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PLAN INSTITUCIONAL
DE ARCHIVO 2018-
2021 – PINAR

E.S.E VIDASINU
2018

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

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CONTENIDO

1. INTROCUCCION 3
2. CONTEXTO ESTRATEGICO DE LA ENTIDAD 4
2.1 Historia 4
2.2 Misión 5
2.3 Visión 5
2.4 Valores 5
2.5 Políticas 5
2.5.1 Política IAMI
5
2.5.2 Política de calidad
6
2.5.3 Política de seguridad del paciente 6
2.5.4 Política de seguridad y salud en el trabajo
6
2.6 Evaluación de la situación actual 7
2.7 Desarrollo del Plan Institucional de Archivo 8
2.8 Formulación de aspectos críticos e identificación de
riesgos 8
2.9 Priorización de aspectos críticos 9
2.9.1 Eje aspecto crítico
10
2.9.2 Eje articulador 10
2.10 Matriz de Evaluación de Aspectos Críticos y Ejes
Articuladores 10
3. VISION ESTRATEGICA DEL PLAN 12
4. OBJETIVOS 12
4.1 Formulación de planes 13
5. MAPA DE RUTA 13
6. HERRAMIENTAS DE SEGUIMIENTO 14

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1. INTRODUCCION

La E.S.E VIDASINU, en cumplimiento de la normatividad, en

referencia al Decreto 2609 de 2012, “Instrumentos archivísticos”
ha previsto para la vigencia 2019-2022, como una de sus
estrategias fundamentales, el desarrollo del Plan Institucional de
Archivo de la entidad – PINAR; en el cual se tuvieron en cuenta las
necesidades encontradas en el diagnóstico integral de archivos y
los factores críticos señalados como oportunidad de mejora.

El PINAR permite, además, cumplir con los propósitos de la función

archivística y la gestión documental, contribuyendo de manera
efectiva al fortalecimiento de la institucional, la transparencia, la
eficiencia y el acceso a la información.

En la elaboración del presente Plan Institucional de Archivo se

identificaron las necesidades y debilidades que tiene la E.S.E en lo
referente a la gestión documental y se determinaron las metas a
corto, mediano y largo plazo con el fin de garantizar la
preservación y conservación de los documentos. Para el
cumplimiento de estas metas, se establecieron periodos de
tiempos definidos así:

Metas a corto plazo: En el periodo comprendido entre el

segundo semestre del año 2.019 y el primer semestre del año
2.020
Metas a mediano plazo: Periodo comprendido entre el segundo
semestre del año 2020 y el año 2021.
Metas a largo plazo: El periodo comprendido en el año 2020

Con la implementación del PINAR se espera contar con una

herramienta de planeación que permita definir con claridad los
objetivos y metas a corto, mediano y largo plazo de la función
archivística y optimizar el uso de los recursos disponibles, para así
mejorar la eficiencia administrativa; y de igual manera coordinar
los planes, programas y proyectos de la gestión documental y la
función archivística.

Teniendo en cuenta lo anterior, la E.S.E VIDASINU ha identificado

las necesidades y aspectos y ha determinado las oportunidades de

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mejorar con unos objetivos y metas que permitirán con Institución

minimizar los riesgos que actualmente se presentan. A
continuación se formula el Plan Institucional de Archivo como
resultado de un proceso dinámico de planeación donde se
formulan los planes, programas y/o proyectos a corto, mediano y
largo plazo con el fin de articularlo con los demás planes
estratégicos para el mejoramiento de la función archivística y así
contribuir a la eficacia y eficiencia en la prestación de servicios al
ciudadano.

2. CONTEXTO ESTRATEGICO DE LA ENTIDAD

El contexto estratégico que da soporte y en que se basa el PINAR

de la E.S.E VIDASINU es:

2.1 Historia

La ESE VIDASINU es el gran actor social que trabaja por la salud

del Municipio de Montería, creado mediante el Acuerdo No. 005 del
28 de Mayo de 2002 con el nombre ESE CAMU EL AMPARO,
emanado del Concejo Municipal de San Jerónimo de Montería,
como institución adscrita a la Secretaria de Salud, con autonomía
administrativa y patrimonio propio. Abrió sus puertas el 1° de junio
del año 2002.

