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BLOG (/) L I B R O G R AT I S ( / L P/ T I E M P O - E F E C T I VO )

Definición de «gestión
del tiempo»,
«productividad
personal» y «efectividad
personal»
(/blog/gestion-del-
tiempo-productividad-
personal-efectividad-
personal)
J E R O E N S A N G E R S ( / B LO G ? A U T H O R = 5 4 8 B 2 A 3 B E 4 B 0 F 0 2 8 7 5 B 3 F 1 D 4 ) · H Á B I T O S P R O D U C T I V O S
( / B LO G / C AT E G O R Y / H % C 3 % A 1 B I T O S + P R O D U C T I V O S )

/
A veces, cuando un cliente me pide un curso de gestión del
tiempo, acabo impartiendo un taller de efectividad personal
(https://kenso.es/taller).

No es que he engañado al cliente, sino que, después de la

primera conversación para conocer las necesidades concretas
de la organización, resulta que me han hablado de «gestión
del tiempo» mientras lo que realmente querían era la
«efectividad personal».

Para aclarar las dudas de una vez por todas, te presenta mis
definiciones1 de la gestión del tiempo, la productividad
personal y la efectividad personal.

Antes de esto, quiero destacar la importancia de las palabras. Ya lo sabes, las palabras crean
realidades. Pero también es cierto una palabra puede tener diferentes significados para
diferentes personas y además las palabras pueden cambiar de significado. ¿O acaso todavía
piensas en caballos cuando escuchas la palabra «coche» o utilizas tu «teléfono móvil»
principalmente para hacer llamadas?

Por eso, no me importa hablar con un cliente nuevo de un curso de gestión del tiempo o de
productividad personal si en realidad estamos hablando de temas de la efectividad personal.
Pero obviamente, cuando hablo con mis compañeros de profesión o con alumnos que ya han
asistido a uno de nuestros talleres, prefiero utilizar el concepto correcto.

¿QUÉ ES LA GESTIÓN DEL TIEMPO?

De los tres conceptos, la gestión del tiempo es el más antiguo. Las civilizaciones antiguas ya
utilizaban la posición del sol para determinar la hora y registrar el trabajo hecho para poder
pagar el salario a los trabajadores.

/
Pero la gestión del tiempo realmente despegó en 1911 con el trabajo de Frederick Winslow
Taylor (https://es.wikipedia.org/wiki/Frederick_Winslow_Taylor) publicado en su libro The
Principles of Scientific Management (https://amzn.to/33R5Dqt) y más tarde optimizado por Frank
(https://es.wikipedia.org/wiki/Frank_Gilbreth) y Lillian Gilbreth
(https://es.wikipedia.org/wiki/Lillian_Moller_Gilbreth).

En la era del Taylerismo (https://es.wikipedia.org/wiki/Taylorismo) hemos empezado a dividir el

trabajo en partes más simples y pagar a los trabajadores según su rendimiento. Frederick
Winslow Taylor pasaba horas en las fábricas cronometrando todos los procesos para
optimizarlos al máximo. El resultado del «Taylorismo» era la deshumanización del trabajo.

Como vez, la gestión del tiempo tiene todo que ver con la eficiencia
(https://canasto.es/blog/eficacia-eficiencia) y la optimización de los recursos.

Mi definición de la gestión del tiempo es:

“
La gestión del tiempo es el proceso de planificación y ejercicio del control
consciente del tiempo dedicado a actividades específicas.

T W I T É A L O ( H T T P S : / / C T T. A C / 0 A A H R )

La gestión del tiempo es el proceso de planificación y ejercicio del control consciente del
tiempo dedicado a actividades específicas.

En la actualidad podemos encontrar muchas formas de gestión del tiempo. El Taylorismo se ha

evolucionado en lo que hoy llamamos los métodos «lean»
(https://es.wikipedia.org/wiki/Lean_manufacturing).

/
Fuera de la fábrica podemos encontrar el Timeblocking
(https://canasto.es/blog/2007/10/bloquear-tiempo) y el Timeboxing, con la técnica Pomodoro
(https://canasto.es/blog/2012/10/pomodoro) como ejemplo más famoso del último. Resumiendo
brevemente: el Timeblocking no es nada más que poner una acción en el calendario, por
ejemplo para una reunión, hacer tu revisión semanal o para ir al gimnasio,2 mientras en el
Timeboxing decides justo antes de empezar una tarea cuánto tiempo quieres dedicar a la
ejecución.

