Informe Final

Diseño de un Manual de procedimientos Contables para la Empresa Import Medical

Supplies S.A.S.

María Lopez

Facultad de Ciencias Administrativas Económicas y Financieras.

Especialización en Alta Gerencia

Universidad del Área Andina

Bogotá

2020

Introducción
 https://drive.google.com/open?id=10yb04qcC0VuATdap4V2eS0wHrxiO3IF2

En el escenario actual, los procesos contables están siendo afectados de forma significativa

por las reformas que se vienen presentando en materia tributaria, comercial y laboral, lo que

obliga a los empresarios a revisar constantemente sus sistemas de información dentro de las

organizaciones.

La estructura de los sistemas de información, puede definirse como un conjunto de datos

registrados, almacenados y procesados lógica y aritméticamente, con el objeto de

proporcionar información veraz y oportuna, importante para la toma de decisiones. Debe

tener acceso para su consulta de acuerdo a los perfiles de los usuarios finales, tales como

público en general, entidades reguladoras del estado, proveedores y clientes internos y

externos, propietarios, etc.

Para el desarrollo del siguiente trabajo de Diseño e Implementación de los Procedimientos

Contables en la empresa Import Medical Supplies S.A.S., ubicada en la ciudad de Montería,

Córdoba, se plantea como objetivo general:

“Elaborar un Manual de Procedimientos Contables que sirva a la empresa Import Medical

Supplies S.A.S., para la acertada y oportuna toma de decisiones.”,

En este orden de ideas, el proyecto se realiza por la importancia que este reviste para los

propietarios de la empresa objeto de estudio.

Así mismo la indagación se justifica desde el punto de vista económico porque brinda a

dicha empresa la facilidad de mantenerse en el mercado, al contar con procesos

documentados del área contable que le proporcionan agilidad en la obtención de

información financiera, lo que finalmente redunda en la generación de empleos directos e

indirectos en la región.
Finalmente se hacen recomendaciones sobre como: Implementar y poner en marcha el

manual de procedimientos contables propuesto para logar la mejora continua de la

organización; presentar información útil para los inversionistas, acreedores, empleados y

propietarios, el cual debe ser socializado en todas las áreas afines y utilizado para brindar

información oportuna, veraz y fidedigna.

 Informe

Import Medical Supplies S.A.S., se crea en el año 2015 por la necesidad de complementar

en el departamento de Córdoba, la demanda insatisfecha de dispositivos médicos

importados, que hasta el momento venían siendo distribuidos por proveedores ubicados

físicamente en ciudades de otros departamentos.

El año 2015 termina siendo un año modestamente exitoso, pero con altas expectativas de

crear o ampliar cupos de crédito a clientes nuevos y antiguos respectivamente.

Adicionalmente, a través de un arduo trabajo de marketing se presenta la posibilidad de

ofrecer equipos biomédicos para comercialización y mantenimiento respectivo

Para garantizar el manejo administrativo, financiero y comercial de la organización, se

cuenta con el apoyo estratégico de un talento humano cuidadosamente seleccionado, del

cual hacen parte profesionales en Ingeniería Biomédica, Administración Financiera y de

Mercadeo, Investigación de Proyectos, Contabilidad, entre otras especialidades; planta de

personal que se destaca por su espíritu de servicio, trabajo en equipo, honestidad,

puntualidad, carisma y alta experiencia y conocimientos relacionados con el Sistema de

Garantía de la Calidad de los Servicios de Salud en Colombia.

La empresa Import Medical Supplies S.A.S., se crea bajo el NIT 900.848.658-0 en mayo de

2015 a través de Acta de Constitución registrada en la Cámara de Comercio de Montería,

con el objeto de Comercializar Equipos y Dispositivos Biomédicos Importados y ofrecer

Servicios de Ingeniería Biomédica. Sus clientes son por naturaleza del objeto social, las

Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud.

Actualmente en Import Medical Supplies S.A.S., no existe un manual de procesos, es por

esta razón que es necesario realizar una propuesta que será consignada en un documento, el

cual será verificado por la gerencia.

Se pretende mejorar aspectos como:

 La comunicación y coordinación entre las diferentes áreas de la empresa.

 Facilitar labores de auditoría y control interno y su evaluación.

 Los empleados asuman responsabilidades de sus acciones y decisiones.

 Generar información oportuna, confiable y eficaz para la presentación de informes

financieros y tributarios, para la toma de decisiones.

