Gestion Por Procesos - Secretaria General

UNIVERSIDAD NACIONAL JOSÉ FAUSTINO SÁNCHEZ CARRIÓN
FACULTAD INGENIERÍA INDUSTRIAL SISTEMAS E INFORMÁTICA

INGENIERÍA INDUSTRIAL
UNIVERSIDAD NACIONAL JOSÉ FAUSTINO SÁNCHEZ CARRRIÓN
FACULTAD DE INGENIERÍA INDUSTRIAL SISTEMAS E INFORMÁTICA

INGENIERIA INDUSTRIAL
CICLO:
VIII
CURSO:
GESTION POR PROCESOS
PROYECTO FORMATIVO:
IMPLEMENTACION DE GESTIÓN POR PROCESOS EN EL DEPARTAMENTO

DE SECRETARIA ACADEMICA DE LA FACULTAD DE INGENIERÍA
INDUSTRIAL SISTEMAS E IFNORMÁTICA
RESPONSABLES DE ASIGNATURA:
GUTIERREZ ASCON, Jaime
AMADO SOTELO, Julio
ALUMNOS:
FLORES SOTO, Mayer

FRANCO POMA, Juan
FUENTES TORRES, Jhoel
GARCÍA CRISTOBAL, Pierre
GARCÍA RESURRECCIÓN, Kevin
RAMOS CAVERO, Renzo
GESTION POR PROCESOS 1

TABLA DE CONTENIDO
CAPITULO I: MARCO TEORICO...........................................................................................3
1.1. GESTION POR PROCESOS......................................................................................4
1.2. PERFIL DE PUESTOS.............................................................................................11
1.3. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.......................................................................13
CAPITULO II: PERFIL DE PUESTO DE SECRETARIA ACADEMICA...........................17
2.1. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL.......................................................................18
2.2. ORGANIZACIÓN DE SECRETARIA ACADEMICA...........................................18
2.3. PERFILES DE PUESTO DE SECRETARIA ACADEMICA.................................18
2.4. DESCRICCION DE PERFILES DE PUESTO.........................................................19
CAPITULO III: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS...........................................................21
RECEPCION, EVALUACION Y AUTORIZACION DE PRACTICAS
PREPROFESIONALES.......................................................................................................22
RECEPCION, EVALUACION Y AUTORIZACION DE ASESOR DE TESIS................28
RECEPCION, EVALUACION Y AUTORIZACION DE JURADO EVALUADOR.......34
RECEPCION, EVALUACION Y AUTORIZACION DE SUSTENTACION DE TESIS.40
RECEPCION, EVALUACION Y AUTORIZACION BORRADOR DE TESIS...............45
RECEPCION, EVALUACION Y AUTORIZACION ACTUALIZACION DE
MATRICULA......................................................................................................................50
RECEPCION, EVALUACION Y AUTORIZACION CASOS COMPLEJOS..................56

CAPITULO I: MARCO
TEORICO

1.1. GESTION POR PROCESOS
1.1.1. CONCEPTOS RELACIONADOS CON LA GESTION POR PROCESOS
• NORMALIZAR: estandarizar, hacer que una cosa se ajuste a una norma, una regla o
un modelo común.
• PROCESO: Es un conjunto de actividades y recursos interrelacionados que

transforman elementos de entrada en elementos de salida o resultados
• SUBPROCESO: Es una parte bien definida y delimitada de un proceso. Una

actividad o una secuencia ordenada de actividades con entidad propia dentro de un
proceso.
• PROCEDIMIENTO: Es la forma específica de llevar a cabo una actividad, un

subproceso o un proceso. Los procedimientos se plasman por escrito en documentos
que explican paso a paso que debe hacerse.
1.1.2. ¿EN QUE CONSISTE EL ENFOQUE POR PROCESOS?
En la gestión por procesos lo que tiene importancia es el proceso en su conjunto, no sus

partes por separado
La gestión por procesos es una forma de gestionar toda la organización basándose en los
procesos, entendiendo estos como una secuencia de actividades orientadas a generar un valor
añadido sobre una entrada para conseguir un resultado.
La organización horizontal es el esquema estructurativo y funcional de administración lateral,

con la más amplia aplicación en las empresas del siglo XXI. Su aspecto distintivo más
importante es que cambia la clásica administración funcional o departamental, por la gestión
integral basada en procesos o en competencias, convirtiendo el popular organigrama vertical
en un organigrama horizontal y plano.
La implementación de la organización horizontal supone un exigente proceso que demanda

liderazgo generalizado, trabajo en equipo y compromiso de todos. No obstante, es
virtualmente imposible conformar una organización horizontal pura, habida cuenta de que las
ópticas de la empresa y del cliente no son siempre coincidentes; en la práctica, la empresa

requiere de una estructura funcional para viabilizar la gestión, mientras que el cliente prefiere
una estructura por procesos, para potenciar su satisfacción.
1.1.3. IDENTIFICACION DE PROCESOS Y MAPA DE PROCESOS
Orientar la gestión de la organización mediante un enfoque por procesos requiere en primer
lugar identificar cuáles son sus procesos y las relaciones existentes entre ellos.
Una organización puede describirse como un conjunto de procesos interconectados, que
pueden plasmarse por escrito en un diagrama denominado Mapa de Procesos
Principios de la organización horizontal
A partir del análisis conceptual y empírico de la organización horizontal, se puede plantear
los siguientes principios que fundamentan su estructura y funcionamiento:
 La organización del trabajo por procesos.

