MANUAL DE USUARIO

CAJA CHICA
Sistema SAP Business One

VERSIÓN:

BPS SYPSOFT 1.22

Implementación

Octubre 2015

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Contenido

1. Configuración de Detalle de Sociedad. ........................................... 3

2. Apertura de Caja Chica. .................................................................... 5
3. Registro de gastos directos de Caja Chica (Sin Documentos)...... 7
4. Registro de gastos con documento. .............................................. 10
5. Apertura/Reembolso de Entrega a Rendir como gasto de Caja
Chica. ......................................................................................................... 12
6. Cierre de Caja Chica ........................................................................ 13
6.1. Cierre Automático ........................................................................ 13
6.2. Cierre Manual ................................................................................ 14
7. Reembolso de Caja Chica ............................................................... 15
8. Reconciliación contable .................................................................. 17
1. Configuración de Detalle de Sociedad.

La primera configuración que debemos realizar para poder trabajar con la funcionalidad de Caja
Chica es indicar si el correlativo CC/E se gestionará de manera manual o automática en la siguiente
ruta:

Ruta: Gestión  Inicialización sistema  Detalles Sociedad  Pestaña “Inicialización básica”.

Nota: Después de realizar un cambio en esta opción se tiene que reiniciar la aplicación.

Además debemos configurar la serie y correlativo de caja a chica a utilizar en la siguiente ruta:

Ruta: Gestión  Definiciones  Finanzas  Tipos de Documento SUNAT

Nota: Los correlativos deben ser siempre 5 dígitos.

Recomendación: Utilizar como Serie el “Número de Cuenta” de la caja chica a utilizar.

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Como parte del proceso debemos verificar la siguiente información en “Enlace de campos de
referencia”:

Ruta: Gestión -> Definiciones->General-> Enlace de campos de referencia

Módulo: Pagos Efectuados

Referencia 1 - Linea  Numero CC – UDF
Módulo: Pagos Recibidos
Referencia 1 - Linea  Numero CC – UDF
Módulo: Factura de proveedores
Referencia 1 – Fila SN  Numero CC/ER – UDF

Esta configuración la realiza automáticamente el addon BPS al seleccionar la opción “Crear enlace
de campos de referencia“, en la siguiente ruta:

Ruta: BPS Sypsoft  Configuraciones BPS  Inicialización BPS  Configuración Inicial

Por último debemos registrar “Reporte de Caja Chica” en los “Informes Bancarios” de “Gestión de
Bancos”, para ello debemos ir a la siguiente ruta:

Ruta: Gestión  Definiciones  General  Gestión de informes y Layouts.

Aquí debemos seleccionar la opción de “informes perdidos”, luego seleccionar la ubicación

mencionada y aceptar (botón “OK”).

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2. Apertura de Caja Chica.

Para aperturar una caja chica debemos abrir un formulario de pagos efectuados y seleccionar en la
cabecera la opción “Cuenta”. En el detalle se debe indicar la cuenta de la caja chica que se está
aperturando e indicar el monto que va a manejar.

En los campos de usuario se debe seleccionar el campo “Tipo de operación pago” como “CC01 –
Apertura/Reposición Caja Chica”. Este valor sólo debe utilizarse cuando se está creando o
reembolsando una caja chica.

En el campo “Estado CajaChica/ER” debe indicar el valor “Abierto” para establecer que la cuenta
se encuentra activa:

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Y el campo “Serie CC” y “Número CC” debe llevar una Serie de la caja chica y un correlativo para
reconocer cuantos reembolsos ha tenido esta caja chica. Como se está creando se iniciará con el
correlativo vigente de la tabla “Tipo de Documentos SUNAT”.

Notaremos que en los campos “Serie CC” y “Número CC” se encuentran unas búsquedas
formateadas (lupitas). Esta ayuda nos servirá al momento de ingresar gastos de caja chica y
mostrará aquellos códigos de caja chica que se encuentren en estado abierto. No nos sirve al
momento del provisionamiento.

Finalmente seleccionamos el método de pago (cheque u otro) y creamos el documento,

internamente el addon aumenta el correlativo de la serie seleccionada en la tabla “Tipo de
Documento SUNAT”.

