MUNICIPALIDAD DE LINARES

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE EDUCACIÓN MUNICIPAL

LICEO BICENTENARIO INSTITUTO COMERCIAL
Unidad Técnico Pedagógica
Aprendiendo en Línea

Guía de Aprendizaje Formativa N°02

Especialidad: Administración

Fecha : 01 de junio de 2020

Curso : 3° C - D - E
Nombre Profesor : VERÓNICA WOLFF VÁSQUEZ

Nombre Alumno
Módulo ORGANIZACIÓN DE OFICINA
Aprendizaje Organizar el lugar de trabajo para disponer oportunamente de información y/o
Esperado: materiales para el desarrollo de las tareas , según el tipo de oficina
Objetivo Guía de
Aprendizaje : Clasificar documentos aplicando técnica de archivo.

INSTRUCCIONES:

• Esta guía forma parte de las actividades en clases por lo que deben quedar registradas en su cuaderno del módulo
o en una carpeta que usted designe.

• De acuerdo a la guía N° 1, donde aprendimos a crear nuestra oficina ideal:

Mobiliario: escritorio, sillas, mobiliario para guardar documentos, buena iluminación y ventilación

Artículos de oficina: Computador, Internet, impresor, fotocopiadora, entre otros

Materiales de oficina: carpetas, archivadores, clips, corchetera, perforadora y en general todo lo que te resulte
necesario para trabajar en una oficina.

• En la guía N 2 conoceremos como organizar la documentación de una oficina

Estudiantes, estamos trabajando de una manera distinta debido a las circunstancias actuales, sin embargo,
podemos usar una situación nueva a nuestro favor y transformarla en algo positivo.

CONCEPTOS

- Técnicas de Archivo: Es el proceso de ordenar, clasificar y conservar adecuadamente los documentos en un lugar
determinado a fin de localizarlos fácil y rápidamente y protegerlos de pérdidas y deterioros.
Los documentos son localizados en un mismo orden debidamente clasificado. Esto permite facilitar la ubicación de
toda la correspondencia y otros documentos relacionados con el individuo y la empresa.

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Es un sistema que nos va a permitir clasificar y buscar rápidamente los documentos.

✓ SISTEMA ALFABÉTICO: viene a ser la asociación de las letras desde la “A” hasta la “Z”.
Ejemplo: AXSA, FAMESA, ZIMCA

✓ SISTEMA NUMÉRICO: Viene a hacer la asociación de números se ubica por los primeros.
Ejemplos: Factura Nº 159 Guía Despacho Nº30, Factura Nº 160 Guía Despacho Nº31

✓ SISTEMA GEOGRÁFICO: Se utiliza temporalmente y después de algunas semanas o hasta un año de la fecha
en que fueron recibidos o emitidos, se pueden destruir.
Ejemplo: Lampa / Juan Muñoz Pérez

✓ POR TIPO DE DOCUMENTOS: Documentación Recibida y Despachada:

Cartas Certificados, Citaciones, Memorándum, Solicitudes

- Concepto de archivo: lugar donde se guardan de forma ordenada documentos. Dentro de una empresa podemos decir
que archivar es resguardar de manera cuidadosa documentación útil, con el fin de permitir una fácil y rápida localización.
La ley obliga a conservar la Documentación en períodos establecidos.

- Protección de documentación: Un modelo ampliamente utilizado para la organización de archivos, tiene su

fundamento en la teoría archivística de las tres edades de los documentos de archivo, la de los documentos activos,
semiactivos e inactivos, que da lugar a la noción de ciclo de vida de los documentos. Según esta teoría, los documentos
pasan por tres etapas desde su creación:
• Primera edad: En la que los documentos circulan y se tramitan. Su uso es frecuente, y reunidos y
organizados forman el archivo de oficina.

• Segunda edad: Los documentos carecen de valor administrativo, pero su conservación es necesaria ya
que tienen un valor (para la institución) y son consultados con mucha frecuencia por la administración o
los ciudadanos. Forman el archivo Intermedio.

• Tercera edad: Los documentos tienen un valor histórico y su consulta se lleva a cabo por los
investigadores preferentemente. Estos documentos forman el “archivo histórico.”

- Sistema de archivos análogos y digitales:

Análogos: Recurso que contiene básicamente información de texto, en el caso del impreso, o de imagen y sonido en
el caso de las películas, fotografías, discos y otros. Algunos requieren un aparato de lectura, mientras que el papel
puede ser visualizado directamente.

Digitales: es también denominado Fichero, es una unidad de datos o información almacenada en algún medio que
puede ser utilizada por aplicaciones de la computadora. El archivo digital permite almacenar por medios electrónicos
todos los documentos utilizados en las actuaciones administrativas.

