5 modos de tener

empleados motivados
y productivos
Ofrecer la tecnología correcta para que los empleados puedan
trabajar donde, cuando y como quieran para ayudar a que tu
empresa crezca
Introducción Tu empresa nunca tendrá una ventaja
competitiva mejor que tus empleados.
¿Estás haciendo las elecciones correctas para
aprovechar al máximo ese valor, o incluso
conservarlo?
Solo el 13% de los trabajadores globales
están altamente motivados y satisfechos con
su lugar de trabajo. De aquellos altamente
motivados, el 88% tiene un mayor grado
de control sobre el lugar y el momento en
los que trabaja (pueden encontrar espacios
privados para trabajar cuando necesitan
concentrarse, trabajar cómodamente con
equipos y hacer sus propias elecciones sobre
la forma en que quieren trabajar).1
Una forma importante de ayudar a tus
propios empleados a mantenerse motivados,
satisfechos y productivos para trabajar
mejor es a través de la tecnología correcta.
Tus empleados están acostumbrados a una
tecnología para consumidores que funciona
sin contratiempos. Si tienen un problema, se
limitan a descargar otra aplicación. Pero, en el
trabajo, tus empleados necesitan comunicarse
y colaborar fácil y fluidamente, todos con el
mismo conjunto de herramientas, ya sea que
se encuentren en la oficina o trabajen de forma
remota, y necesitan dispositivos que estén
diseñados para maximizar los beneficios de sus
conjuntos de herramientas de tecnología. De
lo contrario, pueden enfrentarse a archivos sin
sincronización o inaccesibles, datos en espacios
aislados o aplicaciones que no funcionan tan
bien en dispositivos móviles. Los infortunios
tecnológicos como estos no solo frustran a los
empleados, sino que dificultan su capacidad
de colaborar, compartir opiniones e ideas
y desarrollar trabajos de alta calidad.
De acuerdo con una investigación
reciente, cuando se les preguntó sobre el
impacto específico de 16 herramientas de
colaboración comunes, la mayoría de los
trabajadores encuestados citó solo dos
(el correo y la mensajería instantánea) que los
ayudan a ser más efectivos en sus trabajos.2
Esto puede ser el motivo por el que muchos
empleadores toman la tecnología en sus
propias manos: al menos 1 de cada 4 emplea
2
sus propias aplicaciones móviles y basadas
en la nube. Pero cuando tus empleados usan
herramientas no aprobadas, es prácticamente
imposible salvaguardar los datos de tu empresa.
En este e-book, miraremos más de cerca
cómo abordar problemas a los que tus
empleados pueden estar enfrentándose con
la tecnología diaria y cómo equiparlos para
hacer su mejor trabajo mientras tus datos
e información permanecen seguros.

1. Steelcase, La implicación y el lugar de trabajo global, 2016.

2. Forrester Research, La forma en que trabajamos: Los empleados móviles y colaborativos necesitan un conjunto de herramientas accesible y flexible, enero de 2017.
 1

Elige herramientas que

agrupen a los empleados,
no importa donde trabajen.

La mayoría de los empleados comprende la

importancia de trabajar juntos: de acuerdo con
Forrester Research, el 56% cree que una mejora
en la colaboración beneficia a sus clientes. Los
empleados son también muy conscientes de las 3
herramientas que usan para colaborar: el 85% de
los trabajadores afirman que tener la tecnología
correcta puede generar o destruir su capacidad
de colaborar efectivamente.3

3. Forrester Research, La forma en que trabajamos: Los empleados

móviles y colaborativos necesitan un conjunto de herramientas
accesible y flexible, enero de 2017.
Plan de acción

Evalúa tu tecnología actual.

¿En qué medida tus herramientas y dispositivos
tecnológicos ayudan a tus empleados a crear,
conectarse y colaborar con personas dentro
y fuera de tu compañía? ¿Pueden compartir
documentos y colaborar en cualquier dispositivo
sin problemas de control de versiones? ¿Es fácil
y rápido organizar reuniones en línea? 4

Obtén observaciones sobre tus necesidades de

colaboración.
Pídeles a tus empleados que debatan cómo
trabajan juntos y qué herramientas les gusta usar
(se las hayan proporcionado ustedes o no). Tu
objetivo tiene que ser descubrir características
que consideran importantes, pero que tu
empresa no brinda.
 2

Tómate el equilibrio
entre el trabajo y la vida
personal en serio, y toma
medidas para respaldar tu
compromiso.

