¿CÓMO REALIZAR UN ORGANIGRAMA?

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Adriana Gomez

El organigrama de la empresa es uno de los documentos más importantes de nuestro sistema de gestión
de Calidad. Es un documento que cuelga directamente del Manual de Calidad de la empresa, ya que se
define la estructura de la propia empresa, así como el personal y sus funciones. Es uno de los principales
requisitos de la norma UNE EN ISO 9001.
Y, ¿para qué sirve el organigrama de una empresa? El organigrama de una empresa es muy importante
porque define las líneas de autoridad que existen dentro de la empresa y permite organizar las personas y
las funciones que requieren ser realizadas. Es decir si no se tiene un organigrama, nadie podrá saber
quién es su jefe y sobre quienes tiene autoridad ni podrá saber sobre quienes tiene autoridad, es decir a
quienes puede dar órdenes.
En base al organigrama, se tendrá que realizar un procedimiento específico donde se definan las
funciones y responsabilidades del personal de la empresa.

RECOMENDACIÓN: Los organigramas se pueden realizar prácticamente con todos los programas
informáticos, aunque yo os recomiendo realizarlos con MICROSOFT VISIO ya que es un programa
específico para elaborar organigramas y mapas de procesos.

Pasos a seguir:

Decidir la estructura del organigrama (vertical u horizontal):

La gran mayoría de empresas son microempresas o pequeñas empresas y por lo tanto se escogerá un
gráfico vertical, es decir, que cada subordinado será dirigido únicamente por un superior, el principio básico
de este tipo de diseño organizacional es el de evitar conflictos entre los cargos, malentendidos y mal uso
de recursos. El diseño horizontal del organigrama se utiliza para empresas muy grandes y generalmente
resulta un gráfico muy extenso.

NOTA: si la empresa es muy grande y de esta cuelgan otras empresas, es imprescindible insertar en el
manual de calidad ambos organigramas el de la empresa madre y de tu empresa que pertenece al
grupo.

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Decidir el tipo de estructura de la empresa:

Hay diferentes modelos que podemos encontrar en cualquier manual de gestión empresarial:

§ Estructura funcional: Es una de las más frecuentes de agrupar actividades, una empresa puede
organizarse por departamentos o funciones como por ejemplo: ingeniería, contabilidad, manufactura,
recursos humanos, compras… esta organización funcional puede ser utilizada en todo tipo de empresas,
adecuando los nombres de las funciones requeridas para alcanzar los objetivos de la empresa.

§ Estructura por producto: Esta estructura ilustra la departamentalización del producto en la que cada
producto principal es ubicado bajo la autoridad de un ejecutivo que se especializa y se responsabiliza por
todos los aspectos de esa línea de producto.

§ Estructura por tipos de cliente: se organiza por cada tipo particular de cliente al que la empresa desea
servir, teniendo en cuenta que cada grupo de clientes tiene un grupo particular de problemas y
necesidades.

§ Estructura geográfica: Se trata de organizar el organigrama por territorio geográfico, por ejemplo una
organización de ventas puede tener regiones sur, centro, oriente, occidente, suroriente y suroccidente; este
tipo de organigrama es útil cuando la empresa está extendida en todo un país o territorio. También es útil
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para una empresa que es un grupo de empresas y cada empresa pequeña se encuentra en una región
diferente. Luego cada empresa pequeña puede tener un organigrama funcional que cuelga del
organigrama geográfico.

§ Estructura por proceso: Este tipo de organigrama muestra el flujo de varios departamentos de la
producción, por ejemplo: en una planta de fabricación de prefabricados, cada departamento se especializa
en una fase específica del proceso como por ejemplo: el que se ocupa de la manipulación del acero, el de
montaje, el del hormigonado, el del corte de piezas, el de acopio…

Determine los niveles que requiere crearse en su empresa. Hacer esto depende de la cantidad de
personas que crees que se requiere en tu empresa al momento de crearla o al momento de iniciar; es
normal que tu organigrama crezca en la misma medida en que crezca tu empresa, de manera que puedes
crear un organigrama básico con la condición de que lo actualices cada vez que crezca tu empresa en
cantidad de personas. Por ejemplo si al momento de iniciar, crees que tendrás un gerente comercial,
colócalo en tu organigrama, sin embargo si con el paso del tiempo será necesario contratar asesores de
ventas, será necesario crear el cargo de asesor de ventas en tu organigrama. Es importante tener en
cuenta que puede existir un solo cargo de asesor de ventas pero en la práctica pueden haber tres asesores
de ventas o mas y no será necesario reflejar exactamente la cantidad de personas en un solo cargo,
asegura que exista el cargo independientemente de la cantidad de personas existentes en el cargo.

NOTA: El organigrama tiene que ser un documento dinámico y adaptarse a medida que evoluciona la
empresa. Pero ojo, si se modifica, también se tendrá que modificar quizá el manual y seguro el
procedimiento específico.

Divulga el organigrama a tus colaboradores y socios: Realiza los ajustes necesarios de acuerdo con lo
que deseas de tu proyecto, estos pasos para crear el organigrama de una empresa te permiten seleccionar
el modelo más adecuado de tu empresa, asegúrate de comunicarlos a tus colaboradores, y de actualizar
los cambios, es tu manera de organizarte y merece atención, empresario organizado, empresario de éxito.

OBSERVACIÓN: Es importante que la empresa disponga de dos organigramas: uno funcional

(indicando únicamente puesto de trabajo) y otro nominal (con nombres).

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