Si abrimos el reporte de caja chica que se encuentra en “Gestión de Bancos  Informes Bancarios
 Reporte de Caja Chica” veremos que nos pide como parámetros la cuenta de mayor de la caja
chica y su código identificador (Numero CC/ER).

Y al abrirlo vemos que lo único que se muestra es un ingreso por el monto con el que se ha
provisionado la caja.

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Haciendo click en la flecha al costado izquierdo del concepto podremos dirigirnos al documento
que creó este movimiento, en este caso el pago efectuado que acabamos de crear. También se
agregó un acceso directo asiento que se creó con este pago efectuado como una ayuda para el
análisis.

3. Registro de gastos directos de Caja Chica (Sin Documentos).

Para registrar gastos directos (Sin factura, boleta, etc). realizados con caja chica debemos
abrir el formulario de pagos efectuados, seleccionar en la cabecera la opción “Cuenta” y
en el detalle seleccionar una cuenta de gasto e indicar el importe y un comentario del
gasto.

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Luego seleccionamos medios de pago en efectivo y seleccionamos la cuenta de mayor con
la cual fue aperturada la caja chica. En “Tipo Pago” seleccionamos “CC02 – Gasto de Caja
Chica” y en Referencia ingresamos el identificador de nuestra caja chica.

Nota: El addon valida la cuenta de mayor de acuerdo a la utilizada en la apertura de la

caja chica.

Si nos fijamos el campo “Tipo Pago” es el mismo que el campo “Tipo de operación pago”
de los campos de usuario del pago efectuado; y el campo “Referencia” es el mismo que el
campo “Numero CC”; entonces si llenamos estos campos aquí veremos que
automáticamente los mismos valores aparecen en los campos de usuario o viceversa.

El campo “Estado CajaChica/ER” debe quedar como “No Asignado”.

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También podemos crear un formulario efectuado de gastos con varios gastos.

Entonces si vemos en este momento el reporte de Caja Chica veremos que para aquellos
gastos que se registraron individualmente aparece el comentario de la línea, pero si se
registraron varios gastos en un solo pago efectuado aparece el concepto “Varios Gastos” y
para poder ver el detalle debemos dar click a la flecha para que nos abra el documento.

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4. Registro de gastos con documento.

Cuando se hace un gasto por caja chica que es sustentado con una Factura, boleta o ticket;
entonces el documento se debe provisionar en SAP como una Factura de Proveedores.

En la factura de proveedores se ingresa la información del proveedor en la cabecera. En el detalle

los conceptos de lo comprado.

En los campos de usuario se debe seleccionar en “Tipo de compra” la opción: “CC - Sustento de
Caja Chica” y luego seleccionar en el campo “Numero CC/ER” el identificador de nuestra caja
chica; además se ingresa la información en los demás campos de usuario según corresponda
(Tipo, Serie y Correlativo SUNAT).

Y antes de crear el documento debemos pagarlo con la cuenta de caja chica. Para ello debemos
dar click en el ícono de medios de pago y se abrirá la ventana que ya conocemos. Esta ventana la
llenamos exactamente de la misma manera que se llenó en el paso anterior.

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Y Finalmente crear el documento. Esta factura ingresará ya pagada y automáticamente se creará
un pago efectuado con los datos que ingresamos en la ventana de medios de pago.

Si se crease la factura y nos olvidamos de pagarla lo que se debe hacer es seguir el flujo de pagos
efectuados seleccionando el proveedor, la línea con la factura que se desea pagar; pero los
campos de usuario deben llenarse como se explica en este manual: tipo de operación pago debe
ser “CC02 – Gasto de Caja Chica”; “Serie CC” y “Numero CC” debe tener el identificador de la caja
chica.

Si ahora observamos el reporte de caja chica veremos que también se incluye una línea para el
gasto que acabamos de registrar. Haciendo click a la flecha se abrirá la factura correspondiente en
este caso.

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Observemos que al final del reporte hay un valor que dice “Monto para cierre de caja”, recordar
este valor que usaremos en el punto “Cierre de Caja Chica”.

