DOMINICAS HIJAS DE NUESTRA SEÑORA DE NAZARETH

COLEGIO NUESTRA SEÑORA DE NAZARETH

Vigente desde
CÓDIGO Julio de 2016
INSTRUCTIVO PARA LA GESTIÓN DE COMPRAS v.05
GF5-INS1 Página 1 de 2

OBJETIVO: Indicar el paso a paso para inscribir, seleccionar, evaluar proveedores que suministren bienes o servicios, como también señalar las
EJEMPLO
ALCANCE:
FASE Este comprarles,
actividades para documento
QUÉ aplica para el
verificando proveedores de productos
producto comprado y prestadores
que satisfaga de servicios ytanto
COMO las necesidades internos como
requerimientos del externos.
Colegio.
QUIÉN CUÁNDO REGISTRO
Revisar y ajustar si es necesario, la política de compras y los criterios de Hoja
Revisar criterios de selección y evaluación Coord.GF5,
1 selección y evaluación de proveedores, para publicarlos en la página Rectora
Al iniciar el año membreteada
web, recepción y área financiera. del Colegio.

Al interesarse por Brochure,

Entregar
Contactar y suministrar propuesta del producto a la Coordinadora financiera la propuesta del producto o servicio
o servicio Proveedor carta,
2 que ofrece. potencial
ser proveedor del portafolio de
Colegio. servicios
Una vez contactado el proveedor potencial, se le solicita diligenciar toda
Inscripción de
la información de la entidad, los productos o servicios que pueda
Registrar al proveedor potencial Coordinador Antes de hacer la
3 ofrecerle al Colegio y adjuntar la documentación requerida según el tipo GF5 primera compra
proveedores
GF5-INS1- IDP
de proveedor.
Verificar la información y documentación suministrada para el registro y Al entregar
asignar el puntaje según los criterios de evaluación indicados en el documentación y Selección de
Seleccionar al proveedor Auxiliar de
4 formato de selección de proveedores. Definir la clasificación del contabilidad
formulario proveedores
proveedor (aprobado, condicionado, rechazado), según el puntaje final y solicitados para el GF5-INS1-SDP
actuar en consecuencia, según lo indicado en el formato. registro.
Incluir en la base de datos al proveedor potencial o real e indicar la
Registrar en base de datos Al definir la Base de datos
calificación obtenida, según el puntaje de selección, con el fin de tener en Coordinador
5 cuenta los proveedores que se postularon para ser parte de la cadena de GF5
clasificación del proveedores
proveedor. GF5-INS1-BDP
abastecimiento.
Agradecer por escrito al proveedor que suministró información y
Responder al proveedordocumentos, indicándole el resultado de la calificación y las acciones a
Una vez se
seguir, según lo estipulado en el formato para selección. Si el proveedor Coordinador Correo
6 suministró información por correo electrónico, debe hacer llegar los GF5
conozca la electrónico
clasificación.
documentos físicos antes del primer desembolso, para abrirle su carpeta
de archivo.
Iniciar gestión de compra con requisiciones internas
Requisiciones
Recepcionar las requisiciones originadas por las diferentes dependencias Aux.serv.
7 para la aprobación por la Coordinadora Financiera. generales
Los días jueves de productos
GF5-INS1-RDP

Cotizar productos o servicios

Solicitar mínimo dos cotizaciones cuando el valor del producto o servicio Comparativo
Coordinador Antes de hacer la de
8 supera los tres salarios mínimos mensuales legales vigentes (SMMLV). GF5 compra cotizaciones
Seleccionar la más conveniente de acuerdo con el plan presupuestal. GF5-INS1-CDC
Comprar productos o servicios
Establecer acuerdos de negociación y elaborar Orden de compra para Al solicitar el Orden de
Coordinador
9 enviarla al proveedor que la requiera. Esta orden es necesaria para GF5
producto al compra
verificación interna del producto en su recepción. proveedor GF5-INS1-ODC

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INSTRUCTIVO PARA LA GESTIÓN DE COMPRAS v.05
FASE QUÉ COMO QUIÉN CUÁNDO REGISTRO
A