 La designación de dueños de procesos.
 La conformación y activación de equipos de trabajo.
 La reducción y simplificación de la escala jerárquica.
 La capacitación y facultación de los colaboradores.
 La promoción de la polifuncionalidad, la creatividad y la flexibilidad operativa.
 La institucionalización de los métodos de trabajo.
 El énfasis en el valor agregado.
 La aplicación de objetivos de desempeño e indicadores de gestión.
 El involucramiento de clientes y proveedores.
 La cultura de mejoramiento continuo.
 La retroalimentación para la mejora.
Identificar Objetivos
En esta fase se distinguen tres etapas diferentes que se describen a continuación:
Contraste con los Objetivos Estratégicos
 Rescatar la matriz de objetivos estratégicos elaborada por la Dirección y analizar los
impactos registrados por el Proceso Clave Seleccionado.
 Para cada Objetivo Estratégico el Equipo del Proceso debe llegar a concretar los
requisitos del proceso relacionados con el. Se trata de desplegar Los Objetivo
Estratégicos a través del proceso.
Contraste con las Necesidades De Los Clientes

 Además del análisis anterior respecto a los Objetivos Estratégicos, El Equipo del
Proceso se plantea la repercusión del cumplimiento de las necesidades de los clientes
del proceso, entendiendo como tales todas aquellas personas o entidades propias o
ajenas a la empresa, que reciben alguna de las salidas del Proceso.
 Para realizar esta labor, los miembros del Equipo preguntan directamente a los
clientes acerca de sus necesidades y recogen sus respuestas.
 Identificación de carencias.
 Identificar la falta de subprocesos relacionado con los objetivos que deberá alcanzar el
proceso dentro del sistema.
 Identificar la falta de indicadores que nos sirvan para evaluar la evolución del proceso
 Identificar la falta de procedimientos y documentos relacionados que nos van a servir
para consolidar el funcionamiento del proceso.
1.1.4. COMO SE DOCUMENTA UN PROCESO
• DIAGRAMA DE PROCESO

El diagrama es una herramienta visual muy intuitiva para la gestión del trabajo.
Funciona muy bien para detectar y comunicar los pasos a seguir para lograr un
propósito, así como los momentos críticos en donde el equipo debe prestar una
especial atención. En concreto, explicaremos qué es un diagrama de proceso, un
instrumento gráfico diferente al diagrama de proyecto. Por ello, antes de empezar
conviene conocer las diferencias entre proyecto y proceso y su contexto de cara al
trabajo.
En primer lugar, un proyecto es un conjunto de actividades que se realiza con fecha
de inicio y fin, siempre en base a un objetivo a conseguir. Pueden intervenir en él
múltiples recursos, con una red de dependencias entre las tareas compleja o simple,
según el tipo de resultado a desarrollar. Lo más importante de los proyectos es
concebirlos como situaciones únicas. Esto quiere decir, que para cada proyecto
utilizaremos uno determinados recursos en unas fechas específicas.
En segundo lugar, cuando hablamos de proceso nos referimos al procedimiento
rutinario para conseguir siempre el mismo resultado. Las dependencias entre las
tareas, así como la duración de las mismas siempre son las mismas. Sin embargo, los
procesos carecen de fecha específica ya que se realizan siguiendo las dependencias
entre las actividades y no según el calendario.
Aplicamos un proceso a nuestro trabajo, cuando los pasos para conseguir el
producto o servicio requerido son los mejores, los que optimizan nuestro tiempo y
dinero y con los que logramos un resultado de la calidad que satisface al cliente o
agente final. Sin estos requisitos, el proceso carecería de sentido. Por ejemplo,
realizar una venta, matricular un coche, montar una silla, limpiar la casa o cocinar una

receta. Todos son procesos. Pues bien, para lograr un proceso óptimo antes tenemos
que haber probado con un proyecto. Si éste tiene éxito y nuestro objetivo suele ser el
mismo, entonces lo convertimos en proceso, el cual lo podemos adecuar a las
necesidades específicas, usando software de gestión apropiados.
1.1.5. COSAS QUE SE PUEDEN HACER CON UN DIAGRAMA DE PROCESO
Identificación de necesidades y agentes que participan en el proceso.
 Comunicación eficaz entre todos los miembros del equipo. El uso del flujo
de información cómo se producen las entradas y salidas de datosen un
diagrama de procesos es evidente.
 Identificación de riesgos. La gestión de riesgos y los protocolos a seguir
según los diferentes escenarios, son la esencia misma del diagrama de
procesos. Antes de que sucedan los contratiempos, debemos saber qué hacer
de manera rápida y eficaz. Para eso, podemos usar nuestra aplicación online de
gestión y hacer simulaciones de procesos.
 Análisis e interpretación de datos. El flujo de información nos permite
estudiar y evaluar toda la información de nuestro proceso.
 Toma de decisiones de manera rápida. Una vez tenemos todo lo necesario, a
través del diagrama de procesos podremos decir con tiempo suficiente para
comunicar y actuar, antes de que el problema ponga en riesgo nuestro objetivo
a lograr.
Como se puede apreciar, el diagrama de proceso es una herramienta muy útil para
planificar y detectar los pasos a seguir con el objetivo principal a conseguir. Sin
embargo, no es suficiente en la gestión de procesos amplios, con incertidumbre. Un