Actualmente es gerenciada por la doctora Nayibe Lucia Julio

Simanca, odontóloga de la Fundación Universitaria San Martin,
especialista en Gerencia de Instituciones de Seguridad Social en
Salud y magister en Gestión de Organizaciones Universidad EAN y
Universidad de Quebec.

La ESE VIDASINU se destaca como la primera Institución en

Córdoba acreditada en la estrategia IAMI, Institución Amiga de la
Mujer y de la Infancia y desarrolla a cabalidad la estrategia AIEPI,
Atención Integral de las Enfermedades Prevalentes de la Infancia.

Actualmente mediante acuerdo No. 17 de fecha 04 de Agosto de

2016, emanado por el Concejo Municipal de San Jerónimo de
Montería, modifico el nombre de la EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO
CAMU EL AMPARO por el de EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO
VIDASINÚ.

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La nueva denominación de la Empresa Social Del Estado no afecta

su actual estructura institucional y funcional, ni la prestación de
servicios a su cargo de acuerdo a sus competencias institucionales
y su nivel de complejidad

Con el cambio de nombre asumimos el compromiso de seguir

contribuyendo con el mejoramiento continuo de la salud en el
Municipio de Montería

2.2 Misión

Prestamos servicios de salud de baja complejidad, liderando

acciones de protección específica y detección temprana, en una
amplia red de atención ubicada estratégicamente en la ciudad de
Montería; con atención humanizada, segura y oportuna, talento
humano idóneo y comprometido; sirviendo de referente para otras
instituciones de la región y generando valor compartido.

2.3 Visión

Seremos en el 2020 la empresa social del estado líder por la

innovación en su modelo de atención, reconocidos por la calidad y
seguridad en nuestros procesos, con la mejor experiencia de la
atención para los usuarios; impactando en crecimiento a sus
colaboradores, rentabilidad a la sociedad y cuidado al medio
ambiente.

2.4 Valores
 Honestidad
 Respeto
 Compromiso
 Diligencia
 Justicia

2.5 Políticas
2.5.1 Política IAMI

Según la Resolución 134 de Abril 14 del 2010 la E.S.E VIDASINÚ

dispone de una política institucional para la promoción, protección,
atención, apoyo en salud y nutrición a la población materna e
infantil (IAMI – AIEPI).

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Prevención de enfermedades y problemas de salud durante la

niñez, detección precoz y tratamiento efectivo, promoviendo
hábitos de vida saludables en la familia y la comunidad.

Realizar las acciones conducentes a reducir el riesgo de enfermar

y morir por causas evitables, alcanzar mejoría en los niveles de
salud y garantizar la salud colectiva, buscando impactar
positivamente las metas de salud pública del Municipio de
Montería y sus áreas de influencia.

2.5.2 Políticas de Calidad

La Empresa Social del Estado VIDASINÚ es una Institución

Prestadora de Servicios de salud de baja complejidad de índole
municipal que dirige sus esfuerzos a generar confianza en sus
usuarios, proveedores y contratantes, para lo cual nos
comprometemos a enfocarnos en la satisfacción de sus
necesidades y expectativas mediante una infraestructura óptima,
una tecnología acorde y un equipo humano idóneo, motivado y
profundamente comprometido con el mejoramiento continuo de
nuestros servicios y nuestros procesos y en armonía con el medio
ambiente.

2.5.3 Política de seguridad del paciente

Según la Resolución No. 133 Abril 23 de 2015 la E.S.E. VIDASINU

Propenderá por la consolidación de un entorno asistencial seguro,
en donde el riesgo de ocurrencia de fallas en la atención sea
minimizado a partir del control de los procesos institucionales,
mediante el fomento de la cultura de seguridad y la
implementación de un sistema de gestión con enfoque preventivo
y participativo, desplegado desde la alta gerencia y transversal a
todas las áreas institucionales, orientado por el equipo líder en
seguridad y acorde a los lineamientos nacionales, contribuyendo al
aprendizaje y mejoramiento continuo.

