PROCEDIMIENTO DE GESTION DOCUMENTAL CAJERAS - CONTABILIDAD

INTRODUCCION

Teniendo en cuenta el impacto de la pandemia por el COVID-19 y atendiendo lo establecido en el

protocolo de bioseguridad adoptado por el CDA REVITEC, se requiere el mínimo contacto con
documentos físicos entre los funcionarios de caja, responsables de la custodia del efectivo y
contabilidad, garantizando de esta manera que el riesgo de contagio sea minimizado.

1. OBJETIVO:

Establecer las rutas de entrega de la información digital a Contabilidad evitando la manipulación

de documentos físicos.

2. DEFINICIONES

Documento digital: Todo formato o registro que se diligencie a través de software como Excel y
Word.

Recaudo

Grupo de WhatsApp

Control Operativo

Comprobante de informe diario

3. ENTREGA DE RECAUDO

Se registra en SIIGO en el documento L10, no lo imprimen, se informa en el chat establecido para

cada grupo de whatsApp indicando el número del documento, tipo de recaudo si es de RTM o
SOAT y la cantidad de efectivo a entregar. El efectivo será entregado en las mismas condiciones
que se venía haciendo a la Directora de Talento Humano, Auxiliar de Talento Humano, Directora
de Contabilidad o Director técnico según corresponda.

La auxiliar contable debe verificar que la información del consecutivo reportado y el efectivo
coincidan con el registro en SIIGO, si hay inconsistencia en los datos reporta inmediatamente.

El responsable de recibir el efectivo hace conteo y confirma a través del grupo de WhatsApp el
recibido de conformidad, una vez se haga esta confirmación el auxiliar contable procede a la
impresión del documento y registro en el libro de caja correspondiente.
4. DILIGENCIAMIENTO Y ENTREGA DEL CONTROL OPERATIVO

Cada cajera debe ir alimentando el control operativo en Excel, al finalizar el turno verificará el
cuadre correspondiente según los recaudos, recibos de caja, crédito, descuentos, anticipos y
tarjetas recibidas del día, lo imprimen en PDF y envían el archivo por correo electrónico a:
t.humano@cdarevitec.com, auxiliarth@cdarevitec.com, auxiliarcontable1@cdarevitec.com,
auxiliarcontable@cdarevitec.com y copia a contabilidad@cdarevitec.com para que se haga la
verificación correspondiente.

Teniendo en cuenta que ya no se va a utilizar el formato impreso, las cajeras deben controlar el
consecutivo.

5. IMPRESIÓN DE COMPROBANTE DE INFORME DIARIO

Al finalizar la jornada se debe imprimir en PDF el comprobante de informe diario, para la

verificación de éste se registrará el resumen de la operación diaria en la parte inferior del control
operativo, así: Valor entregado por cajera, total anticipos por cajera, facturación de cartera,
descuentos y retenciones, se totaliza y este valor será el que se compare con el Comprobante de
informe diario verificando su cuadre con el cierre del día y se envía a los siguientes correos:
t.humano@cdarevitec.com, auxiliarth@cdarevitec.com, auxiliarcontable1@cdarevitec.com,
auxiliarcontable@cdarevitec.com y copia a contabilidad@cdarevitec.com, si presenta diferencia
en el cuadre por favor reportarlo en este correo.

Si al recibirle a la cajera el cierre se encuentra alguna diferencia, por favor reportarlo en el chat.

Finalmente la auxiliar contable imprime el informe diario.

6. INFORMES DE ESTADISTICA DE VENTAS POR PRODUCTO

Este informe se imprimirá en contabilidad, si las cajeras lo necesitan lo pueden generar en vista
previa para que consulten la información que requieran.

7. ENTREGA FINAL DE SOPORTES

Los documentos a entregar físicos al final de la jornada serían: facturas, separadas por forma de
pago efectivo y crédito, y recibos de caja, en bolsa plástica identificando el nombre de la cajera.

Para las sedes fuera de Revitec siguen el mismo procedimiento de archivo de facturas. Cuando se
trate de facturas a crédito se mantiene el procedimiento de enviarlas a contabilidad, en bolsa
plástica.

Como medida de seguridad cada cajera debe contar con 7 bolsas para la entrega de una diaria y su
posterior desinfección según el protocolo de bioseguridad.