VIRÚ - CONTABILIDAD 2019

MANUAL DE REGISTRO
PRELIMINAR DE
FACTURAS

Ante cualquier duda o inconveniente relacionado con el uso del Portal de Proveedores, puede contactarse con el área de
Contabilidad de lunes a viernes al siguiente contacto: Coordinadora de Contabilidad: Srta. Iris Vigil Guaylupo al correo:
ivigil@viru.com.pe
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El presente manual tiene por objetivo orientar a los usuarios en el uso del Portal de
Proveedores disponible desde la Plataforma Web http://portalproveedor.viru.com.pe, lo
cual les permitirá ingresar exitosamente sus comprobantes para la próxima programación
de pagos*.

Para una mejor comprensión del contenido del presente documento, tenga en cuenta las
siguientes definiciones:

 Ingresos al almacén : Es el documento oficial (en nuestro sistema Sap) que acredita que
la mercadería despachada a ingresado a nuestro almacén, esto se realiza a traves de la guía
de remisión, así mismo deberá coincidir con la cantidad facturada.
El número de documento de ingreso llega a sus correos registrados en nuestras base de
datos.

 Aceptaciones de servicio: Es el documento oficial (en nuestro sistema Sap) que acredita
que el servisio realizado es conforme, por lo tanto ha sido aceptado por el área responsable
de la supervision del servicio.

El número de aceptacion de servicio llega a sus correos registrados en nuestras base de

datos.

 Acta de conformidad: Es un formato elaborado por Virú en donde deben llenar todos los
campos solicitados sobre el serviico realizado, debe llenarse de manera obligatoria, también
debe estar firmada por el proveedor y responsable Virú S.A.

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¿Qué tipo de documentos pueden registrarse en el sistema?

Orden de compra: Es el documento emitido por nuestra empresa (compradora)

para solicitar mercancías a un proveedor, en esta se detalla la cantidad a
comprar, el tipo de producto, precio, condiciones de pago, y forma de entrega.

Orden de servicio: Es el documento emitido por nuestra empresa (compradora)

para solicitar servicios como mantenimiento, construccion, limpieza, etc. a un
proveedor, en esta se detalla el tipo de servicio , precio, condiciones de pago.

Orden de
Orden de materia prima: Es el documento emitido por nuestra empresa
(compradora) para solicitar la mercadería a un proveedor, en esta se detalla la
cantidad a comprar, el tipo de producto, precio.

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Uso del sistema:

REGISTRO DE FACTURAS:

1. Ingresar al link http://portalproveedor.viru.com.pe

2. Si es su primer ingreso, deberán registrarse llenando las casillas correspondientes.

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3. Una vez registrado, al ingresar al módulo, observará lo siguiente en la pantalla principal y

elegirá la sociedad en la que va a registrar:

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a) OPERACIONES: Consta de tres partes:

- Sistema de facturación –PROPIO: En esta opción se registran comprobantes que son

emitidos desde el propio facturador del proveedor.

- Sistema de facturación –SUNAT: En esta opción se registran comprobantes que son

emitidos con su clave sol desde el facturador de Sunat.

- Recibos por honorarios: En esta opción registrará sólo los recibos por honorarios que
emiten los prestadores de cuarta categoría*

*Se considera a quienes obtienen ingresos por el ejercicio individual de cualquier

profesión, arte, ciencia u oficio. Asimismo, están incluidos quienes desempeñan las
funciones de síndico, gestor de negocios, director de empresas, mandatario, albacea y
quienes realizan actividades similares. Es decir: netamente trabajo independiente.

b) ENTRADA DE MERCANCIA: Señala la cantidad de ingresos que tiene por facturar.

c) ACEPTACIÓN DE SERVICIOS: Señala la cantidad de servicios aceptados, que están
pendientes de facturar.
d) FACTURAS POR COBRAR: Señala la cantidad de facturas que están registradas y pendientes
de pago, en “ver detalle” se puede visualizar el reporte completo.
e) FACTURAS COBRADAS: Señala el monto total de lo que se ha cancelado.
f) MONTO POR COBRAR: Señala la suma total de las facturas registradas y en “ver detalle”
puede visualizar el reporte completo.

4. Después de elegir una de las tres opciones (punto a), se mostrará la siguiente pantalla:

- Deberá elegir el tipo de orden a la cual está ligado el comprobante de acuerdo a la

información enviada por el gestor (área de logística de Virú).

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- En la casilla “Número” podrá digitar la orden de compra o servicio, luego presionar Enter y
luego dar click en “Buscar”.

- Automáticamente se mostrará el listado de ingresos o aceptaciones pendientes

relacionadas a dicha orden. Para revisar el detalle de alguna de ellas, dar clic en “Ver”.