Es importante resaltar, que para la construcción de un Manual de Normas y Procedimientos

Contables para Import Medical Supplies S.A.S., es necesario revisar y analizar los

procedimientos y procesos ligados al área contable que se llevan a cabo en tal institución;

aun no siendo los enmarcados formalmente para realizarlos. Esto con el fin de identificar

las debilidades que se presentan con tales procedimientos y la concordancia de los registros

con los estándares de las NIIF. Igualmente, se procedió a diseñar y aplicar una “encuesta”

a todo el personal permanente de la institución, la cual recoge una serie de preguntas claras

y precisas, para así identificar el grado de conocimientos del mismo con respecto a la

existencia de controles internos.

En Import Medical Supplies S.A.S., se maneja una contabilidad pequeña y sencilla, ya que

el volumen de sus operaciones y el número de las cuentas que utiliza para registrar las

mismas son moderadas; pero no por eso, esta compañía es intrascendente a la hora de

realizar un estudio. Lo que sí hay que resaltar, es que sea pequeña, mediana o grande una

empresa, con fin social o lucrativo, debe registrar sus operaciones contablemente de

acuerdo con la normatividad comercial vigente.

La compañía actualmente registra sus operaciones en el software Alegra. Según

manifestaciones verbales realizadas por los encargados del área contable, la aplicación en

mención no es lo suficientemente completa o robusta para configurar ciertos aspectos

financieros y tributarios tan cambiantes en Colombia.

Se llevan solo algunos libros contables exigidos por el Código de Comercio (Libro de

Actas, Libro de Inventarios, Libro de accionistas y los libros de Compras y de Ventas). El

Libro Mayor y balances, Libro diario, y tarjetas kárdex, no son llevados ni en el software ni

en forma manual.

El registro de las operaciones depende principalmente de dos hechos, los cuales son:

 El ingreso de efectivo percibido por el recaudo de las Ventas de Mercancías o

Prestación de Servicios de Ingeniería Biomédica, los cuales son facturados

oportunamente.

 Las erogaciones de efectivo por causa de los gastos, costos e inversiones en activos;

todos necesarios para la comercialización y prestaciones de los servicios. Primero

son registradas las compras o gastos contra una cuenta por pagar y el pago

respectivo se realiza contra caja o bancos dependiendo del origen de los fondos.
No existe una política clara con respecto al manejo del efectivo y el de las cuentas

bancarias; muy poco se usan para transacciones normales, como cancelación de honorarios

profesionales, compras y pagos de servicios públicos; ni tampoco se realiza depósitos

diarios por los ingresos percibidos, aunque la mayoría de los clientes consignan por las

cuentas bancarias. Tanto los depósitos como los retiros de Banco no son registrados en un

formato o libro de control de la cuenta bancaria, donde la institución pueda manejar y

visualizar los saldos al día. Tampoco se realiza la Conciliación Bancaria respectiva cada

mes.

La empresa también maneja cuentas de pasivo para registrar los servicios y bienes que son

adquiridos a crédito.

En el caso de la adquisición de muebles y enseres de oficina y equipos de cómputo, estos

no son registrados en un libro auxiliar de control, ni se maneja un inventario de dichos

activos para visualizar la fecha de entrada, su desincorporación, adiciones o mejoras y las

depreciaciones respectivas.

La conocida matriz debilidades-oportunidades-fortalezas-amenazas o DOFA ayuda a

identificar tanto, factores externos (amenazas y oportunidades) como internos (fortalezas y

debilidades). "Se define como una herramienta de auditoría de la organización, para

detectar tanto el impacto presente y futuro del entorno, como los problemas propios de la

organización" (Vidal, 1999, p45). En Import Medical Supplies S.A.S., este análisis se

determinó de la siguiente manera:

Análisis Interno: Fortalezas y Debilidades.
Fortalezas y Debilidades.
Fortalezas
 Visión Empresarial.
 Posicionamiento en el
mercado.
 Capacidad de negociación.
 Cumplimiento de metas y
planificación operativa.
 Gran variedad de Portafolio
(Dispositivos Médicos y
Dotación hospitalaria).
 Estabilidad Laboral.
 Precios económicos a
comparación de la
competencia.
 Estímulos al personal.
 Deudas a corto plazo.
 Buenas Instalaciones.
 Rotación de inventario.
Debilidades
 Falta definir el perfil de los cargos
administrativos.
 Recarga de responsabilidades en
algunos cargos.
 Falta de un manual de Procesos y
Procedimientos.
 Estructurar y mejorar la supervisión
y controles adecuados en los
procesos.
 Falta capacitación en el personal.
 Establecer prioridades en el perfil de
contratación del personal
administrativo, con la finalidad de
obtener información financiera
oportuna, consistente y veraz.
 Falta implementar de lectores de
barra en el área de facturación y
bodega para tener un mejor control
en el inventario.
Análisis Externo: Oportunidades y Amenazas.