Comparar el producto entregado por el proveedor contra la Orden de Aux. serv. En la recepción Orden de
Recibir el producto o servicio comprado
10 compra y verificar el cumplimiento de requisitos especificados. Generales. del producto o compra
Para servicios, verificar el cumplimiento de lo establecido entre las partes. Coord. GF5 servicio cumplido. GF5-INS1-ODC
Ubicar en almacén el producto ACEPTADO para su relación,
organización y distribución. Devolver el producto RECHAZADO al Luego de la
Aux. serv. Orden de
proveedor
Aceptar o rechazar el producto o servicio compradosio no cumple los requerimientos de compra.
contratado verificación en la
11 Dejar evidencia de la satisfacción del servicio contratado y recibirlo a
Generales.
recepción del
compra
Coord. GF5 GF5-INS1-ODC
conformidad; caso contrario, exigir el cumplimiento de los requerimientos producto o servicio
establecidos en la orden de compra.
Aux. serv. Al dar por Factura
Remitir
Gestionar el proceso de pago la factura y/o cuenta de cobro a la coordinación financiera para su
12 respectivo pago, junto con la orden de compra para ser archivadas.
Generales. aceptado el Cuenta de
Coord. GF5 producto o servicio cobro
Evaluar el desempeño de los proveedores con quienes se tenga relación
comercial durante el período evaluado y reevaluar a aquellos que Semestralmente o Evaluación y
Evaluar los proveedores de productos o servicios
quedaron condicionados en la última evaluación. Coordinador según los criterios reevaluación
13 Si el proveedor tiene un cese en su relación comercial con el Colegio por GF5 de evaluación del de proveed.
dos o más años, deberá inscribirse y aplicar todo el proceso desde la formato. GF5-INS1-ERP
inscripción antes de iniciar cualquier compra.
Informar a través de un comunicado el resultado de la evaluación y seguir Evaluación y
Informar sobre los resultados de la evaluación al proveedor Una vez se
las acciones indicadas en el formato, de acuerdo al puntaje obtenido. Si Coordinador reevaluación
14 el proveedor queda catalogado como medianamente confiable, se le debe GF5
conozca la de proveed.
clasificación. GF5-INS1-ERP
solicitar plan de mejora para hacerle seguimiento.
Encuesta
Aplicar encuesta de seguimiento por parte de usuarios de productos o interna de
Encuesta de servicios o productos Coordinador
15 servicios contratados para verificar si se han cubierto sus expectativas y GF5
Semestralmente servicios
necesidades. /productos
GF5-INS1-EIS

Fin

NATURALEZA DE LOS CAMBIOS

 Versión Fecha de
Modificación
modificada modificación
 Se reorganiza el objetivo en cuanto a redacción.
 Se especifica en el ítem 1 que la difusión también se publica en recepción.
 Se incluye en el ítem 3 mínimo DOS cotizaciones para aquellas que superen tres SMMV
02 Marzo 10 de 2015
 Se eliminan los formatos GF7-INS3-FOR4 y GF7-INS3-FOR5, quedando unificados en el GF7-INS3-FOR3 .
 Se incluye en el ítem 5, la verificación en recepción.
 Se aclara el uso del formato GF7-INS3-FOR6
 Se ajusta el código de Gestión financiera, pasando de GF7 a GF5, según el Mapa de procesos versión 02.
 Se modifica la forma del documento para indicar el paso a paso de la actividad relacionada con proveedores y
compras.
03 Julio de 2016
 Se unifican los documentos: GF7-INS2 v05 (Instructivo de evaluación para selección y reevaluación de
proveedores para su reconocimiento) y GF7-INS3 v04 (Instructivo para la gestión de compras)
 Se modifica la identificación de la encuesta para evaluar producto/servicio.

ELABORÓ: Hna. Lupita Robles REVISÓ: Luz Marina Mancipe Aponte APROBÓ: Hna. Niria Montaño Poma.
CARGO: COORDINADOR GF5 CARGO: COORDINADOR MC2 CARGO: RECTORA

FECHA: Julio 06 de 2016 FECHA: Julio 06 de 2016 FECHA: Julio 06 de 2016