Aunque hay especialistas en la productividad personal que aseguran que ya no hay sitio para la
gestión del tiempo, la verdad es que todavía quedan muchas ocasiones en que es
imprescindible planificar y controlar el tiempo dedicado a actividades. El primer ejemplo
que me viene a la cabeza es, obviamente, la planificación de las reuniones.

Otro momento en que gestiono el tiempo es al impartir los talleres de efectividad. Cómo
siempre adaptamos los contenidos del taller a las necesidades de los alumnos, siempre
estamos balanceando los contenidos mientras el taller avanza: «Este tema podemos eliminar,
porque no hay interés», «Ha salido un nuevo tema que realmente deberíamos tratar, ¿dónde lo
colocamos?», «Hemos usado más tiempo que previsto a este tema. ¿Cómo adaptaremos los
contenidos restantes para terminar a la hora?», etc.

Desde mi perspectiva, en la actualidad el mayor beneficio de la gestión del tiempo está en

tomar consciencia de la duración previsto (https://canasto.es/blog/gestion-tiempo) de tus
acciones y proyectos y así evitar el sobrecompromiso. Es decir, la gestión del tiempo se ha
movido de la fase «completar» a la fase «clasificar» de tu flujo de trabajo.

¿QUÉ ES LA PRODUCTIVIDAD
PERSONAL?

/
Las técnicas de gestión del tiempo han salido como resultado de una excepción histórica.
Nunca antes y nunca después se han dado este conjunto de circunstancias únicas: el trabajo
bien definido, repetible y divisible, la separación entre personas que hacen el trabajo sin tener
que pensar — los trabajadores — y personas que piensan sobre el trabajo sin tener que hacerlo
— la dirección…

Pero a partir de los años cincuenta del siglo pasado hemos visto como ha aparecido la figura
del trabajador que también piensa, el trabajador de conocimiento. Poco a poco, las
circunstancias del trabajo han vuelta a una situación que se parece bastante a lo que había
antes de la revolución industrial: una gran cantidad de trabajo no-planificable, la falta de
claridad sobre qué hay que hacer y más adaptación a los cambios de cada día.

Al levantarse por la mañana, el granjero puede tener una ideo general de las actividades que
hará ese día, peo luego encuentra una vaca enferma, detecta un punto débil en la valla que
debe reparar urgentemente y en media de todo eso debe encontrar un momento para
actualizar su administración.

El contable, el medico, la formadora, el asistente social, la abogada, el gerente, la inversora…

todos están un una situación similar al granjero: pueden tener una idea general de cómo será
su día, pero saben que saldrán muchos imprevistos.

En estas situaciones, el enfoque cambia de planificar y controlar el tiempo a preparar, prever y

decidir sobre la marcha. Y aquí entraremos en el terreno de la productividad personal.
Deberíamos cambiar de la gestión del tiempo a la gestión de la atención.

El objetivo de las técnicas de la productividad personal es sacar el máximo provecho del tiempo
activo; conseguir más resultados con menos esfuerzo. En otras palabras, la productividad
personal es la suma de la eficacia (hacer las cosas correctas) y la eficiencia (hacer bien las
cosas) (https://canasto.es/blog/eficacia-eficiencia).

La definición oficial3 de la productividad es:

/
 “
La productividad es la relación entre lo producido y los medios empleados,
tales como mano de obra, materiales, energía, etc.

T W I T É A L O ( H T T P S : / / C T T. A C / J B 0 0 Q )

Para un trabajador de conocimiento, su atención es el recurso más valioso. Por tanto, un

trabajador de conocimiento productivo es un profesional quien saca la máxima cantidad de
resultados de su capacidad de atención.

Donde el calendario es el instrumento representativo de la gestión del tiempo, la lista de

tareas o la lista de acciones es el núcleo de los métodos de productividad personal.

Hay muchos métodos o sistemas de productividad personal. Yo he estudiado algunos de ellos,

como 7P (http://highexistence.com/7p-ultimate-productivity-system/), Action Method
(https://actionmethod.com/), Bullet Journal (https://bulletjournal.com/), FASE
(http://amzn.to/2mKfvh1), FAST (https://fastproductivity.com/), Final Version
(http://markforster.squarespace.com/final-version-faqs/), Focus on Time
(https://thefocuscourse.com/time/), Free to Focus (https://freetofocus.com/), Getting Results the
Agile Way (http://amzn.to/2Dltl4l), Getting Things Done (https://canasto.es/ir/gtd), Master Your
Workday Now! (https://amzn.to/2nlF2kT), OSEI (http://metodoproductividad.com/), Personal
Kanban (http://amzn.to/2DoksHC), POSEC (https://www.time-management-abilities.com/posec-
method.html), Rapid Planning Method (https://www.tonyrobbins.com/time-of-your-life-trial-
landing-page/), Systemist (https://doist.com/blog/systemist-personal-workflow/), Take Action
(http://jmvillarmea.com/metodo-take-action/), Take Back Your Life!
(https://canasto.es/blog/2012/03/take-back-your-life), Think Productive
(https://thinkproductive.co.uk/), Total, Relaxed Organization (http://www.priacta.com/Training/),
Total Workday Control (http://amzn.to/2DnKOcH) y Zen To Done
(https://canasto.es/blog/2008/10/zen-to-done).
/
Casi todos estos métodos y sistemas tienen algunas cosas en común:

La importancia de crear un sistema externo a la mente para gestionar los compromisos.

Dedicar momentos concretos durante el día, la semana y/o el mes para procesar, clasificar
o aclarar4 nueva información y actualizar el sistema.
Una manera para organizar tu lista de tareas/acciones para que sea fácil de priorizar y
decidir la siguiente actividad a terminar.
Alguna forma de mantener la vista en los resultados deseados más allá del trabajo diario.

En los años, la productividad personal (https://canasto.es/blog/2012/03/productividad-personal)

ha ido cambiando, siguiendo los cambios en la sociedad. El cambio más importante es la
desaparición de la separación entre la vida personal y la vida laboral. Aunque la revolución
industrial ha terminado desde hace muchos años, la forma de liderar empresas solo ha
empezado a adaptarse a esta nueva realidad en el siglo XXI, más que nada impulsado por las
nuevas tecnologías. Como consecuencia de estos cambios, cada vez más profesionales han
empezado a integrar la vida laboral y la vida personal y aplicar los mismos sistemas de
productividad personal en el ámbito personal.

¿QUE ES LA EFECTIVIDAD
PERSONAL?
Ya tenemos claro qué es la gestión del tiempo y qué es la productividad personal. Ahora
¿qué es la efectividad personal?

Aquí hay muchas opiniones diferentes (https://www.joaquinpenasiles.com/blog/2016/10/la-

productividad-personal-la-eficacia-se-quedado-obsoletas/). Empezamos con la definición oficial
de la RAE:

/
 “
La efectividad es la capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera.

Básicamente, dice que la efectividad es exactamente lo mismo que la eficacia. Podemos ver
que en este tema, la RAE va bastante atrasado a la opinión de los expertos. Por ejemplo, Peter
Drucker (https://es.wikipedia.org/wiki/Peter_F._Drucker) ya nos ha dado una mejor definición de
la efectividad en su obra de 1967 «El ejecutivo eficaz (https://amzn.to/2ocuaWr)»:

“
Efectividad es «hacer bien las cosas correctas», es decir, hacer las cosas de
forma eficiente y eficaz.

Básicamente, según Peter Drucker la efectividad personal es exactamente lo mismo que la

definición de la productividad personal que hemos visto antes.

Durante las últimas décadas, la gran mayoría de los especialistas en el tema han usado los dos
términos «productividad personal» y «efectividad personal» como sinónimos, con una ligera
preferencia para la «efectividad», simplemente porque la palabra «productividad» tiene una
connotación de producir y fabricar y la palabra «efectividad» parece ser más apta para el
trabajo de conocimiento.

Pero en los últimas años apareció una nueva línea de pensamiento.5 Parece que estamos otra
vez en un periodo de transición en la forma de trabajar, la llamada cuarta revolución
(https://amzn.to/2oOB5pa).

/
En algo más de una década hemos visto cómo ha cambiado nuestra vida debido a la inclusión
de nuevas tecnologías como el teléfono móvil, el «big data» y la inteligencia artificial. En pocos
años han aparecido nuevas profesiones, como el «community manager», el «influencer» o el
experto en SEO. También hay profesiones que están desapareciendo rápidamente: operadores
de máquinas de coser (ahora los ordenadores controlan las máquinas), taxistas (hay múltiples
pruebas con coches autónomos en todo el mundo) y agencias de viajes (en internet encuentras
billetes de avión más baratos).

Dentro de poco habrá un robot, máquina o aplicación que sabe hacer una parte de tu trabajo
mucho mejor que tú. Y esto no sólo es aplicable al trabajo manual. Por ejemplo, ya hay
sistemas de inteligencia artificial que combinan datos y storytelling
(https://narrativescience.com/) para escribir artículos en diarios prestigiosos
(https://automatedinsights.com/customer-stories/associated-press/).