diagrama de procesos no es flexible. Una vez hemos detectado los principales riesgos
y nos ponemos en marcha, no podremos modificar casi nada. Por eso, las industrias
gestionan sus procesos con aplicaciones potentes que gestionen la incertidumbre,
amplios volúmenes de recursos y dependencias entre actividades.
Aun así, podremos elaborar un diagrama de proceso para aquellos que sean muy
claros y cerrados. Para ello, os dejamos una guía breve sobre cómo realizar un
diagrama de procesos industriales. Esta sería una plantilla básica para iniciar un
diagrama de proceso:
1.1.6. PROCEDIMIENTOS
Un procedimiento es un documento en el que se especifica la forma exacta en que
debe llevarse a cabo una actividad, un subproceso o un proceso
Los procedimientos clarifican la forma de actuar, definiendo las responsabilidades y
eliminando fuentes de conflicto.
Estructura de un procedimiento
• OBJETO: Describe la función que realiza el proceso en la empresa. (QUE)
• ALCANCE: Establece los márgenes o influencia del proceso o subproceso
que se describe, a qué afecta y a qué no afecta. (CUANTO)
• DOCUMENTACION DE REFERENCIA: Lista los documentos legales u
oficiales internos del sistema de gestión mencionados en el procedimiento.
• DEFINICIONES: Aclara términos y define aquellos que puedan generar
confusiones.

• RESPONSABILIDADES: Designa a los responsables de ejecutar y
supervisar el cumplimiento del procedimiento. (QUIEN)
• DESCRIPCION: Establece la sistemática que va a seguir la organización en
la realización del proceso. Puede incluir o no el diagrama de flujos del
proceso. (COMO, DONDE)
• DOCUMENTACION Y REGISTRO: Lista los documentos (internos y
externos) y las plantillas relacionadas en el procedimiento. Establece el tiempo
de archivo de los documentos relacionados.
1.1.7. DOCUMENTACION ADICIONAL Y REGISTROS
La documentación de apoyo garantiza que los procesos se llevan a cabo bajo condiciones
controladas.
La documentación debe de ser archivada y registrada de forma planificada.
Lo que no se mide no se puede controlar y lo que no se controla no se puede gestionar.

Es necesario establecer indicadores que midan la efectividad de los procesos.
Los indicadores permiten:
• Poder interpretar lo que está ocurriendo.
• Tomar medidas cuando las variables se salen de los límites establecidos.
• Definir la necesidad de introducir un cambio y poder evaluar sus
consecuencias.
• Planificar actividades para dar respuesta a nuevas necesidades.
1.2. PERFIL DE PUESTOS
1.2.1. CONCEPTO
Este documento normativo potencia la gestión por competencias al describir de manera
estructurada todos los perfiles de puestos de una institución.

El Manual de Perfiles de Puestos (MPP) es un documento de gestión en el que se hallan de
forma estructurada los perfiles de puestos de una entidad. Sirve para precisar dónde, cómo y
cuándo cada persona va a prestar un servicio. Así lo indica César Berrocal Moreno, docente
del curso Estructuras Organizacionales Modernas en la Gestión por Procesos. "El MPP
potencia la gestión por competencias y habilita el tránsito a la Ley de Servicio Civil o Ley
Servir, básicamente para las empresas que no están ordenadas en esa nueva ley", sostiene.
"Para poder diseñarlo", indica el experto, "se debe tener claro cuáles son las funciones,
responsabilidades y ubicación del puesto dentro de la organización. También se debe
determinar la cantidad de elementos humanos que van a desarrollar esa posición".
1.2.2. IMPORTANCIA
Los perfiles de puesto sirven para definir e identificar las funciones y actividades de cada
empleado según su cargo en una institución. Con ello, se logra definir claramente lo que la
empresa espera del empleado o cualquier persona que pretenda ocupar su puesto. De esta
forma, se pueden desarrollar planes de capacitación para el empleado, enfocados a fortalecer
sus áreas débiles de acuerdo al puesto que ocupa. La intención es que tras cumplir con el
mencionado plan de capacitación, el empleado haya logrado incrementar el desarrollo de las
cualificaciones requeridas para desempeñar su puesto de manera óptima.
Los perfiles de puesto representan una base para el desarrollo de manuales de operación y
procedimientos que permite estandarizar o normalizar las actividades de los empleados. Es
una especie de parámetro que resulta muy útil en el proceso de reclutamiento y selección de
personal, ya que, usando como base un perfil de puesto se puede seleccionar al candidato
ideal para ocuparlo. Con la persona adecuada en el puesto adecuado, los propósitos y
objetivos de la organización tienen mayor posibilidad de ser cumplidos.

