Versión: 1

Fecha: 4/11/2010
CARACTERIZACIÓN SUBPROCESO GESTIÓN DE COMPRAS Aprobó: Director
Administrativa y Financiera
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PROCESO: Gestión de Bienes y Servicios SUBPROCESO: Gestión de Compras

LÍDER DEL
Coordinadora de Compras
SUBPROCESO:
Adquirir bienes y servicios mediante el sistema de contratación establecido bajo los principios de
OBJETIVO: transparencia y selección objetiva de proveedores para satisfacer las necesidades de la Cámara de
Comercio de Cartagena
ALCANCE: Aplica a todas las áreas de la organización.
RIESGOS: Ver documento Mapa de Riesgos

CICLO DE
DESCRIPCIÓN DE LA
PROVEEDOR ENTRADAS MEJORA SALIDAS CLIENTES
ACTIVIDAD
CONTINUA
P
 Determinar bienes y Listado de
servicios requeridos proveedores
 Seleccionar proveedores actuales de
 Comprar bienes y servicios bienes y
H servicios.(críticos)
 Elaborar orden de
compras Clientes
Formularios de
 Verificar bienes y servicios inscripción en el internos y
V adquiridos registro de Empresas
Solicitudes de  Evaluar proveedores proveedores. proveedoras
compras y/o de bienes y
servicios del servicios.
Órdenes de
cliente interno Clientes
compra y/o
Información de internos y
servicios.
Proveedores Empresas Empresas
Cámara de Cotizaciones de proveedoras
Orden de entrega
comercio de los proveedores. de bienes y
de los artículos
Cartagena servicios.
solicitados por
Todas los procesos Solicitudes para  Tomar decisiones con dotación. Clientes
de la Cámara de inscripción en el internos y
base en los resultados
Comercio de registro de Empresas
obtenidos en las Orden de entrega
Cartagena proveedores. evaluaciones. proveedoras
de los artículos de bienes y
Productos y/o A  Atender y resolver solicitados por
servicios servicios.
reclamos y/o sugerencias dotación firmada
Información de Clientes
relacionadas con los por los
Empresas y internos y
productos comprados y el funcionarios que
Cliente Interno. Empresas
proceso en si. reciben. proveedoras
de bienes y
Evaluaciones y servicios.
reevaluaciones
del desempeño
de los
proveedores
críticos del área
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CICLO DE
DESCRIPCIÓN DE LA
PROVEEDOR ENTRADAS MEJORA SALIDAS CLIENTES
ACTIVIDAD
CONTINUA
Acciones
Correctivas y
Preventivas

RECURSOS: EVIDENCIAS DOCUMENTOS

Humanos: Coordinador de Compras
Físicos: muebles y enseres, equipo de
computo y comunicaciones (celular y
fijo)
NOMBRE DE INDICADOR(ES)
Cumplimiento en Ítems pedidos %
(CIP %) = (Cantidad de producto recibido
(CPR) / Cantidad de producto solicitado
(CPS)) *100.
Solicitudes de compra y servicios(ERP) Manual de contratación
Solicitud de cotización (e-mail) Procedimiento de Selección –
Órdenes de compra y/o servicios (ERP). Evaluación y reevaluación de
Recibos de mercancía (ERP) proveedores.
, Recibos a satisfacciones, Formatos de
Selección – evaluación y reevaluación de
proveedores.
Formulario de inscripción en el registro de
proveedores.
REQUISITOS DE LA NORMA ISO
REQUISITOS LEGALES:
9001:2008
7.4.1
7.4.2

Producto y/o servicio conforme a lo

solicitado % (PSCS) = (Cantidad de
productos y/o servicios conforme
(CPSC)/ cantidad de productos recibidos
(CPR)) * 100.

Cumplimiento del Presupuesto

de Compras: este indicador mide
la eficacia del control mensual,
semestral o anual del presupuesto de
compras de la CCC.

Cumplimiento del Presupuesto

de Compras Mes Vencido (CPCMV) % =
(Total contabilizado mes vencido
(TCMV) / Presupuesto de compras Anual
(PCA)) * 100. El resultado del indicador
debe ser mayor ò igual que (0) cero y
menor o igual que 1 (100%).

Cumplimiento del Presupuesto

de Compras Semestre Vencido (CPSV) %
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= (Total contabilizado Semestre Vencido

(TCSV) / Presupuesto de compras Anual
(PCA)) * 100. . El resultado del indicador
debe ser > ò = que (0) cero y < que 1
(100%)

Cumplimiento del Presupuesto

de Compras Año Vencido (CPAV) % =
(Total contabilizado Año Vencido
(TCAV) / Presupuesto de compras Anual
(PCA)) * 100. El resultado del indicador
debe ser mayor ò igual que (0) cero y
menor o igual que 1 (100%).

Eficiencia en Compras (EC) = Días reales

que se demora la entrega por parte del
proveedor (DRE) / Días establecidos en
la orden de compra remitida al
proveedor (DOC). El resultado del
indicador debe ser mayor que (0) cero y
Menor ò Igual a 1, lo cual indicaría que
se cumplen con los tiempos estipulados
en la negociación.