2.5.4 Política de seguridad y salud en el trabajo

La Empresa Social del Estado VIDASINÚ es una Institución

Prestadora de Servicios de salud de baja complejidad, promueve y
practica la protección a la vida de sus funcionarios propios,

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contratistas y visitantes. Para ello, actúa en forma responsable con

la identificación, evaluación, valoración y control de los riesgos
presentes en todas las actividades desarrolladas en la empresa. El
compromiso de la Gerencia garantiza el cumplimiento de la
legislación vigente en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo
de todos sus empleados, atendiendo a la gestión de riesgos
laborales a través de la asignación de un responsable del SG-SST y
los recursos necesarios, que permitan propender por el bienestar
biopsicosocial de los funcionarios a través de actividades de
promoción y prevención, analizar y minimizar las causas de
incidentes, accidentes de trabajo, enfermedades laborales y
emergencias propias de su entorno, mediante la mejora continua
de las condiciones de seguridad y los hábitos laborales.

2.6 Evaluación de la situación actual

Para la identificación de la situación actual de la función

archivística de la E.S.E VIDASINU, nos basamos en el
Autodiagnóstico y obtuvimos el siguiente análisis de los factores
internos de la Entidad:

Debilidades:

 Las tablas de retención documental no se encuentran

actualizadas.
 No se cuenta con una política de gestión documental.
 El proceso de recepción de documentos tiene dificultades para
la radicación, así como en el envío de documentos.
 No se han intervenido los fondos acumulados
 No se está aplicando el cuadro de clasificación documental
 Las oficinas productoras no conocen los inventarios
documentales
 Las transferencias no se realizan de acuerdo a la normativa y
no se tiene un procedimiento claro para las mismas
 No se tiene definido el SIC
 No existe almacenamiento digital para los documentos
 Los funcionarios no tienen claros los procedimientos de gestión
documental.

Fortalezas

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 Existe una disposición real por parte de la Gerencia de la ESE,

para la asignación de recursos para los procesos de gestión
documental.
 Se cuenta con personal capacitado en el archivo central
 En general la documentación se encuentra en buen estado de
conservación.
 La E.S.E VIDASINU, cuenta con el comité interno de archivo
creado mediante acto administrativo.
 Existe una buena interacción entre el área de gestión
documental y el área de gestión de TIC, que apoya el uso de las
tecnologías para encontrar soluciones optimas.

2.7 Desarrollo del Plan Institucional de Archivo

Para la elaboración e implementación del Plan Institucional de

Archivo de la ESE Vidasinu, se tuvo en cuenta la metodología
sugerida por el Archivo General de la Nación, que incluye los
siguientes aspectos:

 Análisis de los planes de mejoramiento de las auditorías

aplicadas al proceso de Gestión Documental.
 Autodiagnóstico del Modelo Integrado de Planeación y
Gestión – MIPG, para la Política de Gestión Documental.
 Resultados del Diagnóstico e intervenciones que se realizan
a las dependencias de la Administración.
 Mapa de Riesgo del Proceso de Gestión Documental.
 Análisis de los resultados del FURAG y del Índice de Gobierno
Abierto - IGA.

En línea con lo anterior, se determinaron los aspectos críticos y se

asocian a los riesgos con el fin de mitigar, prevenir y enfocar los
esfuerzos a la mejora, estableciendo políticas y seguimientos.

2.8 Formulación de aspectos críticos e identificación de riesgos

Matriz de Aspectos Críticos e Identificación de Riesgos

 
ITEM  ASPECTOS CRÍTICOS  RIESGOS 
1.  No hay control a la totalidad de Perdida de información 
documentación electrónica 
    Perdida de información por la
    desarticulación de la gestión

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ITEM  ASPECTOS CRÍTICOS  RIESGOS 