Esta revolución está teniendo un efecto tremendo en el trabajo. Si las maquinas harán gran
parte de tus actividades actuales, ¿a qué te dedicarás en unos años? Pues, en realizar
actividades que las máquinas no pueden hacer: emocionar a otras personas y ser creativo.

Y aquí está el problema, porque todos los métodos de productividad personal que hemos
desarrollado estás dirigido a gestionar la atención, a optimizar el enfoque. Pero para ser
creativo y emocionar a las personas, no basta con concentrarte. Necesitas algo más…

Tendremos que volver a usar una parte olvidada de nuestro cerebro. Esa parte que se activa
cuando te aburres.6 Porque mientras tu no estás haciendo nada
(https://www.youtube.com/watch?v=5GQTTe6Qpa4), tu cerebro está muy activo, creando
conexiones entre diferentes partes de tu memoria. En estos momentos se activa la red neuronal
por defecto (https://es.wikipedia.org/wiki/Red_neuronal_por_defecto) responsable para, entre
otros, los momentos «¡Eureka!».

Sabiendo esto, podemos ver la lógica evolución desde la productividad personal tradicional,
dónde el énfasis está en la gestión de la atención — es decir, en los momentos en que estás
enfocado en una tarea — a lo que yo a partir de ahora llamo la efectividad personal, dónde el
/
énfasis está en la gestión de tus intenciones.

En la productividad personal lo importante son los momentos de concentración; el descanso, el

ocio y la desconexión sólo sirven para recargar las pilas para volver a producir. Pero en la
efectividad personal intentamos combinar los dos «modus operandi» del cerebro7 para
conseguir una manera más holística de ser productivos:

“
La efectividad personal es hacer las cosas correctas en el momento correcto y
de forma correcta.

T W I T É A L O ( H T T P S : / / C T T. A C / U Q J G F )

Para ser efectivo, las pausas no son sólo para recargar las pilas, sino que tienen una función
activa en la forma de «percolar» las ideas. En la efectividad personal hay más énfasis en la
inteligencia social (https://amzn.to/2ncQ7ov), en el entorno, en la intuición, en los valores, en
tus intenciones…

¿CUÁL ES LO MEJOR?
Como siempre, me gustaría ofrecer información accionable. Por tanto, ¿es mejor usar las
técnicas de la gestión del tiempo, de la productividad personal o de la efectividad
personal?

A primera vista, parece que la efectividad personal es el concepto más moderno y más
completo, pero tiene sus raíces en los dos conceptos anteriores.

Lo mejor es aplicar las tres técnicas en su justa medida y en el momento correcto.

/
Una buena gestión del tiempo es imprescindible para poder planificar citas, estimar el cargo
de trabajo a que te comprometas y, en general, evitar el sobrecompromiso
(https://canasto.es/blog/top-problemas-efectividad).

En los momentos en que decides trabajar8 con enfoque, te vendrán muy bien los hábitos de la
productividad personal para transformar la información que recibes a través de diferentes
canales en acciones concretas y para poder dedicar tu atención siempre a la mejor tarea.

Pero no debes olvidar la fuerza de la mente, incluso cuando no estás trabajando. Aprendiendo
de la nuerociencia serás capaz de optimizar tu creatividad y vivir con propósito. Porque la
efectividad personal te prepara para la siguiente revolución industrial.

AHORA TU…
¿Qué es para ti la «gestión del tiempo», la «productividad personal» y la «efectividad personal» y
en que momentos y situaciones utilizas cada uno?

1. Son mis definiciones, porque ni siquiera los diccionarios o la Wikipedia se han actualizado.
↩
2. En casos extremos hay personas que llenan el 95% de su agenda con tareas de este tipo.
↩
3. Definición completa según el diccionario de la lengua española de la RAE
(https://dle.rae.es/):
1. f. Cualidad de productivo.
2. f. Capacidad o grado de producción por unidad de trabajo, superficie de tierra
cultivada, equipo industrial, etc.
3. f. Econ. Relación entre lo producido y los medios empleados, tales como mano de
obra, materiales, energía, etc. La productividad de la cadena de montaje es de doce
televisores por operario y hora.
↩
/
4. A veces parece que la única diferencia entre estos métodos es la palabra que usan para
los diferentes hábitos. ↩
5. Podemos discutir extensamente sobre qué es nuevo en este campo, porque casi todos los
problemas en la efectividad personal que encontramos en la actualidad ya han sido
descritos (y en muchos casos solucionados) hace miles de años por los filósofos griegos y
romanos. Creo que el único realmente nuevo en este sentido es que, gracias a los
avances en la neurociencia, entendemos mejor de dónde salen estos problemas y por qué
funcionen las soluciones de siempre. ↩
6. ¿Cuántos años hace que no te aburres? ↩
7. Chris Bailey ha etiquetado estos dos modos «Hyperfocus (https://amzn.to/2oT9frZ)» y
«Scatterfocus» ↩
8. Uso aquí una interpretación amplia de la palabra «trabajar» para incluir las acciones
relacionadas a cualquier tipo de resultado que quieres conseguir, remunerado o no. ↩

