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djMmARhjLYf1rwJC - XbMOtVqKGxZq328s Lectura 20 Fundamental 201 PDF
djMmARhjLYf1rwJC - XbMOtVqKGxZq328s Lectura 20 Fundamental 201 PDF
Lectura fundamental
Contenido
Palabras clave: sistemas de Información, tecnologías de la información, toma de decisiones, niveles organizacionales,
áreas funcionales.
Introducción
En la modernidad, la evolución tecnológica y social ha cambiado la manera de administrar y gestionar
el flujo de la información entre personas, sociedades, empresas y en general de todo sistema que
requiera la intervención de entidades y recursos.
Esta evolución tecnológica, ha generado la circulación masiva de datos e información que las
organizaciones utilizan diariamente para la toma efectiva de decisiones y que en caso de una adecuada
administración y gestión permiten potencializar y transformar las empresas para competir en un
panorama globalizado.
En esta Lectura fundamental se abordarán los conceptos asociados a los sistemas y tecnologías
de información, el surgimiento y la evolución de los mismos y la clasificación que hoy en día tienen
dependiendo de su jerarquía y funcionalidad dentro de la compañía.
• Datos: hace referencia a todos aquellos símbolos (datos crudos o datos en bruto), que presentan
una estructura lógica para la representación de algún valor, suceso o atributo (Lapiedra,
2011). En la compañía se obtienen por medio de las operaciones y actividades propias de la
organización, tal como facturas, ventas, producción, nómina, entre otros.
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• Tecnologías de la información: se refiere a la tecnología que permite la administración, control,
arquitectura y soporte de la información en una organización; estas herramientas apoyan y
facilitan la comunicación entre las partes involucradas al sistema y permiten la coordinación
interna y externa de los procesos y partes organizacionales, permitiendo tomar decisiones
acertadas con base a una información agrupada (Arjonilla, 2013). Si bien es la herramienta
que administra la información, el éxito del uso de estas herramientas depende de la manera en
la que se usa e implementan estas tecnologías de la información. Frecuentemente el mal uso
de las mismas, resulta en pérdidas económicas y reprocesos administrativos. Para la exitosa
implementación y desarrollo de estas herramientas se debe aprender a gestionar e integrar a los
procesos y actividades de la compañía.
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• Subsistema de comunicaciones: se refiere a la infraestructura y el método de comunicación en
el interior del software, mediante este subsistema se integran los datos mediante el lenguaje que
el programa determine al realizar el tratamiento de los datos.
• Subsistema humano: refiere al conjunto de personas que tienen una participación activa en
el interior del sistema de información, incluye personal interno y externo de la organización y
tiene en cuenta desde el personal técnico y de mantenimiento de los subsistemas mencionados
anteriormente, operarios, coordinadores, directivos, entre otros, que intervienen en la
transformación de la información.
Es común que en las compañías se maneje más de un sistema de información, en especial con diferentes
subsistemas lógicos, lo que genera problemas de procesamiento de datos, duplicidad de la información,
reprocesos innecesarios, inconsistencias y desviaciones de la información. En caso de tener más de un
sistema de información se debe trabajar por estructurar canales de reducción de procesos y en especial
subsistemas de comunicaciones y humanos que logren compatibilidad en su tratamiento.
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2.1. Era primitiva
Durante muchos años la sociedad y las organizaciones contaron con estructuras de información
primitivas, principalmente debido a la producción artesanal, estancamiento demográfico, débil
crecimiento poblacional y maquinaria rudimentaria para la satisfacción de las necesidades. Si bien,
hubo un desarrollo y crecimiento en la población, solo hacia comienzos del siglo XVIII se transforman
las estructuras organizacionales con el desarrollo de la revolución industrial.
La invención de la maquina a vapor desarrollada por James Watt en la revolución industrial temprana,
acontece el desarrollo manufacturero y la producción y distribución masiva de productos, en
conjunto con el desarrollo de medios de transporte para carga pesada tal como barcos y camiones, la
estructura de las organizaciones toma características complejas y dinámicas que dan paso a sistemas
de información más robustos y que relacionan factores tal como la cantidad de materia prima para la
producción, la cantidad de recurso humano necesario para satisfacer la demanda, la administración de
inventarios de insumos y producto terminado, distribución de la producción hacia el consumidor, así
como información técnica relacionada al uso de maquinaria, reparación y mantenimiento de la misma.
