AUDITORIA SAYCO Sistema de Administración de Personal

ALCALDÍA MUNICIPAL – SANTA CRUZ

ALCALDÍA MUNICIPAL – SANTA CRUZ DE LA SIERRA

MEMORANDO DE PLANIFICACIÓN DE AUDITORIA SAYCO

CONTENIDO

1. TERMINOS DE REFERENCIA

2. INFORMACIÓN SOBRE LOS ANTECEDENTES, OPERACIONES DE LA INSTITUCIÓN

Y SUS RIESGOS INHERENTES

3. AMBIENTE DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN

4. AMBIENTE DE CONTROL

5. DETERMINACIÓN DE LAS UNIDADES OPERATIVAS

6. ENFOQUE DE AUDITORIA ESPERADO

7. ADMINISTRACIÓN DE TRABAJO

8. PROGRAMA DE TRABAJO

PREPARADO POR: --------------------------------------- ---------------------

(SUPERVISORA) FECHA

APROBADO POR: ---------------------------------------- ------------------------

(JEFE COMISION AUD.) FECHA

Santa cruz junio 2005

Lic. Liliana Bejarano M. Semestre 2/2006 1
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AUDITORIA DE LOS SISTEMAS DE ADMINISTRACIÓN Y CONTROL SAYCO

1. Términos de Referencia

1.1 Naturaleza y objetivo del trabajo.

En cumplimiento de la programación anual de operaciones de la gerencia de auditoria Externa

de la Contraloría Departamental, se efectúa la planificación detallada de la auditoria del sistema
de organización administrativa, a practicarse en la Alcaldía municipal de la ciudad de Santa
Cruz de la Sierra.

El objetivo del examen es el siguiente:

Verificar la implantación y funcionamiento del sistema de administración de Personal, e

informar sobre las operaciones de la entidad objeto del examen y el cumplimiento de las normas
generales y especificas que regulan su accionar.

1.2 Principales responsabilidades a nivel de emisión de informes

Como resultado del trabajo mencionado en el punto anterior se emitirá el siguiente informe:

- El análisis del diseño y la comprobación del funcionamiento del sistema de administración

de Personal y del cumplimiento de las disposiciones legales en la ejecución de sus
operaciones.

1.3 Alcance de la revisión a ser efectuada y las restricciones en el alcance del trabajo

Nuestro examen se efectuara de acuerdo a las Normas de Auditoria Gubernamental y

comprenderá hasta el 31 de mayo de 2005, en el que se tomaran en cuenta los cambios en el
sistema de administración de personal, establecido en la Alcaldía municipal de Santa Cruz, de
existir, los que serán considerados para cada situación en particular.

No existen restricciones en el alcance de nuestro examen, existiendo la predisposición de la

Máxima Autoridad Ejecutiva y los funcionarios de la Alcaldía municipal para la consecución de
nuestro trabajo de auditoria.

1.4 Normas, principios y disposiciones legales a ser aplicadas en el desarrollo del trabajo

Las principales disposiciones legales a contemplar durante el desarrollo de nuestro examen son:

- Ley de Municipalidades
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- Ordenanzas Municipales
- Ley 1178
- Decreto Supremo No. 23215
- Decreto Supremo No. 23318-A
- Normas de Auditoria Gubernamental de la Republica de Bolivia aprobadas por Resolución
No. C.G.R.- 1/064/2000, de septiembre/2000.
- Normas Básicas del Control Interno relativa a los Sistemas de Administración
Gubernamental, aprobadas por Resolución No. CGR – 1/070/2000 de enero/2001

1.5 Actividades y fechas de mayor importancia

Concepto Fecha
Reunión con el alcalde
Etapa de programación
Análisis de los documentos
Revisión de papeles de trabajo y elaboración del informe preliminar
Informe final del sistema organización administrativa

2. Información sobre los antecedentes, operaciones de la institución y sus riesgos inherentes

2.1 Naturaleza y actividades de la entidad.

La Alcaldía Municipal, es una institución..........................., que posee personería jurídica para

ejercer todos los actos de la vida civil y publica y goza de plena autonomía, administrativa
financiera y reglamentaria, de cuerdo a lo preceptuado en la ley.