1.2.3. PASOS DEL DISEÑO
Existen cuatro etapas que componen un correcto diseño del Manual de
Perfiles de Puestos:
A. Elaboración del plan de trabajo.
"Se determina quiénes son las personas que van a identificar y asignar los perfiles y
plazos", señala el docente de ESAN. Es decir, en este primer paso se identifican los
equipos funcionales y se fijan los responsables para el diseño de perfiles en cada área.
B. Elaboración de perfiles de puestos
Según Berrocal, esta es la fase clave del MPP, en la que se delimitan las funciones del
puesto y los requisitos imprescindibles para el proceso de selección y evaluación de
desempeño de las personas que lo ocupen.
C. Validación de perfiles de puestos
En esta etapa, se realiza una "sintonización, calibración o sinceramiento con la alta
dirección de la entidad", sostiene el académico. Por ejemplo, un puesto que está
elaborado en gabinete puede ser llevado a una validación posterior con los
responsables, añade Berrocal.
D. Consolidación de los puestos
En este paso final, una empresa hallará las respuestas para las siguientes preguntas:
¿quiénes somos?, ¿quiénes me faltan? y ¿quiénes me sobran? El experto señala que la
consolidación permite determinar si existen puestos que cumplen funciones
duplicadas o que, en su defecto, no tienen una carga laboral idónea.
1.3. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
1.3.1. CONCEPTO

En la actualidad las organizaciones a nivel mundial se mueven mediante procesos y nace la
necesidad de controlar cada proceso para que este se desarrolle de una manera eficiente por lo
que es importante el control interno aplicado a manuales de procedimientos, los que al mismo
tiempo son guías operativas para el proceso que se asigna a una persona o actividad dentro de
una organización. El presente artículo es una recopilación de información basados en el
control interno y los manuales de procedimiento como herramienta del mismo. Estos van a
dar una visión general de la importancia de estas dos herramientas, posibilitan el encuentro de
la base teórica del control interno y los manuales de procedimiento. Se ofrece, además, una
guía de los eslabones que tiene un manual óptimo y cómo se compactan estas dos teorías, al
ser el control interno base fundamental para desarrollar un manual de procedimientos en una
entidad. Los Manuales de Procedimientos son herramientas efectivas del Control Interno las
cuales son guías prácticas de políticas, procedimientos, controles de segmentos específicos
dentro de la organización; estos ayudan a minimizar los errores operativos financieros, lo cual
da como resultado la toma de decisiones óptima dentro de la institución.
1.3.2. DESARROLLO
De acuerdo con las Normas Técnicas de Auditoría Españolas emitidas en 1991 por el
Instituto de Auditoría de Cuentas (ICAC), "el Control Interno comprende el plan de
organización y el conjunto de métodos y procedimientos que aseguren que los activos están
debidamente protegidos, que los registros contables son fidedignos y que la actividad de la
entidad se desarrolla eficazmente y se cumple según las directrices marcadas por la
dirección". (España. Instituto de Auditoría de Cuentas, 1991)
La Auditoría de Control Interno nos dice que es un proceso diseñado para proveer
razonablemente seguridad respecto del logro de objetivos en las siguientes categorías:

• Efectividad y eficiencia de operaciones.
• Confiabilidad de la información financiera.
• Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.
El Control Interno abarca el plan de la Organización y los métodos coordinados y medidas
adoptadas dentro de la empresa para salvaguardar sus activos, verificar la adecuada y
fiabilidad de la información de la contabilidad, promover la eficacia operacional y fomentar
la adherencia a la política establecida por la dirección (Cashin, Neuwirth & Levy, 2008).
El control Interno es una herramienta que garantiza a la alta gerencia el cumplimiento de los
objetivos de la organización y el cumplimiento eficaz de las actividades asignadas a cada
segmento que integra la misma. El objetivo primario del Control Interno es disminuir los
riesgos internos que una entidad pueda ser afectada. En el presente artículo se mencionan dos
tipos de control interno: control administrativo y contable.
Los controles administrativos implican todas las medidas relacionadas con la eficiencia
operacional y la observación de políticas establecidas en todas las áreas de la organización.
1.3.3. BENEFICIOS DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Contar con un Manual de Procedimientos genera ventajas a la institución o unidad
administrativa para la que se diseña, y en especial para el empleado, ya que le permite
cumplir en mejor tiempo con sus objetivos particulares, y utilizar los mejores medios, para así
contribuir a los objetivos institucionales, a continuación mencionaremos las ventajas que
ofrece el contar con un manual de este tipo.
Permiten fundamentar los procedimientos bajo un Marco Jurídico - Administrativo
establecido.

Contribuyen a la unificación de los criterios en la elaboración de las actividades y
uniformidad en el trabajo.
Estandarizan los métodos de trabajo.
Ayudan al desarrollo de las actividades de manera eficiente y permiten conocer la ubicación
de los documentos en general. La ubicación consiste en identificar dentro del procedimiento
el lugar físico en donde se encuentran los documentos que acompañan a las actividades, éste
puede ser: archivero, computadora, diskette, escritorio, almacén, entre otras.
La información que maneja es formal; es decir, información autorizada.
Delimitan las funciones y responsabilidades del personal.
Son documentos de consulta permanente que sirven de apoyo para la mejora continua de las
actividades.
Establecen los controles administrativos.
Facilitan la toma de decisiones.
Evitan consultas continuas a las áreas normativas y eluden la implantación de procedimientos
incorrectos.
Eliminan confusiones, incertidumbre y duplicidad de funciones.
Sirven de base para el adiestramiento y la capacitación al personal de nuevo ingreso.

