INFORME DE EVALUACION

DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

CONTABLE.

PRESENTADO A:
Juan David Holguín Caicedo.
 CONTENIDO

1. Diagnóstico De La Empresa....................................................................................................4

2. INTRODUCCIÓN..................................................................................................................7

3. OBJETIVO GENERAL DE LA AUDITORÍA......................................................................8

3.1 OBJETIVO ESPECÍFICO DE LA AUDITORÍA............................................................8

4. ALCANCE..............................................................................................................................9

5 DESTINATARIOS................................................................................................................9

6. EQUIPO DE TRABAJO......................................................................................................10

7. CRITERIOS DE EVALUACION.......................................................................................10

7.1.1 RANGOS DE CALIFICACIÓN DE LA EVALUACIÓN DEL

CONTROL INTERNO CONTABLE............................................................................12
7.2 VALORACIÓN CUALITATIVA............................................................................19
8. HALLAZGOS OBTENIDOS SEGÚN EL CRITERIO EVALUATIVO.....................21

8.1 VALORACION DE LOS HALLAZGOS OBTENIDO............................................22

8.2PLAN DE MEJORAMIENTO PARA MITIGAR LOS HALLAZGOS.....................23
9. RECOMENDACIONES............................................................................................24

10. CONCLUSIONES.....................................................................................................25

11. ANEXOS...................................................................................................................26

2
 TABLA DE ILUSTRACIONES

Ilustración 1 Estrutura Organizacional...............................................................................5

Ilustración 2 Estructura física.............................................................................................5

Ilustración 3 Opciones de Calificación..............................................................................11

Ilustración 4 Rangos de Calificación.................................................................................12

Ilustración 5 Encuesta realizada 1/1..................................................................................13

Ilustración 6 Encuesta realizada 1/2..................................................................................14

Ilustración 7 Encuesta realizada 1/3..................................................................................15

Ilustración 8 Encuesta realizada 1/4..................................................................................16

Ilustración 9 Calificación Obtenida...................................................................................17

Ilustración 10 Matriz Dofa................................................................................................19

Ilustración 11 Matriz de Riesgos.......................................................................................21

Ilustración 12 Plan de Mejoramiento................................................................................22

3
4
5
 1. Diagnóstico De La Empresa.

2.

• Actividad económica: Es un estamento público de carácter académico de

Orden Departamental.

• Número de empleados: 3200 aproximadamente entre empleados de planta,

contrato y provisionales.

• Ubicación: Carrera 15 #12N, Armenia, Quindío.

• Entidades que regulan o vigilan la empresa: La contraloría, La

Procuraduría, Contaduría General De La Nación, Departamento

Administrativo de la Función publica

• Evaluación de su competencia en el departamento contable a través de

manuales de funciones, procesos, procedimientos

• Principales proveedores: La mayoría de las contrataciones se realizan por

licitaciones, pero hay dos proveedores que llevan continuidad que son la

empresa VIPCOL Y ASERCO

6
• Estructura organizacional (organigrama)

Ilustración 1 Estrutura Organizacional

7
• Tipo de empresa: Es una Empresa Publica

• Estructura física

Ilustración 2 Estructura física

8
 • Manual de Políticas contables bajo NIIF PYMES DR 3022/13 G2- NIF DR

2706/12 G3, condensando en el decreto 2420 de 2015 y siguientes.

3. INTRODUCCIÓN

La Ley 87 de 1993 “Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno

en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones”, señala, entre

9
otros aspectos relacionados con el Control Interno y la gestión financiera de las entidades

públicas.

En concordancia con los lineamientos emitidos por la Contaduría General de la Nación,

este informe busca evaluar el desarrollo del Control Interno Contable, revisando la

evolución de los controles en las actividades de identificación, clasificación, registro y

ajuste que componen la etapa de reconocimiento; igualmente, se tendrá en cuenta la

elaboración y presentación de los informes, reportes y estados contables, análisis,

interpretación y comunicación de la información en la etapa de revelación y las demás

acciones implementadas en el proceso Financiero, lo anterior buscando el mejoramiento

continuo.

El Informe Anual de Evaluación del Control Interno Contable, con corte a 31 de

diciembre de cada periodo contable, se presentará mediante el diligenciamiento y reporte

del formulario por medio del cual se hacen las valoraciones cuantitativas, cualitativa y

para efectos de gestión (establecido por la Contaduría General de la Nación).

10
 4. OBJETIVO GENERAL DE LA AUDITORÍA

5.