La Alcaldía Municipal se gobierna democráticamente, con la participación de los

comunitarios.............................. y los reglamentos que dicten para su desenvolvimiento interno,
las autoridades competentes.

Los fines de la Alcaldía, Actividades y servicios son:

(CPE y Ley de Municipalidades)

a.
b.
c.
d.
etc.

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2.2 Estructura organizativa y marco legal de la entidad

El municipio de Santa cruz se gobierna por...................................., representación por medio de

los siguientes órganos:
- El Consejo.............................
- Alcalde
- Etc, etc.

La autoridad ejecutiva, representación de la Alcaldía es el..........., como Alcalde de la ciudad de

Santa cruz quien es elegido por un período de............ años.

Para la ejecución de sus actividades administrativas cuenta con las siguientes unidades:
Oficialia Mayor.....................

A nivel staff cuenta con: Auditoría Interna, Jurídico Legal, Planificación, Organización y
sistemas, asimismo, Relaciones Públicas, Relaciones Internacionales, C.P.D. y Unidad de
Proyectos, etc.

Direcciones: de.......

En la actualidad cuenta con las siguientes unidades operativas:

a.
b. etc

2.3 Marco Legal de creación de la entidad

La alcaldía de Santa cruz, fue fundada el................... de1.......

2.4 Marco Legal de funcionamiento de la entidad

La alcaldía de Santa cruz rige por ley de municipalidades, las leyes y disposiciones nacionales,
ordenanzas municipales, resoluciones municipales.

2.5 Injerencia de los organismos de tuición en las decisiones de la entidad

No existe injerencia, debido a que la alcaldía es un ente Autónomo.

2.6 Principales fuentes de recursos

La alcaldía cuenta con recursos de Tesoro General de la Nación, provienen de Coparticipación

Tributaria y recursos propios por los siguientes conceptos:
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Recursos Presupuestado Ingresado al Ejecución Ingresado al Variación

2003 31/12/03 % 31/12/04 %
Recursos Propios
Coparticipación
Tributaria

Soporte T.G.N.
Soporte
Extraordinario
Total

2.7 Estructura de gastos

Los gastos ejecutados al 31/12/03 en boliviano (último estado de ejecución proporcionado)

clasificados por objeto del gasto, fueron los siguientes:

Grupo Concepto Presupuestado Ejecutado al Ejecución Ejecutado al Variación

gestión 30/04/03 % 20/05/04 %
2003
10000 Servicios Personales
20000 Servicios no Personales
30000 Materiales y Suministros
40000 Activos Fijos
50000 Activos Financieros
60000 Deuda Publica
70000 Transferencias
80000 Impuestos, Regalías, tasas
Otros gastos
90000 Beneficios Sociales
Total egresos
Superávit / Déficit

Por otra parte, las unidades operativas cuentan con ingresos de recursos propios por venta de
servicios y otros ingresos recaudados por otros conceptos

2.8 Estructura orgánica

Las actividades de la alcaldía se encuentran administradas por:

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Funcionario Cargo
Alcalde
Oficial mayor.......
Oficial mayor.......
Oficial mayor.......
Director de
Director
Director
Director
Director

2.9 Numero de empleados de la institución y acuerdos laborales

Los servidores públicos con que cuenta para el desarrollo de sus actividades son........ Personas
distribuidos de la siguiente manera:

Miembros del Consejo Municipal

alcalde
Oficiales mayor
Directores y Subdirectores
Jefes de Departamento
Personal Administrativo
Personal eventual

3. Ambiente del sistema de información

La alcaldía cuenta con el sistema de contabilidad............. que fue comprado por la entidad e
integra............................................., y emite los siguientes estados: ...................

4. Ambiente de control

4.1 Consejo Municipal

De acuerdo a la estructura organizativa de la alcaldía, el Consejo se encuentra ubicado en el

nivel máximo y se constituye el órgano de -------------------.

