierten en depósito de la memoria e identidad de sus generadores,
en ellos, los investigadores interesados en la evolución histórica del sector público
y privado bien sean instituciones educativas, organizaciones de la sociedad civil
pueden encontrar importantes fuentes primarias de investigación a fin de recuperar
una historia con un amplio alcance social.

Escribir esa historia sólo se logra confrontando todas las metodologías y fuentes de
información procedentes tanto de archivos públicos como privados en donde los
individuos hayan dejado inscrita su memoria, en ese contexto los archivos
generados por instituciones nos pueden testimoniar diversos aspectos.

La conservación, organización, sistematización y preservación de estas fuentes de

información histórica es una responsabilidad de las instituciones y organizaciones
que las generan o las tienen en custodia, a fin de que las acciones del presente
trasciendan como ejemplo y memoria a futuras generaciones, pero también son una
responsabilidad que han asumido tanto en el marco de ley como en la práctica las
instituciones gubernamentales, o en los archivos históricos de las Instituciones
donde es frecuente la incorporación de fondos documentales de personas, empresas
e instituciones cuya trayectoria y desarrollo histórico son afines a los fondos
resguardados por dichos archivos.

El objetivo de la Ley 594 del 2000

 Categorizar los archivos de interés público y de utilidad de consulta nacional.

 Controlar los documentos, su disposición final y su relevancia.
 Evitar el agolpamiento de documentación innecesaria.
 Facilitar la gestión documental y garantizar su transparencia.
 Promover la organización, conservación y consulta de los archivos de interés
económico, social y tecnológico.
 Consolidar una cultura de información nacional.
 Racionalización de la información y sus categorías.
Desarrollo

Partiendo de la premisa que un archivo es la memoria colectiva de una empresa es

de suma importancia para que esta tenga una vida proactiva y un buen
funcionamiento es necesario que todos estén acoplados en un mismo orden en el
archivo ya que el desorden son tareas aplazadas, para evitarlo se debe seguir cada
uno de los procesos para su correcto almacenaje dando un ejemplo sobre los
papeles en el escritorio cual decisión es la correcta si a archivarlo tirarlo, o actuar
sobre él, constituyendo los archivos una herramienta importante para la gestión
administrativa, deben permitir funciones tales como: almacenar y recupera, para
una organización los documentos deben ser el centro de la información básica,
prestar un mejor servicio a un menor costo, también como instrumento que ayuda,
saber el funcionamiento delos servicios adicionales. La organización debe tener
unos fundamentos claros para saber entregar la documentación y cómo se debe
tener esa información.

La globalización ha hecho que las empresas se acojan a la tecnología y hagan uso

de ella siendo esto un gran a aporte a la gestión documental, para tener una mayor
capacidad de almacenamiento, conservación, garantizando su valor informativo
legal y cultural todo esto siendo facilitador, agilidad en su búsqueda, acceso y uso,
los fines de los archivos, cuyo objetivo es el de disponer de la documentación, en
su correcta conservación, organización, fomentar esa cultura, garantiza la
recuperación de la información presto al derecho que tiene la ciudadanía, dando
una facilidad y oportunamente la consulta para los ciudadano común.

Lo que propone la ley para la organización de los archivos y que es de muy

importancia para la empresa como disponer de su información, los archivos, el
aporte a la cultura, la ciencia, es conocer el valor de la información tanto para la
administración de cualquier empresa, que hacer con esa información, utilizando
cada una de las técnicas entre ella como la tabla de retención documental, que
características debe tener el lugar destinado para su presentación y conservación,
consulta, distribución, tramites la producción, y disposición final, esta ley estipula
cada uno de los parámetros técnicas que se den seguir, con soportes de
comprobada durabilidad, donde reposa la información de una empresa que van a
servir a la misma empresa como referente para la toma de decisiones, respaldan la
gestión o actividades tanto en el campo administrativo, económico, político y
cultural y también en el ámbito de la justicia constituyéndose estos en testimonio
y pruebas de hechos y obras, siendo así garantizadores de derechos y núcleos de
información.

Y por ello mencionamos la importancia de los archivos en la sociedad

 Los archivos custodian la memoria de cualquier organización.

 Los archivos conservan un patrimonio único e irremplazable.
 Los archivos nos permiten gestionar los documentos desde su nacimiento
para preservar su valor y significado.
 Los documentos son soportes confiables de nuestra información,
garantizándonos seguridad y transparencia en las actuaciones
administrativas.
 Los archivos cumplen una función muy importante en la sociedad, ya que
contribuyen a la custodia de la memoria individual y colectiva.
 El libre acceso a la memoria enriquece nuestro conocimiento, promueve la
democracia y protege los derechos de todos los ciudadanos
 La ley 594 de 2000 establece las reglas y principios que regulan la función
archivística del Estado. Estableciendo como las empresas tanto públicas y
privadas deben llevar una adecuada gestión archivística, quienes son los
encargados de administrar, coordinar y ejecutar dichas labores, como debe
ser su categorización, conservación y disposición y consulta de dichos
archivos.

CONCLUSIONES

 Crear conciencia acerca de su importancia no solamente le compete al

gobierno nacional o a las empresas ya sean públicas o privadas, nos compete
a nosotros también como ciudadanos responsables debemos contribuir para
que este sueño se cumpla La ley 594 del 2000 es muy clara en sus
propósitos, presenta la categorización delos archivos públicos por su
jurisdicción y competencia, por territorio, según la organización del estado,
pero es puntual cuando se plica que todos estos organismos estén obligados a
organizar sus archivos.
 Todos y cada uno de los profesionales en administración archivística
debemos saber cuál es la situación de los archivos en la empresa para la cual
laboramos, si no se ha propuesto un programa de gestión documental, es
nuestra responsabilidad, con el firme propósito de ser propiciar un ambiente
de orden

 Es muy importante para la vida laboral la sensibilización y capacitación del

personal de la empresa, pues la administración de la información requiere de
la importancia y las prácticas documentales adecuadas para poder brindar un
soporte bien estructurado para la empresa.

 Los archivos constituyen herramientas por medio del cual los gobiernos
pueden rendir cuentas a los ciudadanos y promover valores democráticos, en
menor escala las empresas que implementan una buena gestión de archivos
aseguran una administración eficaz y responsable.

 La información es uno de los activos de las empresas y su inadecuada

administración ocasiona pérdidas de tiempo, recursos, pérdidas económicas,
grandes inconvenientes al momento de la toma de decisiones.

 El mundo globalizado enfoca a las empresas a que haga uso de la

tecnología para ofrecer sus servicios, información sistematizada, la cual debe
llevarse siguiendo cada una de las técnicas que regulan la ley General de
archivo, por lo tanto, en cada una de las empresas es importante llevar el
programa de gestión documental que respalda la gestión de la organización.
Yanin Doralis Morales Montoya
Sena 2020