Establecer el grado de implementación y efectividad de los controles asociados a las

actividades del proceso contable de la Universidad del Quindío, así como de otros

elementos de control, en procura de que la información contable cumpla con las

características de confiabilidad, comprensibilidad y relevancia, para lograr una gestión

eficiente, transparente, de rendición de cuentas y control

11
 3.1 OBJETIVO ESPECÍFICO DE LA AUDITORÍA.

 Verificar que las políticas de operación para el desarrollo de la función pública y

contable sea efectiva y que existan indicadores que permitan evaluar

permanentemente la gestión y los resultados de la Universidad del Quindío.

 Verificar los riesgos del proceso contable con el fin de conseguir general un plan de

mejoramiento para disminuir su impacto y su probabilidad de ocurrencia y así tener

una representación fiel de la información como producto del proceso contable.

12
 6. ALCANCE.

El período evaluado, está comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre.

7. DESTINATARIOS.

8.

Los Stakeholder´s. del informe ejecutivo anual al sistema de control interno contable, son

la Contaduría General del Nación y la Contraloría General del Quindío y clientes internos,

la alta dirección y la comunidad Uniquindiana en general.

9. EQUIPO DE TRABAJO

10.

El equipo de trabajo estuvo compuesto por los integrantes de la firma RELIEF

AUDITORS contratada por la institución, quien revisó las evidencias presentadas por las

unidades proveedoras de información al sistema contable y realizó el análisis de la misma.

13
 11. CRITERIOS DE EVALUACION.

12.

El Informe Anual de Evaluación del Control Interno Contable, con corte a 31 de diciembre

de cada periodo contable, se presentará mediante el diligenciamiento y reporte del

formulario por medio del cual se hacen las valoraciones cuantitativas, cualitativa y para

efectos de gestión, de la siguiente forma:

7.1 VALORACIÓN CUANTITATIVA

14
Este formulario tiene el objetivo de evaluar, en forma cuantitativa, el control interno

contable, valorando la existencia y el grado de efectividad de los controles asociados con el

cumplimiento del marco normativo de referencia, las actividades de las etapas del proceso

contable, la rendición de cuentas y la gestión del riesgo contable.

Esta valoración se realiza mediante la formulación de preguntas relacionadas con criterios

de control que deben ser calificadas conforme a la información y la evidencia documental

obtenida. El cuestionario se estructura de la siguiente manera: se plantean treinta y dos

(32) criterios de control. Cada criterio de control se evaluará a través de una pregunta que

verificará su existencia y, seguidamente, se enuncian una o más preguntas derivadas del

criterio que evaluarán su efectividad.

Las opciones de calificación que se podrán seleccionar para todas las preguntas serán

“SÍ”, “PARCIALMENTE” y “NO”, las cuales tienen la siguiente valoración dentro del

formulario:

15
 Ilustración 3 Opciones de Calificación

Cada criterio de control tiene un valor total de 1. El 30% de este valor corresponde a la

pregunta que busca verificar la existencia del control (Ex), y el 70% restante se distribuye

entre las preguntas que buscan evaluar la efectividadla efectividad del control (EfEf.).

Una vezUna resueltovez resuelto el cuestionario en su totalidad, se dividirá la

sumatoria de todos los puntajes obtenidos entre el total de criterios, para evaluar la

existencia y efectividad. El porcentaje obtenido se multiplicará por cinco. La calificación

obtenida oscilará entre 1 y 5 y corresponderá al grado de cumplimiento y efectividad del

control interno contable. La escala de calificación se interpreta de la siguiente forma:

16
 12.1.1 7.1.1 RANGOS DE CALIFICACIÓN DE LA EVALUACIÓN DEL

CONTROL INTERNO CONTABLE

Ilustración 4 Rangos de Calificación.

Adicionalmente, cada respuesta deberá justificarse por parte de quien realiza la

evaluación, para lo cual se utilizará la columna de “OBSERVACIONES”, ya sea indicando

las razones por las cuales se asigna la calificación, o referenciando el o los documentos

soporte que respaldan la misma. El formulario presenta la siguiente estructura:

17
18
 CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

ENTIDAD UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

ENTREVISTADO Juan Carlos Duque Ortiz

CARGO: CONTADOR FECHA 24/4/2020
MARCO DE REFERENCIA DEL PROCESO CONTABLE
ELEMENTOS DEL MARCO NORMATIVO EXITENCIA EFECTIVIDAD
TIP PARCIALMENT PARCIALMENT
POLITICAS CONTABLES SI NO VALOR SI NO VALOR SEMAF. OBSERVACIONES
O E E
¿La entidad ha definido las políticas contables que debe aplicar
para el reconocimiento, medición, revelación y presentación de la entidad cuenta con el marco normativo
1 EX. X 0,3 0
los hechos económicos de acuerdo con el marco normativo que aplicable la entidad
le corresponde aplicar?
¿Se socializan las políticas con el personal involucrado en el proceso
1.1 X 0,7 0,7
contable?
las politicas contables son la base para el
1.2 ¿Las políticas establecidas son aplicadas en el desarrollo del proceso X 0,7 0,7
manejo de la contabilidad de la entidad
¿Las políticas contables responden a la naturaleza y a la actividad de
1.3 EF. X 0,7 0,7
la entidad?
las politicas contables del marco normativo se
¿Las políticas contables propenden por la representación fiel de la adoptaron con el proposito de llevar un
1.4 X 0,7 0,7
información financiera? manejo adecuado contable a las normas
vigentes
¿Se establecen instrumentos (planes, procedimientos, la entidad cuenta con procesos establecidos
manuales, reglas de negocio, guías, etc) para el
Ilustración 5 Encuesta realizada 1/1
sobre la importancia de cumplir con las
2 EX. X 0,3 0
seguimiento al cumplimiento de los planes de mejoramiento actividades plasmadas en los planes de
derivados de los hallazgos de auditoría interna o externa? mejoramientos
¿Se socializan estos instrumentos de seguimiento con los
2.1 X 0,7 0,7
responsables?
EF.
¿Se hace seguimiento o monitoreo al cumplimiento de los planes de
2.2 X 0.7 0.7
mejoramiento?
¿La entidad cuenta con una política o instrumento
(procedimiento, manual, regla de negocio, guía, instructivo, etc.)
3 EX. X 0,3 0
tendiente a facilitar el flujo de información relativo a los hechos
económicos originados en cualquier dependencia?
¿Se socializan estas herramientas con el personal involucrado en el Todo el personal conoce su manual de
3.1 X 0,7 0,7
proceso? procesos y procedimientos
¿Se tienen identificados los documentos idóneos mediante los cuales
3.2 EF. X 0,7 0,7
se informa al área contable?
¿Existen procedimientos internos documentados que faciliten la
3.3 X 0,7 0,7
aplicación de la política ?
¿Se ha implementado una política o instrumento (directriz,
procedimiento, guía o lineamiento) sobre la identificación de los
4 EX. X 0,3 0
bienes físicos en forma individualizada dentro delproceso
contable de la entidad?
¿Se ha socializado este instrumento con el personal involucrado en el
4.1 X 0,7 0,7
proceso?
EF.
4.2 ¿Se verifica la individualización de los bienes físicos? X 0,7 0,7
¿Se cuenta con una directriz, guía o procedimiento para
5 realizar las conciliaciones de las partidas más relevantes, a EX. X 0.30 0.30
fin de lograr una adecuada identificación y medición?
¿Se socializan estas directrices, guías o procedimientos con el personal
5.1 X 0,7 0,7
involucrado en el proceso?
EF.

5.2 ¿Se verifica la aplicación de estas directrices, guías o procedimientos? X 0,7 0,7

¿Se cuenta con una directriz, guía, lineamiento, procedimiento o

instrucción en que se defina la segregación de funciones
6 EX X 0,3 0
(autorizaciones, registros y manejos) dentro de los procesos
contables?
¿Se socializa esta directriz, guía, lineamiento, procedimiento o
6.1 X 0,7 0,7
instrucción con el personal involucrado en el proceso?
EF.
¿Se verifica el cumplimiento de esta directriz, guía, lineamiento,
6.2 X 0,7 0,7
procedimiento o instrucción?
¿Se cuenta con una directriz, procedimiento, guía, lineamiento o
7 instrucción para la presentación oportuna de la información EX. X 0,3 0
financiera?
¿Se socializa esta directriz, guía, lineamiento, procedimiento o
7.1 X 0,7 0,7
instrucción con el personal involucrado en el proceso?
EF.
¿Se cumple con la directriz, guía, lineamiento, procedimiento o
7.2 X 0,7 0,7
instrucción?

19
Ilustración 6 Encuesta realizada 1/2

Ilustración 7 Encuesta realizada 1/3

Ilustración 8 Encuesta realizada 1/4

20
El resultado de la valoración cuantitativa sobre los treinta y dos (32) criterios de control

para evaluar la efectividad del control interno contable para la Universidad del Quindío

corresponde una calificación de 4.70, correspondiendo a una apreciación EFICIENTE en la

Evaluación del Sistema de Control Interno Contable a 31 de diciembre.