CAPITULO II: PERFIL DE

PUESTO DE SECRETARIA
ACADEMICA

2.1. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL
2.2. ORGANIZACIÓN DE SECRETARIA ACADEMICA
2.3. PERFILES DE PUESTO DE SECRETARIA ACADEMICA

2.4. DESCRICCION DE PERFILES DE PUESTO

2.1.1. SECRETARIO ACADEMICO

2.1.2. ASISTENTE DEL SECRETARIO ACADEMICO

ELABORADO POR: REVISADO POR REVISADO POR APROBADO POR

FRANCO POMA, Juan
FUENTES TORRES, Jhoel
FLORES SOTO, Mayer
GARCIA CRISTOBAL, Pierre
GARCIA RESURRECCION, Kevin AMADO SOTELO, Julio
RAMOS CAVERO, Renzo AMADO SOTELO, Julio GUTIERREZ ASCON, Jaime GUTIERREZ ASCON, Jaime
Cargo: Estudiantes Cargo: Profesor Cargo: Profesor Cargo: Profesor
Fecha de elaboración: 29/10/18 Fecha de aprobación:
CAPITULO III: MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS
RECEPCION, EVALUCION Y AUTORIZACION DE FACULTAD DE
PRACTICAS PREPROFESIONES INGENIERIA
INDUSTRIAL
Código: Versión:00 SISTEMAS E
Fecha de elaboración: 29/09/18 Página: 2 de 60 INFORMATICA
PROCEDIMIENTO
RECEPCION, EVALUACION Y
AUTORIZACION DE
PRACTICAS
PREPROFESIONALES
CODIGO:
VERSION:
INDUSTRIAL
3.1.1. OBJETIVO
Evaluar y Aprobar el cumplimiento de los requisitos de las practicas pre
profesionales.
3.1.2. ALCANCE
Este manual se aplica a todos los procesos que suceden en el departamento de
secretaria académica, tanto para los servicios que generan y que no generan valor
detectados durante sus correspondientes actividades.
3.1.3. REFERENCIAS LEGALES Y OTRAS NORMAS
 Ley universitaria Nº 23733
 Estatuto de la UNJFSC
 Reglamento general de grados y títulos de la facultad.
3.1.4. ESPECIFICACIONES DEL ESTANDAR
DEFINICIONES
 Producto o Servicio: Resultado de un proceso.
 Conformidad: Cumplimiento de un requisito.
 No Conformidad: Incumplimiento de un requisito.
 Producto o Servicio No Conforme: Producto o servicio que no cumple con las
especificaciones y/o requerimientos del cliente.
 Defecto: Incumplimiento de un requisito asociado a un uso previsto o especificado.
 Especificación: Documento que establece requisitos.

INDUSTRIAL
Nota: Estos documentos establecen los medios y criterios según los cuales puede verificarse
la conformidad.
 No Conformidad del Producto o Servicio: Es el incumplimiento de uno o más
requisitos especificados para el producto o servicio.
 Tratamiento de un Producto No Conforme: Es la acción a tomar frente a un
producto que presenta una no conformidad, con el objeto de solucionar dicha no
conformidad y realizar una disposición del mismo.
 Reproceso: Acción tomada sobre un producto no conforme para que cumpla con los
requisitos.
 Concesión: Autorización para utilizar o liberar un producto que no es conforme con
los requisitos especificados.
 Liberación: Autorización para proceder con la siguiente fase de un proceso.
 Liberación por concesión: Autorización para utilizar o liberar un producto que no
es conforme con los requisitos especificados.
3.1.5. POLITICAS
Tabla de Responsabilidades para el Tratamiento del Producto y/o Servicio No
Conforme
En la siguiente tabla se resumen las responsabilidades para el registro, la identificación y el

tratamiento del Producto No Conforme.
INDUSTRIAL
Responsable Identificació Autorizado

Descripción Tratamiento Coordinaciones
del registro n por
El asistente de almacén
Recepción de identifica y registra el
actas no Colocar el producto no conforme,
conformes Asistente del Devolución / producto en así mismo comunica al
proveniente del secretario Desecho / la zona de Secretario secretario general de la
departamento general Almacenamie “Productos general escuela gestione o
anterior, según académico nto no autorice la devolución, el
tipo de acta conformes” desecho o
solicitada almacenamiento de las
actas .
El asistente del secretario
general, verifica el
Verificacion
cumplimiento de todas
de la
Emisión de la las normativas en el cual
Recepción de conformidad
resolución se rigen, una vez
actas conformes de las actas y
Asistente del que indica la aprobada se crea la
proveniente del cumplimiento
secretario conformidad Secretario resolución en donde el
departamento de los
general del acta y la general secretario general pone
anterior, según requerimient
académico autorización su firma y acreditando la
tipo de acta os según a la
legal de su veracidad del documento.
solicitada. normativa
petición. Emitida la resolución se
interna que
procede a llevar a cabo
manejan
todo lo requerido en la
solicitud
IDENTIFICACION, REGISTRO, CONTROL Y TRATAMIENTO DEL PRODUCTO NO
CONFORME
DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO

Identificar el Producto No Conforme
Si es por material/insumo: Si dichas actas no Asistente
cumplen con las especificaciones de las normas secretario general
internas establecidas por la universidad, entonces
dicho documento no es considerado parte.
Registrar la no conformidad Registro del
Asistente producto/servicio
Registrar los detalles de la no conformidad de los no conforme
documentos secretario general
Tratamiento del producto y/o servicio no Registro del