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2.3. Modernidad
A partir del siglo XX comienza una era de estudios en términos de administración e ingeniería que
revolucionan la manera en la que el recurso humano realiza sus actividades y en términos de la
configuración de sistemas de producción que aumenten la productividad lo que traduce a sistemas
información más complejos de gestionar y controlar. Algunos de los desarrollos de esta época se
muestran en Tabla 1.
Si bien, la computadora se crea en el año 1944, estas no fueron comerciales para esta instancia,
así mismo su uso a nivel empresarial se veía limitado y no contemplaba aun una funcionalidad para
administración y control de la información en las organizaciones.
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2.4. Segunda mitad siglo XX
Quizá uno de los sucesos más importantes para el desarrollo de los sistemas de información
surge con el desarrollo del concepto de planeación estratégica, el cual integra la declaración de la
estrategia corporativa de la compañía, apoyada por misión, visión y objetivos, factores que serán
la denominación y foco de la compañía para sobrevivir en el mercado y su competencia.
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Otros de los eventos que desarrollaron y evolucionaron los sistemas de información para la
competitividad y productividad en las organizaciones son:
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Avances como le telefonía móvil, el internet banda ancha, la creación de las redes sociales, el servicio
Bluetooth, Wi-Fi y los pagos electrónicos, hacen parte del sin fin de elementos que permiten el
intercambio y gestión de la información, de estos descubrimientos nace el desarrollo de plataformas
de administración de la información especializados en las organizaciones, los cuales se verán en las
lecturas a lo largo del módulo.
Nivel estratégico
Nivel táctico
Nivel operativo
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3.1.1. Sistemas de información a nivel operacional
El nivel operativo se caracteriza por ser repetitivo y rutinario, su desarrollo permite el adecuado
funcionamiento del sistema productivo y transaccional de la organización, suele ser trabajado en
tiempos cortos, así mismo implican bajos niveles de riesgo y bajo nivel de complejidad, si bien no tiene
mayor nivel de dificultad, es fundamental para el funcionamiento de los procesos organizacionales,
maneja masividad en la información y es funcional para estrategias de mejoramiento productivo.
Los sistemas de información operativo son también conocidos como TPS (Transaction Processing
System), el cual realiza el tratamiento al flujo de la información para diversas actividades elementales
de la organización tal como ventas, facturas, depósitos de efectivo, despachos, ordenes de compras,
flujo de materiales, entre otras, (Arjonilla, 2013) que sirven de apoyo a la gerencia operacional.
Los sistemas de información operativos permiten tomar decisiones estructuradas con datos de entrada
claros, así mismo cuentan con procesos de validación de la información que permiten dar continua
revisión y control de los datos e información, permite procesar los datos por medio de reglas de decisión
y generan reportes e información de salida que permite tomar decisiones (Arjonilla, 2013).
El resultado final de los sistemas de información operativo son informes periódicos de monitoreo y
control, también tienen capacidad de generar informes extraordinarios frente a cambios o solicitudes
directivas (Cobarsi-Morales, 2011).
Los sistemas de operación a nivel táctico permiten a la gerencia analizar, controlar y medir como es
el rendimiento de los departamentos o áreas funcionales de la compañía (Arjonilla, 2013), con ello
tomar decisiones para posibles cambios y control del proceso, tomando decisiones de control a nivel
operativo y de planificación.
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Este sistema requiere de información semiestructurada, la cual busca ajustarse con información
relacionada a los objetivos, estrategias funcionales, presupuestos, entre otros. La transformación y
procesamiento de dicha información permite reconocer el asertividad con respecto a lo planeado,
las causas de error y permite decidir las acciones para la corrección del mismo.
Son conocidos también como DSS (Decision Support System), y permiten generar escenarios,
se valen de la información que proviene en gran medida de los sistemas de información a nivel
operacional, de la información estratégica de la organización y de las externalidades de la empresa,
tal como las variaciones de la demanda, la moneda, cambios políticos y sociales, entre otros
(Cobarsi-Morales, 2011).
Por medio de estos sistemas se logra obtener modelos predictivos para la toma de decisiones,
identificando cambios a realizar con base en escenarios. Su nivel analítico es mayor al del operativo
y se basan en la condensación masiva de información.
Son también conocidos como ESS – Executive Support Systems y pretenden conformar las
estrategias que a largo plazo permitirán cumplir los objetivos organizacionales. Se basan en el
uso de indicadores que permiten guiar a la compañía a la realización del plan estratégico. Su
información proviene de toda la información operativa y táctica de la compañía, de fuentes
externas y de la información genérica de la organización.