Ilustración 9 Calificación Obtenida

21
 7.2 VALORACIÓN CUALITATIVA

Esta parte del formulario tiene el propósito de describir cualitativamente, y en forma

breve, el análisis de las principales fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas del

control interno contable que se determinaron con la valoración cuantitativa, así como las

recomendaciones realizadas por la firma contratista RELIEF AUDITORS, para efectos de

mejorar el proceso contable de la Universidad del Quindío.

La parte del formulario relacionada con la valoración cualitativa tiene la siguiente

estructura, con los siguientes resultados:

22
Ilustración 10 Matriz Dofa
 13. HALLAZGOS OBTENIDOS SEGÚN EL CRITERIO EVALUATIVO.

1.1 Al no clasificar los criterios bajo el marco normativo, se pueden aplicar técnicas

que no estén vigentes y esto conlleva a sanciones de tipo legal.

1.2 La información utilizada podría ser representada de forma errónea

2.1 La no actualización del catálogo de cuentas indica que se puede estar utilizando

cuentas que ya estén derogadas y dejando otras cuentas de uso específico por fuera,

presentando información que no está bajo los parámetros de la información financiera

utilizada para las características de la entidad.

3.1 La información de los estados financieros debe ser igual, por lo tanto, la no

verificación y comparación de la misma, puede causar un riesgo de asimetría en los

estados presentados a los Stakeholders.

4.1 La mala interpretación de la información revelada, por parte de los Stakeholder´s.

5.1 Si no se lleva un control frecuente sobre un riesgo, la probabilidad que se vuelva

recurrente es inherente.

6.1 Al no darle el tratamiento correcto a los riesgos hallados, estos se pueden convertir en

errores de materialidad dentro de la entidad.

 8.1 VALORACION DE LOS HALLAZGOS OBTENIDO

IMPACTO
INSIGNIFCANTE MENOR CRITICO MAYO R CATASTROFICO
P 1.1
CONSTANTEMENTE 4.1 1.1 6.1
6.1
R
O
B
MODERADO 1.2 5.1
A
B
I OCASIONAL
L
I
D POSIBLE 2.1
2.1 3.1
A
D IMPROBABLE
Ilustración 11 Matriz de Riesgos
 8.2PLAN DE MEJORAMIENTO PARA MITIGAR LOS HALLAZGOS.

COMITÉ DE PREVENCIÓN
PLANES DE MEJORAMIENTO
EVALUACIÓN DE CUMPLIMIENTO
Evaluación
Fecha de Documentación del Observaciones/Recomendación Oficina de
Item Riesgo Plan de Mejoramiento Responsable Fecha de inicio Efectividad del
segumiento Control Control Interno
Control
con el monitoreo regular se busca un
mejoramiento continuo de el conocimiento del
Al no clasificar los criterios bajo el marco normativo , se pueden aplicar Realizar una reclasificació n de las cuentas, y hacer un monitoreo Jefe de dependencia
1.1. 01/01/2020 Cada Trimestre Por medio de Encuesta Efectivo marco normativo aplicable a la entidad, esto
tecnicas que no esten vigentes y esto conlleva a sanciones de tipo legal. mensual para verificar que se esté n llevando de la manera correcta. Contable
permite disminuir el riesgo de clasificar los
criterios contables dispuestos en esta

Revisar la informació n que se va a revelar por dos personas La informacion siministrada luego del plan de
Jefe del Area Financiera
1.2 La informacion utilizada podria ser represenada de forma erronea diferentes antes de ser consolidada en los Efros, para que cummpla 01/01/2020 Cada Añ o Informe Parcialmente mejoramiento le da un valor agregado y genera
Revisor Fiscal
con el Marco Normativo aplicable a la entidad confianza

la no actualización del catalogo de cuentas indica que se puede estar Cada que haya una actualizació n del catá logo de cuentas ,llevar Este plan de mejoramiento integra el personal de
utilizando cuentas que ya esten derrogadas y dejando otras cuentas de personal especializado a la entidad para que realice una conferencia Firmas de asistencias a forma continua, dejando como resultado una
2.1 uso expecifico por fuera, presentando información que no esta bajo los Jefe de Á rea Financiera 01/01/2020 Cada Mes Efectivo
y actualice el personal contable. Esto puede hacerse estando má s conferencias experiencia laboral agradable segun los
parametros de la información financiera utilizada para las caracteristicas
involucrado con la pá gina de la junta central de contadores. participantes en ella
de la entidad.