INDUSTRIAL

conformes Encargado del
área de donde
Ejecutar el tratamiento del servicio y/o producto no procedia el
conformes de acuerdo a la normativa interna de la producto/servicio
documento no conforme
universidad. técnico
GQ-F-001
Las decisiones del departamento son

autónomas.
3.1.6. RESPONSABLES
El asistente de secretaria general y el secretario general de la escuela.
3.1.7. REGRISTOS CONTROLES Y DOCUMENTACIÓN
CÓDIGO NOMBRE RESPONSABLE DEL CONTROL
Representante de la secretaría
GQ-F-001 Prácticas pre-profesionales
académica
3.1.8. FRECUENCIA DE INSPECCIONES
N/A
3.1.9. EQUIPO DE TRABAJO
N/A
3.1.10. REVISIÓN Y MEJORAMIENTO CONTINUO
N/A
3.1.11. CUADROS POR PROCEDIMIENTO

UNIDAD ORGANICA Secretaria General
Recepción, evaluación y autorización de
PROCEDIMIENTO
prácticas preprofesionales
ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMP NATURALEZA DE LA ACTIVIDAD

O
N DESCRIPCION AREA AREA QUE DIAS OPERACIO TRASLADO INSPECCION ESPERA ARCHIVO
º RECEPCIONA REMITE N
1
01 Recepción de los Secretaria 1 X
INDUSTRIAL
documentos. académica
Enviar al asistente Secretaria Asistente
02 1 X
administrativo. académica administrativo
Recepción de los Asistente
03 documentos administrativo 1 X
analizados
Validación de Asistente Secretaria
04
documentos administrativo académica
1 X X
Emitir una Asistente
05
resolución administrativo
1 X X
Enviar el Asistente
06 documento al administrativo 1 X
secretario general
Firma y Secretaria Secretaria
07 aprobación de académica académica 1 X x
resolución
3.1.12. FLUJOGRAMA POR PROCEDIMIENTO

INDUSTRIAL
PROCEDIMIENTO
AUTORIZACION DE ASESOR
DE TESIS
CODIGO:
VERSION:
3.2.1. OBJETIVO
INDUSTRIAL
Asegurar que el producto y/o servicio no conforme sea identificado y controlado para
prevenir su entrega no intencional al cliente.
3.2.2. ALCANCE
 Ley universitaria Nº 23733
 Estatuto de la UNJFSC
 Reglamento general de grados y títulos de la facultad
DEFINICIONES
la conformidad.
INDUSTRIAL
No Conformidad del Producto o Servicio: Es el incumplimiento de uno o más requisitos
especificados para el producto o servicio.
Tratamiento de un Producto No Conforme: Es la acción a tomar frente a un producto que
presenta una no conformidad, con el objeto de solucionar dicha no conformidad y realizar
una disposición del mismo.
Reproceso: Acción tomada sobre un producto no conforme para que cumpla con los
requisitos.
Concesión: Autorización para utilizar o liberar un producto que no es conforme con los
requisitos especificados.
Liberación: Autorización para proceder con la siguiente fase de un proceso.
Liberación por concesión: Autorización para utilizar o liberar un producto que no es
conforme con los requisitos especificados.
POLITICAS
Conforme

INDUSTRIAL
Responsable Autorizado
Descripción Tratamiento Identificación Coordinaciones
del registro por
actas .
El asistente del
Verificacion secretario general,
de la verifica el cumplimiento
conformidad Emisión de la de todas las normativas
Recepción de
de las actas resolución en el cual se rigen, una
actas conformes
Asistente del y que indica la vez aprobada se crea la
proveniente del
secretario cumplimiento conformidad Secretario resolución en donde el
departamento
general de los del acta y la general secretario general pone
anterior, según
académico requerimient autorización su firma y acreditando la
tipo de acta
os según a la legal de su veracidad del
solicitada.
normativa petición. documento. Emitida la
interna que resolución se procede a
manejan llevar a cabo todo lo
requerido en la solicitud
CONFORME

cumplen con las especificaciones de las normas secretario
internas establecidas por la universidad, entonces general
Registrar los detalles de la no conformidad de los secretario no conforme
documentos general
Tratamiento del producto y/o servicio no Registro del

conformes producto/servicio
Encargado del no conforme
Ejecutar el tratamiento del servicio y/o producto no área de donde
INDUSTRIAL
conformes de acuerdo a la normativa interna de la procedia el

universidad. documento
técnico
GQ-F-001
autónomas.
3.2.5. RESPONSABLES
GQ-F-002 Asesor de Tesis
académica

N/A
N/A
N/A
PROCEDIMIENTO
asesor de tesis

O
N DESCRIPCION AREA AREA QUE DIAS oPERACIÓN TRASLADO INSPECCION ESPERA ARCHIVO
º RECEPCIONA REMITE
1
Recepción de los Secretaria
01 1 X
02 1 X
analizados
04
1 X X
05
1 X X
INDUSTRIAL
Enviar el Asistente
secretario general
07 aprobación de académica académica 1 x X
resolución

PROCEDIMIENTO
AUTORIZACION DE JURADO
EVALUADOR
CODIGO:
VERSION:
3.3.1. OBJETIVO
profesionales.
3.3.2. ALCANCE
Ley universitaria Nº 23733
Estatuto de la UNJFSC
Reglamento general de grados y títulos de la facultad.
DEFINICIONES
la conformidad.
requisitos.
3.3.5. POLITICAS
Conforme

del registro por
actas .
del registro por
El asistente del
Recepción de
actas conformes
proveniente del
departamento
anterior, según
tipo de acta
solicitada.
IDENTIFICACION, REGISTRO, CONTROL Y TRATAMIENTO DEL PRODUCTO