  La ESE no tiene articulada la documental con los sistemas de
2.  Gestión Documental Física con la información de la entidad
Electrónica.  Demora en la atención de
consultas 
Dificultad para la recuperación
de la información. 
Duplicidad de información  
    Desactualización de los
  Los servidores públicos de funcionarios 
3.  la ESE no tienen con Desorganización Documental 
conocimientos claros del Proceso Perdida de información 
de Gestión Documental.  Duplicidad de información 
Demora en la atención de
consultas 
  De acuerdo con el Diagnóstico de Desorganización Documental 
  la Gestión Documental en las Perdida de información 
4.  dependencias de la ESE, los Duplicidad de información 
archivos de gestión no cumplen Incumplimiento de la
con los lineamientos del Manual de Normatividad Vigente 
Gestión Documental  Acciones legales 
    Incumplimiento de la
5.  La ESE no ha implementado un Normatividad Vigente 
Sistema Integral de Conservación.   Acciones legales
  La ESE no ha implementado Incumplimiento de la
6.  actividades en la formulación de la Normatividad Vigente 
Política de Cero Papel.  Acciones legales 
  Los servidores públicos de la ESE, Desorganización Documental 
  no están comprometidos en aplicar Perdida de información 
7.  los lineamientos del Proceso de Duplicidad de información 
Gestión Documental.  Incumplimiento de la
Normatividad Vigente 
Acciones legales 
8.  Se cuenta con una TRD ambigua, Perdida de información 
  términos desactualizados, no Fondos documentales
  garantiza la organización de series acumulados ocupando espacios 
o subseries en los procesos.  Desorganización Documental 

2.9 Priorización de aspectos críticos

Identificados los puntos críticos, se establece una relación directa

entre cada aspecto y el eje articulador, dando como resultado el
grado de prioridad que sirven de base para la formulación de la
visión estratégica y objetivos del PINAR. Para entender la
metodología de la priorización de los aspectos críticos se aclaran
los siguientes conceptos:

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2.9.1 Eje aspecto crítico: Es el resultado del análisis del MIPG, IGA,
FURAG, de los planes de mejoramiento, mapa de riesgos y
diagnóstico e intervenciones a las dependencias.
2.9.2 Eje articulador: Se basa en los principios de la función
archivística contemplados en el Artículo 4 de la Ley 549 de
2000, para la implementación se analizaron los siguientes
ejes: 
Administración de Archivos: Involucra aspectos de la
infraestructura, el presupuesto, la normatividad, la política,
los procedimientos y el personal.

 Administración de archivos: involucra aspectos de la

infraestructura, el presupuesto, la normatividad y la
política, los procesos y procedimientos y el personal.
 Acceso a la Información: Comprende aspectos como la
transparencia, la participación, el servicio al
ciudadano, y la organización documental.
 Preservación de la Información: Incluye aspectos como
la conservación y el almacenamiento de la
información.
 Aspectos tecnológicos y de seguridad: Abarca aspectos
como la seguridad de la información y la
infraestructura tecnológica.
 Fortalecimiento y articulación: Involucra aspectos
como la armonización de la gestión documental con
otros modelos de gestión.

2.10 Matriz de Evaluación de Aspectos Críticos y Ejes

Articuladores

      EJES ARTICULADORES  
TOTAL 
   
Administració Acceso a la Preservació Aspectos Fortalecimient
Ite Aspectos n de archivos  informació n de la tecnológicos o y
m  críticos  n  información  y de articulación 
seguridad 
1.  No hay control a la 6 7 6 7 6 32
totalidad de
documentación
electrónica 
2.  La ESE no tiene 7 7 6 7 5 33
articulada la
Gestión
Documental Física

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      EJES ARTICULADORES  
TOTAL 
   
Ite con la Electrónica 
Aspectos
3.  Los servidores 7 6 5 5 5 28
públicos de la ESE
no tienen con
conocimientos
claros del Proceso
de Gestión
Documental. 
4.  De acuerdo al 7 6 6 7 5 33
Diagnóstico de la
Gestión
Documental en las
dependencias de
la ESE, los
archivos de
gestión no
cumplen con los
lineamientos del
Manual de Gestión
Documental 
5.  La ESE no ha 8 7 8 7 5 35
implementado un
Sistema Integral
de Conservación. 
6.  La ESE no ha 6 7 7 6 5 31
implementado
actividades en la
formulación de la
Política de Cero
Papel. 
7.  Los servidores 6 6 5 5 4 26
públicos de la
E.S.E
VIDASINU, no
están
comprometidos en
aplicar los
lineamientos del
Proceso de
Gestión
Documental. 
8.  Se cuenta con una 8 8 8 7 7 38
TRD ambigua,
términos
desactualizados,
no garantiza la
organización de
series o subseries
en los procesos. 
Total 55 54 51 51 42
 