siempre que los estados financieros esté n listos para presentar a los
En la implementacion del plan de mejoramiento se
La información de los estados financieros debe ser igual, por lo tanto la no usuarios de la informació n,pasar por otra á rea que no sea los que evidencian errores de forma oportuna y se
3.1 verificación y comparación de la misma , puede causar un riesgo de prepararon los estaods financieros para que comparen la Area de Tesoreria 01/01/2020 Cada Mes Valoracion de Tesoreria Efectivo
corrigen a tiempo, gracias a los segunda opinion
asimetría en los estados presentados a los Stakeholders informació n, y sea igual; así evitar presentar informació n erró nea a
de areas
los stakeholders

Explicar por medio de actividades conjuntas,(conferencias) los Efros

llevá ndolos a ser má s comprensivos para que los usuarios de la Se rescata la buena disposicion de la comunidad
informació n no hagan una mala interpretació n ,fortaleciendo uniquindiana para estar al tanto de la informacion,
La mala interpretación de la información revelada, por parte de los Firmas de asistencias a
4.1 controles que aseguren la calidad de las conciliaciones entre el á rea Jefe de Á rea Financiera 01/01/2020 Cada Añ o Parcialmente por lo tanto este plan de mejoramiento contribuye
Stakeholder´s. conferencias
contable, usuarios de la informació n y demas dependencias y asi a la relació n y buena comprension con los
verificar la consistencia de la totalidad de las cuentas e informació n interesados de la informació n.
reflejada en los Efros.

El seguimiento por medio de chequeos frecuentes

evita incurir en los mismos errores mas de una
fortalecer controles de calidad que permitan llevar acabo revisiones
vez, de este modo se puede prevenirlos y
Si no se lleva un control frecuente sobre un riesgo, la probabilidad que se permanentes de los riesgos hallados, así estos no se vuelvan
5.1 Revisor Fiscal 01/01/2020 Cada Trimestre Juicio de Valor Parcialmente mantener una linea de mejoramiento, partiendo
vuelva recurrente es inherente. repetitivos, haciendo un buen seguimiento y actualizació n del
del conocimiento del personal encargado de la
personal contable, siempre buscando los mejores.
clasificació n, ingreso y custodia de la informació n
contable.
Se evidenció que no se hace las correcciones
pertinentes para minimizar el riesgo hallado en
Actualizació n del personal contable en el enfoque de riesgo,para que
auditorias anteriores, por lo tanto se debe de
Al no darle el tratamiento correcto a los riesgos hallados, estos se pueden hagan una valoració n má s profunda sobre estos, teniendo en cuenta
6.1 Jefe de Á rea Financiera 01/01/2020 Cada Trimestre Por medio de Encuesta Efectivo socializar los hallazgos con el personal e indicarles
convertir en errores de materialidad dentro de la entidad. las consecuencias que esto puede traer a la entidad y siendo má s
el plan de acció n por medio del conocimiento de la
cuidadosos a la hora de darles solució n.
norma, esto evita la propagació n del error
reducié ndolo al minimo.

Ilustración 12 Plan de Mejoramiento

 14. RECOMENDACIONES

El marco normativo en el cual la entidad se guía para llevar su información

contable, debe ser aplicada de manera puntual para no incurrir en errores, ni

sanciones de tipo legal, por lo tanto, se recomienda a la entidad revaluar su

aplicación de dicha norma para posteriores revisiones y minimizar el riesgo de

control en la información contable presentada.

Se recomienda efectuar la publicación de la información contable de forma

trimestral conjuntamente con notas aclaratorias, a fin de que los stakeholders

pueden interpretar de manera taxativa la información y darle el uso correcto a esta.

Continuar capacitando a los integrantes del Grupo de Contabilidad.

Buscar mecanismos de capacitación y fortalecimiento del control interno contable.

 15. CONCLUSIONES

De acuerdo a los rangos de interpretación de las calificaciones o resultados

obtenidos de la evaluación del control interno contable, se evidencia que el grado de

implementación y efectividad de los controles asociados a las actividades del proceso

contable, refleja un criterio de evaluación de “adecuado” con una calificación de 4,7

sobre 5 lo cual indica que el Sistema de Control Interno Contable está siendo

efectivo.

Cordialmente.

JUAN JOSÉ DE LA PAVA

Socio
 16. ANEXOS

Documento de Excel “Encuesta de auditoria de control interno contable”

Documento de Excel “Hallazgos de obtenidos y Plan de mejoramiento”

Documento de Power Point “Matriz Dofa”

Documento PDF “Políticas Contables Uniquindio”

OFICINA DE CONTROL INTERNO
Tel: (57) 6 735 9324 Ext. 324
Carrera 15 Calle 12 Norte
Armenia, Quindío – Colombia
control@uniquindio.edu.co