NO CONFORME

documentos general
Tratamiento del producto y/o servicio no

conformes
Encargado del
Ejecutar el tratamiento del servicio y/o producto no área de donde Registro del
conformes de acuerdo a la normativa interna de la procedia el producto/servicio
universidad. documento no conforme
técnico
GQ-F-001
autónomas.
3.3.6. RESPONSABLES
GQ-F-003 Jurado evaluador
académica
N/A
N/A
N/A

Recepcion, evaluacion y autorizacion de
PROCEDIMIENTO
jurado evaluador

O
1
01 1 X
02 1 X
analizados
04
1 X X
05
1 X X
Enviar el Asistente
secretario general
resolución

PROCEDIMIENTO
AUTORIZACION DE
SUSTENTACION DE TESIS
CODIGO:
VERSION:
3.4.1. OBJETIVO
profesionales.
3.4.2. ALCANCE

Reglamento general de grados y títulos de la facultad.
Norma: conjunto de reglas que se seguir y respetar.
Proceso: conjunto de fases u operaciones sucesivas de un fenómeno o hecho.
Tesis: informe de investigación que concierne a un problema en un área definida de la
ciencia y explica lo que se sabe de el brevemente y lo que se debe hacer para
resolverlo.
Proyecto: idea de una cosa que se piensa hacer y para la cual se establece un modo
determinado y un conjunto de medios necesarios.
3.4.5. POLITICAS
Conforme
En la siguiente tabla se resumen las responsabilidades para el registro, la identificación y
el tratamiento del Producto No Conforme.
del registro por
actas .
del registro por
El asistente del
Recepción de
actas conformes
proveniente del
departamento
anterior, según
tipo de acta
solicitada.
IDENTIFICACION, REGISTRO, CONTROL Y TRATAMIENTO DEL

PRODUCTO NO CONFORME

documentos general

conformes
Encargado del
técnico
GQ-F-001
autónomas.
3.4.6. RESPONSABLES
GQ-F-004 Sustentación de tesis
académica

N/A
N/A
N/A

PROCEDIMIENTO
sustentacion de tesis

O
1
01 1 X
02 1 X
analizados
04
1 X X
05
1 X X
Enviar el Asistente
secretario general
07 aprobación de académica académica 1 x x
resolución

PROCEDIMIENTO
AUTORIZACION BORRADOR
DE TESIS
CODIGO:
VERSION:
3.5.1. OBJETIVO
Evaluar y Aprobar el cumplimiento de los requisitos del borrador de tesis
3.5.2. ALCANCE
La aplicación comprende el área de secretaria académica en la función de evaluar y
autorizar el borrador de tesis
Reglamento general de grados y títulos de la facultad
DEFINICIONES
 Norma: conjunto de reglas que se seguir y respetar
 Proceso: conjunto de fases u operaciones sucesivas de un fenómeno o hecho.

 Tesis: informe de investigación que concierne a un problema en un área definida
de la ciencia y explica lo que se sabe de el brevemente y lo que se debe hacer para
resolverlo
 Proyecto: idea de una cosa que se piensa hacer y para la cual se establece un modo
determinado y un conjunto de medios necesarios.
3.5.5. POLITICAS
Conforme

del registro por
actas .
El asistente del
Recepción de
actas conformes
proveniente del
departamento
anterior, según
tipo de acta
solicitada.
CONFORME

documentos general

conformes
Encargado del
técnico
GQ-F-001
autónomas.
3.5.6. RESPONSABLES
3.5.7. UNIDADES QUE INTERVIENEN

 Unidad de trámite documentario
 Decanato
 Dirección de escuela
 Unidad de grados y títulos de la facultad
 Secretaria académica

GQ-F-005 Aprobación del borrador de tesis
académica

N/A

N/A
Versión 00. 2018
PROCEDIMIENTO
borrador de tesis

O
1
01 1 X
02 1 X
analizados
04
1 X X
05
1 X X
Enviar el Asistente
secretario general
resolución

PROCEDIMIENTO
AUTORIZACION
ACTUALIZACION DE
MATRICULA
CODIGO:
VERSION:
3.6.1. OBJETIVO
Actualizar y Regularizar la matricula del estudiante
3.6.2. ALCANCE
Reglamento general
DEFINICIONES
la conformidad.

requisitos.
3.6.5. POLITICAS
Tabla de Responsabilidades para el Tratamiento del Producto y/o Servicio No Conforme
del registro por
actas .
El asistente del
Recepción de
actas conformes
proveniente del
departamento
anterior, según
tipo de acta
solicitada.
IDENTIFICACION, REGISTRO, CONTROL Y TRATAMIENTO DEL PRODUCTO
NO CONFORME

documentos general

conformes
Encargado del
técnico
GQ-F-001
autónomas.
3.6.6. RESPONSABLES

GQ-F-006 Reactualización de la matricula
académica
N/A
N/A

Versión 00. 2018

PROCEDIMIENTO
actualizacion de matricula
ACTIVIDAD |RESPONSABLE | NATURALEZA DE LA ACTIVIDAD

1
01 1 X
02 1 X
analizados
04
1 X X
05
1 X X
Enviar el documento Asistente
06 al secretario general administrativo 1 X
Firma y aprobación Secretaria Secretaria
07
de resolución académica académica
1 X x