Vivir una vida equilibrada es muy importante

para los empleados de hoy. El equilibrio 5
entre el trabajo y la vida personal solo está
por debajo de la compensación cuando las
personas deciden buscar un nuevo empleo.4
Una clave para abordar problemas de
equilibrio entre el trabajo y la vida personal
es darles a tus trabajadores el control sobre
sus programaciones y tareas, permitiéndoles
trabajar mientras viajan y de forma remota con
los dispositivos que prefieren.

4. Society for Human Resource Management, La implicación y la

satisfacción laboral de los empleados: Las puertas a la oportunidad
están abiertas, 2017.
Plan de acción

Establece directivas claras, consistentes y justas.

Depende de ti cómo establecer directivas para
flexibilidad horaria, trabajo remoto y otras opciones
de programación. Lo que más importa a los
empleados es conocer las reglas y ver que se aplican
equitativamente.

Proporciona un conjunto de herramientas de

trabajo remoto.
Determina los tipos de tecnología que necesitarás
para que el trabajo remoto sea tan efectivo como
trabajar en la oficina. Esto puede incluir fácil acceso
a los documentos y almacenamiento de datos;
herramientas de colaboración como calendarios
compartidos y sitios de grupo; y una variedad
de herramientas de comunicación, como correo,
Intranet, videoconferencia y mensajería instantánea.
Además, considera dispositivos que puedas
suministrar que permitan movilidad sin comprometer
la seguridad y funcionen perfectamente con las
otras aplicaciones relacionadas con el trabajo
y herramientas que seleccionas.
 3

Elige soluciones que

promuevan la simpleza y la
facilidad de uso.

Al seleccionar las herramientas de colaboración

y trabajo remoto de los empleados, tienes una
opción: confiar en un grupo de aplicaciones de
propósito único o buscar un conjunto integrado
de soluciones de un proveedor. 7
En muchos casos, la respuesta se reduce a un
punto clave: elegir múltiples aplicaciones de
varios proveedores diferentes hace poco para
resolver las quejas comunes de los empleados
sobre cómo coordinar programaciones,
encontrar a las personas o recursos para hacer
un trabajo, trabajar desde la misma versión de un
documento o simplemente disfrutar de la misma
experiencia perfecta en todos los dispositivos.
En este nivel básico, permitirles a los empleados
hacer su mejor trabajo, una solución integrada
casi siempre ofrece el mejor valor a largo plazo.
Plan de acción

Toma un enfoque metódico para elegir tus

herramientas.
Después de recibir los comentarios de tus
empleados sobre la tecnología actual de tu
empresa, haz una lista de las funciones que
necesitas, más que de aplicaciones específicas.

Busca soluciones integradas basadas en la nube

y considera sus beneficios.
Investiga soluciones que ofrecen estas funciones,
con datos compartidos y recursos, para que los
empleados puedan disfrutar de una experiencia
perfecta sin tener que iniciar y cerrar sesión en
múltiples aplicaciones ni perseguir información
en sistemas desconectados.
 4
Céntrate en la calidad del
trabajo, donde sea que
trabajen los empleados.

Las modernas herramientas de productividad

basadas en la nube condujeron a un cambio radical
en el pensamiento sobre dónde y cómo trabajan
las personas. Eso no nos sorprende, dado que el
88% de los empleados trabaja desde dos o más
ubicaciones durante una semana típica, y el 21%
9
trabaja desde tres o más ubicaciones.5

Aun así, es importante evaluar el desempeño de

la tecnología de tu empresa cuando, literalmente,
se desplaza. ¿Pueden tus empleados pasar de una
portátil a una tableta o a un smartphone mientras
trabajan en un mismo documento, con la confianza
de estar viendo la última versión de su trabajo?
¿Pueden estar seguros de que todos los integrantes
de su equipo de trabajo recibirán un documento
crítico antes de una fecha límite clave? ¿Pueden
trabajar sin conexión con la certeza de que sus
correos, calendarios y documentos se sincronizarán
adecuadamente cuando vuelvan a conectarse?
¿Tienen acceso a dispositivos que están bien
diseñados para las herramientas de productividad
en tu lista reducida?