5. Apertura/Reembolso de Entrega a Rendir como gasto de Caja Chica.

A partir de la versión 1.20 del addon BPS podemos registrar como gasto de caja chica la
Apertura o Reembolso de una Entrega a Rendir, para poder realizar estas operaciones
tenemos en el campo “Tipo de operación de Pago” las siguientes opciones “ERC1 – Gasto
CC y Apertura ER” y “ERC2 – Gasto CC y Reembolso ER”

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6. Cierre de Caja Chica

Antes de pedir un reembolso de caja chica es necesario cerrar la caja que se encuentra
vigente. Con el reporte abierto damos click en la flecha de “Ingresos” para que nos lleve al
documento donde se provisionó y a este documento le cambiamos el estado de Caja Chica
de “Abierto” a “Cerrado”.

6.1. Cierre Automático

Si la sociedad se encuentra definida con el cierre automático en “Detalles de Sociedad” en

el momento que se actualice el documento “Provisión de Caja” a Cerrado el sistema
generará un documento preliminar del Asiento de Cierre de la caja.

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El usuario puede revisar la información generada y contabilizarlo si todo se encuentra
correcto.

6.2. Cierre Manual

Si la sociedad NO se encuentra definida con el cierre automático en “Detalles de

Sociedad” luego de actualizar el documento “Provisión de Caja” como Cerrado se tiene
que generar manualmente Asiento de Cierre de la caja el cual representa el traslado del
monto que quedó como saldo de la caja C10111001-01001 al saldo inicial de la caja
C10111001-00002.
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Para esto se va a hacer un asiento contable de la cuenta de caja a la misma cuenta pero
cambiando la referencia de caja. Este es el valor que se muestra en el reporte al final del
documento como “Monto para cierre de caja” S/3,761.80 en el caso del ejemplo.

En la cabecera del asiento sólo debemos seleccionar el indicador “CC – Cierre de Caja
Chica”.

Y en el detalle como se muestra en la parte inferior de la imagen anterior, especificando

en Referencia 1 el indicador de Caja. Vemos que sale de la caja que se está cerrando e
ingresa a la nueva caja.

7. Reembolso de Caja Chica

El siguiente paso luego de actualizar como “Cerrado” el documento “Provisión de Caja” es

anotar el total de egresos que será el monto por el cual debemos hacer una solicitud de
reembolso.

Una vez se haya aprobado y recibamos el dinero vamos a abrir un nuevo pago efectuado y
lo vamos a llenar exactamente como se llenó el pago efectuado al momento de crear la
caja en el paso 1; con la diferencia de que ahora no se ingresará el total de la caja sino el
monto que se está reembolsando. En el caso del ejemplo S/ 738.20

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Fijarse que el correlativo de la caja aumenta y el estado de esta caja se encuentra
“Abierto” para poder ser utilizada en los gastos.

Si vemos el reporte de caja ahora que ya se cerró, veremos que se agrega una línea azul
en los egresos que es el monto de cierre de caja y por lo tanto ingresos como egresos
ahora coinciden.

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Y si vemos el reporte para la nueva caja veremos en ingresos una línea del saldo anterior y
una línea por lo que se ha reembolsado dándonos así el total de la nueva caja.

Todavía no hay ningún gasto registrado.

8. Reconciliación contable

Sólo queda un paso para terminar de cerrar la “Caja Chica” y este es reconciliar todos los
movimientos de cuenta que ha habido. Esto es más que nada un tema contable y no
afectará a la operatividad de caja chica.

Entonces, para reconciliar los movimientos de las cuentas de caja chica debemos
dirigirnos a la ruta “Finanzas  Reconciliación Interna  Reconciliación”; ingresamos el
número de cuenta y damos click en reconciliar.

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Se mostrarán todos los movimientos de esa cuenta que no han sido reconciliados, primero
debemos verificar que se encuentre habilitado la columna “Ref1 (fila)”:

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Seleccionamos las filas que le corresponden a la caja que hemos cerrado y si todo se ha
hecho correctamente el monto de diferencia debería ser cero. Reconciliamos y esto
termina el proceso

Como ayuda para la selección de los registros a reconciliar puede usar los campos
“Columna” y “Valor” en la parte inferior derecha del formulario:

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