Oportunidades y Amenazas.

Oportunidades Amenazas

 Expansión del mercado a otros  Competencia

Departamentos. agresiva
 Vender a EPS (Entidades Promotoras de  Regulación del
Salud), Hospitales, Grandes Cadenas de Gobierno
Droguerías.  Reforma Tributaria
 Decreto 1429 de 2010 sobre beneficios Ley 1819 de 2016.
tributarios para las pequeñas y medianas
empresas.
 TLC con Estados Unidos

Conclusiones

La implementación de un manual de procesos para el área contable de Import Medical

Supplies S.A.S. permitirá cumplir los objetivos establecidos, ya que este reducirá el margen
de error, permitiendo que todas las áreas trabajen en unión, para que la generación de

información sea confiable y oportuna.

 Efectuando el manual de procesos contables, se tendrá un mayor control sobre las

operaciones y registro contables, con el propósito de tener información veraz para la

toma de decisiones.

 Es necesario identificar los procesos que nos lleva a la creación de la información y

por esta razón, estos deben ser claros de tal manera que facilite su entendimiento y

el personal se haga cargo de la entrega de información completa y eficiente del área

contable.

 El esquema de este manual responde a una necesidad de la empresa por lograr sus

objetivos de manera eficiente y eficaz, generando compromisos en el personal.

 Se valoró el área de contabilidad donde se detectaron las fortalezas y debilidades, y

con base a ello se elaboró el diseño de un manual de procesos contables.

 Los beneficios que obtendrá Import Medical Supplies S.A.S., con la conclusión de

estos procesos documentados, son de gran importancia para la empresa, ya que esto

certifica operaciones seguras, información oportuna, responsabilidad por parte de

sus empleados y competitividad debido a la calidad de las funciones.

Recomendaciones

Con el objeto de mantener el funcionamiento óptimo del sistema de organización contable

implementado en la empresa se hacen las siguientes sugerencias.

 Mantener al día el registro y contabilización de los distintos movimientos y soportes

contables, para evitar atrasos en la generación de los comprobantes de diario.

 Establecer mejoras sustanciales en el sistema de archivado de los diferentes soportes

contables para garantizar el orden y facilitar la contabilización de estos.

 Registrar de forma permanente, oportuna y con cautela la plantilla de Clientes y

Proveedores, con fin de mantener el registro al día de las compras y ventas a crédito

para tener certeza de estas, y así evitar errores o cancelar intereses de mora al

cancelar facturas vencidas.

 Hacer buen uso de los diferentes formatos implementadas, evitando que personas

ajenas manipulen este tipo de plantillas.

 El manejo y manipulación de los formatos, así como otros procesos, deben ser

llevados a cabo por un profesional o auxiliar en al área de contabilidad, ya que se

requiere de cierto grado de conocimientos contables. Por tanto, se recomienda la

vinculación de un auxiliar contable para estas tareas.

 Desarrollar la cultura organizacional del control y orden que permita el flujo de la

información contable de manera eficaz.

 Efectuar seguimientos al sistema implementado con el fin de realizar mejoras.

 Inspeccionar la estructura organizacional de la empresa, en los aspectos de misión,

visión, políticas de la empresa y cultura organizacional. Fortaleciendo y

estructurando la empresa de acuerdo a las nuevas exigencias del mercado.

 Tecnificar la logística de recepción, despacho y facturación de mercancía en la

empresa, minimizando errores de transcripción, entrega de productos errados,

 errores de despacho, etc. Garantizando de esta forma un manejo estructural y

adecuado de nuestros clientes.

 Es necesario implementar un fondo de caja menor, para suplir las necesidades de

gastos de pequeñas cuantías dentro de la empresa.

 Certificar y entregar el manual de procesos contables, para su implementación e

implantación dentro de los tiempos planeados.

Bibliografía

https://drive.google.com/open?id=10yb04qcC0VuATdap4V2eS0wHrxiO3IF2
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