/
Jeroen Sangers (/autor/jeroen-sangers)
Fundador del Canasto, formador y consultor artesano especializado en mejorar el rendimiento de
personas, equipos de trabajo y organizaciones utilizando las modernas técnicas y herramientas de
efectividad y colaboración.

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Agustin Mundiña · 0 Likes

Excelente Jeroen !!! hasta la productividad personal habia llegado en mis charlas!!el
concepto de efectividad personal es muy bueno y moderno, lo voy a incorporar!!!

/
 Jeroen Sangers (http://jeroensangers.com) · 0 Likes

Gracias Agustín.
Creo que hacen falta muchas «evangelistas» para que la sociedad se entera de las
posibilidades de le efectividad personal de verdad.

Jaír Amores Laporta (http://Https://efectivida.es) · 1 Like

Buenas! Aquí Jaír, de EfectiVida.

Jeroen... sencillamente, espectacular. Me ha encantado el artículo. Sinceramente, de lo

mejor que leo en bastante tiempo. Estoy suscrito a la mayoría de los blogs de
efectividad, productividad y todas estas temáticas, pero en muchas ocasiones, hablan de
métodos o conceptos que ya conozco, y de los que se ha escrito ampliamente. No pasa
nada, yo también publico cosas que, aunque intente darles un enfoque distinto, no son
nuevas. El problema es que, desde hace tiempo, en la mayoría de los casos, me aburren.

Sin embargo tu artículo es fresco, actual, digno de analizar para aprender.

Además, me han gustado mucho algunas cosas que has dicho, como lo que explicas
sobre las definiciones. Coincido totalmente. De hecho, cuando a veces leo otros artículos
de esta temática, me rechinan mucho algunas definiciones que parecen más leyes
totalitarias que conceptos que una persona común y corriente pueda aplicar en su día a
día. Creo que un método, sin dejar de ser método, debe adaptarse a la persona, y no al
revés.

También estoy muy en sintonía contigo en cuanto a la efectividad personal. De hecho,

soy partidario de que la efectividad sin motivo no tiene sentido. ¿Y qué mejor motivo que
vivir mejor? Para mí, la efectividad es la mezcla ideal entre eficacia (conseguir objetivos),
y eficiencia (gastar los menos recursos posibles).

/
Me ha gustado mucho cómo has definido la expresión “gestión del tiempo”. Siendo
literales, el tiempo no se puede gestionar, pues transcurre y no podemos hacer nada. De
hecho, en línea con lo que dices más adelante en tu artículo, creo que poco a poco
deberíamos ir cambiando esta expresión por “gestión de tareas”, o incluso eliminar esto
y pasar directamente a usar “gestión de la atención”. Es una tontería sin importancia. Al
fin y al cabo, es una frase hecha, como muchas otras. (Yo también peco de vez en
cuando y digo eso de “no tengo tiempo”). El caso es que, cada vez más, observo que la
lucha de las grandes empresas ya no es por nuestro tiempo, sino por nuestra atención.
Probablemente la atención sea el activo más valioso del mundo. Así mismo, la clave del
progreso personal está, no solo en organizar lo que hacemos en el tiempo que tenemos,
sino en cómo usamos nuestras capacidades para lograr más en ese tiempo, sin explotar,
claro está. Todo esto está muy muy relacionado con la atención, con el foco.

Perdona que me enrolle. Me encanta este mundo de la “efectividad personal”. Creo que
se nota... jejeje.

Gracias de nuevo por tu trabajo, y por este impresionante artículo.

Un abrazo desde Canarias!

Jeroen Sangers (http://jeroensangers.com) · 0 Likes

¡Wow!
Gracias por dedicar tanto tiempo alioso en redactar un comentario tan extenso.
Sé que este post es diferente a los contenidos habituales en este blog. El tema de
la definición de los diferentes conceptos no es tan inetresante para alguien quien
quiere mejorar su efectividad. No obstante, es un tema que a mí — como «friki» de
la efectividad personal — me gusta leer.
Un abrazo,
— Jeroen

/
  Entrena tu cerebro (/blog/podcast-marta-romo) Cómo mejorar la memoria 

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