DOMINICAS HIJAS DE NUESTRA SEÑORA DE NAZARETH

COLEGIO NUESTRA SEÑORA DE NAZARETH

Vigente desde
PROCEDIMIENTO PARA CODIGO Julio 2016 v.04
LA GESTIÓN CONTABLE GF5-PR2 Página 1 de 2

OBJETIVO: Determinar los aspectos generales relacionados con la gestión contable de la Institución.

ALCANCE: Este documento incluye información general para la Coordinadora financiera, Contadora,
EJEMPLO
Auxiliar de contabilidad, Auxiliar de caja, Revisora Fiscal y Coordinadora de Talento Humano.

FECHA / RESPONSABLE / CONTENIDO / REGISTRO

1. Para iniciar la vinculación de un estudiante nuevo o antiguo a la Institución, a cualquier grado, la

Auxiliar de contabilidad verifica que el estudiante se encuentra activo en el sistema y procede a
asignar y causar los servicios de matrícula, costos complementarios y pensión.
2. Al iniciar cada mes, la Auxiliar de contabilidad genera las causaciones.
3. La Auxiliar de contabilidad debe:
 Ingresar al MÓDULO CARTERA COLEGIO en el programa de NOVASOFT con el usuario y clave
asignada.
 Ingresar la información del formulario de inscripción en el MÓDULO CARTERA COLEGIO.
 Teniendo la aprobación de los costos educativos ingresa los VALORES por la opción de NIVELES
– CONCEPTOS para cada grado.
 Realizar una pre-facturación para verificar que los valores aprobados por la Secretaría de
educación sean los correspondientes para cada alumno.
 Generar la facturación correspondiente a matrículas o pensiones de todos los alumnos en los
plazos establecido: para matrícula se genera en el mes de noviembre; para pensión se genera
mensualmente y se envía con los alumnos dejando registro en el formato Control entrega recibos
GF5-PR2-CER.
4. Al finalizar el mes, la Auxiliar de contabilidad genera un estado de cartera y anticipos e ingresos
mensuales
5. En el transcurso del año, la Auxiliar de caja recepciona los dineros relacionados con diversas
actividades y lo remite diariamente a la coordinadora financiera; esta información queda registrada en
el formato GF5-PR2-RDA.
6. La gestión de caja se realiza teniendo en cuenta:
 X
 xx

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FECHA / RESPONSABLE / CONTENIDO / REGISTRO

7. Durante el transcurso del año, la Contadora del Colegio gestiona los pagos de obligaciones
tributarias, legales y contractuales propias de la actividad económica:
 Para Ingresar la información al programa contable NOVASOFT, una vez verificada, se procede a
ingresar al MÓDULO DE CONTABILIDAD utilizando el usuario y la clave respectiva.
 En la opción documentos se registran los diferentes tipos de documentos establecidos
contablemente, tales como 020. 010. 031. 060. etc.
 x
8. Al transcurrir el año, la Contadora de la institución registra los documentos siguiendo las normas de
contabilidad generalmente aceptadas en Colombia en el programa contable del Colegio; esta
información está contenida en los archivos de contabilidad; Durante el año la Revisora Fiscal audita la
gestión interna en las áreas que tienen relación con la gestión financiera.
9. La nómina de la Institución, es elaborada por la Coordinadora de Talento Humano quien garantiza la
información de novedades y la suministra al departamento de Contabilidad, dos días hábiles antes de
su ejecución de pago.

NATURALEZA DE LOS CAMBIOS

Versión Fecha de
Modificación
modificada modificación
 Se modifica la redacción y puntuación del documento para mayor
entendimiento.
 Se ajusta el género de la población en virtud de la condición mixta que tiene
Junio 16 de actualmente el colegio.
02
2015  Se corrige el código del documento en el ítem 2.
 En el ítem 3 se modifica el nombre de la carpeta ya que es sistematizada y no
física.
 Se unifican instructivos GF7-INS4-HIC1, GF7-INS4-HIC2, GF7-INS4-HIC3 y
se manejan como un solo procedimiento por la generalidad de la información.
 Se incluyen en el alcance, los cargos que están relacionados con el presente
documento.
 Se ajustan los códigos de los formatos relacionados con este documento.
 Se ajusta la información para registrar información contable y se eliminan los
03 Julio de 2016 detalles de paso a paso debido al cambio generado como consecuencia de la
fusión por absorción.
 Se especifica que los documentos contables no son codificados según lo
indica el procedimiento para el control de documentos; por tanto, se elimina
el código GF7-INS4-EFI1.
 Se incluye el responsable de la elaboración de nómina.

ELABORÓ: Hna. Lupita Robles REVISÓ: Luz Marina Mancipe Aponte APROBÓ: Hna. Niria Montaño Poma.
CARGO: COORDINADOR GF5 CARGO: COORDINADOR MC2 CARGO: RECTORA

FECHA: Julio 06 de 2016 FECHA: Julio 06 de 2016 FECHA: Julio 06 de 2016