5. Forrester Research, La forma en que trabajamos: Los empleados

móviles y colaborativos necesitan un conjunto de herramientas
accesible y flexible, enero de 2017.
Plan de acción

Prioriza la movilidad.
Evalúa todas las aplicaciones empresariales en
términos simples: ¿su experiencia móvil coincide
con las funciones de escritorio? ¿Esa experiencia
se extiende a todos los dispositivos móviles
importantes para ti y para tus empleados?
Entonces, busca dispositivos móviles que
maximicen las funciones de esas aplicaciones 10
empresariales.

Trabajar sin conexión es tan importante como

trabajar online.
Una aplicación necesita tener las mismas
funciones sin conexión y online: ¿los empleados
pueden seguir viendo correos, contactos
y calendarios?, ¿Pueden obtener acceso a
documentos y editarlos? Cuando un dispositivo
vuelve a estar online, ¿todo vuelve a sincronizarse
y actualizarse perfectamente?
 5

Genera confianza con

seguridad permanente.

Las infracciones de datos y otros incidentes de

seguridad pueden afectar a la motivación y el
desempeño de los empleados, restándole tiempo
a tareas productivas y socavando la confianza
del empleado en tu empresa si pierde datos o
archivos importantes. Eso es particularmente
cierto ante la pérdida o robo de dispositivos 11
móviles, problema común que puede ser un
inconveniente momentáneo o un contratiempo
importante, según la ubicación del dispositivo
móvil de tu empresa y las opciones de borrado
remoto de datos.
Plan de acción

Realiza una auditoría de seguridad comercial de

seguridad de datos.
Esta se puede completar con unas pocas preguntas
de sentido común: ¿dónde se almacenan los datos
de tu empresa y cómo se hacen copias de seguridad
de los datos? En la actualidad, ¿cómo comparten
archivos y datos los empleados? ¿Cómo puede
tu empresa controlar el acceso a información
confidencial? ¿Y cómo hace copias de seguridad o
12
asegura de otra forma los datos en los dispositivos
móviles de los empleados?

Analiza por separado la administración de

dispositivos.
Considera cuántos empleados tienen dispositivos
con datos empresariales; cómo se actualizan
esos dispositivos para combatir amenazas de
seguridad; y si existen consideraciones especiales
(como problemas de cumplimiento normativo)
que se apliquen a tu negocio. A medida que
compras nuevos dispositivos para tus empleados,
busca aquellos diseñados con la mejor seguridad
y que funcionen bien con las herramientas de
productividad que seleccionaste.
¿Por qué es Administración más
importante la sencilla.
integración?
A medida que tu empresa crece y agrega
más aplicaciones, esto puede originar
más problemas potenciales. Las tareas de
administración rutinarias (como instalar
revisiones de seguridad y actualizaciones,
vincular a orígenes de datos y responder a las
preguntas de los usuarios) pueden consumir
rápidamente tiempo y recursos.
Precios flexibles y
escalables.
Con una solución integrada en la nube, tienes
un costo único por usuario al mes. Y ese
costo puede fácilmente subir o bajar según
las necesidades de tu personal. Ya no tendrás
que preocuparte por invertir en tecnología en
las instalaciones que es necesario mantener,
ni hacer malabares con facturas mensuales
para múltiples herramientas.
Seguridad integral.
Con solo una compañía que proporcione tus
aplicaciones de productividad, tendrás solo
un panel de administración para manejar 13
la seguridad. Con una solución basada en
la nube, las actualizaciones de seguridad
pueden implementarse inmediatamente
sin que tengas que preocuparte por probar
revisiones y versiones nuevas de software.
Conclusión: Conducir una pequeña o mediana empresa exitosa es
una tarea difícil. Por eso es tan importante descubrir

¿Estás preparando formas de simplificar tus actividades y respaldar a

los empleados a través de la tecnología, mediante la

tu empresa y a tus liberación de tiempo y presupuesto para apoyar el

crecimiento y las oportunidades.

empleados para el Elegir la tecnología correcta no resuelve un solo

éxito?
problema: resuelve una variedad de desafíos
relacionados con la colaboración efectiva, mientras
apoya una plantilla móvil y protege tus datos
comerciales. Mejor aún, resolver estos problemas 14 14
puede tener un impacto directo al hacer que tus
empleados se sientan facultados y alentados para
hacer su mejor trabajo.

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