Las decisiones son tomadas por la alta gerencia y por el juicio y evaluación de expertos quienes
utilizan la herramienta para el control de la operatividad, así mismo para identificar las diversas
oportunidades y problemas que se pueden encontrar en la organización y los cambios que puedan
ocurrir en el medio ambiente del negocio, con la finalidad de alinear el accionar y desarrollo de la
empresa con la estrategia.
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Se observa que la alta gerencia tiene renuencia al uso de sistemas de información para la toma de
decisiones, esto debido su perfil dedicado hacia la comunicación verbal y toma de decisiones a nivel
experiencial, sin embargo, el desarrollo de las tecnologías de la información y de las plataformas
desarrolladas han generado ciertas características para un sistema de información de nivel
estratégico tales como:
• Orientación a los factores críticos de éxito, debe brindar la información de las variables más
importantes de la compañía y dar razón clara de los posibles cambios que se generen en las
mismas.
• Facilidad de uso, plataformas intuitivas, con una línea de aprendizaje corta (Rafael Lapiedra
Alcamí, 2011).
Algunas de las decisiones que implican los sistemas de información a nivel estratégico son:
• ¿Cuál debe ser el perfil del personal que debe ingresar a la compañía?
Los sistemas de información también se encuentran en función de dar soporte y estructura a las
áreas funcionales o de negocio de la organización y enlazarse a los sistemas de información según la
jerarquía de decisión (operativo – táctico – estratégico).
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3.2.1. Sistemas de ventas y mercadeo
Son los sistemas de información con mayor nivel de recopilación de información del entorno; busca
identificar los clientes y su segmentación, con el objeto de planificar y desarrollar productos o
servicios que cumplan las necesidades y generen un valor agregado en el cliente. Estos sistemas de
información se diferencian de las investigaciones de mercado tradicionales al poseer información
en tiempo real y continuo, se basan en los resultados de obtención de datos cuantitativos y
cualitativos resultado de la obtención de datos de opiniones del consumidor y nivel de satisfacción
(Lapiedra, 2011).
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Información de salida: Los resultados obtenidos en los sistemas de información de mercadeo y ventas
se basan en informes, modelos simulados y escenarios adaptados a los requerimientos de la organiza-
ción. Algunos de estos resultados son:
Es uno de los sistemas de información fundamentales en las organizaciones, se relacionan al flujo del
producto a lo largo de la cadena de suministro en funciones de planificación, desarrollo y operación
del producto, así como del mantenimiento y distribución de la planta de producción.
Su objetivo primordial es brindar eficiencia del proceso, productividad (minimizar el uso de insumos,
reducción del tiempo de procesamiento, control de calidad, reducción de costos), administración
del inventario (materias primas, producto semi-elaborado y producto final), programación de la
producción y de los equipos de trabajo, planeación de órdenes de pedido, asignación de recursos al
proceso, entre otros.
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Por otro lado, los insumos de entrada y de salida se detallan a continuación:
Por otro lado, tiene en cuenta externalidades financieras tal como tasas de interés, tasas de cambio
y estado de la política monetaria y tributaria del lugar en donde se encuentre ubicada la organización.
En el aspecto contable se encarga de administrar y controlar la información monetaria tal como
estados financieros, balances, facturas, entre otros; su objetivo es dar reporte y análisis del estado
financiero de la organización a nivel interno y externo.
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3.2.4. Sistemas de recursos humanos
Este sistema se encarga de buscar empleados que encajen en los perfiles laborales solicitados por la
compañía, así mismo de mantener y desarrollar los recursos humanos de la organización.
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Referencias
Arjonilla, D. S. (2013). La gestión de los sistemas de información en la empresa: teoría y casos prácticos.
Difusora Larousse - Ediciones Pirámide. Recuperado de https://ebookcentral-proquest-com.
loginbiblio.poligran.edu.co/lib/bibliopoligransp/detail.action?docID=3428738.
Gabriel Baca Urbina. (2015). Proyectos de sistemas de Información. México D.F., México: Grupo
Editorial Patria.
Rafael Lapiedra Alcamí, ,C. (2011). Introducción a la gestión de sistemas de información en la empresa.
Castellón de la Plana, España: Universitat Jaume I. Servei de Comunicació i Publicacions.
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INFORMACIÓN TÉCNICA
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