4.2 Requerimiento de información confiable del alcalde, Oficial mayor Administrativo y otras
unidades para la toma de decisiones

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El sistema contable existente es acorde a los (exigidos por el sistema de contabilidad

integrada).................................. La Sección Contabilidad emite estados de cuentas a
requerimiento del Oficial mayor correspondiente (otros) Unidad de Auditoría Interna de
acuerdo a sus necesidades.
Por otra parte, el Departamento de Presupuesto presenta estados de ejecución presupuestaria
mensual acumulativos, al Oficial mayor administrativo, UAI entre otros.

4.3 Planificación y/o improvisación por falta de recursos

La alcaldía planifica adecuadamente a través de los Programas de Operaciones Anuales el

desarrollo anual de sus actividades y/o operaciones a ejecutar por gestión; sin embargo existe
incumplimiento de los desembolsos de T.G.N, por concepto de subvenciones ocasionando que
se improvisen algunas operaciones, así como a contraer algunas obligaciones por falta de
disponibilidad.

4.4 Cambios recientes en la estructura gerencial

Durante en Período auditado no se realizaron cambios directivos. (verificar)

5. Determinación de unidades operativas

La alcaldía cuenta con las unidades operativas que se detallaran a continuación:

- Zoológico
- Matadero, etc, etc.

6. Enfoque de auditoria esperado

6.1 Aplicación de los cuestionarios para la auditoria de los Sistemas de Administración y

Control “SAYCO”, vigentes.

- Administración de Personal

6.2 Respuesta a los cuestionarios

6.2.1 Trabajo a realizar: Responder los cuestionarios de evaluación de los sistemas.

6.2.2 Procedimientos: Apersonarse a las unidades ejecutoras del sistema que se evalúa y
efectuar las consultas correspondientes a objeto de responder los cuestionarios,
identificando a los responsables de diseñar la administrativa de personal.

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6.3 Comprobación del diseño establecido para cada sistema

6.3.1 Trabajo a realizar: Las respuestas obtenidas como resultado de la aplicación del
cuestionario SAYCO, serán comprobadas a efecto de verificar que el sistema de
administración de personal esta de acuerdo a las pautas o normas utilizadas para su diseño.

6.3.2 Procedimientos: Desarrollar mediante pruebas narrativas que respalden las respuestas a
Cada pregunta, además de indagar las razones de las preguntas negativas.

6.4 Comprobación de los controles internos identificados

6.4.1 Trabajo a realizar: Los controles identificados en el punto anterior serán comprobados,
mediante una muestra representativa del universo sujeto a examen, con el propósito de
verificar en la práctica de su adecuado cumplimiento.

6.4.2 Procedimientos: Desarrollar a través de programas de trabajo preparados con base a los
controles identificados y su funcionamiento mediante pruebas de detalle, atributos o de
indagación y observación.

6.5 Elaboración de recomendaciones

6.5.1 Trabajo a realizar: La información obtenida será evaluada con el objeto de delinear con
criterio objetivo las deficiencias que surjan del análisis del diseño y comprobación de los
sistemas de control interno.

6.5.2Procedimientos: Emitir un informe de auditoria SAYCO conteniendo las situaciones antes

descritas respetando el siguiente esquema:
- Título o identificación de la observación.
- Debilidad, o problema detectado.
- Efectos o riesgos presentados como consecuencia de las observaciones.
- Recomendación de la solución a ser adoptada con el propósito de subsanar la deficiencia
encontrada.
7. Administración del trabajo

Apellido y Nombre Cargo Planificación Ejecución Informe Total

Jefe comisión
Supervisor
Asistente
Asistente
Asistente
Total Horas 150 Hrs.
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8. Programas de trabajo

Los programas de trabajo elaborados para fines de la auditoria SAYCO serán archivados en el
Legajo Corriente

9. Difusión de los participantes

Apellido y Nombre Cargo Firma Fecha

Auditor
Auditor
Auditor
Auditor
Auditor

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