PROCEDIMIENTO
AUTORIZACION CASOS
COMPLEJOS
CODIGO:
VERSION:
3.7.1. OBJETIVO
profesionales.
3.7.2. ALCANCE
Reglamento general de la UNJFSC
DEFINICIONES
la conformidad.
requisitos.
3.7.5. POLITICAS
Tabla de Responsabilidades para el Tratamiento del Producto y/o Servicio No Conforme
del registro por
identifica y registra el
Recepción de actas
Colocar el producto no conforme, así
no conformes Asistente del Devolución /
producto en la mismo comunica al
proveniente del secretario Desecho / Secretario
zona de secretario general de la
departamento general Almacenamien general
“Productos no escuela gestione o autorice
anterior, según tipo académico to
conformes” la devolución, el desecho o
de acta solicitada
almacenamiento de las
actas .
del registro por
El asistente del secretario
Verificacion
general, verifica el
de la
Emisión de la cumplimiento de todas las
conformidad
Recepción de actas resolución que normativas en el cual se
de las actas y
conformes Asistente del indica la rigen, una vez aprobada se
cumplimiento
proveniente del secretario conformidad Secretario crea la resolución en donde
de los
departamento general del acta y la general el secretario general pone
requerimientos
anterior, según tipo académico autorización su firma y acreditando la
según a la
de acta solicitada. legal de su veracidad del documento.
normativa
petición. Emitida la resolución se
interna que
procede a llevar a cabo todo
manejan
lo requerido en la solicitud

CONFORME
3.7.6. RESPONSABLES
3.7.7. UNIDADES QUE INTERVIENEN
Unidad de trámite documentario
Decanato
Dirección de escuela
Secretaria académica
N/A

N/A
Versión 00. 2018

PROCEDIMIENTO
casos complejos

O
N. DESCRIPCION AREA AREA QUE DIAS OPERACIO TRASLADO INSPECCION ESPERA ARCHIVO
1
01 1 X
02 1 X
analizados
04
1 X X
05
1 X X
Enviar el Asistente
secretario general
07 aprobación de académica académica 1 x x
resolución

Gestion Por Procesos - Secretaria General

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UNIVERSIDAD NACIONAL JOSÉ FAUSTINO SÁNCHEZ CARRIÓN

FACULTAD INGENIERÍA INDUSTRIAL SISTEMAS E INFORMÁTICA

UNIVERSIDAD NACIONAL JOSÉ FAUSTINO SÁNCHEZ CARRRIÓN

FACULTAD DE INGENIERÍA INDUSTRIAL SISTEMAS E INFORMÁTICA

IMPLEMENTACION DE GESTIÓN POR PROCESOS EN EL DEPARTAMENTO

FLORES SOTO, Mayer

GESTION POR PROCESOS 1

GESTION POR PROCESOS 2

GESTION POR PROCESOS 3

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GESTION POR PROCESOS 4

1.1.3. IDENTIFICACION DE PROCESOS Y MAPA DE PROCESOS

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pueden plasmarse por escrito en un diagrama denominado Mapa de Procesos

Principios de la organización horizontal

A partir del análisis conceptual y empírico de la organización horizontal, se puede plantear

los siguientes principios que fundamentan su estructura y funcionamiento:

 La organización del trabajo por procesos.

GESTION POR PROCESOS 5

 La designación de dueños de procesos.

 La conformación y activación de equipos de trabajo.

 La reducción y simplificación de la escala jerárquica.

 La capacitación y facultación de los colaboradores.

 La promoción de la polifuncionalidad, la creatividad y la flexibilidad operativa.

 La institucionalización de los métodos de trabajo.

 La aplicación de objetivos de desempeño e indicadores de gestión.

 El involucramiento de clientes y proveedores.

 La cultura de mejoramiento continuo.

En esta fase se distinguen tres etapas diferentes que se describen a continuación:

Contraste con los Objetivos Estratégicos

 Rescatar la matriz de objetivos estratégicos elaborada por la Dirección y analizar los

impactos registrados por el Proceso Clave Seleccionado.

Estratégicos a través del proceso.

Contraste con las Necesidades De Los Clientes

GESTION POR PROCESOS 6

Proceso se plantea la repercusión del cumplimiento de las necesidades de los clientes

ajenas a la empresa, que reciben alguna de las salidas del Proceso.

clientes acerca de sus necesidades y recogen sus respuestas.

proceso dentro del sistema.

 Identificar la falta de procedimientos y documentos relacionados que nos van a servir

para consolidar el funcionamiento del proceso.

1.1.4. COMO SE DOCUMENTA UN PROCESO

GESTION POR PROCESOS 7

especial atención. En concreto, explicaremos qué es un diagrama de proceso, un

instrumento gráfico diferente al diagrama de proyecto. Por ello, antes de empezar

conviene conocer las diferencias entre proyecto y proceso y su contexto de cara al

En primer lugar, un proyecto es un conjunto de actividades que se realiza con fecha

de inicio y fin, siempre en base a un objetivo a conseguir. Pueden intervenir en él

según el tipo de resultado a desarrollar. Lo más importante de los proyectos es

utilizaremos uno determinados recursos en unas fechas específicas.

En segundo lugar, cuando hablamos de proceso nos referimos al procedimiento

procesos carecen de fecha específica ya que se realizan siguiendo las dependencias

entre las actividades y no según el calendario.