- Con ello, se abrirá la siguiente pantalla, en donde se detallan los números de ingresos u
hojas de aceptación. Seleccionar con un check el documento que va a facturar y dar click en
“Aplicar”

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5. Si eligen la opción “Sistema de facturación –PROPIO “Inmediatamente aparecerá la

siguiente pantalla, en donde se deberá adjuntar el archivo XML, CDR, PDF y el sustento del
comprobante; con ello, los datos se completarán de manera automática, por lo tanto, solo
necesitará validar los importes del comprobante. Una vez validada la información, dar click
en “Registrar”.

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6. Si eligen la opción “Sistema de facturación –SUNAT “Inmediatamente aparecerá la

siguiente pantalla, en donde se deberá adjuntar el archivo XML, PDF y el sustento del
comprobante; con ello, los datos se completarán de manera automática, por lo tanto, solo
necesitará validar los importes del comprobante. Una vez validada la información, dar click
en “Registrar”.

En la casilla sustento: Deberán adjuntar OBLIGATORIAMENTE lo que se indica en el mensaje de

carga de archivos:

Para compras: Adjuntar las guías de remisión y orden de compra.

Para servicios de transporte de bienes: Adjuntar las guías de remisión remitente y transportista, la
orden de servicio, adicional a ello se deben entregar de manera presencial, el plazo de entrega para
este tipo de servicios es 7 días después de realizado el pre-registro, pasado ese plazo se anularán
los registros y tendrán que registrar nuevamente.
Para otros servicios: Deben adjuntar las cotizaciones, contratos, acta de conformidad,
valorizaciones, informes, correos de coordinación sobre el servicio solicitado, todo debidamente
firmado.

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RECORDAR QUE:

- Todo lo solicitado anteriormente es obligatorio, caso contrario se rechazará el

registro y NO se aceptará la regularización del sustento vía email.
- Sólo aceptamos facturas electrónicas.
- Una vez hecho el pre registro, pasa a un proceso de validación de todos sus
documentos para que posterior a ello se contabilice dentro de las 48 horas.

ES IMPORTANTE RECORDAR QUE:

Es de carácter obligatorio entregar de manera presencial:

 Facturas electrónicas por servicio de transporte de bienes: Factura, orden de

servicio, guías de transportista, guías de remitente.

Notas:
- Mientras no se entreguen los comprobantes de transporte de bienes físicamente,
no se procederá a contabilizar.
- Los documentos deben entregarse dentro de los 7 días de hacer el pre-registro en
el portal, pasado ese plazo se anulará el registro y tendrán que registrar
nuevamente.

Preguntas frecuentes:

¿Qué hacer cuándo al digitar el número de cualquiera de las órdenes (punto 4)

no se visualiza ningún detalle?
- Eso quiere decir que la orden aún no tiene ingresos al almacén o aceptación de
servicio, para ello deberá contactar al gestor de Virú (usuario del área de logística
encargado de gestionar las órdenes).

¿Qué hacer si ha facturado más de dos facturas con un sólo documento de

ingreso o aceptación?
- Deberá re-facturar ya que no es permitido realizar esta operación, de no seguir el
procedimiento retrasará el flujo y no se procesará su documentación.

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¿Qué pasa si los ingresos al almacén o aceptaciones no coinciden con su factura?

-
- El sistema no permitirá realizar el pre-registro por lo tanto deberá contactar al
gestor de Virú (usuario del área de logística encargado de gestionar las órdenes).

¿Qué pasa si tiene problemas al crear su usuario o al entrar a la página?

- Deberá contactar al área de TI al siguiente número de contacto: con el Sr.
Leonardo Neyra al teléfono 948294289 y/o al correo: lneyra@viru.com.pe

¿Qué hacer si tienen Notas de crédito, Notas de débito o letras?

- Notas de crédito: Si es por devolución de mercadería, deberá adjuntar el

documento a los siguientes correos: emartinez@viru.com.pe y
sordonez@viru.com.pe con copia al correo ivigil@viru.com.pe indicando el número
de la orden de devolución*.

Si es por diferencia de precios u otro motivo deberá re-facturar para que la factura
coincida con los ingresos al almacén y no retrasar el proceso.

- Notas de débito: Deberá adjuntar el documento indicando detalladamente los

antecedentes y las coordinaciones con el área responsable (Logística).
Si es por reembolsos de gastos (comisiones del banco) deberá adjuntar el reporte
bancario y el visto bueno del área de finanzas.

- Letras: Deben entregar las letras en formato virtual (Obligatorio) a los siguientes
correos: emartinez@viru.com.pe y sordonez@viru.com.pe con copia al
correo ivigil@viru.com.pe y con ella la relación de las facturas que se asocian a
la letra.

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