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- Destrucción de documentación: es un trabajo minucioso y tiene un procedimiento que se debe cumplir

escrupulosamente; solo así se garantiza que la información contenida desaparezca de forma total y sin futuros
problemas para el cliente.

- Gestión documental: Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta
administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar
respuesta o solución a los asuntos iniciados

Material de apoyo

https://www.youtube.com/watch?v=Bn8PS3Udcds Trucos para ordenar tu oficina y ser más eficaz y feliz

https://www.youtube.com/watch?v=-rnMDcU0tUM Archivar documentos de oficina

Actividades a desarrollar

ÍTEM I
Reflexione y responda

En el departamento comercial de la empresa Sociedad Comercial Alfa Ltda., de giro venta y distribución de alimentos, se
escucha una persona diciendo:
¡En esta oficina nunca se encuentran los documentos cuando se necesitan, con este desorden es imposible localizar nada,
en este escritorio ya no cabe ni un papel más!
A simple vista, como se refleja en la imagen, se puede apreciar que en esta empresa no existe un procedimiento ordenado
del archivo de los documentos.
En esta compañía no se han preocupado de implementar un sistema que permita resguardar la documentación. Es por
ello, que el jefe administrativo ha informado que es necesario mejorar estas falencias a fin de perfeccionar la gestión de
acuerdo a procedimientos legales y estandarizados, evitando la pérdida de valiosa información de registros, expedientes
y documentación de la empresa.
Lo anterior, además, a fin de evitar pérdida de tiempo en la búsqueda de documentos, impedir la duplicidad de éstos y
frenar el alto consumo de papel innecesario.

1.-A partir del texto leído concluya 4 característica de lo que como NO debe ser una oficina y 4 características de como SI
debe ser una oficina ideal
Como NO debe estar una oficina Como SI debe estar una oficina ideal
1 1
2 2
3 3
4 4

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2.- ¿Cuál es la actitud que debe tener una oficinista en el contexto del contenido de la guía y tratado en clase?

ÍTEM II
De acuerdo a las técnicas de archivos (alfabéticamente) ordene los siguientes datos según lo solicitado en la tabla, para
su posterior archivo

N° NOMBRE RUT FONO COMUNA

01 PEREZ CARRASCO, JOSÉ ANDRES 20.000.001-3 911123432 CAUQUENES
02 CISTERNAS LAGOS. MARÍA JOSÉ 21.555.654-9 909897689 PARRAL
03 ALAMOS SOTO, FRANSISCA PAZ 20.987.789-0 956554543 LINARES
04 RAMÍREZ ORTEGA, JUAN JOSÉ 21.423947-K 999911344 LINARES
05 YÁÑEZ MUÑOZ, LUIS NICOLAS 20.555.000-2 900774456 SAN JAVIER
06 GONZÁLEZ GATICA. MARIO ANDRÉS 20.999.876-0 988667755 VILLA ALEGRE
07 GONZÁLEZ BARROS, MARIÁ ROSA 22.222.567-8 941417654 COLBÚN
08 ILSA VERGARA, TOMÁS ROBERTO 20.111.987-1 912345678 RETIRO
09 SANHUEZA URRUTIA, ALEXIS ANTONIO 22.898.898-K 987654321 LONGAVI
10 MUÑOZ TORRES, SORAYA ANGÉLICA 21.222.333-9 954334555 TALCA

N° NOMBRE RUT FONO COMUNA

Responder:

¿Qué sabía del tema tratado en la guía?

¿Qué fue lo nuevo que aprendí?

¿Qué aprendí hoy?

El desarrollo de esta guía de trabajo es parte de un portafolio (en su cuaderno del módulo) al que iremos dando forma a
través de la aplicación de los conocimientos adquiridos durante el tiempo que duren nuestras clases a distancia. Ítem I
valor de 10 puntos y la tabla 20 puntos. Está guía tendrá un valor total de puntos.

• Debe ser enviado al correo de la profesora la semana posterior al recibo de la guía al correo
profesoraveronica17@gmail.com
• Horario de atención a dudas y consultas : lunes a jueves de 15:00 a 17:00 horas al correo
profesoraveronica17@gmail.com

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• Si no tiene su cuaderno del Módulo, realice su guía en otro cuaderno.

¿Sabías qué?
El estrés, la mala orientación, la falta de tiempo y tu baja productividad
pueden estar relacionados con el cómo organizas tu lugar de trabajo.
Tu entorno es un claro reflejo de tu persona y si tu lugar de trabajo está hecho un desorden,
puede ser que tus pensamientos y rutinas estén igual.

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