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Se ordenaron los ejes articulados y los aspectos críticos según

su prioridad con el siguiente resultado:

Aspecto crítico Valor

Se cuenta con una TRD ambigua, términos desactualizados, no 38
garantiza la organización de series o subseries en los procesos. 
La ESE no ha implementado un Sistema Integral de 35
Conservación. 
De acuerdo al Diagnóstico de la Gestión Documental en las 33
dependencias de la ESE, los archivos de gestión no cumplen con
los lineamientos del Manual de Gestión Documental 
La ESE no tiene articulada la Gestión Documental Física con la 33
Electrónica 
No hay control a la totalidad de documentación electrónica  32
La ESE no ha implementado actividades en la formulación de la 31
Política de Cero Papel. 
Los servidores públicos de la ESE no tienen con conocimientos 28
claros del Proceso de Gestión Documental. 
Los servidores públicos de la E.S.E VIDASINU, no están 26
comprometidos en aplicar los lineamientos del Proceso de Gestión
Documental. 
Ejes articuladores Valor
Administración de archivos 55
Acceso a la información 54
Preservación de la información 51
Aspectos tecnológicos y de seguridad 51
Fortalecimiento y articulación 42

3. VISION ESTRATEGICA DEL PLAN

La E.S.E VIDASINU, garantizará la preservación y conservación de

la información, la administración de los archivos y el acceso a la
información con miras a la utilización de herramientas
tecnológicas, que permitan optimizar recursos y manteniendo sus
atributos de integridad, autenticidad, inalterabilidad, originalidad,
fiabilidad y accesibilidad.

4. OBJETIVOS

Los objetivos que se establecieron para el cumplimiento de la

visión estratégica del Plan Institucional de Archivo son:

Actualizar, difundir y aplicar las TDR para organizar

técnicamente los archivos.
Elaborar y aprobar las Tablas de Valoración Documental para
ser presentadas y convalidadas.

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Elaborar y publicar los instrumentos archivísticos comenzando

con el PINAR y el PGD.
Elaborar y/o actualizar los procedimientos de gestión
documental.
Diseñar e implementar el Sistema Integrado de Conservación –
SIC
Capacitar a los funcionarios de la E.S.E VIDASINU en los temas
de gestión documental.
Adquirir software para el manejo y sistematización de la
ventanilla única.
Fomentar el uso de las nuevas tecnologías para optimizar el uso
del papel.

4.1 Formulación de planes

Aspecto crítico Plan y/o proyecto

Se cuenta con una TRD ambigua, Programa de Gestión Documental
términos desactualizados, no
garantiza la organización de series o
subseries en los procesos. 
La ESE no ha implementado un Plan de Conservación Documental – Plan de
Sistema Integral de Conservación.  Preservación Digital
De acuerdo al Diagnóstico de la Programa de Gestión Documental
Gestión Documental en las
dependencias de la ESE, los archivos
de gestión no cumplen con los
lineamientos del Manual de Gestión
Documental 
La ESE no tiene articulada la Gestión Plan de adquisición de una solución informática
Documental Física con la Electrónica 
No hay control a la totalidad de Plan de adquisición de una solución informática
documentación electrónica 
La ESE no ha implementado Desarrollo del programa de cero papel
actividades en la formulación de la
Política de Cero Papel. 
Los servidores públicos de la ESE no Plan de capacitaciones
tienen con conocimientos claros del
Proceso de Gestión Documental. 
Los servidores públicos de la E.S.E Plan de capacitaciones
VIDASINU, no están comprometidos
en aplicar los lineamientos del
Proceso de Gestión Documental. 

5. MAPA DE RUTA

Tiempo

201 2019 2020 2021

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Tiempo

Plan o programa 8
Corto plazo Mediano Largo
plazo plazo

Autodiagnóstico

Programa de Gestión Documental

Programa de adquisición de solución

informática

Plan de Conservación Documental

Plan de Preservación Digital

Programa de cero papel

Plan de capacitaciones

6. HERRAMIENTAS DE SEGUIMIENTO

La E.S.E VIDASINU, para las herramientas de control y

seguimiento, se basará en los indicadores establecidos en cada
uno de los planes y proyectos, donde se contemplará la medición
realizada.

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